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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AÇÃO As características de um líder de sucesso

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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AÇÃO

Sumário

Introdução

Coordenador de Merchandising - Quem é e o que

faz?

Agora sou coordenador de merchandising

As características do coordenador bem sucedido

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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AÇÃO

Introdução

Uma pesquisa revela que 71% das empresas reclamam da falta de líderes para sustentar suas

estratégias de crescimento. É bem verdade que a preocupação de que haja um apagão de lideres se

dá de forma generalizada, e quando falamos dos coordenadores de merchandising isso não é

diferente, pelo contrario, em minha opinião o problema nesse segmento é ainda mais preocupante e

vão entender o porquê digo isso no decorrer desse eBook.

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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AÇÃO

Quem leu o eBook “O Trabalho do Promotor de Vendas” pôde verificar a importância do

promotor de vendas e também observar o que esse profissional deve e o que não deve fazer no ponto

de venda, falamos um pouquinho sobre as técnicas de merchandising que este desenvolve e sobre o

futuro da profissão. Uma das coisas que frisei foi a necessidade de novos coordenadores de

merchandising e que essa geralmente é uma das opções que o promotor de vendas tem para ser

promovido. Mas uma das coisas que observo é que muitos promotores têm medo, se é que posso usar

a expressão medo nesse contexto. Uma coisa é bem clara a respeito desse assunto: muitos se

refreiam de ser promovido como coordenador e buscam a outra opção que é ser um representante

comercial ou vendedor. Mas por que isso acontece?

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Da mesma maneira que o trabalho do promotor de vendas é extremamente importante, o

trabalho do coordenador de merchandising também é fundamental, embora ainda haja empresas que

acham que podem viver sem eles. A sua empresa pensa assim? Você pensa assim?

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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AÇÃO

Esses são apenas alguns dos assuntos que vamos abordar nesse eBook. Se você é promotor de

vendas vai gostar desse eBook, pois o ajudará a ver mais de perto a rotina de um coordenador de

merchandising e quais os desafios e também as vantagens. Agora, se você é coordenador de

merchandising há pouco tempo, vai adquirir conhecimento que com certeza irá ajudar a lidar com

certas situações futuras. Mas talvez você seja um coordenador experiente que acha que essa matéria

não será novidade. Aí que você se engana, não vou falar de todas as áreas, mas esse eBook será uma

ferramenta valiosa para todos aqueles que veem o merchandising como uma das coisas mais

importantes do varejo.

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Coordenador de Merchandising - Quem é e o que faz? PARTE I

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Assim como o promotor de vendas tem uma função importante e muito dinâmica, o

Coordenador de Merchandising não é diferente. Ele é o profissional mais próximo do promotor e,

como o próprio nome diz, tem como função principal coordenar a equipe de merchandising. Quando

falamos em coordenar, estamos falando no pleno sentido da palavra: “fazer com que as coisas tomem

o rumo correto e que não se desvie do objetivo que se deseja”.

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Pensando no caso do coordenador de merchandising, entendemos que ele deve dar o suporte ao

promotor da maneira que se precisa, espera e deseja. Falo isso por que há muitos coordenadores que

agem mais como “xerife” do que como um verdadeiro líder que está disposto a ajudar e dar apoio ao

promotor de vendas.

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O coordenador de merchandising também é o

porta-voz do promotor de vendas, pois tem acesso direto

e mais frequente aos departamentos de RH, Marketing,

Trade Marketing, Vendas, Logística, entre outras áreas.

Isso ajuda-o a comunicar para a sua empresa de maneira

mais rápida quais são as necessidades do campo

relacionado a sua equipe de merchandising e também

dos produtos e marcas que a empresa representa.

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Embora sejam funções dinâmicas, conforme mencionei no inicio, cabe aqui uma palavra de

cautela. Assim como o varejo e fornecedores confundem muito a função do promotor, ou fazem de

conta que não entendem direito simplesmente para tirar proveito da situação, isso também ocorre

com o coordenador de merchandising, que muitas vezes tem a sua função confundida ou alterada por

membros da equipe que acabam solicitando que realizem outras atividades que não fazem parte da

sua real função, acarretando assim dificuldades. Como assim?

Vou citar um exemplo de como isso pode acontecer:

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Certa vez eu estava atendendo uma região onde não havíamos conseguido contratar um

promotor. Como responsável pelo setor, eu estava atendendo a razão de nossa existência, o cliente, e

suprindo a ausência do promotor. Lá estava eu realizando o seu trabalho. Foi então que o gerente

administrativo me ligou pedindo que eu parasse o que eu estava fazendo para coletar produtos em

um dos entrepostos da empresa, pois eu estava mais próximo que o motorista que faria a coleta ali. O

que você faria no meu lugar?

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Tentei argumentar com ele que não tinha sentido eu fazer

isso, já que não poderia deixar os nossos clientes na mão. Isso seria

ruim também para nós mesmos, que perderíamos venda por não ter

o produto na gôndola e também perderíamos espaço. Por fim, frisei

que aquela não era minha função. Depois de alguns segundos de

silêncio ao telefone ele simplesmente finalizou a conversa com um

“tudo bem” a contragosto. Esse é apenas um exemplo entre muitos

que ocorreram no período que atuei como coordenador.

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É importante que o coordenador de merchandising tenha

bem definido qual é o seu papel, pois muitos vão tentar se

aproveitar dele por conta do seu contato com todos os

departamentos. Além disso, ele costuma ter um carro furgão e

fazer a maior parte do seu trabalho na rua. Olha quanta

combinação interessante para o desenvolvimento profissional,

mas não só isso, são combinações que atraem muitos

“interesseiros” também. Por isso, tome cuidado, pois os

mesmos que tiram proveito de você, com seus incansáveis

pedidos de: “quebra essa pra mim?”, são os primeiros a te

abandonar quando a diretoria ou gerencia chamar a sua

atenção por não ter conseguido realizar uma tarefa que estava

no script.

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Ainda falando sobre as funções do coordenador lembramos que seu foco deve ser:

A gestão da equipe de merchandising;

Contratação e substituição de membros da equipe;

Planejamento do setor, novos roteiros e manutenção ou remanejamento dos

existentes;

Criação e acompanhamento de relatórios de visita referentes à equipe;

Reuniões, treinamentos, materiais de merchandising e de campanhas promocionais;

Bom conhecimento e relacionamento com clientes do setor atendido, contratação e

acompanhamento de demonstradores e degustadores, incluindo relatórios e

treinamento, entre outros aspectos da gestão.

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Agora sou coordenador de merchandising PARTE II

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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AÇÃO

“Ser coordenador de merchandising é muito fácil, não se faz nada, só anda de carro da empresa

para cima e para baixo e com todas as despesas pagas”.

Já pensou, falou ou já ouviu alguém falar isso? Agora que já definimos o papel do coordenador

de merchandising e observamos quais são as sua responsabilidades ao contrário do que se pensa e

do que se fala (confesso que falava isso antes de me tornar um coordenador), ele tem muito trabalho

a fazer. Isso sem contar as inúmeras reuniões que tem que participar.

Calma, isso não é para desencorajar ninguém a ingressar nessa carreira, é simplesmente para que

todos que estão do lado de fora possam ter uma visão melhor do que esses profissionais fazem para

empresa e para o varejo.

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Muitos promotores se refreiam de

ingressar na carreira de coordenador por

achar que não é para ele ou pelo pavor

mesmo do que isso representa sem mesmo

saber o que está envolvido. Além disso, a

alguns promotores não se prepara para

assumir maiores responsabilidades, nem

buscam aprimoramento da profissão.

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Muitos nem mesmo aproveitam o treinamento que recebem dentro da empresa – algo muito

valioso para uma futura promoção, seja como coordenador ou como representante comercial ou

vendedor, seja naquela ou em outra empresa. É muito comum observar que, enquanto se desenrola

um treinamento, o “fulano” está com brincadeira, parecendo o Joãozinho da escola e depois é o

mesmo “fulano” que reclama que a empresa não o promove que já faz não sei quantos anos que está

na empresa e blá, blá, blá.

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Como pôde notar, o promotor de vendas é, na maioria das vezes, o mais cotado a se tornar um

coordenador. Não é o único, já que a mão de obra está cada vez mais difícil. Por isso, algumas

empresas acabam contratando profissionais que não têm experiência ou que não trabalham na área

de merchandising.

Embora isso não seja proibido e muitos

acabam se adaptando, não é a mesma coisa que ter

alguém que possa ser promovido dentro da empresa.

Afinal, um promotor de vendas que é promovido

dentro da própria empresa é muito bom. O

profissional que é promovido dentro da empresa irá

se sentir reconhecido, realizado profissionalmente,

terá um salário melhor, vai estreitar ainda mais o seu

vinculo com a empresa e com certeza estará

motivado.

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Por outro lado, a empresa também ganha muito quando promove alguém. Irá economizar

financeiramente e em tempo. Embora vá treinar aquele profissional para uma nova função (e uma

nova responsabilidade), terá um líder que já está engajado na política da empresa, com um bom

conhecimento de seus produtos e marcas e bom relacionamento com os clientes. E o lado positivo

disso é que até mesmo os clientes veem com bons olhos a empresa que valoriza o profissional.

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Costumo dizer que, antes mesmo de a empresa promover um promotor, os clientes já o

promoveram primeiro. Da mesma maneira que o promotor adquire um bom conhecimento de seus

clientes por intermédio de seu relacionamento, isso é recíproco. O cliente também passa a conhecer o

promotor e “vende” essa imagem para todos, em especial para os próprios gestores da empresa que o

promotor trabalha. Foi exatamente isso que ocorreu comigo.

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As características do coordenador bem sucedido PARTE III

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Com certeza você já ouviu a expressão “Se você quer conhecer uma pessoa, dê poder a ela!”

Infelizmente, muitos que são promotores e são promovidos como coordenadores acabam

esquecendo-se da sua origem ou permitem, como diz a expressão popular, que a coisa suba a cabeça.

Que ninguém se faça de desentendido no assunto, pois isso acontece com mais frequência do que se

possa imaginar. Em minha opinião, é um erro grotesco. Aliás, o tema não poderia ser mais atual, não é

mesmo?

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O que mais ouvimos falar atualmente é sobre

liderança, conscientização de lideres e otimização de

resultados, bem como melhoria das condições de

trabalho. Quando falamos em coordenadores estamos

falando de tudo isso. E não é por acaso que se fala

tanto sobre o tema. Quem é que gosta de ser liderado

por alguém que cria regras que saem do nada e vão

para lugar algum? Querem mostrar que agora tudo

vai ser diferente, que agora tem comando e é aí que

tudo pode ir por água abaixo.

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Para que o coordenador que está iniciando agora tenha sucesso, é importante que seja

equilibrado. Ele não pode ser morno, mas também não pode chegar fervendo. O coordenador morno é

aquele que tem medo de mudar alguma coisa, por isso prefere não mexer em nada e deixar como

está, mesmo que seja notória a necessidade de mudanças. Mas também temos o perfil do

coordenador que chega fervendo, ou seja, quer mudar tudo e às vezes todos ao mesmo tempo. É mais

um que não vai ter sucesso. Aliás, muitas pessoas estão deixando empresas por conta deste tipo de

coordenador, que quer brilhar tanto que acaba tirando o brilho dos outros integrantes da equipe.

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Nesse caso, é importante que o coordenador seja

quente, que observe bem o sistema da empresa, quais os

pontos positivos e negativos para que possa começar a agir

e fazer as mudanças necessárias. Não tudo de uma vez, mas

que possa identificar quais são as mudanças prioritárias e

assim criar um cronograma do que será resolvido primeiro.

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O COORDENADOR DE MERCHANDISING EM AÇÃO

Tive uma experiência interessante quando fui convidado a coordenar uma equipe de

promotores em uma distribuidora no interior de São Paulo. Quando iniciei meu trabalho, ali procurei

sentir o solo que estava pisando e levei uns dois meses observando a estrutura que tínhamos na

empresa relacionada à equipe de promotores. Entre alguns problemas, o mais preocupante estava

relacionado ao sistema de relatório de visitas que eles estavam usando.

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Notei que eles faziam um relatório de visitas diário com roteiro de visitas pré-determinado, de

modo que anotavam horário de entrada e de saída de cada loja e o número de caixas abastecidas de

cada produto. Eles também usavam o campo de observações para comentar algum problema ocorrido

no dia relacionado a alguma loja do roteiro, ou até mesmo alguma ação a ser feita com produto que

estava para vencer e ainda se encontrava em grande quantidade na loja. Enfim, seriam observações

gerais.

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Até aí, nenhuma novidade, já que a maioria das empresas trabalhava com relatórios desse tipo.

Comecei a questionar o quanto esse relatório estava ajudando a equipe e a própria empresa. Cheguei

à conclusão que estava mais atrapalhando do que ajudando. Uma das principais funções da

existência daquele relatório, segundo fui informado, seria manter o coordenador por dentro de

produtos que estavam próximos do vencimento e que precisavam de ações para que isso não

acontecesse. Quando disse que estava mais atrapalhando do que ajudando, era porque o relatório era

mensal.

Observe: o promotor fazia o relatório durante todo o mês e tinha até o dia cinco do próximo mês para

enviar o documento que levava em média mais cinco dias para chegar às minhas mãos. Se fizer uma

conta rápida, chegará à conclusão que tínhamos informações valiosas que no final chegavam com até

quarenta dias de atraso, ou mais.

Acredita que daria para fazer alguma ação relacionada a algum produto que estivesse próximo do vencimento?

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Foi aí que resolvi mudar esse sistema. O relatório de visitas continuaria, pois era uma maneira

de o promotor comprovar a visita nas lojas. Isso também ajudaria para que continuassem a se

relacionar com o gerente da loja ou encarregado, uma vez que tinham que solicitar assinatura no

relatório. Apenas simplifiquei um pouco mais o relatório, pois os promotores perdiam muito tempo

relacionando a quantidade de caixas de cada produto abastecido.

Agora, com o novo relatório, eles anotariam o total de caixas abastecidas. Fiz os ajustes, mantendo o

que era positivo e eliminando o que era negativo, mas a mudança mais significativa foi a

implantação de outro formulário, o “Relatório On-line”, que tinha como objetivo agilizar as

informações.

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O relatório on-line era uma planilha em Excel,

semelhante ao relatório de papel que o promotor já

usava, no qual ele adicionava dados como estoque inicial

e caixas abastecidas. A ferramenta automaticamente

apresentava o estoque final e, o mais importante,

também havia um espaço para que o promotor fizesse

comentários e observações sobre produtos, ações a

serem feitas, lojas que não foram visitadas e por que, e

assim por diante. Esse relatório era enviado assim que

finalizasse a semana, geralmente no sábado. Isso

possibilitava que, a cada segunda-feira, eu pudesse

analisar relatório por relatório. Caso houvesse algum

problema listado por algum promotor poderia assim

tomar as medidas necessárias.

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Já são muitos coordenadores que usam o

smartphone para se comunicar com sua equipe de

promotores e receber informações em tempo real do PDV.

Por meio de aplicativos específicos de trade marketing, os

promotores podem realizar seu relatório de maneira

muito mais rápida pelo celular. Assim, o coordenador pode

tomar ações no momento exato em que ocorre uma falha.

Clique aqui e saiba mais!

Hoje todo esse processo ficou ainda mais fácil!

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É isso aí! Espero ter contribuído bastante com esse eBook e esclarecido o papel fundamental

dos coordenadores de merchandising na realidade do varejo. Agradeço a leitura deste material e

espero que nos acompanhe nos próximos eBooks que serão lançados pelo PDV Ativo.

Aguardem que muitas novidades estão por vir!

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