Documentos oficiais3-1 O Padro OfcioH trs tipos de expedientes (documento oficial) que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: Ofcio Aviso Memorando Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de Padro ofcio . As peculiaridades de cada sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanas. AVISO E OFCIO so modalidades de comunicao oficiais praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que: *Aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. *Ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Pode ser entre os rgos ou dos rgos para particulares. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares. Ofcio (o que mais cai!!!) Pergunta Prova: Qual diferena entre Oficio e Memorando? Ofcio: entre rgos (de um rgo para outro), no f i n a l t e m e n d e r e o c o m p l e t o d o destinatrio. Memorando: Interno (dentro do rgo), aqui no precisa endereo, pois interno. Conceito Comunicao que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administrao e particulares, em carter oficial. o tipo mais comum de correspondncia oficial. Embora normalmente o contedo do ofcio seja matria administrativa, pode tambm vincular matria de carter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrncia do seu cargo ou funo. Forma e estrutura1. Timbre da Instituio. 2. OFCIO Caixa alta, por extenso (), sigla do rgo expedidor com sua vinculao hierrquica, numerao (seqencial crescente e anual e data. 3. Assunto: teor da comunicao. 4. Vocativo e funo do destinatrio. 5. Texto: contedo do documento, com pargrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceo do primeiro e do fecho. 6. Fecho: frmula de cortesia. A Instruo Normativa n 4, de06 de maro de 1992, limita a dois os fechos para qualquer modalidade de comunicao oficial: Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica, e Atenciosamente, para autoridade da mesma hierarquia ou inferior. 7. Assinatura, nome, cargo ou funo do remetente.

8. Pronome de tratamento e designativo do cargo ou funo do destinatrio. *Validade do documento: Definida pelo contedo. *Publicao: No se publica. Observaes 1. Atualmente, costuma-se mencionar o nome do destinatrio sempre que conhecido. 2. No caso de necessidade de continuidade do texto, ser utilizada outra folha para seu prosseguimento. Sugesto1. Para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar um assunto em cada ofcio.

Partes do documento no Padro OfcioO AVISO, o OFCIO e o MEMORANDO devem conter as seguintes partes: a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo: Exemplos: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002MME b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita: Exemplo: Braslia, 15 de maro de 1991. c) assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores. d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo. e) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos. J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura a seguinte: introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula: Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990,

do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal Ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste. desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento. F)fecho (v.2.2. Fechos para Comunicaes); G) assinatura do autor da comunicao; e h) identificao do signatrio (v.2.3. Identificao do Signatrio).

Forma de diagramaoOs documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; b) para smbolos no existentes na fonte Times New Roman podem-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina;

Aviso e OfcioDevem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente: nome do rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico. MODELO: UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS OFCIO (sigla do rgo expedidor) n ( Local, data) Vocativo, Texto (pargrafos numerados, a partir do segundo) 2. 3. Atenciosamente ou Respeitosamente ______________________________________ (Assinatura, cargo ou funo do remetente) Nome do destinatrio Cargo ou funo do destinatrio Endereo completo

MemorandoPergunta Prova: Qual diferena entre Oficio e Memorando? Ofcio: entre rgos (de um rgo para outro), no fi n a l t e m e n d e r e o c o m p l e t o d o destinatrio. Memorando: Interno (dentro do rgo), aqui no precisa endereo, pois interno. Conceito: Comunicao interna utilizada pelas chefias ou servidores autorizados, na qual se expe qualquer assunto referente atividade administrativa. Pelas suas caractersticas de certa informalidade, o memorando deve ser elaborado com simplicidade e conciso.

Forma e estrutura1. MEMORANDO (caixa alta, por extenso),seguido de numerao (seqencial crescente e anual ). 2. Emissor: sigla do setor emitente e respectivas vinculaes hierrquicas, precedidas por barras, precedido de Do/Da. 3. Data: dever figurar na mesma linha do nmero e identificao. 4. Destinatrio: menciona-se o cargo ocupado, precedido de /Ao. 5. Assunto: teor da comunicao. (aceita ementa). 6. Texto: contedo do documento, com pargrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceo do primeiro e o fecho. 7. Fecho: frmula de cortesia. Respeitosamente, para autoridades superiores e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior. 8. Nome e cargo do emitente: assinatura do servidor que emitiu memorando, sobreposta a seu nome, o cargo e funo, apostos a carimbo. Validade do documento: Definida pelo contedo. Publicao Publicao: No se publica. Observaes: 1. O memorando dever ser emitido em 02 (duas) vias, que sero encaminhadas ao setor de destino, o qual reter o original e devolver a cpia ao emitente, para seu arquivo, fazendo as observaes relativas ao recebimento, na cpia. 2. A assinatura no poder ficar em pgina isolada. 3. Visto do chefe imediato/superior. 4. No incluir despacho ou informao no verso do documento. 5. Evitar o uso de rubrica; quando ocorrer, apor carimbo para dar conhecimento de quem emitiu o documento.

6. Consultar sempre que necessrio, a listagem: Organizao Hierrquica dos rgos da Instituio, para a correta utilizao das siglas dos rgos. 7. No texto do memorando poder se empregada, a1 pessoa do singular ou a 1 pessoa do plural.

Definio e FinalidadeO memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou serem empregadas para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, Com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: A o S r . t r a o C h e f e d o D e p a r t a m e n t o d e A d m i n i s A o S r . Subchefe para Assuntos Jurdicos

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS MEMORANDO (sigla do rgo) n. /Ao: AC/NDC Assunto:Bolsas de Extenso Em,

Em atendimento a solicitao feita por V.S, informamos que o prazo para o envio de Projetos de Extenso a serem executados no perodo de abril a dezembro, ser at o dia 26 de fevereiro. Quanto avaliao da solicitao de Bolsa de Extenso, feita por uma Comisso de Avaliao que Atenciosamente ou Respeitosamente, ______________________________ (Assinatura e carimbo do servidor)

Exemplo de Memorando 5 cm Mem. 118/DJEm 12 de abril de 1991 Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores (TEXTO) Atenciosamente, [nome do signatrio] [cargo do signatrio]

3 cm 1,5 cm

(297 x 210 mm)

CERTIDO Conceito Documento fornecido pela administrao ao interessado, afirmando a existncia de ato ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas reparties pblicas. Pode ser de inteiro teor transcrio integral, tambm chamada traslado ou resumida, desde que exprima fielmente o contedo do original. A certido autenticada tem o mesmo valor probatrio do original, como documento pblico, e seu fornecimento gratuito por parte da administrao pblica que a expediu; conforme artigo 5,XXXIV b da Constituio da Repblica Federativa do Brasil 1998.Forma e estrutura 1. Timbre da Instituio. 2. CERTIDO (caixa alta, por extenso) e centralizada sobre o texto. 3. Prembulo: aluso ao fato que determinou a expedio do documento e meno, quando for o caso, do documento ou livro do qual a certido est sendo extrada. 4. Texto: transcrio do documento original ou descrio do que foi encontrado. Deve ser escrito seguidamente, sem pargrafos, alneas, sem rasuras ou emendas. 5. Fecho: termo de encerramento, identificao funcional e assinatura dos funcionrios que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu).

6. Local e data da expedio do documento. 7. Visto da autoridade que autorizou a lavratura da certido. Validade do documento Permanente para o requerente. Publicao: No se publica.

Conceituaes: Procedimentos e Modelos para atos Administrativos. APOSTILA Conceito Apostilar o mesmo que notar margem, emendar, corrigir. a complementao de um ato. Apostila o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao.Trata-se de um ato aditivo, confirmatrio de alteraes de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualiz-lo. A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros. Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto, caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e publicada em rgo oficial. a)Ttulo: denominao do documento (apostila) b)Texto: desenvolvimento do assunto ;

c) Data: s vezes precedida da sigla do rgo; d) Assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade ATA (o que mais cai!!!!) Conceito: o registro resumido e claro, exato e metdico de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim. Publica-se, em certos casos, por edital. A Elaborao Ata documento que tem valor jurdico. Por essa razo deve ser lavrada de tal maneira que no possam introduzir modificaes posteriores. Geralmente lanada em livro prprio, devidamente autenticado, cujas pginas so rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhe d cunho oficial. H os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora oferea algumas vantagens de carter prtico, tem, por outro lado, srios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio, de acrscimos ou de modificaes posteriores, com objetivos fraudulentos. Para se evitarem fraudes, possvel fazer o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos. Na Ata no se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente,para evitar que, nos espaos em branco, se faam acrscimos.Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, so lanadas em formulrios com claros a serem preenchidos. Mesmo nesse tipo de ata conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais espaos em branco com ponto ou outros sinais convencionais. A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte. Na ata no se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se apalavra Digo,

Depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro;Data sempre por extenso:Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso em tempo, que colocada aps o escrito , seguindo