Fabio Frech Gouveia

Justine Beirith Montalvão

Manuela de Souza Brito

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Estudo de caso: Projeto de Integração Laboratorial

Introdução OBJETIVO DO TRABALHO:

Apresentar um modelo eficaz e prático de gerenciamento de lições aprendidas aplicado em projetos, que permitirá que o conhecimento seja registrado, armazenado e disseminado na organização.

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Introdução De todo conhecimento existente dentro de uma

empresa, 80% está armazenado na cabeça das pessoas em forma de experiência e 20% está registrado, sendo destes somente um quinto de forma estruturada (CHOO,1998.)

Segundo IDC, as empresas da lista Fortune 500 perdem pelo menos 31,5 bilhões de dólares por ano em falhas no compartilhamento de conhecimento.

Cenário que incentiva investimentos em técnicas e ferramentas relacionadas à Gestão do Conhecimento –manutenção da competitividade

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Introdução Pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas com as 500

maiores empresas brasileiras identificou:

81% dos executivos entrevistados acreditavam na importância da utilização da gestão do conhecimento;

15% das empresas dos entrevistados possuem sistemas de gestão do conhecimento implantados;

80%, dos que desenvolveram projetos, o fizeram internamente, o que mostra que as empresas possuem massa crítica para tal;

50% acredita que o maior ganho da gestão do conhecimento é a transferência de conhecimento.

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Introdução Lições Aprendidas – técnica da Gestão de

Conhecimento que proporcionará :

1) Retenção e disseminação de conhecimento dentro da empresa.

2) Economia de tempo e recursos

3) Melhoria contínua na qualidade dos projetos.

4) Motivação da Equipe.

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Referencial Teórico CONHECIMENTO

É criado pelas pessoas durante o processo de interpretação das informações obtidas por elas em livros, educação formal, interação com outras pessoas, experiências, etc. [BOHN, 1994].

Para Nonaka e Takeuchi (1997) existe:

Conhecimento Tácito

Conhecimento Explícito

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Referencial Teórico CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO

ORGANIZACIONAL Significa a capacidade que uma empresa tem de criar

conhecimento, disseminá-lo na organização e incorporá-los a produtos, serviços e sistemas [Nonaka e Takeuchi, 1997].

A base é o conhecimento tácito.

A eficiência da criação do conhecimento é dada pela capacidade da organização em converter o conhecimento tácito em explícito.

Necessidade da Gestão do Conhecimento

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Referencial Teórico GESTÃO DO CONHECIMENTO

Gestão de Conhecimento se refere às ações de capturar, criar, refinar, compartilhar, disseminar e usar conhecimento, seja ele tácito ou explícito [Collison, 2001].

LIÇÃO APRENDIDA Relata o que era esperado acontecer, os fatos e desvios

ocorridos, a análise das causas desses desvios e o que pode ser aprendido durante o processo. (Milestone, 2009).

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Referencial Teórico Baseado no conceito de Angus e Patel (1998), a Gestão

de Lições Aprendidas pode ser dividida em 4 processos típicos:

Coleta

Processamento

Armazenagem

Distribuição

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Referencial Teórico GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Conforme o PMBOK: Os processos de gerenciamento de projetos são

agrupados em cinco categorias: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

São 9 as Áreas de Conhecimento em gerenciamento de projetos: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, RH, comunicação, riscos e aquisições.

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Metodologia Com base em um estudo de caso, apresentado na

forma de relato de experiência, conforme vivenciado por um dos autores deste artigo, será mostrado como aplicar a metodologia de lições aprendidas estabelecida por este estudo.

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Apresentação e Análise de Resultado Etapas para implantação do Gerenciamento de LA

Apresentação da Metodologia

Identificação e Registro das Lições Aprendidas

Validação e Divulgação das Lições Aprendidas

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Apresentação e Análise de Resultado Etapas do Gerenciamento de LA pós implantação

Consulta das Lições Aprendidas

Identificação e Registro das Lições Aprendidas

Validação e Divulgação das Lições Aprendidas

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Fluxo de validação da LA

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Colaborador deve preencher o template

Colaborador submete planilha ao usuário aprovador

Usuário aprovador analisa as informações

Após análise das informações, o feedback é passado ao

Colaborador

Caso a lição seja aprovada, esta é anexada à base de

conhecimentos da empresa (planilha de lições aprendidas)

Planilha de lições aprendidas é disponibilizada em um espaço público da

rede onde todos os colaboradores tem acesso

Template para envio da LA

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Ferramenta

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Ferramenta

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Ferramenta

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Ferramenta

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Ferramenta

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Ferramenta

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Ferramenta

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Estudo de Caso Implantação de um Sistema de Integração Laboratorial

Empresa: SHD

Cliente: Lab. H.M. POA

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SISTEMA DE AUTOMAÇÃO LABORATORIAL SHD

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SISTEMA DE AUTOMAÇÃO LABORATORIAL SHD

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Software

Esteira (Track) Equipamento

Lição Aprendida #1

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecime

nto

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição AprendidaData da

identificação

1 Concepção Falta de

entendimento

do escopo do

projeto.

5 Ger. do

Escopo

2 Escopo deve ser

entendido em sua

plenitude. Sempre

lembrar que: "é

errado presumir".

12/08/2009

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Lição Aprendida #2

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecime

nto

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaçã

o

2 Desenvolvime

nto

Preparação da

equipe para

treinamentos

cruzados

4 Ger. de RH 1 Foi identificado que o

treinamento cruzado

das equipes otimiza o

período de treinamento

podendo assim alocar

ao máximo os recursos

como, por exemplo, os

Instrutores.

12/08/2009

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Lição Aprendida #3

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecime

nto

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaçã

o

3 Concepção Não foram

estudadas

possíveis

causas de falha

no projeto

inicial

3 Ger. de

Riscos

2 A identificação

prematura dos riscos é

a melhor maneira de

tratá-los ou até mesmo

evitá-los. Uma boa

gerência de risco é

fundamental para os

projetos.

12/08/2009

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Lição Aprendida #4

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecim

ento

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaçã

o

4 Concepção A gerente do

laboratório

apresentou o

projeto

oficialmente

para sua equipe

4 Ger. de

Comunica

ções

1 A participação do

Sponsor é de

fundamental

importância para a boa

aceitação e engajamento

da equipe.

12/08/2009

5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 29

Lição Aprendida #5

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecime

nto

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaçã

o

5 Implantação Falha na

entrega do

maquinário

completo ao

laboratório na

data marcada.

3 Ger. de

Aquisições

2 É necessário que seja

realizado um

acompanhamento junto

ao fornecedor, com

feedbacks periódicos

sobre a produção e o

envio dos

equipamentos

adquiridos.

12/08/2009

5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 30

Lição Aprendida #6

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecime

nto

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaç

ão

6 Desenvolvime

nto

Número

subestimado

de

engenheiros

dificultou os

trabalhos da

assessoria

científica

2 Ger. de RH 2 É clara a necessidade da

elaboração de um plano de

Gerenciamento de

Recursos Humanos que, de

maneira eficiente, consiga

elencar e mensurar as

necessidades de um

projeto relacionado ao

número de profissionais de

determinada área.

12/08/200

9

5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 31

Lição Aprendida #7

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conheciment

o

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaçã

o

7 Concepção Falha na

descrição da

estrutura

analítica de

projeto

4 Ger. de

Escopo

2 É necessário um escopo

bem definido e

despender um esforço

para o detalhamento

correto da EAP de modo

a definir assertivamente

as entregas do projeto.

12/08/2009

5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 32

Lição Aprendida #8

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecime

nto

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaçã

o

8 Concepção Falha na

identificação

dos

stakeholders

5 Ger. de

Comunicaçã

o

2 Ao iniciar o projeto, o

gerente de projeto

deverá mapear todos os

stakeholders do projeto

e elaborar um plano de

comunicação eficiente.

12/08/2009

5/5/2010 MBA GP3/2008 - TCC 33

Lição Aprendida #9

#Momento do

Projeto

Fato ou

Ocorrência

Impacto

1 - Baixo

5 - Alto

Área de

Conhecime

nto

Influência

1 - Positiva

2 - Negativa

Lição Aprendida

Data da

identificaçã

o

9 Desenvolvime

nto

Falha no

cumprimento de

prazos para

interfaceamento

do sistema de

integração.

4 Ger. de

Tempo

2 É necessário o

cumprimento de prazos

pré-estabelecidos para a

manutenção da

qualidade das entregas.

12/08/2009

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Recomendações e Sugestões Cultura – registro e consulta

Valor do compartilhamento de informação

Validar e revalidar lições aprendidas

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Conclusão O Gerenciamento de lições aprendidas traduz a

evolução da organização

Resultados positivos replicados

Evita que erros se repitam

O modelo de gestão de lições aprendidas apresentando usando uma ferramenta simples, permite que a organização obtenha vantagens.

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