Ebook: Aumenta a tua Produtividade · 2019-11-07 · 4. Como Gerir o Tempo – Caixa do tempo A...

Ebook:

Aumentar a Produtividade

https://flaviagouveialeadercoach.com/

“Contabilize resultados, não horas.”

Emma Thompson.

“O sucesso é uma consequência

e não um objetivo”

“Saber quando se deve esperar é o

grande segredo do sucesso”

Flávia GouveiaCoach Alta Performance

Licenciada em Educação SocialEspecialidade em Coaching Desportivo

Certificação Internacional Life Coaching

Especialidade em Public Speaking eLeadership - maior organização do

Mundo (Comunicação e Liderança) Toastmasters

"A produtividade nunca é um acidente. É o resultado de um compromisso com a excelência, planeamento e esforço".

- Paul J. Meyer


Prefácio

Ao longo dos processos de coaching que tenho desenvolvido uma

das principais necessidades que encontro remete para ausência de

Produtividade.

O que posso fazer para aumentar a minha produtividade?

Que estratégias posso adotar para aumentar os meus resultados?

Ser produtivo e ter estratégias eficientes que aumentam os Resultados

contribui bastante para sucesso de cada um de nós.

Neste ebook pode encontrar diferentes métodos/estratégias para

utilizar e aumentar a sua produtividade.


Índice

1. O que é produtividade;

2. Como criar objetivos;

3. Como definir prioridades;

4. Como Gerir o Tempo;

5. Ferramentas de Gestão Pessoal


Produtividade

A produtividade é a

qualidade daquilo que é

produtivo. Trata-se da

eficiência na produção de

algo, isto é, do rendimento,ou da relação entre uma

determinada quantidade

produzida e do(s) factor(es)

necessário(s) para a obter.


1. O que é Produtividade?

A produtividade não significa apenas um check na sua lista das tarefas, trata-sede garantir que está a usar a melhor estratégia para ser bem sucedido.Ter um bom método de gestão de produtividade permite que exista um bomfluxo de trabalho aumentando a qualidade e a satisfação pessoal.Comece por definir metas realistas, deixando para traz metas “ilusórias”:

Faça a pergunta:

“Para eu conseguir algo significativo e com um impacto elevado o

que é que eu estou disposto a fazer?

Neste ebook pode seguir as diferentes etapas de modo a

aumentar a sua produtividade, criando um fluxo de trabalho

focado em resultados de “Alta Performance”.


2. Como Criar Objetivos

O Primeiro passo para ser mais produtivo é definir os

objetivos que quer alcançar.

Como pode ser mais produtivo se não sabe para onde ir?


2.Definição de Objetivos

SMART

Specific

(Especifico)

Claro, conciso, sem ambiguidades;

Uma meta clara faz com que todos os esforços sejam

movidos com foco;

Mensurable

(Mensurável)

Para sabermos se estamos próximos ou não da meta é

necessário “medir”:

Valores, percentagens, quantidade, etc.;

Achievable

(Alcançável)

Objetivo não pode ser grande demais ao ponto de não

ser alcançável. Caso contrario desmotiva e não faz

nada. Só sabemos se o objetivo é alcançável de for

especifico e mensurável.

Relevant

(Relevante)

Esse objetivo deve ser importante para si,

Deve haver um significado para que mova toda a sua

energia no alcance do mesmo.

Time Bound

(Limitado pelo

tempo)

Todos os objetivos devem ter um prazo, um limite, um

posicionamento na linha do tempo, caso contrário

nunca terá um fim, nunca saberá se conseguiu atingir.

2. Exercício Defina os Seus ObjetivosExemplo de um objetivo SMART:

Perder 5 kg durante os próximos 6 meses;Como/Soluções: Efetuar Caminhadas 2 vezes por semana, fazer natação ao fim de semana e ter uma alimentação mais equilibrada reduzindo açucares e gorduras

Definição do/Seus objetivos:

1 - ______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2 - ______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

3- _______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(Em caso de dúvidas consulte a tabela da página anterior)


2. Exercício coloque em Ação os

Seus Objetivos

Objetivo 1

O que precisa fazer

para alcançar? Quais são as tarefas?

Objetivo 2

O que precisa fazer


Objetivo 3

O que precisa fazer



2. Exercício defina o timing

para cada açãoObjetivo 1Perder 3kg

Data Objetivo 2Ganhar 2000€

Data Objetivo 3Marcar mais

golos

Data

Treinar 20-02-2018 Ter um part

time

1-03-2018 Treinar 22-02-2018


3. Como Definir Prioridades


3. Definir Prioridades Uma das principais causas da falta de produtividade advém da

ausência de prioridades;

Tarefa Nível de

Dificuldade

Precisa de Ajuda Prioridade

Pesquisa de relatórios 3 Não 1

Delegar tarefas a equipa 1 Sim 2

Criar uma apresentação

com informações para

equipa

5 Não 3

Preparar a apresentação 6 Não 4

Apresentar a equipa 8 Não 5

3. Exercício defina as suas

Prioridades Escreva as tarefas que tem e coloque por ordem o nível de

dificuldade numa escala de 1-10

Tarefa Nível de

Dificuldade

Precisa de

Ajuda

Prioridade

3. Definir Prioridades: 80/20O que é isso?

Provavelmente já ouviu falar na regra 80/20 quando fala de vendas. A ideia éque 80% dos lucros serão de 20% dos seus clientes.

Portanto invista tempo nutrindo os seus clientes que dão lucro na suaempresa.

O mesmo se aplica a sua produtividade 20% das suas tarefas têm de ter umimpacto de 80%.

Definir prioridades tem um grande impacto na sua vida, deste modo as tarefasde 1º impacto devem ser feitas por si e as outras pode delegar.

Exemplo: Uma maneira de determinar o impacto das suas tarefas é percebero impacto que estas têm nos outros, quantas pessoas vai afetar?

Imagine que é empresário e a sua tarefa é realizar um vídeo queprovavelmente vai alcançar 100 pessoas, mas a outra tarefa é criar umformulário para ser enviado a milhões de pessoas.


3. Definir Prioridades: 80/20

Qual é a tarefa que tem maior impacto?

Porque é que o formulário tem um maior impacto?

Na regra 80/20 o formulário é a prioridade 1. visto que tem um alcance

mais elevado que o vídeo.


3. Definir Prioridades: 80/20Exercício:

Qual é a tarefa que tem maior impacto?


3. Definir Prioridades: A Regra dos Cinco

1º Trabalha a tarefa agora

2º Trabalhar a tarefa (seguinte)

3º Trabalhar a tarefa agora

4º Trabalhar a tarefa (seguinte)

5º Não trabalhar esta tarefa

O que é a Regra dos Cinco?

Joel Spolsky co-fundador da Trello criou a regra dos Cinco.

O conceito é que nenhuma pessoa deveria ter mais do que cincotarefas na sua lista de tarefas.

De acordo com a mesma regra, duas das cinco tarefas devem ser asque está 100% focado. As outras duas devem ser tarefas que vaitrabalhar a seguir e a outra é aquela que provavelmente as pessoasacham que está a fazer mas não está nos seus planos.


3. Definir Prioridades: A Regra dos Cinco – Exemplo:

Imagine que gere um projeto de uma equipa e é da suaresponsabilidade todo o planeamento.

Com o projeto em andamento, as primeiras 4 tarefas da lista jáforam ocupadas e sabe que a reunião de equipa é a 5. Porquêa reunião em último? Porque pode delegar a um elemento dasua equipa que confia.

Estamos todos ocupados mas a procrastinação não tem de ser o maiorobstáculo da sua produtividade;

O facto de priorizar duas coisas de uma só vez ajuda na suaconcentração e no seu foco.

Quando tem uma lista gigante de tarefas acaba por aumentara sua ansiedade e facilmente “saltita de tarefa em tarefa”.

Nas minhas sessões existem várias partilhas sobre a dificuldadeem concluir tarefas até ao fim.

“Uma mesa cheia de assuntos e nenhum está concluído até aofim, porque não têm foco”.


3. Definir Prioridades: Matriz de Eisenhower

Foi desenvolvido pelo 34º Presidente dos EUA, DWIGHT D, Eisenhower, aEisenhower permite que crie um sistema de priorização das tarefas maisimportantes para que não se percam pelas tarefas inesperadas que surgemmuita vezes sem nos darmos conta.

A ideia é que todas as suas tarefas podem ser classificadas em quatro eixos:com o eixo de: “Importante e Urgente”. Todos recebem valores numéricos de1 a 4 com base na sua prioridade.

Tarefas que são importantes e urgentes recebem um nível de prioridade 1 eessas devem ser o seu foco. Nos outros eixos, tarefas que são considerasambas “não importantes” e “não urgentes”, são tarefas que pode delegar oufazer mais tarde.

O facto de classificar cada tarefa facilita no processo de decisão e consegueproduzir mais evitando sobrecargas emocionais.


3. Definir Prioridades: Matriz de Eisenhower

Escrever o relatório interno

da empresa do

desempenho da equipa

Responder aos emails do

CEO

Dar feedback sobre

presença a evento a

realizar nas próximas três

semanas

Realizar reunião com

equipa sobre novo projeto

Exemplo:

Urgente Menos Urgente

Importante

MenosImportante


3. Definir Prioridades: Matriz de

Eisenhower

Exercício: Escreva o que é para si, urgente, importante e menos urgente/menos importante

Urgente Menos Urgente

Importante

MenosImportante

Bom trabalho!https://flaviagouveialeadercoach.com/

4. Como Gerir o Tempo

Estudos científicos revelam que ser Multitask reduz significativamente a sua produtividade.



Técnica dos 25 Minutos

A técnica dos 25 minutos indica que durante 25 minutos deve

estar 100% focado na sua tarefa com 5 minutos de pausa

seguinte. Parece fácil para algumas pessoas, no entanto outras

sentem como um grande desafio.

Exemplo: Escolha uma tarefa onde pode trabalhar de forma

focada durante 25 minutos e não faça qualquer tipo de

interrupções com telefonemas, respostas a mensagens, etc. Se

conseguir fazer uma sessão de 25 minutos com sucesso

comece por experimentar mais ao longo do dia e escreva os

resultados que conseguiu obter.

O objetivo da técnica dos 25 minutos é respeitar os 5 minutos

de pausa, caso contrário vai começar a sentir um “cansaço”

mental elevado e aumenta a dificuldade de concentração.


4. Como Gerir o Tempo - Técnica dos 25 Minutos

5 Passos (Francesco Cirillo)

1. Escolha uma tarefa a ser feita;

2. Defina com um cronômetro os 25 minutos.

3. Trabalhe na tarefa até o cronômetro tocar, e coloque

um check no seu plano.

4. Faça uma pausa de 5 minutos;

5. Após quatro series de 25 minutos faça uma pausa mais

longa.

Caso exista uma tarefa que não esta relacionada com o

que está a fazer escreva uma nota para fazer mais tarde.


4. Como Gerir o Tempo - Técnica dos 25 MinutosExercício: Escreva as primeira tarefas

Horas Tarefa

9h até

9h25m

5m

9h30m

Até

9h55m

5m

10h

Até

10h25m

5m

Bom trabalho!


4. Como Gerir o Tempo –Caixa do tempo

A caixa do tempo é uma técnica para estruturar todas as

tarefas que tem uma vez que o excesso de trabalho leva

muitas pessoas a trabalharem 60, 80 horas por semana.

Com tantas tarefas para concluir o método da Caixa do

tempo pode ajudar a estabelecer limites para conseguir

manter um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Com esta técnica, tem noção sobre o número de horas

que precisa dedicar a cada tarefa. Para quem não tem

noção do tempo que dedica nos momentos de lazer: às

pesquisas que faz antes de dormir ao telemóvel ou as

mensagens que manda ou as horas que fica a ver series,

pode aplicar também esta técnica.


4. Como Gerir o Tempo –Caixa do tempo

Horas Segunda Terça

09h Responder a Emails Acabar projeto 1

10h

Reuniões11h Reunião Equipa

12h Responder Emails

13h Almoço Cliente Almoço

14h Trabalhar projeto 1 Preparar Apresentação

15h Trabalhar projeto 2 Continuar projeto 2

16h Responder a Emails Responder a Emails


4. Como Gerir o Tempo –Caixa do tempo - Exercício

Horas Segunda Terça

09h

10h

11h

12h

13h

14h

15h

16h



Técnica dos Ciclos de Produtividade

Com os ciclos de 90 a 120 minutos, pode conseguir perceber quais

são os seus picos de produtividade, seguido de 20 minutos de

menos intensidade. É importante que o seu plano de tarefas mais

difíceis seja feito no seu ciclo mais produtivos e complete tarefas

menos difíceis e mentalmente intensivas durante os 20 minutos.

Exemplo: Faça um registo diário durante 3 semanas de todas as

tarefas que tem acompanhado por uma escala de 1-10 (grau de

dificuldade). Após o registo faça uma analise sobre o seu foco,

energia, motivação ao longo das semanas e das tarefas.



Técnica dos Ciclos de Produtividade:

Exercício

Faça aqui a analise do registo das suas três semanas

Horas Semana 1 Semana 2 Semana 3


4. Como Gerir o Tempo –Aceitar os Dias não Produtivos

Ao gerir o seu tempo, vai perceber que quanto mais atenção

tiver a sua gestão mais fácil se torna ser produtivo. Contudo

nem todas as horas ou dias são iguais, e é impossível que

alguém produza sempre a 100%. Pode acontecer ter um

desempenho de excelência durante 60 minutos, mas a próxima

hora é um fracasso total.

Aceite que existem horas produtivas e horas menos produtivas.

Reconheça quando está no seu melhor e aproveite-o para

obter o máximo possível. Aceite os tempos mais lentos, e altere

o seu plano para que consiga fazer algo que obtenha também

resultados.


5. Ferramentas de Gestão Pessoal

5. Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Trello


5. Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Trello O Trello oferece uma perspetiva de todos os seus projetos, e permite

uma gestão pessoal eficaz;

Quer seja para gerir o tempo, escrever uma lista de tarefas ou apenas

fazer uma lista de compras, o Trello é o seu braço direito para concluir as

coisas e se manter organizado.

Com o Trello pode:

• Criar quadros para organizar qualquer coisa na qual está a trabalhar;

• Usá-lo individualmente ou convidar colegas, amigos e família para

colaborar;

• Personalizar fluxos de trabalho para projetos diferentes;

• Adicionar checklists de "Coisas a fazer" em cartões;

• Atribuir tarefas para si mesmo e para colegas;

• Comentar itens com os seus amigos;

• Anexar arquivos do Google Drive e da Dropbox;

• Carregar fotos e vídeos;

• Trabalhar offline e os quadros sincronizarem automaticamente ao

reconectar;

O Trello é sempre gratuito para uso.

5. Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Offtime


5. Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Offtime

Com a vida agitada que levamos torna-se difícil parar e termos tempo para nos e para os nossos. A presença constante dos nossos equipamentos leva a que estejamos sempre contactáveis e consequentemente disponíveis para sermos incomodados.

Torna-se por isso necessário que, caso não consigamos parar de forma voluntária, arranjemos mecanismos que nos “obriguem” a essa paragem.

O ( OFFTIME ) é uma ferramenta que bloqueia todos e quaisquer contactos e aplicações.

O ( OFFTIME ) tem um papel que deveria ser de cada utilizador, mas que nem sempre é possível de implementar. Sabermos desligar de forma completa dos nossos dispositivos móveis e reservar tempo pessoal e para as pessoas que nos são mais queridas.

A forma de o fazer é através do bloqueio de toda e qualquer comunicação entre a Internet e os nossos equipamentos, não bloqueando o acesso por si mas sim as aplicações que nos roubam esse tempo.


5. Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Forest


Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Forest

O conceito da aplicação Forest é muito simples: sempre que sequiser concentrar em algo plante uma árvore. Se utilizar osmartphone durante o tempo definido a árvore vai morrer.

Desta maneira o utilizador pode definir o tempo que querpermanecer focado numa determinada atividade e plantar aárvore correspondente a esse período. No final, pode colocar aárvore num pequeno jardim pessoal que irá crescer consoantea dedicação do utilizador.

A interface da aplicação é muito minimalista e, durante otempo em que precisa de estar focado, pode optar porreproduzir um som da Natureza para que tudo se mantenhacalmo e em harmonia, sem distrações.

Sempre que conseguir atingir um objetivo receberá moedas,como uma espécie de incentivo, para poder adquirir novasárvores, arbustos e sons.


5. Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Breakfree


5. Ferramentas de Gestão PessoalAplicação Breakfree

Esta é uma aplicação simples que monitoriza quantas vezes desbloqueia o smartphone e quanto tempo gasta a mexer nele. Ao analisar o comportamento do utilizador, vai atribuindo pontos que, até aos 40 será aceitável (verde).

Depois de ultrapassar essa meta, o gráfico torna-se amarelo, o que indica que está a começar a “abusar” na utilização. Após ultrapassar a meta dos 70 pontos, o gráfico torna-se vermelho e isto quer dizer, claro, que exagerou.

Ao longo da utilização desta aplicação, vão surgindo notificações para ajudar a controlar o hábito, indicando quando é que já passou demasiado tempo seguido a utilizar o dispositivo.

Pode definir metas diárias, semanais e mensais e será sempre notificado quando estiver a atingir esse limite imposto. Na aplicação Android o utilizador tem um pouco mais de controlo, podendo utilizar a BreakFree para desligar a ligação à internet, rejeitar chamadas e enviar mensagens automáticas como resposta.


Webgrafia:

http://observador.pt/2017/03/22/dependente-do-smartphone-tres-

apps-para-largar-o-vicio/

Parabéns, Obrigada Pela

Leitura

Nas próximas 48h podes marcar a tua sessão 100%

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“O sucesso é uma viagem, não um ponto de destino”

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