Faturamento de Honorários e de Despesas - LegalManager Manual de Faturamento... · A partir deste...

Faturamento de Honorários e de Despesas Procedimentos para Equipe de Faturamento e Cobrança O módulo de Faturamento de Honorários e de Despesas é composto por várias etapas que podem ou não ser realizadas pela mesma pessoa. Esta decisão é tomada pela administração do escritório e deve ser configurada corretamente nas Permissões do sistema (menu Acesso/Permissões/Perfil ou Acesso/Permissões/Usuário) A maioria das informações nas telas de Faturamento será pesquisada em listas pré-preenchidas por usuários permitidos a fazê-lo. Assim, uma condição sem a qual o sistema não funcionará adequadamente é o preenchimento criterioso destas tabelas. Este breve manual tem o objetivo de explicar o módulo de Faturamento (Operacional), de acordo com a versão 2.6.5 do LegalManager, publicada em 31 de agosto de 2005.

Fig. 1: Fluxo de Operação do Faturamento no LegalManager

O fluxo completo, mostrado na Figura 1 acima, pode ser resumido da seguinte forma: no início do Corte de Faturamento1, o administrador2 do Faturamento fará a importação de lançamentos de tempo (time-sheet), parcelas de contratos do tipo Fixo e eventos processuais que possam ter disparado alguma espécie de cobrança no período recém encerrado. Por exemplo: no dia 01 de fevereiro, o administrador fechará o Período Aberto de time-sheet, abrirá um novo Corte (‘Horas Janeiro’, por exemplo) e importará todos os lançamentos de time-sheet de 01 a 31 de janeiro daquele ano. Importará também as parcelas de contratos fixos com vencimento em janeiro e pesquisará os eventos de faturamento que tiveram sua origem em andamentos processuais3.

1 período que pode ser de uma quinzena, um mês, ou quanto tempo o escritório estipular para controlar seu fluxo de faturamento 2 Para efeito deste manual, usaremos sempre identificadores de pessoas (usuário, advogado, administrador) no masculino sem intenção alguma de sermos preconceituosos ou machistas. 3 vide “LM Manual de Contratos” para mais informações sobre a configuração de Contratos, Parcelas Fixas e Eventos Processuais

LM Manual de Faturamento - Operacional Pág. 1 de 13

A partir deste ponto, os lançamentos são transferidos para o Faturamento para que sejam analisados, alterados, incluídos, transferidos, etc. pelos advogados que possuem permissão para fazê-lo. Ao final deste processo de manutenção e revisão de lançamentos, a equipe de Cobrança assume de volta os contratos para agrupá-los e emitir as Notas de Honorários (NHs) e Notas de Despesas (NDs) que serão enviadas para os clientes. Estas NHs e NDs são automaticamente enviadas para o módulo de Contas a Receber, de onde a equipe de Cobrança poderá fazer o acompanhamento dos pagamentos.

Fig. 2: destaque para menu de acesso ao Faturamento. No destaque oval, o acesso através do módulo antigo; no destaque retangular, o acesso às fase através dos módulos novos.

Abertura e Fechamento de Corte de Faturamento O procedimento de Abertura e Fechamento de Cortes de Faturamento é bastante simples. Partindo de uma instalação nova do LegalManager, a operação do Faturamento se alternará entre ‘Novo Corte’ e ‘Fechar’, ambos os botões localizados na tela de ‘Faturamento de Honorários’, identificada na figura 2 acima com um destaque oval. A periodicidade disto é definida pelo próprio escritório mas é importante realçar que apenas um corte pode estar ativo num determinado momento. Pode acontecer de nenhum Corte estar aberto num determinado momento (encerramento de um Corte e ainda não-abertura de um novo Corte).

Abertura de novo Corte Ao abrir um Corte, clicando no botão ‘Novo Corte’ no canto inferior esquerdo da tela, o usuário deverá preencher o nome daquele Corte e as datas entre as quais aquele corte é válido (Em tempo, estas datas são puramente informativas e servem para orientar os usuários do Faturamento no futuro). A partir deste momento, o usuário poderá realizar os procedimentos para importar honorários, parcelas fixas, eventos e despesas, descritos nas seções abaixo. Um recurso muito usado no LegalManager é a cotação-média de determinadas moedas em um determinado Corte. Esta cotação-média é usada na conversão de uma Nota de Honorários que utilize uma tabela de honorários em dólares mas que a emissão seja em Reais aqui no Brasil, ou no caso de


Despesas efetuadas em Reais mas que serão pagas em dólares no exterior. Para evitar a variação cambial diária, vários escritórios adotam uma cotação-média do período. Para chegar a esta tabela de cotações-médias, o usuário deverá dar um clique duplo sobre o Corte que quiser visualizar/alterar na coluna da esquerda da tela de Faturamento de Honorários, onde estão todos os Cortes do sistema.

Fechamento de Corte Para fechar um Corte, basta clicar sobre ele na coluna da esquerda da tela de Faturamento de Honorários e clicar sobre o botão de ‘Fechar’, localizado na parte central desta tela. O fechamento de um corte não impede que as operações de Manutenção, Revisão,... até emissão de Notas de Honorários para aquele Corte que esteja sendo fechado continuem normalmente. Apenas evitará que novas importações de horas, parcelas ou eventos sejam feitas.

Importação de Honorários (time-sheet, parcelas fixas e eventos) A tela de importação de valores de honorários (sejam eles provenientes de lançamentos de tempo, de parcelas de contratos do tipo fixo ou eventos associados a andamentos processuais), pode ser acionada de dois pontos do LegalManager: da tela de Faturamento de Honorários – menu Administrativo/Faturamento/Faturamento de Honorários – no botão ‘Importar’ (localizado aproximadamente no meio da tela) ou na tela de Importação de Honorários – menu Administrativo/Faturamento/Importação de Honorários –, desde que o usuário tenha permissão para fazê-lo.

Fig. 3: tela do Faturamento de Honorários (versão antiga), com destaque para o botão de ‘Importar’.

Na tela Importação de Honorários, o usuário deverá filtrar a data inicial e a data final entre as quais gostaria de importar os lançamentos. Além disto, poderá filtrar por cliente, por contrato, por tabela de honorários e por moeda. Finalmente, colocando ou não os filtros acima, é necessário que o usuário escolha entre as opções do que vai importar ( ‘Lançamentos de Time-Sheet’, ‘Parcelas Fixas’ ou ‘Horário Escalonado’) e clique no botão de ‘Pesquisar’ em seguida para que o sistema busque os itens que poderão ser importados.


Para trazer finalmente estes itens para o Faturamento, o usuário deverá marcar a caixa de seleção (check-box) na primeira coluna de todas as linhas que quiser importar (ou clicando na caixa localizada na linha de cabeçalho da lista para alternar entre marcar e desmarcar todos) e clicar no botão de ‘Importar’, localizado na parte inferior direita da tela.

Fig. 4: tela de importação de valores de honorários. Neste caso específico, parcelas de contratos do tipo Fixo com vencimento entre 01 e 30 de setembro de 2005.

O usuário deve repetir a operação para todas as opções da lista (se assim o desejar, claro) e depois partir para a verificação de Eventos. Esta busca por Eventos que disparariam cobrança de taxas de sucesso é feita na tela acionada pelo botão de ‘Eventos’, também localizado na parte inferior direita da tela. Nesta tela o usuário poderá pesquisar pelo processo, por faixa de datas, por clientes e também poderá importar apenas os itens que desejar, marcando-os na caixa de seleção e clicando no ‘Importar’. IMPORTANTE: os eventos importados para o Faturamento não se misturam com os demais lançamentos (time-sheet ou parcela fixa) e aparecerão como uma linha independente nas telas de Faturamento que veremos a seguir, mesmo que este evento esteja vinculado a algum contrato que possua lançamentos de tempo ou de parcelas fixas.


Fig. 5: tela de importação de Eventos.

Como mencionado antes, uma vez importados, estes lançamentos de horas, parcelas fixas e eventos estarão à disposição dos Advogados nas telas de “Manutenção” (módulos antigo e novo), “Revisão” e “Liberado para Impressão”. Estes itens estão abordados no manual “LM Manual de Faturamento – Advogados”.

Encaminhando os Contratos para ‘Impresso’ Após todas as alterações que forem feitas pelos Advogados durante as fases de Manutenção e Revisão, estes encaminharão os contratos para a fase de ‘Liberado para Impressão’, indicando que toda a revisão já foi feita, os lançamentos estão corretos e os valores que serão cobrados pelos Contratos estão condizentes com o que foi acordado entre cliente e escritório. A tarefa da equipe de Cobrança/Faturamento é pegar os Contratos na fase de ‘Liberado para Impressão’ (nada impede que façam o mesmo para Contratos que estejam em ‘Manutenção’ ou em ‘Revisão’, bastando ter permissão para visualizar estas fases) e encaminhá-los para a fase de ‘Impresso’. É importante ressaltar que apenas a partir da fase de ‘Impresso’ será possível chegar na fase de ‘Nota de Honorários/Despesas’. A partir da tela de ‘Liberado para Impressão’, acessada a partir do botão com o mesmo nome localizado na coluna da direita da tela de ‘Faturamento de Honorários’, o usuário deverá selecionar a Filial que deseja visualizar (caso a Filial desejada não estiver selecionada) e clicar em Pesquisar para que o sistema mostre todos os Contratos que estejam naquele Corte naquela Filial. Estes Contratos serão mostrados inicialmente agrupados por Cliente, mostrando o total a ser faturado por cliente na lista localizada no canto superior esquerdo da tela de ‘Impresso’. Ao clicar sobre o cliente desejado, a lista de Contratos daquele cliente que compõem o valor apresentado será mostrada no canto superior direito da tela. Finalmente, ao clicar sobre um dos Contratos da lista, o sistema mostrará todos os lançamentos referentes àquele Contrato naquele Corte na parte central da tela.


Confirmação de Pagadores Para o usuário do Faturamento, só resta encaminhar este contrato para a fase de ‘Impresso’ através de um clique sobre os botões de “movimentação”, identificados por ícones na parte inferior da tela. Ao clicar no botão ‘Impresso’, o LegalManager trará uma tela para que o usuário possa confirmar que é(são) o(s) pagador(es) da fatura daquele contrato naquele corte específico. Este recurso serve para que o usuário possa mudar o pagador instantaneamente para aquela emissão apenas, sem alterar o cadastro de Contratos. Para seguir adiante sem alterar o pagador, o usuário deve clicar no botão de ‘Gravar’ e, em seguida, imprimir ou fechar a tela de acordo com as instruções apresentadas. Para alterar o(s) pagador(es), o usuário poderá fazer a alteração de percentuais na própria tela apresentada e usar os recursos de inclusão e exclusão de pagadores disponíveis.

Fig. 6: confirmação de Pagadores

Encaminhando os Contratos para ‘Nota de Honorários/Despesas’ Após encaminhar todos os Contratos para a fase de ‘Impresso’, o usuário deverá se dirigir para a tela de Impresso, tanto pelo botão ‘Impresso’ localizado no canto superior direito da tela de Faturamento de Honorários quanto pelo hiperlink existente na parte superior de todas as telas de Faturamento, onde aparece o Corte e a Fase em que o usuário se encontra. Tanto o Corte quanto a Fase são hiperlinks que permitirão que o usuário ‘pule’ de uma fase para outra. Uma vez na tela de ‘Impresso’, o usuário observará que na parte inferior da tela, nos botões de movimentação, surgiu um último botão de ‘Notas de Honorários/Despesas’. Novamente, o usuário deverá pesquisar os Contratos que se encontram nesta fase, clicar sobre o Cliente e clicar sobre o Contrato para visualizar os lançamentos daquele período. A partir daí, o usuário deverá clicar no botão de ‘Notas de Honorários/Despesas’ para encaminhar o contrato ativo na tela para a fase final do processo de Faturamento.

Tela de Notas de Honorários e de Despesas A tela de emissão de NHs e NDs permite que sejam feitas várias operações com o contrato antes que este se torne uma Nota de Honorários e/ou uma Nota de Despesas.


A primeira tarefa é preencher a Data de Emissão e a Data de Vencimento da NH/ND que está sendo gerada neste momento4. Na linha imediatamente abaixo das datas, o usuário verá todas as fases do Faturamento mas onde apenas as opções ‘Impresso’ e ‘Despesas’ estarão com as respectivas caixas marcadas. Esta linha permitirá que o usuário peça para que o sistema mostre não apenas os contratos que estiverem na fase de ‘Impresso’ mas também os outros contratos daquele mesmo cliente que estiverem em Pré-Faturamento, Manutenção, Revisão ou Liberado para Impressão, bastando para isto marcar as caixas correspondentes. Feita a seleção de fases acima, o sistema mostrará duas listas: a de Honorários e a de Despesas. No primeiro bloco (Honorários), o usuário verá todos os contratos que possuem honorários no Corte em questão e poderá marcar todos aqueles que serão emitidos na mesma fatura. Para isto, basta clicar na caixa da primeira coluna de cada linha para que o valor total da nota seja mostrado na parte inferior da tela. O mesmo vale para as Despesas, que poderão ser agrupadas entre si, poderão ser emitidas junto com os honorários do Contrato equivalente ou poderão ser emitidas individualmente bastando para isto o usuário selecionar uma de cada vez, emitindo-as em seqüência. Em qualquer um dos casos acima, o sistema colocará o total da fatura a ser gerada na parte inferior da tela, já considerando neste momento, o percentual dos pagadores, se o endereço e se o contato de destino são os mesmos e se a moeda é a mesma. Caso todos os itens sejam de fato iguais, o sistema trará uma linha com os totais do que for selecionado na parte superior da tela. Caso qualquer um destes itens seja diferente, o sistema apresentará o valor da soma dos contratos selecionados em quantas linhas forem necessárias para mostrar pagadores diferentes, contatos e endereços diferentes ou moedas diferentes.

Fig. 7: tela de Nota de Honorários e Despesas

4 No cadastro de Empresas, o usuário tem a possibilidade de preencher o Dia (apenas o dia) para o qual o cliente prefere a emissão das Notas e o Dia para o qual o cliente prefere o vencimento das mesmas. Se estes dias estiverem preenchidos no cadastro de Empresas, estes campos de Data de Emissão e Data de Vencimento já virão preenchidos pelo sistema. Entretanto, o usuário continuará podendo modificá-los à vontade.


Finalmente, a um passo de gerar a Nota de Honorários ou de Despesas para o(s) pagador(es) selecionados, o usuário ainda poderá fazer alguns ajustes. O primeiro ajuste são descontos que podem ser dados na própria linha de cada pagador, atribuindo descontos nominais ou descontos percentuais, tanto sobre o valor bruto quanto sobre o valor líquido. Clicando sobre o campo do valor da fatura para aquele pagador, o sistema mostrará uma tela onde o usuário poderá confirmar ou alterar para qual conta-corrente aquela fatura será direcionada, qual é o modela da nota (idioma) que será usado para emitir esta nota e confirmará o valor dos impostos que estão sendo retidos com esta emissão. No caso de NHs/NDs cuja tabela de honorários esteja em dólares mas que a emissão deva ser feita em Reais, o sistema permite que seja confirmado o câmbio que será usado para a emissão, usando a cotação-média do Corte como base mas permitindo que o usuário informe outra cotação qualquer. Para confirmar suas alterações, o usuário deverá sair desta tela usando o botão de ‘Gravar’.

Fig. 8: detalhes da Nota de Honorários

Para gerar as Notas de Honorários/Despesas, o usuário deve clicar no botão de ‘Imprimir’, lembrando que o sistema gerará uma NH/ND para cada pagador que estiver identificado na lista na parte inferior desta tela. Neste ponto, como mencionado antes, as Notas geradas foram encaminhadas para o módulo de Contas a Receber com o status de ‘Previsto’ até que seja gerada uma baixa financeira da mesma.

Reabertura de Notas de Honorários e de Despesas O LegalManager não reabre simplesmente uma NH ou ND por causa do impacto que isto teria nos módulos financeiros e do próprio Faturamento. O procedimento de reabertura de uma NH, por exemplo, elimina aquela nota e transfere todos os lançamentos de volta para a fase de Manutenção do Faturamento para que passem por toda a verificação novamente. Para visualizar as operações possíveis com uma Nota emitida, o usuário deverá selecionar o botão de ‘Notas de Honorários/Despesas’ localizado na coluna da direita da tela de ‘Faturamento de Honorários’. Ao carregar a tela, o usuário poderá usar os filtros para diminuir a quantidade de itens a carregar na lista ou poderá trazer todas as notas clicando no botão de ‘Pesquisar’.


Diferente das demais telas do Faturamento (antigo), esta tela de ‘Notas de Honorários/Despesas’ permite que o usuário limpe a Filial (abrindo a lista de Filiais e clicando em ‘Limpar’) e limpe o Corte (abrindo a lista de Cortes e clicando em ‘Limpar’), fazendo a pesquisa sobre todos os registros de notas emitidas. Desta forma, se o usuário tiver em mãos o número da Nota que deseja reabrir mas não souber de que Filial ou Corte ela se refere, deverá limpar os campos mencionados acima e utilizar o próprio número da Nota como filtro para pesquisa. Para reabrir uma Nota, o usuário deverá selecioná-la utilizando a caixa na primeira coluna da tela de resultados e clicar no botão ‘Reabrir’, localizado na parte inferior da tela. Uma mensagem será mostrada para que o usuário selecione o motivo da reabertura e uma opção para limpar o valor-base daquela nota5. O número desta nota reaberta não será mais usado pelo sistema e o registro anteriormente lançado para o módulo de Contas a Receber foi cancelado.

Faturamento de Despesas O Faturamento de Despesas que serão reembolsadas pelo cliente seguem uma seqüência bem mais simples do que o Faturamento de Honorários. A partir da tela principal de Faturamento de Honorários, o usuário acionará o botão de ‘Despesa’ para ser levado para a tela onde verá todas as Despesas agrupadas por Cliente e por Contrato, da mesma forma como é feito em Honorários. Um clique sobre a despesa abrirá a ficha para que este despesa seja alterada/reclassificada e a combinação de check-box marcado com os botões da parte inferior direita da tela permitem que a despesa seja excluída, transferida, jogada como pendente, etc. Se e quando o usuário estiver satisfeito com a lista de despesas daquele cliente, naquele contrato naquele período, poderá clicar no botão ‘Faturamento’ para encaminhar todas as despesas daquele contrato para a tela de ‘Nota de Honorários/Despesas’, descrita acima.

Fig. 9: acesso ao Faturamento de Despesas.

5 Em algumas situações, é necessário não limpar o valor-base para manter a retenção dos impostos já apresentados em outros Cortes, por exemplo. O escritório deverá definir como irá trabalhar esta questão, mas o padrão do sistema é estornar os impostos e emitir uma nova nota com o recálculo normal de impostos devidos.


Fig. 10: Faturamento de Despesas

Permissões do Faturamento (não-faturamento, etc.) No menu de permissões do LegalManager, é preciso ter muita atenção na hora de configurar os direitos de acesso de cada perfil. Em linhas gerais, os Sócios e Advogados responsáveis por Clientes e por Contratos devem ter permissão para Faturamento de Honorários (e para os novos ‘Manutenção’, ‘Revisão’ e ‘Liberado para Impressão’ no menu) e devem estar com a opção ‘Não-Faturamento’ marcado. Esta opção marcada (ou seja, não-faturamento) faz com que os advogados enxerguem, no Faturamento, apenas o que pertencer a si mesmo (seus clientes e seus contratos), sem enxergar os demais clientes e contratos. Em contra-partida, os usuários de Cobrança/Faturamento, devem ter permissão para Faturamento de Honorários (também para as novas opções do menu), devem ter a opção de ‘Importar’ marcada e devem ter a opção ‘Não-Faturamento’ desmarcada, indicando que podem ver todos os contratos de todos os clientes. De qualquer forma, as permissões do menu de Faturamento se combinam com as permissões específicas para fases do Faturamento descritas abaixo, sem as quais o usuário pode até entrar no módulo de Faturamento, mas não conseguirá acessar as fases a partir de lá.

Permissões Específicas para Fases do Faturamento O LegalManager possui uma configuração específica para permissões de Faturamento, independente das opções de menu que cada usuário tenha. Acessada a partir do menu Administrativo/Faturamento/Permissões, o módulo de Permissões de Faturamento permite que o usuário-administrador configure quem verá o que dentro do


Faturamento. Nossa sugestão é que Sócios e Advogados responsáveis por Clientes e por Contratos tenham acesso a Manutenção, Revisão e Liberado para Impressão, enquanto os usuários de Cobrança/Faturamento tenham acesso a todas as fases para que possam auxiliar os advogados no processo de geração das Notas.


Apêndice I: Consulta de Empresas/Clientes Para filtrar uma empresa do banco de dados, pesquise pelo código identificador da empresa, por parte do nome-chave ou por parte da razão social, colocando o termo desejado no campo Cliente (ou Empresa) e clicando em Pesquisar. Para selecionar uma empresa da lista, clique uma vez sobre ela. Para limpar este campo na tela que ‘chamou’ esta tela, clique no botão de Limpar. Para voltar para a tela que ‘chamou’ esta tela sem selecionar alguma empresa, clique no botão de Fechar.

Tela de Consulta de Empresas/Clientes

Apêndice II: Consulta de Contratos Para filtrar um contrato, pesquise pelo código identificador da empresa, por parte do nome-chave ou por parte da razão social da empresa (para filtrar todos os contratos de uma determinada empresa), colocando o termo desejado no campo Cliente (ou Empresa) e/ou pelo código identificador do contrato ou por parte do nome do contrato desejado, clicando em Pesquisar em seguida. Para selecionar um contrato da lista, clique uma vez sobre ele. Para limpar este campo na tela que ‘chamou’ esta tela, clique no botão de Limpar. Para voltar para a tela que ‘chamou’ esta tela sem selecionar algum contrato, clique no botão de Fechar.


Tela de Consulta de Contratos


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