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Ao ouvir a palavra intranet, o que vem a sua mente?

Para muitas pessoas, ela traz a ideia de algo desatualizado, obsoleto, onde há uma comunicação institucional pouco convidativa e em um layout de difícil navegação.

Contudo, embora as ‘intranetes’ tenham evoluído, muitas empresas ainda continuam utilizando-as como a um legado estático, ou uma peça de museu, que não suprem as necessidades nem de colaboradores, nem da organização.

O conceito de intranet parte da ideia de uma rede privada utilizada internamente para fornecer informação e servir como repositório seguro de recursos aos colaboradores. Elas podem incluir notícias corporativas, documentos, formulários, listas, treinamentos e também servem como canais à comunicação.

Na prática, uma intranet deve fornecer acesso fácil à informações, ferramentas e recursos que os funcionários precisam para desempenhar suas funções rotineiras. Além disso, oferecer um canal eficaz de informação e compartilhamento de

ideias, conteúdos e práticas de melhoria dentro da organização.

Porém, muitas delas não atendem a estas demandas e ficam muito aquém das necessidades promovidas pelas redes abertas de comunicação como: Whatsapp, Facebook e outros.

A ideia deste material é traçar um panorama histórico das intranetes: de onde elas vieram e pra onde as novas tecnologias as estão levando, além disso, busca-se verificar como a ferramenta vem sendo substituída por versões mais modernas e colaborativas.

INTRANET

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As primeiras intranets surgiram nos anos 90, basicamente eram páginas estáticas que forneciam aos colaboradores um local online para acesso das informações da empresa. Em 96, a Frontier Technologies Corp introduziu o primeiro pacote de software turnkey em uma intranet, a partir de então era possível ter uma diversificada suíte de ferramentas de comunicação.

Esta melhoria incluiu: email, um servidor DNS, ferramentas de edição HTML, lista telefônica, help desk, aplicação de pedido de compra, compartilhamento

de documentos, uma função de pesquisa e outros apps. À época estas melhorias representaram um salto revolucionário, entretanto, o sistema era complexo e difícil de instalar.

Assim com as aplicações externas, os softwares de intranet continuaram a se desenvolver e mais ferramentas e diretórios foram sendo incorporados a ela. Surgiram diretórios específicos para colaboradores, formulários dinâmicos, subsites e até recursos de comunicação instântanea via chat.

Houve então a primeira quebra com o sistema vigente e as novas intranetes, ao invés de serem moldadas em um servidor local, utilizavam-se do ambiente web. Esta mudança foi essencial ao primeiro impacto das redes internas, que ao longo do tempo tornaram-se portais internos baseados na web.

As INTRANETEs, umA hIsTóRIA

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Com a ascensão de softwares de conhecimento compartilhado como Wikipédia, Bloggers e mais recentemente Facebook, Twitter, Whatsapp e Linkedin, foi gerado maior poder de interatividade e participação dos usuários. Isso tornou-se um novo recurso também às empresas, estas perceberam que quanto mais formas colaborativas fossem disponibilizadas mais engajados e produtivos eram os colaboradores.

Partindo deste movimento, as intranetes saltaram da estagnação para o networking; elas se tornaram mais dinâmicas e participativas, contudo as empresas mais receosas ainda acreditam em um possível ‘caos-social’ dentro de suas organizações e optavam por softwares com maior controle, inibindo assim a franca participação dos usuários das redes. Em outras palavras, a cultura organizacional se mostrava imatura para romper os paradigmas da comunicação institucional.

Em 2006, Jane McConnel realizou a pesquisa “A organização age no digital”, a ideia da pesquisadora era mensurar a eficácia das intranetes. Segundo a avaliação, a gestão da maioria das empresas não sabe como realmente as pessoas estão trabalhando.

Convergindo a esta abordagem, um estudo mais recente, feito em 2012 pela consultoria McKinsey, mostra que as tecnologias sociais têm a capacidade de aumentar a produtividade e ampliar o conhecimento das pessoas em até 25%. De acordo com dados da Kellog School of Management, as tecnologias sociais aplicadas em empresas melhoram a fluidez da informação, pois os colaboradores sabem onde a informação estará de fato. Além disso, a instituição diz que com o acesso à ferramentas sociais os funcionários têm 71% de chance de encontrar na rede a pessoa que possui a informação que precisam.

Encontrar esta pessoa é a principal conclusão que McConnell chegou em seu estudo. O relatório aponta que: “encontrar as pessoas que sabem é mais relevante do que encontrar somente a informação”. Em outras palavras, é cada vez mais importante aos colaboradores ter um local de trabalho digital que seja capaz de conectá-los em tempo real, independente de distâncias e barreiras geográficas.

É neste ponto que reside o ‘pecado’ das intranetes tradicionais, elas raramente têm essa capacidade e afastam seus possíveis usuários.

A AscENsão dAs TEcNologIAs socIAIs

“Encontrar as pessoas que

sabem é mais importante

que encontrar apenas a

informação” Jane McConnell

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Vamos começar com alguns números:

• 80%* das organizações mantêm uma intranet por no mínimo 5 anos;

• 65%* dos colaboradores acessam estas redes ao menos (apenas) uma vez por mês;

• 8 em cada 10 usuários sentem-se insatisfeitos com estas plataformas;

• De acordo com a Forrester, 75% dos colaboradores utiliza a intranet para obter informações de RH, benefícios, salário, diretórios e treinamentos - quando há este módulo.

PORÉM,segundo dados da pesquisa ‘O que a geração Millennial espera das empresas’, o que os funcionários buscam é colaboração. Isto é, como podemos perceber pelos números da Prescient Digital Media, ao acessar a intranet apenas uma vez por mês em que este colaborador contribui? Já perguntou-se sobre isso?

Em geral, nada! Segundo Luis Lindner, designer instrucional no DOT Digital Group e mestre em Mídia e Conhecimento, embora uma intranet ofereça informações importantes ela permanece no ostracismo pela falta de acesso. Para ele, elas pecam ao não oferecer um elemento de colaboração às pessoas.

A opinião do profissional é corroborada pelo estudo ‘State of the Social Intranet: Results of 2012 Social Intranet Survey’, da Prescient Digital Media; este revela que 72% dos trabalhadores avaliam as ferramentas de comunicação interna disponíveis na empresa como insuficientes, chegando ao ponto, a odiarem a plataforma.

Entre os motivos deste ódio, ou se preferir: a falta de amor no coraçãozinho, estão a falta de informação atualizada, funcionalidades úteis e a não possibilidade de comunicação e colaboração nas intranetes.

PoR quE os fuNcIoNáRIos odEIAm INTRANETEs?

*informações - Ward, Toby. “State of the Social Intranet: Results of 2012 Social Intranet Survey.” Prescient Digital Media, January 2013.

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Por aqui e até mesmo no Peru (de onde também recebemos considerações), ao questionar colaboradores e profissionais sobre seus sentimentos a respeito das intranetes, as respostas não foram as mais animadoras.

De acordo com os profissionais que responderam a questão por email, o problema de lá (EUA) é o mesmo cá. O maior problema ainda é a falta de propósito nas redes, segundo a comunicadora Consuelo Alves Ribeiro (acesse entrevista exclusiva aqui), um dos pontos negativos da intranet no Brasil é ela ser tratada como um local para replicar

conteúdos globais. “Ou seja, é uma avalanche de informações sem sentido que não fazem conexão nenhuma com a realidade”, comenta.

Outro problema levantado nas respostas é a falta da plataforma, 12% dos respondentes informaram não haver qualquer ferramenta de comunicação na empresa onde atuam. Embora haja uma pequena melhora em relação a pesquisa ‘A comunicação interna segundo profissionais brasileiros’ realizada no início do ano, ainda há fortes indícios de que a maioria das empresas preocupa-se pouco com a sua estrutura de comunicação.

28% dos trabalhadores

brasileiros não são

consultados ou informados em relação aos

processos de inovação nas

empresas.A comunicação interna

segundo profissionais brasileiros

PoR quE os fuNcIoNáRIos odEIAm INTRANETEs?

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Ambiente Antiquado

Para Gerry McGovern, Ceo da Carewords, as intranetes morrem sobre seu peso ‘morto’. Ele afirma que algumas intranetes são tão perigosas que os colaboradores ao as acessarem deveriam utilizar máscaras de gás.

McGovern defende não haver desculpa para este desleixo em UX para com os colaboradores. “Você não oferece um site horrível a seus clientes, então por que oferecer a seus colaboradores?”, questiona. Ela ainda dispara: “não se pode simplesmente jogar um site ou ferramenta e esperar que ele gere colaboração e aprendizagem”.

Lilian Ertel, gerente de Customer Success da SocialBase, acredita ser interessante avaliar as

intranetes pela visão do usuário. “Se ele não encontra propósito e a empresa não o direciona a isso nem mesmo plataformas modernas como a própria SocialBase podem obter sucesso". Ela destaca ser de extrema importância haver uma interface amigável, porém “apenas isto não basta; as organizações precisam entender o propósito da ferramenta, ou seja, o que ela irá melhorar e aplicá-la à realidade da companhia”, finaliza ela.

Isto nos leva a outro fenômeno, a comunicação informal, que acontece na tangente da gestão e raramente é passível de controle.

“Uma transformação

digital é em primeiro

lugar uma transformação cultural. Isto é,

a colaboração é uma coisa

cultural, não uma coisa

tecnológica” Gerry McGovern

PoR quE os fuNcIoNáRIos odEIAm INTRANETEs?

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A comunicação social na sua empresa está acontecendo quer você queira ou não. Segundo pesquisa da Supera Comunicação sobre o uso do Whatsapp no Brasil, 95,6% dos trabalhadores brasileiros utilizam-se do aplicativo no horário de trabalho, gastando em média até 3 horas do dia no app.

Contudo, não são só gatinhos e memes do chefe que circulam no app. 94% dos entrevistados apontam utilizar o canal para comunicação profissional; destes 31% já trocaram mensagens confidenciais sobre a empresa na rede e 12,1% já compartilharam arquivos sensíveis pela ferramenta.

Porém, é aqui onde ocorre o primeiro hiato em relação às políticas empresariais; apenas 23,5% delas apresentam alguma iniciativa sobre o uso do Whatsapp, entretanto, entre elas, há algumas que tencionam o controle e ou proibir o seu uso.

Para Viviane Mansi, mestre em comunicação e uma das organizadoras da pesquisa, este número deixa claro que são poucas as empresas que estão dando a devida atenção ao tema. Além disso, ela aponta ser equivocada a ideia de proibir. “Proibir o uso não seria minha recomendação. E, mesmo que fosse, ninguém respeitaria. As pessoas querem conversar sobre os temas que as afetam – isso é natural. É importante educar para o uso, mas isto está longe de controlá-lo”, salienta.

A culpa

Como é sempre legal culparmos alguém, desta vez vamos por a culpa em Dave Gray. O autor de Gamestorming and The Connected Company afirma que o conceito colaboração social nas empresas é como um tsunami e as empresas simplesmente não podem pará-lo. Ele destaca: “os funcionários irão encontrar maneiras de se comunicar, colaborar, aprender e trabalhar em conjunto. Então, se você (empresa) não fornecer ferramentas funcionais, uteis e atrativas, os funcionários irão encontrar e usar qualquer uma das que estão disponíveis no mercado”. E, voltando a pesquisa da Supera; eles já encontraram.

sEus colAboRAdoREs fARão umA comuNIcAção socIAl com ou sEm você

“Intranetes sociais bem sucedidas são aquelas onde cada usuário consegue ver valor individual e atendem à demanda de seu trabalho.” Lilian Ertel, Gerente de Customer Success da SocialBase

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Aceita que dói menos!

Esta lógica pode fazer todo o sentido neste momento. Isto é, se ao ler o emaranhado de caracteres acima você sentiu-se incomodado, provável que sua empresa precise rever as políticas de comunicação interna e colaboração. Uma vez aceito este fato, a pergunta é: como chegar lá?

Há vários formatos, o mais simples é adquirir uma plataforma social e ser feliz, certo? Na verdade não. Lembra da opinião da Lilian? Bom, ela aponta que o correto é atentar à opinião do usuário sobre a rede e principalmente traçar um propósito à ela.

Para isso vamos indicar alguns pontos que podem servir de guia para você:

1 - Saiba quem é você

Identifique seus pontos fortes e a melhorar dentro da empresa. Faça diagnóstico sobre sua cultura organizacional. Ela está clara e bem delineada para todos que trabalham na empresa, ou há ainda dúvidas e distorções sobre o objetivo da empresa?

Seus líderes estão realmente engajados e centrados ao objetivo da empresa? Atente a este ponto, pois se os líderes, disseminadores naturais da sua cultura estiverem em dúvida ou desmotivados, você pode ter sérios problemas organizacionais.

Segundo Jane McConnel, há três níveis focados em Digital Work Place que podem ajudá-lo a medir a maturidade da sua empresa

e, por consequência o engajamento de seus colaboradores.

Para iniciar, responda a estas questões:Como sua intranet atual atende às necessidades de trabalho digital? Ela atende aos requisitos mínimos do seu negócio para colaboração e trabalho?Suas equipes, departamentos e unidades de negócios estão usando ferramentas externas de comunicação? O número de ferramentas usadas é muito grande?Alguma delas pode ser mantida, ou você precisa recomeçar do zero com uma abordagem totalmente diferente?

As respostas a estas questões irão determinar onde sua organização está hoje e o que você precisa fazer para alcançar o próximo passo.

A NovA INTRANET socIAl: como chEgAR ATé ElA

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Início

Estabelecer o porquê Mantenha em altaAtingindo massa crítica

Desenvolvimento

Maturidade

• Há consciência sobre o trabalho digital em algumas áreas do organização.

• Existem iniciativas isoladas e não sistematizadas em Ad hoc.

• Os líderes estão minimamente envolvidos com o todo.

• As equipes trabalham em conjunto em espaços de virtuais, mas há pouca organização de comunidades ou de redes em toda a organização.

• Várias iniciativas são direcionadas em ter um lugar na organização para a colaboração , móvel, e social.

• Há alguma coordenação, provavelmente por um gerente.

• Alguns serviços digitais foram lançados em toda a organização, mas é cedo para generalizar a adoção.

• Os líderes estão começando a ficar envolvidos.

• O digital está incorporado as práticas de trabalho.

• O trabalho digital atinge toda a força produtiva.

• A maioria ou todos os líderes estão realmente engajados, estão diretamente envolvidos.

• Clientes e parceiros externos fazem parte das iniciativas de trabalho digital.

• O trabalho digital é considerado um ativo estratégico à organização.

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Digital Workplace Maturity FraMeWork

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2 - Determine metas

Após descobrir seus objetivos, onde você quer chegar e em que quadrante de maturidade você está, defina metas razoáveis e factíveis para alcançar o próximo nível desejado.

É muito importante que este projeto esteja claro e todos na empresa informados sobre os novos objetivos a serem alcançados. Além disso, deixar esclarecido o por que é importante alcançá-los é primordial para alcançar sucesso. Outro dado essencial é acompanhar o andamento das metas e se preciso agir onde haja problemas.

A NovA INTRANET socIAl: como chEgAR ATé ElA

cinco objetivos essenciais De uMa intranet

Entregar conteúdo#1

#2

#3

#4

#5

Ser um instrumento fundamental de comunicação

Ser um meio motivador de colaboração

Apoiar a cultura

Criar eficiências

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3 - Avalie sua atual intranet

Segundo Rebecca Rodgers, há cinco elementos essenciais a uma intranet de sucesso: fornecer conteúdo, ser um instrumento fundamental de comunicação, ser um fomentador de colaboração, apoiar e fortalecer a cultura da empresa e criar eficiências.

Por esta lógica a pergunta a ser respondida é: a sua intranet entrega isso?

Na prática, as intranetes são projetadas para resolver três tipos de necessidades da comunicação empresarial:

1. Entregar one-way, de cima para baixo notícias corporativas e informações de RH;

2. Oferecer uma biblioteca de melhores práticas e documentação de processos;

3. Proporcionar um espaço à participação e comunicação dos colaboradores em tempo real.

A maioria das intranetes atendem a uma ou mais destas necessidades e são mais fortes em algumas áreas do que em outras. Priorize seus objetivos de negócio e liste as soluções de software disponíveis, pesando suas forças contra as lacunas que você identificou em sua análise da maturidade de trabalho digital.

Em seguida, pondere os prós e contras de cada solução de acordo com suas necessidades específicas.

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4 - Não invente a roda

Quais são as melhores práticas das empresas que estão despontando no mercado? Busque estas informações e as que forem pertinentes ao seu modelo de negócio adapte-as a sua realidade. Com isso, é possível construir um modelo de trabalho digital mais colaborativo e também avançar continuamente em seu processo de maturidade.

5 - Mas garanta que ela continue rodando

Para garantir que as soluções adaptadas à sua empresa funcionem e atendam a necessidade de seu negócio estimule o máximo possível de pessoas a se envolverem no processo de seleção e implementação da plataforma ou filosofias.

Lembre-se, quanto mais ‘evangelizadores’ você tiver mais chances de sucesso você terá nas mudanças propostas.

Fatores que provam que sua intranet é bem sucedida

1. Atende às necessidades de seus usuários Propósito! As intranetes com os melhores índices de engajamento são as que são escolhidas por quem irá as utilizar; são eles que sabem onde a ferramenta é necessária e irá gerar valor à rotina de trabalho.

2. Estabeleça uma comunidade Estruture um grupo de trabalho que possa avaliar e implementar a intrenet como projeto piloto, a partir disso você terá em mãos

dados que irão facilitar a disseminação da ferramenta para toda a empresa.

3. Conteúdo atual faz toda a diferença É papel do administrador da rede manter a rede sempre atualizada e dar feedbacks ao restante dos usuários. É importante manter a intranet sempre atualizada, para que ela não perca credibilidade.

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“Sem conteúdo atualizado e

grupos ativos qualquer

site cai no esquecimento. Intranetes não são diferentes”

Andy Jankowski

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6 - Mobile

Não é segredo para ninguém que hoje temos uma geração completamente logada às redes sociais e à ferramentas de comunicação direta, sejam elas quais forem. Ao encontro disso, essa geração espera encontrar nas corporações a mesma lógica que têm fora delas, ou

seja, comunicação rápida, sem barreiras, de forma colaborativa e móvel. Isto é, a lógica do presencialismo não faz mais sentido, pois com uma estrutura de digital workplace o trabalho acontece em qualquer lugar, horário e plataforma,

basta estarmos conectados à internet. Ou seja, se a sua plataforma não está adequada à está nova lógica, repense-a.

A NovA INTRANET socIAl: como chEgAR ATé ElA

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Segundo a Nilsen Norman Group, empresas como o Google, Adobe, Amazon, National Geographic, Nielsen, Verizon e Sprint alcançaram sua maturidade em trabalho digital por meio de suas plataformas sociais de comunicação interna.

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Estas empresas são consideradas as melhores no que fazem por ter uma vida social já aplicada na sua intranet, ou seja, a partir do público interno é estabelecido um padrão de onde a empresa quer chegar como e a massiva participação de seus colaboradores leva ao sucesso. Contudo este é ainda um desafio à maioria das empresas

McConnel aponta que as plataforma digitais mais eficazes prezam pela colaboração e interação entre pessoas, este é o futuro: “apoio a força de trabalho voltada para o colaborador e as muitas pessoas que prestam serviço à empresa”, finaliza ele.

fuTuRo