Encontro Interativo Diretor de Protocolo Eficaz

Facilitador: Gamaliel Noronha

Governador 2004-2005Instrutor Distrital para o Ceará

Distrito 4490

“O Rotary é imenso, mas por alguns momentos, na reunião mais modesta ou na mais importante, está na mão de um diretor de protocolo.”

JOSÉ AUGUSTO BEZERRAGovernador 1993-1994 do Distrito 4490

Por que EFICAZ?

EFICÁCIA é fazer bem, entretanto, fazer bem o que precisa ser feito para alcançar um melhor resultado no objetivo

pretendido.

“De nada adianta fazer certo... a coisa errada!”Peter Drucker

Economista austríaco (1909-2005)

Diretor de Protocolo(E não Protocolo = Ato protocolar)

Cartão de visitas do clubeSempre o primeiro a chegar e o último a sair!A necessidade do Vice-Diretor de Protocolo

Protocolo improvisado:

Alceu Antimo Vezozzo Diretor 2001-2003 do Rotary International

Marketing PessoalProduto: Conteúdo, utilidade e

embalagem

Pessoa: Conhecimento,

Habilidades e

Atitudes

O Marketing Pessoal do Diretor de Protocolo• Conhecimento - “Viver” o Rotary - Domínio do vernáculo

• Habilidades - Boa dicção (“Dê vida às palavras) - Modulação da voz - Otimização do olhar - Competência (Iniciativa, desembaraço) - Comunicação Eficaz

• Atitudes - Ser cortês (Olhe o sorriso “não amarelo”!) - Vestuário adequado - Higiene corporal - Postura na tribuna - Tranquilidade - Simpatia... com seriedade (nada de gracejos!)

Uso do microfone

- Evite chamar o “Aloson”- Posição de maior ganho

Reunião: Providências preliminares- Pauta com cópias ao presidente e outros (definir)- Lembrar e confirmar a presença de convidados- Currículo (resumido) de palestrante Reuniões festivas:- Definir comissão de recepção (casais) com a ajuda das

Comissões de Programas, Relações Públicas e Companheirismo

- Definir auxiliar de cerimonial- Orientar auxiliar de cerimonial: Informações por

escrito (Ex: Chegada, com atraso, de autoridade)

Em reuniões ordinárias:- Apresentar palestrantes (ler currículo, sim!)- Adiantar assuntos- Comemorar datas

(O clube tem o seu presidente!)

Local da Reunião: Ações Precursoras - Mesa diretora dos Trabalhos

(MDT): Número ímpar de lugares, de preferência

- Instrumentos de comunicação (caixas, microfones, notebook e data-show com operador)

- Tribuna (à esquerda da MDT)- Disposição das mesas da

plateia- Cardápio- Panóplia em lugar de destaque

- Colocação das bandeiras - Sino e Martelo- Informar tempo para o

palestrante e acertar como avisá-lo cinco minutos antes

- Ar condicionado- Iluminação- Outros utensílios (toalhas,

arranjo de flores etc)- Água para MDT- Sorteio de lugares

(incentivo ao companheirismo)

Ordem das Bandeiras - I 4 2 1 3 5

Ordem das Bandeiras - II 3 1 2 4

Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - I“É como coração de mãe!”

4 2 1 3 5

Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - II

7 5 3 1 2 4 6 8

Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - III- Composição e anúncio

ou

- Anúncio e composição- Definida a mesa (numeração), orientar os seus componentes (auxiliar?) Distribuição dos lugares:Nº 1- PresidenteNº 2 – Convidado especial ou autoridadeNº 3 – Secretário (é de praxe, em reunião ordinária, não obrigatório) ... – (zigue-zague) Observações:

- Não colocar duas senhoras, lado a lado E por fim...- Não colocar uma senhora visitante à ponta da mesa

Ordem de precedência01 - Presidente do clube02 - Diretor do RI03 - Ex-Diretor do RI (observar antiguidade)04 - Governador do Distrito05 - Governador de outro Distrito06 - Ex-Governador (observar antiguidade)07 - Governador eleito08 - Governador indicado09 - Diretor ou Editor da Brasil Rotário10 - Presidente de outro Clube11 - Ex-Presidente12 - Presidente eleito13 - Vice-Presidente14 - Secretário.Obs.: A presença de autoridade(s) implica no respeito à legislação vigente.

Reunião: Observações importantes- Abertura: “Bom dia (bom tarde, boa noite),

companheiras, companheiros, cônjuges, convidadas e convidados”

- Pavilhão Nacional: saudação com palmas (não desfraldar)

- Celular no modo silencioso- Ficar “ligado” no presidente- “Auto”- Apresentação dos companheiros, familiares e

convidados: Secretário elaborar fichas com os dados necessários (nome, classificação, cargo no clube, nome do cônjuge)

- Ninguém fala após a autoridade maior

Tratamentos (I)

- Rotariano: COMPANHEIRO (e não:

senhor, doutor, professor etc)

- Cônjuge (substantivo masculino):

MINHA ESPOSA ou MEU ESPOSO

Tratamentos (II)- Autoridades:Sua (em referência) ou Vossa (trato direto)...... Alteza - Príncipes e Duques... Eminência – Cardeais... Excelência - Presidente da República, ministros, governadores,

prefeitos, parlamentares, juizes, autoridades diplomáticas e pessoas de alta categoria, em geral

... Excelência Reverendíssima - Bispos e arcebispos

... Magnificência - Reitores de universidades

... Reverendíssima - Sacerdotes em geral

... Senhoria - Funcionários graduados, pessoas de cerimônia e oficiais até coronel

Senhor ou Senhora - As demais pessoas

- Distrito 4 mil 490 (e não “44-90” ou “4-4-9-0”) - Governador Ano Rotário 2004-2005 (e não “Ex-Governador”)- “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos

Trabalhos” (e não “Mesa Principal”, “Mesa Presidencial”

ou “Mesa do Presidente”)

Ações Finais

- Acompanhar os visitantes até a saída- Desligamento dos aparelhos- Recolhimento de objetos esquecidos- Guarda de materiais

Material de apoio- Slides do Encontro Interativo Diretor de

Protocolo Eficaz- Modelo de pauta para reunião ordinária- Modelo de pauta para reunião festiva - Modelo de pauta para reunião de visita do

Governador Acesse:

www.blog.gamalielnoronha.com.br

Fontes- Protocolo em Rotary: Guia Prático Rotary Club de Guabirotuba (http://www.rccguabirotuba.com.br/Protocolo.pdf) - Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasil Alceu Antimo Vezozzo, Diretor 2001-2003 do Rotary International http://www2.brasil-rotario.com.br/ftp/normatizacao.pdf - A Arte de Ser Diretor de Protocolo José Augusto Bezerra, Governador 1993-1994 do Distrito 4490 Revista Brasil Rotário, outubro de 2000 - Protocolo em Rotary Antonio Reginaldo Geiss, RC de Indaiatuba http://rotary4590.com.br/fale-conosco/protocolo-em-rotary