O que é ECM (Enterprise Content Management)

Conjunto de tecnologias utilizadas para gerência do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento.

Ou

Segundo a Gartner, ECM é um conjunto de serviços e micro-

serviços, incorporados tanto em suítes de produtos integrados ou

como aplicações separadas, que compartilham APIs e

armazenamentos comuns, para explorar diversos tipos de conteúdo,

e servir múltiplos públicos e numerosos casos de uso em toda a

organização.

Introdução

Nos dois últimos anos, os gênios do setor de US$ 6 bilhões

conhecido como Gestão de Conteúdo Corporativo, ou ECM

(Enterprise Content Management, em inglês), se deram conta de

que as coisas estão mudando: o papel está desaparecendo

(finalmente!); novas formas de conteúdo, como vídeo, áudio e

mídias sociais, estão em ascensão, e novas tecnologias (como

armazenamento na nuvem, tecnologia móvel e analytics) estão

transformando as soluções e serviços disponíveis. Por essas e outras

razões, muitos membros da Association for Information and Image

Management (AIIM), bem como os maiores fornecedores de

software que atendem o mercado e a comunidade de analistas,

estão sugerindo que é hora de mudar esse nome. Mesmo assim, a

sigla ECM persiste.

No Quadrante Mágico da Gartner 2016, o relatório anual para a

área de ECM de um dos mais importantes atores da tecnologia para

negócios, eles não chegam a mudar o nome, mas ajustaram a

definição de ECM para incluir novas realidades. O relatório

reconhece uma mudança importante de “um foco centralizado, de

back-end e comando-e-controle sobre a gestão não estruturada do

conteúdo para uma abordagem mais integrada, que prioriza a

usabilidade, o processamento e a análise do conteúdo”.

Pense da seguinte forma: a ECM saiu do back-office para se

tornar digital office.

A ênfase na usabilidade do conteúdo é um ponto essencial. Não

se trata mais de armazenar documentos com segurança até o fim

de sua utilidade legal (apesar deste continuar sendo um uso

fundamental). Hoje, a ECM diz respeito a colocar o conteúdo para

funcionar onde quer que agregue valor, talvez em um processo de

negócio ou durante uma transação, ou para consumo sob demanda

por um cliente.

Qual a diferença entre ECM e GED?

A resposta é muito simples: nenhuma.

Primeiro é preciso entender que ECM e GED não são siglas estabelecidas por entidades oficiais para designar algum tipo de produto ou serviço. Ambas as siglas, assim como tantas outras no mercado de TI, foram criadas e são difundidas principalmente pelas empresas que desenvolvem soluções nesta área. E cada uma se apresenta como quer, pois não existem regras que, na prática, diferenciam GED e ECM.

As organizações de sucesso sabem que os conteúdos empresariais são mais importantes do que nunca, uma vez que as tecnologias móveis, sociais e em Cloud estão transformando os modelos de negócio. Estão descobrindo um novo valor com as soluções de conteúdos empresariais que permitem aplicar as vantagens da análise de dados, da optimização de processos e da colaboração a todas as formas de conteúdos para obter maiores níveis de informação e o envolvimento do cliente.

A maioria das empresas operam com requisitos de gerenciamento de conteúdo estritos para ajudá-la a controlar o conteúdo e automatizar processos relacionados a conteúdo. Inclua nisso as regras e regulamentos que controlam como os dados do cliente são manipulados e por quem, e você começará a entender as soluções

complexas necessárias para transformar o conteúdo em vantagem competitiva. As soluções de gerenciamento de conteúdo, digitalização de documentos e captura de documentos da IBM fornecem às organizações as ferramentas necessárias para automatizar os processos de negócios, reduzir custos e entregar excelência em atendimento ao cliente. Como o conteúdo não estruturado cresce exponencialmente, você precisa que o gerenciamento de conteúdo capture, armazene, gerencie, integre e entregue várias formas de conteúdo na empresa. Pense seriamente sobre não ter papel. Finalmente, faça a sua organização assumir o compromisso de eliminar o manuseio, frete e armazenamento de papel. Quando você efetivamente conseguir transformar documentos em papel em dados digitais, você obterá mais controle sobre custo, conformidade e atendimento ao cliente. Forneça as informações corretas no momento certo para tomar a decisão correta. Quando você pode extrair dados de documentos transacionais com rapidez e precisão, entende rapidamente sua relevância e os direciona para as pessoas e processos que precisam deles, sua organização pode alcançar a automação de processo inteligente para maior engajamento do cliente. Elimine os silos de informações que cresceram ao longo do tempo. As organizações de hoje lutam com o problema real de informações presas em silos de dados e processos por toda a empresa, o que

apenas está acelerando com as infraestruturas em nuvens, sociais e remotas aumentadas. As soluções de Captura e Digitalização de Documento podem conectar conteúdo a entradas de diversos canais e diversos repositórios e sistemas de negócios para fornecer uma visualização única do conteúdo dentro do contexto.

A linha Enterprise Content Management da IBM é dividida em três grandes partes:

1) Gestão de Conteúdo e Imagens - Datacap a) Captura e gere conteúdos para fornecer acesso em

qualquer dispositivo para uma execução mais rápida.

2) Gestão Avançada de Casos – Case Manager a) Ativa o conteúdo integrando o mesmo nos processos de

negócio para melhorar a eficiência, reduzir erros e melhorar a capacidade de resposta aos clientes.

3) Gestão de Informações de Ciclo de Vida a) Analisa informações e aplica políticas de forma

consistente em toda a organização, para reduzir custos e riscos, aumentando em simultâneo o valor dos seus dados.

A IBM, é considerada líder de ECM pelo quinto ano consecutivo, e está disponibilizando a matéria gratuitamente, reserve um tempo para ler aqui - https://goo.gl/PNqVE1 A O2TB é um parceiro especializado em soluções ECM, com destaque para DataCap e Case Manager da IBM.