ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS DOS SETORES DE UMA · PDF filee...

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ESTRUTURAO DOS PROCESSOS DOS

SETORES DE UMA BIBLIOTECA

UNIVERSITRIA UTILIZANDO O

MAPEAMENTO E A MODELAGEM DE

PROCESSOS

Mateus Muller Franco (UCS )

[email protected]

Monica Pasolini (UCS )

[email protected]

Michele Otobelli Berteli (UCS )

[email protected]

Rosana Oliveira Pereira Leite (UCS )

[email protected]

O objetivo principal deste trabalho estruturar os processos dos

setores de uma Biblioteca Universitria, atravs do mapeamento e da

modelagem de processos a fim de definir os processos e resolver

problemas relacionados a procedimentos, innformatizao e

qualidade. Ele se d em virtude de tornar a Universidade uma

organizao eficiente, com excelncia e uniformizada. Para tanto,

utilizou-se os conceitos de gerenciamento de processos de negcio;

mapeamento e modelagem de processos. Durante o mapeamento foram

coletados os dados relevantes e as informaes necessrias para o

entendimento do setor juntamente com as pessoas envolvidas no

processo atravs de entrevistas direcionadas. Como resultado deste

trabalho destaca-se a modelagem dos processos, atravs do desenho de

seu fluxo com sequenciamento das atividades, suas definies e

relaes. Ao final, percebe-se que as melhorias propostas auxiliaram o

setor nos esforos de padronizao, comunicao, eliminao de

atividades que no agregavam valor e definio de atribuies.

Ressalta-se que o mesmo foi desenvolvido durante o perodo de maio

de 2015 a dezembro de 2015.

Palavras-chave: Mapeamento de Processos, Modelagem de Processos,

Biblioteca Universitria.

XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCO Contribuies da Engenharia de Produo para Melhores Prticas de Gesto e Modernizao do Brasil

Joo Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016.

XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCO Contribuies da Engenharia de Produo para Melhores Prticas de Gesto e Modernizao do Brasil

Joo_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. .

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1. Introduo

Diante de uma realidade onde todos tm de fornecer uma nova dinmica organizao com

maior velocidade, para ter maiores chances de alcanar a chamada excelncia e, certamente,

com credenciais de estar frente nas aes de competio por presena no mercado; a gesto

de processos apresenta-se como uma proposta conveniente (ARAJO, 2011).

De forma complementar, Pavani Jnior e Scucugluia (2011) demonstram que enxergar a

organizao sob a tica de processos e geri-los de maneira a promover resultados mais

alinhados s expectativas do cliente e dos acionistas, tem se mostrado uma prtica compatvel

com as demandas empresariais existentes, nos mais diversos nichos de mercado. Esta filosofia

gerencial procura identificar os processos multifuncionais de uma empresa e prover valor e

eficincia s organizaes.

Nesse sentido, surgiu a oportunidade de identificar os processos pertencentes a uma

Biblioteca Universitria, atravs do mapeamento de processos, com vistas a definir os

processos e resolver problemas relacionados a procedimentos, informatizao e qualidade das

reas pertencentes Biblioteca. Durante o trabalho, foram mapeadas as atividades de todos os

setores que compem a Biblioteca universitria a fim de entender quais so as entradas e

sadas destes processos, como funcionam as atividades e a sua sequncia lgica, com quem se

relacionam e o que utilizam para realizar tais tarefas. A partir dos dados coletados nesta etapa

e fazendo uso das melhorias identificadas com os participantes, foi realizada a modelagem de

processos, atravs de um desenho de todas as reas; buscando demonstrar de forma clara e

objetiva a sequncia na qual os processos devem ser desenvolvidos, as suas interaes e

restries para entregar com excelncia e eficcia o que o setor prope.

2. Reviso bibliogrfica

Neste tpico apresentam-se os principais conceitos relacionados ao objetivo deste trabalho.

Foram abordados assuntos que trazem o embasamento necessrio para o entendimento do

tema bem como para aplicao da tcnica de mapeamento e de modelagem de processos.

2.1 Gerenciamento de processos de negcio

Gonalves (2000, p. 8) define como processo qualquer atividade ou conjunto de atividades

que torna um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente especfico. De

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outra perspectiva, Cruz (2003, p. 63) especifica que processo o conjunto de atividades que

tem por objetivo transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de

procedimentos, em bens ou servios (sadas) que so entregues e devem atender aos clientes.

Percebe-se que o conceito da diviso de trabalho em tarefas comum a estes autores e,

conforme De Sordi (2008) a diversos outros autores que colocam os processos de negcio

compostos por etapas de produo ou atividades a serem executadas.

Seguindo as mesmas abordagens Davenport (1994) aduz que processo deve ser compreendido

como uma ordenao especfica das atividades no tempo e no espao, as quais possuem um

comeo, um fim, entradas e sadas bem clarificadas, bem como uma ordenao para a ao.

De forma complementar, Hammer e Champy (1995) explicitam que os processos empresariais

so formados por um conjunto de atividades que possuem uma ou mais espcies de insumos e

que geram valor para um grupo especfico de clientes.

Na mesma concepo, Oliveira (2006) explica que os processos so o caminho para atender as

expectativas e necessidades, mas no somente do cliente externo, como tambm do cliente

interno. Diante disso, Davenport (1994) infere que a estrutura hierrquica das organizaes

apenas uma viso fragmentada e estanque das responsabilidades e das relaes de

subordinao, ao passo que a estrutura dos processos uma viso dinmica pela qual a

organizao produz valor, e essa nova estrutura um meio fundamental para a implementao

de estratgias de reduo de custos, otimizao da velocidade e satisfao do cliente, o que a

torna uma excelente fonte de vantagem competitiva para as organizaes.

Assim, processos de negcio devem ser compreendidos como um conjunto de um ou mais

procedimentos ou atividades relacionadas, as quais, coletivamente, realizam os objetivos do

negcio inseridos no contexto da estrutura organizacional (WFMC, 1999). pela execuo

dos seus processos de negcio que as organizaes alcanam seus objetivos estratgicos.

Desta maneira, verifica-se que a estratgia relaciona-se com processos no que tange ao melhor

entendimento do funcionamento da organizao, bem como em atuar com eficincia nos

recursos e eficcia nos resultados (FNQ, 2003). Para Alvarenga Netto (2004, p. 37), a gesto

por macroprocessos tanto pode ser em decorrncia de uma estratgia estabelecida, quanto uma

indutora de uma estratgia para aumentar a competitividade.

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Segundo Baldam et al. (2007), vrias pesquisas de mercado tm apontado que o BPM ou

gerenciamento de processos de negcio vem despertando o interesse das empresas em geral

como forma de resolver ou contribuir de maneira acentuada na soluo de uma srie de

problemas.

A ABPMP (2008) conceitua o Business Process Management como um enfoque disciplinado

para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar

processos de negcio, automatizados ou no, para alcanar resultados consistentes e alinhados

com os objetivos estratgicos da organizao. Alm disso, o BPM consiste em uma

metodologia de gesto para o gerenciamento de processos que auxiliam as empresas a

identificar a importncia estratgica de seus processos. Deve-se considerar que essa

metodologia pode ser auxiliada por ferramentas tecnolgicas para gerar melhorias no que diz

respeito a rapidez, eficcia, qualidade e custo (BORTOLINI; STEINBRUCH, 2008, p. 3-4).

Apesar das inmeras tcnicas de modelagem, a notao que vem possuindo maior visibilidade

a Business Process Modeling Notation (BPMN), pois uma notao padro para o desenho

de fluxogramas em processos de negcio. Na prtica, trata-se de um conjunto de regras e

convenes que determinam como os fluxogramas devem ser desenhados. a notao mais

reconhecida no ramo atualmente (BORTOLINI; STEINBRUCH, 2008).

Cruz (2003) clarifica que o BPMN o novo padro existente para modelar processos de

negcio, uma vez que seu principal objetivo criar uma notao clara e eficiente para todos

os envolvidos com a modelagem de processos de negcio. Assim, essa notao unificou

vrias iniciativas individuais antes existentes para desenho, redesenho, modelagem, simulao

e automatizao de processos.

2.2 Mapeamento e modelagem de processos

Conforme Baldan (2008), o mapeamento, a modelagem e a otimizao de processos

composta por atividades que permitem gerar informaes sobre o estgi