El rol de la Auditoría Interna en la gestión de proyectos rol...5as Jornadas Rioplatenses de...

5as Jornadas Rioplatenses de Auditoría Interna

El rol de la Auditoría Interna en lagestión de proyectos

Alejandro Alemany, CIA

Montevideo, Setiembre 2009

INSTITUTO URUGUAYO DE AUDITORIA INTERNA

Agenda

Parte 1 ¿Qué es un proyecto?

Parte 2 Auditoría Interna de Proyectos

Parte 3 Gestión de Proyectos

Parte 4 Seis pilares para la excelencia en gestión de proyectos

Parte 5 Proyectos de Auditoría Interna

¿Qué es un proyecto?

4PricewaterhouseCoopers

Setiembre 2009

¿Qué es un Proyecto?

Proyectos – son definidos como:

un conjunto único de actividades

con base a un alcance pre-establecido

que tienen un inicio y un “final”,

cuya finalidad es dar cumplimiento a ciertos objetivos y metasempresariales

y en cuya ejecución se generan entregables bajo las premisas de:- calidad,- tiempo,- costo- y satisfacción del cliente (accionistas / alta dirección / organización).


Setiembre 2009

¿Qué es un Proyecto?

Los proyectos normalmente se establecenen base a fases y tiempos,

-de forma secuencial o concurrentes,

-conformados por varios actores

- donde cada uno tiene roles yresponsabilidades definidas para darcumplimiento a las actividades.


Setiembre 2009

Ejemplos de proyectos

Construcción de una obra de infraestructura

Cambio en un proceso

Implementación de un sistema

Tercerización de un proceso crítico

Reorganización

Implementación de un sistema de gestión de riesgos

Reconversión de perfiles

Fusión Organizacional

Centralización de procesos

Desarrollo de una nueva unidad de negocio

Desarrollo de un nuevo producto

Nuevo modelo de gestión de clientes

Auditoría Interna

…


Setiembre 2009

Las estadísticas muestran que un 25% de proyectos organizacionalespueden ser clasificados como exitosos.

Un 50% de los proyectos finalizan retrasados, o se exceden de loscostos estimados y el 25% restante fracasan completamente.

Para aumentar las posibilidades de éxito del proyectoes esencial utilizar un esquema estructurado de gestión

de proyectos.

Auditoría Interna deProyectos


Setiembre 2009

Desde la función de Auditoría Interna existen grandesposibilidades de agregar valor a la gestión de proyectos:

Realizando evaluaciones independientes a lo largo del ciclode vida del proyecto en cuanto a :

Evaluación de riesgos del proyecto

Brindando soporte en mecanismos de gestión de riesgos

Auditoría de cumplimiento de objetivos del proyectos

Evaluaciones en cuanto a la organización, herramientas yprácticas utilizadas para la gestión del proyecto

Auditorías de los procesos de gestión de costos del proyecto

Evaluación de proceso de control del proyecto

…


Setiembre 2009

• Proyectos que generan un impacto significativo en laorganización o que deriven en fuertes cambiosorganizacionales.

• Proyectos de elevados presupuestos.

• Proyectos considerados estratégicos para la Alta Dirección.

• Proyectos recurrentes que han presentado dificultades en elpasado o no hayan alcanzado los beneficios esperados.

• Los proyectos que se enfrentan a problemas con supresupuesto, el cronograma, etc. y en los cuales se encuentracomprometido el éxito global del proyecto.

• Proyectos complejos, que impliquen importantes riesgos.

Imagen o gráfica

Imagen o gráfica

Algunos Proyectos podrían ser incluidos dentro del alcance de laAuditoría Interna, como ser:


Setiembre 2009

Diferentes momentos para la Auditoría durante el ciclo de vidadel Proyecto

Análisis Definición Diseño Construcción Implementación Operación

Gestión de Proyectos


Setiembre 2009

El triángulo del éxito en la gestión de proyectos

En TiempoDe acuerdo alPresupuesto

De acuerdo a lasEspecificaciones u Objetivos

Tanto el equipo delproyecto como laAuditoría de Proyectos,se deberían entoncesconcentrar en estospuntos.C

osto

s

PlazosAlcance

CALIDAD

Y que se generen los beneficios esperados


Setiembre 2009

Gestión de Proyectos

Gestionar un proyecto significaplanear su ejecución antes deiniciarla y vigilar dicha ejecución.

Una efectiva administración deproyectos exige:

• Técnicas y herramientas

• Estructuras bien organizadas.

• Gestionar los Riesgos


Setiembre 2009

Riesgos de un Proyecto

Definición

Los riesgos de un Proyecto soneventos futuros inciertos que puedeninfluir en el logro de los objetivos delProyecto (Tiempo, Costo, Calidad yBeneficios)

Una buenaadministración identifica,

valora, enfoca, mitiga ycontrola los riesgos.

El proceso de identificación ygerenciamiento de riesgos es un procesocontinuo a lo largo de todo el ciclo devida del Proyecto.


Setiembre 2009

Riesgos de un Proyecto y el rol del Auditor

La Auditoría Interna puede jugar un papel preponderante

en este proceso, a través de la revisión independiente de losriesgos del Proyecto.


Setiembre 2009

Riesgos de un Proyecto

Procesos yProcesos yFuncionalesFuncionales

Administ. yAdminist. yControl delControl delProyectoProyecto

GerencialesGerencialesy dey de

NegociosNegocios

OrganizaciOrganizacióónn

TTéécnicoscnicos

RecursosRecursos

Riesgos

•Alineación estratégica•Composición del Comité de Dirección•Comunicación•Sponsorship•Compromiso •Planeación

•Metodología GestiónProyectos•Gestión de Issues•Gestión de Riesgos•Monitoreo delprogreso

•Definición requerimientosnegocio•Controles Aplicación•Customización•Interfases•Localización

•Presupuestos•Dotación Personal•Competencias equipo

•Entrenamiento•Gestión del cambio•Comunicación•Alineamientoorganizacional•Continuidad del negocio

•Conversión de datos•Arquitectura delsistema•Creación de redes•Rendimiento•Seguridad•Disponibilidad•Recuperación dedesastres

PricewaterhouseCoopers

Septiembre de 2009

Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos?

Planning andScheduling

Planeación

ResourceManagement

DependencyManagement

AssumptionManagement

ProjectFinances

Business CaseMonitoring and

BenefitsRealisation

CommunicationsManagement

StakeholderManagement

ProjectMonitoring and

Reporting

RiskManagement

IssueManagement

ScopeManagementand Change

Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios

Comunicaciones Control delProyecto

Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


CalidadLos planes sonrealistas ?

Hay una basesólida para

monitorear elavance delproyecto ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Se posee lagente

indicada?

Existedisponibilidadde recursos ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Se analizaronlas

interaccionescon otrosproyectos

Se analizaronlas rutas

críticas delproyecto ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Se definieron lossupuestos ?

Se revisanperiódicamente ?

Están claros lossupuestos para

todos ?


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Se determinaron loscostos y aspectos

financieros ?

Que mecanismosde control existen ?


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Están claros losbeneficios

esperados delproyecto ?

Cómo se realizaráel seguimiento delos beneficios ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

De definió un plande comunicación?

(Quien, qué, porqué medios, en que

momento)

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

De identificaron laspersonas o gruposimpactados por el

cambio ?

Se definió un planpara asegurar el

compromiso con elcambio ?


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Se progresa deacuerdo a los planes

establecidos ?

Existen mecanismosadecuados para

controlar el avance delproyecto ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Se evalúanperiódicamente los

riesgos del proyecto ?

Se definen planes deacción que mitiguen los

riesgos ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Qué problemas existen ?

Existen procesos deidentificación y

administración deproblemas ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Se evalúan los cambiospropuestos al plan de

proyecto?

Existe un proceso deautorización de cambios al

proyecto ?

…


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Existen procesos deadministración y control de

proveedores ?

Los servicios deproveedores están

cumpliendo lasexpectativas ?


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Existen procedimientos decontrol de calidad ?

Están claras lasresponsabilidades encuanto a controles de

calidad ?


Septiembre de 2009



Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad


Planeación

ResourceManagement



ProjectFinances


BenefitsRealisation




Reporting

RiskManagement

IssueManagement


Control

SupplierManagement

QualityManagement

Knowledge andOffice

Management

Close

Gestión deCostos y

Beneficios


Calidad

Existen procedimientos desalvaguarda de la

información ydocumentación del

proyecto ?

Se definieron planes decapacitación ?

…

Seis pilares para laexcelencia en gestiónde proyectos


Setiembre 2009

Los 6 Pilares para la Excelencia de Proyectos (y que deben serconsiderados por el auditor)

1. Las partes interesadas estáncomprometidas con el cambio

2. Comprensión de los beneficios delnegocio.

3. Plan de trabajo y cronogramapredecibles.

4. Equipo de alto desempeño.

5. Alcance realista y manejable.

6. Los riesgos se mitigan.


Setiembre 2009


1. Las partes interesadas se hancomprometido.






III.1 Estándares y estructura

III.2 Gestión del tiempo del proyecto

III.3 Gestión de costos.

III.4 Gestión de calidad

III.5 Monitoreo del progreso

III.6 Administración y soporte

PricewaterhouseCoopers Septiembrel de 2009

38

III.2 Project time management (Ejemplo)

Se identificaron las dependencias entre las actividades y se tuvieron en cuenta en el cronograma de proyecto

Las responsabildiades para cada tarea fueron definidas y comunicadas

Se identificaron los hitos clave y fueron documentados en el cronograma de proyecto

Cuando corresponda se desagregaron sub-proyectos

Existe un schedule consolidado de proyecto

Se realizó un adecuado análisis de ruta crítica

El cronograma de proyecto se realizó con el nivel de detalle suficiente

Las estimaciones de tiempo de las actividades fueron realizadas siguiendo procesos lógicos

El cronograma incluye tiempos para contingencias

Se realizó un análisis de restricciones como ser disponibilidad de recursos, dependencias, tiempos de aprobación, etc.

El cronograma de proyecto, y proceso de planeación fue revisado y aprobado por personal independiente.

Los cronograma de proyecto de proveedores se encuentran alineados con el plan de proyecto

Se definió un proceso formal para la gestión de cambios

Se definió un proceso formal para la gestión de cambios

…

PricewaterhouseCoopers Septiembrel de 2009

39

Entregable del Diagnóstico (Ejemplo)

Proyectos de AuditoríaInterna


Setiembre 2009

Alcance pre-establecido.

Tienen un inicio y un final.

Con el fin de alcanzar determinados objetivos y metas.

En su ejecución se generan entregables (bajo laspremisas de calidad, tiempo, costo y satisfacción delcliente).

Se establecen en base a fases y tiempos.

Conformados por varios actores con roles yresponsabilidades definidas.

¿Podemos considerar la realización de una Auditoría como unproyecto?


Setiembre 2009

Proyectos de Auditoría InternaHerramientas de Gestión de Proyectos

Plan de Gestión de Stakeholders ?

Plan de comunicación del proyecto ?

Kick off del proyecto ?

Sponsoreo?

Definición de Beneficios esperados del proyecto?

Medición y comunicación de beneficios logrados?

Cronogramas, hitos clave?

Gestión de cambios? Alcances ?

Gestión de dependencias ?

Gestión de Riesgos

Gestión de/ Issues / Problemas ?

Análisis de Restricciones ?

Otros…


Setiembre 2009

¿Estamos incluyendo en nuestroplan anual, proyectos significativospara la organización?

¿Estamos teniendo en cuenta losherramientas de gestión deproyectos para Proyectos deAuditoría exitosos?

Muchas Gracias !!

Alejandro Alemany

[email protected]

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Alejandro Alemany

[email protected]

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