Document Management - 06

DOCUMENTmanagement

L A T I N A M E R I C A N

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Ano

2 - N

úmer

o 6

- Jun

ho d

e 20

08 -

R$ 1

8,00

A transformaçãodos processosde negócio

Truncagem no Brasil em contagem regressiva

BPO

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EDITORIAL

3Document Management

O fi m da troca de papéis

Contra fatos não há argumentos. Por for-ça das mudanças tecnológicas e de todo o arcabouço ferramental disponível, não

raro a grande maioria das empresas brasileiras e parte dos cidadãos já executa a troca de docu-mentos por meio digital.

Sem dúvida, o segmento bancário fi nancei-ro é onde isso mais acontece.Hoje no Brasil 27 milhões de pessoas utilizam-se dos sistemas de internet banking, muito embora, ainda ocorra uma grande movimentação de papéis, pois cerca 6 milhões de cheques (em papel) são compensa-dos diariamente.

Algumas das regras, relativas à digitaliza-ção, seja para troca de informações, como tam-bém para uso dos bancos foram estabelecidas ainda na década de 1960. Novas leis como a da certifi cação digital, por exemplo, dão legalidade aos documentos digitais, mas a efetiva troca de informações e documentos entre os bancos, ain-da espera por algum tipo de regulamentação.

Enquanto isso, veremos, nesta edição, como os grupos de estudo da Febraban avançam rumo à normalização de procedimentos técnicos, e também ao “modus operandi” para efetivação de um sistema de truncagem no Brasil.

Os bancos brasileiros já se movimentaram no sentido da truncagem, um mercado aquecido em nível mundial e para se ter uma idéia já foi adotado por toda a Comunidade Européia.

Veremos também nesta edição como o Bus-sines Process Outsourcing vem ganhando fi leiras entre os empresários nacionais mostrando resul-tados positivos em termos de ganhos de tempo, produtividade e lucro.

De acordo com o IDC Brasil, o mercado de Business Process Outsourcing deve movimentar, em 2008, mais de US$ 500 bilhões em todo o mundo. Somente o Brasil receberá 58% dos investimentos previstos para este ano. Isso vem corroborar com o já anunciado aumento do

índice de credibilidade que o país recebeu nos últimos meses, passado China e Rússia, entre aqueles onde os investidores mais acreditam.

Acompanhe também o que os visitantes poderão ver entre os mais de 90 expositores do CIAB 2008, maior evento para o setor fi nanceiro do país. Este ano a expectativa é de que mais de16 mil visitantes participem do evento. Serão mais de 100 palestras, com a participação de executivos internacionais que mostrarão suas experiências, além de worshops. Paralelamente à grade de palestras do CIAB 2008, mais de 90 expositores nacionais e internacionais estarão mostrando suas novidades para o mercado fi -nanceiro.

Finalizando esta edição entenda um pou-co mais do segmento de gestão de documen-tos acompanhando a seção Entendendo o Mundo ECM.

Susana Batimarchi Editora

Joseti Capusso

El fi n del intercambio de papeles

Contra los hechos, no hay argumentos. Debido a las

mudanzas tecnológicas y del arsenal de herramientas

disponible, no es raro que la gran mayoría de las

empresas brasileras y parte no de los ciudadanos ya

ejecuten el intercambio de documentos por medio

digital. Sin duda, donde esto más ocurre es en el

segmento bancario fi nanciero. Actualmente en Brasil, 27

millones de personas utilizan los sistemas de internet

banking, aunque, haya una gran circulación de papeles,

pues cerca de 6 millones de cheques (en papel) son

compensados diariamente. Algunas de las reglas relativas

a la digitalización, sea con relación al intercambio de

informaciones o con relación a la utilización por los

bancos, fueron establecidas en la década de 60. Nuevas

leyes como la de certifi cación digital, por ejemplo, dan

legalidad a los documentos digitales, pero el efectivo

intercambio de informaciones y documentos entre los

bancos, todavía espera por algún tipo de reglamentación.

Mientras tanto, veremos en esta edición como los

grupos de estudio de Febraban avanzan rumbo a la

normalización de procedimientos técnicos y tambien

al modus operandi para hacer efectivo el sistema de

truncamiento en Brasil.

También veremos en esta edición como el Bussines

Processing Outsourcing viene ganando adeptos entre los

empresarios nacionales mostrando resultados positivos

en términos de ganar tiempo, productividad y lucro.

Acompañe lo que los visitantes podrán ver, entre los más

de 90 expositores de CIAB 2008, que es el mayor evento

para el sector fi nanciero del país y entienda un poco más

del segmento de gestión de documentos acompañando

la sección Entendiendo el Mundo ECM.

Susana BatimarchiEditora

Veja os destaquesda Próxima Edição

A era da mobilidade no mundo corporativo O futuro da NF-e no Brasil As novidades da Infoimagem 2008

Reserve sua participação até 18 de julho - LIGUE: (11) 3392-4111

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4 Document Management

DIRETOREduardo David

[email protected]

EDITORASusana Batimarchi

[email protected]

DIRETOR COMERCIALAlexandre Ortiz

[email protected]

GERENTE DE PROJETOSArnaldo David

[email protected]

ARTE E DIAGRAMAÇÃOFlávio Della Torre

fl [email protected]

ILUSTRAÇÃOSpacca

[email protected]

FOTOGRAFIAJosetti Capusso

[email protected]

ADMINISTRAÇÃOAlessandra Leitão

[email protected]

ESTAGIÁRIARaquel Agostini

[email protected]

TRADUÇÃOMaria Carolina Morell Gonzalez

[email protected]

CONSELHO EDITORIALJosé Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo

Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei

Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer

CONTATOSAdministração: [email protected]

Redação: [email protected]: [email protected]

IMPRESSÃOCopy Press

www.docmanagement.com.br

EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDARua Anhanguera, 62701135-000 - São Paulo/SP - BrasilTel/Fax: 5511 3392-4111www.editoraguia.com.br

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedo-res Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamen-tos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação,Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Ju-rídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Docu-mentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profi ssionais.DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refl etem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informa-ções: [email protected] ou Tel: 55-11-3392.4111

DOCUMENT MANAGEMENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información,Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Asegura-doras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico.Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, con-tribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales.DOCUMENT MANAGEMENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos fi rmados refl ejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista.Todo el contenido de DOCUMENT MANAGEMENT és de libre reproducción desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados.Subscripción Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Infor-maciones: [email protected] o Tel: 55-11-3392.4111

NESTA EDIÇÃO

6 EntrevistaNesta edição, a governadora do Rio Grande do Sul, Yeda Crusius fala sobre como sua administração está empenhada em agilizar e modernizar os processos documentais do Estado

16 BPOComo a introdução de soluções de outsourcing com o objetivo de operacionalizar e gerenciar os processos de negócios tem transformado o mercado mundial. Como este conceito de gestão de processos integra de forma customizada, metodológica, tecnológica a infra-estrutura de várias empresas.

24 TruncagemA troca de imagens e dados bancários para compensação de cheques pode se tornar uma realidade a curto prazo entre os agentes fi nanceiros no Brasil

38 Case Tokio MarineA maior empresa de seguros do Japão, uma das líderes no seu segmento no mercado nacional, a Tokio Marine Seguradora realizou mudanças estratégicas a fi m de agilizar seu processo de atendimento aos clientes e aumentar a efi ciência.

50 CIAB 2008Um dos maiores eventos na área fi nanceira nacional acontecerá em junho reunindo especialistas de todo o mundo e trazendo os grandes players do mercado com suas mais recentes soluções para o mercado bancário.

60 Canal ExecutivoO executivo latino americano da Fujitsu, Cezar Vega fala sobrea visão da companhia sobre o mercado latino e suas metas de expansão.

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ENTREVISTA

DM- A exemplo do que aconteceu com a Justiça Federal, o Governo do Rio Gran-de do Sul está implementando programas para facilitar o acesso do público aos ser-viços, sem a necessidade de burocracia e sem papel?

Governadora Yeda Crusius - Sim, com o emprego da tecnologia da informação, esta-mos implementando diversas ações de governo eletrônico no sentido da melhoria da prestação dos serviços ao cidadão. Nosso objetivo é des-burocratizar a administração pública e, para

tanto, é necessário um processo intensivo de desmaterialização dos processos de gestão in-terna e do relacionamento com a sociedade.

DM-Quais secretarias estão implan-tando programas e quais são eles?

O projeto Nota Fiscal Eletrônica, por exem-plo, implantou um modelo nacional de docu-mento fiscal que substitui a sistemática atual de emissão em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remeten-te, simplificando as obrigações acessórias dos

contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das opera-ções comerciais pelo Fisco.

Hoje também as empresas do Estado do RS recebem suas certidões da Junta Comercial pela Internet, o que eliminou a necessidade de protocolar o processo em papel, bem como o deslocamento à repartição pública.

Temos ainda a internet facilitando as inscri-ções para matrículas na rede pública estadual e para o exame supletivo no Estado do RS, eli-minando a necessidade de preenchimento em

Desmaterialização do Governo do Rio

Grande do SulPioneiro em vários setores o

Governo do Rio Grande do Sul está implantando uma série de

iniciativas, a fi m de promover no estado um modelo moderno de administração com redução

do uso de papel nos seus processos e a modernização

de vários serviços por meio de acesso digital. A governadora Yeda Crusius fala sobre estas

iniciativas e como a gestão documental está ajudando

neste processo.

Divulgação

Governadora do Rio Grande do Sul Yeda Crusius

entrevista_06a.indd 6 26.05.08 13:34:12

7Document Management 7

papel e possibilitando, inclusive, a divulgação dos locais de prova pela web.

É importante ressaltar também que, desde março deste ano, o Estado passou a comprar e con-tratar somente através de pregão, que gera uma redução de 30% no valor das compras. Somente obras e engenharia, por não haver previsão legal, ainda estão sendo contratadas nas modalidades de licitações tradicionais. Essa ferramenta moderna de compras, desenvolvida pela Procergs com recursos do Banrisul, facilita a participação dos licitantes, que, a partir de um computador, de qualquer lugar do planeta, podem participar do processo.

Entre os projetos para o futuro na área de compras, a Secretaria da Fazenda está desen-volvendo um software de gestão que permitirá integrar todas as informações gerenciais do Estado. É o ERP para setor público – chamado pelos nossos técnicos de FPE. Alguns módulos estão prontos e outros vêm sendo desenvolvi-dos pela Procergs.

Para agilizar o processo, o governo decidiu buscar no mercado módulos compatíveis (em lin-guagem de programação, banco de dados, etc.) para integrarem o sistema. É o caso do sistema que deverá ser comprado para a nova Central de Compras do Estado. A Secretaria da Administra-ção e dos Recursos Humanos lidera um grupo de trabalho que está elaborando os requisitos e o edital de licitação. O investimento será de R$ 1,5 milhão. Além dos ganhos gerenciais de infor-mação o sistema integra o contexto que busca reduzir o custo das compras e contratações na ordem de R$ 90 milhões.

Também está em fase de construção um novo modelo de site da nossa Central de Licita-ções (Celic), vinculada à Secretaria da Adminis-tração e dos Recursos Humanos, com mais fa-cilidades e integração de informações. Este site deve ter dois sítios, sendo um dirigido às pes-soas que buscam informações sobre como e de que forma o Estado está aplicando os recursos, e um segundo voltado para as empresas, com informações sobre os processos de contratação de obras e serviços. São informações simples, diretas e serviços on-line.

DM-Quanto aos próprios documen-tos do Governo há uma preocupação na sua administração em empregar a ges-tão de documentos nas diversas áreas da administração?

Com certeza. A regulamentação do PCD - Plano de Classificação de Documentos e da TTD – Tabela de Temporalidade de Documentos para órgãos da administração direta do Estado do RS, por meio da Instrução Normativa 01 de 02 de janeiro de 2008, é um exemplo de uma ação prática neste sentido.

A implantação do AAP – Sistema de Admi-nistração de Acervo Público - pela Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos, permi-tiu a gestão da indexação, pesquisa e preserva-ção dos documentos em Acervos Públicos do RS.

Pela Internet, no Portal do Arquivo Público do Estado do RS, são disponibilizados à comu-nidade informações e serviços sobre o Acervo do APERS e demais órgãos do Sistema de Ar-quivos do Estado do RS.

Além disso, a institucionalização do RDA – Repositório de Documentos Assinados - que provê o fluxo assinatura e armazenamento de documentos firmados através de certificação digital, segundo modelo padrão criado pela AC-RS – Autoridade Certificadora do Estado do RS -, é mais um exemplo de iniciativa na busca de eficiência.

Há uma série de iniciativas voltadas à re-dução de papéis nos processos administrativos, com maior utilização da certifi cação digital. Tam-bém na Contadoria e Auditoria-Geral do Estado estão sendo analisadas medidas que poderão tornar informatizados processos de prestação de contas para todo o Estado, como, por exemplo, diárias, adiantamentos, entre outros, que hoje são todos feitos em papel. Essa medida signifi ca-rá uma enorme economia para os órgãos.

DM-Que tipo de programa está sen-do utilizado pelo Governo do Estado e de que forma ele contempla os segmentos de ECM? (workfl ow, storage, caputre etc)

Um conjunto de tecnologias é usado no Governo do Estado do RS a fim de desmate-rializar, armazenar, capturar e permitir um fluxo eletrônico de documentos.

A Companhia Rio-grandense de Artes Gráficas (Corag), por exemplo, dentro da idéia do governo eletrônico, trabalha forte-mente em duas áreas específicas: a primeira é a criação dos Sítios Oficiais Municipais, ou seja, os Diários Oficiais Eletrônicos, que aju-darão muito os gestores públicos a dar maior transparência aos atos oficiais por eles prati-cados. Além de garantir um maior resguardo aos gestores públicos e estimular o cumpri-mento da legislação, também temos o acesso facilitado, e sem custo, ao cidadão comum que, de certa forma, não tem acesso aos atos praticados por seu prefeito ou presidente de Câmara de Vereadores.

A apresentação destes atos também vai estimular o cidadão a acompanhar as publica-ções, pois, pelo meio eletrônico, a apresenta-ção vai se dar por grupos de afinidade e por município.

A segunda área em que estamos desenvol-vendo um trabalho bem focado é no Gerencia-mento Eletrônico de Documentos (GED), tanto para órgãos do Governo do Estado quanto para os municípios.

DM-O uso da certifi cação digital pelo Governo do Estado do Rio grande do Sul é uma realidade?

É sim. Em 3 maio de 2006, a Lei Estadual nº 12.469 criou a AC-RS – Autoridade Certifi-cadora do RS, órgão vinculado ao Gabinete do Governador e responsável pelas ações voltadas

Uma série de iniciativas do governo estão voltadas para

o uso dacertifi cação

digital



ENTREVISTA

à implementação e à difusão da tecnologia de certificação digital no âmbito da administração pública estadual do RS.

A partir da institucionalização desta estru-tura, diversos usos foram feitos do modelo e da tecnologia de certificação digital. Um exemplo é a autenticação de notas fiscais pela Secretaria da Fazenda. Em abril de 2008, a infra-estrutura do Estado do RS já tinha autenticado mais de 1.900.000 notas de contribuintes do RS e mais de 340.000 de notas fiscais de outros 12 Esta-dos Brasileiros.

DM-Como a população rio-grandense tem se benefi ciado destas iniciativas?

Os serviços eletrônicos, de caráter finalís-tico, dentro do Portal de Serviços do Estado do RS, o chamado Tudo Fácil Eletrônico (www.tudofacil.rs.gov.br), tem proporcionado uma redução significativa nos custos sociais, uma vez que proporcionam ao cidadão uma eco-nomia de tempo, nos custos de deslocamento, entre outros.

Este portal funciona como uma agência virtual de serviços públicos, disponível 24 ho-ras por dia na Internet. Este processo, de auto-atendimento, dá maior autonomia ao cidadão pois ele pode escolher o que quer fazer, quan-do e onde, com eficiência, qualidade e rapidez, sem precisar se deslocar a um órgão público para receber informações que atendam as suas necessidades de serviços. É o conceito de solução em um único lugar. É o Governo em tempo integral.

DM-Quais os planos que o Governo do Estado tem para continuar ou imple-mentar esses processos?

Dentro do contexto da Governança da Tec-nologia da Informação e Comunicação (TIC), estamos trabalhando numa visão evolutiva da nossa Política de Governo Eletrônico com foco na modernização e desburocratização do Esta-do. O objetivo é ampliar a qualidade e a quan-tidade de serviços eletrônicos, especialmente aqueles nas áreas prioritárias do governo, o gerenciamento eficaz dos diversos canais de relacionamento com o cidadão e as empresas, o aumento da eficiência dos processos internos dos órgãos da administração pública estadual e a implementação de mecanismos de transpa-rência e controle social.

Entrevista

Desmaterialización del Gobierno del Estado de Rio Grande del Sur

Pionero en varios ramos, el Gobierno de Rio Grande del Sur esta implantando una serie de iniciativas, para promover en el estado un moderno modelo de administración, con la reducción del uso de papel en sus procesos y la modernización de varios servicios por medio de acceso digital. La gobernadora Yeda Crusius discursa sobre estas iniciati-vas y como la gestión de documentos esta ayudando en este proceso.

DM- ¿A ejemplo de lo que ocurrió con la Justicia Federal, el Gobierno de Rio Grande del Sur esta implementando programas para facilitar el acceso del público a servicios, sin necesidad de burocracia y sin papel?

Gobernadora Yeda Crusius – Sin duda, al em-plear la tecnología de la información, estamos im-plementando distintas acciones del gobierno elec-trónico en el sentido de mejorar los servicios para los ciudadanos. Nuestro objetivo es desburocratizar la administración pública y, para tanto, es necesario un proceso intensivo de desmaterialización de los procesos de gestión interna y del relacionamiento con la sociedad.

DM- ¿Cuales son las secretarias que es-tán implantando programas, y de que tratan esos programas?

El proyecto Nota Fiscal Electrónica, por ejemplo, implantó un modelo nacional de do-cumento fi scal que substituye la sistemática actual de emisión en papel, con validad jurídica garantizada por la fi rma digital del expedidor, simplifi cando las obligaciones accesorias de los contribuidores y permite, al mismo tiempo, el acompañamiento en tiempo real de las opera-ciones comerciales por el Fisco.

Actualmente, también las empresas del Estado de Rio Grande del Sur obtienen sus certifi cados de la Junta Comercial por Internet, lo que ha eliminado la necesidad de protocolar el proceso en papel y la locomoción a una repartición pública.

Todavía tenemos a la Internet facilitando las inscripciones para matrículas en la red pública estadual y para el examen suplementario en el Estado de RS.

Es importante resaltar que, desde marzo de este año, el Estado pasó a comprar y contratar so-lamente a través de proclamación, lo que genera una reducción de 30% en el valor de las compras. Entre los proyectos para el futuro en el área de compras, la Secretaria de la Hacienda esta desa-rrollando un software de gestión que permitirá integrar todas las informaciones gerenciales del Estado. Es el ERP para sector público – llamado por nuestros técnicos de FPE. Algunos módulos están prontos y otros están siendo desarrollados por la Procergs.

También esta en período de construcción un nuevo modelo de site de nuestra Central de Licita-ciones (Celic). Este site debe tener dos sitios, uno dirigido a las personas que buscan informaciones sobre como y de que forma el Estado esta aplicando los recursos, y un segundo para las empresas, con informaciones sobre los procesos de contratación de obras y servicios.

DM- ¿Con relación a los propios docu-mentos del Gobierno existe la preocupa-ción, en su administración, en emplear la gestión de documentos en distintas áreas administrativas?

Con certeza. La reglamentación del PCD - Plan de Clasifi cación de Documentos y de TTD – Tabla de Temporalidad de Documentos para órganos de la ad-ministración directa del Estado de RS, por medio de la Instrucción Normativa 01 de 02 de enero de 2008, es un ejemplo de una acción práctica en este sentido.

La implantación del AAP – Sistema de Admi-nistración de Acervo Público – por la Secretaria de Administración y Recursos Humanos, permitió la gestión de indexación, pesquisa y preservación de documentos en Acervos Públicos del RS.

Por Internet, en el Portal del Archivo Público del Estado de RS, están disponibles para la comu-nidad, informaciones y servicios sobre el Acervo del APERS y demás órganos del Sistema de Archi-vos del Estado de RS.

Además, la institucionalización del RDA – Re-positorio de Documentos Assinados, o sea, Deposito de Documentos Firmados - que proporciona el fl ujo entre fi rma y almacenaje de documentos fi rmados a través de certifi cación digital, según modelo padrón creado por la AC-RS – Autoridad Certifi cadora del Estado de RS -, es un ejemplo más de iniciativa en la busca de efi ciencia.

Existe una serie de iniciativas dirigidas a la reducción de papeles en los procesos administrati-vos, con mayor utilización de la certifi cación digital. También en la Contaduría y Auditoria-General del Estado están siendo analizadas medidas que pue-dan informatizar procesos de préstamos de cuentas para todo el Estado, como, por ejemplo, diarias, ade-lantamientos, entre otros, que en los días de hoy son todos realizados en papel. Esa medida signifi cará una enorme economía para los órganos públicos.

DM- Que tipo de programa viene siendo utilizado por el Gobierno del Estado y de que forma contempla los segmentos de ECM? (worfl ow, storage, capture, etc.)

Es utilizado un conjunto de tecnologías en el Gobierno del Estado de RS, a fi n de desmaterializar, almacenar, capturar y permitir un fl ujo electrónico de documentos.

La primera es la creación de Sitios Ofi ciales Mu-nicipales, o sea, los Diarios Ofi ciales Electrónicos, que ayudaran mucho los gestores públicos a dar mayor transparencia a los actos ofi ciales por ellos practica-dos. La segunda área en que estamos desarrollando un trabajo bien direccionado es en la Gerencia Elec-trónica de Documentos (GED), tanto para órganos del Gobierno del Estado cuanto para los municipios.


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CARTAS

“Aprecio muito a Revista

Document Management

especialmente o caráter

didático que ela tem, por

isso costumo repassá-

la a todos em nossa

empresa. Parabéns pela

publicação”.

Alexandre MaialeCampinas – SP

“Tive oportunidade de ler

um exemplar da revista e

fi quei muito interessado

tanto nas matérias de

fundo quanto nas notas.

Muito bom trabalho

parabéns à equipe”.

Carlos Aberto Santos Gerente Art Studio Santos/SP

“Ao ler os cases da revista

fi quei muito interessado em

sistemas que possam ajudar

especialmente escritórios

de advocacia. Uma área

ainda muito carente de

gestão de documentos em

nosso país”.

Ronaldo MessiasAdvogadoSão Paulo/SP

“Foi uma grata surpresa

encontrar um veículo

destinado a questão

documental de forma

tão clara e educativa.

Os temas são bastante

esclarecedores”.

Beatriz Lopes da Silva Brasília/DF

“Tenho acompanhado

tanto a revista impressa

quanto o site. Ambos

descatam-se pelas notícias e

cases sempre interessantes.

Os assuntos tem sido

apresentados de maneira

muito abrangente”.

Leonardo Silveira da CostaLondrina/Paraná

“Os articulistas da revista

Document Management

tem ampliado bastante

os temas relacionados ã

gestão documental. São

muito bem escolhidos.

Parabéns ã equipe de

articulistas”

Norberto M. MathiasPorto Alegre / RS

11-4232-5228 - e-mail: [email protected]

ESCREVAPARA A

REDAÇÃO

Se você tiver dúvidas, se quiser compatirlhar sua

opnião ou enviar sugestõesmande um e-mail para

redaçã[email protected]

Cartas_06.indd 10 27.05.08 14:31:31


sÍntese

EMC inaugura produção e centro de pesquisa no País

A EMC Corporation, anunciou que, com o apoio do Ministério da Ciência e Tecno-logia do Brasil, estabeleceu uma presença em manufatura no País a partir das opera-ções brasileiras da Celestica, fornecedora de serviços de manufatura de eletrônicos. As atividades iniciais de produção serão con-centradas na família de sistemas de armaze-namento de dados em rede EMC CLARiiON. Esta nova empreitada permitirá que a EMC disponibilize sistemas para clientes brasilei-ros com maior rapidez e menor custo.

A EMC tam-bém promoverá uma nova iniciativa de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) no Instituto de Pesquisas Eldorado, em Campinas – SP. Esta parceria possibilitará que a EMC se benefi cie do grande número de talentosos engenheiros de de-senvolvimento de software no Brasil para desenvolver produtos com demanda de mercado local e global signifi cativa. Inicialmente, o trabalho se concentrará em Software de Código Aberto e Gerenciamento de Recursos.

Segundo Joel Schwartz, vice-presidente sênior e gerente-geral do Grupo de Plataformas de Arma-zenamento de Dados da EMC, com 60% dos gastos em TI realizados fora dos Estados Unidos, a EMC está empenhada em crescer agressivamente nos

mercados internacionais. “A expansão da nossa presença no Brasil demonstra um comprometimento estratégico com o mercado brasileiro e futuramente, de uma maneira mais ampla, toda a América Latina”, afirma o executivo.

Datasul e Salesforce juntasA Salesforce.com, líder de mercado e tecnologia em SaaS (Software-co-

mo-Serviço) e PaaS (Plataforma-como-Serviço), e a Datasul, principal forne-cedora brasileira de soluções de software para gestão integrada, anunciam que a solução Gestão de Frotas Datasul é o aplicativo ao vivo de número 800 no AppExchange. Primeiro aplicativo brasileiro de SaaS, a Gestão de Frotas da Datasul, foi desenvolvida originalmente na plataforma Force.com da Salesforce.com. O recurso oferece aos clientes total controle de frotas empresariais e administração de veículos próprios ou de terceiros.

A PaaS da Force.com abrange um conjunto completo de funções para a criação de aplicativos comerciais, entre eles: a capacidade de criar qualquer banco de dados on-demand, um mecanismo de workflow para gerencia-mento da colaboração entre usuários, a linguagem de programação Apex Code para o desenvolvimento de lógica complexa,

O SBT - Sistema Brasileiro de Televisão, segunda maior rede de TV do país, trans-feriu para a Simpress, provedora de solu-ções de impressão, a administração de seu parque de impressoras e multifuncionais, distribuídas em diferentes localidades de todo o Brasil.

O projeto de outsourcing, implemen-tando em apenas 15 dias, renovou os equipamentos do SBT com multifuncionais e impressoras de pequeno e grande porte (P&B e coloridas), além de prover uma cen-tral de cópias no Complexo da Anhanguera (Osasco). A renovação contemplou a sede na capital paulista e oito filiais localizadas nas cidades de Ribeirão Preto (SP), Jaú (SP), Brasília, Belém, Porto Alegre e Rio de Janeiro.

Conforme explica, Vitório Danesi, di-retor da Simpress, com a implantação do projeto, a emissora obteve uma considerável melhoria na qualidade de sua produção que, atualmente, regis-tra mais de 700 mil páginas mensais, distribuídas nos mais variados depar-tamentos, entre capítulos de novelas, cartazes diversificados para algumas produções, e, especialmente, material para a central de jornalismo.

carlos cunha da emc Brasil

Joel shwartz VP da emc internacional

Vitório Danesi - Diretor da simpress

SBT reetrutura parquede impressão

EmbarcaderoTechnologies Compra Code-Gear da Borland

A Embarcadero Technologies, uma empresa privada da Thoma Cressey Bravo, anunciou a assinatura de um acordo definitivo de compra de ativos com a Borland Software Corporation (NASDAQ: BORL) para adquirir sua divisão CodeGear.

A transação deve ser encerrada entre 30 e 60 dias. Ao unir os líderes do mercado de ferramentas de desenvolvimento e de bancos de dados, a Embarcadero será capaz de responder aos crescentes desafios de produti-vidade e de recursos que as empresas enfrentam em decorrência do uso de diferentes aplicações e das mais diversas plataformas de banco de dados.

Com mais de 100 milhões de dólares de receita bruta anual e acima de 500 empregados em todo o mundo, a nova empresa operará sob o nome Embarcadero Technologies.

A aquisição da CodeGear deve tornar a Embarcadero o maior fornece-dor mundial de softwares independentes a oferecer um portfolio integrado para o design, desenvolvimento, gerenciamento e otimização de aplicações heterogêneas e de seus bancos de dados.

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sÍntese

JoÃo Batista RiBeiRo acaba de assumir

o cargo de Diretor Administrativo e Financeiro da

HP no País. Anteriormente João atuou como vice-

presidente fi nanceiro para a América Latina, da

área de Consumer Electronics da Philips do Brasil,

onde trabalhou por 23 anos. E luis esteteR

foi nomeado novo diretor de Vendas e Marketing

de Suprimentos e se reportará diretamente a

eDson shiWa, vice-presidente do grupo de imagem e impressão da

fabricante.

RicaRDo aRGleBe é o novo Chief Financial Offi cer (CFO) da

Siemens no Brasil. Com formação em Gestão Industrial, o novo diretor

fi nanceiro trabalha há vinte anos na companhia e já ocupou diversos

cargos executivos fi nanceiros , nas áreas de telecomunicação, energia e

medicina, em Portugal e na Alemanha.

Daniel checchia é o novo

gerente de TI da Predicta, consultoria

de AdServing e WebAnalytics no

Brasil, anuncia a contratação de.

O executivo será responsável pela

área de infra-estrutura e segurança

da empresa, que tem crescimento

planejado de 40% na equipe de

“predictors” em 2008.

ValÉRia loPes foi contratada pela Halógica/dominion para assumir

a área de marketing da empresa. Além disso, a empresa contratou 10

gerentes de contas para a área comercial. As vagas são assim distribu-

ídas: três para Minas Gerais, Rio de Janeiro e Brasília e sete para São

Paulo. A empresa mudou a sua sede para a cidade de São Paulo, posição

anteriormente ocupada por Nova Lima, em Minas Gerais.

BoB mao é o novo Chief Executive Offi cer (CEO) da 3Com. O executivo

integra, atualmente, o conselho de administração da companhia e acumula

passagens por empresas como Nortel e Alcatel. Ron seGe

como presidente e Chief Operating

Offi cer (COO) da empresa.

sÉRGio KuliKoVsKY esta

respondendo pela presidência do Con-

selho de Administração da Certisign. E

como novo CEO da companhia, respon-

derá JosÉ luiz PoÇo, economista

e administrador de empresas, com passa-

gens pelo próprio Conselho da Certisign e

pela diretoria de fi nanças da HP.

Hering adota e-mail registrado A Hering fechou contrato com a RPost Brasil para garantir a comprova-

ção de envio e recebimento de informações críticas por e-mail Para compro-var recebimento, envio e integridade de e-mails, além de evitar tentativas de fraudes, a Cia Hering, empresa do setor têxtil 100% nacional, optou pelo serviço de E-mail Registrado® da RPost Brasil, subsidiária da multinacional norte-americana RPost - líder mundial no segmento de registro de e-mails - e que detém tecnologia exclusiva de e-mail com acreditação jurídica segun-do marcos regulatórios mundiais. Assim, acaba de fechar um contrato para utilizar a ferramenta sob demanda com pagamento nas mesmas condições. O projeto de registro de e-mails na Hering incluiu 500 caixas postais dos depar-tamentos fi nanceiros, suprimentos / compras e administrativo de vendas, que são as áreas que lidam com informações críticas. Das cerca de 25 mil mensagens eletrônicas que circulam mensalmente por estes setores, a empresa estima que mais de mil sejam enviadas como e-mail registrado, pois precisam dessa garantia. Neste contexto, a Cia. Hering, após avaliar diversos produtos no mercado, optou pela solução da RPost devido às suas características e funcionalidades. O E-mail Registrado possui mecanismos que asseguram os cinco pontos essenciais: prova da autoria; prova do conteúdo; prova da data e hora, com validade internacional e considerando os fusos horários e a vigência ou não do horário de verão; prova do envio e prova do recebimento, incluindo a mensagem e seus anexos.

Telemikro lança novo módulo para sistema de GED

A Telemikro apresenta ao mer-cado um novo módulo para a so-lução de gerenciamento eletrônico de documentos, o Captaris Alche-my MFP. Voltado para a integração com multifuncionais, o módulo simplifi ca a digitalização, o arma-zenamento e a recuperação de documentos, sendo capaz de obter informações digitalizadas, a partir de qualquer dispositivo multifun-cional, anexando e arquivando-as em um repositório próprio.

Entre as funcionalidades está sua interface customizada para abrir documentos escaneados em multifuncio-nais e indexá-los em um repositório seguro; simplifi cação do arquivamento de documentos dentro de arquivos específi cos como contas a pagar, recursos huma-nos, compras; encaminhamento automático para arquivos específi cos baseados nos campos anexados e exibição automática de arquivos anexos TIF ou PDF.

Desenvolvido pela Captaris - líder em produtos que automatizam processos de negócios, o Captaris Alchemy é um sistema que gerencia documentos eletro-nicamente, auxiliando as empresas a administrar e utilizar todo seu conteúdo fi xo como imagens, fax, emails, PDFs e arquivos de relatório durante todo o ciclo de vida das informações.

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Rosália Paraíso, da Documentar

Rafael GaRRiDo passou a se responsabilizar pela unidade

de Seguros e Previdência da Everis. O executivo está encarregado

pelo plano de desenvolvimento da unidade no Brasil.

RoDRiGo Belluco assumiu

a diretoria de Operações Comer-

ciais da Xerox Global Services-

XGS- (unidade da Xerox do Brasil

responsável por outsourcing de

processos ligados a documentos)

dedicada à indústria financeira.

Anteriormente ocupava a gerência

de marketing de XGS, terá como

principal desafio aumentar a pre-

sença da Xerox no setor, principal-

mente com aplicações de Transpromo, Marketing one to one e uso

intensivo da cor como diferenciais.

Rita Pacheco fRias foi contratada pela E2E, integradora na

área de infra-estrutura de Tecnologia da Informação pertencente ao

grupo Third IT Solutions, como nova

executiva de contas.

antonio Gomes é o novo

executivo no Brasil da Vmware e irá

dirigir escritório no Brasil. Gomes

exercia o cargo de diretor de canais

da EMC, empresa que adquiriu a

Vmware em 2004, mas que atua de

forma independente.

Ben fRieD, ex-diretor de infra-

estrutura de aplicativos do Morgan Stanley, é o novo Chief Informa-

tion Officer (CIO) da Google.

O executivo substitui Douglas Merrill, que assumiu a divisão de música

digital da gravadora EMI.

luiz zanaRDo passou a

integrar o time da CLM Softwa-

re, empresa especializada em

tecnologias para segurança da

informação e sistemas de análise

web, como gerente de produtos

de segurança. O principal objetivo

da empresa é agregar valor aos

principais produtos que repre-

senta, tanto em marketing como

tecnicamente.

Enterasys anuncia nova linha de produtos

A Enterasys Networks, fornecedor líder de infra-estrutura de rede, está anunciando uma nova linha de produtos de conectividade 10 Gigabit Ether-net (10 GbE) para as camadas de acesso, camada de distribuição, núcleo da rede e data centers. As soluções de conectividade, denominadas série G3, são complementadas pelo novo sistema de detecção e prevenção de invasões Dragon 10GbE. A integração automática e inteligente desta nova infra-estrutura de hardware, com segurança embutida, com os softwares Dragon e Netsight, também da Enterasys, possibilita às empresas um con-trole de acesso à rede de nível granular (NAC), permitindo a previsão e prevenção de ameaças e vulnerabilidades, uma vez que aponta as causas principais dos incidentes de segurança que ocorrem em uma rede.

“A oferta de produtos que está sendo anunciada hoje demonstra cla-ramente o crescimento do mercado de 10 Gigabit Ethernet e o comprometi-mento da Enterasys com esta nova tecnologia“, diz Steven J. Schuchart Ju-nior, Principle Analyst da Current Analysis. “A Enterasys está disponibilizan-do produtos com maior capacidade, com recursos de segurança baseados em políticas e QoS integrados, sem nenhum sacrifício de performance”.

Certificação de servidores A emissão de certificados EV

SSL, também conhecidos como certificados de validação avança-da, é uma das grandes apostas de crescimento da Certisign em 2008. Comercializados com exclusividade pela empresa no país, os certifica-dos representam um standard mun-dial de segurança.

Além de literalmente dar cores ao comércio eletrônico – verde para sites confiáveis e vermelho para si-tes falsos ou passíveis de riscos de segurança – os certificados permi-tem que o consumidor visualize na própria barra de endereços o nome da organização verificada e o forne-cedor de SSL, para que se confirme o nome legítimo das empresas com as quais estão interagindo.

Atualmente, várias empresas já utilizam os certificados EV SSL, caso da Tokio Marine, UOL e SKY, entre outras. “O EV SSL simplifica o desafio do usuário comum na identificação de segurança de um site ao atribuir a per-cepção visual como diferencial”, afirma Márcio Nunes, diretor de inovação e desenvolvimento de produtos da Certisign.

márcio nunes do certsign

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Delta investe gestão logística

Ao contratar um serviço de logística e guarda de documentos, muitas empresas não conhecem a fundo o processo e os recursos disponíveis para sua execução, devido à complexidade do trabalho. Por conta disso, aca-bam escolhendo o prestador de serviços em função de indicadores e inovações, o que nem sempre é a melhor solução. Preocupada em suprir essa falta de informação em relação ao processo e atualizar o cliente com o que há de novo nesse mercado, a Delta Serviços Logísticos promove constantemente eventos de relacionamentos.

Há cinco anos a empresa procura reunir clientes ativos e em potencial para encontros que possam transmitir co-nhecimento e gerar uma discussão técnica sobre os serviços prestados pela Delta. Isso porque, segundo o superinten-dente comercial da empresa, Pérsio de Carvalho Junior, há uma tendência no mercado de “comoditização”, ou seja, de querer enquadrar qualquer produto e/ou serviço a ser adquirido na mesma base de compra, impondo-lhes os mesmos pré-requisitos.

Como forma de ajudar a solucionar essa ques-tão e estreitar os relacionamentos, a Delta realiza dois tipos de eventos: o Focus Group e a Palestra Temática. O primeiro é um debate entre a empresa, os clientes e seus prospects com um técnico no as-sunto, cujo objetivo é trocar experiências acerca de um determinado tema e apresentar boas práticas do mercado. Já o segundo reúne o mesmo público-alvo, porém em um número maior de pessoas, para partici-par da apresentação de um especialista, que ministra uma palestra a respeito de um assunto sobre o qual tem expertise nas áreas de logística e gerenciamento de documentos.

Entre os temas já apresentados nos encontros estão: Indexação e Recuperação da Informação para a área de Guarda de Documentos, Tecnologia em Lo-gística, Tendência do Futuro da Logística e Diferen-ciais das Modernas Cadeias de Suprimentos para o serviço de logística da empresa.Pérsio de carvalho da Delta

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BPo

Mercado brasileiro de Business Process Outsourcing deve movimentar quase US$ 8 bilhões em 2008 com

crescimento estimado de 16% ao ano até 2011, isto é, 4% a mais que a média mundial.

B ons ventos para os negócios de BPO no Brasil. De acordo com a consultoria IDC Brasil, o mercado de Business Pro-

cess Outsourcing ou terceirização dos proces-sos de negócios deve movimentar, em 2008, mais de US$ 500 bilhões em todo o mundo. “Somente na América Latina, o segmento vai ser responsável por R$ 14,7 bilhões desse montante”, disse o analista da IDC Reinaldo Sakis, durante seminário sobre o tema, reali-zado em São Paulo.

Do total, o Brasil deve fi car com US$ 7,9 bi-lhões ou 58% dos investimentos. O analista da IDC acredita que o mercado brasileiro de BPO cresça a uma média de 16% ao ano, até 2011 – 4% a mais que a taxa global esperada, de 12%.

A arrancada nacional deve ser estimulada pela manutenção de contratos em setores que já são usuários comuns, como o atendimento a clientes e fi nanceiro, e pelo ingresso de novos nichos, como compras. Nesse segmento, a adoção do BPO deve crescer 27% até dezembro, enquanto na área de recursos humanos pode aumentar 24%.

ModeLo ÚNIcoSegundo especialistas, hoje, a informação corpo-rativa pode ser encontrada na forma de papel, microfi lme, microfi cha, documentos eletrônicos e bancos de dados. Nesse cenário, há uma ne-cessidade de utilizar um modelo integrado entre tecnologia, metodologia e infra-estrutura, que forneça um melhor acesso a todos os dados, com ferramentas de indexação e extração sistêmicas, e que ainda disponibilizem aos gestores recursos atualizados e seguros. É aqui que entra o BPO.

“É claro que atrás dele está a imperiosa ne-cessidade de cortar custos, transferindo para ter-ceiros tudo o que não for essencialmente core bu-siness para a empresa”, explica Tadeu Cruz, sócio da consultoria TRCR Knowledge.

No mercado brasileiro, as empresas especia-lizadas no ramo investem em parcerias para abrir o leque de clientes, compram outras fornecedoras de BPO, adotam novas tecnologias e ainda apos-tam no atendimento regional para não perder contratos.

A TCI, criada em 1999 e hoje com mais de

mil funcionários, costura parcerias para aumen-tar a oferta de serviços e incrementar a cartela de clientes. A empresa faturou R$ 78,6 milhões em 2007 e pretende fechar o ano com R$ 148 milhões no caixa.

Recentemente, celebrou um acordo com a área de outsourcing da PricewaterhouseCoopers para oferecer uma solução completa de back offi -ce. O objetivo do “casamento” é a melhoria de processos e o ganho operacional e tecnológico com contribuições mútuas entre as companhias.

A área de outsourcing da PricewaterhouseCo-opers agrega à TCI importantes elos da cadeia de BPO, como recursos humanos, fi nanças, tributos e contabilidade. Já a TCI entra com tecnologia, gestão e processamento de documentos, logística de materiais, controle de estoque e contact center. O acordo prevê ainda a criação de um centro de formação profi ssional para capacitar profi ssionais em terceirização.

“Os primeiros clientes dessa aliança têm ne-cessidade de mudar seu modelo de gestão, que-rem melhoria de desempenho, maior competitivi-

O BPO pede passagem

PoR JAcÍLIo sARAIVA

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dade no mercado onde atuam e o cumprimento de metas estratégicas de governança”, revela Fábio Fischer, CEO da TCI, dona de uma carteira de 250 clientes.

Segundo Fischer, o aumento do número de contas de BPO de 2006 para 2007 foi de 20% e a meta para 2008 é que os negócios cresçam 40%. Mas nem tudo é fácil como parece.

“O prazo de maturação de uma venda e im-plantação do projeto de BPO é de, no mínimo, cinco meses”, explica. Esse prazo é destinado à análise do processo, definição de escopo, avalia-ção do ROI (retorno do investimento), execução do piloto e ajustes.

Pelo menos na TCI, os clientes estão rindo à toa. A Imprensa Oficial chamou a empresa para realizar o trabalho de digitalização de todas as pá-ginas do Diário Oficial, para acesso on-line – são mais de sete milhões de páginas para consulta ou cerca de 1,1 mil GB de informações.

Para o Departamento de Polícia Federal, a TCI fez um projeto para gestão de cerca de dois milhões de prontuários de registros de estrangei-

ros. Já a Sodexo Cheques e Cartões de Serviço ganhou soluções de gerenciamento eletrônico de documentos que a auxiliam a agilizar o acesso a contratos de 13 filiais.

Redução de custosNa EDS, que fatura US$ 22,1 bilhões globalmen-te, o BPO também tem uma posição de destaque no menu de serviços. Cobre áreas como finanças – processamento de cartões e back office –, re-cursos humanos, como administração de fundos de pensão e folha de pagamento; além de out-sourcing de contact center, gerenciamento de suprimentos e processamento de documentos. Coleciona grandes clientes de BPO como Visanet, Accor e BV Financeira.

“Os principais resultados nas empresas estão ligados à redução de custos e melhor qualidade de serviços prestados aos clientes”, afirma Tim Cardoso, diretor de operações de BPO da EDS América Latina.

Para o executivo, o BPO na gestão de do-cumentos é importante para o desenvolvimento

das empresas por utilizar uma metodologia de processos que garante padronização, controle e rapidez de entrega às demandas das áreas core das organizações.

“Crescer rapidamente exige planejamento, organização e controle. Muitas vezes, as compa-nhias se preocupam somente em atender rapida-mente os novos clientes, sem dar atenção à infra-estrutura necessária para tal”, avalia Cardoso.

Nesses casos, para o executivo, o crescimen-to da receita pode ser igualado, ou até mesmo superado pelo incremento nas despesas. “O BPO é um aliado ao crescimento sustentado e garante a qualidade da entrega, com custos unitários de-crescentes”.

A Sonda Procwork, empresa do grupo chi-leno Sonda, que faturou US$ 650 milhões na América Latina em 2007, cobre em BPO ser-viços de qualquer área de negócios, principal-mente aqueles ligados a processos de suporte, como financeiro, controladoria, contabilidade, recursos humanos e fiscal.

“Nossos clientes já superaram o estágio de

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BPO

implementação de um ERP-Enterprise Resource Planing e agora desejam a otimização de pro-cessos automatizados. Os ganhos iniciais com o BPO chegam a 20%, mas o mais importante é o SLA-Service Level Agreement de ganhos contínu-os, que variam de 5% a 10%, ao ano, durante a vigência do contrato”, afi rma Carlos Schwager, diretor de operações da unidade CSC-Centro de Serviços Compartilhados da Sonda Procwork.

A empresa já laçou clientes como Degussa, Umicore, Villares Metals, Positron e Bunge. “Hou-ve um aumento no número de clientes entre 2006 e 2007 e, neste ano, o crescimento foi ainda maior devido à consolidação do conceito no mercado”.

Além de uma proposta completa de terceiri-zação, o principal ponto da estratégia da Sonda Procwork é o atendimento regional. A empresa conta com mais de 60 escritórios em nove países. No Brasil, está presente em 13 Estados. Com isso, pretende oferecer serviços tanto para organiza-ções estabelecidas em território nacional, como às que têm sites na América Latina. Recentemente, lançou em Santa Catarina uma estrutura com 300 posições distribuídas em 1,5 mil metros quadra-dos. Esse QG, resultado de um investimento de R$ 2,5 milhões, concentra atividades de shared services e BPO.

Para Schwager, a meta do BPO de gestão de documentos é agregar tecnologia em processos extensos e repetitivos que normalmente não fa-zem parte do objetivo fi nal das empresas. “Ele pode ser um processo terceirizado para suportar macro processos, como o RH e fi scal”.

GUARDA DE DOCUMENTOSNa Recall – empresa de origem australiana, no Brasil há sete anos – o lema é propor uma so-lução de gerenciamento de documentos no meio papel ou magnético. “Fazemos desde a guarda de

documentos até o trâmite eletrônico dos papéis, via workfl ow”, explica o diretor de marketing Vi-cente Troiano.

Os principais clientes da empresa, que cres-ce dois dígitos por ano desde a chegada ao país, estão nos segmentos de governo, fi nanças e in-dústria. Fazem parte da lista a Volkswagen, Ford, Siemens e Honda.

Segundo Troiano, o volume de clientes novos

Joseti Capusso

Tadeu Cruz da TRCR Knoledge

O que éBusiness Process Outsourcing é a terceirização de um processo de negócio de uma organização, que normalmente não faz parte de seu core business. Pode envolver serviços de contabilidade, impostos, rotinas do departamento fiscal, folha de pagamento e pessoal, relatórios do departamento financeiro e de controladoria e outras atividades que uma empresa não deseja ou não precisa executar com recursos próprios.

Benefícios estratégicos Foco no core business, deixando a execução

de processos de apoio para a empresa contratada

Aumento de efi ciência e melhoria contínua na execução dos processos

Liberação de recursos internos para assuntos estratégicos

Redução dos investimentos em capital e em treinamento na execução das rotinas

Informações fi nanceiras de qualidade Obtenção de maior fl exibilidade interna Controle e redução de custos operacionais.

Razões para a adesão A administração despende muito tempo em

assuntos administrativos e fi nanceiros Há difi culdades em atrair e manter equipes

de qualidade Os processos de negócios estão inefi cientes A tecnologia utilizada é ultrapassada ou há

planos para substituir ou atualizar Necessidade de relatórios e acesso a

recursos especializados A organização planeja mudanças

estratégicas, fusões ou aquisições.

Divulgação

Fábio Fischer do Grupo TCI

BPO Ficha técnica

Fonte: KPMG

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BPo

cresceu 50% de 2006 para 2007. Já o escopo de atuação dentro dos usuários existentes aumentou 25% no último ano. “O cliente começa o trabalho com um departamento, faz um teste e, depois, co-meça a expansão dos recursos”.

Nas próximas semanas, a empresa passa a explorar uma nova tecnologia, em complemento à leitura de códigos de barras. “Vamos usar a rá-dio freqüência e trabalhar com um volume maior de documentos, em muito menos tempo”. Para identifi car e auditar papéis, por exemplo, a meta é aumentar a produtividade, reduzindo as horas de trabalho. “Uma tarefa feita em 20 minutos será realizada em apenas 30 segundos”, exemplifi ca. O investimento global da empresa na novidade é de mais de US$ 6 milhões.

No mesmo setor, a OR Info, fundada em 1994 e com mais de 450 funcionários no Brasil, conta com atendimento em todo o território na-cional para atender a demanda. “Temos fi liais no Rio Grande do Sul, Paraná, Rio de Janeiro, Bahia, Distrito Federal e São Paulo”, informa Rui Carlos Martins Jordão, diretor técnico e sócio da OR Info, com mais de 600 soluções instaladas.

A experiência da empresa vem de longe. Durante anos, prestou serviços nas áreas de ge-renciamento de documentos, com microfi lmagem, digitalização e guarda física, que enriqueceram o repertório da companhia em gerir informações. No dia-a-dia, apostou na gestão eletrônica de docu-mentos e gerencia soluções para as áreas pública,

bancária, fi nanceira, naval, hospitalar, comercial, petrolífera e de telecomunicações.

“Realizamos principalmente processos de análise de documentos, tratamento de documen-tos fi scais, controle do fl uxo de documentos com captura distribuída de imagens e gestão de docu-mentos de RH”.

Na área de telecomunicações, os principais benefícios obtidos nas empresas são a redução de fraudes de subscrição, em decorrência da agilida-de na análise de novas habilitações, a eliminação de perdas judiciais em decorrência do extravio de documentos e uma maior transparência junto aos órgãos fi scalizadores.

Para clientes da área bancária, há promessa de corte de custos com a preparação de um dossiê de funcionários, ganho de agilidade no processo de análise de crédito e aumento da qualidade das informações, por meio de relatórios gerenciais.

Quem também entra na briga pelo mercado de BPO é a Datasul, da área de software de ges-tão, que anunciou no ano passado a aquisição dos direitos de propriedade intelectual dos softwares, da metodologia e dos processos da Bonagura, especializada no setor, principalmente nas áreas administrativo-fi nanceira, controladoria e de re-cursos humanos.

Na época, o valor dos contratos da Bonagura somavam cerca de R$ 18 milhões em faturamen-to, com clientes como Blue Tree Hotéis, Petrosul e Trio Alimentos. Durante 2008, as duas empresas

devem atuar em um modelo de aliança comercial, oferecendo um pacote que reúne o BPO Bonagura e o ERP da Datasul na modalidade ASP-Applica-tion Service Provider.

IMPLANtAção de sucessoMas não basta adquirir empresas para se destacar nesse mercado. De acordo com os especialistas, a obtenção de bom resultados com o BPO nos clientes é que vai decidir essa guerra. Para garan-tir uma implantação de sucesso em um projeto de BPO, Fischer, da TCI, acredita numa quebra de paradigma. “É preciso sair de um modelo de out-sourcing vertical, onde se contrata apenas produ-tos e serviços desagregados, para um padrão em que a preocupação é com o resultado estratégico do cliente”.

Para ele, a tarefa requer um exercício de desapego e inovação muito forte por parte dos contratantes. Mas, superada essa fase, é necessá-ria uma análise crítica do processo de negócio e um redesenho do modelo executivo, com foco em resultados. “Aqui, é quando se indica quais produ-tos, serviços e tecnologias serão utilizados como tijolos dessa construção”.

Para Cardoso, da EDS, uma boa implantação exige planejamento, política de governança e con-trole. “A empresa que decide contratar serviços de BPO deve ter claros os motivos estratégicos para fazê-lo. A decisão baseada exclusivamente em pre-ço demonstra visão a curto prazo e deixa de lado questões relacionadas à qualidade fi nal dos servi-ços, o que pode impactar diretamente na linha de receita, com resultados negativos no fi nal”, avisa.

Segundo o diretor, o planejamento envolve o mapeamento dos processos, revisões, criação de métricas de controle e desenho do cronograma de migração. “Ele deve se feito em conjunto, entre a contratante e a empresa de BPO”.

Tão importante quanto o planejamento, Car-doso acredita que a política de governança possa alinhar papéis e responsabilidades entre as partes e ainda garanta o funcionamento da nova unidade de negócio dentro dos padrões de funcionamento esperados. “Cumpridas essas etapas, a mensura-ção dos resultados fi nanceiros e de qualidade são fundamentais para que o cliente garanta o retorno do seu investimento”.

Para Schwager, da Sonda Procwork, a implan-tação dos sonhos tem de estar pautada no uso correto da metodologia de BPM-Business Process Management, no padrão de implantação, na re-

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Reinaldo sakis do Idc

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carlos schwager da sonda Proc Work

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visão de sistemas e no ITIL, para o controle dos níveis de serviço.

“Basicamente, os passos mais importantes são uma profunda análise e reestruturação de processos, com base na aplicação das melhores práticas, uma forte aplicação de TI na revisão de sistemas e um rígido gerenciamento das mudan-ças”, detalha.

Segundo Troiano, da Recall, o fator de sucesso na área de BPO é a defi nição clara das responsa-bilidades do fornecedor e do nível de exigência dos serviços. “Todo contrato precisa ter um SLA. Com o tempo, há um aprendizado mútuo entre as partes e, aos poucos, a empresa de BPO passa a conhecer profundamente o negócio do cliente”.

Primeiros sinaisMas quando os primeiros resultados da im-

plantação do BPO começam a aparecer? Para Fischer, da TCI, a variação dos ganhos é resultado direto dos diversos tipos de modelos de trabalho. Se a preocupação do cliente é reduzir custos, o resultado é mais rápido, baseado em commodities de baixo impacto.

“Mas se o contratante deseja ganho de esca-la e melhoria de performance, com possibilidade de aumento de competitividade no mercado, o resultado é mais elástico e pode chegar em seis meses”, compara.

Segundo Cardoso, da EDS, dependendo do estado da operação pré-existente, os ganhos com o BPO podem ser imediatos. “Há melhoria nos níveis de serviço, pelo uso de tecnologia e processos mais adequados. O que vai acarretar corte de custos, baseado no contrato com a em-presa de BPO”.

Outras contribuições, para o executivo, de-

penderão ainda do grau de maturidade da forne-cedora de BPO, no que diz respeito ao trabalho contínuo de investigação, para uma posterior apli-cação de novas tecnologias e processos adequa-dos à atividade do cliente.

De acordo com Schwager, da Sonda Pro-cwork, após o primeiro ano de operação de um BPO, quando a curva de aprendizado e a de im-pacto tecnológico começam a se estabilizar, é possível obter resultados mais palpáveis. “Tanto em termos de ganhos quantitativos, de custos, como qualitativos, na otimização dos processos e operações”.

coMo PAGAR PeLo BPoAs formas de remuneração do mercado de BPO também variam de cliente para cliente. Os contra-tos dependem da disponibilidade do contratante em abrir o processo de negócio atual e como ele vai encarar o risco da inovação.

“O contrato pode seguir desde uma lista de itens precifi cáveis até um modelo baseado em compartilhamento de risco, com um SLA, onde tanto o contratante quanto o contratado dividem o resultado da melhoria da performance”, explica Fischer, da TCI.

Segundo Schwager, da Sonda Procwork, as formas de remuneração utilizadas para os forne-cedores de serviços podem ser baseadas em preço fi xo, taxa por usuário ou taxa por transação.

Na primeira, o fornecedor mantém um contra-

to para atividades selecionadas. Na taxa por usu-ário, o custo varia conforme o número de usuários necessários para conduzir a operação das ativi-dades. “Já o valor por transação varia por conta das transações e dos processos necessários para a execução das atividades escolhidas”.

Na Recall, o cliente pode ter quatro ou cin-co tipos de contrato – depende do SLA acorda-do e do trabalho a ser realizado. “A nossa po-lítica é que o cliente pague apenas pelo o que vai usar. Não há consumação mínima”, explica Troiano. Os acordos variam de alguns meses até cinco anos.

Apesar das diferenças de cobrança e de ten-dências de implantação, o BPO tem vida longa pela frente. Segundo os especialistas, o caminho é de evolução natural. “O BPO continuará sendo um excelente negócio, tanto para o terceirizado quanto para o terceiro”, garante o consultor Ta-deu Cruz, da TRCR Knowledge.

Perfi l do mercado saiba reconheceruma empresa do ramoEstão incluídas neste segmento as organizações que desempenham atividades como:

demand ManagementGerência de processos que ligam uma organização com seus clientes estabelecidos e potenciais, como os contact centers

Human ResourcesInclui a folha de pagamento, benefícios de administração, recrutamentos e contratações, treinamentos e administração de pessoal

Finance and AccountingAtividades regulatórias, gerenciamento dos pagamentos de clientes, impostos, tesouraria e gerenciamento de risco

supply ManagementTransporte (produtos ou serviços), armazenamento (produtos ou informação), make/deliver (criação e entrega de um produto ou serviço) e a compra de materiais para a geração de um produto ou serviço

Vertical Industry specifi c ProcessesInclui o processamento de reivindicações de seguro ou processamento de hipoteca

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tim cardoso da eds

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Vicente troiano da Recall

Fonte: Gartner e TCI

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troca de dados e imagens de cheques aconteça no Brasil.

Mais uma vez, o 11 de setembro trou-xe lições importantes para o mundo corporativo. Além do diagnóstico, de

que muitas informações não estruturadas, são vitais para o processo de negócio e devem ser integradas aos sistemas de gestão documental, fi cou claro também que após o atentado, a com-pensação não poderia mais acontecer exclusiva-mente no mundo físico. Durante aquele período de exceção, quando o espaço aéreo americano fi cou interditado e nenhum vôo fora permitido durante aproximadamente semana, a compensa-ção física de cheques fi cou inviabilizada e acar-retou um enorme prejuízo para várias empresas americanas e estrangeiras.

Isso levou as instituições fi nanceiras norte-americanas, a optarem por um processo tecnologi-camente mais efetivo: a troca de dados e imagens para compensação de cheques por meio digital, num sistema chamado de Check 21. O modelo atende as especifi cações dos bancos americanos, onde a compensação eletrônica não é obrigatória, mas se tornou um exemplo mundial no sentido de que o processamento digital é viável e seguro.

Segundo o Coordenador do Grupo de Traba-lho de Digitalização de Documentos da Febraban, Marcelo Ebert Ribeiro, o tema truncagem vem sendo discutido há algum tempo, sendo retomado com mais força a partir de Maio de 2007 (duran-te um workshop de digitalização de documentos da entidade) e desde então com as diretrizes que aquele workshop apontou, não somente em re-

gras para digitalização de documentos, como também na revisão dos processos de compensa-ção de cheques, estão sendo seguidas.

“O Brasil vem analisando os modelos uti-lizados no mundo desde os anos 90, em países como a Noruega, Suécia, Reino Unido, França e Estados Unidos.”, comenta Cristiano Porto, ge-rente comercial da Perto, empresa fornecedora de soluções para o setor fi nanceiro. “Houveram tentativas anteriores de se implementar um mo-delo de truncagem no Brasil, entretanto, uma das principais barreiras, à época, que impediram que o processo avançasse, foi a falta de infra-estrutura de comunicação de dados no país.”, lembra Nori Lermen, presidente da ATP, empresa fornecedo-ra de equipamentos para automação bancária. Para José Carlos Freitas, da Unisys, os bancos já se movimentaram no sentido da truncagem, apesar de haverem caminhos diferentes, mas a renovação da tecnologia impeliu-os a esta etapa. “Ou seja, não há nada que impeça a truncagem hoje, que já que ela ocorre de forma bilateral, mesmo sem uma regulamentação específi ca”, diz.

Segundo Freitas este é um mercado aquecido em nível mundial, já realizado em toda a Comuni-dade Européia. Para citar um exemplo mais pon-tual, somente no mercado americano, são aproxi-madamente 40 bilhões de imagens que passam pelo processo de truncagem.

Freitas também aponta para um ponto cru-cial nesta questão que é a infra-estrutura de rede. “Com certeza, estão melhorando muito e

são muito mais baratas do que há alguns anos, tornando-se um ciclo virtuoso”, reitera,”Do ponto de vista dos provedores de tecnologia, também a captura remota permite a inserção de tecnologia de ponta (SOA e webservices, por exemplo), além do middleware, isto é, uma ca-mada de ferramentas que se integra às platafor-mas existentes, integrando-as”.

O executivo da Unisys acredita que um mo-delo misto seja o mais oportuno para o início do processo no Brasil, com captura centralizada nas capitais e descentralizada no interior, e inician-do-se pelo back offi ce e depois expandindo para o front offi ce.

No entanto, apesar da indústria estar apta e pronta para interagir com hardware, software e serviços, ainda é preciso estabelecer de um padrão técnico. Estes procedimentos subdivi-dem-se em dois tipos de padrão técnico e pro-cesso padronizado.

“A parte de padronização técnica está evo-luindo mais rapidamente, embora a truncagem não exista efetivamente. Alguns bancos trocam informação por imagem e podem fazê-lo bi-lateralmente, se assim o desejassem”, lembra Marcelo Ebert.

Alguns bancos já disponibilizam um tipo ser-viço aos seus clientes com imagens de cheques para consulta. Sem dúvida, isso pode ser conside-rado um começo do sistema de truncagem, con-forme aponta Ebert.

Ao fazer esta captura de imagens, ao contrá-

A um passo da Realidade

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rio de fazer o cheque físico ser transportado, o que demanda uma logística muito grande e que envol-ve também muitos custos, as instituições fazem as imagens chegarem até as agências. Há também aqueles bancos que fazem o processo de devolu-ção de forma descentralizada. Além da imagem do cheque, também têm a imagem da assinatura do cliente. Alguns, inclusive, já estão cruzando as imagens e conseguem acatar automaticamente grande parte desta demanda.

Mas o que o coordenador do Grupo de Trabalho de Digitalização ressalta como realidade é que o pro-cedimento ainda é em boa parte baseado no físico.

Padrões de digitalizaçãoEntre as principais discussões técnicas está a determinação de um padrão para as imagens. Elencam-se ai uma série de especificações como: o padrão de resolução da imagem; terminação de arquivo (TIF, PDF\A, JPG , por exemplo); formato single page ou multi page, tamanho que estes arquivos vão ter para transmissão; o padrão de qualidade para captura, entre outros. Além disso, o Grupo estuda um modelo operacional a ser de-finido: Quem vai capturar? Como e onde se vai re-

alizar este trabalho?, Quem vai armazenar? Como e onde fazer a renderização das imagens?

“Ainda não temos um desenho final, mas te-mos alguns cenários e modelos, mas uma coisa é certa: iremos parar de transitar papel e vamos transitar somente imagens.”, reforça Ebert.

O executivo aponta o ganho de eficiência como a mais importante vantagem da implantação do projeto “O que está no cerne do processo é a segurança do sistema. Hoje existem muitos riscos e estes serão mitigados. O procedimento é bastante complexo e envolve a troca de milhões de cheques numa janela de tempo muito exígüa, 24 horas, num país de grandes proporções. Estamos falando de uma verdadeira operação de guerra”.

A intenção segundo ele é ganhar com a qua-lidade do processo. Os clientes irão num segundo momento sentir estes efeitos. “Vai ser um pro-cesso muito mais sustentável do ponto de vista tecnológico e também do ponto de vista ambien-tal.”, salienta. Ele, concorda com muitos outros especialistas; Hoje a tecnologia está dominada. “O que antes custava caro, hoje já se pode dizer que são produtos de prateleira. O que se precisa é dar ordem, E isso já estamos fazendo”.

Tanto fornecedores quanto consultores des-de o início, estão incluídos dentro do grupo de trabalho, com a intenção fazer a adaptação e viabilizar o processo, com produtos disponíveis no mercado.

“A indústria brasileira esta totalmente inse-

Joseti Capusso

Marcelo ebert ribeiro da Febraban

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trUNCageM

rida neste processo, a prova disto são os investi-mentos neste setor”, analisa Cristiano Porto.

“Espera-se da indústria dispositivos mais

robustos e com preços mais acessíveis para se realizar a captura descentralizada das imagens dos documentos. Além disso, há dispositivos de software que ainda não são muito difundidos no Brasil como os mecanismos de controle de quali-dade automatizado, visando obter um melhor re-sultado na automação e visualização da imagem digitalizada. No Brasil, poucas são as empresas que possuem experiência comprovada para lidar com esse modelo de forma distribuída e centra-lizada, até porque a implantação do modelo de truncagem no Brasil será gradativa e irá requerer formas diferentes de captura, enquanto o proces-so evolui”, reforça Nori Lermen

Parte importante da pauta são padrões de segurança que visam estabelecer como indexar as imagens nos repositórios, como serão transmiti-das estas imagens, quais os requisitos necessários para transmissão são necessários.

“A indústria vem participando de forma ativa de todo o processo, a prova disto são os modelos já disponíveis para o mercado de captura descen-

tralizada, com produtos que digitalizam cheques um a um para o frente de caixa, lotes de cheques para a retaguarda, captura de imagem com preen-chimento nos ATMs e no varejo e fi nalmente uma versão que agrega a imagem a todas as funções atuais de caixa em um único e compacto disposi-tivo”, reforça Cristiano Porto.

As primeiras iniciativas de projetos, ainda para a truncagem interna nos bancos, foram concebidos em 1994. Porém naquela época as redes de 9.600 bps e o alto custo de armaze-namento inviabilizavam projetos deste tipo. Na visão de Walter Koch, consultor da ImageWare, o momento para se implementar a truncagem inter-bancos é agora já que o volume de che-ques vem caindo aumentando proporcional-mente os custos de logística, a infra-estrutura de redes está cada vez melhor e o valor do armazenamento vem diminuído a olhos vistos. “Porém, o principal motivo para a implementa-ção imediata de um modelo de truncagem é o estágio que muitos bancos já se encontram com Nori lermen da atP

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os seus projetos de digitalização de cheques. Estes projetos foram concebidos de forma indi-vidualizada e quanto mais tempo se levar para a implementação da truncagem inter-bancos, maior será a dificuldade para a homogenei-zação destes diferentes sistemas, trazendo um fator dificultador novo que será como equalizar os procedimentos e formatos”.

a barreira da legislaçãoA legislação ainda é o “Calcanhar de Aquiles” para implantação do sistema segundo a ótica dos especialistas da Febraban. “Optamos seguir com a padronização até que a legislação seja votada. Com isso, acreditamos numa forma de fazer com que os legisladores evoluam com a análise das propostas de lei mais rapidamen-te”, lembra Ebert, “Se tivermos uma legislação que ainda diga que o papel é a única prova le-gal e que a imagem não vale de nada, põem-se por terra todo um trabalho e seria um contra-senso enorme”.

Ao eliminar o papel na fonte, acaba-se com o sistema de armazenamento e guarda de papel e o microfilmagem para cheques. Isso sem contar com os custos de transporte e logística. São custos

que poderão ser revertidos para os clientes dentro dos bancos. Os números são enormes, o custo de transporte compartilhado entre os bancos afilia-dos da Febraban, por exemplo, chega a casa dos R$ 250 milhões ao ano, aproximadamente. Sem contar as rotas locais dos bancos e o transporte de instituição à instituição cuja movimentação é muito grande”. Comenta.

Há alguns caminhos para a efetivação do pro-cesso seja de forma centralizada ou descentraliza-da ou mesmo um processo hibrido. A certificação digital é outro aspecto a se tratar sob o viés da segurança. A intenção é clara: utilizar o que já tem existe de tecnologia na certificação digital e que ainda não está sendo usada em sua plenitu-de, é uma grande saída.

“Mas a vontade é grande e as instituições fi-nanceiras estão colaborando muito com o grupo de trabalho para que elas sejam homogeneizadas. O prazo de 24 meses é grande, mas por outro lado, está bem próximo ao se pensar há quanto tempo se planeja o sistema”, conclui Ebert.

José Carlos Freitas da Unisys

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Muito poucos devem saber que a pri-meira tentativa para se obter uma legislação específi ca para documen-

tos digitalizados vem desde 1995. Naquele ano algumas comitivas foram ao Senado brasileiro para dar suporte ao Senador Sebastião Rocha na elaboração do projeto de lei PLS 22/1996 – “Atri-bui valor jurídico à digitalização de documentos e dá outras providências”, apresentado à Câmara dos Deputados sob o número PL 3173 de 1997. Esta primeira iniciativa baseava-se em legislações semelhantes em outras partes do mundo e previa que a integridade do processo e o uso de mídias indeléveis dariam a necessária segurança ao do-cumento digitalizado.

Em 1999, assistimos à nova iniciativa, desta vez da Deputada Ângela Guadagnin com o pro-jeto PL. 01532 / 1999 tramitando hoje sob o nú-mero PLC 11 de 2007. Na sua redação, podemos observar que alguns dos conceitos do primeiro projeto de lei foram mantidos tais como a preocu-pação com a integridade do processo e, “meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados”. Este projeto foi atualizado tecnicamente em relação ao anterior com a inclusão do uso da certifi cação digital.

Recentemente foi apresentado o PLS 146 de 2007 pelo Senador Magno Malta onde a verten-te do projeto está calcado na autenticação – “o processo de verifi cação da integridade dos arqui-vos contidos na mídia óptica ou digital, realizado pelos órgãos da fé pública, assim como a verifi ca-ção da integridade de suas reproduções”. Artigo quinto - “A autenticação da mídia ótica ou digital, que contenha os arquivos oriundos do processo de digitalização de documentos particulares, ou os arquivos dos documentos originariamente ela-borados em meio eletrônico, será realizada pelo serviço de títulos e documentos do domicílio do proprietário da mídia óptica ou digital, a fi m de produzir efeitos jurídicos em juízo ou fora dele, quer a própria mídia ótica ou digital, quer a sua reprodução”. Ou seja, nesta vertente, quem qui-ser tirar proveito da tecnologia deverá procurar os

cartórios de sua cidade.Quando apontamos que a questão de legisla-

ção é uma luta de titãs, deve-se primeiramente ao fato de que em 13 anos não se conseguiu nenhum resultado concreto ainda. O segundo ponto é que os projetos, hoje existentes, atendem à diferentes interesses, implementando a legalidade de manei-ras distintas. Por fi m, temos as implicações técni-cas dos diferentes projetos. O projeto do Senador Rocha estava calcado em trilhas de auditoria e o uso de mídias indeléveis (maneira encontrada na época para especifi car mídias WORM – Write Once Read Many (veja também na página 62). A depu-tada Guadagnin acrescentou o uso de certifi cados digitais. Não só pela rastreabilidade passível de ser obtida (quem gerou a imagem), mas também permitindo o não repúdio (Este documento não é meu!). O certifi cado digital possui ainda uma outra grande vantagem que é a integração de “hash code” – códigos de segurança que garan-tem contra adulterações na imagem (veja também na página 62). No projeto do Senador Malta, este certifi cado seria gerado pelos serviços de títulos e documentos.

Porém, alguém já parou para pensar nas im-plicações tecnológicas destas legislações? Caso a integridade do processo seja validada pelas trilhas de auditoria, as ferramentas de captura deverão implementar este recurso, com um nível de deta-lhe e de segurança que atenda ao objetivo legal. Será que todo o operador de scanner aceitaria ser responsabilizado pela captura que faz? Caso seja necessário o uso de mídias indeléveis (WORM), as organizações precisariam rever os seus planos de investimento em armazenamento, adquirindo dis-positivos que possuam esta característica.

O uso do certifi cado digital é um capítulo à parte já que as últimas versões de propostas de legislação prevêem o uso deste, além de estar se tornando uma tendência mundial. Nas aplicações de grandes volumes (por exemplo, processamento de cheques), haverá um incremento considerável de requisitos de processamento para dar vazão a volumes de certifi cações na casa dos milhões (no Brasil se processa em média cerca de 6.000.000

milhões de cheques por dia) em janelas de tem-po bastante pequenas. E estas janelas de tempo podem ser mais reduzidas ainda se for necessária a interação de terceiros no processo (serviços de títulos e documentos).

Ou seja, temos ainda um trabalho hercúleo pela frente onde deveria haver a união da socie-dade com os legisladores para a defi nição de algo que atenda às necessidades legais, aos interesses da comunidade e que seja tecnicamente factível. Caso contrário estaremos perdendo o trem da mo-dernidade e, numa época onde a responsabilidade social é cada vez mais importante, continuaremos a derrubar mais árvores para fazer papel.

Legislação – uma luta de titãs!

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental

e TI. Professor dos cursos de pós-gradução

da FESP e UNIP. Implementou alguns dos

maiores projetos do País. Ministra cursos em

diversos países da Europa, África e Oriente

Médio. Autor do livro Electronic Document

Management - Concepts and Technologies

publicado em Dubai em 2001.

[email protected]

Walter W. Koch*

Joseti Capusso

LEGISLAÇÃO

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OPINIÃO

Não é de hoje, que se fala na necessidade de atualizar a legislação para contemplar os documen-tos digitais. Vários projetos circulam pelas esferas do legislativo a espera de emendas e aprovações.

Todos os envolvidos direta ou indiretamente na gestão documental sejam eles usuários ou for-necedores, também esperam por defi nições. Entre as propostas encaminhadas, a do Senador Magno Malta a (PLS 146) tem causado polêmica entre alguns segmentos do mercado, principalmente no tocante a aspectos deste projeto que vinculam a ne-cessidade dos arquivos digitais serem chancelados por autoridades cartoriais.

“Existe uma grande celeuma em torna dos projetos de lei que tramitam pelas instâncias su-periores. Não se distingue documento eletrônico de crime digital em alguns casos. Deve-se ressaltar que documento eletrônico tem valor Legal e isso já foi amplamente divulgado através da MP 2.200 que institui as Chaves Públicas Brasileiras”,lembra o vice-presidente de relações institucionais do Cer-tisign, Julio Consentino.

Para ele, os documentos digitais já possuem valor legal, mesmo sem uma legislação específi ca, pois é fato que a Receita Federal aceita as decla-rações dos contribuintes por meio digital, como também é fato, que o judiciário também já regu-lamentou que todo peticionamento legal pode ser entregue via web.

“É importante dizer que a lei não pode de-terminar esta ou aquela tecnologia, pois ela é di-nâmica e, por isso, deve ser abrangente. O próprio ICP dá todo o arcabouço legal para a validação dos documentos digitais, por meio da certifi cação, não há o descritivo de padronização, pois isso engessa-ria a tecnologia“, acrescenta e lembra que mesmo vertentes como a do carimbo de tempo ainda não estão previstas por nenhuma lei, mas devem ser apreciados pelo legislativo.

Segundo Silvânio Covas da Serasa – diretor jurí-dico da Serasa, autoridade certifi cadora reforça que

para tecnologias como a microfi lmagem há uma legislação mas não para os processo de digitaliza-ção que é mais moderno.” Alguns artigos esparsos na legislação referenciam os documentos digitais. Entretanto nada especifi co. Não há um diploma legal que certifi que a conversão do papel para o digital. Esta ausência pode deixar uma lacuna que poderá ser levada ao juizado que podem blindar este diploma que disciplina a matéria, remetendo- a à interpretação pessoal de cada tribunal”.

Covas sugere que para o conforto das empresas de modo geral é necessário que haja esta normatiza-ção. “Mas fi ca na consciência do Senado e em espe-cial a apreciação da PLC 11 / 2007 que rege alguns artigos,em direção a isso. Entretanto, a PLS146/2007 evidência claramente o interesse dos cartórios, deve-mos observar que este projeto determina uma reser-va de mercado e que não resultará em agilidade e nem em diminuição de custos, seja para os bancos ou empresa em geral, seja para o consumidor.”, diz o diretor jurídico da Serasa e reforça,”Esta proposta

encarece e inviabiliza o processo de compensação de milhões de cheques e cria uma difi culdade operacio-nal que não faz nenhum sentido”.

“Na minha opinião esta proposta (PLS 146) representa um risco para os bancos, por exemplo. Na verdade submeter o processo de compensação de cheques aos cartórios é um retrocesso. A legisla-ção que existe hoje trata dos microfi lmes que é um sub-processo da compesnação, se olharmos para o processo de truncagem como um todo”, diz.

Mais contundente, a advogada especialista em Direito Digital, Patrícia Peck é enfática sobre a ques-tão. Segundo ela, os projetos de lei que tramitam atualmente sobre digitalização de documentos se mostram ultrapassados para a realidade da socie-dade digital atual, quando comparados a Lei 5433 de 1968, que trata da microfi lmagem muito utili-zada para os cheques, em seu artigo 1º. Parágrafo 1º. que diz: que “os microfi lmes de que trata esta lei....produzirão os mesmos efeitos legais dos docu-mentos originais em juízo ou fora dele”, bastante avançada para a época e depois o Decreto 1799 de 1996 que regulamentou o procedimento da micro-fi lmagem em si. “Em 2008 estamos discutindo pro-jetos que exigem que haja autenticação de cartório para que um email seja um original, por exemplo. Não há este requisito como previsão legal no Orde-namento Brasileiro até então e seria um retrocesso, já que a autenticação não evita incidente de falsi-dade ou de quebra de integridade, ambos devidos a possível má-fé, falha de controle no processo em si de digitalização.”, defende Patrícia Peck.

A advogada argumenta que, o que faz um documento ser original é a capacidade de pro-va de autoria e preservação de sua integridade, permitindo perícia da manifestação de vontade. “Logo, não só um documento físico digitalizado precisaria de uma autenticação para ter validade, como um documento nascido digital também, pela redação dos projetos”, reitera.

Ela salienta que a solução está em se re-

Legislação:É o que falta para os documentos

digitais no Brasil?

Silvanio Costa da Serasa

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gulamentar o procedimento padrão de digita-lização, o formato que os arquivos devem ter (ex: TIF), e também a forma como haverá pre-servação de integridade através de segurança de informação do local de armazenagem, que ela considera sim como fatores de evolução. “Em princípio, como já há previsão do Código Civil (artigo 225) e de Processo Civil (arts. 332, 333, 334) não há qualquer inovação nos textos em trâmite e corremos o risco de assumir um requisito que, atualmente não é aplicado nem para as relações presenciais, afinal, quantos dos contratos atuais que determinam as relações entre pessoas físicas e jurídicas, que de fato são assinados com firma reconhecida e registrados em cartório? E isso não retira a característica de original dos documentos.”, argumenta.

Para o Diretor de tecnologia da Febraban, Carlos Eduardo Corrêa,“depois de 40 anos da lei que reconheceu o microfilme, os bancos estão discutindo novas formas de tecnologia que terão amparo legal.

Conforme ele diz, é necessário evoluir com a legislação, assim os bancos poderão abandonar o processo químico-fotográfico e seus aparatos de re-frigeração, além da redução de áreas destinadas aos arquivos físicos e do tempo no trabalho de gerencia-mento e recuperação das informações; passando a dar mais rapidez na atualização dos dados armaze-nados e possibilidade de compartilhamento e acesso às informações a um número maior de interessados. “Existem inúmeras vantagens nos documentos digi-tais que estão ligadas ao meio-ambiente como redu-ção do uso de papel e economia na logística de trans-porte. Mas precisamos enfatizar que não podemos encarecer o processo ou imputar-lhe morosidade contrariando todas as premissas que a celeridade do processo tecnológico nos permite”, reitera.

Uma coisa fica clara nesta discussão, enquanto não aprovados os projetos de Lei, o mercado conti-nua à espera de uma proposta que compreenda os interesses mais amplos da sociedade e segue imple-mentando o que a tecnologia tem de mais moderno a oferecer em benefício dos negócios.

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Julio Consentino do CertSign

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O mercado de scanner de documentos está cada vez mais aquecido e com isso, o nú-mero de fabricantes têm aumentado e novos

modelos são lançados em intervalos de tempo cada vez menores, como se pode constatar na matéria principal do mês anterior. Um fato ótimo porém, que traz consigo o paradoxo da escolha.

Escolher o melhor modelo para cada necessida-de, que atenda às especifi cações cada vez mais exi-gentes de projetos de digitalização e, principalmente, que permita aos usuários comuns, que não têm fami-liaridade com scanners e, muito menos, ou nada de expertise na geração de imagens, é o grande desafi o que os tomadores de decisão enfrentam no dia-a-dia. Não basta ser uma boa escolha, tem de ser a melhor escolha, sob o risco de inviabilizar o projeto, seja por questão de custo ou operacionalidade. Para dar um mínimo de orientação, vamos analisar cada um dos segmentos.

O primeiro deles seria o de scanners compactos e de baixo volume e que têm muitos modelos novos, com muitos recursos, e principalmente, com velocida-de antes inimaginável nesta categoria. Ou seja, já não podem ser classifi cados como baixo volume. Os pre-ços variam de U$ 600,00 a U$ 4.000,00 dependendo da marca e modelo.

São scanners com velocidade de até 60 páginas por minuto e 120 imagens por minuto no modo du-plex e com recursos de tracionamento que possibili-tam digitalizar desde papéis de baixa gramatura como papel de seda, cartões rígidos similares ao cartão de crédito. A qualidade de imagem não foi deixada de lado, e todos os fabricantes incluem soluções próprias de melhoria e processamento, como inclusão de sof-twares de empresas especializadas em imagem.

A razão principal de tantos recursos e de tama-nha velocidade se deve ao crescimento de soluções de digitalização descentralizada, tanto operada dire-tamente pelo usuário fi nal quanto por operadores de empresas de outsourcing. A idéia por traz disso seria o chamado TCO ou custo de propriedade ou custo de operação. Um scanner mais caro pode ter um custo menor de operação e, portanto no médio longo prazo, acaba se igualando ou fi cando abaixo do custo de

um scanner de baixo custo de aquisição e alto custo de operação.

A simplicidade de operação é outro ponto impor-tante, pois serão operados muitos vezes por pessoas que não tem alguma familiaridade com digitalização de documentos. Existem modelos que permitem afi r-mar que é mais fácil e barato digitalizar um documen-to e enviar por e-mail, do que enviar um fax.

A velocidade de operação e recursos de melhoria de imagens são itens importantes a serem avaliados, no caso do scanner ser operado pelo usuário fi nal, que além de ter várias funções, não dispõe de tempo ,para digitalizar mesmo quantidades pequenas de páginas por dia, e não tem conhecimento para con-fi gurar e ajustar scanners. Além do que seu salário é maior que o da maioria dos operadores de scanner.

Pelo lado do prestador de serviços, quanto mais rápido o scanner, menor o custo por página digitaliza-da, uma vez que todos os custos fi xos serão diluídos em uma quantidade maior de páginas. E quanto mais recursos de processamento e melhoria de imagens tiverem, menor o custo de retrabalho, principalmente em se tratando de digitalização descentralizada.

Outros recursos presentes em scanners de pro-dução, como detectores de dupla alimentação com tecnologia de ultra-som, também estão disponíveis neste tipo de scanner e devem ser considerados na escolha do melhor equipamento.

Dentro deste mesmo segmento, um recurso que ganha espaço é a possibilidade de conectar os scanners via rede, possibilitando compartilhar um mesmo scanner da mesa, da mesma forma que compartilhamos impressoras. Há três anos eram somente dois fabricantes, hoje todos os grandes fabricantes, já tem pelo menos um modelo deste tipo, em sua linha de produtos.

Na minha visão, este novo segmento oferece mais modelos em função de uma disputa silenciosa com as multifuncionais, que tem conquistado mais espaço neste mercado de digitalização. As conexões destas multifuncionais se dão via rede e dispensam a necessidade de uma estação dedicada.

Portanto, se a idéia é o compartilhamento de scanners em rede, sem a necessidade de conexão

com estações de trabalho, este tipo de scanner deve ser considerado, pois contam com todos os recursos já mencionados e que ainda não fazem parte dos re-cursos da grande maioria das multifuncionais.

Nos outros segmentos, de scanner de média e alta produção não é diferente no quesito redução de custos por página digitalizada. Um dos principais pontos a se considerar é a velocidade se manter mes-mo em resoluções de 300 dpi, pois será necessário o uso de OCR na geração de conteúdos de texto, a serem utilizados por ferramentas de busca e indexa-ção automatizada.

Alem disso, outro ponto importante a se con-siderar é o aprimorando dos recursos de melhoria de imagem e transporte de documentos, uma vez que a variedade na gramatura e tamanho de docu-mentos é muito grande, sem contar o estado muitas vezes precário de conservação, destes documentos. Um scanner veloz somente não será tão produtivo quanto outro que tenha menor velocidade, porém que tracione de forma adequada, todos os tipos de documentos e trate a imagem de forma a manter a fi delidade do documento.

Lembrando que neste segmento é praticamente imprescindível a utilização de softwares de captação que gerenciem toda a linha de produção de imagens, de forma a tirar todo o potencial de produção destes.

Scanner de Documentos:o paradoxo da escolha.Wilton Tamane*

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas

especializado em sistemas e técnico em

Eletrônica Industrial. Consultor na área de

Scanners e gerenciamento de documentos

[email protected]

Joseti Capusso

DIGITALIZAÇÃO

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Existem muitas iniciativas de colocar os go-vernos na Era Digital e não podia ser dife-rente, pois eles tem percebido os ganhos

que se obtém ao viver neste contexto. A questão é que ainda temos um passado analógico, assim se recorre à digitalização (Imaging) de documentos e demais mídias, no intuito de resgatar o patrimô-nio histórico dos países.

As melhorias processuais geradas, a partir do digital, já existem há um certo tempo nos diversos setores da economia. Talvez, os mais evidentes sejam o setor bancário e as instituições de ensino superior, onde em ambos casos, logrou-se elimi-nar o uso do papel em quase todas as transações e interações que existem com clientes e alunos. De qualquer forma, como não todas as entidades nos países são realmente digitais, persiste a ne-cessidade de apresentar documentos ainda em papel como suporte legal de ditas operações en-tre clientes/bancos e alunos/universidades, pois as agências reguladoras e os ministérios o exigem. Mas, uma vez superada a fase inicial de entre-gar os documentos originais ou cópias, começa de fato o relacionamento digital entre as partes. Hoje, há mais canais de comunicação do que no passado, graças à era na qual estamos, como o ce-lular, mensagens, chat, e-mail, páginas Web, entre outros, que substituem a presença do indivíduo perante a instituição.

A aproximação digital com os cidadãos por parte dos governos, através dos serviços públicos, exige vitalmente, a conversão dos processos ana-lógicos que o fazem realidade. Em muitas uni-versidades hoje, os processo de seleção e serviços aos alunos como a matrícula, escolha de maté-rias, bibliografi a, reserva de livros em bibliotecas, acompanhamento de notas e solicitação de do-cumentos, são realizados pela Internet. Isto não somente otimiza, e muito, o serviço em questão, mas compartilha parte do custo da transação por-que o aluno faz parte da cadeia, como preencher um formulário on-line ou realizar o pagamento da mensalidade de forma eletrônica (podendo evitar

a impressão do boleto bancário inclusive). Porém, como dito anteriormente, as universidades são exigidas a manter consigo os registros de cada aluno e seus documentos, geralmente em papel, mas com a opção de preservá-los em microfi lmes (ou microfi chas). Tanto nos governos quanto na iniciativa privada, há uma notável redução de papel quando adotadas ações em prol do mundo digital. Ao mesmo tempo, o individuo tem mais participação do processo, permitindo ter mais controle sobre ele, porque parte da transação de-pende dele mesmo. Assim, cada vez mais temos menos postos de atendimento com pessoas e mais tecnologia, porém deverá existir um mínimo de atendentes a cada “x” número de pessoas, ou pelo menos, deveria.

Há inúmeras iniciativas na América Latina nas quais podemos apreciar tais ganhos nos serviços públicos, onde processos que no papel talvez che-gassem a demorar dias ou semanas, podem ser resolvidos de forma, quase, on-line (senão, em poucos dias).

No Chile, vemos diversas iniciativas no con-texto digital, como aquela da Biblioteca Nacional que possui um projeto chamado Memória Chilena, o qual tem em andamento a digitalização do seu acervo contido em livros, mapas, vídeos, fotos, áu-dio, teses, e outros que disponibilizam ao publico na sua página na Internet (www.memoriachilena.cl). O projeto é conhecido como ‘O portal da cul-tura do Chile’, começou em 2000 e devem chegar ao 1 milhão de páginas digitalizadas em 2008.

No México, vemos outros exemplos como o da digitalização dos arquivos e documentos do Registro Público da Propriedade e Cadastro, anunciado em 2007, que visa evitar riscos quanto à possível perda documental, agilizar o processo de certifi cação de escrituras e reduzir custos da cadeia de colaboração inteira.

No Brasil, existem várias iniciativas no senti-do digital, desde a Votação Eletrônica até a pres-tação de contas do Imposto de Renda de forma eletrônica, todas eliminaram quase a totalidade

do uso do papel para realizar as transações iní-cio-fi m. No caso do SERPRO (Serviço Federal de Processamento de Dados), uma empresa pública vinculada ao Ministério da Fazenda que contribui à sociedade através da otimização de processos dos serviços públicos, ganhou um prêmio do seg-mento de Gestão Documental em 2005 por se destacar na digitalização de documentos (http://www.serpro.gov.br/noticias-antigas/noticias-2005-1/20050919_02).

É evidente que a conceito e uso digital nos governos, na prestação dos serviços públicos, aju-dam muito o cidadão, seja para o exercício dos seus direitos ou nos dos seus deveres. Ambas as partes ganham e se benefi ciam com a rapidez e transparência que o mundo digital nos oferece, eis a importância de resgatar a história analógica de nossos países.

Governos latinoamericanosna Era DigitalE. Mauricio Alfonso R.*

Joseti Capusso

E. Mauricio Alfonso R. - Cientista da Computação

com experiência no mercado de Consultoria

de Processos, Tecnologia da Informação e

Gestão Documental. Atualmente ocupa o cargo

de Gerente Regional de Soluções de Gestão

Documental para a América do Sul da empresa

americana Iron Mountain.

[email protected]

GOVERNOS DIGITAIS

artigo_Mauricio_06.indd 34 26.05.08 20:29:15

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D e i x e a g e s t ã o d o s d o c u m e n t o s

c o m a I m a t e c .


Há um mês o país inteiro vem acompa-nhando com resignação um crime bes-tial cometido contra uma criança. Neste

e em outros casos é cada vez mais importante o papel da perícia forense em sistemas digitais, que investigam todos os passos dos suspeitos, da vítima e demais atores do fato jurídico.

Neste ambiente surgem milhares de infor-mações contidas em computadores e câmeras digitais, que revelam os costumes, as atitudes e as ações dos personagens, revelando muito sobre a personalidade e comportamento das pessoas envolvidas.

Antigamente os únicos instrumentos eram testemunhos verbais e as certidões forenses de antecedentes. A atual garimpagem de dados e o uso da informática hoje são imprescindíveis na formação das provas e na investigação de evidências digitais. A quebra de sigilos em todos os níveis computacionais, - visto que a telefonia as filmagens e fotos são quase todas binárias -, tem contribuído para esclarecer uma boa parte dos delitos.

O problema muitas vezes é que os dados são tantos que o difícil é justamente encontrá-los e aí concentram-se novas tecnologias de buscas. Dentro de organizações e provedores encontram-se milhares de computadores e ban-cos de dados, que conspiram contra a celerida-de necessária nos processos investigativos e na fase judicial.

Nos crimes cometidos através do compu-tador, a busca e apreensão dos equipamento em posse dos suspeitos nem sempre pode é a melhor estratégia, restando a opção da realiza-ção de perícias remotas ou quando o suspeito encontra-se fora do local aonde está localizado fisicamente o equipamento a ser investigado. Outra opção interessante que vem sendo con-cedida pela Justiça é a produção antecipada de

provas digitais. Baseado numa Ata Notarial – espécie de escritura – feita pelo tabelião de no-tas, a parte disponibilizada na Web fica gravada nos livros do cartório. Portanto, a partir desta comprovação com a fé publica do tabelião - que constatou aqueles conteúdos digitais obtém-se uma prova com presunção de autenticidade.

Este tipo de prova, inverte o ônus da mes-ma, dando bons indícios ao magistrado em autorizar medida limitar de constatação dos servidores. Nestes casos a Justiça designa um conjunto de pessoas formado por, além dos pe-ritos, notário, oficiais de Justiça, advogados e assistentes técnicos para realizar uma diligên-cia no local sob suspeita.

Os peritos têm então a incumbência de reproduzir digitalmente todas as informações e dados armazenados nos computadores, bem como, câmeras, celulares, pen-drives, CDs, DVDs, cartões de memórias, etc; enfim todos os meios de armazenamento de dados.

A perícia forense poderá ser feita por uma ima-gem do HD que se demonstra lenta, porém, garanteintegridade do original e autenticidade da có-pia. O nível de detalhe pode revelar, por exem-plo, qual pen drive retirou ou incluiu dados, por quanto tempo e em quais horários. Existem casos em que a quantidade de dados a ser “co-piada” é tão grande que a diligência pode levar dias para ser realizada.

O importante nestes casos de perícia digi-tal, é o registro do conjunto de dados e infor-mações num exato momento, principalmente quando o suspeito é pego de surpresa, o que acontece nos procedimentos de produção ante-cipada de provas digitais.

Assim, em um cenário de crime, seja este cometido por computador ou um cenário de cri-me com morte, nenhum equipamento ou mídia digital deve ser desconsiderado. Todas as evi-

dências físicas carregam consigo, também, evi-dências lógicas, as quais tornam-se importantes e imprescindíveis quando colocadas no contex-to do cenário do crime. Dizem que: “Não existe crime perfeito, mas sim perícia.” Com o apoio da informática, este dito popular, fica cada vez mais comprovado.

Os crimes e os bits

Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

Divulgação

*Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor,

articulista e consultor.

[email protected]

PERÍCIA FORENSE

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática

com Ênfase em Análise e Reconhecimento de

Documentos Manuscritos

artigo_Volpi_06.indd 36 26.05.08 20:38:08

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anuncio_recall:Anúncio Recall 07/04/2008 17:01 Página 1


CASE

empresa fortaleceu ainda mais sua posição no mercado quan-do, em 2005, adquiriu 100% da Real Seguros e 50% da Real Vida e Previdência. Com isto, passou a ter exclusividade nas agên-cias do Banco Real na distribuição de pro-dutos de seguros de ramos elementares

da Tokio Marine Seguradora e produtos de previ-dência complementar e seguros de vida da joint-venture Real/Tokio Marine Vida e Previdência S.A..

Mesmo antes da aquisição realizada em 2005, a Tokio Marine sempre trabalhou buscando melhorias de sua gestão, com foco no controle e na produtivi-dade de suas operações. A área de sinistro veicular tinha o desafi o de integrar sistemas e diminuir a grande quantidade de circulação de papéis, princi-palmente nos processos de análise e regulação.

Além disso, era preciso integrar diversos tipos de documentos provenientes de fax, e-mail, papel, avisos fonados, sistemas legados (como o de regula-ção e vistorias), assim como realizar uma nova forma para a circulação efi ciente dos processos pelas diver-sas áreas da empresa, já que o volume de processos era sempre crescente, tendo aumentado cinco vezes com a aquisição realizada.

Em 2003, iniciou-se uma proposta de traba-lho baseado em workfl ow em que os processos da seguradora foram mapeados com foco na sua execução e na integração com os sistemas legados e satélites, além da utilização de um modelo de gestão documental baseado em GED. Este foi um trabalho conjunto realizado pela Fujitsu do Brasil juntamente com a Tokio Marine e parceiros, pois além de todos os desafi os técnicos deste tipo de projeto, também era necessário lidar com os desa-fi os humanos, que foram superados apenas com o apoio de todos os envolvidos.

Outro ponto importante dessa solução foi a adoção de uma interface única de trabalho, chamada

de Cockpit, que disponibilizou o acesso aos demais sistemas legados de maneira efi ciente, facilitando as-sim o controle das atividades e a redução do tempo de capacitação e reciclagem dos colaboradores.

Com o novo volume de processos gerados após a aquisição, foi necessário realizar algumas reestruturações. “Nesta época foi preciso repensar como atender este avanço de volume. Não havia um centro de digitalização, estávamos terceirizando esta parte e, com a entrada da Real Seguros, im-plantamos um centro de digitalização, dando inicio a uma nova fase”, diz Masashi Abe, diretor de IT da Tokio Marine Seguradora. “Tínhamos um volume de 40 mil páginas/mês referentes a processos que passaram para aproximadamente 200 mil páginas/mês. O legado não foi digitalizado, mas todos os novos documentos, sim”, explica Abe.

A redução de papel, a melhoria no contro-le interno e a melhoria na produtividade, além do compartilhamento inteligente do conhecimento dos processos da empresa, são os principais atributos desta iniciativa da Tokio Marine, segundo seu diretor de IT. “Logo de início já notamos um aumento de 10 a 15% na produtividade.”, reforça Abe.

Segundo Abe, objetivo é transformar perto de 80 a 90% dos processos em meio digital, deixando somente os documentos de ordem jurídica e admi-nistrativa para uma nova etapa com prazo de conclu-são para daqui há 2 anos.

FERRAMENTASCom a aquisição da Real Seguros, foi necessário rever os sistemas e os modelos de trabalho, pois as duas companhias possuíam toda uma infra-estrutura de trabalho distintas. Era preciso inte-grar os sistemas: o já existente e o vindo da nova companhia adquirida. Para o benefi ciário a princi-pal vantagem oferecida pelo modelo de workfl ow praticado pelo Tokio Marine é a transparência, modelo esse que deveria assegurar a produtivida-de e confi abilidade de toda a operação.

A solução veio através da adoção da ferramenta de workfl ow já utilizada pela Tokio Marine, fornecida

Gestão eletrônicade sinistros

Com sede em São Paulo, a Tokio Marine

Seguradora possui treze escritórios nas principais

cidades brasileiras, e é uma das maiores

empresas especializadas em seguros veiculares,

tendo como clientes, entre outros, as maiores

empresas japonesas sediadas no Brasil. A

Tokio Marine Seguradora é subsidiária da Tokio

Marine & Nichido Fire Insurance Co.

Ltd., que é umas das maiores seguradoras do mundo e o mais antigo

conglomerado securitário japonês.

A

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pela da Fujitsu do Brasil – Interstage Business Pro-cess Manager. O I-BPM é uma suíte de ferramentas para suporte à solução de BPM – Business Process Management. Através desta ferramenta foi possível modelar, automatizar, controlar, integrar e gerenciar processos colaborativos e otimizá-los, atendendo aos requisitos de negócio da empresa.

Esta tecnologia é utilizada pela equipe de Soluções de Software da Fujitsu do Brasil em projetos de automação de processos, em especial aqueles que também envolvam GED (através do trabalho de parceiros como a ImageWare e a SML, esta última com a ferramenta Converge ECM So-lution, destinada ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Assim, a Fujitsu desenvolveu uma oferta completa de BPM, que passa pela remo-delagem de processos automatizados (Business Process Improvement, ou BPI), até a integração da solução com ferramentas de captação e inde-xação automática de imagens, atendendo, princi-palmente o processo de digitalização que possui uma necessidade de gerenciamento.

As necessidades de negócio, os desafi os estra-tégicos e as ferramentas de Gerenciamento Eletrô-nico de Documentos e BPM traçaram a concepção de uma solução modular, com integração de diversos componentes e sistemas.

Para entender melhor o conceito funcional da solução, basta seguir o processo de regulação de um sinistro, por exemplo: O segurado ou terceiro de um sinistro liga para o Call Center da Tokio Marine, que é responsável pelo registro da ocorrência e está integrado com o sistema de Workfl ow Interstage BPM. Este por sua vez, verifi ca quais os requisitos e/ou tarefas devem ser realizados, como iniciar um novo processo. O sistema de imagem também está integrado com o Workfl ow, agilizando o processo de análise de sinistro.

O Workfl ow controla todos os passos, fi las, tem-pos e tarefas do processo de sinistro, atuando de forma pró-ativa com os analistas e demais colabo-radores do processo. A qualquer momento que seja necessário visualizar, criar ou atualizar uma determi-nada informação ou documento.

Durante o fl uxo, novos documentos, como fotos, relatórios, e-mails e laudos são indexados e incorporados à pasta eletrônica, sendo enviados por meio eletrônico aos destinatários adequados quando necessário.

Todo o processo de sinistro ocorre de maneira eletrônica e durante seu ciclo de vida passa por diver-sos departamentos da Tokio Marine, proporcionando benefícios como agilidade, integração, facilidade de uso, aumento de produtividade e de segurança.

Os usuários utilizam ferramentas conhecidas, o que minimiza os esforços de treinamento e de gestão de mudanças. A notifi cação de que há algo a fazer, libera o gestor de ter de verifi car freqüen-temente se há algo pendente de aprovação. Ativi-dades como controle de tempo, roteamento entre participantes, ações sobre atrasos e demais noti-fi cações são executadas pelo engine de workfl ow nativo da ferramenta da Fujitsu, minimizando o tempo de desenvolvimento da aplicação e propor-cionando o aumento na capacidade de processar mais sinistros com a mesma equipe técnica.

“A empresa busca garantir processos de gestão que evoluam continuamente para atender e superar as expectativas de clientes. É um processo vivo e con-tínuo.”, conclui Abe.

Com o objetivo de aumentar cada vez mais a atuação no Brasil e sempre focada em garantir o máximo de qualidade e excelência nos serviços e atendimento oferecidos, a Tokio Marine Seguradora busca a melhoria contínua de seus produtos e pro-cessos internos, segundo seus padrões mundiais.

Gestión electrónica de siniestrosCon su matriz en San Pablo, la aseguradora Tokio Marine posee trece escritorios en las princi-pales ciudades brasileras, y es una de las más grandes empre-sas especializadas en seguros vehiculares, teniendo como clientes, entre otros, las mayores empresas japonesas con sede en Brasil. Tokio Marine Aseguradora es subsidiaria de Tokio Marine & Nichido Fire Insurance Co. Ltd., que es una de las mayores aseguradoras del mundo y el más antiguo conglomerado de seguros japonés.

La empresa fortifi có su posición de mercado, en 2005, cuando adquirió 100% de la Real Seguros y 50% de la Real Vida y Previdencia. Con esto, pasó a tener exclusividad en las agencias del Banco Real, en la distribución de productos de seguros de ramos elementares de Tokio Marine Aseguradora y de pro-ductos de previdencia complementar y de seguros de vida de joint-venture Real/Tokio Marine Vida y Previdencia S.A.

En 2003 se inició una propuesta de trabajo ba-sado en workfl ow, en que los procesos de la asegu-radora fueron mapeados con foco en su ejecución y en la integración con los sistemas legados y satélites, además de la utilización de un modelo de gestión de documentos basado en GED.

La solución vino a través de la adopción de la herramienta de workfl ow, ya utilizada por Tokio Marine, provenida de Fujitsu del Brasil – Interstage Business Process Manager. El I-BPM es una suite de herramientas para soporte a la solución de BPM – Business Process Management. A través de esta her-ramienta fue posible modelar, automatizar, controlar, integrar y hacer la gerencia de procesos colaborati-vos y optimizar-los, atendiendo a los requisitos de negocio de la empresa.

Esta tecnología es utilizada por el equipo de So-luciones de Software de Fujitsu del Brasil en proyec-tos de automatización de procesos, en especial aquellos en que también envuelvan GED (a través del trabajo de empresas terceras, como la empre-sa ImageWare y SML, esta última con herramienta Converge ECM Solution, destinada a la Gerencia Electrónica de Documentos). Así, la Fujitsu desarrolló una oferta completa de BPM, que engloba desde re-modelar procesos automatizados (Business Process Improvement, el BPI), hasta integrar la solución con herramientas de captación e indexación automática de imágenes, atendiendo principalmente al proceso de digitalización que necesita de gerencia.

Document Management 39

Joseti Capusso

Masashi Abe da Tokio Marine

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Anos atrás, uma empresa mundial de ma-nufatura perdeu uma de suas plantas de distribuição em um incêndio. O CEO,

empenhado em manter um relacionamento ren-tável com seus clientes, decidiu enviar uma car-ta para os principais distribuidores, informando o motivo dos atrasos na entrega dos pedidos – e o prazo em que os serviços retornariam à normalidade.

Ele escreveu o modelo da carta e solicitou ao time executivo que “fizesse acontecer”. En-tão, eles foram atrás da lista de clientes nos sistemas de CRM, ERP, Faturamento e Logística. Resultado? Cada aplicação retornou uma lista diferente e, nenhuma delas possuía a “visão verdadeira” do cliente. O CEO soube desta con-fusão e ficou, compreensivamente, aborrecido com a situação, fazendo o seguinte questiona-mento: “Que tipo de empresa não sabe quem são seus clientes?”.

Fatidicamente, muitas empresas não pos-suem uma visão precisa sobre seus clientes, contas, produtos, fornecedores ou até mesmo de seus empregados. Sempre que as compa-nhias incluem uma nova aplicação corporativa que possua “gestão” de dados, elas contribuem inconscientemente com a proliferação desta de-sordem, reduzindo a capacidade de visão cor-porativa das informações. Como resultante, a solução de “Master Data Management” (MDM) - isto é, a criação de uma visão única e consoli-dada dos principais dados e processos da orga-nização – ganha importância cada vez maior.

Naturalmente, assim como no início da onda do “Business Intelligence” (BI) e “Data Warehouse” (DW), muitas empresas enxergam MDM como um problema puramente de tecno-logia, em que a simples consolidação dos dados é a solução. Porém, igualmente à onda BI&DW,

muitos outros fatores particulares de cada in-dústria e de cada empresa são relevantes. Den-tre eles, enfatizo o desafio de tratamento da má qualidade dos dados; não na perspectiva de sua utilização final, e sim, nos processos e regras de negócio responsáveis por sua criação. Segundo estudos recentes do “The Data Warehousing Institute”, 83% das empresas sofrem com a má qualidade dos dados, por razões que nada tem haver com tecnologia. Mas como “cortar o mal pela raiz”?

Analisando a origem da má qualidade dos dados, pode-se considerar que desacordos in-ternos e múltiplas definições de processos en-cabeçam a lista de fatores. As áreas de negócio devem estar de acordo com o que constitui a definição de um “cliente” ou um “parceiro”, quais as definições de hierarquias de clientes, produtos e contas e quais são as regras para resolução de duplicidades de registros entre as fontes de dados. Mais do que uma iniciativa com foco em tecnologia, um projeto de MDM faz parte de uma estratégia política e de cons-trução de um consenso corporativo.

Segundo o Gartner, a abordagem de um projeto de MDM operacional pode ser classifi-cado de acordo com seu estilo de implementa-ção, abordando diferentes tipos de necessida-des corporativas, respondendo: “onde ficarão fisicamente os dados?” e “estes dados serão incluídos, atualizados e acessados em tempo-real?”.

Diferentes empresas, diferentes desafios de negócio, diferentes abordagens de MDM. Como em um banco americano de varejo que imple-mentou seu MDM em fases, iniciando pela con-solidação dos cinco últimos valores de saques feitos nos ATMs por cada cliente. Desta forma, reduziram os custos de tempo de conexão en-

tre a máquina e os sistemas centrais, além de simplificar a interface, dando mais objetividade entre “passar o cartão” e “retirar o dinheiro”, sem a necessidade de navegação na tela “Ou-tro Valor”. Posteriormente, integraram seus sistemas de abertura de contas e concessão de crédito, consolidando e tratando a qualidade dos dados, e incluindo a utilização do MDM em outros processos de negócio. Isto é o que pode-mos considerar como um MDM evolutivo!

Antes de iniciar um projeto para tratamento da qualidade de dados, para qualquer que seja a finalidade, reflita se este não é o momento de uma abordagem mais ampla, como um projeto de MDM, ou se este trabalho não se tornará apenas “mais uma aplicação” no mosaico cor-porativo de sistemas. Afinal, “Que tipo de em-presa não sabe quem são seus clientes?”

A solução do desafi o e odesafi o da solução

Eduardo Kimura*

Divulgação

MASTER DATA MANAGEMENT E QUALIDADE DE DADOS

Eduardo Kimura - líder de soluções de

Information Management da IBM Brasil, redigiu

vários artigos sobre a solução de MDM - Master

Data Management.

[email protected]

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Untitled-1 1 26.05.08 13:27:28


CASE

Arquivo Histórico José Ferreira da Silva – vin-culado à Fundação Cultural de Blumenau

(FCB) - reúne ricas coleções de documen-tos institucionais e registros pessoais da cidade de Blumenau e do Vale do Itajaí, em Santa Catarina. Com uma conside-rável demanda por parte de pesquisa-dores e da mídia local, apenas no mês

de março houveram 114 solicitações de pesquisa. No entanto, parte desse acervo

não está disponível para consulta, pelos ris-cos de corrupção do documento. “Alguns jornais

não são mais pesquisados pelos usuários, pois a aci-dez do papel provocou a quebra das fi bras. Também há fotos no limite do manuseio devido à debilidade do seu suporte”, informa Gláucia Maindra da Silva, bibliotecária da FCB.

Para assegurar a preservação física de seu pa-trimônio e, ao mesmo tempo, facilitar as consultas pelos interessados, a FCB contratou os serviços da Macrosolution, que está executando dois proje-tos de digitalização, que contam com o apoio do Fundo Cultural do Estado de Santa Catarina. Um dos projetos é referente à digitalização de jornais antigos e outro abrange imagens dos século XIX e primeira metade século do XX. “Hoje, temos mais de 1 milhão de documentos manuscritos e textuais, acervo iconográfi co, periódicos, mapas e

registros ofi ciais, entre outros. Para decidir o que digitalizar, considerou-se a fragilidade do original e a demanda do acervo ”, descreve Sueli Maria Vanzuita Petry, diretora do Patrimônio Histórico e Museológico da FCB. A historiadora destaca que, há cerca de 50 anos, a comunidade local tem con-tribuído na construção do acervo. Ela conta que, no último mês, recebeu uma caixa de fotos dos Séculos XIX e XX.

Segundo a bibliotecária que, junto à histo-riadora, coordena os projetos de digitalização, já foram digitalizadas 16,5 mil fotos, das 75 mil que compõem o acervo iconográfi co. Também foram digitalizadas cerca de 330 mil páginas de perió-dicos do Século XX, que estavam inacessíveis pelo fato de o material estar quebradiço.

A descrição do conteúdo digitalizado segue o formato padrão fornecido em parceria com a Rede Memória Virtual Brasileira (RMVB) - programa da Biblioteca Nacional, na qual o acervo digitalizado é hospedado e disponibilizado para consulta via Internet. Com a disponibilização online, o AHJFS e a RMVB possibilitará aos pesquisadores a consul-ta digital de parte do seu acervo.

APRENDIZADO E REFERÊNCIASA Macrosolution forneceu scanners Micro-tek, um modelo de mesa A3 e outro Ofício/

Memória revitalizadaCentenas de milhares de documentos, fotografi as e periódicos do Século XIX, que contam histórias de

Blumenau e da região do Vale do Itajaí, ganham melhores condições de preservação e tornam-se amplamente

acessíveis aos pesquisadores, com a digitalização do acervo da Fundação Cultural de Blumenau. Parte desse

conteúdo comporá a Rede Memória Virtual Brasileira, que o coloca disponível via web.

OPOR VANDERLEI CAMPOS

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A4 (216x356mm). Ambos fazem parte da li-nha de scanners especiais para documentos, fotografias, slides, negativos de vidro e de filme 35mm, radiografias e transparências. O A3 com resolução de 1600x3200dpi e o A4/Ofício com resolução de 4800x9600dpi, com o software ScanWizard, foram utilizados para a digitalização das imagens dos séculos XIX e XX. Adilson Ribeiro Lucina, gerente para Região Sul da Microsolution, destaca que foi fundamental a escolha dos dois modelos para realizar este tra-balho, com prazo inferior a 90 dias para as 16.500 imagens. O scanner A3 Microtek 9.800XL pode acomodar várias imagens na mesa expositora (otimizan-do o tempo de digitalização) e possibita a criação de um filtro para cada imagem, com brilho e resolução diferentes. Após o processo de definição o scanner digitaliza todas de uma vez. O Scanner A4, modelo Microtek I800, também tem os mesmos recursos, porém é mais veloz e interessante para imagens até

tamanho ofício ou A4. No caso dos periódicos, além da qualida-

de da digitalização, houve uma preocupação especial, em função do estado do material. Portanto, um dos critérios de escolha do scan-ner Planetário A2 PS7000, da Minolta, foi seu método de operação, que não submete os ori-ginais a nenhum tipo de estresse mecânico.

O Planetário também compõe um projeto híbrido, de conversão de periódicos do Sécu-lo XIX tanto em imagens digitais quanto em microfilme. Nessa aplicação também pesaram funcionalidades como o leitor voltado para baixo (o que evita a desencadernação) e a emissão de uma luz livre de UV, que afeta o documento.

“O acompanhamento próximo e direto de todas as etapas do projeto, com ambas as partes envolvidas, tanto nossa equipe quan-to a supervisão da Fundação, foi vital para o sucesso do projeto dentro do cronograma ori-ginal”, avalia Lucina. “Contamos com o em-penho, entusiasmo e a dedicação de toda a equipe e uma conscientização da importância e relevância do que estávamos realizando”, reconhece.

O projeto foi aprovado pela Secretaria do Estado de Turismo, Cultura e Esporte em 2004 e o recurso captado em 2007. O repasse ocorreu em duas etapas, em 10 de setembro e 10 de outubro de 2007. O valor da compra dos servi-ços de digitalização foi de R$ 38.155,30. Serão digitalizadas 13.157 imagens, com um aditivo de contratação de mais 3.289 imagens, referen-te a 25% do valor contratado.

Memoria revitalizada

El Archivo Histórico José Ferreira da Silva – vehiculado a la Fundación Cultural de Blumenau (FC-Blu) - reúne las mas ricas colecciones de documentos institucionales y registros personales de la ciudad de Blumenau y del Vale do Itajaí, en Santa Catarina, es-tado de la región sur de Brasil. Sin embargo, parte de esta biblioteca esta bloqueada para consultas por el riesgo de que se arruinen documentos.

Para asegurar la preservación física de su pa-trimonio y al mismo tiempo, facilitar las consultas por los interesados, la FCBlu con el apoyo de la empresa Microsolution, esta realizando el proyecto de digitalización de documentos e imágenes de los siglos XIX y XX. “Actualmente, tenemos más de un millón de documentos – fotos, periódicos, mapas y registros ofi ciales. Para decidir lo que va a ser digi-talizado, llevamos en cuenta la fragilidad del original y su demanda”, explica Sueli Vanzuita Petry, directo-ra de Patrimonio Histórico. La historiadora destaca que, desde aproximadamente 50 años atrás, la co-munidad local ha contribuido en la construcción del acervo. Ella cuenta que, a cerca de un mes, recibió una caja de fotos de los Siglos XIX e XX, de varias familias. “Tuvimos que trabajar con negativos con soporte en vidrio (de una generación de tecnología fotográfi ca anterior a la de la película. Me quede impresionado con la cualidad de la reproducción”, comenta Adilson Ribeiro Lucina, gerente para la Re-gión Sur de Microsolution.

Según Gláucia Maindra da Silva, bibliotecaria de la FCBl que, conjuntamente con la historiadora, coordina el proyecto, ya fueron seleccionadas para digitalizar 16,5 mil fotos, entre aproximadamente 75 mil. La iniciativa también incluye la digitalización de más de 330 mil páginas de periódicos del Siglo XIX, que se presentaban inaccesibles, por que el material estaba muy frágil.

Para digitalizar las fotos, fueron utilizados scan-ners de Microtek. En los casos de ampliaciones en papel, sliders, negativos 35 mm y negativos de vi-drio, además de ecografías y exámenes especiales, fue utilizado el modelo A3 9.800XLT, con resolución de 1600 x 3200 dpi. También fue usado un scanner A4, modelo I800, para imágenes más chicas.

Ya en el caso de los periódicos, además de la cualidad de la digitalización, existió una preocupaci-ón especial, por el estado del material. Por lo tanto, uno de los criterios para la elección del scanner Pla-netario A2 PS7000, de Minolta, fue su método de operación, que no somete los originales a ningún tipo de stress mecánico.

El Planetario también compone un proyecto hi-brido, de conversión de periódicos del Siglo XIX tanto en imágenes digitales cuanto en microfi lme. Además de las imágenes almacenadas en los servidores, el contracto prevé la entrega de tres reproducciones en DVD. También serán generadas, a partir de los archi-vos digitales, reproducciones en microfi lme.


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Cerca de 300 mil páginas de jornais já foram digitalizadas

O Acervo da Fundação Culturalestá disponível aos pesquisadores

Divulgação

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A migração de dados é uma atividade bastante complexa que exige espe-cialistas em análise e governança de

dados, assim como metodologias eficazes e precisas. Vários fatores levam as corporações a migrarem os seus dados, a maioria delas, no entanto, toma esta decisão em função da necessidade de implementar novas aplicações ou atualizar as já existentes. Como resultado, a migração de dados tem sido um dos maiores desafios enfrentados pelos departamentos de TI das empresas em todos os segmentos.

Além destes dois principais fatores, outros motivos levam as corporações a migrarem os seus dados. Consolidação de aplicações, conso-lidação de datacenters, redução de alto custo de armazenamento, atualização ou centralização de banco de dados, integração de empresas, atualização de tecnologia, integração de dados ou, até mesmo, a exigência de padronização dentro da empresa, são alguns exemplos.

Recente pesquisa conduzida pela Bloor Research dá conta de que este mercado pode movimentar mais de US$ 8 bilhões até 2012. Porém, o dado mais alarmante constatado pela pesquisa é que 84% dos projetos de migração de dados, finalizados ou em andamento, falha-ram. Não foram bem sucedidos na maioria das vezes por não obedecerem o prazo estipulado ou por sofrerem reajustes no orçamento, au-mentando o custo inicialmente previsto em mé-dia 30%. Empecilhos que ocorreram em função da complexidade de um projeto de migração e que exigiram esforços adicionais fora do alcan-ce dos recursos disponíveis e do escopo inicial do projeto. A pesquisa ouviu um universo de cerca de 700 empresas.

Tais falhas destes projetos devem-se à fal-ta de análise, falta de metodologia adequada, com foco em migração, de técnicas para desen-volver a qualidade dos dados e falhas no plane-jamento inicial. Um dos desafios envolvidos em um projeto de migração, e que muitos não dão

a devida importância, é a correta compreensão dos sistemas, pois grande parte das empresas não possui especialistas que os dominem, ou ainda não dispõem de documentação apropria-da e atualizada.

Com esta demanda, está crescendo a pro-cura por profissionais com experiência em ad-ministração de dados, a qual difere de um pro-fissional de administração de banco de dados. O assunto principal de um administrador de dados (DA) é a consistência das informações, já que eles são responsáveis por promoverem a melhor maneira com que todos os sistemas compartilhem suas informações. Também são atividades do DA, a elaboração de modelos de dados, segurança de dados, normalização e ela-boração de padrões.

Outro profissional bastante requisitado é o com experiência em ETL (Extract Transform Load). Eles têm o conhecimento em processo de extração de dados de um sistema, transforma-ção realizando alterações, traduções ou limpe-zas de dados de acordo com regras de negócios e inserção em outro banco de dados. Apesar do processo ETL estar basicamente associado a projetos de Data Warehouse, ultimamente está sendo comum utilizar tais processos para ali-mentar e migrar sistemas específicos.

A pesquisa realizada constatou que apenas 10% das empresas entrevistadas utilizaram ferramentas para melhorar a compreensão e migração dos dados, expondo-se a inesperados problemas e a incapacidade de prever prazos e custos reais do projeto. Sendo a codificação manual prevalecente nos projetos de migração e que, comprovadamente, é inadequada e está sujeita a falhas.

Apesar da maioria dos projetos serem ma-nuais, há várias ferramentas poderosas de ETL e de migração de dados no mercado. Estas fer-ramentas reduzem o risco e erros herdados nos processos manuais de migração, porém reque-rem profissionais com grande conhecimento em

suas operações.Além dos profissionais específicos, a equipe

envolvida em um projeto de migração precisa ter competências, como por exemplo, profissio-nais capacitados em governança e planejamen-to, análise dos dados, qualidade e testes, ava-liação de performance, migração, homologação e administração de dados, e também em banco de dados. Além das competências citadas, é im-portante que estes especialistas estejam acos-tumados e tenham experiência em trabalhar com processos e gerenciamento de mudanças de TI, utilizando normas e metodologias como ITIL e COBIT, entre outras.

Todo este conjunto deve operar em sinto-nia, seguindo as melhores práticas reconheci-das pelo mercado. Garantindo desta forma que o escopo e custo inicial do projeto não sofram alterações, assim como a qualidade e eficiência na entrega do projeto e precisão nos dados mi-grados estejam garantidas.

Desafi os da migração de dados

Denis Mathiazzo*

Divulgação

*Dennis Mathiazo- Gerente de Infra-Estrutura da

Third IT Solutions

[email protected]

MIGRAÇÃO

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CASE

No ano passado, o Judiciário determi-nou o ressarcimento dos expurgos que os depositantes em caderneta de pou-pança sofreram com os planos econômi-cos Bresser (1988), Verão (1989), Collor

I (1990) e Collor II (1991). Nessas tentativas, ado-tadas em momento de pico da infl ação, se fazia uma redução arbitrária do reajuste devido aos correntistas. Para atender aos clientes que passa-ram a entrar com ações indenizatórias na Justiça e às solicitações de juízes, os bancos com maior volume de clientes tiveram que revitalizar antigos documentos.

“Na época dos pacotões, não era comum a digitalização de documentos e os equipamentos de armazenamento eram caros. Os bancos fi zeram os registros em microfi chas, que agora têm de ser recu-peradas, digitalizadas e indexadas”, explica Roberto Luiz Pereira, gerente de desenvolvimento de sistemas da New Space. “A Legislação está disparando gran-des cases, um movimento que tem tempo determi-nado para começar e terminar”, analisa.

No maior projeto já executado pela New Space no segmento fi nanceiro, um banco privado chegou a digitalizar 50 mil microfi chas. Cada microfi cha che-ga a conter até 1,2 mil extratos, cujas informações têm que ser organizadas para busca e recuperação posteriores. Nesse caso, a tarefa envolveu, além da digitalização, o trabalho de 500 digitadores, em três turnos, para criar os campos de indexação.

Foram usadas quatro Scan Stations para a di-gitalização e as equipes passaram por treinamen-to especial. “Tinha-se que manusear documentos de mais de 15 anos”, justifi ca Pereira.

Para prestação do serviço, a New Space usou a ferramenta de software Prodimage Enterprise, com a qual já vem trabalhando em projetos de grande volume, para ajustes na imagem e indexa-ção das microfi chas digitalizadas. A software hou-se mineira fez algumas adaptações no software, especifi camente para o processamento de micro-fi chas, como por exemplo a remoção de sujeira, corte e ajuste de posicionamento.

Mesmo em uma única instituição, Pereira con-ta que há variações no padrão das microfi chas, o que complica o aproveitamento das funcionalida-des de OCR do software. Ainda assim, as customi-zações resultaram em um índice de 95% de acerto no reconhecimento dos dados.

O “Boom” da digitalização Para que os velhos poupadores pudessem recuperar os danos causados pelos expurgos nos Planos Econômicos, típicos do passado infl acionário brasileiro das décadas de 80 e 90, as instituições fi nanceiras com maior

volume de clientes precisaram agilizar o acesso aos arquivos legados, para dar conta dessa demanda. Em apenas um banco privado, a New

Space, um birô de serviços especializado na terceirização de serviços para este segmento, digitalizou e organizou cerca de 50 milhões de extratos

bancários, distribuídos entre 50 mil microfi chas.

NPOR VANDERLEI CAMPOS

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“Pela qualidade dos originais, o scanner e o mecanismo de OCR têm que ser muito robustos”, comenta Roberto Brant, diretor presidente da Pro-dimage. Ele explica que a variação de lay-out foi um complicador na captura das informações rele-vantes. “Um extrato pode vir com 3 linhas de lan-çamentos e outro com 7 linhas. O valor do saldo vai ocupando áreas diferentes e é preciso localizar e reconhecer o número certo. Em outros casos muda o número de colunas”, exemplifi ca.

LEGADO NA REDEOs arquivos digitais das microfichas convertidas em imagens e dados são direcionadas para um servidor SQL Server, que é utilizado como um grande repositório. A pesquisa e recuperação dos documentos passaram a ser feitas através de um servidor de aplicações, também em pla-taforma Microsoft.

Entre os projetos de digitalização de microfi -chas em bancos, os maiores optaram por um con-trato pleno de terceirização, com os serviços de captura, organização e arquivamento sendo execu-tados em Cotia (SP), onde é sediada a New Space.

Embora os grandes bancos sejam muito verti-calizados em termos de TI, normalmente recorrem a parceiros especializados em momentos que a le-gislação ou regulamentação do setor exige prazos apertados. No entanto, Pereira destaca que, além da competência em sua área de especialização, o provedor precisa estar preparado para os volumes e o nível de controle de serviço que esses clientes exigem. “Os processos têm que ser consistentes, efi cientes e auditáveis”, resume.

Neste momento, os bancos correm para digi-

talizar as bases de informação legadas em função de uma demanda conjuntural. Contudo, à medida em que as informações contidas nos documentos se transformam em dados digitais, outras aplica-ções podem trabalhar sobre esse conteúdo. Isso permitiria análises históricas, integração com o CRM e até estratégias de fi delização ou recupe-ração de clientes.

Apesar de o sistema fi nanceiro no Brasil ser um dos mais avançados no mundo em termos de automação, Roberto Brant observa que, hoje, há uma forte tendência de investimentos para inte-grar procedimentos legados a uma estrutura atua-lizada e racional. “Por razões de custo de logística, governança corporativa, estratégias competitivas e imposições legais/regulatórias, há vários proje-tos relacionados ao processamento eletrônico de imagens e documentos”, reitera.

“Neste ano, a Febraban e seus associados estão trabalhando sobre a truncagem de cheques. As instituições agora aguardam uma legislação que permita o descarte do documento físico”, exemplifi ca Brant.

Em um setor crescentemente regulamenta-do (e mesmo assim não se conseguem impedir desastres como a crise imobiliária nos EUA), as necessidades de controle e transparência já im-põem integrar, organizar e utilizar efetivamente bases mais abrangentes de informação, que in-cluam os registros digitais e físicos. A migração para processos digitais, todavia, tem efeitos perceptíveis na linha de frente das agências, em que os gerentes de atendimento dependem da manipulação de múltiplos documentos para prestar seus serviços.

Determinación judicial infl a el mercado de digitalización de imágenes entre los bancos

En el año pasado, el Judiciario brasilero deter-minó el resarcimiento de los expurgos que los depo-sitarios de ahorros sufrieron con los planes econó-micos Bresser (1998), Verão (1989), Collor I (1990) y Collor II (1991). Para atender a los clientes que intercedieron en la Justicia y a las solicitaciones de jueces, los bancos, de mayor volumen, tuvieron que revitalizar documentos antiguos.

“En la época de los llamados “pacotones”, no era común la digitalización de documentos y los equipamientos de almacenamiento eran caros. Los bancos hicieron los registros en microfi chas, que ahora tienen que ser recuperadas, digitalizadas y indexadas”, explica Roberto Luiz Pereira, gerente de desarrollo de sistemas de la empresa New Space. “La legislación esta disparando grandes casos, un movi-miento que tiene tiempo determinado”, comenta.

En el mayor proyecto ejecutado por la empresa New Space en el sector financiero, un banco priva-do llegó a digitalizar 50 mil microfichas. Cada una puede contener hasta 1,2 mil resúmenes de ope-raciones, los cuales contienen informaciones que necesitan ser organizadas para posibilitar buscar-las y recuperarlas posteriormente. Por eso, en este caso, la tarea exigió, además de la digitalización, el trabajo de 500 digitalizadores, en tres turnos, para crear los campos de indexación.

Para realizar esta tarea, la empresa New Space se utiliza de la herramienta de software Prodima-ge Enterprise, con la cual ya vienen trabajando en proyectos de grande volumen para ajustes de imáge-nes e indexación de las microfi chas digitalizadas.

Aún que sea en la misma institución, Pereira informa que existen variaciones en el padrón de las microfi chas, lo que complica el aprovechamiento de las funciones de OCR del software. Pero, aún así, el proceso resultó un índice de 95% de exactitud en el reconocimiento de datos.

“Llevando en cuenta la cualidad de los ori-ginales, el scanner y el mecanismo de OCR tienen que ser muy robustos”, comenta Roberto Brant, director-presidente de Prodimage. Explica que, la variación de layout fue un elemento que complicó la captura de las informaciones relevantes. “Un re-sumen de operaciones puede venir con 3 líneas de movimientos bancarios y otro con 7 líneas. El ba-lance final ocupa áreas distintas en el documento, pero es necesario localizar y reconocer el número correcto. Ya en otros casos, lo que cambia es el nu-mero de columnas”, ejemplifica.

Los archivos digitales de las microfichas con-vertidas en imágenes y datos van para un servidor SQL Server, que sirve como un gran deposito. La pesquisa y recuperación de los documentos son hechos a través de un servidor de aplicaciones, también en plataforma Microsoft. Los servicios de captura, organización y archivamiento son ejecuta-dos en Cotia (San Pablo-SP), donde esta situada la empresa New Space.

Document Management 47

Joseti Capusso

Roberto Brant da ProdImage

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P rofissionais de Departamentos como Su-primentos ou TI podem estar se pergun-tando como melhorar a gestão de seus

contratos. Como evitar a perda de eventos im-portantes relacionados à renovação contratual - ou até mesmo algo mais simples: como evitar a perda dos contratos, fisicamente?

Seguem abaixo algumas práticas (1·), que são resultado de pesquisas com empresas de padrão mundial, que estão colhendo melhorias substanciais na gestão de seus contratos com a utilização destas práticas (2):

1. Crie uma Metodologia de Gestão de Contratos: ela descreve um processo lógico e organizado, ainda que flexível, pelo qual a em-presa compra ou vende produtos e serviços. Ele define todas as etapas requisitadas e clara-mente define as regras e responsabilidades de todos os envolvidos. Algumas empresas têm o processo em uso detalhando as regras e res-ponsabilidades dos colaboradores, em todos os estágios da aquisição, que inclui venda através de negociação, criação do contrato comercial, através de gerenciamento de projeto e adminis-tração de contrato.

A medição e controle dos SLAs (Níveis de Serviços) dos contratos, como papel dos gesto-res dos contratos, pode ser um dos benefícios tangíveis da implementação desta metodologia (3).

2. Utilize um sistema de Gestão de Contra-tos: Várias empresas estão utilizando sistema de gestão de contratos corporativo como uma ferramenta para gerar requisições eletrônicas, submeter propostas, gerar contratos, trocar informações sobre contratos e armazená-los, monitorar seus eventos críticos, como parte de uma aplicação corporativa maior, multifuncional

e integrada. Na verdade, várias grandes empre-sas fabricantes e de varejo, como a Wal-Mart, requisitam que seus fornecedores reduzam o ciclo de tempo em seus processos de compra, cortem custos, aumentem produtividade, e me-lhorem o serviço ao cliente.

3. Simplifique os padrões de Termos e Condições Contratuais (Ts e Cs): Várias compa-nhias utilizam padrão Ts e Cs que são desne-cessariamente longos, exageradamente legais, e dificultam o entendimento. Mais empresas estão percebendo que tais termos e condições são vistos de forma negativa pela outra parte e constituem

obstáculos para negociações bem suce-didas. Alguns estão atacando o problema de frente, reescrevendo seus padrões de termos e condições em linguagem que é clara, concisa e fácil para todas as partes envolvidas enten-derem. Os principais negociadores de contratos entendem o poder, valor, e o risco associado aos Ts e Cs.

Algumas Melhores Práticas para Contratos Empresariais

Walter Freitas*

Joseti Capusso

* Walter Freitas é Bacharel em Computação

(IME-USP), com MBA em Tecnologia (FIA-USP)

e extensão em Administração (FGV-SP). É

certifi cado Green Belt – melhoria de processos

de negócios, membro da NCMA – National

Contract Management Association – USA e

Diretor da ANGC - Associação Nacional dos

Gestores de Contratações - Brasil. Atou em

empresas de Tecnologia da Informação – Dell e

Sitel/HP. É Diretor de Negócios da Easy Drive.

[email protected]

CONTRATOS

1 Ver o artigo Algumas Melhores Práticas para Con-

tratos Empresariais – Parte I publicado no site da

revista Document Management.

2 Revista Contract Management - NCMA, Janeiro

2008

3 Contribuição de Ricardo Conti, Gerente Depto. Su-

primentos, Fleury Medicina e Diagnóstico.

artigo_Walter_Freitas_06.indd 48 26.05.08 22:10:46

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EVENTOS

Segurança é o tema principal do CIAB 2008

A “Tecnologia e Segurança”. será o tema principal do CIAB 2008, evento que será realizado organizado pela Fe-

deração Nacional dos Bancos - Febraban. Para o diretor de Tecnologia da Febraban,

Carlos Eduardo Corrêa da Fonseca, o congresso focará segurança como tema principal. Segun-do ele é fundamental hoje aumentar ainda mais a proteção às transações eletrônicas e dessa forma eliminar quaisquer entraves que possam impedir o crescimento econômico.

“Nossa expectativa é discutir e fazer avan-çar propostas de padronização e segurança para todos os segmentos de transações ele-trônicas (mobile banking, m-payment, Internet etc)”, diz Fonseca.

Durante o evento serão detalhadas todas as ações das instituições e companhias para as-segurar ambientes corporativos (envolvidos ou não com transações de valores), campanhas de instrução para funcionários e – especialmente – promoção da educação para usuários (clientes) de todas as idades.

O Ciab reunirá os mais destacados espe-cialistas – vindos de diversos países, como EUA, Espanha, México e Inglaterra – para de-

bater temas contemporâneos de Tecnologia da Informação e novos modelos de negócios das instituições financeiras. A grande novidade deste ano é a participação de Don Peppers, escritor, consultor e palestrante internacional. Sua conferência fala sobre como implantar o marketing one-to-one no mercado financeiro. Apontando a integração de tecnologias de da-tabases, comunicações online, interatividade com o cliente através da Internet e de centrais automáticas de atendimento, além de avança-das formas de impressão digital, que podem levar à personalização em massa de produtos financeiros, de acordo com o desejo de cada um dos clientes.

Josemaría Valdepeñas, chief security advi-sor da Microsoft, é outra atração do evento. Ele tem apoiado o desenvolvimento e implantação de estratégias de segurança da informação em vários governos nacionais e empresas transna-cionais e falará sobre esta experiência para o público brasileiro.

Outro palestrante bastante esperado é Jean Paul Jacob, que foi por muitos anos o principal líder do laboratório de novas tecnologias da IBM, em Almadén (Califórnia, EUA). Sua confe-

rência será “A invasão dos Mundos Virtuais”.Diretores de bancos europeus, como Mi-

guel Peña, do Banco da Galícia (Espanha), fará a palestra “Agência do Futuro”. O congresso contará com consultores que apresentarão in-formações globais dos segmentos financeiros. Um deles é Victor Koss, diretor da Booz Allen Hamilton, de Londres, que tratará de operações internacionais, tecnologia e diferentes legisla-ções para a promoção do m-payment.

A EXPOSIÇÃONa exposição o visitante poderá encontrar vá-rias soluções como a da Xerox que permitem o uso do documento transacional com o promo-cional. Com a tecnologia, baseadas no conceito TransPromo, as empresas podem oferecer ofer-tas personalizadas para os clientes transfor-mando os gastos de impressão em receita.

Com atuação direcionada a desenvolver soluções integradas em gestão documental e automação de processos, a SML traz a exposi-ção a nova versão de sua solução de ECM (En-terprise Content Management) Converge ECM Solutions, com interface por browser.

A Perto lançará no CIAB terminais com múl-

XVIII Ciab Febraban - Congresso e Exposição de Tecnologia da Informação das Instituições Financeiras terá a participação de mais de 16 mil visitantes, cerca

de 100 palestras e worshops e mais de 90 expositores.

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tiplas soluções e ênfase em segurança, além de mini-agências completas, em um único equipa-mento. Também serão destaques seus produtos para captura de imagens, da linha Pertoimage, voltados para bancos e comércio e seu POS Cor-ban (correspondente não bancário), com leitor de código de barras e CMC7 integrado, tudo em uma única peça. Também serão apresentados em seu estande sua Pertoprinter Autenticadora (a primeira impressora térmica com autentica-dor jato de tinta), seu POS e seu PinPad, seus cofres Pertotrap e Mini Pertotrap e seu PertoS-mart, voltado para a Certificação Digital.

Com o lançamento da área Business So-lutions, a D-Link marcará presença no evento com sua linha produtos e serviços para médias e grandes empresas, nas áreas de Conectivida-de e Segurança, Mobilidade, Vigilância IP, Voz e Telefonia IP, além de Gerenciamento de Internet e Usuários.

A HP mostra seu portfólio de produtos para digitalização de documentos, além de apresentar suas soluções para otimização da infra-estrutura de TI para instituições bancárias através de suas soluções de Business Continuity e mobilidade destinadas ao mercado corporativo.

A ATP,administradora da Rede Verde-Ama-rela (RVA) mostra a Linha Imagon, um conjunto de soluções para o escaneamento de imagens e

processamento de documentos, que apresenta diversas soluções de captação, digitalização, armazenamento e gerenciamento de documen-tos.Também será destaque sua rede própria de caixas eletrônicos (RVA), que interliga bancos públicos e privados para a prestação de serviços bancários nas agências ou em salas exclusivas de auto-atendimento e soluções para corres-pondentes bancários.

No estande da Boxfile IT os visitantes en-contrarão soluções integradas de TI e infra-estrutura para ambientes críticos (centro de controle, mesa de operações financeiras e data center) que exigem operação contínua, alta disponibilidade e segurança da informação. A Fujitsu do Brasil, apresentará suas tecnologias de servidores “mainframe-class” PRIMEQUEST 64-way e SPARC Enterprise 128-way, nas pla-taformas Unix, Windows e Linux, bem como as ofertas de storages ETERNUS com lançamento da linha 2000 e a solução CentricStor de virtu-alização de fitas de Mainframes e Plataformas Open, soluções para BPM e toda sua linha de scanners e impressoras térmicas.

A Infoserver apresentará sua linha de tokens Otp, token sharing, dispositivos de bio-metria, soluções NFC (Near Field Communica-tion) e seu código embarcável de criptografia para dispositivos.

Nesta edição a SAP estará apresentando soluções para Convergência Contábil, Plata-forma Tecnológica, e SOA; além de outras so-luções de Core Bancário, como depósitos, em-préstimos, gerenciamento de garantia, soluções de risco operacional, CRM, entre outras. Para Seguradoras serão mostradas soluções de si-nistro, cobrança e recebimento; pagamento de comissões e principalmente resseguros.

A Unisys apresenta no Ciab um conjunto de soluções para o mercado financeiro, entre as quais Gestão de Infra-estrutura em Tempo Real, Plataforma de Negócios, Crédito Imobiliário, Meios de Pagamento, Gestão de Disponibilida-de e, com especial destaque, Captura Remota de Imagem de Cheques e Documentos, e Solu-ções Multicanal – voltadas para caixa e backo-ffice de agência, call center, internet banking e auto-atendimento. Reforçando que o tema segurança é um dos cinco programas estratégi-cos da Unisys no Brasil e no mundo, juntamen-te com Outsourcing, Infra-estrutura em Tempo Real, Soluções Open Source, Soluções Microsoft e Application Services.

Todo o portfolio de Scanners de documen-tos com alta velocidade e qualidade de imagem da Kodak irão compor as novidades a serem apresentadas pela empresa no evento. Entre os os equipamentos destaque para o scanner multifuniconal de rede Kodak Scan Station 100, o compacto Scanner Kodak i1120; os modelos Kodak Série i1200 e i1300 para livros e docu-mentos; para a Série i780 de alto desempenho diário de digiatlizações em torno de 130.000 páginas e os Scanners Série i1800, que pode digitalizar 200 folhas por minuto em preto e branco, tons de cinza e colorido.

Enterasys Networks estará expondo ao mercado financeiro a sua tecnologia de Redes Seguras, que atende não só as necessidades de convergência e conectividade, mas também de conformidade com as regulamentações vi-gentes. principalmente diante da necessidade de conformidade com as regulamentações vi-gentes, como Sarbanes Oxley, COBIT, FISMA e BASE II.

Com uma posição de destaque no Setor Financeiro, a Bull se apresenta soluções de TI abertas nas áreas de Gestão de Numerário, Gestão de Comunicação com o Cliente, Proces-samento de Transações Eletrônicas, Workflow com Assinatura Digital, Originação Móvel de

Carlos Eduardo Correa Fonseca da Febraban

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A EMC Brasil apresentará soluções de virtu-alização, content management e segurança da informação para o cenário financeiro.

Para este setor, a companhia oferece ser-viços de consultoria e uma linha completa de software e hardware para diversas aplicações em empresas de todos os portes.

A iFactory, integradora de soluções de TI , participará no estande da Vignette, enquanto fornecedora de software para Gerenciamento de Experiência e de Conteúdo na Web. Juntas as empresas irão apresentar a Plataforma Vig-nette de Experiência na Web, e soluções para o setor financeiro, como: Vignette Content Ma-nagement, o Vignette Portal, Vignette Collabo-ration, Vignette Dialog e o Vignette Records e Documents, além do Vignette Recommenda-tions, com características de ferramentas so-ciais da Web 2.0.

A CPM Braxis apresenta ofertas voltadas para segurança da informação no setor finan-ceiro. O destaque é a solução que permite a visualização integrada das vulnerabilidades

no sistema do cliente e os testes de seguran-ça de aplicações, que garantem proteção das operações realizadas pelos bancos e a redu-ção dos riscos.

Foto do evento em 2007

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54 DOCUMENT MANAGEMENT

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Keyrus Brasil desenvolve solução de metadados

Keyrus Brasil desenvolveu uma ferramenta para auxiliar na administração dos dados corporativos das empresas. Trata-se do Metadicionário, uma solução que permite ás equipes de TI das organizações centralizar as informações relacionadas aos dados e suas respectivas estruturas, visando ampliar a qualidade e a agili-dade na busca de informações, além de reduzir custos na medida que elimina a redundância na estrutura de dados e consequente-mente o espaço ocupado em disco. O Bradesco é o primeiro cliente a adotar a solução da Keyrus Brasil para estruturar e formatar as informações dos seus sistemas.

Segundo William Nakasone, diretor executivo da Keyrus Brasil,com o Metadicionário muitos questionamentos comuns na área de TI das empresas vão ser respondidos de maneira simples, como quantos dados existem, onde são usados, quem é o responsá-vel por determinado dado, como reconhecê-los, como se inter-rela-cionam, como padronizá-los, dentre outras difi culdades recorrentes. Além disso, o Metadicionário possibilita criar, movimentar e alterar estruturas entre diferentes plataformas. www.keyrus.com.br

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MERCADO

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Prevenção contra perda de dadosA RSA, divisão de segurança da EMC, anunciou o aprimoramento da solução

RSA Data Loss Prevention (DLP) Suite com novas capacidades projetadas para permitir que os usuários protejam as informações sigilosas que são mais críticas para suas empresas. O RSA DLP Suite foi desenvolvido para fornecer orques-tração de políticas de dados unifi cada e plenamente integrada na corporação, permitindo que os usuários descubram e monitorem dados sigilosos e apliquem os mecanismos de execução apropriados para proteger dados confi denciais na pilha de TI. www.rsa.com.br

Sonda oferece Outsourcing regionalA Sonda Procwork está disponibilizando uma nova proposta de Full Outsour-

cing, que envolve a análise de sistemas, desenvolvimento de aplicações, opera-ções de redes e de telecomunicações, desktops, servidores e gerenciamento de datacenters para a execução dos processos das corporações.

Além de uma proposta completa de terceirização, que pode ser feita por meio do BPO (Business Process Outsourcing) ou CSC (Centro de Serviços Com-partilhados), o principal apelo da estratégia da empresa é o atendimento regio-nal através de seus 62 escritórios que estão espalhados por nove países onde a companhia mantém operações. Somente no Brasil, a empresa está presente em 13 Estados. www.procwork.com.br

Multifuncionaisjaponesas no Brasil

A Gestetner, subsidiária da japonesa Ricoh no Brasil, acaba de trazer para o mercado brasileiro uma série de impres-soras multifuncionais (MFPs) coloridas de mesa, voltadas para pequenos escritórios. As séries Ricoh Afício SP C222SF tem tec-nologia que reduz a utilização de papel e custos de suprimento com impressão duplex automática padrão, minimiza inter-rupções devidas à recarga de papel com capacidade máxima de 751 folhas e otimi-za o fluxo de trabalho de documentos com o utilitário PageManager - um aplicativo de fácil utilização que possibilita o geren-ciamento de arquivos automatizados, digitalização OCR e outras funções de economia de tempo.A velocidade de impressão é a mesma para docu-mentos coloridos e em preto e branco: 21 páginas por minuto (SP C221SF e SP C222SF) ou 16 páginas por minuto (SP C220S). Todas as três MFPs oferecem resoluções de até 2400 x 600 dpi. www.gestetner.com.br

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MERCADO


Océ transforma a indústria de Impressões de Grandes formatos

Os clientes em arquitetura, engenharia, cons-trução, reprografi a, GIS serão os gran-des benefi ciados com esta tecnologia lançada mundialmente no dia de hoje pela Océ na Holanda.

A Océ CrystalPoint™ tecnologia feita da combinação de toner + inkjet (jato de tinta) uma inovadora tecnologia em impressão. Com ela é possível imprimir com velocidade pelo menos duas vezes mais rápido que sistemas convencionais como a inkjet. Este é o foco da nova tec-nologia Océ., além disso proporciona um alto padrão de qualidade de imagem, sem emissões de ozônio, odor ou pó, e com partes e peças recicláveis.

“A tecnologia Océ CrystalPoint™ representa um marco importante para a nossa empresa, em um segmento de mercado que temos décadas de história e inovação. O programa piloto da Océ ColorWave 600™ em alguns clientes co-meçou em março de 2008, na europa”, reforça o CEO Océ, Rokus Van Iperen. www.oce.com/br

HP Brasil tem novosscanners corporativos

A HP Brasil incluiu em seu portfólio de produtos scanners desenvolvidos para uso corporativo, com os modelos HP Scanjet N8420 e HP Scanjet N8460. O HP Scan-jet N8420 permite uma rápida digitalização de documentos com velocidade de até 25ppm ou 50 ipm (frente e verso em uma única passagem). Com este modelo é possí-vel a digitalização de até 100 páginas sem necessidade de supervisão, com o alimen-tador automático de documentos. Conta ainda, com um sensor ultrassônico de papel, capaz de eliminar alimentação. Já o scanner N8460 conta com os mesmos recursos do modelo anterior e tem velocidade de digitalização de até 70 ppm e 35 imp.

Acompanha a solução de software HP Smart Document Scan que permite o gerencia-mento efi ciente dos documentos e a simplifi cação do processo de digitalização. Este rápido

e robusto software de captura e direcionamento baseado em ISIS ajuda a digitalizar e gerenciar documentos com facilidade. Permite a criação de

perfi s personalizados para os grupos de trabalho, incluindo confi gurações de formato de arquivo, tamanho do docu-mento, resolução e destino.www.hp.com

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PROCESSOS DE NEGÓCIO

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em

Administração de Empresas; especialização

em Engenharia de Sistemas e em Análise &

Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em

Engenharia de Produção. Membro-pesquisador

do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ.

[email protected]

Business Process Outsourcing, BPO, é a terceirização mais comum atualmente, embora, a rigor, não seja nova. Pode-se

fazer BPO de todos os processos de negócio que eu classifi co de secundários (aqueles não ligados à fabricação do produto principal) e que, por isso mesmo, não contradiz o planejamento estratégico das organizações quando entregue a terceiros.

Eu defi no BPO como:Contratação de terceiros para a operação

de um ou de vários processos de negócio sem a transferência do conhecimento e do produto pro-duzido por estes processos.

Entre outros, é comum a terceirização dos seguintes processos de negócio:

Contabilidade GeralControladoriaGestão de PessoasControle PatrimonialAdministrativoFinanceiroGestão de TerceirosContabilidade FiscalSocietárioSaúdeSegurança.Alimentação.Terceirizar processos de negócio, Business

Process Outsourcing, BPO, signifi ca contratar de terceiros a operacionalização, a execução do processo de negócio para, conseqüentemente, re-ceber o produto que o mesmo deve “produzir”, obrigando o provedor do serviço de terceirização ao cumprimento dos respectivos SLA, Service Le-vel Agreement e SLM, Service Level Management, extremamente rígidos.

O acordo de nível de serviço (SLA) é o documen-to que deve preceder a assinatura do contrato de out-sourcing. Nele estão compromissos de ambas as par-tes, contratante e contratada, especifi cados de forma detalhada para permitir sua execução. Todos os deve-res, obrigações, responsabilidades e benefícios que de alguma forma fi carem subentendidos, que não forem correta e convenientemente explicados, converter-se-

ão em pontos de tensão e atrito durante a execução do contrato de terceirização. Para que tais situações não venham ocorrer é necessário que o processo de negócio que vai ser terceirizado seja corretamente documentado. Em outras palavras só podemos saber exatamente como é o processo se especifi carmos todos os elementos que estiverem contidos nele. Por isso, entregar somente um fl uxograma para a empresa contratada é o mesmo que entregar nada!

Todo acordo de serviço contratado de tercei-ros, Service Level Agreement (SLA), tem que ser ge-renciado por um conjunto de atividades que fazem parte de um processo específi co para este tipo de serviço. A esses processos chamamos de Service Level Management (SLM). Os processos SLM têm, entre outras, as seguintes responsabilidades:

gerenciar os acordos dos níveis de serviços;medir o desempenho do Service Level Agre-

ement por meio de métricas e indicadores de de-sempenho defi nidos quando da contratação dos serviços;

garantir a satisfação dos usuários cujos servi-ços foram terceirizados.

Entretanto, para que tudo dê certo é neces-sário que o processo que será terceirizado tenha sido antes analisado, desenhado, redesenhado ou modelado minimamente, pois caso contrário nem a organização que compra o serviço e muito menos a que o vende saberão operá-lo. Esta ignorância, ou a total falta de análise, desenho, redesenho e modelagem de processos de negócio tem sido uma das causas do alto nível de estresse que costuma acometer as relações terceirizado-terceirizador.

Os principais fornecedores de Business Pro-cess Outsourcing, BPO, são:

Índia, engenharia, desenvolvimento de sof-tware e suporte via call center.

Paquistão, desenvolvimento de software.Cingapura, manufatura de eletro-eletrônicos.Filipinas, administração em geral.China, manufatura em geral.México, manufatura de montagem.Por trás do BPO está a imperiosa necessidade

de cortar custos, transferindo para terceiros tudo

que não for essencialmente core business, ou seja, tudo que não for o núcleo do negócio da organi-zação, embora existam exceções das quais falarei em outra oportunidade.

Com a terceirização do processo de ne-gócio, BPO:

Bancos podem transferir para terceiros uma sé-rie de processos sem perderem as características fun-damentais que os fazem ser instituições fi nanceiras. Por exemplo, terceirizam o processo de SAC, Serviço de Atendimento ao Cliente; o processo de HD, Help Desk; os processos de serviços de impressão de qual-quer tipo dentre inúmeros outros processos.

Confecções, como a Levis, terceirizam a fabri-cação das roupas com a sua marca.

Fabricantes de calçados, como a Nike, tercei-rizam a fabricação dos seus produtos.

Todas estas organizações citadas acima têm em comum entre si, ao fazerem BPO, a guarda do conhecimento dos seus produtos e dos seus negó-cios quando da terceirização dos processos. Isto é, estas empresas terceirizam somente a operação dos seus processos de negócio.

(continua.)

SOBRE BPO E KPOSegunda parteTadeu Cruz*

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DOCUMENTOSegundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, “Toda informação registrada num suporte material (papel, fi ta, disco óptico, etc)”.Segundo a Portaria MF 528/96, de 2/9/96, do Ministério da Fazenda. “Qualquer que seja o suporte, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova”. Segundo a ARMA – American Records Management Association – “... qualquer informação em qualquer suporte... desde que seja útil...”. Com a amplitude destas defi nições, podemos classifi car como documentos contratos em papel, fotogramas, páginas WEB, e-mail, voz (som – arquivo MP3), arquivos MS-Offi ce, arquivos CAD, exames médicos, relatórios oriundos de sistemas de processamento de dados, etc. Exatamente por esta variedade, as tecnologias utilizadas para a gestão destes documentos são chamadas de ferramentas de gestão de conteúdo.

HASH Algoritmo matemático que faz a análise de um documento, gerando um valor de tamanho fixo para o arquivo. Esse valor, conhecido como “hash code”, é calculado com base no conteúdo do documento. Qualquer mudança no documento original, mesmo que seja de apenas um único bit, fará com que o valor “hash” seja diferente, indicando que houve alteração de conteúdo. Não devemos confundir “hash” com criptografia. Esta última visa deixar o conteúdo do documento disponível apenas para usuários autorizados. A certificação digital faz uso de “hash” ao armazenar o código gerado, criptografado, para assegurar ao receptor do documento certificado de que este não foi adulterado.

A partir desta edição, os leitores da Revista Document Management poderão encontrar nesta seção defi nições de termos comumente utilizados tanto por técnicos quanto por especialistas, no seu dia-a-dia de trabalho, em conversas e apresentações, ou ainda, encontrados em livros, sites, blogs etc.Assim, para iniciar este experiência de ampliar conhecimentos, o consultor e professor Walter Koch escolheu alguns termos para dar inicio a mais esta etapa de formação e ampliação do conhecimento.

Fonte: www.imageware.com.br

OCR Optical Character Recognition – reconhecimento óptico de caracteres. Processo através do qual se obtêm dados processáveis por sistemas de processamento de dados a partir de imagens digitais. Para fazer este processamento existem diferentes técnicas. A mais simples utiliza um processo de comparação de matrizes de bits (bit map) para identifi car que dado é aquele oriundo de uma imagem. Na representação abaixo visualiza-se o processo de geração de um bit map na digitalização e na seqüência a comparação deste bit map com um banco de dados de bit map´s para se chegar a conclusão de que aquela imagem é um A.Existem outras técnicas para fazer o reconhecimento, tal como a análise de características da imagem. As ferramentas de OCR somente são efetivas para caracteres padronizados (datilografados ou impressos) correspondentes à base de grafi a inicialmente criada (por exemplo, não tente utilizar um OCR com uma base de grafi a russa para fazer o reconhecimento de um texto em japonês).

WORMWrite Once Read Many (grava uma vez, lê muitas). Conceito de mídias de armazenamento onde, após ter sido efetuada a gravação de uma informação, esta não pode ser alterada ou apagada (somente lida). Existem implementações do conceito WORM nas mais diferentes mídias. Por exemplo, a EMC oferece o disco magnético Centera e a StorageTek já ofereceu fi tas (cartuchos) com este conceito. Porém é nos discos ópticos que ele é mais popular. Neste tipo de mídia, é feita uma destruição da superfície ao se gravar um bit 1 com um feixe de laser forte. Ao se fazer a leitura, o laser encontrará uma bolha ou um buraco e sofrerá uma refração dispersa, indicando que ali tem um bit 1. Este processo destrutivo é visível. Em um disco CD-R que já foi gravado é possível ser visto que a superfície mudou de cor no trecho onde houve a gravação. Alguns também chamam este processo de “queimar” um CD – exatamente pelo processo destrutivo. Em boa parte do mundo a legislação exige o uso de mídia do tipo WORM para assegurar que o documento não foi alterado após a sua gravação.

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CANAL EXECUTIVO

DM - Como podemos posicionar o Ma-rket Share da Fujitsu na América Latina? E quais os países que compreendem a atuação da Fujitsu AL?

Sou gerente de vendas para a América La-tina exceto o Brasil, onde a Futjitsu tem uma atividade autônoma. Atuamos em todos os países da América Latina, México e Caribe. O México e a Colômbia foram os dois países que mais se destacaram no volume de vendas da empresa em 2007. Este mercado foi responsá-vel por U$ 2 milhões/ano somente no segmen-to de Document Imaging na escala global da companhia. E posso assegurar que o Market Share da empresa no mercado latino-america-no é de cerca de 50%.

DM - Quais são as principais metas da Fujitsu para incrementar o mercado latino?

Nosso principal investimento está focado na capacitação de pessoal e também na divul-gação de novos produtos. Na América Latina, é sabido que o México puxa o restante dos países latinos, com uma característica muito particular, porque o México tem investido muito nos últi-mos anos na gestão de documentos por meio de ações descentralizadas do próprio governo e com a implementação de políticas que auxilia-ram os cidadãos na obtenção de documentos e regulamentação de veículos. Esta proposta me-xicana de levar aos cidadãos um documentos único ( carteira de motorista que serve como documento de identidade) foi uma iniciativa que popularizou o uso de scanners de pequeno porte, por exemplo, em localidades mais distan-tes e distritos das grandes cidades facilitando o acesso da população as novas regras. Com isso, o México avançou muito nos sistemas de Document Imaging o que também alavancou vendas neste segmento.

DM - Somente o México se destaca na América Latina? Que outros países pode-mos citar como exemplos onde a Fujitsu tem uma atuação expressiva?

Assim como no México, outros países que têm se destacado no cenário latino, e que têm utilizado equipamentos multifuncionais e scan-ners de pequeno porte, e tem obtido bons re-sultados são o Panamá e a Costa Rica. Em, am-bos os países, estão sendo utilizadas soluções pontuais com equipamentos de pequeno porte e com excelentes resultados, nas áreas agrícola e de educação.

No caso de Porto Rico, um outro exemplo. Pela associação ao Estados Unidos, eles têm empregado soluções de Document Imaging na área de saúde, a semelhança do que é exigido pelo governo americano, para que cada pacien-te tenha seu prontuário anexado em um sto-rage junto ao departamento de Saúde e outra cópia em CD para uso pessoal.

DM - Na sua opinião em que pata-mar podemos classifi car a América Latina quanto ao uso de soluções de capture?

Na América Latina o conceito de capture está bastante disseminado entre as corporações e também mediante algumas iniciativas pontu-ais dos vários governos como estes que citei do México, Colômbia e Porto Rico. Entretanto, diferentemente do Brasil, o uso de scanners em larga escala é bastante restrito ou quase inexis-tente e é neste sentido também que estamos traçando nossos planos de expansão.

DM - O que a Fujitsu América Latina tem planejado para conquistar mais o mercado?

Nossa meta até o final de 2008 é aumentar o volume de vendas em até 10%, principalmen-te junto ao mercado corporativo por meio de nossos canais de distribuição. Para isso pro-movemos um Resseler Conference na América Latina onde levamos informações através de seminários com parceiros da Fujitsu, workshops com especialistas e premiamos os distribuido-res mais bem sucedidos. Por meio de treina-mentos com os canais e também de iniciativas como nosso Roadshow , Resseler Conference queremos que nossos revendedores criem seu network e nos ajudem a desenvolver este mer-cado na América Latina.

Fujitsu estende os braçospara a América Latina

Cezar Vega - Sr Account Manager - Imaging Products Group - Fujitsu Computer Prod. of América

Cezar Vega da Fujitsu

Divulgação

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O SUCESSO NOS NEGÓCIOS DEPENDEDE BONS RELACIONAMENTOS

A i-Partner é uma empresa especializada em soluções de alta tecnologia para gestão de negócios, com foco em portais B2B, B2C, e-commerce, e-Learning, CRM-Customer Relationship Management, BI, Workfl ow e ITIL, sempre baseados na Plataforma Web e Mobile.

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CRÔNICAREFLEXÕES

OS DADOS DOS BANCOS...O episódio da quebra de sigilo dos gastos

pessoais do ex-presidente Fernando Henrique e sua mulher, expõe a questão da sensibilidade das informações contidas nos bancos de dados. Sabemos todos que, na prática o controle das informações contidas em bancos de dados é mui-to frágil. São tantos os agentes que participam da formação, manutenção, pesquisa e armaze-namento, que seu sigilo está sempre sob risco. Outro dia um cliente me contou que foi comprar um carro novo e levou a sua “concessionária” para ser avaliado como parte do negócio. De-pois de 20 minutos o atendente veio com um histórico do carro que nem mesmo o proprietário tinha conhecimento. Entre as informações a de que o referido automóvel tinha fi cado submerso numa garagem numa daquelas chuvas de verão na mão do antigo proprietário. Informação esta, supostamente havida da seguradora que prestou o atendimento.

Fato grave, mas nem tanto quando come-çamos a pensar nos bancos de dados dos car-tões de crédito, das contas telefônicas, câmeras digitais, dos provedores de internet, etc. E mais grave ainda, dos bancos de saúde, sejam, hos-pitais, seguros e até dados genéticos, que pelo DNA acusam o histórico familiar de doenças e conseqüentemente, a probabilidade daquela en-fermidade ser transmitida aos descendentes.

Nem George Orwell poderia profetizar nos tempos atuais o que podem transformar-se esses “Big Brothers” de bits. Funcionários desonestos, corrupção, descuido, curiosidade, politicagem? Quantos motivos e razões podemos encontrar para duvidar que nossos dados estão seguros, e

que alguém já sabe mais sobre nossas vidas que nós mesmos?

Políticas de privacidade e segurança, có-digos de ética e conduta, softwares, leis? Tudo isso insufi ciente? Recentemente cientistas da Universidade de Princeton quebraram o sigilo de um HD criptografado usando um spray. A técnica consiste no “congelamento” do chip de memória, permitindo que os cientistas lessem as chaves de decifração.

Afi rma-se, correntemente que este é o custo do progresso... Mas, o que todos queremos é o progresso sem este custo, que nos parece muito caro, pois nossa intimidade é direito sagrado.

Ângelo Volpi

Ps. A propósito, não que este tenha sido o caso dos corporativos do FHC, ou do Lula. Ao inverso, nesses casos deveriam ser públicos e notórios...

“Nosso objetivo é desburocratizar a administração pública, por meio

de um processo intensivo de desmaterialização”

Yeda Crusius – Governadora do rio Grande do Sul.

“Somente na América latina o segmento (BPO) será responsável por R$ 14,7 bilhões”

Reinaldo Sarkis analista do IDC.

“Houveram várias tentativas de se implementar a truncagem no Brasil e

uma das principais barreiras foi a falta de infra-estrutura de comunicação de

dados no país”

Nori Lermen presidente da ATP.

“Crescer rapidamente exige planejamento, organização e controle, muitas vezes, as companhias precisam se preocupar somente em atender rapidamente os novos clientes, sem dar atenção à infra-estrutura necessária para tal”

Tim Cardoso diretor de operações de BPO da EDS América Latina.

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Document Management - 06

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