Escritório de Processos Data: 29/06/2009 Wiki Corporativo Definição Principais Usos...

Escritório de ProcessosData: 29/06/2009

Wiki CorporativoDefiniçãoPrincipais Usos IdentificadosObjetivos e benefícios esperadosPrincípios FundamentaisPolíticas de UsoBoas práticasPapéis e responsabilidadesAtributos de páginaFormas de acessoPerfil de Edição (roles)Perfil de Uso da PáginaEstrutura e conceitos das dimensõesPróximos Passos

Wiki Corporativo: Web 2.0

Wiki Corporativo: Definição

Os wikis são um dos elementos da chamada Web 2.0, de forma bastante geral, baseiam-se em um novo paradigma de produção de conteúdo, que parte dos usuários para os próprios usuários - sites de compartilhamento de vídeos (como o YouTube), de fotos (Flickr), bookmarks (Del.icio.us),

blogs e redes sociais atestam a crescente popularidade do modelo.

O Wiki corporativo proporciona a gestão coletiva do conhecimento organizando dados qualitativos e não-estruturados, a partir de um

sistema amigável e de fácil utilização. Os colaboradores atuam na edição dos documentos coletivamente, sem que o conteúdo tenha que ser

revisto antes da sua publicação.

No mundo corporativo, a aplicação deste modelo pressupõe não mais uma comunicação hierarquizada, que parte da cúpula para a base, mas

uma construção difusa das idéias dentro da empresa.

Wiki Corporativo: Principais Usos Identificados


Documentação / ConteúdoWikis são ideais para concentrar os esforços do grupo na produção intelectual de documentos.

Exs: Relatórios, papers, resumos, manuais, estudos, notas técnicas, artigos, páginas colaborativas, melhores práticas, métodos inovadores, processos utilizados, processos e políticas corporativas, etc.

• Ampliar idéias. Faça links, misture assuntos, é hora de liberar a mente para criar.

• Controlar versão. Guarde todo o histórico de alterações de cada membro da equipe sem esforço, e compare versões quando precisar.

• Organize. Produza textos de maneira não estruturada, e sistematize facilmente no final.


Wikis ajudam a dar visibilidade ao conhecimento da organização. Ideal para guardar e recuperar informações extremamente úteis ao dia-a-dia. Ainda facilitando a colaboração para dar ainda mais valor à informação registrada.

Base de Conhecimento / Conhecimento Tácito

Hipertexto. Faça links entre as situações documentadas e exemplos reais.

Recuperação. Busca por qualquer palavra registrada no texto. Crie também índices de variadas maneiras para estruturar a navegação.

Agregação. Diretórios de arquivos e emails dispersam a documentação. Wikis possibilitam armazenar e apresentar informações a partir de inúmeros pontos de navegação e busca.

Simplicidade. Não é necessário desenvolver sistemas de informação para funções que o hipertexto resolve melhor.

Produtividade. “Onde mesmo está aquela informação?” Evite perder tempo, concentre as informações num ambiente flexível e dinâmico.


• Visibilidade. Todos podem enxergar todo o projeto

• Fácil localização. Organizar tudo referente ao projeto em um único lugar, com estrutura flexível a partir da construção de links (não como um diretório ou sistema de arquivos)

• Agregar. Diminuir a dispersão de informações e documentos provocada por emails e outros meios

• Controlar versão. Gerenciar o versionamento do projeto

• Envolver equipes. Facilitar a atualização da documentação por parte de todo pessoal envolvido

Gestão de Projetos

Wiki se mostra como uma grande ferramenta da comunicação do projeto, uma das áreas de maior importância segundo as principais práticas de gestão.


Comunidades Virtuais /

Gestão InternaWikis podem ser um meio bastante simples e eficaz de organizar comunidades emergentes.

Reunir um grupo de pessoas para elaborar ou discutir um produto ou uma meta da organização.

Exs.: Agenda, calendário, atas, apresentações, follow-ups, etc.

• Foco no assunto. Concentre esforços no problema e não na ferramenta. Determine um assunto, divida-o em tópicos e libere os espaços para reunir o máximo de informação e opinião do grupo.

• Flexibilidade. Deixe a comunidade dar a forma a sua própria plataforma. Evite soluções engessadas.

• Escalabilidade. Comece pequeno, crie suas próprias dinâmicas, e tenha estrutura para crescer.


Criar um canal de colaboração para discutir sobre produtos e projetos.

Algumas organizações passam a registrar sua comunicação com clientes em ambientes wiki com o objetivo de reunir informação para melhorar a prestação do serviço e gerar novas idéias.

Exs: Tendências de Mercado, coleta de dados, informação sobre parcerias, notificar usuários sobre novos produtos, materiais de marketing, segmentação, etc.

Colaboração com cliente

Atendimento. Crie mecanismos de atendimento simples. Organize o wiki por assuntos ou contratos e crie uma área para o cliente registrar suas demandas.

Agregador. O cliente enviou um email e esqueceu de anexar algum documento, ele pode acrescentar o que faltou no wiki.

Idéias. Os serviços podem ser melhorados a partir de demandas e novas idéias anotadas tanto pela equipe quanto pelo cliente.

Transparência. Torna o processo de comunicação entre toda equipe envolvida mais transparente. Aproxima pessoas.

Wiki Corporativo: Objetivos e benefícios esperados

•Análise de Casos

•Troca de Experiências

•Engajamento dos funcionários

•Colaboração em tempo real

Colaboração Criativa

•Memória organizacional

•Acesso ao conhecimento tácito

•Estruturação de documentos de referência

•Aperfeiçoamento dos processos internos

•Disseminação do conhecimento

Gestão do Conhecimento

•Visibilidade para o trabalho

•Articulação de iniciativas

•Mosaico de opiniões

•Reconhecimento e reputação pelos colaboradores

Estímulo a Inovação

Wiki Corporativo: Principios Fundamentais

• O colaborador é livre para expressar-se e contribuir com conteúdos para a memória organizacional.

Liberdade

• As iniciativas de construção de conteúdo corporativo e a participação pró-ativa de cada colaborador são incentivadas e bem-vindas.

Iniciativa

• O conteúdo divulgado é compartilhado por todos os autores, portanto não há um dono dos artigos ou dos documentos publicados, a memória organizacional é fruto da coparticipação.

Coparticipação

• A boa-fé é um pressuposto estabelecido, e é esperado um comportamento ético que será balizado pelas políticas de uso do wiki corporativo.

Ética

• É esperada uma colaboração responsável e construtiva, em termos de conteúdo e conduta, agregando valor de forma responsável à memória coletiva da organização.

Responsabilidade

Wiki Corporativo: Políticas de Uso

• Evite publicar conteúdo que sobrepõe funcionalidades existentes nos sistemas legados da organização, tais como: CRM, SISGP, RM CORPORATE, BUSINESS INTELIGENCE, INTRANET e o PORTAL CORPORATIVO.

Coexistência com Sistemas Legados

• Recomendamos o controle de versionamento dos documentos, citando o autor, a data da criação e da publicação, informando as fontes, e respeitando os direitos autorais quando aplicável.

Controle de Documentos

• A publicação de conteúdo é livre, devendo-se respeitar a estrutura de menu do wiki corporativo. É recomendável: a imparcialidade, evitando emitir opiniões ou defender pontos de vista; evitar a publicidade explícita ou autopromoção; e criar páginas para pesquisas de opinião. Não assine as contribuições em artigos mesmo que seja o criador, pois o objetivo é disponibilizar uma ferramenta de conteúdo coletivo.

Conteúdo Livre

• Comporte-se de forma civilizada, respeite os outros colaboradores, e mesmo que não esteja de acordo com eles procure o consenso. Evite fazer ataques pessoais e generalizações, lembre-se que há registro de modificações.

Conduta Ética

• Escreva os artigos em português correto de acordo com a língua culta, evite gírias ou o “internetês”, não escreva apenas com letras maiúsculas.

Estilo Culto

Wiki Corporativo: Boas práticas na implementação

• A construção de uma ferramenta de Web 2.0 não se limita à análise de objetivos e ao convite ao ambiente colaborativo. Deve haver normas e moderadores para que a ferramenta não se torne improdutiva, alterando os objetivos iniciais.

Ética

1. Há um ou mais moderadores controlando o conteúdo e o uso adequado da ferramenta;

2. Há políticas ou avisos de privacidade por parte dos desenvolvedores;

3. O usuário deve respeitar termos (ou normas) de uso da ferramenta. As conseqüências do desrespeito a esses termos devem estar claras.

Fonte: Governo 2.0 – Terra Networks

Wiki Corporativo: Papéis e responsabilidades

•Fará a configuração de perfil dos usuários conforme a requisição dos Administradores de Conteúdo e de Política de Uso, efetuando a restrição de acesso às áreas internas exclusivas. Além disso, zelará pela performance do sistema, pela integridade do conteúdo e pela segurança da informação.

Administrador de Sistema

•Será responsável por elaborar a política de uso e por colaborar com os administradores de conteúdo para assegurar a conformidade com a política de uso.

Administrador de Política de Uso

•Os administradores de tipo de conteúdo administrarão o conceito proposto para a estrutura de 1º e 2º nível, para que este seja respeitado e que a sua evolução seja coerente com a gestão do conhecimento dentro do wiki corporativo.

Administrador de Tipo de Conteúdo

•Os administradores de conteúdo irão classificar os usuários definindo e requisitando o perfil de acesso dos demais membros de sua unidade. Eles serão responsáveis pelo uso adequado da ferramenta, gerindo o conteúdo inapropriado, os desvios de conceito e de conduta, e buscarão incentivar a colaboração para alcance dos benefícios esperados.

Administrador de Conteúdo

•Serão responsáveis por agir de forma pró-ativa na colaboração para a memória coletiva, em uma ótica da APEX, contribuindo com conteúdo pertinente e atualizado, seguindo as boas práticas e respeitando a política de uso.

Editores Internos

•Serão responsáveis por agir de forma pró-ativa na colaboração para a memória coletiva, em uma ótica externa à APEX, contribuindo com conteúdo pertinente e atualizado, seguindo as boas práticas e respeitando a política de uso.

Editores Externos

•Poderão navegar no Wiki Corporativo, consultando as informações disponibilizadas nas diversas páginas.

Leitores

Wiki Corporativo: Atributos da página

• O colaborador é livre para expressar-se e contribuir com conteúdos para a memória organizacional.

Conceito de página

• As iniciativas de construção de conteúdo corporativo e a participação pró-ativa de cada colaborador são incentivadas e bem-vindas.

Forma de acesso

• O conteúdo divulgado é compartilhado por todos os autores, portanto não há um dono dos artigos ou dos documentos publicados, a memória organizacional é fruto da coparticipação.

Perfil de edição

• A boa-fé é um pressuposto estabelecido, e é esperado um comportamento ético que será balizado pelas políticas de uso do wiki corporativo.

Perfil de uso

• É esperada uma colaboração responsável e construtiva, em termos de conteúdo e conduta, agregando valor de forma responsável à memória coletiva da organização.

Grupo de usuários

Wiki Corporativo: Formas de acesso por página

Tipo de Acesso Acesso Leitura Acesso Edição

Com acesso a Internet

Público Todos Todos

Semi-público Todos Grupo

Sem acesso a Internet Privado Grupo Grupo

* Grupo é um conjunto de usuários com perfil definido

LOGIN – permite o acesso ao site do wiki.

BROWSE – permite navegar na hierarquia de menu para descobrir conteúdo via busca dentro do wiki.

READ - permite ao usuário visualizar a página, os comentários e os anexos.

SUBSCRIBE - stipulates permite ao usuário subscrever ao envio de notícias RSS do sistema o que mostra as mudanças nas páginas.

UPDATE – permite ao usuário realizar mudanças na página ou anexar arquivos ao wiki.

CREATE –permite ao usuário criar uma nova página dentro do wiki.

DELETE – permite ao usuário excluir uma página dentro do wiki.

CHANGE PERMISSIONS - permite ao usuário mudar ao adicionar permissões de uma página.

UNSAFE CONTENT –determina se um usuário é capaz de adicionar scripts inseguros ou HTML em uma página wiki sem que tenham de ser retirados.

ADMIN - O ADMIN Atributo determina se um usuário tem Admin privledges que substitui todas as outras permissões e restrições.

Wiki Corporativo: Perfis de edição por página (roles)

Wiki Corporativo: Perfil de Uso da Página

• Apresentação do conceito usado para a criação e utilização da página.

Definição de Conceito

• Divulgação dos tipos de anexos podem ser disponibilizados na página.

Permissão de Uso de Anexos

• Definição sobre o perfil de notícias que podem ser disponibilizadas na página.

Permissão de Uso de Notícias

• Entendimento sobre o uso de fórum e comentários em cada página

Permissão de Uso de Fórum e comentários

• Qualificação das extensões que podem ser disponibilizadas para uso na página.

Permissão Uso de extensões

Wiki Corporativo: Conceitos da Estrutura

•Será a estrutura de raiz para o menu inicial do wiki corporativo. Conterá os princípios fundamentais, a política de uso, as boas práticas de colaboração e as boas-vindas incentivando o uso colaborativo da ferramenta.

WIKI APEX (RAIZ)

•Proporciona um espaço para o debate de temas transversais para disseminação de boas práticas de promoção comercial para exportações, internacionalização de empresas e atração de investimentos externos produtivos.

Estudos Temáticos - TEMAS

•Permitirá a abordagem de assuntos relativos a promoção comercial para exportação e internacionalização de empresas, ressaltando as melhores práticas de cada segmento da indústria.

Complexos Setoriais – SETORES

•Tratará de assuntos relativos as informações qualitativas de países, incluindo uma visão dinâmica dos contatos e oportunidades para exportações, para a internacionalização de empresas e para a atração de investimentos.

Mercados Regionais – MERCADOS

•Destina-se ao debate sobre os projetos Apex complementando a função de gestão de comunicação dos projetos.

Projetos Apex – PROJETOS

•Espaço disponibilizado para a divulgação dos Eventos APEX de maior peso e relevância.

Eventos Realizados – EVENTOS

•Destacará os casos de sucessos, citando empresas ou entidades que obtiveram sucesso no processo de internacionalização

Estudos de Casos de Internacionalização – CASOS

•Destina-se ao uso pelos colaboradores das unidades APEX que precisam disseminar internamente as informações de metodologias, processos, documentações de referência e gestão de reuniões ou projetos internos das unidades APEX.

Gestão de Unidades APEX – UNIDADES

Wiki – Árvore de menu terciário

Wiki ApexBrasil

Benefícios Esperados (Conceito)

Princípios Fundamentais

Políticas de Uso

Boas Práticas

...

Wiki – Árvore de menu primário e secundário

Wiki Apex

Estudos Temáticos

Estratégia

Comunicação e Imagem


Design

Promoção de Negócios

Relacionamento com Clientes

Gestão de Projetos Setoriais

Complexos Setoriais

Alimentos, Bebidas e

Agronegócios

Casa e Construção

Civil

Entretenimento e Serviços

Moda

Tecnologia e Saúde

Mercados

Mercado Regional “A”

...

Mercado Regional “N”

Gestão de Unidades Apex (Área Restrita)

Negócios

Projetos

Mercados Regionais

Planejamento e Gestão

Planejamento

Administração Financeira

Projetos Eventos APEX

Cases de Internaciona

lização


Estudos Temáticos

Estratégia Comunicação e Imagem


Inovação e Design

Promoção de Negócios

Relaciona-mento com

Clientes


Nome doComplexo

Setorial

Setores Apoiados

Setor “A”

Setor “B”

Setor “C”

...

Setor “n”

Promoção Comercial

Metodologia

Melhores Práticas

Eventos Realizados

... ...


Mercados Regionais

América do Norte

Pais “1” ...

...

País “n”

América do Sul

Pais “1” ...

...

País “n”

Etc...

Pais “1” ...

...

País “n”


DGP

Planejamento

Gestão de Projetos

Gestão de Processos


Planejamento Estratégico

Financeiro

Administração Financeira

Gestão de Aquisições

Gestão Orçamentária

Contabilidade Institucional


Planejamento

Gestão de Processos

Levantamento de Produtos

Portfolio de Processos

Mapeamento de Processos


Gestão de Projetos

...

...

...

...



Wiki Corporativo: Boas práticas – ciclo de implementação

Até 15 Julho

15 - 19 Agosto

Setembro Outubro Novembro

Política de Uso

Ambiente de Uso

Perfis de Páginas e Grupos de Usuários

Estudos Temáticos Interno

Estudos Temáticos Externo

Outras Unidades

CRM

Configuração - TI

Elaboração e divulgação -

PLANEJAMENTO

Preparação e adequação – TI

Colaboração Interna -

PROJETOS

Uso de Conteúdo para os Estudos

Temáticos

Implantação de outros contextos

Uso de Contexto CRM

Colaboração Externa

Implantação de Contexto CRM

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