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COMO NASCE UM PROJETO?

PROJETOS

C:\GP-Como_nascem_os_projetos.avi


PROJETOS: O INÍCIO DE TUDO


PROJETOS: O GESTOR


ASPECTOS MAIS CONSIDERADOS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS

PROJETOS: PLANEJAMENTO


PROBLEMAS QUE OCORRREM COM MAIOR FREQUÊNCIA NOS PROJETOS

PROJETOS: DIFICULDADES


BENEFÍCIOS QUE AS INSTITUIÇÕES TEM OBTIDO COM O GERENCIAMENTO DE PROJETOS

PROJETOS: BENEFÍCIOS


PORQUE GERENCIAR PROJETOS?

• Para aumentar a chance de sucesso do projeto

• Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos

• Antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas

• Para facilitar e orientar as revisões do projeto

• Otimizar a alocação de pessoas

• Documentar e facilitar estimativas para futuros projetos

• Para agilizar as tomadas de decisões


GESTÃO PRIVADA x GESTÃO PÚBLICA

GESTÃO PRIVADA

•Negócios

•Competitividade

•Utilização eficiente dos recursos

humanos

•Utilização eficiente da infra-estrutura

•Cumprir cronograma

•Manter-se nos custos planejados

•Qualidade

•Riscos

GESTÃO PÚBLICA

•???

•???

•Utilização eficiente dos recursos

humanos

•Utilização eficiente da infra-

estrutura

•Cumprir cronograma

•Manter-se nos custos planejados

•Qualidade

•Riscos


O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS?

Escritório de Gerenciamento de Projetos(Project Management Office – PMO)•A estrutura deve ser desenvolvida de acordo com o grau de maturidade de

cada instituição;

•Prevê uma administração centralizada do portfólio de projetos da organização

e sua meta é servir às necessidades desta gestão;

•Unifica os métodos e o linguajar da gestão;

•Otimiza a alocação dos recursos;

•Propicia apoio efetivo às equipes na geração de soluções.


BENEFÍCIOS DE UM PMO

• Identificação e monitoramento de interdependências

• Acompanhamento do progresso, eficiência e produtividade

• Solução de questões críticas

• Identificar riscos e definir ações de mitigação aos mesmos

• Estruturar e centralizar as informações

• Integração e comunicação interna

• Fornecer um ambiente aberto para comunicação

• Planejamento das equipes dos projetos

• Padronizar informações, cronogramas, estimativas, relatórios, planos e

processos

• Planejar e controlar escopo, custo, prazo e qualidade

• Disponibilizar e manter metodologia de gerenciamento de projetos



• Ser um centro de apoio aos times de projeto

• Desenvolver modelos de gestão de projetos

• Estimular o espírito de equipe

• Manter histórico dos projetos

• Disseminar os resultados e lições aprendidas

• Realizar comparações de desempenho continuamente

• Compartilhamento de recursos entre projetos, programas e portifólio

• Redução de custos operacionais

• Registros centralizado de problemas e lições aprendidas

• Definição de métricas de controle



• Aumento de produtividade na obtenção de resultados

• Definição, implantação e monitoramento de indicadores de

performance de projetos, programas e portifólio

• Garantia e controle de qualidade sobre as entregas de projeto

• Gestão de riscos de projetos, programas e portifólio

• Garantia de alinhamento estratégico

• Previsibilidade em relação a resultados

• Gestão de expectativas de clientes internos e externos (?)

• Coaching e Mentoring para gerentes de projetos

• Aumento no nível de maturidade da organização em gerenciamento de

projetos


O PAPEL DO PMO

• Para definir a estrutura de escritório de projetos a ser aplicada, EM

QUALQUER ORGANIZAÇÃO, é necessário – PREVIAMENTE –

estabelecer qual será a participação do escritório de projetos na

estrutura organizacional.

• O escritório de projetos pode atuar com a função de formador de

processos e procedimentos para serem aplicados na organização ou

até assumir toda a responsabilidade pela execução e pelos resultados

dos projetos.


O PAPEL DO PMO

GESTÃO DE CONFLITO OU GESTÃO DA QUALIDADE?


IMPLEMENTAÇÃO DE UM PMO

• Análise preliminar

• “Desenhar” plano de curto, médio e longo prazo (anos ?)

• Escolher o tipo de escritório a ser implementado

• Obter o suporte e apoio necessário (patrocinador)

• Criar a infra-estrutura do escritório (instalações e funcionamento)

• Motivar os envolvidos

• Implementar os processos e procedimentos de gestão (ferramentas,

indicadores, relatórios e templates)

• Escolher projeto-piloto

• Entrada em operação

• Feedback e melhoria contínua


PROJETOS: FOCO PRINCIPAL

Custo


PMO: FOCO DIFERENCIADO


PMO: FUNDAMENTOS

METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PMOs

Baseado nas melhores práticas expressas nos principais standards do

PMI ®, COBIT ®, ITIL ®, OPM3 ® (Organizational Project Management

Maturity Model), CMMI® (Capability Maturity Model Integration), Prince

®, ISOs, SCRUM ®, ICB®, IPMA ® Competence Baseline, etc.

A implementação é efetuada em ciclos iterativos, possibilitando assim

uma adoção em fases e mais controlada.


PMO: CICLO DE IMPLEMENTAÇÃOR

EAVA

LIAÇ

ÃO

PERIÓ

DIC

A


PMO: MODELOS

Basicamente existem 3 modelos:

Modelo Nível 1Escritório de Apoio a Projetos: Foco em projetos específicos, com o objetivo básico de dar suporte aos gerentes de projetos no gerenciamento da restrição tripla (prazo, custo, escopo e qualidade).

Modelo Nível 2Escritório de Gerenciamento de Projetos: Com foco em múltiplos projetos, o objetivo é prover aos grupos de gerentes uma metodologia única de gerenciamento e acompanhamento de desempenho, além de disseminar boas práticas entre os projetos.

Modelo Nível 3Diretoria de Projetos: Com foco na gestão do portfólio de projetos, esse tipo serve toda a organização focando as questões estratégicas em termos de gerenciamento de projetos, atuando até na gestão de recursos.


MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS

OPM3 (PMI): Busca alinhar os projetos com a estratégia da organização.

Modelo baseado em 4 estágios e 3 domínios, que se cruzam

matricialmente definindo o grau de maturidade.

Os estágios definidos em ordem crescente são:

• Padronização

• Medição

• Controle

• Melhoria Contínua

Isto é aplicado nos domínios de Projeto, Programa e Portifólio.


INÍCIO

MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS

MELHORIA DA M

ATURIDADE

MELHORIA DA M

ATURIDADE

CHECK

PLANEJARFAZER

VERIFICARAGIR


PMO: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Dever existir previamente:

• Análise e Diagnóstico;

• Concepção;

• Implementação;

• Treinamento;

• Mentoring.

Deve haver a definição do modelo de trabalho, dos processos e workflow,

elaboração e validação de modelos de documentos, diagramas, especificações,

tabelas, etc, visando garantir que o escritório de projetos seja aderente aos

processos organizacionais e estratégicos da organização através da adaptação e

ajustes máximos das técnicas, conceitos e ferramentas de gerenciamento de

projetos a cultura da organização.


PMO: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO


PMO: DESAFIOS PARA IMPLEMENTAR


PMO: DIFICULDADES PARA “RODAR”

• Resistência para sair da zona de conforto

• Resistência à novos aprendizados

• Não reconhecimento das equipes de projeto

• Não reconhecimento da autoridade formal do PMO

• É “chato” reportar custos (principalmente quando estouram)

• É perda de tempo preencher relatórios de horas, de

desempenho (principalmente quando não é positivo)

• Muitas vezes são tomadas decisões de aumentar escopo, ou atender a

uma solicitação “informal” do cliente sem consulta prévia. Querem

apenas mandar a conta no final

• CONTROLE

Quem?Quando?Como?


PMO: ALERTAS

• Nenhuma mudança radical pode ser implantada do dia para a noite;

• Sempre, absolutamente sempre, haverá resistência;

• Há pessoas que são inertes, e se recusam a sair da inércia em que estão

há anos. Além de não ajudarem, muitos ainda remam no sentido oposto;

• Por melhores e mais determinados que sejam os profissionais envolvidos

na criação do PMO, sempre há outros stakeholders, que podem sentir-se

ameaçados e recusam-se a sair da zona de conforto;

• Muitos métodos, implantados na concepção original do PMO, terão que

ser ajustados pelo caminho, não serão 100% eficazes logo “de cara”. (o

que gera mais resistência ainda!);

• Devemos cuidar para não burocratizar os processos, afinal a idéia do

PMO é dar suporte e tornar as coisas mais ágeis, e não o contrário.


PMO: ALERTA


PMO: EXPECTATIVAS


PMO: ATITUDES


PMO: QUAL A FÓRMULA DE SUCESSO

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