Gerência de Projetos de TI 8. Recursos Adriano Graziosi & Márcio Moreira...

Gerncia de Projetos de TI 8. Recursos Adriano Graziosi & Mrcio Moreira [email protected] http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 2 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Liderana

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 3 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Recursos Grupo de ProcessoProcesso PlanejamentoPlanejar a Gesto de Recursos ExecuoMobilizar a Equipe do Projeto ExecuoDesenvolver a Equipe do Projeto ExecuoGerenciar a Equipe do Projeto

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 4 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerncia de recursos humanos O que ? Conjunto de processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto Papis: Cada pessoa do projeto exerce um papel no projeto Por exemplo: gerente, arquiteto, especialista, etc. Responsabilidades da liderana: Gerenciar e liderar a equipe Influenciar a equipe do projeto Garantir um comportamento tico

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 5 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de recursos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 6 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de recursos Misso: Identificar e documentar papis, responsabilidades, perfis requeridos, relacionamentos e criar o plano de gesto da equipe do projeto Rede de relacionamentos (Networking): Iterao com outras pessoas para melhorar a eficcia do pessoal Incluem correspondncias proativas, almoos, informalidade, eventos, etc. Teoria organizacional: Fornece informaes sobre como as pessoas, equipes e unidades organizacionais se comportam Pode ajudar a aumentar a produtividade, reduzir o tempo, custo e esforo EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto do projeto Requisitos de recursos das atividades Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Organograma da empresa e descrio de posies Rede de relacionamento (Networking) Teoria organizacional Opinio especializada Reunies Plano de gesto dos recursos humanos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 7 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Organogramas e descrio de cargos Hierrquico: EAR (Estrutura Analtica dos Recursos) EAO (Estrutura Analtica da Organizao) Matricial (matriz de responsabilidades): Formato RACI: Responsible = responsvel, Accountable = reporta-se, Consult = consulta, Inform = informa Textual: Descrio textual dos cargos GP Lder 1 Papel 1 Papel 2 Lder 2 Papel 3 Lder 3 Papel 4 Papel 5 Assessor AgenteG.ProjetoPatrocinadorEquipeUsurios Atividade 1RCAI Atividade 2AIR- Atividade 3CR-C

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 8 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Plano de recursos humanos Papis e Responsabilidades: Papel:funo da pessoa ou grupo no projeto Autoridade:aplicao de recursos, decises, aprovaes, etc. Responsabilidade:qual a responsabilidade desta funo no projeto Competncia:conhecimentos, habilidades e atitudes necessrias Organogramas do projeto Plano de gesto do pessoal: Mobilizao do pessoal:critrios recrutamento e seleo Calendrios dos recursos:disponibilidades e horrios Plano de liberao de pessoal:quando e como liberar recursos Necessidades de treinamento:o que e como treinar Reconhecimento e recompensas:critrios objetivos e pblicos Conformidade:estratgia para cumprir normas Segurana:polticas de proteo da equipe

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 9 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 1) O que um plano de gerenciamento do pessoal descreve? A. Quando e como os recursos sero adicionados e retirados da equipe. B. Como os recursos sero nivelados. C. Quais recursos sero usados no projeto. D. A organizao responsvel por cada pacote de trabalho. 2) Uma Estrutura Analtica do Projeto pode ser MELHOR expressa como um auxlio eficaz para comunicao com: A. A equipe B. O gerente de projetos C. O cliente D. As partes interessadas

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 10 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Mobilizar a equipe do projeto PlanejamentoExecuo Mobilizar a equipe do projeto

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 11 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Mobilizar a equipe do projeto Misso: Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessrios para concluso das designaes do projeto Consideraes: O GP deve negociar e influenciar a obteno dos recursos necessrios Se a mobilizao no ocorrer impactos e at mesmo cancelamento Se no conseguirmos os principais podemos trabalhar alternativas Tcnicas: Pr-designao deve ser respeitada ou negociada Equipes virtuais (trabalhando em outro local) so cada vez mais comuns EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto dos recursos humanos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Pr-designao Negociao Contratao Equipes virtuais Anlises de decises multicritrios Designaes da equipe do projeto Calendrios de recursos PGP atualizado

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 12 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Mobilizar a equipe tcnicas e sadas Tcnicas: Anlises de decises multicritrios: Considere: disponibilidade, custo, experincia, habilidade, conhecimento, perfil, atitude e fatores internos Sadas: Designaes de pessoal: O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc. Calendrios de recursos: Os calendrios dos recursos designados devem ser oficializados PGP atualizado: Normalmente atualizado o Plano de Gesto de Recursos Humanos Os gaps de competncia para os papis e responsabilidades devem ser levantados

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 13 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 3) Um histograma de recursos inclui quais dois pontos de dados? A. Estimativa de recursos e de tempo. B. Recursos e datas do calendrio. C. Atividades e recursos. D. Recursos e utilizao. 4) Qual das regras a seguir voc deve aplicar a negociaes internacionais em seu projeto? A. Voc tem seu jeito, eu tenho o meu. B. No violar qualquer direito humano fundamental bsico. C. Sempre aplicar as prticas comerciais de seu prprio pas. D. Fazer o que for preciso para gerenciar o projeto com sucesso.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 14 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Desenvolver a equipe do projeto

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 15 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Desenvolver a equipe do projeto Misso: Melhorar as competncias e interaes da equipe para aprimorar o desempenho do projeto Os GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar equipes Plano de Gesto dos Recursos Humanos: Os gaps de competncia levantados so o principal insumo deste processo EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto dos recursos humanos Designaes da equipe do projeto Calendrios de recursos Habilidades interpessoais Treinamento Atividades de construo da equipes Regras bsicas Agrupamento (sala de guerra) Reconhecimentos e recompensas Ferramentas de avaliao da equipe Avaliao de desempenho da equipe Fatores ambientais atualizado

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 16 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Desenvolver a equipe - tcnicas Habilidades interpessoais (no tcnicas ou soft skills): Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperao Meios: compreenso de sentimentos, previso de aes, reconhecimento de preocupaes e acompanhamento Habilidades importantes dos GPs: Lideranas, influncia, deciso, empatia, criatividade, etc. Teoria X e Y de Douglas McGregor: Teoria X: As pessoas precisam de superviso constante, pois so incapazes, no assumem responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possvel Teoria Y: As pessoas so responsveis e podem orientar seus prprios esforos Regras bsicas: Deixe claro o que esperado das pessoas, isto explicita os valores e direciona o trabalho

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 17 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Desenvolver a equipe - tcnicas Construo da equipes Propsito: Formar equipes realmente coesas Etapas da equipe: Formao (Forming): Individualismo e falta de abertura Conflito (Desordem ou Storming): Divergncias de pontos de vista Acordo (Normalizao ou Norming): Trabalho cooperativo e confiana mtua Desempenho (Performing): Interdependncia e resoluo de problemas Disperso (Adjourning): A equipe conclui o trabalho e liberada Estgios de Bruce Tuckman FormaoConflitoAcordoDesempenhoDisperso

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 18 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Pirmide de Maslow e fatores de Herzberg Hierarquia de necessidades humanas Auto- realizao Estima (status) Sociais Segurana Fisiolgicas Crescimento Sobrevivncia Motivao Fatores Higinicos Resoluo de problemas, etc. Prpria, dos outros, etc. Amor, relacionamento, etc. Fsica, sade, emprego, etc. Respirao, gua, comida, etc. Abraham Maslow Frederick Herzberg

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 19 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Desenvolver a equipe - tcnicas e sadas Tcnicas: Reconhecimentos e recompensas: Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traos culturais do indivduo Teoria das expectativas: Se eu me esforar terei um bom desempenho. Logo, serei reconhecido e ento recompensado Sadas: Avaliao de desempenho da equipe: Medir o desempenho (tcnico, de cronograma e de custos) da equipe Evitar o Efeito Halo: Se a pessoa boa em programao, vai ser boa em anlise e gesto? No necessariamente Fatores ambientais atualizado Aprendizados na administrao de pessoal e avaliaes

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 20 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 5) O ponto mais alto na hierarquia das necessidades de Maslow : A. Satisfao fisiolgica. B. Sobrevivncia. C. Necessidade de associao. D. Estima. 6) O que um plano de gerenciamento do pessoal descreve? A. Quando e como os recursos sero adicionados e retirados da equipe. B. Como os recursos sero nivelados. C. Quais recursos sero usados no projeto. D. A organizao responsvel por cada pacote de trabalho.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 21 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 7) Qual teoria motivacional alia-se idia de que todos os trabalhadores cabem em um de dois grupos? A. Maslow. B. Deming. C. McGregor. D. Herzberg. 8) Qual teoria motivacional diz que o que motiva as pessoas o trabalho em si, inclusive coisas como responsabilidade, auto-realizao e crescimento profissional? A. Maslow. B. Deming. C. McGregor. D. Herzberg.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 22 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerenciar a equipe do projeto

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 23 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerenciar a equipe do projeto Misso: Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas ou conflitos e gerenciar mudanas para melhorar o desempenho Observao e conversas: O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe Avaliao de desempenho do projeto: Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento Habilidades interpessoais do GP: Liderana, influncia e tomada de deciso eficaz EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto dos recursos humanos Designao da equipe do projeto Avaliao de desempenho da equipe Registro de questes Relatrios de desempenho Ativos de processos organizacionais Observao e conversas Avaliao de desempenho do projeto Gerenciamento de conflitos Habilidades interpessoais Solicitaes de mudana Plano de gesto do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (registro de questes, descrio de papis e atribuies da equipe) Fatores ambientais atualizado Ativos de processos atualizado

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 24 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerenciamento de conflitos Natural, fora a busca de alternativas e requer abertura Causas:Cronogramas, prioridades, recursos e opinies tcnicas Focar:Na Questo (+) no na Personalidade, no Presente (+) no no Passado Fatores:Importncia, intensidade, posio, prazo e motivao Papel GP:Deixar as partes resolverem ou mediar a resoluo Tcnicas: Confronto/Soluo dos problemas: Examinar alternativas para resoluo do problema, requer atitude de troca e dilogo Compromisso/Reconciliao/Negociao: Encontrar solues que tragam alguma satisfao para os envolvidos (ganha-ganha) Imposio/Fora: Forar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde) Retirada/evitar: Recuar (adiar) na entrada numa situao de conflito efetivo ou potencial Panos quentes/Acomodao: Enfatizar as reas de acordo e no as diferenas para manter a harmonia

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 25 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Poderes do gerente de projeto TiposFonteExemploAvaliao EspecialistaAlto conhecimento no tema Ele j fez isto mais de 500 vezes, vamos pelo caminho sugerido por ele Melhor RecompensatrioConcesso de recompensas Devido a seu desempenho, vou design-lo para os testes do projeto Melhor Referencial Voc uma referncia (carisma ou fama) O GP mais respeitado da organizao diz: Acho que devemos mudar o template deste documento Bom Formal (legtimo) Cargo ocupado Faa, pois estou no comando Ruim Penalizatrio (coersivo) Capacidade de punir Se isto no estiver pronto, voc no vai com a equipe para o Hava Pior

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 26 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Estilos de gesto e liderana TiposDescrio Diretivo Diz o que as pessoas devem fazer Facilitador Coordena a participao de outras pessoas CoachingAjuda a alcanar objetivos ApoiadorFornece apoio no caminho Autocrtico Todos devem fazer o que foi dito (top-down) Consultivo Coleta opinies e serve a equipe (bottom-up) Consultivo/ Autocrtico Consulta a equipe, mas decide e a equipe segue Consensual Decide e resolve problemas em grupo Delegatrio Define a meta e deixa as pessoas alcan-las TiposDescrio Burocrtico Exige o cumprimento de regras Carismtico Energiza e incentiva a equipe (gera dependncia) Democrtico Participativo A equipe participa das decises Laissez-faire Permite a ao, deixa em paz (no faz, mas gerencia, recomendado com equipes altamente qualificadas) Analtico Coleta fatos com a equipe e toma decises tcnicas Condutor Fornece instrues constantes e conduz conquistas Influente Foca no trabalho em equipe, desenvolve e toma decises em equipe

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 27 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerenciar a equipe do projeto - sadas Solicitaes de mudana: Mudanas nas designaes de pessoal, por deciso ou adequaes Plano de gesto do projeto atualizado: Atualizao no plano de recursos humanos (gesto de pessoal) Documentos do projeto atualizado: Registro de questes Fatores ambientais atualizado: Avaliaes de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais Ativos de processos atualizado: Documentao de lies aprendidas O que fizemos de bom?Como podemos melhorar? O que fizemos errado?Como corrigir e evitar? Modelos e atualizaes nos processos padres da empresa

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 28 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Perfis das pessoas Certinho Lento Certinho Lento Desalinhado Produtivo Desalinhado Produtivo Alta Performance Desalinhado Lento Desalinhado Lento ? ? Valores Resultados Fonte: CHI08

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 29 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 9) Qual das seguintes tcnicas de resoluo de conflitos gerar a soluo MAIS duradoura? A. Fora B. Panos quentes C. Negociao D. Soluo de problemas 10) Um projeto tem vrias equipes. A equipe C j perdeu vrios prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crtico diversas vezes. Como lder da equipe D, voc deve se reunir com: A. O gerente da equipe D B. Apenas o gerente de projetos C. O gerente de projetos e a administrao D. O gerente de projetos e o lder da equipe C

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 30 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 11) Um gerente de projetos tem uma equipe grande composta por pessoas de vrias reas funcionais da empresa. O MELHOR mtodo de obter a cooperao da equipe usar o poder ____. A. Formal. B. Penalizatrio. C. Recompensatrio. D. Referente. 12) Voc descobriu que um dos membros de sua equipe no foi treinado adequadamente para completar as atividades de projeto atribudas a ele. Como voc trata esta questo? A. Substitui o membro da equipe por algum mais qualificado. B. Solicita que o treinamento correto seja fornecido e pago pelo gerente funcional. C. Revisa o cronograma para adequ-lo menor eficcia deste recurso. D. Atua como mentor deste recurso durante o restante deste projeto.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 31 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 13) Dois membros da equipe esto tendo um grande problema sobre o tipo de hardware que deve ser usado no projeto. Quem deve resolver a disputa? A. Os dois membros e o gerente de projetos. B. O gerente de projetos. C. Gerncia. D. Supervisor do sistema. 14) Conflitos em projetos geralmente so causados por: A. Cronogramas, prioridades do projeto, recursos e opinies tcnicas. B. Cronogramas, personalidades, prioridades e recursos. C. Cronogramas, personalidades, prioridades e opinies tcnicas. D. Cronogramas, custo, prioridades e recursos.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 08 - slide 32 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Referncias SiglaReferncia CER03 CERTO, Samuel. Administrao Moderna. 9. ed. So Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003. CHI08 CHIAVENATO, Idalberto. Gesto de Pessoas, 3. Ed., Elsevier Campus, 2008. PRA90 PRAHALAD, C. K., HAMEL, G. A Competncia Essencial das Organizaes. Harvard Business Review, 1990.

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