FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO:

- Organização

Gestão de RH

Introdução à Administração

Prof. Rafael Roesler

Introdução

• Após o estabelecimento dos objetivos, o próximo passo do processo administrativo é reunir e organizar os recursos humanos e materiais da organização para alcançar os objetivos.

• Decisões sobre critérios de departamentalização, grau de centralização, coordenação e desenho estrutural são algumas das questões presentes na função organização.

Conceito de organização

• É importante não confundir o conceito de organização como entidade social e como função administrativa.

• No entanto, os conceitos se relacionam: as organizações fazem uso da função organização para alcançar seus objetivos.

• Segundo Sobral e Peci (2008), organização é “a função da administração que distribui tarefas e recursos pelos membros da empresa, que determina quem tem autoridade sobre quem, e quando e onde se devem tomar decisões”.

Organização

Como entidade

social

Como função da

Adm

• Grupo estruturado de pessoas que atuam em conjunto para alcançar objetivos comuns

• Função do processo de administração responsável pela distribuição de trabalho, recursos

e autoridade pelos membros da organização

Sobral e Peci (2008)

Organização

O processo de organização

• Organizar é o processo de dividir , integrar e coordenar as atividades e recursos da organização de forma a alcançar as metas definidas.

• O resultado final desse processo é o desenho da estrutura organizacional.

Dividir, integrar e coordenar

• Divisão do trabalho – se manifesta na especialização vertical e horizontal das tarefas sob a responsabilidade de um trabalhador, na hierarquia e na consequente disposição de autoridades e responsabilidades ao longo da cadeia de comando, e nas diferenças horizontais que existem entre os departamentos de uma organização.

• Integração – se refere ao agrupamento e associação das tarefas, atividades e recursos organizacionais em unidades de trabalho a fim de permitir melhor coordenação. A integração se manifesta nos cargos, posições e funções organizacionais e nos critérios de departamentalização responsáveis por agrupar as atividades e recursos organizacionais em departamentos ou unidades de trabalho.

Dividir, integrar e coordenar

• Coordenação– corresponde à utilização de mecanismos que buscam a colaboração entre os vários departamentos, a fim de alcançar os objetivos globais da organização. A coordenação tem como objetivo evitar que a divisão e a integração do trabalho em departamentos levem à perda da visão da organização como um todo, já que existe a possibilidade de que cada departamento ou área funcional centre suas atenções apenas em suas próprias atividades ou objetivos.

Estrutura organizacional • A estrutura organizacional é o resultado do processo de

organização. • Refere-se ao modo como as atividades de uma organização

são ordenadas para possibilitar o alcance dos objetivos. • Essa estrutura especifica os papeis, as relações e os

procedimentos organizacionais que possibilita uma ação coordenada de seus membros.

• São funções básicas dessa estrutura: ▫ possibilitar aos membros da organização a execução de uma

variedade de atividades de acordo com os critérios de divisão do trabalho que definem a especialização, a padronização e a departamentalização de tarefas e funções;

▫ proporcionar aos membros da organização a coordenação das atividades por meio de mecanismos integradores como supervisão hierárquica, regras e procedimentos formais, treinamento e socialização;

▫ definir as fronteiras da organização e suas interfaces com o ambiente e outras organizações com as quais interage.

A organização e os níveis organizacionais

Administradores

de topo

Desenho da estrutura

organizacional

Gerentes Desenho departamental

Supervisores de

1ª linha

Desenho de cargos e

tarefas

Nível

estratégico

Nível

tático

Nível

operacional

Sobral e Peci (2008)

Elementos do processo de organização

• Os conceitos e princípios básicos do processo de organização forma formulados no início do século XX, por autores como Fayol e Weber.

• Mesmo com todas as mudanças ocorridas nas sociedades contemporâneas, alguns desse princípios ainda contribuem para o entendimento do processo de organização.

Elementos do processo de organização • Alguns desses princípios estão presentes no processo de

organização e envolvem a tomada de decisão de acordo com seis elementos: ▫ Definição do grau desejável de especialização do

trabalho que permita ganhos de eficiência; ▫ Definição da cadeia de comando, que distribui a

autoridade e a responsabilidade pelos membros organizacionais;

▫ Definição da amplitude de controle ideal, ou seja, do número de subordinados sob a responsabilidade de cada administrador;

▫ Definição dos critérios de departamentalização para agrupar tarefas em unidades;

▫ definição do grau desejável de centralização do processo de tomada de decisão;

▫ definição do grau desejável de formalização das funções e tarefas organizacionais.

Elementos do processo de organização

Amplitude de controle

Departamentalização

Presidente

Diretoria de Administração

Diretoria de Vendas

Diretoria de Marketing

Hipermercado

Seção de brinquedos

Seção de alimentos

Seção de móveis

Funcional

Por Produto

Departamentalização

Por Clientela

Geográfica

Loja de departamentos

Seção de roupas infantis

Seção de roupas

masculinas

Seção de roupas

femininas

Matriz

Divisão

Sul

Divisão Norte-

nordeste

Divisão Sudeste

Divisão

Centro- Oeste

Centralização x Descentralização

• O grau de centralização ou descentralização refere-se

ao nível hierárquico no qual são tomadas as decisões.

• As decisões acerca do grau de centralização ou

descentralização dependem de um conjunto de fatores:

▫ Tamanho da organização.

▫ Ambiente externo onde ela está inserida.

▫ Características internas da organização.

• Um conceito relacionado com a descentralização é a

delegação, que é o processo usado para transferir

autoridade e responsabilidade para os membros

organizacionais em níveis hierárquicos inferiores.

Centralização x Descentralização

Centralização

Vantagens Desvantagens

• Decisões mais consistentes com os objetivos da organização • Maior uniformidade de procedimentos, políticas e decisões • Redução dos riscos de erro por parte dos subordinados em virtude da falta de informação ou capacidade • Maior facilidade na avaliação e no controle do desempenho da organização

• Decisões distanciadas dos fatos locais e das circunstâncias • Administradores têm pouco contato com as pessoas e situações envolvidas • Os subordinados dependem dos superiores hierárquicos para tomar decisões •Maior demora na implementação das decisões e maior custo operacional

Descentralização

Vantagens Desvantagens

• Maior agilidade, rapidez e flexibilidade na tomada de decisões • Decisões mais adaptadas ás condições locais • Maior interesse e motivação dos subordinados • Maior facilidade na avaliação e controle de desempenho de unidades e gerentes • Promove gerentes autônomos, motivados e responsáveis por seu desempenho

• Perda de uniformidade nas decisões • Tendência para o desperdício e a duplicação de recursos • Maior dificuldade de localizar os responsáveis por decisões erradas • Dificuldade de controle e avaliação do desempenho da organização

Sobral e Peci (2008)

Desenho estrutural das organizações • O desenho estrutural das organizações consiste em

um conjunto de decisões sobre os elementos estruturais com o propósito de definir uma estrutura adequada à estratégia e ao ambiente da organização.

• As estruturas organizacionais refletem diferentes usos da cadeia de comando na departamentalização. Nelas, além dos departamentos, são definidos os canais por onde fluem a autoridade e a comunicação.

• As estruturas mais comuns são as tradicionais - funcional, divisional e matricial -, que dependem da hierarquia para definir os departamentos.

• Existem ainda estruturas emergentes, que se caracterizam pelo uso mais flexível da cadeia de comando, destacando-se a “estrutura em rede”.

Estrutura Funcional

• Critério de agrupamento baseado na similaridade de tarefas, habilidades, uso de recursos e conhecimentos necessários para o desempenho de cada função.

• O administrador geral é responsável pelo comando do todo e cada integrante do primeiro escalão hierárquico é responsável por uma área funcional.

• As atividades são coordenadas verticalmente por meio de supervisão hierárquica, regras e planos.

Estrutura Funcional

Presidente

Operações

Produção

Qualidade

Marketing

Vendas

Pesquisa de mercado

RH

Pessoal

Recrutamento e seleção

Finanças

Controladoria

Contabilidade

Estrutura Divisional

• Agrega as tarefas em diferentes unidades semi-autônomas segundo o objetivo para o qual concorrem: produtos, mercados, clientes.

• São organizadas em função dos resultados. Todos os recursos necessários à produção encontram-se em cada uma das divisões.

• Os administradores responsáveis pela divisão têm sob o seu controle têm sob o seu comando a maioria das funções necessárias à linha de produção. Também é o responsável pelos resultados de sua divisão.

Estrutura Divisional

Presidente

Divisão de cosméticos

Produção

Marketing

Logística

Divisão de medicamentos

Produção

Marketing

Logística

Divisão de higiene pessoal

Produção

Marketing

Logística

RH Finanças

Estrutura Matricial

• Modelo híbrido que conjuga as características das estruturas funcional e divisional.

• Usada geralmente para lidar com projetos ou negócios que precisam de equipes multidisciplinares temporárias, que possam estar simultaneamente envolvidas em outros projetos.

• Combina uma cadeia de comando funcional - vertical e hierárquica -, com uma cadeia de comando horizontal ou transversal, centrada no projeto específico.

Estrutura Matricial

Sobral e Peci (2008)

Estrutura em Rede

• Agrupa uma série de formas organizacionais alternativas às estruturas tradicionais: organizações virtuais, estruturas por equipes de trabalho, organizações de aprendizagem, etc.

• Os trabalhadores ou departamentos são definidos pela expertise que oferecem para a organização. Essa estrutura faz uso de equipes multifuncionais, que podem ser permanentes ou temporárias.

• Estrutura mais achatada e horizontal - poder de tomada de decisão delegado para níveis inferiores da organização.

• Maior relevância das organizações informais. • Papel fundamental das novas tecnologias da

informação e da comunicação.

Estrutura em Rede

Sobral e Peci (2008)

Modelos organizacionais

• O modelo organizacional é uma forma genérica que pode assumir a estrutura de uma organização.

• Esse modelo depende das características internas da organização e do contexto no qual opera.

• Existem dois tipos ideais de modelos organizacionais:

▫ Mecanicista

▫ Orgânico

Modelos organizacionais Modelo Mecanicista Modelo Orgânico

• Tarefas bem definidas e elevada especialização do trabalho

• Reduzida especialização do trabalho, com redefinição contínua de tarefas baseadas no conhecimento

• Hierarquia clara de controle e coordenação - burocracia

• Sistema estratificado de acordo com o nível de conhecimento especializado - tecnocracia

• Prevalece a hierarquia nas relações internas • Os laços internos são fluidos e estão em permanente mudança

• Estruturas verticais, com muitos níveis hierárquicos • Estruturas horizontais e achatadas

• Departamentalização funcional • Equipes de trabalho multifuncionais

• A comunicação é vertical e formal, fazendo uso das cadeias de comando

• A comunicação é informal e procura ajustamento às necessidades

• Decisões centralizadas na cúpula da organização • Decisões descentralizadas para os níveis hierárquicos mais baixos

• Elevada formalização, com muitas regras e procedimentos

• Reduzida formalização, com poucas regras

• Os membros devem lealdade à organização e obediência aos superiores

• Os membros identificam-se e estão comprometidos com a organização

• Prioriza-se o desempenho de cada função • Priorizam-se os objetivos globais da organização

Sobral e Peci (2008)

Condicionantes da estrutura

organizacional • As decisões acerca do desenho estrutural mais

adequado devem levar em consideração os fatores que o influenciam.

• Para cada conjunto de fatores internos e externos, haverá um modelo estrutural que permitirá maximizar o desempenho da organização.

• A opção por uma estrutura hierárquica vertical ou flexível horizontal deve refletir uma análise apurada da influência dos fatores contingenciais na estrutura organizacional.

• A estratégia, o ambiente, a tecnologia de produção e a dimensão da organização são os fatores mais importantes.

Condicionantes da estrutura organizacional

Sobral e Peci (2008)

Conclusão • Referências:

▫ MAXIMIANO, Antônio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2007

▫ MELO NETO, Francisco Paulo; CARNEIRO NETO, renato José. v. 1. História do Pensamento Administrativo. Rio de Janeiro: Fundação CECIERJ, 2010.

▫ SOBRAL, Felipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson, 2008.