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ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS DOS SETORES DE UMA · PDF filee...
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ESTRUTURAO DOS PROCESSOS DOS
SETORES DE UMA BIBLIOTECA
UNIVERSITRIA UTILIZANDO O
MAPEAMENTO E A MODELAGEM DE
PROCESSOS
Mateus Muller Franco (UCS )
Monica Pasolini (UCS )
Michele Otobelli Berteli (UCS )
Rosana Oliveira Pereira Leite (UCS )
O objetivo principal deste trabalho estruturar os processos dos
setores de uma Biblioteca Universitria, atravs do mapeamento e da
modelagem de processos a fim de definir os processos e resolver
problemas relacionados a procedimentos, innformatizao e
qualidade. Ele se d em virtude de tornar a Universidade uma
organizao eficiente, com excelncia e uniformizada. Para tanto,
utilizou-se os conceitos de gerenciamento de processos de negcio;
mapeamento e modelagem de processos. Durante o mapeamento foram
coletados os dados relevantes e as informaes necessrias para o
entendimento do setor juntamente com as pessoas envolvidas no
processo atravs de entrevistas direcionadas. Como resultado deste
trabalho destaca-se a modelagem dos processos, atravs do desenho de
seu fluxo com sequenciamento das atividades, suas definies e
relaes. Ao final, percebe-se que as melhorias propostas auxiliaram o
setor nos esforos de padronizao, comunicao, eliminao de
atividades que no agregavam valor e definio de atribuies.
Ressalta-se que o mesmo foi desenvolvido durante o perodo de maio
de 2015 a dezembro de 2015.
Palavras-chave: Mapeamento de Processos, Modelagem de Processos,
Biblioteca Universitria.
XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCO Contribuies da Engenharia de Produo para Melhores Prticas de Gesto e Modernizao do Brasil
Joo Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016.
XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCO Contribuies da Engenharia de Produo para Melhores Prticas de Gesto e Modernizao do Brasil
Joo_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. .
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1. Introduo
Diante de uma realidade onde todos tm de fornecer uma nova dinmica organizao com
maior velocidade, para ter maiores chances de alcanar a chamada excelncia e, certamente,
com credenciais de estar frente nas aes de competio por presena no mercado; a gesto
de processos apresenta-se como uma proposta conveniente (ARAJO, 2011).
De forma complementar, Pavani Jnior e Scucugluia (2011) demonstram que enxergar a
organizao sob a tica de processos e geri-los de maneira a promover resultados mais
alinhados s expectativas do cliente e dos acionistas, tem se mostrado uma prtica compatvel
com as demandas empresariais existentes, nos mais diversos nichos de mercado. Esta filosofia
gerencial procura identificar os processos multifuncionais de uma empresa e prover valor e
eficincia s organizaes.
Nesse sentido, surgiu a oportunidade de identificar os processos pertencentes a uma
Biblioteca Universitria, atravs do mapeamento de processos, com vistas a definir os
processos e resolver problemas relacionados a procedimentos, informatizao e qualidade das
reas pertencentes Biblioteca. Durante o trabalho, foram mapeadas as atividades de todos os
setores que compem a Biblioteca universitria a fim de entender quais so as entradas e
sadas destes processos, como funcionam as atividades e a sua sequncia lgica, com quem se
relacionam e o que utilizam para realizar tais tarefas. A partir dos dados coletados nesta etapa
e fazendo uso das melhorias identificadas com os participantes, foi realizada a modelagem de
processos, atravs de um desenho de todas as reas; buscando demonstrar de forma clara e
objetiva a sequncia na qual os processos devem ser desenvolvidos, as suas interaes e
restries para entregar com excelncia e eficcia o que o setor prope.
2. Reviso bibliogrfica
Neste tpico apresentam-se os principais conceitos relacionados ao objetivo deste trabalho.
Foram abordados assuntos que trazem o embasamento necessrio para o entendimento do
tema bem como para aplicao da tcnica de mapeamento e de modelagem de processos.
2.1 Gerenciamento de processos de negcio
Gonalves (2000, p. 8) define como processo qualquer atividade ou conjunto de atividades
que torna um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente especfico. De
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outra perspectiva, Cruz (2003, p. 63) especifica que processo o conjunto de atividades que
tem por objetivo transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de
procedimentos, em bens ou servios (sadas) que so entregues e devem atender aos clientes.
Percebe-se que o conceito da diviso de trabalho em tarefas comum a estes autores e,
conforme De Sordi (2008) a diversos outros autores que colocam os processos de negcio
compostos por etapas de produo ou atividades a serem executadas.
Seguindo as mesmas abordagens Davenport (1994) aduz que processo deve ser compreendido
como uma ordenao especfica das atividades no tempo e no espao, as quais possuem um
comeo, um fim, entradas e sadas bem clarificadas, bem como uma ordenao para a ao.
De forma complementar, Hammer e Champy (1995) explicitam que os processos empresariais
so formados por um conjunto de atividades que possuem uma ou mais espcies de insumos e
que geram valor para um grupo especfico de clientes.
Na mesma concepo, Oliveira (2006) explica que os processos so o caminho para atender as
expectativas e necessidades, mas no somente do cliente externo, como tambm do cliente
interno. Diante disso, Davenport (1994) infere que a estrutura hierrquica das organizaes
apenas uma viso fragmentada e estanque das responsabilidades e das relaes de
subordinao, ao passo que a estrutura dos processos uma viso dinmica pela qual a
organizao produz valor, e essa nova estrutura um meio fundamental para a implementao
de estratgias de reduo de custos, otimizao da velocidade e satisfao do cliente, o que a
torna uma excelente fonte de vantagem competitiva para as organizaes.
Assim, processos de negcio devem ser compreendidos como um conjunto de um ou mais
procedimentos ou atividades relacionadas, as quais, coletivamente, realizam os objetivos do
negcio inseridos no contexto da estrutura organizacional (WFMC, 1999). pela execuo
dos seus processos de negcio que as organizaes alcanam seus objetivos estratgicos.
Desta maneira, verifica-se que a estratgia relaciona-se com processos no que tange ao melhor
entendimento do funcionamento da organizao, bem como em atuar com eficincia nos
recursos e eficcia nos resultados (FNQ, 2003). Para Alvarenga Netto (2004, p. 37), a gesto
por macroprocessos tanto pode ser em decorrncia de uma estratgia estabelecida, quanto uma
indutora de uma estratgia para aumentar a competitividade.
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Segundo Baldam et al. (2007), vrias pesquisas de mercado tm apontado que o BPM ou
gerenciamento de processos de negcio vem despertando o interesse das empresas em geral
como forma de resolver ou contribuir de maneira acentuada na soluo de uma srie de
problemas.
A ABPMP (2008) conceitua o Business Process Management como um enfoque disciplinado
para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar
processos de negcio, automatizados ou no, para alcanar resultados consistentes e alinhados
com os objetivos estratgicos da organizao. Alm disso, o BPM consiste em uma
metodologia de gesto para o gerenciamento de processos que auxiliam as empresas a
identificar a importncia estratgica de seus processos. Deve-se considerar que essa
metodologia pode ser auxiliada por ferramentas tecnolgicas para gerar melhorias no que diz
respeito a rapidez, eficcia, qualidade e custo (BORTOLINI; STEINBRUCH, 2008, p. 3-4).
Apesar das inmeras tcnicas de modelagem, a notao que vem possuindo maior visibilidade
a Business Process Modeling Notation (BPMN), pois uma notao padro para o desenho
de fluxogramas em processos de negcio. Na prtica, trata-se de um conjunto de regras e
convenes que determinam como os fluxogramas devem ser desenhados. a notao mais
reconhecida no ramo atualmente (BORTOLINI; STEINBRUCH, 2008).
Cruz (2003) clarifica que o BPMN o novo padro existente para modelar processos de
negcio, uma vez que seu principal objetivo criar uma notao clara e eficiente para todos
os envolvidos com a modelagem de processos de negcio. Assim, essa notao unificou
vrias iniciativas individuais antes existentes para desenho, redesenho, modelagem, simulao
e automatizao de processos.
2.2 Mapeamento e modelagem de processos
Conforme Baldan (2008), o mapeamento, a modelagem e a otimizao de processos
composta por atividades que permitem gerar informaes sobre o estgi
