RESUMO - DIREITO ADMINISTRATIVO

Noes de Tcnicas de Arquivo Prof. Mardem Costa

EXERCCIOS / 2008

01 . Sobre o arquivamento, INCORRETO afirmar: Prova Agente Adm. SANEAGO 2008a) O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento como elemento principal.

b) O mtodo de arquivamento alfabtico considera o nome como elemento principal.

c) Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

d) O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples e cronolgico.

02. Sobre as tcnicas de arquivo, INCORRETO afirmar: Prova Agente Adm. SANEAGO 2008a) Arquivo toda coleo de documentos conservados visando utilidade que poder oferecer futuramente.

b) O arquivo morto guarda toda documentao que pode ser consultada ocasionalmente.

c) As funes do arquivo so preservar, organizar e classificar a documentao, disponibilizando informaes.

d) H trs tipos de arquivo: corrente, intermedirio e permanente.

03. Quais aspectos devem ser considerados quando se trata de um arquivo organizado? Prova Agente Adm. SANEAGO 2008a) Tamanho considervel, possvel manuseio, acesso por meio eletrnico.

b) Tamanho mnimo, consulta manual e informaes ordenadas.

c) Tamanho adequado, consulta manual e informaes ordenadas.

d) Tamanho adequado, fcil manuseio, acessibilidade ao usurio e boa visibilidade.

04. A respeito do Servio de Protocolo, INCORRETO afirmar: Prova Agente Adm. SANEAGO 2008a) a denominao atribuda aos setores encarregados pelo recebimento, pelo registro, pela distribuio e pela movimentao de documentos.

b) tambm o nome atribudo ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.

c) Para facilitar a classificao de documentos os servios de protocolo devem ser separados dos servios de arquivo.

d) As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de correspondncias.

05. Um Tcnico de Arquivo, lotado no Protocolo do Banco Social e Econmico, confere alguns malotes de documentos e percebe que vrios deles referem-se a solicitaes de financiamentos. Esses documentos devem ser distribudos pelos diversos setores. Assim, sabendo-se que o Setor de Protocolo integra-se aos arquivos correntes, o referido Protocolo, para atingir a sua misso, desenvolver as seguintes funes principais: PROVA TECNICO DE ARQUIVO BNDES 2008a) Recebimento, classificao, registro e movimentao.

b) Organizao, avaliao, anotao e seleo.

c) Identificao, processamento, expedio e controle.

d) Circulao, implantao, avaliao e descrio.

e) Destinao, acesso, anotao e tramitao.

06. Em uma reunio de trabalho, o arquivista orienta os Tcnicos de Arquivo sobre o entendimento conceitual a respeito da teoria arquivstica. Inicia, comentando que nos arquivos correntes que se mantm os documentos durante seu uso funcional; nos arquivos intermedirios, os papis que j ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor e, nos arquivos permanentes, os documentos conduzidos para a preservao definitiva. Aps a reunio, os Tcnicos em Arquivos concluem corretamente que o tema central referia-se ao():a) Cdigo de classificao de documentos.

b) Ciclo vital de documentos.

c) Tipologia central dos arquivos.

d) Anlise diplomtica de documentos.

e) Categoria de arranjo dos arquivos.

07. Uma empresa necessita organizar os seus documentos e, aps a organizao, pretende utilizar uma tecnologia nova para preservao e acesso aos documentos, visando otimizao da recuperao da informao. Assim, busca na rea arquivstica uma orientao para a melhor tecnologia a usar. Esta orientao direciona para o uso de escaner, visando a converter documentos convencionais (papel) em imagens eletrnicas, codificadas, e que so apropriadas para armazenamento magntico ou tico, o que compe a tcnica de:a) desmodulao.

b) descompactao.

c) integralizao.

d) masterizao.

e) digitalizao.

08 . Em uma reunio com o Diretor do Departamento de Recursos Humanos, o Tcnico de Arquivo, trata das diretrizes para a sistemtica arquivstica do Banco Costa Verde e apresenta o seguinte formulrio.

O formulrio acima a representao da tabela de

a) Temporalidade.

b) Classificao.

c) Avaliao.

d) Arquivamento.

e) Eliminao

09 Arquivo Corrente o conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objetivo de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administrao. Este tipo de arquivo considera o perodo durante o qual os documentos so indispensveis manuteno das atividades quotidianas de uma administrao, devendo: PROVA AUXILIAR ADM. PREF. VASSOURAS / 2007a) Permanecer fisicamente no interior da organizao que o produziu;

b) Ser deslocado assim que houver interesse de instncias superiores;

c) Permanecer fisicamente no interior da entidade a quem compete sua administrao;

d) Ser enriquecido para uso em atividades no quotidianas;

e) Permanecer o mais perto possvel do usurio.

10 - Acerca das regras de arquivamento de documentos, assinale a opo correta. Prova Assistente Adm. Fundact - 2008a) O arquivamento de um documento somente dever ser feito quando ele tiver de ser inutilizado.

b) O arquivo permanente tem como funo a guarda de materiais descartveis.

c) Na classificao alfabtica por assunto, os arquivos sero organizados conforme a data de entrada do assunto.

d) Alm dos cdigos numricos e alfabticos, outra forma adicional de organizao de arquivos aquela realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localizao dos itens.

11 O atributo dos arquivos pblicos que, derivado de sua relao com a soberania de um Estado, impede que sejam cedidos a terceiros chama-se.

a) Inalienabilidade;

b) Imprescritibilidade;

c) Permanncia;

d) Custdia;

e) Indivisibilidade.

12 - Com base na Lei Federal n. 8.159, de 08.01.91, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao , uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente, passou a ser chamado de:

a) Manipulao de documentos;

b) Implementao de documentos;

c) Tratamento de documentos;

d) Gesto de documentos;

e) Manuseio de documentos.

13 A Atividade do setor de protocolo que consiste na elaborao de instrumento de controle da entrada de documentos e da sua tramitao, mesmo que a entrada de documentos tenha ocorrido por transferncia, recolhimento, reintegrao, compra, arrematao, doao, legado, depsito, transferncia ou arrematao chamada de:a) Reforo;

b) Reforma;

c) Reduo;

d) Recuperao;

e) Registro

14 A sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes quanto sua gnese, tratamento documental e utilizao segue o princpio de que todo documento orgnico tem um ciclo de vida. Em outras palavras, o ciclo de vida dos documentos definido em corrente, intermedirio e permanente, sendo conhecido como:

a) Vida til;

b) Ciclo PDCA;

c) Teoria das trs idades;

d) Teoria das fases vitais;

e) Ciclo presumido.

15. A adoo da teoria das trs idades, a partir da segunda metade do sculo XX, revolucionou as tcnicas arquivsticas e, em conseqncia, a arquivologia e o uso dos arquivos. Segundo essa teoria, os arquivos passam por trs estgios distintos de arquivamento de acordo com o uso que se faz do documento: TJ/GO - a) Pblico, institucional e comercial

b) Executivo, legislativo e judicirio

c) Central, regional e federal

d) Corrente, intermedirio e permanente

16 . A tabela de temporalidade um instrumento da gesto de documentos e tem como caracterstica ser :

a) esttica, necessitando da elaborao de tabela complementar para incorporar novos conjuntos documentais e mudanas que ocorrerem na legislao.

b) permanente, sendo ilegal a atualizao de conjuntos documentais incorporados ou mudanas que ocorrerem na legislao.

c) primria, podendo ser alterada a qualquer tempo, eliminando os registros anteriores sobre a incorporao dos conjuntos documentais e mudanas na legislao.

d) dinmica, precisando atualizaes peridicas para incorporar novos conjuntos documentais e mudanas que ocorrerem na legislao.

17. A lei que dispe sobre a poltica nacional dos arquivos pblicos e privados no Brasil a:

a) Lei n. 5.324, de 4 de maro de 2000.

b) Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

c) Lei n. 6.176, de 31 de outubro de 1998.

d) Lei n. 6.666, de 14 de setembro de 1995.

18. Nos pases de clima tropical, a temperatura e a umidade relativa do ar recomendadas para reas de guarda do acervo so, respectivamente, de:

a) -12 a 05C e 35 a 90%

b) 15 a 20C e 60 a 90%

c) 30 a 35C e 18 a 20%

d) 18 a 22C e 40 a 60%

19. A seo de preservao, conservao e restaurao de documentos devem tomar medidas e controle de preveno, para tanto, necessrio observar as condies ideais do ambiente. Assinale a alternativa que no apresenta essas condies:

a) A luz do dia deve ser aproveitada 100%, a fim de diminuir o excesso de luz artificial.

b) O ar seco o menos indicado, pois enfraquece as fibras de papel.

c) Umidade entre 45 a 58 %.

d) Temperatura entre 20 C e 22C, sem oscilaes.

20. Arquivo especial e arquivo especializado so conceitos bsicos de documentos classificados quanto:

a) Ao acesso.

b) natureza.

c) A funo.

d) extenso de sua atuao

21. Arquivo comumente conceituado como o conjunto de documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma organizao pblica ou privada e conservados para fins de consulta. Acerca das noes de arquivamento, assinale a opo correta. Prova Agente Adm. UEPA = 2008a) So denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgao.

b) Documentos que deixaram de ser consultados com freqncia, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados em situaes administrativas, ficam sob a guarda do arquivo intermedirio.

c) A instalao de arquivo de material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba luz direta do Sol, para se evitar a formao de mofo.

d) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultra-secretos no podem ser expedidos por meio postal.

22 - Assinale a alternativa que apresenta o correto ordenamento dos documentos, de acordo com as regras de alfabetao.

23 . A Lei N. 8.159/1991 definiu arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Em relao a esse conceito, julgue os itens seguintes. PROVA PC/TO- 2008

I. Os documentos podem servir como objeto de prova de transaes realizadas. II. Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do rgo pblico ou instituio. III. A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. IV. Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. Esto corretos os seguintes itens

a) I, II e IV

b) I, II e III

c) I, II, III e IV

d) Todas esto corretas

24 . Acerca de arquivo, julgue os seguintes itens.

I. Papel, microfilme e papel fotogrfico so gneros documentais. II. Recebimento e classificao, registro e movimentao e conservao e preservao so rotinas de protocolo. III. Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. IV. O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. Esto corretos os seguintes itens

a) I, II e IV

b) I, II e III

c) III e IV

d) Todas esto corretas

25. Dentre as atividades desenvolvidas pelos servios de protocolo incluem-se:

a) a redao de ofcios e seu encaminhamento.

b) a elaborao de tabelas de temporalidade e a eliminao de documentos desprovidos de valor.

c) o calendrio de eventos e a programao cultural da instituio.

d) a microfilmagem e a digitalizao de arquivos de valor intermedirio.

e) o registro e a movimentao de documentos.

26. Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos arquivos: PROVA ASSISTENTE ADM LIQUIGAS - 2007

a) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histrico ou que passaram a ser considerados inteis ou imprestveis.

b) Os documentos e papis que so consultados com menor freqncia devem ser arquivados separadamente daqueles de uso contnuo.

c) Os documentos em curso ou de uso freqente devem ser conservados na sede da empresa que os produziram ou em dependncias prximas.

d) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos diferentes de arquivos e, para cada um deles, h uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.

e) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanente.

27. Assinale a alternativa em que a definio do termo protocolo diz respeito ao controle de documentos de uma empresa.

a) Acordo entre duas ou mais naes, menos importante que o tratado ou a conveno.

b) Livro de registro de uma conferncia internacional ou negociao diplomtica.

c) Verso preliminar de um acordo entre pases, denominada protocolo de intenes.

d) Livro de registro de acordo entre dois ou mais interessados em um mesmo objetivo.

e) Setor encarregado do recebimento, distribuio e tramitao de documentos.

28. Um procedimento de planejamento, organizao e manuteno informatizado de documentos em instituio pblica ou privada denominado:

a) Classificao Decimal de Dewey CDD.

b) Mtodo Duplex de Arquivamento MDA.

c) Gesto Eletrnica de Documentos GED.

d) Classificao Decimal Universal CDU.

e) Mtodo Alfa-Numrico MAN.

29. Quanto aos tipos de arquivo julgue os itens a seguir:

I. So arquivos intermedirios aqueles constitudos de documentao de uso freqente, mas que no so conservados nas reparties que os acolheram ou produziram.

II. Arquivo em depsito o conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, ainda que no pertenam a seu acervo.

III. Os documentos que deixaram de ser consultados constituem os arquivos de primeira idade.

Est (esto) correta(s):

a) Apenas a afirmativa I.

b) Apenas a afirmativa II.

c) Apenas a afirmativa III.

d) Apenas as afirmativas I e II.

e) Nenhuma das afirmativas.

30. Considerando as categorizaes de arquivo, abaixo descritas, associe o tipo com a frase correspondente.

1. Arquivo corrente

( ) Apresenta pequena freqncia de uso pela organizao.

2. Arquivo intermedirio

( ) Conhecido como arquivo de gesto.

3. Arquivo permanente

( ) So conjuntos documentais custodiados em carter definitivo.

A seqncia correta :a) 3, 2, 1.

b) 1, 3, 2.

c) 1, 2, 3.

d) 2, 3, 1.

e) 2, 1, 3.

31. Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento a guarda permanente. Nessa direo, em relao guarda permanente, falso afirmar:

a) Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cujas informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade.

b) Esses documentos, alm dos valores administrativo, legal e fiscal, agregam tambm os valores histrico, probatrio e informativo que lhes so atribudos; portanto, devem ser definitivamente preservados a fim de comprovar direitos e servir como fonte de pesquisa.

c) So exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de direitos; os que encerram orientaes normativas; os que refletem a evoluo social, econmica e administrativa da instituio; os que emanam da direo superior, como planos, projetos, programas e relatrios anuais; os que tratam de poltica de pessoal, dentre outros.

d) So aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao Pblica Estadual.

32. Dados os itens sobre o enunciado seguinte, O ciclo de vida dos documentos oficiais est distribudo da seguinte forma:

I. 3. Idade ARQUIVO PERMANENTE Documentos que cumpriram a vigncia, bem como os prazos de prescrio ou precauo, porm so atribudos de valor secundrio (histrico-cultural).

II. 1. Idade ARQUIVO CORRENTE Documentos vigentes, freqentemente consultados.

III. 2. Idade ARQUIVO INTERMEDIRIO e/ou CENTRAL Documentos que aguardam prazos longos de prescrio ou precauo, raramente consultados. Aguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente.

IV. 1. Idade ARQUIVO INTERMEDIRIO Documentos vigentes, freqentemente em que o acesso aos documentos de carter provisrio, no reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.

V. 3. Idade ARQUIVO CORRENTE Documentos que cumpriram a vigncia, bem como os prazos de prescrio ou precauo, porm so atribudos de valor secundrio (histrico-cultural).

verifica-se que:

a) II e III esto corretos.

b) I, II, III e IV esto corretos.

c) Apenas o III est correto.

d) I, III e V esto corretos.

e) I e II e III esto corretos.

33. Gesto de documentos operacionalizada por meio de: planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, espao fsico e equipamentos, para aperfeioar e simplificar o ciclo documental. As fases da gesto de documentos so:

a) Organizao, levantamento e arquivamento.

b) Provenincia, procedncia e origem.

c) Identificao, recuperao e manuteno.

d) Avaliao, arranjo e descrio.

e) Produo, utilizao e destinao.34. Os arquivos podem ser classificados quanto ao mtodo, podendo-se afirmar que:

I. O mtodo alfabtico est subdividido em nominal, geogrfico e especfico ou por assunto.

II. Os mtodos de arquivo, de acordo com as categorias que os integram, so diretos, que dispensam consulta aos ndices, e indiretos, que dependem do ndice para serem consultados.

III. O mtodo que consiste em abrir pastas com nomes correspondentes a empresas e a pessoas o alfabtico-numrico.

IV. O mtodo variadex consiste em dar cores a um grupo de letras, o que facilita o manuseio e a localizao.

Correspondem verdade os itens:

a) I e II

b) I, III e IV

c) I, II e III

d) I, II e IV

e) II e IV35 - Quanto ao grau de sigilo, os documentos podem ser classificados em:

I - ultra-secretos e secretos.

II - ultra-confidenciais e ultra-reservados.

III - secretos e ultra-confidenciais.

IV - reservados e confidenciais.

V - ultra-confidenciais e reservados

Est correta apenas a resposta que contm os itens:

a) I e IV;

b) I e II;

c) I e V;

d) II e IV;

e) III e IV.

36 - Os valores inerentes aos documentos so de duas categorias, a saber:a) Probatrios e primrios;

b) Probatrios e informativos;

c) Primrios e secundrios;

d) Informativos e secundrios;

37 O gerenciamento eletrnico de documentos GED tem como objetivos a captao, o tratamento, o armazenamento, a distribuio e a preservao e visa gesto de documentos.

a) Microfilmados e digitalizados, cujos originais permaneam em suporte original, excluindo-se os documentos digitais.

b) Criados em meio eletrnico cujos originais permaneam neste meio, englobando-se os documentos digitalizados.

c) Criados em meio eletrnico, desde que sejam minutas de documentos originais, produzidos em suporte de papel.

d) Criados em qualquer suporte, desde que existam cpias eletrnicas dos documentos originais.

38 Digitalizao o processo da captura da imagem de um documento, sendo necessria a utilizao de:a) Impressora.

b) Token.

c) Pendrive.

d) Escaner

39 A microfilmagem autorizada em todo territrio nacional pela Lei n 5433. de 08/05/68 e regulamentada pelo Dec. n 1.799, de 30/01/96. Abrange documentos oficiais ou pblicos de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos poderes executivo, judicirio e legislativo da administrao indireta, da unio, dos estados, do distrito federal e dos municpios, bem como os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Assim sendo,

a) Um documento da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitido quando da microfilmagem, dever ser reproduzido posteriormente, sendo permitido o corte ou a insero no filme original.

b) A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, s devera ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente e respeitado o disposto no artigo 9 da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

c) A microfilmagem dever ser feita com equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de microfilmes em rolo, e rejeitadas, para fins legais, as demais microformas.

d) facultada instituio detentora do acervo documental, a produo de um filme cpia de segurana, devendo o mesmo ser armazenado no mesmo local do filme original.

40. Assinale a alternativa que NO corresponde s caractersticas de um arquivo corrente.

a) Documentos vigentes.

b) Documentos muito consultados.

c) Documentos de acesso restrito ao organismo produtor.

d) Documentos de acesso pesquisa histrica.

Os documentos de uma instituio so importantes para a tomada de decises e para a garantia de direitos e deveres, entre outros aspectos. Acerca dos arquivos de documentos, julgue os seguintes itens, colocando C (certo) ou E (errado) . Prova Agente Adm. MPE/AM - 200841. ( ) Arquivo intermedirio, caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma organizao, pode ser corretamente definido como o conjunto de documentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guarda permanente.

42. ( ) As colees de documentos de outras instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter pblico e por entidades privadas so consideradas arquivo.

43. ( ) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui, com o decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que pertence.

44. ( ) Quanto extenso de sua atuao, os arquivos classificam-se como centralizados e descentralizados.No que se refere o arquivamento de documentos e a procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir, colocando C (certo) ou E (errado). Prova Agente Adm. MPE/AM - 200845. ( ) Alm do setor de protocolo, todas as demais unidades de um rgo pblico tm responsabilidade pela expedio de documentos.

46. ( ) Em rgos pblicos, o memorando uma correspondncia interna.

47. ( ) O mtodo de arquivamento determinado apenas pela espcie dos documentos.

48. ( ) Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos no devem ser separados.

49. ( ) No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabtica do prenome.

50. ( ) Classificam-se como ostensivos os documentos produzidos pela atividade-meio do rgo pblico.

Acerca dos conceitos fundamentais de Arquivologia, julgue os itens que se seguem. Prova Pref Vitria - 200851. ( ) Os documentos de arquivo podem-se apresentar por meio manuscrito, impresso ou audiovisual. 52. ( ) O arquivo um rgo receptor, no qual se recolhe naturalmente o que produz a administrao pblica ou privada qual serve, diferentemente da biblioteca, que um rgo colecionador. 53. ( ) Documentos do gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas e cujo suporte sinttico, em papel emulsionado ou no. 54. ( ) Os documentos do gnero cartogrfico podem aparecer em dimenses e rotaes variveis. Os avanos da tecnologia, a complexidade dos sistemas burocrticos e o aumento das necessidades administrativas, jurdicas e cientficas na atualidade so responsveis por gerar um crescimento assustador da documentao. Heloisa Liberalli Bellotto. Arquivos permanentes. Tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2005. p. 27 (com adaptaes).

Tendo o fragmento de texto acima como referncia inicial, julgue os itens seguintes, a respeito do gerenciamento da informao e da gesto de documentos aplicada aos arquivos governamentais.

55. ( ) A fase de destinao do programa de gesto de documentos compreende a identificao e a descrio das sries documentais, o estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos, o arquivamento intermedirio e a eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies arquivsticas. 56. ( ) Um dos nveis de aplicao de programas de gesto de documentos o mximo, que inclui a adoo de programas bsicos para elaborao e gesto de formulrios, a elaborao de sistemas de arquivos correntes, a gesto de correspondncia etc. 57. ( ) A gesto dos documentos vitais no faz parte do programa de gesto de documentos, mas do programa de difuso.

Quanto aos arquivos correntes e ao protocolo, julgue os itens subseqentes.

58. ( ) Os documentos correntes so aqueles com baixa freqncia de uso, mas conservados devido ao seu alto valor primrio.

59. ( ) Definido o fim da permanncia do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente.

60. ( ) Atualmente, com o aumento da complexidade das organizaes, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.

61. ( ) Os documentos so mantidos no arquivo corrente por causa de seu uso funcional, administrativo e jurdico e de sua tramitao legal.

62. ( ) Nos rgos pblicos, o protocolo responsvel pelo registro, pela expedio dos documentos e pela abertura de processos.

63. ( ) Os documentos particulares recebidos pelo protocolo de um rgo pblico ou de uma empresa no devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos aos destinatrios.

64. ( ) A atividade de distribuio consiste na passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.

65. ( ) A movimentao de documentos, tambm conhecida como tramitao, pode ser definida como o curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa.

66. ( ) A unidade protocolizadora a unidade bsica de notao, armazenamento e descrio de documentos.

Acerca dos arquivos intermedirios, julgue os prximos itens.

67. ( ) Os arquivos intermedirios so uma extenso do arquivo corrente, isto , so constitudos por documentos ainda com valor primrio.

68. ( ) Aps o cumprimento do prazo de guarda no arquivo intermedirio, a totalidade dos documentos deve ser transferida ao arquivo permanente.

69. ( ) Os documentos com valor legal devem ficar permanentemente no arquivo intermedirio.

70. ( ) O arquivo intermedirio sinnimo de massa documental acumulada

No que concerne a arranjo, descrio e preservao dos documentos nos arquivos permanentes, julgue os itens que se seguem.

71. ( ) A higienizao considerada a conservao preventiva por excelncia.

72. ( ) Os agentes de deteriorao de acervos documentais classificam-se em fatores ambientais e fatores biolgicos. Os fatores ambientais englobam temperatura, umidade relativa do ar, radiao da luz e qualidade do ar.

Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens de 73 a 81. Prova Assistente Adm. MPE/RR - 200873. ( ) O mtodo alfabtico consiste em arquivar todos os documentos em rigorosa ordem alfabtica, por nome, localidade ou assunto.

74. ( ) O mtodo alfabtico considerado um mtodo indireto de arquivamento por no dispensar o uso de ndice para localizar ou arquivar qualquer documento.

75. ( ) O mtodo numrico o que dispe todas as pastas e documentos de um arquivo em seqncia numrica crescente, independentemente do arranjo alfabtico e obedecendo sempre ordem de entrada.

76. ( ) O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero e de uma letra a cada documento de pessoa fsica ou jurdica.

77. ( ) O mtodo numrico cronolgico estabelece a ordenao das pastas ou documentos de acordo com a numerao e com a data.

78. ( ) Nos mtodos por assunto, as espcies documentais tm grande importncia e devem ser adotadas como divises principais. Por exemplo: correspondncias; admisso de pessoal; assistncia jurdica.

79. ( ) A correspondncia oficial externa aquela que trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio e trocada entre uma instituio e outras entidades ou pessoas fsicas.

80. ( ) O arquivo intermedirio formado de documentos que no so consultados com freqncia, mas que podem ser solicitados pelos rgos que os receberam e por aqueles que os produziram.

81. ( ) Uma coleo de manuscritos histricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo.

82. Os documentos pblicos so identificados como: Prova Agente Adm/ MS/2005a) Primrios e secundrios;

b) Correntes, intermedirios e permanentes;

c) Correntes, secundrios e permanentes;

d) Primrios e correntes;

e) Secundrios e permanentes.

83. No mtodo alfabtico de arquivamento utiliza-se como elemento principal: Prova Agente Adm/ MS/2005a) o nmero;

b) a data;

c) o tema;

d) a classe;

e) o nome.

84. Em cada rgo e entidade da administrao pblica federal ser constituda uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos que ter a responsabilidade de: Prova Agente Adm/ MS/2005a) Analisar, avaliar e selecionar os documentos;

b) Identificar, selecionar e classificar os documentos;

c) Arranjar, identificar e classificar os documentos;

d) Analisar, arranjar e identificar os documentos;

e) Avaliar, analisar e arranjar os documentos.

85. Quanto ao grau de sigilo, os documentos pblicos podem ser: Prova Agente Adm/ MS/2005a) Ultra-secretos, histricos, oficiais e reservados;

b) Histricos, oficiais, confidenciais e reservados;

c) Ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados;

d) Oficiais, histricos, secretos e reservados;

e) Secretos, histricos, confidenciais e reservados.

Exerccios 2008 / GABARITO 01A02B 03D04C05A

06B07E 08A09E10D

11A12D 13E14C15D

16D17B 18D19A20B

21B22C 23B24C25E

26A27E 28C29B30E

31D32E33E34D35A

36C37B38D39B40D

41C42E 43C44E45E

46C47E 48E49C50E

51C52C 53C54E55C

56C57E 58E59E60E

61C62C 63C64E65C

66E67C 68E69E70E

71C72C 73C74E75C

76E77C 78E79C80C

81E82B 83E84A85C

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