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Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.

1º BLOCO ......................................................................................................................................................................................2 I. Processo Administrativo .....................................................................................................................................................2 • Planejamento .................................................................................................................................................................2 • Organização ..................................................................................................................................................................2 • Direção ..........................................................................................................................................................................2 • Controle .........................................................................................................................................................................3

2º BLOCO ......................................................................................................................................................................................4 I. Abordagem Estruturalista da Administração .......................................................................................................................4 II. Abordagem Sistêmica da Administração ............................................................................................................................4 III. Abordagem Contingencial da Administração ......................................................................................................................4

3º BLOCO ......................................................................................................................................................................................6 I. Estrutura Organizacional ....................................................................................................................................................6 • Tipos de Estruturas Organizacionais Formais.................................................................................................................6


I. PROCESSO ADMINISTRATIVO

Para entender melhor o sistema é preciso entender como funciona o processo administrativo na prática, pois ele é um processo formado por quatro funções básicas da administração, que são o planejamento, organização, direção e controle, conforme serão abordados a seguir.

Funções da administração:

Planejamento Organização Direção Controle

Modernamente as funções da administração são quatro: planejamento, organização, direção e controle, conforme abordados a seguir.

• PLANEJAMENTO

O planejamento define onde a organização deseja estar no futuro e como chegar lá. Planejamento é um tipo especial de tomada de decisão que consiste em três fatores:

Consiste em elaborar planos antes de agirmos. Um sistema de decisões. Visa a produção de uma ou mais perspectivas de estados futuros e desejados.

• ORGANIZAÇÃO

Organizar implica em distribuir tarefas, agrupar as tarefas em departamentos e alocação de recursos, lidar com autoridade e responsabilidade, estabelecer eficácia grupal e gerenciar funções de linha e de staff.

A seguir aborda-se os principais itens sobre a organização, que são a distribuição de tarefas e a departamentalização:

Distribuição de tarefas: O processo de distribuição de tarefas envolve o processo de determinação de níveis de especialização e qual a maneira de melhor agrupa-las. Para distribuirmos tarefas é necessário o trabalho de desenhar tarefas. O objetivo deste procedimento e a especialização de tarefas.

O principal ponto positivo na especialização de tarefas é o controle e monitoramento, por parte de gerentes e gestores, dos funcionários e facilidade de desenvolver equipes.

O ponto negativo é a queda da eficiência por fatores como tédio e insatisfação por parte dos funcionários.

Para reduzir os aspectos negativos pode-se utilizar a rotação de tarefas que consiste basicamente na rotação sistemática de funcionários, outras alternativas são a ampliação de tarefas e o enriquecimento de tarefas.

Departamentalização: Depois que as tarefas foram desenhadas, a parte seguinte do processo de organização é seu agrupamento em conjuntos lógicos. O processo de agrupar tarefas denomina-se departamentalização. O principal fator da departamentalização é a reunião de tarefas através de diretrizes e bases. Este procedimento tem como palavra-chave a lógica.

• DIREÇÃO

A direção se constitui do processo de implantação de tudo que foi planejado e organizado. Consiste no terceiro fator dentro das funções administrativas. Se vale da influencia para ativar e motivar as pessoas envolvidas para alcançar as metas da organização. Direção envolve fatores como relacionamento, influenciação, liderança, comunicação dentre outros. Consiste em direcionar todos os processos e membros da equipe e relacionar as tarefas visando a empresa como um todo.


• CONTROLE

A essência da função de controle, consiste em regular o trabalho daqueles pelos quais um gerente é responsável.

O ato de regular (controlar) possui quatro fases:

Estabelecendo padrões de desempenho por antecipação; Monitorando, em tempo real, o desempenho da organização; Avaliando o desempenho como um todo ao final do processo; Ação corretiva.

O resultado dessa avaliação é realimentado para o sistema de planejamento. Por isso é importante considerar essas funções básicas como partes integrantes de um processo recíproco e repetitivo.

Exercícios

Julgue as questões a seguir e indique se as alternativas estão certas ou erradas:

1. Planejamento é um dos processos administrativos que visa à estruturação da empresa, reunindo pessoas e os equipamentos, de acordo com a direção estabelecida.

1. Para entender melhor o sistema organizacional é preciso entender como funciona o processo administrativo na prática, pois ele é um processo formado pelas funções técnicas, comerciais, financeira e contábil da empresa.

2. O processo administrativo possui quatro funções básicas − planejamento, organização, direção e controle. A função de controle é um processo cíclico composto de quatro fases:

a) Análise dos resultados; definição de metas; ações de reforço para aplicação de boas práticas e acompanhamento.

b) Definição de objetivos; acompanhamento da execução; avaliação e ações de melhoria. c) Acompanhamento da execução; identificação de inconformidades; definição de novos processos e implantação. d) Monitoração dos processos definidos; identificação de inconsistências; implantação e avaliação. e) Estabelecimento de padrões de desempenho; monitoração do desempenho; comparação do desempenho com o

padrão e ação corretiva.

GABARITO

1 - ERRADO 2 - ERRADO 3 - E


I. ABORDAGEM ESTRUTURALISTA DA ADMINISTRAÇÃO

A abordagem Estruturalista surgiu por volta de 1950 tem como principal figura Amitai Etzioni, e pode ser definida como uma tentativa de englobar aspectos importantes da Abordagem Clássica (organização formal) e aspectos relevantes da Escola das Relações Humanas (organização informal), introduzindo uma nova lógica integrativa e não dicotômica, para tratar a organização e o indivíduo.

Essa teoria preocupou-se com as organizações industriais e também com outros tipos como hospitais, prisões, escolas, universidades, clubes, exército, entre outras, que constituem uma Sociedade Organizacional, que são diferentes entre si mas possuem uma base comum.

Teoria Estruturalista da Administração

A teoria estruturalista surgiu por volta da época de 1950, como um desdobramento das análises dos autores voltados para a Teoria da Burocracia que tentaram conciliar as teses propostas pela Teoria Clássica e pela de Relações Humanas.

Surgiu então um novo conceito de organização e um novo conceito de homem: O “homem organizacional” que desempenha papéis simultâneos em diversas organizações diferentes.

Além disso, esta teoria é baseada em estudos a respeito do ambiente dentro do conceito de que as organizações são sistemas abertos em constante com o meio externo, por isso existem conflitos e dilemas organizacionais que provocam tensões e antagonismos que envolvem aspectos positivos e negativos, cuja resolução conduz a organização à inovação e à mudança. Dada estas características ela é considerada, portanto, uma transição para a teoria de sistemas.

II. ABORDAGEM SISTÊMICA DA ADMINISTRAÇÃO

A abordagem sistêmica surgiu a partir dos estudos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy e apresentada em 1947. A Abordagem Sistêmica estabeleceu uma conexão mútua e a necessidade de sua integração.

Entende-se que sistema é um conjunto ou combinação de coisas ou partes, formando um todo complexo ou unitário e quanto a sua natureza são definidos como abertos e fechados:

Abertos: É a relação com o ambiente e com outros sistemas. Fechados: São aqueles sistemas onde os processos e comportamentos estão programados para serem

sempre do mesmo jeito, ignorando o ambiente.

O macroambiente é entendido como as relações mais distantes da organização, mas que a influenciam direta ou indiretamente. Exemplo: mudanças políticas, economia, tecnologia, legislação, conflitos armados, etc.

Já o ambiente são as relações do dia-a-dia da organização como seus clientes, fornecedores, concorrentes, empregados, sindicatos, etc.

III. ABORDAGEM CONTINGENCIAL DA ADMINISTRAÇÃO

Desenvolvida por administradores, consultores e pesquisadores, na abordagem contingencial, a tarefa do administrador é identificar diante uma situação específica, qual técnica que melhor caberá para a obtenção dos objetivos da administração.

O ambiente

Como na teoria contingencial é preciso levar em conta o ambiente, foi necessário também entender o que é o “ambiente”. O Ambiente é o contexto que envolve externamente a organização. É a situação dentro da qual uma organização está inserida. Sendo assim é necessário entender o ambiente como o ambiente geral, e o ambiente de tarefa, conforme a seguir:

Ambiente Geral - É o macroambiente, ou seja, ambiente genérico e comum a todas as organizações. Ambiente de Tarefa - É o ambiente mais próximo e imediato da organização.


Classificação de Ambientes

Os ambientes podem ser classificados de acordo com a sua diferenciação (estrutura) e conforme a sua dinâmica:

Quanto a sua diferenciação:

Ambiente Homogêneo: quando é composto de fornecedores, clientes e concorrentes semelhantes. Ambiente Heterogêneo: quando ocorre muita diferenciação entre fornecedores, clientes e concorrentes.

Quanto a sua dinâmica:

Ambiente Estável: é o ambiente que se caracteriza por pouca ou nenhuma mudança. Ambiente Instável: é o ambiente dinâmico que se caracteriza por muitas mudanças.

De uma forma geral, a abordagem contingencial coloca a sua maior ênfase no ambiente, de onde se identificam ameaças e oportunidades que condicionam as estratégias de ação. Também existe forte ênfase na tecnologia, que constitui tanto uma variável interna da organização, como externa (ambiental).

Sendo assim essa abordagem tem as seguintes características:

Não existe uma única forma ou modelo de administrar. O modelo mais adequado depende da situação e esta depende do ambiente.

Exercícios

Julgue as questões a seguir e indique se as alternativas estão certas ou erradas:

1. A adoção de uma abordagem contingencial da organização deixaria a IBM atenta para os elementos do ambiente, que são muitos e que mudam com certa rapidez.

2. A abordagem contingencial abarca as contribuições de todas as demais abordagens que a antecederam, principalmente da abordagem clássica no que tange à constatação da existência de princípios universais que podem ser aplicados nos diversos níveis da organização.

3. De acordo com os pressupostos da abordagem sistêmica, em uma organização que vise fazer frente às pressões geradas pelo aumento da competição no mundo globalizado, deve haver constante interação e interdependência entre suas partes integrantes. Adicionalmente, essas partes devem ser orientadas para um propósito comum, de modo a estarem com plena capacidade de influenciar e serem influenciadas pelo ambiente externo.

4. A principal contribuição da abordagem sistêmica é o conceito de organização como um sistema:

a) Aberto, em constante interação com seu ambiente. b) Fechado, que estabelece algumas trocas no ambiente. c) Semiaberto, já que tem metas estabelecidas no intragrupo. d) Flexível, porém raramente se modifica com as pressões do ambiente. e) Inflexível, pois preserva as normas internas.

5. O aporte da Teoria de Sistemas revolucionou o estudo das organizações, pois suas fronteiras foram ultrapassadas e:

a) A noção de subsistema composto por elementos não relacionados que constituem as partes ou órgãos que compõem o sistema permitiu compreender relações intragrupos.

b) Em vez de se estudar a organização de fora para dentro, passou-se a estudá-la no seu interior. c) Passou-se a olhá-las do elemento menor e condicionado rumo ao elemento maior e condicionador, numa

teorização introversa. d) O ambiente externo passou a ser considerado o condicionante básico do formato e do comportamento

organizacional. e) A empresa, como sistema fechado por limites ou fronteiras, passou a criar sua própria cultura.

GABARITO

1 - CORRETO 2 - ERRADO 3 - CORRETO 4 - A 5 - D


I. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas.

Estrutura formal e informal

A estrutura organizacional pode ser de dois tipos:

Estrutura Formal: é aquela representada pelo organograma. Todas as relações são formais. Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional. Estabelece a estrutura formal de empresa (departamentos) num determinado momento, conforme figura a seguir:

Estrutura Informal: é o relacionamento entre as partes fora do organograma, ou seja, as relações não estão previstas. A estrutura informal surge naturalmente.

• TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS FORMAIS

As estruturas organizacionais formais podem ser dos seguintes tipos:

Funcional:

Na estrutura funcional as atividades são agrupadas de acordo com as funções da empresa. É o mais utilizado pelas empresas, por ser muito racional. A principal vantagem é que apresenta especialização nas áreas técnicas, além de melhorar os recursos nessas áreas. A principal desvantagem é que pode ocorrer um descumprimento de prazos e orçamentos, este tipo de departamentalização não tem condições para uma perfeita homogeneidade das demais atividades da empresa. Veja a figura 4 a seguir.

Estrutura funcional

Territorial (ou localização geográfica):

Este tipo de estrutura é usado por empresas territorialmente espalhadas, ou seja, é usada quando a empresa é dispersa no país, como por exemplo: região norte, região sul etc.. Segue na figura abaixo um exemplo da estrutura de departamento de Tráfico e Rodovias Estaduais:

Estrutura territorial


Produtos (ou serviços):

Neste tipo, as atividades são agrupadas feitas de acordo com as atividades essenciais a cada um dos produtos ou serviços da empresa, ou seja, é quando a empresa tem várias linhas de produtos ou serviços como por exemplo: têxtil, farmacêutico, químico etc. A grande vantagem é o acompanhamento dos resultados sobre o produto. Mas há desvantagens, pois pode ocorrer duplicidade de tarefas aumentando os custos e benefícios.

Estrutura por produtos

Clientes:

Neste tipo as atividades são agrupadas com base as necessidades diversas e exclusivas dos clientes da empresa. A vantagem é que nesse modelo dá condições para conhecer e dar melhor tratamento ao cliente. A grande desvantagem é a troca de recursos, pois várias vezes o atendimento ao cliente é sazonal, ou seja, periódico, por tipo de cliente. Na figura que segue em exemplo por cliente mostra uma loja de departamentos:

Estrutura por tipo de cliente

Processos:

Nesta estrutura, as atividades são agrupadas conforme as etapas de um processo, como por exemplo, em uma indústria, tem os setores de corte, montagem, estamparia etc. A vantagem é que pode observar a maior especialização e rapidez técnica. A desvantagem é que a visão que temos da mão de obra é limitada porque é especializada.

Estrutura por processos


Projetos:

As atividades e as pessoas recebem atribuições temporárias. O gerente de projeto é responsável pela realização de todo o projeto ou de uma parte dele. Terminada a tarefa, o pessoal é designado para outros departamentos ou outros projetos, ou seja, a alocação de pessoas e recursos é temporária e quando acaba um projeto, a equipe muda para outro.

Estrutura por projetos

Mista:

Mistura os vários tipos de estruturas para se adaptar à realidade. Muitas empresas usam esse tipo de departamentalização, principalmente as grandes empresas. Pois apresenta várias técnicas. É o tipo mais usado, pois adapta melhor a realidade organizacional.

Estrutura mista

Matricial:

Nessa estrutura a equipe trabalha para dois comandos simultaneamente. É uma estrutura mista que une função, produto e projeto. Viola o princípio de unidade de comando. É uma organização participativa e flexível.

A Estrutura Matricial é um tipo específico de estrutura organizacional que procura reunir as vantagens das estruturas funcionais e das estruturas divisionalizadas. Para isso, a par da divisão da organização por projetos, grupos de clientes ou unidades de produção, são designados os chamados chefes de projeto, dependentes de um diretor de chefes de projeto. Para cada um dos projetos são também designados especialistas provenientes das diversas áreas funcionais, cada um deles coordenado pelo chefe de projeto em que está integrado e pelo responsável da área funcional a que pertence (existindo assim duas linhas de comando).


Estrutura matricial

A principal vantagens da estrutura matricial, é a grande orientação para os resultados, mantendo a identificação

por especialidade. Porém como desvantagem destacam-se a possibilidade de conflitos entre os diversos comandos, obrigando a uma permanente comunicação com os gestores de topo.

EXERCÍCIOS

1. A estrutura formal de uma organização se caracteriza por ser oficialmente definida com todas as formalidades e padrões vigentes quanto à forma de preparação e divulgação de normas a respeito. A forma gráfica pela qual essa estrutura formal é encontrada é conhecida como:

a) Simples comunicados b) Descrição de cargos c) Fluxograma d) Organograma e) Instruções

2. A organização matricial diz respeito a uma estrutura mista, que combina, na mesma estrutura organizacional, as formas de departamentalização funcional e de produto ou projeto. Entretanto, a organização matricial tem como desvantagem:

a) Transgredir a unidade de comando, violando-a b) Aglutinar vantagens e neutralizar desvantagens c) Possuir um chefe funcional e um chefe de projeto para cada unidade ou membro individual do staff da estrutura

matricial d) Representar uma conjunção entre a departamentalização funcional e por produto e) Enfatizar a interdependência entre departamentos em vez de situar as fronteiras entre eles

GABARITO

1 - D 2 - A

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