Escritorio de Contabilidade

Escritório de contabilidade

Expediente

Presidente do Conselho DeliberativoAdelmir Santana

Diretor-PresidentePaulo Tarciso Okamotto

Diretor TécnicoLuiz Carlos Barboza

Diretor de Administração e FinançasCarlos Alberto dos Santos

Gerente da Unidade de Capacitação EmpresarialMirela Malvestiti

CoordenaçãoNidia Santana Caldas

AutorPaulo César Borges de Sousa

Projeto GráficoStaff Art Marketing e Comunicação Ltda.http://www.staffart.com.br

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Idéias de Negócios - escritorio-de-contabilidade 3

Apresentação do Negócio

A contabilidade tem uma história tão antiga quanto à da própria civilização humana. Desde o surgimento da civilização, das mais remotas até à atualidade, os humanos sempre tiveram necessidades de manter o controle da posse e propriedade, fosse de áreas determinadas para caça e coleta de raízes e frutas ou a quantidade de alimentos armazenados para passar certas temporadas, etc.

Com a evolução da humanidade, os controles também foram sendo aprimorados. Na primeira parte, o processo contábil era feito com base numa “previsão” do líder do grupo de quantos animais eram necessários ser abatidos para alimentar o seu grupo.

Na seqüência do processo evolutivo o homem incorporou outras atividades em sua capacidade produtiva, como exemplo o pastoreio na criação de ovelhas, sendo uma das formas adotadas para o controle de seu rebanho. O homem procedia diariamente à soltura de seu rebanho dos espaços fechados para os campos abertos. Então, nesse momento, o pastor depositava uma pedrinha para cada ovelha que saia para o campo e após a saída da última ovelha tinha-se então um “monte” de pedras que representava a quantidade de seu rebanho.

No final do dia, ao reunir o seu rebanho aos espaços fechados, visando procurar proteger as ovelhas de predadores naturais, como lobos e outros, o pastor pegava aquele monte de pedras depositadas na saída do rebanho e passava a retirar uma pedra para cada ovelha que entrava no cercado.

Assim, caso sobrasse pedra, significava que alguma ovelha não tinha retornado, fato que motivava o pastor a sair em busca de seu animal, pois o mesmo poderia ter se separado do rebanho ou devorada por um predador. Em contrapartida, caso faltasse pedras, significava que o

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rebanho havia aumentado, havendo então um aumento patrimonial.

Esse processo continua a ser efetuado na atualidade, apenas diferindoa forma de controle, que sai de uma situação extremamente rude eempírica para um processo moderno, avançado e, acima de tudo,muito profissional, de forma que o controle patrimonial – principalobjetivo da contabilidade – também apresenta evoluções no conceitode prospecção de resultados, controles de custos, dentre outrosprocessos.

A contabilidade, apesar de não apresentar um fato tão relevante quantoao divulgado/publicado pelo Frei Italiano Luca Paciolo, que ocorreuem 1494, que é o Método das Partidas Dobradas, que diz que paracada débito sempre irá existir crédito de igual valor.

Mas a contabilidade nunca parou de desenvolver-se, tanto assim queem meados na década de 1990 começa na Europa e nos EstadosUnidos a contabilização do Capital Intelectual, ou seja, reconhecer aqualificação de seu quadro de funcionários como parte integrante deseus Bens Patrimoniais, sendo um elemento de difícil mensuração,contudo plenamente possível de valoração, tornando-se então umdiferencial que uma empresa denota em relação à outra e etc.

Normalmente as pessoas confundem a Ciência Contábil como sendoda Área de Exatas ou mesmo da Área de Humanas, no entanto deveser ressaltado que o estudo da Contabilidade é parte integrante da áreade Ciências Sociais Aplicadas. E, cita-se que, esta confusão ocorre atémesmo no meio acadêmico, mas o profissional da contabilidade devedenotar sempre a adequada classificação de tão importante ciência.

Mercado


O mercado para escritório de contabilidade oferece condiçõespropícias de instalação e manutenção com renda relativamente boapara aqueles profissionais que têm conhecimentos técnicos, tantoteóricos quanto práticos. Isto porque assumir a responsabilidadeprofissional da área contábil de uma empresa não é uma tarefa quepermite falhas, já que qualquer erro ou não cumprimento deobrigações acessórias poderá ser refletido em apenação pecuniáriacontra aempresa. Esse elemento significa, normalmente, o fim dacarreira de um profissional no que tange a trabalhar com empresassérias e que cumprem suaresponsabilidade social, econômica,financeira e tributária.

O mercado é crescente e carece bastante de contabilistas queagreguem valor à aplicação das técnicas e princípios contábeis nocotidiano das empresas, tanto na escrituração contábil quanto naorientação aos empresários, visando dotá-los de todas as informaçõesnecessárias para a tomada de decisão no dia-a-dia. Toda empresaprecisa de um contabilista, seja de que ramo ou segmento empresarialfor.

Localização

A localização de um escritório de contabilidade, dependendo do tipo de serviço e venda de tal serviço às empresas e sociedade como um todo, não necessita prioritariamente ser montado em locais de grande visibilidade, conforme segue:1) Se a venda for direta, ou seja, o profissional de contabilidade irá em busca do cliente no domicílio destes, o escritório de contabilidade poderá ser instalado em galerias, bairros afastados, etc., sendo esses locais normalmente mais amplos e seguros.2) No entanto, se a prioridade do contabilista for esperar pela procura de seus serviços em seu escritório, nesse caso será necessário


estruturar seu estabelecimento em um local amplamente visível, comgrande circulação de pessoas, tanto pedestres quanto motorizadas.

Qualquer que seja a opção do profissional de contabilidade, ressalta-seque a opção “2” não deverá ser a única, pois instalar-se em um localvisível e ficar aguardando a clientela poderá ensejar em uma “vidacurta” para o escritório e consequentemente para o contabilista.

Sendo assim, a localização ideal para instalação de um escritório decontabilidade será a mescla das duas opções, considerando um localque tenha boa visibilidade, mas que ofereça também uma estrutura desegurança, já que os bens móveis e também a documentação declientes que possa estar sob a responsabilidade do profissional decontabilidade são extremamente importantes, merecendo todo ocuidado e atenção.

Exigências legais específicas

O empreendedor deverá cumprir algumas exigências iniciais e somente poderá se estabelecer depois de cumpridas. São elas:

Etapas do Registro

1ª Etapa:a) Registro da empresa nos seguintes órgãos: - Junta Comercial; - Secretaria da Receita Federal (CNPJ); - Secretaria Estadual de Fazenda; - Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento; - Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal); - Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema


“Conectividade Social – INSS/FGTS”; - Corpo de Bombeiros Militar;- Registro do escritório de contabilidade junto ao Conselho Regionalde Contabilidade.b) Visita a prefeitura da cidade onde pretende montar o seu escritóriode contabilidade para fazer a consulta de local e emissão das certidõesde Uso do Solo e Número Oficial.

Além de cumprir as exigências iniciais descritas acima, oempreendedor deverá atentar-se aos seguintes instrumentos legais:1) Decreto-Lei n°. 9.295, de 27 de maio de 1946 – Cria o ConselhoFederal de Contabilidade, define as atribuições do Contador e doTécnico em Contabilidade, e dá outras providências.2) Resolução CFC 803, de 10 de outubro de 1996 – Aprova o Códigode Ética do Profissional Contabilista.3) Resolução CFC 814, de 25 de julho de 1997 – Constitui Infração aoDecreto-Lei nº. 9.295/1946 a inadimplência de Contabilistas para como Conselho Regional de Contabilidade.4) Resolução CFC 867, de 09 de dezembro de 1999 – Dispõe sobre oRegistro profissional dos Contabilistas.5) Resolução CFC 868, de 09 de dezembro de 1999 – Dispõe sobre oRegistro Cadastral das Organizações Contábeis nos ConselhosRegionais de Contabilidade.6) Resolução CFC 892, de 09 de novembro de 2000 - Altera asResoluções CFC nº. 867/1999 e nº. 868/1999, que dispõem sobre oRegistro Profissional dos Contabilistas e Cadastral das OrganizaçõesContábeis nos Conselhos Regionais de Contabilidade, e dá outrasprovidências.7) Resolução 750, de 29 de dezembro de 1993 – Dispõe sobre osPrincípios Fundamentais de Contabilidade. Essa resolução é uma dasmais importantes da área contábil.

Estrutura


O tamanho da estrutura física de um escritório de contabilidade irá depender essencialmente da perspectiva profissional do contabilista. No entanto, entende-se que o ideal para o início é contar com espaço físico mínimo de 30 m², considerando a premissa de que, no início, praticamente todas as atividades profissionais sejam desempenhadas pelo próprio contabilista.

No entanto, caso o empreendedor tenha interesse de iniciar seu escritório de contabilidade já de forma estruturada para atender uma grande demanda de empresas, será necessário ter espaço físico para os seguintes departamentos:1) Arquivo: local destinado ao arquivamento de todos os processos, documentos, contratos, dentre outros, tanto os de propriedade do escritório de contabilidade quanto de terceiros;2) Escrita Fiscal: espaço exclusivo para as pessoas que irão atuar com a parte fiscal das empresas para as quais o escritório de contabilidade preste serviço. Esse setor materializa a ligação entre empresas e o Fisco Municipal, Estadual e Federal;3) Departamento de Recursos Humanos: esse departamento compreenderá todas as atividades relacionadas à parte de recursos humanos das empresas, seja no que tange o registro inicial, demissão, folha de pagamento, dentre outros. Enfim, será o departamento responsável por toda a parte de pessoal das empresas, incluindo as obrigações acessórias, tais como: geração de CAGED, SEFIP, RAIS, DIRF, etc;4) Contabilidade: nesse departamento é que irá ocorrer as consolidações contábeis de todos os departamentos descritos acima, sendo então o departamento que irá finalizar e emitir os relatórios contábeis como um todo, tais como: Diário, Balancete, Razão, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, dentre outros relatórios financeiros ou econômicos requeridos em cada atividade das empresas


sob a responsabilidade técnica do escritório de contabilidade;5) Sala do Contador: esse espaço, além de ser a sala para oprofissional – Responsável Técnico – também deverá ser utilizada norecebimento de empresários ou outros visitantes que busquem oescritório de contabilidade;6) Banheiro: para uso dos funcionários e dos visitantes;7) Copa: para uso dos funcionários em seus lanches e também parapreparação de café para oferecer aos visitantes.

Assim como demonstrado acima, a estruturação de um escritóriocontábil com a departamentalização irá requerer um espaço físico bemmais amplo do que aquele em que o Contabilista venha a atuarpraticamente só ou, no máximo, com um auxiliar.

Ressalta-se ainda que todos os espaços indicados acima devem serdotados de lay-out adequado, respeitando a facilidade demovimentação, bem como ser parte integrante do processo integradocom a área de estoque dos materiais de escritório que funcionem comoreposição das necessidades das diversas áreas, devendo ainda serrespeitada a integração entre a área de gestão da empresa, em todos osseus detalhes administrativos, financeiros, operacionais e comerciais.

Pessoal

O quantitativo e qualificação de pessoal irão variar de acordo com o tamanho do empreendimento e, também, da formatação que o empreendedor deseja dar ao seu escritório de contabilidade. Isto porque, se o início for baseado apenas no profissional de contabilidade (contabilista), será necessário no máximo mais um auxiliar, no entanto, caso a opção seja a estruturação de um escritório de contabilidade departamentalizado, de forma que contemple as diversas áreas requeridas em um empreendimento de porte médio, o


empreendedor deverá então contratar profissionais que tenham conhecimentos sólidos em cada departamento, visando a execução dos trabalhos requeridos em cada departamento, conforme segue descrito abaixo.

Com base na premissa acima, apresenta as necessidades e profissionais para estruturar um escritório de contabilidade de porte médio:• 1 – Secretária – irá atuar na recepção dos clientes e público em geral, bem como poderá ser a pessoa responsável pelo arquivo de documentos;• 1 - Encarregado de Escrita Fiscal – profissional com conhecimento fiscal, tanto em nível municipal, estadual quanto federal;• 1 - Encarregado de Departamento de Pessoal – profissional com conhecimento em todas as aéreas de pessoal, tanto em contratação quanto demissão de funcionários, cálculos trabalhistas e demais verbas relacionadas a pessoas;• 1 – Contador – que poderá ser o proprietário do escritório, caso tenha formação nesta aérea. Esse profissional será o responsável técnico por todas as atividades do escritório de contabilidade;• 1 – Auxiliar de serviços gerais interno – será a pessoa encarregada de manter o escritório sempre limpo e bem organizado, incluindo fazer café, servir os clientes, etc;• 1 – Auxiliar de serviços gerais externo – será a pessoa encarregada de levar e buscar documentos junto aos clientes e também atuar nos contatos com os órgãos do fisco e outras repartições municipais, estaduais e federais, como exemplo Prefeitura Municipal, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria da Receita Federal, Junta Comercial, Cartórios, CRC, dentre outros.

Ressalta-se que o proprietário do negócio deverá estar presente em todas as operações da empresa, principalmente acompanhando o desenvolvimento de todas as atividades inerentes ao escritório de contabilidade, bem como a parte de gestão administrativo-financeira


da empresa.

Será ideal que o empreendedor do escritório de contabilidade sejacontabilista, pois isto irá simplificar bastante o desempenho das tarefasdo escritório de contabilidade.

Equipamentos

Os equipamentos necessários para a montagem de um escritório de contabilidade dependerão do tamanho e estilo de empreendimento que será concebido pelo empreendedor. No entanto, tanto os equipamentos quanto o nível tecnológico são indiferentes ao tamanho do escritório de contabilidade, havendo alteração exclusivamente no quantitativo de equipamentos e não na qualidade.

Assim os principais equipamentos são:

1. Equipamentos e materiais para escritório: Mesa; Cadeira; Computador; Impressora: Matricial; Laser; Multifuncional ou escaner. Fax; Telefone; Armários para arquivo; Estantes – estilo de biblioteca; Pastas AZ – lombo largo; Pastas suspensas; Calculadora:


Simples; Financeira – HP 12C.

Em relação à parte tecnológica, esse item se torna extremamenteimportante para um escritório de contabilidade, principalmente no quese refere ao processamento e registro de todas as informações edocumentos inerentes às atividades de cada empresa que venham a serprocessadas em tal escritório de contabilidade.

Matéria Prima / MercadoriaA matéria-prima de um escritório de contabilidade é a

prestação de serviços e seu produto será o resultado a ser apresentadopara o empresário que tenha contratado seus serviços.

Organização do processo produtivo

Visando dinamizar e uniformizar os processos e procedimentos aplicados no escritório de contabilidade, será bastante interessante que se crie rotinas bem definidas e espaços específicos para as diversas áreas necessárias ao bom andamento no desenvolvimento das diversas atividades desse empreendimento.

Como base informacional é importante que o espaço destinado ao escritório de contabilidade gere uma boa impressão a todos que visite o seu empreendimento e também para a satisfação dos funcionários.

A organização do processo produtivo deve ser adotada independentemente do tamanho do dito escritório de contabilidade, já que organização é um forte fator definidor de sucesso ou fracasso de empresas.

Assim, deve-se criar rotinas bem claras e objetivas, conforme segue:


1) Protocolo – deve-se protocolar todos os documentos que circulam entre Empresas versus Escritório de Contabilidade e vice-versa, além de protocolar todo e qualquer documento que saia do Escritório de Contabilidade para qualquer ato ou fato, tais como registro em Cartório, Junta Comercial, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria da Fazenda Federal, Secretaria de Finanças Municipais, dentre outros. Esse processo tem a função de identificar com agilidade a localização de todo e qualquer documento sobre a responsabilidade do escritório, inclusive mantendo controle de prazos e etc.Esse mesmo setor deverá se encarregar da distribuição interna da documentação junto aos diversos departamentos, da mesma forma deverá ser feito o protocolo para tal distribuição.2) Departamento de Escrita Fiscal – nesse setor ocorre o início das operações das empresas no escritório de contabilidade. Sendo assim, nesse departamento será efetivado o registro de todas as NF tanto de entrada quanto de saída, preparando os diversos livros ficais exigidos pela legislação dos diversos poderes de Estado. Esse departamento se encarrega também de validar todas as retenções de impostos, contribuições e tributos que incidem sobre as NF, sejam elas de entrada ou saída, inclusive nos casos em que a empresa destinatária ou originária tenha que atuar com retenções na forma de Substituição Tributária.3) Departamento de Pessoal – essa área será a responsável pelo registro de todos os funcionários contratadas pelas empresas, devendo cuidar para que nenhum elemento requerido seja esquecido ou deixado para ser realizado em segundo plano. Da mesma forma deverá ser dada total atenção aos processos de rescisão contratual de funcionários.Além dos controles admissionais e demissionais, o Departamento de Pessoal também é o responsável pelo processamento da Folha de Pagamento mensal dos funcionários da empresa, folha de pro-labore, folha de terceirizados, cálculo de impostos incidentes sobre as verbas da folha (INSS, IRRF, dentre outros), da mesma forma deverá manter rigoroso controle das deduções incidentes sobre remuneração de


funcionários, seja no âmbito sindical, órgãos fiscalizadores, etc..Esse departamento também deverá apurar mensalmente todas as provisões relacionadas às Férias e 13º, devendo ainda refletir os encargos incidentes sobre tais provisões (INSS e FGTS).É também nesse departamento que será emitido os contracheques mensais e os mapas oficiais, tais como (CAGED, SEFIP, FGTS, GPS, DIRF, DCTF, INFORME DE RENDIMENTOS ANUAIS, etc.).4) Departamento Contábil – é nesse departamento que ocorre a consolidação de todas as informações dos demais departamentos do escritório de contabilidade, além de inserir as demais informações que possam não vir dos dois departamentos indicados acima, como por exemplo, lançamentos inerentes a Atas Societárias (aumento de capital, distribuição de lucros, dentre outros).O Encarregado por esse departamento será também o responsável para apresentar ao empresário as diversas formas de tributação aplicável às empresas, como exemplo: Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional. Nesse momento é que o Contabilista será um autêntico “vendedor”, pois a escolha tributária por parte do empresário, segundo o que o contabilista irá apresentar, poderá criar uma cumplicidade ampla e irrestrita, desde que a opção seja a correta.Também será a partir desse departamento que irá ocorrer a impressão dos livros contábeis – DIÁRIO, BALANCETE, RAZÃO e outros.5) Departamento de Arquivo – nesse departamento deverá ser arquivado toda a documentação que permanecerá sob os cuidados do escritório de contabilidade, portanto, é um dos departamentos mais importantes, já que tudo que pertence a terceiros deve ser resguardado, principalmente em se tratando de documentos fiscais, tributários dentre outros.

O responsável técnico pelo escritório contábil (de preferência que seja um contabilista) deverá manter em seu espaço o menor número de documentos das empresas, inclusive orienta-se que seja adotado o processo de escaneamento da documentação que se faça necessário permanecer no escritório, mantendo assim um arquivo eletrônico e a


documentação física deverá ser devolvida mediante protocolo àsrespectivas empresas.

Automação

A automação para esse tipo de empreendimento empresarial é fundamental, já que sem um processo automatizado o escritório de contabilidade estará fadado ao insucesso.

Diante disto, o empreendedor deverá buscar no mercado um software de automação de escritório de contabilidade, se possível um ERP (Enterprise Resource Planning), ou simplesmente denominado sistema de gestão integrado de empresa, que possibilite a execução de todas as tarefas e atividades requeridas e exigidas para esse tipo de empresa.

É importante salientar que o software que será adotado pelo escritório de contabilidade atenda as necessidades primordiais desse segmento de negócio, tais como:• Possibilitar o registro de todas as NF de entradas e de saídas, contemplando o cálculo de todos os tributos e contribuições, seja de nível municipal, estadual ou federal. Ressalta-se que tais cálculos somente serão efetuados de forma correta caso a customização inicial do software tenha sido procedida adequadamente. Emissão dos livros e mapas requeridos pela fiscalização e de controle das empresas, por exemplo, SINTEGRA;• Na área de Departamento de Pessoal o software terá que atender uma série de exigências legais, além de conseguir processar mensalmente, de forma ágil e segura, a folha de pagamento das empresas, realizandos os cálculos de retenção dos encargos sociais incidentes sobre a folha de pagamento e também as retenções de IRRF, dentre outros, bem como possibilitar a emissão de contracheques, informe de rendimentos anuais, DIRF, mapas de FGTS, SEFIP, CAGED, DIRF,


INFORME DE RENDIMENTOS ANUAIS, RAIS, GPS e tambémguias para recolhimento financeiros em favor dos governos em todasas esferas.• Em relação à parte contábil, esse software deverá, de preferência, sertotalmente integrado, possibilitando assim a integração de todos osdepartamentos com os registros contábeis. Tendo ainda a capacidadede possibilitar que todos os lançamentos contábeis sejam feitos deforma automatizada sem a interferência manual na contabilidade,simplificando assim a consolidação das informações advindas dasdiversas áreas componentes do escritório e ainda estar preparado paraemissão de relatórios contábeis, tanto para prestação de contas peranteo fisco quanto para o empresário que confiou a parte técnica da áreacontábil ao seu escritório de contabilidade.

O empresário de um escritório de contabilidade tem atuar de formapró-ativa em favor exclusivamente de outras empresas.É fundamental estar atento às atividades contábeis e de gestão de sua própriaempresa, pois isto é uma ótima referência para os empresários quebusquem o serviço de seu escritório ou mesmo para aqueles que vocêvenha apresentar sua empresa.

Canais de distribuição

O canal de distribuição adotado em um escritório de contabilidade seráo relativo à busca e entrega de documentos junto às empresas que sãoclientes do escritório, além de execução de serviços direcionados aosórgãos oficiais, tais como: Cartórios, Junta Comercial, Secretaria daFazenda Federal, Estadual e Municipal, dentre outros. Esse serviçodeverá ser efetuado por um office boy.

Essa atividade é fundamental, pois irá gerar comodidade e satisfaçãoaos clientes do escritório de contabilidade.


Investimentos

O investimento irá variar de acordo com a expectativa e intenção do empreendedor, já que dependerá da estrutura que se deseje aplicar na implementação do escritório de contabilidade.

Assim, caso a intenção do empreendedor seja iniciar o seu escritório de contabilidade apenas com seu próprio trabalho e contando, no máximo, com mais um auxiliar, o investimento nesse caso será bem reduzido. No entanto, caso a intenção seja instalar um escritório de contabilidade um pouco mais sofisticado, incluindo a instalação de departamentos específicos para o desenvolvimento dos serviços a serem prestados às diversas empresas que possam ser cliente de sua empresa, apresenta-se abaixo uma idéia básica de investimento para montar um escritório departamentalizado

MOBILIÁRIO PARA A ÁREA ADMINISTRATIVO-OPERACIONAL E SOFTWARE1. Mesa – 10 = R$ 2.400,002. Cadeira – 16 = R$ 1.920,003. Microcomputador – 10 = R$ 13.000,004. Impressoras:a. Matricial – 2 = R$ 1.800,00b. Laser – 2 = R$ 1.200,00c. Multifuncional – 1 = R$ 400,005. Fax – 1 = R$ 450,006. Telefone – 10 = R$ 500,007. Armários p/arquivo – 4 = R$ 1.520,008. Prateleiras p/almoxarifado – 5 = R$ 1.400,009. Estante para livros – 3 = R$ 600,0010. Pasta AZ (Lombo Largo) – 50 = R$ 250,0011. Pastas Suspensas – 100 = R$ 100,00


12. Calculadoras:a. Simples com bobina – 7 = R$ 1.260,00b. Financeira HP 12C – 3 = R$ 1.200,0013. Software – 1 = R$ 2.500,00 (valor médio)

Total ........................................ R$ 30.500,00

ADEQUAÇÃO DO IMÓVELPara este segmento empresarial o ideal é que o espaço parafuncionamento da empresa de escritório de contabilidade sejaconcebido a possibilitar a disponibilização do mobiliário e maquináriode forma harmônica e, acima de tudo, respeitando a individualidade decada área/departamento, pois cada trabalho elaborado em umescritório de contabilidade terá que ser com esmero e tranqüilidade,portanto, deverá distribuir os departamentos de forma que possaeliminar ao máximo todo e qualquer barulho.

Assim, o ideal é que seja uma sala comercial que possibilite ainstalação de divisórias ou paredes em gesso acartonado ou ainda umacasa residencial que poderá ser adaptada. A reforma deverá girar emtorno de R$ 3.000,00 a R$ 8.000,00. Nesse custo de reforma já estãoprevistas as instalações elétricas, rede de computadores, hidráulicas eárea administrativa.

Capital de giro

Capital de giro é um montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir a dinâmica do seu processo de negócio.

O capital de giro precisa de controle permanente, pois tem a função de minimizar o impacto das mudanças no ambiente de negócios onde a empresa atua.


O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente, à ocorrência dos fatores a seguir:- Variação dos diversos custos absorvidos pela empresa;- Aumento de despesas financeiras, em decorrência das instabilidades desse mercado;- Baixo volume de clientes;- Aumento dos índices de inadimplência dos honorários mensais;- Pagamento das parcelas de possíveis financiamentos;- Baixa entrada de serviços;- Altos custos operacionais, incluindo mão-de-obra.

O empreendedor deverá ter um controle orçamentário rígido de forma a não consumir recursos sem previsão. Deve-se evitar a retirada de valores além do pró-labore estipulado, pois no início todo o recurso que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando o crescimento e a expansão do negócio.

O empresário deverá realizar um levantamento criterioso da Necessidade de Capital de Giro que seu empreendimento irá requerer em um determinado período pré-definido, por exemplo, 90 dias. Com base nesse levantamento deverá ser multiplicado essa Necessidade de Capital de Giro para tantos quantos períodos similares entender que será necessário para suportar a movimentação operacional da empresa até que o negócio empresarial atinja sua auto-sustentação.

Ressalta-se que se o empresário for um empreendedor pró-ativo, o tempo de retorno desse segmento empresarial estará sendo atingido no médio prazo, pois trata-se de uma empresa que atua na busca de clientes de forma direta. Sendo assim, o nível de capital de giro irá variar na ordem de 25% a 55% do investimento total.

Mas ressalta-se que a busca por clientes somente será traduzida em sucesso caso a qualidade técnica do profissional seja passível de ser


denotada a todos que são visitados, gerando assim uma rede derelacionamento forte e que por si só irá possibilitar novos contatos epossíveis clientes.

CustosSão todos os gastos realizados na produção de um bem ou

serviço e que serão incorporados posteriormente no preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas comerciais, matéria-prima e insumos consumidos no processo de produção e execução de serviços, depreciação de maquinário e instalações.

O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.

Os custos para abrir um escritório de contabilidade devem ser estimados considerando os itens abaixo:1. Salários, comissões e encargos;2. Tributos, impostos, contribuições e taxas;3. Aluguel, taxa de condomínio, segurança;4. Água, Luz, Telefone e acesso à internet;5. Manutenção de software;6. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários;7. Recursos para manutenções corretivas de maquinários e instalações;8. Valores para quitar possíveis financiamentos de máquinas e construções;9. Propaganda e Publicidade da empresa;


10. Aquisição de produtos para funcionamento do escritório decontabilidade;11. Despesas com vendas de serviços.

Diversificação / Agregação de valor

Nesse segmento, uma das formas de diversificação é o de buscar ser omais profissional possível em todas as etapas de seu negócio, já que oproduto de um escritório de contabilidade é qualificação técnica e umaboa rede de relacionamento, para que o mercado de uma forma geralfale de seu trabalho ou no mínimo lembre de sua empresa.

É importante fazer visitas regulares a todos os clientes,independentemente de ter algum assunto específico ou não, pois taisvisitas irão viabilizar uma contínua aproximação entre as partes“escritório de contabilidade versus empresa”, sendo esse um monteímpar para discutir e apresentar novas possibilidades comerciais emelhorias nas rotinas da empresa, o que poderá ensejar possíveisaumentos de honorários.

O empresário deverá se esmerar ao máximo para que o processoprodutivo de sua empresa seja executado com refinamento de suasatividades, ou seja, procurar agregar o maior valor possível ao seuproduto final, que, nesse caso, será apresentar relatórios de gestãooperacional, administrativo-financeira, orçamentária e de controle defluxo de caixa prospectivo.

Divulgação

A divulgação de um escritório de contabilidade segue os mesmos conceitos tradicionais da propaganda existente no mercado, via dos


meios de comunicação como, por exemplo: rádio, outdoors, jornais,internet e revistas especializadas.

O empresário de um escritório de contabilidade deverá estar sempreatento às formas de divulgação, pois o Código de Ética do Contabilistaé extremamente rígido no que tange a propaganda agressiva e quevenha a ser entendida como “desleal” com seus pares.Tal fato poderáser denunciado ao CRC de sua jurisdição e o escritório decontabilidade, juntamente com o Contabilista, podem ser julgados e,em sendo condenado, perder o registro junto a esse órgão, fato queinviabilizará a continuidade da prestação de serviços contábeis.

Diante disto o empresário deverá buscar uma consultoriaespecializada, no sentido de divulgar sua empresa perante os meios decomunicação.Um trabalho de divulgação bem feito acarretará naaceitabilidade da empresa perante a sociedade em geral.

Informações Fiscais e Tributárias

O segmento de escritório de contabilidade, assim entendido como os serviços de registro contábil das transações comerciais, a elaboração de balanço anual, a preparação de declarações de imposto de renda de pessoas físicas e jurídicas e as atividades de assessoria e representação (não-jurídicas) exercidas ante a administração tributária em nome de seus clientes, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (instituído pela Lei Complementar nº 128/2008), por autorização do artigo 18, § 5ºB, inciso XIV, caso a receita bruta de sua atividade não ultrapassar R$ 240.000,00 (microempresa) ou R$ 2.400.000,00 (empresa de pequeno porte) e respeitando os demais requisitos previstos na Lei.


Nesse regime de tributação, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional):

• IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica);• CSLL (contribuição social sobre o lucro);• PIS (programa de integração social);• COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social);• ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços);• INSS - Contribuição para a Seguridade Social relativa a parte da empresa (Contribuição Patronal Previdenciária– CPP)

Conforme a Lei Complementar nº 128/2008, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, vão de 6% até 17,42%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, o empreendedor utilizará, como receita bruta total acumulada, a receita do próprio mês de apuração multiplicada por 12 (doze). Para ter direito a este regime preferenciado, é obrigatorio prestar determinados serviços gratuitamente para microempresas, conforme disposto no § 22-B da mesma Lei.

Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder benefícios de isenção e/ou substituição tributária para o ICMS, a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS.

MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL – Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 36.000,00, o empreendedor poderá se enquadrar como empreendedor Individual – MEI, ou seja, sem sócio. Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valores fixos mensais conforme abaixo:


O empresário não precisa recolher os tributos acima (nem pelo sistemaunificado), exceto: ISS e ICMS independente do faturamento, quandodevido de acordo com o ramo de negócio, para este caso:

I - Sem empregado• R$ 51,15 - a título de contribuição previdenciária do empreendedor• R$ 5,00 - a título de ISS Imposto sobre serviço de qualquer natureza.

II - Com um empregadoNeste caso o empreendedor recolherá mensalmente, além dos valoresacima, os seguintes percentuais:• Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração;• Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração doempregado.

Conclusão: Para este segmento, tanto como LTDA quanto MEI, aopção pelo Simples Nacional sempre será muito vantajosa sobre oaspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura doestabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias.

Fundamento Legal: Leis Complementares 123/2006, 127/2007,128/2008 e Resoluções do CGSN – Comitê Gestor do SimplesNacional.

Eventos

Existem vários eventos, com enfoques específicos, por isso é muito importante que o empreendedor esteja sempre atento aos conteúdos e informações que são disponibilizados nos sites dos seguintes órgãos:

• CFC – Conselho Federal de Contabilidade – www.cfc.org.br

http://www.cfc.org.br


• CRC – Conselho Regional de Contabilidade – www.crc(uf).org.br,por exemplo: www.crcdf.org.br• FENACON – Federação Nacional das Empresas de ServiçosContábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações ePesquisa – www.fenacon.org.br• IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil –www.ibracon.com.br

O principal evento da área contábil é o Congresso Brasileiro deContabilidade que ocorre de quatro em quatro anos, sempre em umestado diferente.

Os Conselhos Regionais de Contabilidade também realizam diversoseventos regionalizados, por isso a grande importância de estar sempreacessando o site desse órgão para manter se informado sobre oseventos que se realizam no decorrer de cada exercício social.

O mesmo ocorre com os sites da FENACON e IBRACON.

Entidades em Geral• CFC – Conselho Federal de Contabilidade –

www.cfc.org.br• CRC – Conselho Regional de Contabilidade – www.crc(uf).org.br, por exemplo: www.crcdf.org.br• FENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa – www.fenacon.org.br• IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil – www.ibracon.com.br• SESCON – Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas – www.sescon.org.br – ressalta-se que esse site é direcionado para cada

http://www.crc(uf).org.br

http://www.crcdf.org.br

http://www.fenacon.org.br

http://www.ibracon.com.br


http://www.crc(uf).org.br

http://www.crcdf.org.br



http://www.sescon.org.br


estado da federação.• SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL –www.receita.fazenda.gov.br• MTE – MINISTÉRIO DO TRABALHO E DO EMPREGO –www.mte.gov.br• CAIXA ECONÔMICA FEDERAL – www.caixa.gov.br• MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – www.mpas.gov.br• JUNTA COMERCIAL – www.jucesp.sp.gov.br ,www.juceg.go.gov.br , www.jcdf.desenvolvimento.gov.br – esses sãoalguns exemplos de endereço de sites de Junta Comercial.

Normas Técnicas

O empresário de um escritório de contabilidade deverá estar sempreatento às diversas NORMAS BRASILEIRAS DECONTABALIDADE, que são as normas que orientam e disciplinamtodos os procedimentos contábeis a serem aplicados no cotidiano doscontabilistas.

Como existe uma grande quantidade de NBC, não é possíveltranscrever todas nesse material, por isso é importante que ocontabilista pesquise no site do CFC buscando pelos mais diversosassuntos contábeis.

Ressalta-se que todas as NBC são instituídas via Resolução emanadapelo CFC – Conselho Federal de Contabilidade e são disponibilizadasno site do CFC e também publicadas no Diário Oficial da União.

GlossárioCAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

http://www.receita.fazenda.gov.br

http://www.mte.gov.br

http://www.caixa.gov.br

http://www.mpas.gov.br

http://www.jucesp.sp.gov.br

http://www.juceg.go.gov.br

http://www.jcdf.desenvolvimento.gov.br


GPS – Guia da Previdência SocialSEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTSRAIS – Relação Anual de Informações SociaisDIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na FonteDCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

Dicas do Negócio

O candidato a empresário no segmento de escritório de contabilidadedeve entrar neste negócio consciente de que terá que estar presentetempo integral, principalmente no início das atividades do novoempreendimento, tanto na parte comercial, quanto operacional e nagestão financeira do negócio.

Com a grande tendência mundial do fortalecimento da escrita fiscaldas empresas em geral, o empreendedor deverá inserir-se nessemercado visando à valorização da profissão contábil e, porconseqüência, do profissional e também do escritório de contabilidade.Consegue-se atingir esse estágio sendo um profissional ético,qualificado, que respeite e cumpra as leis que regulamentam tanto oprocesso fiscal, tributária e também as normas e resoluções queorientam a profissão contábil.

Assim, o empreendedor de um escritório de contabilidade deverávincular sua empresa ao respeito de todos os princípios decontabilidade e as normas que traduzam a execução dos serviçoscontábeis em algo extremamente sério e ético, aliado a qualificaçãotécnica.

Características específicas do empreendedor


O empreendedor que tender a iniciar um escritório de contabilidade, deve ter algumas características básicas, tais como:1. Ter conhecimento específico sobre contabilidade e suas diversas variações tecnológicas e de tipos de serviços a serem oferecidos e prestados para seus diversos clientes. Esse conhecimento poderá ser adquirido por intermédio de serviços prestados em empresas do segmento ou via participação em cursos e eventos sobre contabilidade. Mas será fundamental que tenha formação superior em Ciências Contábeis;

2. Este conhecimento requer habilidades para analisar as diversas formas tributárias e fiscais a serem aplicadas às empresas, entendendo perfeitamente a melhor opção para uma ou outra empresa;

3. Estar amparado nas tendências de mercado, ser capaz de elaborar e até mesmo alterar o viés de sua empresa na busca de atingir o que as empresas e empresários esperam de um escritório de contabilidade e de seu responsável técnico;

4. Ser uma pessoa que sempre busca melhorar o nível de seu negócio, com a participação em cursos específicos sobre os mais diversos assuntos e temas contábeis, pois somente assim será possível manter-se atualizado com as mais novas tendências e procedimentos contábeis para prestar um serviço qualificado e de alta precisão a todas as empresas sob sua responsabilidade;

5. Ter habilidade no tratamento com pessoas, tanto com seus colaboradores quanto com clientes, fornecedores, enfim, com todos que de forma direta ou indireta tenham ligação com o escritório de contabilidade;

6. Ser empreendedor com visão prospectiva, atuando com antecipação de tendências, ter visão de futuro no que tange o interesse e


expectativa dos empresários dos mais diversos segmentos de mercado,além de estar sempre antenado com as inovações tecnológicas e demercado;

7. Manter bom relacionamento com seus pares (concorrentes), já que atroca de informação entre profissionais da área contábil poderá ensejarem aprendizado, seja na qualidade de questionador quanto na condiçãode transmissor de conhecimento. Isto significa aprendizado contínuo;

8. Além destas características acima listadas, o empresário de umescritório de contabilidade tem que ser uma pessoa extremamentecriativa, sempre com capacidade de sugerir ou mesmo criar formasinovadoras de aplicação de seus conhecimentos técnicos em prol dobem das empresas e consequentemente dos empresários.

As características indicadas são apenas direcionamentos, isto não querdizer que um empreendedor que talvez não se sinta com taiscaracterísticas tenha que desistir de investir neste novo negócio,contudo esse empresário terá que se esforçar um pouco mais do queaqueles que já contam com tais habilidades, no entanto seráfundamental que se tenha formação na área contábil.

Bibliografia Complementar

CFC – Conselho Federal de Contabilidade – www.cfc.org.brFENACON – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa – www.fenacon.org.brIBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil – www.ibracon.com.brIUDÍCIBUS, Sérgio de e MARION, José Carlos. Introdução à teoria da contabilidade: para o nível de graduação. 4. ed., São Paulo, Atlas.





IUDÍCIBUS, Sério de et all. Contabilidade introdutória. 10. ed., SãoPaulo, Atlas.MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. 13. ed., São Paulo,Atlas.

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