eBook Guia Completo Para Planejar Seu Orçamento de Ti

Guia completo para

planejar seu oramento de tI

2>> Introduo ............................................................................................................................................................... 3

>> Planejamento a chave do sucesso ............................................................................................................. 6

>> Como fazer uma gesto de TI eficiente ..................................................................................................... 12

>> Aprenda a calcular o investimento necessrio ........................................................................................ 16

>> Concluso ............................................................................................................................................................. 20

>> Dicas ....................................................................................................................................................................... 22

>> Sobre a SuporTI .................................................................................................................................................. 24

>> Sobre a Smartbill ................................................................................................................................................ 25

>> Sobre a Project Builder ..................................................................................................................................... 26

SUMRIO

Introduo

4Nos ltimos anos, a funo da Tecnologia da Informao (TI) nas empresas se modificou completamente.

A rea adquiriu enorme importncia, deixando de ser apenas um fornecedor para se tornar pea-chave

para as organizaes. A TI evoluiu para Tecnologia dos Negcios, assumindo a funo de sustentar e

facilitar o crescimento das empresas, de integrar produtos, servios e solues e conduzir processos de

inovao e mudana.

Por sua vez, o gestor de tecnologia tornou-se protagonista nas organizaes. o CIO (Chief Information

Officer) o responsvel por planejar e executar o suporte tecnolgico ao crescimento da empresa, manter

diversos processos integrados, promover inovao e aumento de competividade. Em outras palavras, o

gerente de tecnologia precisa estabelecer uma ponte entre a tecnologia e o negcio.

Essa uma responsabilidade que, alm de complexa, precisa ser executada a partir de um oramento

limitado. Um bom oramento em TI, acompanhado de uma gesto eficiente e um investimento correto,

so capazes de otimizar os recursos e evitar diversos contratempos.

Infelizmente, no so todas as organizaes que conseguem desenvolver bons oramentos em TI, investir

na rea e geri-la adequadamente. Segundo pesquisa da consultoria Gartner, em empresas brasileiras, 34%

INTRODUO

5INTRODUO

dos gastos com TI j esto fora do oramento da rea. Entretanto, a maioria dos executivos confiante de

que preciso aproveitar as oportunidades da economia digital.

Neste ebook, explicamos a importncia de se planejar o oramento de TI, compartilhamos algumas dicas

para a gesto e tambm uma planilha para ajudar a construir seu oramento.

Para baixar a Planilha para planejamento de oramento para TI, clique aqui e comece a inserir seus dados!.xls

planejamento a chave do

sucesso

7O oramento no uma pea de improviso. Para desenvolver um bom oramento em TI fundamental

que o CIO tenha familiaridade com planejamento financeiro empresarial e conhecimento das finanas da

organizao.

A premissa bsica para o oramento de qualquer setor estar alinhado ao planejamento estratgico global

em sinergia com o investimento nas demais reas - e adequado previso de crescimento da empresa.

O crescimento pode ser calculado, por exemplo, a partir de projees do ano corrente e da correo do

ndice Geral de Preos para Mercado (IGP-M), ou ento com base no crescimento do setor em que a

empresa estiver inserida (varejo, e-commerce, indstria etc.)

O oramento em TI deve descriminar as despesas entre compras de bens de capital e servios (chamado

de Capital Expenditure ou Capex) e o custo operacional para manter esses processos (que leva o nome de

Operational Expenditure ou Opex). Comprar novos computadores, por exemplo, entra na classificao de

Capex. A manuteno dessas mquinas, na Opex.

Lembre-se que os custos de um projeto no terminam aps a sua implementao. um erro comum

gestores negligenciarem os custos Opex, de manuteno de processos. A longo prazo, eles podem

PlaNejameNTO a chave DO sUcessO

8representar valores muito maiores que a aquisio e, caso no considerados, distorcem completamente o

oramento em TI.

A partir dessas definies, preciso detalhar os benefcios que cada investimento ir trazer para a

organizao. Um projeto deve ser conduzido caso haja um benefcio claro para a empresa e no apenas

porque existe o recurso.

O oramento em TI tambm deve alinhar o que foi provisionado anteriormente e o que foi efetivamente

realizado. O ideal que esse balano seja feito periodicamente para evitar um desequilbrio entre o aprovado

nos oramentos anteriores e o posto em prtica pela empresa. Essa diferena o temido backlog. Quanto

menor ele for, melhor.

Alm disso, todo oramento deve prever uma margem de segurana, que uma reserva financeira para

gastos que no possam ser previstos e demais emergncias.

importante ressaltar, contudo, que tais demandas no previstas devem ser realmente situaes

necessrias. Um dos erros mais frequentes de gestores de TI sempre dizerem sim, ou seja, aceitar


9com facilidade qualquer novo projeto, no previsto pelo oramento. Esse comportamento sobrecarrega

o oramento, desvia recursos dos projetos j previstos e tambm pode prejudicar a manuteno de

produtos e servios j em operao. Os projetos no previstos e eventualidades no devem ultrapassar 5%

do oramento.

Por ltimo, o oramento em TI pode ser centralizado, com um nico foco conforme a demanda e a

necessidade, ou descentralizado, com cada rea aprovando sua parte respectiva no oramento de TI. No

primeiro modelo, o CIO possui maior autonomia para definir valores e destinar os recursos, mas tambm

dele a responsabilidade de toda a diviso. J no modelo descentralizado, so as reas as responsveis

pela elaborao dos oramentos, o que libera o CIO dessa responsabilidade, embora tire a flexibilidade do

gestor para realocar os recursos.

O planejamento de oramento em TI, com benefcios bem descritos e detalhados corretamente, no apenas

torna possvel aprovar um projeto caso haja recursos alocveis, como tambm serve como base para a

empresa adquirir mais recursos para cobrir a empreitada caso no os tenha.


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Atravs de um bom oramento em TI, aliado gesto de projetos, a empresa ganha em previsibilidade

financeira. Isso leva otimizao dos recursos, antecipao de problemas como vencimento de garantias,

renovao de licenas de software e captao de informaes relevantes sobre a infraestrutura da

organizao.

Para fazer um bom oramento muito importante que o gestor esteja atento a alguns fatores pontuais,

que variam de empresa para empresa, mas que representam uma parte considervel dos oramentos de

TI na maioria dos casos. So fatores Opex e Capex que devem ser levados em considerao.

Separamos alguns abaixo para que fique bem claro alguns pontos que devem, necessariamente, ser

levados em considerao. Confira:

Estaes de trabalho: importante considerar a substituio dos dispositivos que cada coloborador utiliza.

Servidores: Alm de substituio de equipamentos que esto vencendo a garantia lembre-se de considerar no seu oramento a ampliao da capacidades desses equipamentos


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Licenciamento: Cada fabricante tem seu modelo de licenciamento, uma coisa em comum so contratos de relacionamento que permitem reduzir muito o custo em renovao das licenas e tambm flexibiliza a adio de novas licenas. Licenciamento de software precisam ser considerados tanto para estaes de trabalho como para servidores.

Investimento: so itens que sua empresa no tem e sero comprados, alm de contrao de empresas para servios pontuais ou contratos

Gestodepessoas: Considerar os times, desenvolvimento, suporte, etc


como fazer uma gesto de

tI efIcIente

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O CIO no estar presente na execuo de todas as atividades do setor de TI. Sua responsabilidade antes

ter domnio sobre a gesto do setor e conduzi-la de forma eficiente. Isso implica em lidar, resumidamente,

com quatro reas: Pessoal, Projetos, Processos e Mtricas.

Cada uma dessas reas traz, por sua vez, desafios prprios. Qual a fora de trabalho necessria e como

gerir pessoal? Quais ferramentas utilizar para avaliar projetos? Como conduzir processos? Quais mtricas

adotar na gesto? Para auxiliar nessa gesto, foram criados padres internacionais de governana, como

ITIL, COBIT, PMBOK, TOGAF e CMMI, desenvolvidos partir do modelo de governana corporativa COSO.

O ITIL (IT Infrastructure Library) um padro frequentemente adotado por empresas. Desenvolvido

pela Agncia Central de Computao e Telecomunicaes (CCTA) do Reino Unido, trata-se de um

modelo pblico que possui bibliotecas de prticas para tornar mais eficientes e seguros os servios e a

infraestrutura em TI.

O CobiT (Control Objectives for Information and related Technology) um padro focado em mtricas

para avaliao da TI. Ele emprega sumrio, controle de objetivos, mapas para auditoria, ferramentas

cOmO fazeR Uma gesTO De TI efIcIeNTe

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para implementao e tcnicas para gerenciamento, dentre outros, e pode ser utilizado independente

das plataformas de TI da empresa.

O PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge) um padro do PMI, organizao sem

fins lucrativos focada em gerenciamento de projetos. Dessa forma, o PMBOK um modelo voltado para

toda a gesto de projetos, desde o incio ao planejamento, execuo, controle e fechamento, englobando

conceitos como integrao, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicao, anlise

de risco e aquisio. Trata-se de um padro cada vez mais adotado por empresas.

O TOGAF (The Open Group Architecture Framework) utiliza um framework para arquitetura corporativa,

desde o design ao planejamento, implementao e governana. O TOGAF costuma ser elaborado em

quatro reas: Negcios (Business), Aplicao (Application), Dados (Data) e Tecnologia (Technology).

J o CMMI (Capability Maturity Model Integrated for software) um padro desenvolvido pelo Instituto

SEI (Software Engineering Institute), dos Estados Unidos. Ele focado na melhoria dos processos de

desenvolvimento, em definio de prioridades para melhoria de processos e para medir a maturidade das

organizaes. O CMMI utiliza uma diviso em nveis: Inicial, Repetvel, Definido, Gerencivel e Otimizado.


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Os padres internacionais so uma forma de maximizao e racionalizao de investimentos. Eles

podem ser adotados pela empresa em maior ou menor grau de acordo com as necessidades e a

estratgia do gestor, inclusive em conjunto, e devem ser acompanhados e avaliados atravs de metas

de implementao e execuo.

Independentemente do modelo adotado, fundamental acompanhar o oramento de TI, para tornar

viveis revises e metas definidas.


aprenda a calcular o

InvestImento necessrIo

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No h uma porcentagem fixa do quando se deve investir em TI. Para calcular o investimento, o gestor

precisa considerar os custos e o retorno do investimento.

Para compreender os custos, costuma-se empregar o TCO (Total Cost of Ownership), que uma estimativa

de todo o investimento para um projeto de TI. Ele leva em considerao tanto o custo Capex, por exemplo,

de compra de hardware e licenas de software, quanto do Opex, dos gastos para manter a estrutura em

operao e sob propriedade da empresa.

O TCO inclui custos que vo do desenvolvimento ao treinamento da equipe, manuteno, gastos relacionados

a falhas e interrupes no sistema, queda de desempenho, consumo de eletricidade, garantia de qualidade,

custo para desativao, dentre vrios outros.

Nem sempre os gastos mais bvios so a totalidade - ou a maioria - do oramento. Existem diversos

investimentos necessrios que primeira vista no so considerados pelos gestores. Gastos operacionais

com a equipe de TI ou com o suporte, por exemplo, devem no apenas ser considerados, mas levados

muito a srio. A soma dos detalhes pode comprometer todo o planejamento!

aPReNDa a calcUlaR O INvesTImeNTO NecessRIO

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Uma boa analogia para abordar essa questo um iceberg. Pense nos gastos com Software e Hardware

como a ponta que est para fora dgua. Mas, existe uma parte submersa muito importante: segurana,

backup, recuperao de desastres, manuteno, ferramentas de gerenciamento so alguns dos gastos

submersos.

J o ROI (Return On Investment), desenvolvido na dcada de 1970 pela consultoria Gartner, calcula os

custos e a recuperao do investimento pela empresa, ou seja, os benefcios. Ele pode ser complementado

pelo BSC (Balanced Scorecard), metodologia que vem ganhando muito espao atualmente.

Tanto o ROI quanto o BSC so conjuntos de mtricas para medir o retorno de investimentos em TI.

Para chegar a esse clculo preciso contabilizar uma srie de fatores, como o nmero de profissionais

envolvidos e as horas gastas no projeto; se mais econmico ou no terceirizar servios para outras

empresas, por exemplo, para que fiquem encarregadas de atividades operacionais; qual o impacto da

curva de aprendizado em horas de trabalho; como o projeto afeta outras reas da empresa; a vida til da

tecnologia, alm de benefcios como a melhoria de qualidade, aumento de velocidade e confiabilidade de

servios, e preveno de crises e prejuzos.


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Ao final, um ROI bem elaborado pode ser o argumento decisivo para a aprovao de um projeto de TI, pois

permite o entendimento correto dos seus benefcios para a empresa.


concluso

21

A importncia do investimento em tecnologia consenso entre executivos. Os oramentos na rea tm

crescido constantemente em organizaes dos mais diversos segmentos e preciso que os CIOs e

gestores estejam preparados para otimizar os recursos e conquistar os melhores resultados.

Como vimos nesse ebook, no somente o aumento no investimento que leva ao sucesso de projetos de TI.

Um bom oramento, gesto eficiente e um dimensionamento correto para cada projeto so fundamentais.

Inicie seu planejamento mapeando todas as necessidades da sua empresa. Entenda a real necessidade de

cada setor. Utilize as tcnicas que citamos anteriormente para conseguir consolidar e compreender melhor

os dados. Toda essa preparao vai valer pena no momento em que os resultados comearem a surgir.

Uma rea de TI alinhada rea de negcios deixa de ser vista como custo e passa a ser uma viabilizadora de

crescimento para toda a empresa. Para isso, preciso buscar sadas nem sempre bvias! Um mapeamento

bem executado, aliado ao planejamento, capaz de gerar excelentes resultados!

cONclUsO

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Fique atento a esses itens para adotar uma gesto de TI eficiente

1. Mantenha um inventrio de hardware e software sempre atualizado, incluindo os servidores: Essa informao vai te dar visibilidade no somente da quantidade exata, mas tambm o que voc instalado em cada equipamento.

2. Controle o tempo de garantia dos dispositivos: Contar com a garantia e suporte do fabricante um excelente meio para reduzir custos com manuteno e pensando nos seus servidores, para mante-los funcionando.

3. Monte uma estratgia de renovao dos dispositivos: O desgaste consequencia do uso e inevitvel. Renova-los vai sem dvida diminuir a quantidade de chamados e manter os colaboradores com as ferramentas para trabalhar.

4. Atualizao de verso de sistemas operacionais e aplicaes: Entenda do RoadMap de suporte dos sistemas operacionais dos servidores e aplicaes. A perda do suporte pode representar um problema grave de segurana e novas verses pode te ajudar a resolver problemas de forma simples.

5. Renovao de dispositivos e licenciamento de software: Vincule sua estratgia de renovao e atualizao com seu contrato de licenciamento.

DIcas

23

DIcas

6. Otimize suas licenas de software: Use seu inventrio de software no apenas para saber o que tem instalado, mas tambm se o aplicativo esta sendo usado, isso lhe dar a oportunidade de remanejar licenas no utilizadas.

7. Potencialize seus contrato de licenciamento: Lembra do ROI? Ento, saiba todos os benefcios que seu contrato oferece, veja qual seu aplica e use.

8. Monitoramento de servidores e servios: Monitore seu ambiente para medir a disponibilidade dos

servios e priorizar atividades de preveno.

9. Otimize seu time: Nem sempre contratar mais pessoas resolve seu problema, saber priorizar as

atividades e gerir projetos de forma eficiente vai te dar visibilidade do que realmente precisa.

10. Reduza custo e complexidade: Iceberg? Desenvolver aplicaes e manter todos os servios dentro de casa, pode ser um preciosismo caro. Ofertas em nuvem (IaaS, PaaS e SaaS) e empresas com solues prontas podem ajudar muito.

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A SuporTI uma empresa especialista em solues

de infra estrutura Microsoft. Trabalhamos em parceria

com nossos clientes, alinhando a estratgia da

empresa com solues de tecnologia em nuvem ou

local, como; Microsoft Azure, Office 365, Virtualizao

de servidores e licenciamento.

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O Smartbill a primeira plataforma 100% na nuvem de gesto financeira para mensalidades, contratos de

servios recorrentes que trabalha integrada ao ecossistemas das empresas como CRM, ERP e sistemas

de backoffice e core como portais web, aplicativos celular, entre outros e que abrange 4 reas:

COMMERCE - Automao de vendas via web, telefone ou CRM

CLM - Gesto de Contratos de Servio e assinaturas

BILLING - Varivel e com base em consumo de servios

AUTOMAO - Emisso de NFe e cobrana recorrente em todos os meios de pagamento

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H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a

entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance

em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:

Nossa soluo, o ProjectBuilder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso,

se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de Projetos. Oferecemos pacotes de

consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu faturamento e reduzir

custos.

Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e desenvolvimento de

produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars gratuitos e palestras presenciais

na AcademiaProjectBuilder.

Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa soluo atravs de uma demonstraoporvdeo ou

realize um testegratuito.

suporti.comprojectbuilder.com.br smartbill.com.br

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