eBook Comunicacao Escritorios Contabilidade

ÍNDICE

01Introdução

03Principais problemas causados pela ineficiência dacomunicação nos Escritórios de Contabilidade

06Como a otimização da comunicação pode ajudar noaumento da produtividade e na fidelização declientes?

10Melhores práticas de comunicação interna

15Melhores práticas de comunicação com clientes

17Como um fluxo de informações eficiente podeajudar seu escritório a ganhar mais clientes ecrescer de forma organizada

20A importância de documentar a comunicação doseu escritório

21Comunicação empresarial: um processo contínuo

Moblife [+]Comunicador | www.moblife.com.br

1

INTRODUÇÃO

A comunicação não pode ser considerada como uma meracoadjuvante nos processos organizacionais. Pelo contrário! Emmuitos casos ela assume o papel de protagonista no contextocorporativo, mas infelizmente, se ela não receber a devidaatenção dentro das empresas, essa ferramenta que poderia seruma grande aliada dos negócios, acaba atuando como vilã nasrotinas administrativas.

Vale ressaltar que a comunicação mal aplicada pode causarimpactos negativos não só na receita da empresa, comotambém nas relações interpessoais e produtividade da equipe.De acordo com Peter Drucker, grande guru da gestão de

empresas, 60% dos problemas corporativos sãocausados por falhas (ruídos) na comunicação.

Esse número alarmante é reflexo da ineficiência nos processoscomunicativos e também da pouca importância dada a essaárea nas empresas. Nos escritórios de contabilidade, a realidadenão é diferente e as dificuldades relacionadas à comunicaçãocorporativa são muito recorrentes.


2

É importante lembrar que não é porque o foco do negócio estáconcentrado no segmento de exatas que os processoscomunicativos devem ser desconsiderados. Um escritório decontabilidade que sabe lidar com números, mas não sabe secomunicar, corre sérios riscos de não alcançar êxito nosresultados corporativos.

Diante da importância da comunicação corporativa e dasnecessidades específicas dos escritórios de contabilidade,decidimos elaborar esse e-book. O material é para você quetrabalha em um escritório de contabilidade e está buscandonovas estratégias e ferramentas para otimizar a comunicação naempresa e, consequentemente, melhorar o desempenho do seunegócio. Boa leitura e ótimos negócios!


3

Principais problemascausados pela ineficiência dacomunicaçãonos escritóriosde contabilidade

Se por um lado a boa comunicação propicia um ambienteagradável de trabalho, aumenta a produtividade doscolaboradores e melhora os resultados finais da empresa, poroutro lado, a má comunicação pode causar um colapsoorganizacional, atrapalhar a performance dos funcionários eprejudicar o funcionamento do negócio.

A comunicação ineficiente é a maior inimiga das empresasatuantes na área de contabilidade uma vez que para alcançar asmetas corporativas e a precisão que as atividades contábeisexigem, é indispensável que os profissionais contem com umacomunicação interna favorável para o bom desenvolvimento dotrabalho e os clientes com um canal direto para interagir com aempresa. Dentre os principais problemas causados pelaineficiência na comunicação empresarial em escritórios decontabilidade estão:


4

PROBLEMAS DE RELACIONAMENTOOs mal-entendidos apresentam duas claras vertentes: umarelacional e outra operacional. No aspecto relacional, umainformação mal colocada e mal compreendida pode causarconstrangimentos e problemas de convívio entre os colegas detrabalho;

FALHAS NA EXECUÇÃOO âmbito operacional, um mal-entendido pode refletirdiretamente no resultado do trabalho. Por exemplo, se ocontratante solicita uma análise de risco e o profissionalentende que o cliente pediu uma análise das despesas, pormelhor que seja o material apresentado pelo escritório, ele nãoatenderá às expectativas do cliente;

PERDA DE TEMPOSe o trabalho não for executado da forma certa, ele terá que serrefeito. Caso isso ocorra, gastará um tempo a mais, e isso ésinônimo de que o seu escritório está perdendo tempo edinheiro que poderiam ser aplicados na realização de outrosprojetos. Todo negócio é passível de erros, mas desde que elessejam eventuais, e não constantes.


5

MÁ REPUTAÇÃO NO MERCADOQuando a empresa não cumpre prazos, não entende o que foipedido e consequentemente não entrega o que foi combinado,a tendência é que o seu nome no mercado fique comprometido.Daí a necessidade de dar a devida importância que acomunicação merece dentro das organizações, afinal, a boareputação é o maior bem que uma empresa pode ter. Nem dápara contabilizar o valor!

DESMOTIVAÇÃO GENERALIZADASejamos francos: se os profissionais lidam com falhas diárias nacomunicação, o ambiente é tumultuado e desorganizado, asatribuições não são claramente definidas, todo mundo fala aomesmo tempo nas reuniões e, de quebra, eles vivem tendo querefazer serviços, gradualmente e inevitavelmente essesprofissionais perderão a motivação. Em um ambientecorporativo é indispensável sentir que o resultado do seutrabalho é positivo, portanto, invista em uma comunicação dequalidade para ter uma equipe entusiasmada, motivada ecomprometida com os resultados. Pense nisso!


6

Como a otimização dacomunicação pode ajudar noaumento daprodutividade e nafidelização de clientes?

A otimização da comunicação pode influenciar diretamente noaumento da produtividade da empresa, isso porque o tempotambém é otimizado quando a eficiência comunicativa estápresente no contexto corporativo.

É importante usar a tecnologia para facilitar e agilizar osprocessos empresariais. Nesse sentido, as ferramentas de e-mail, videoconferência e chat são ainda mais eficazes do quereuniões e ligações telefônicas, pois economizam minutospreciosos na condução das atividades.

Com uma equipe interconectada e ligada nos processos, a rotinade trabalho fica mais dinâmica e prazerosa. As dúvidas sãoesclarecidas rapidamente, sem a necessidade de se deslocar atéa sala de um colega ou parar tudo para fazer um telefonema.


7

Com o trabalho fluindo com essa naturalidade, os bonsresultados aparecem nos serviços pontuais e prestados comqualidade. Em consequência disso, o escritório passa a contarcom colaboradores mais entusiasmados e clientes cada vez maisfidelizados, afinal uma boa gestão da comunicação interna eexterna melhora o tratamento das informações organizacionais,motiva o grupo de profissionais e melhora a imagem daempresa mediante o seu público-alvo.

A seguir estruturamos os fluxogramas que demonstram como aotimização da comunicação pode contribuir para melhorar aprodutividade dos funcionários e a satisfação dos clientes:


8

PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO DESORGANIZADOS


8

PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO DESORGANIZADOS


9

PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO OTIMIZADOS


9

PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO OTIMIZADOS


10

Melhores práticas decomunicação interna

Muitas empresas cometem o grave erro de investir somente nacomunicação externa da empresa, focando em múltiplas mídiascom a finalidade de divulgar o negócio e captar novos clientes.Esse tipo de ação é realmente eficaz, mas se no ambienteinterno da empresa os processos comunicativos forem falhos,de nada valerá a ampliação da cartela de clientes. Listamos aseguir algumas práticas que podem contribuir para uma melhorcomunicação interna. Confira:

APOSTE NOS MULTICANAISNão restrinja a comunicação no seu escritório a um único canal.Existem coisas que a comunicação telefônica ou via e-mail nãodão conta de resolver, por isso invista também nos muraisinformativos, circulares, chats e por que não dizer, as conversaspessoais?


11

HUMANIZE A COMUNICAÇÃOMesmo quando os diálogos ocorrerem em canais como internet,intranet ou telefone, procure humanizar a conversa como se elaestivesse acontecendo normalmente. O ambiente é corporativo,mas nem por isso ele precisa ser frio e inamistoso.

COMUNIQUE-SE COM SUSTENTABILIDADETroque a papelada pelas facilidades tecnológicas. Além de maisprático, é também mais ecológico ter acesso aos comunicados enotícias da empresa através de publicações em muraiseletrônicos. As agendas eletrônicas de compromissos coletivos eindividuais também são uma excelente alternativa paraorganizar a vida da equipe. A possibilidade de transferir arquivosem tempo real é outra medida que elimina o desperdício e asimpressões desnecessárias.

USE A LINGUAGEM DE FORMA ADEQUADAEvite o excesso de formalismos, mas também não extrapole nainformalidade, afinal, estamos falando de comunicaçãoorganizacional. Use uma linguagem direta, objetiva, sem gíriasou abreviações. É importante que em nenhum momento vocêrecorra a palavras que não sejam de uso comum. De queadianta falar difícil e bonito se o outro não vai entender?


12

ELABORE E SIGA UMA POLÍTICA DECOMUNICAÇÃO INTERNAA comunicação da sua empresa não deve ser praticada de formaaleatória e desordenada, mas sim, deve seguir um projeto bemdefinido e conhecido por todos os membros da equipe.Estabeleça objetivos, recursos e canais necessários para atingiruma comunicação eficiente. Além disso, crie estratégias deimplementação e padrões para o uso da comunicaçãoempresarial.

PRATIQUE O INTERCÂMBIO DE IDEIASE INFORMAÇÕESUma comunicação de excelência depende não só do emissor damensagem, como também do receptor. Não existe comunicaçãose uma das partes não recebe ou não entende a mensagem, porisso é indispensável que haja uma troca constante deinformações no ambiente corporativo. Sempre se preocupe emsaber se o colaborador entendeu a tarefa, se ele tem algumadúvida e finalize se colocando à disposição para eventuaisesclarecimentos.


13

MANTENHA A CAIXA DE ENTRADASEMPRE ATUALIZADAOs e-mails corporativos são excelentes ferramentas decomunicação, mas se o usuário não tiver o hábito de lerdiariamente, excluir os spams e organizar as mensagensimportantes em pastas, o e-mail pode acabar atrapalhando acomunicação da empresa.

PENSE NOS COLABORADORES COMOCLIENTES INTERNOSTrate a equipe com o mesmo respeito e cuidado que você trataos clientes. O bom andamento da empresa depende deprofissionais valorizados e respeitados. Pense nisso!

CRIE UM AMBIENTE ADEQUADOPARA A COMUNICAÇÃOTelefones tocando sem parar, murais desorganizados,anotações espalhadas pela mesa, funcionários gritando o colegada sala ao lado, ou seja, um caos organizacional! Nesse cenárioas informações circulam, mas não há comunicação eficaz, já queninguém consegue absorver e compreender informaçõesquando o ambiente é cheio de ruídos.


14

TORNE A COMUNICAÇÃO ATRATIVAQuando a comunicação for oral, expresse-se com entusiasmo eenergia, pois isso contagia a equipe. Se a comunicação forescrita, procure tratar as informações, veicular dados relevantese apresentar o material de uma forma interessante, com letraslegíveis, um layout equilibrado e uma boa impressão. Isso faztoda diferença!


15

Melhores práticas decomunicação com clientes

Uma boa comunicação interna reflete na comunicação externa,pois quando as informações são trocadas com dinamismo eprecisão dentro da empresa, provavelmente as informações quechegarão aos clientes serão transmitidas com clareza,objetividade e segurança. Veja a seguir as melhores práticas decomunicação direcionadas ao público-alvo:

Ouça o cliente com atenção

Anote os pontos mais importantes do diálogo

Formalize o pedido, contrato ou ordem deserviço


16

Estimule os feedbacks e não tenha medo deperguntar o que o cliente acha

Mantenha o sigilo das informações. Dadoscontábeis devem ser tratados com muitadiscrição

Sempre que possível, reforce os acordos verbaisatravés de e-mails e documentos

Não tente falar mais que o cliente. Isso podetanto irritá-lo como acuá-lo

Utilize canais de comunicação direta parainteragir com o cliente de forma ágil e segura

Por mais que você seja um bom profissional ou o seu escritórioseja o melhor do mercado, evite o tom arrogante durante aconversa. Humildade sempre atrai muito mais do queautoconfiança excessiva.


17

Como um fluxo deinformações eficiente podeajudar seu escritórioa ganharmais clientes e crescer deforma organizada

Quando uma empresa trabalha de maneira interativa, integradae colaborativa, o resultado é o crescimento gradual eorganizado. É por isso que as políticas de comunicação interna eexterna devem priorizar a troca de informações em umambiente seguro e favorável para a prática da comunicaçãoeficiente.

Em outras palavras, todo o serviço bem executado podeinfluenciar no crescimento sistemático e organizado do seunegócio. Sem dúvida alguma, a boa comunicação e o fluxoeficiente de informações podem melhorar (e muito) a reputaçãoda empresa, além de gerar novas indicações.


18

Por isso, a utilização de canais que facilitam a comunicaçãorápida e segura tendem a gerar resultados mais satisfatóriostanto para o público interno quanto para o público externo doescritório. Respostas objetivas para problemas pontuais dosclientes são uma ótima ação não só para fidelizar como tambémpara evitar um fluxo desnecessário de informações circulandointernamente na empresa.

Toda e qualquer empresa que tem como meta o crescimentodeve investir em uma comunicação corporativa de excelência, afim de minimizar os erros e satisfazer os clientes atuais. Clientessatisfeitos se configuram como a melhor propaganda que o seuescritório pode ter. Acredite nisso!


19

A seguir, listamos alguns benefícios para empresas que investemem um fluxo de informações mais eficiente:

Aumento da produtividade dos funcionários

Redução do desperdício de tempo e retrabalho

$ Economia de recursos econômicos e financeiros

Agilidade na troca de informações e na tomadade decisões importantes

Distribuição adequada de tarefas

Melhora na qualidade dos serviços prestadosaos clientes


20

A importância de documentar acomunicação do seu escritório

Documentar a comunicação do seu escritório é fundamentalpara melhorar o desempenho da empresa. Na verdade, mantero registro das mensagens trocadas entre a equipe ou comclientes pode salvar a pátria em muitos casos.

Conversas nas salas de reunião, diálogos informais outelefonemas picados e cheios de ruídos estão sujeitos a caíremno esquecimento e isso é supernatural. A própria culturapopular já dizia que aquilo que não anotamos, fatalmenteesquecemos. Sábia cultura popular!

As informações escritas, de preferência centralizadas em umúnico canal, podem ser consultadas a qualquer momento. Issoacaba auxiliando toda a equipe na realização de suasatribuições, além de formalizar as instruções e evitar mal-entendidos.


21

Comunicação empresarial:um processo contínuo

O e-book já está chegando ao fim, mas a otimização nacomunicação empresarial deve ser um processo contínuo. Paraque isso efetivamente aconteça no ambiente corporativo, osgestores devem procurar as melhores alternativas paraaumentar o nível de interação da equipe, promover umambiente propício para a troca de informações, além deminimizar os desperdícios e as falhas na execução dos trabalhos.

Se você é um dos gestores que buscam uma comunicação maisintegrada e colaborativa, invista nos chats exclusivamentecorporativos para evitar a dispersão, aposte nas agendascompartilhadas, troque os murais sobrecarregados por muraiseletrônicos, trate as informações antes de processá-las e busqueusar sempre a palavra certa, no momento adequado e no canalmais indicado para veicular cada informação.

Essas medidas simples podem transformar a comunicaçãointerna e externa do seu escritório, afinal, a verdadeiracomunicação empresarial consiste na circulação estruturada deinformações, tanto entre departamentos, quanto entre


22

funcionários e clientes. Além da informação que circula entre osenvolvidos no processo, é necessário que haja um alinhamentopermanente, a fim de que o grupo caminhe sempre na mesmadireção, acelerando rumo às decisões certas. Só assim, aempresa acerta mais, erra menos, ganha tempo, dinheiro, alémde garantir clientes e colaboradores cada vez mais satisfeitos.


23

Sobre a Moblife

A Moblife é uma empresa atuante no desenvolvimento efornecimento de soluções em comunicação corporativa comfoco em tornar equipes mais produtivas e empresas maiscolaborativas. A Moblife criou o [+]Comunicador, umaferramenta empresarial que visa otimizar os processoscomunicativos dentro e fora das empresas.

Mais de 19 mil PMEs já testaram e aprovaram o[+]Comunicador. Diversos escritórios de contabilidadeespalhados pelo Brasil utilizam o [+]Comunicador para troca deinformações entre funcionários e também com clientes.


24

Veja o que dizem alguns dos usuários do [+]Comunicador:

O principal benefício do Mais Comunicador éque ele significa 100% de segurança. Temos controle detudo, e os usuários não podem adicionar ninguém semautorização dos administradores. Além disso, a partede publicações está sendo muito útil para nós, poisdiariamente a usamos para fazer pedidos e elaborarcomunicados à equipe. Outro recurso interessante é aagenda, que usamos para programar datas e eventospara todos."

Thiago MeneguzziGerente de TI

Roderjan Serviços ContábeisItapema (SC)

“


25

O Mais Comunicador veio em um período quenecessitávamos de um comunicador interno que nãotivesse a possibilidade de entrar qualquer pessoa paracomunicação como skype e msn. Tínhamos um fluxointerno muito grande de telefonemas, principalmenteporque temos unidades filiais em cidades vizinhas. Ouso do Mais Comunicador levou a redução de custo ede tempo já que, com o uso dele, os colaboradores nãodependem de parar para atender outros colegas, asinformações são passadas pelo comunicador e ocolaborador responde quando pode."

Analdo AmorimCoordenador de TI

Orteconte ContabilidadeManhuaçu (MG)

Quer saber mais sobre as funcionalidades do sistema? Veja a seguir:

“


26

COMUNICAÇÃO ÁGIL E EFICAZAtravés do [+]Comunicador os usuários podem se comunicar einteragir com um ou vários contatos da empresa. Ocomunicador da Moblife conta com chat de mensagens detexto, individuais e coletivas e conferência com até 15 usuários.


26

COMUNICAÇÃO ÁGIL E EFICAZAtravés do [+]Comunicador os usuários podem se comunicar einteragir com um ou vários contatos da empresa. Ocomunicador da Moblife conta com chat de mensagens detexto, individuais e coletivas e conferência com até 15 usuários.


27

FACILIDADE NA GESTÃO DOS CADASTROSO cadastro dos usuários pode ser controlado pelosadministradores do sistema. Esses administradores sãoresponsáveis por autorizar a entrada de novos usuários nogrupo, bem como, definir as permissões especiais paracomunicação com contatos internos e externos, como porexemplo, fornecedores e clientes.

REGISTRO DE INFORMAÇÕESComo o uso do [+]Comunicador é restrito ao ambientecorporativo, os administradores do sistema possuem acesso aohistórico de conversação, além do registro de transferência dearquivos.

AUMENTO DA PRODUTIVIDADEO [+]Comunicador possui vários recursos para otimizar o tempogasto na execução das tarefas e tornar a rotina da equipe aindamais produtiva. Algumas dessas ferramentas são o muraleletrônico, a agenda de compromissos individuais e coletivos e atransferência de arquivos em tempo real.


28

DESENVOLVIMENTO DA INTERAÇÃO ECOLABORAÇÃOO comunicador da Moblife visa promover a colaboração dentroda empresa e aumentar a interação entre os usuários. Foijustamente pensando nisso que a Moblife criou um fórum dediscussão para que a equipe possa discutir ideias, sugerirmudanças e compartilhar informações e conhecimentosimportantes para a empresa.

SEGURANÇA PARA COMUNICAÇÃOINTERNA E EXTERNA COM CLIENTESOs administradores podem autorizar o relacionamento comoutras empresas que também são usuárias do [+]Comunicador.Os usuários com relacionamentos externos podem utilizar todosos recursos de comunicação, colaboração e produtividade comqualquer contato.


29

MAIS MOBILIDADECom o [+]Comunicador o funcionário não precisa estar dentroda empresa para esclarecer uma dúvida ou resolver umproblema. O recurso já está disponível para os dispositivosmóveis com Android e iOS.


30

Quer saber mais sobre comunicaçãocorporativa?

Acesse nosso blog: moblife.com.br/blog

Se quiser informações sobre o[+]Comunicador você pode entrar emcontato diretamente com a nossa equipe:

(32) 3236-3679

[email protected]

Estamos te esperando!

eBook Comunicacao Escritorios Contabilidade

Documents

Transcript of eBook Comunicacao Escritorios Contabilidade