GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

DO PROJETO

FABIO FRECH GOUVEIA

JUSTINE BEIRITH MONTALVÃO

MANUELA DE SOUZA BRITO

MARCUS VINICIUS RIBAS MOCELLIN

AGENDA

Introdução

Apresentação do referencial teórico

Metodologia

Apresentação e análise dos resultados

Recomendações e Conclusões

INTRODUÇÃO

Objetivo Geral:

Relacionar a eficácia da Gestão de Comunicação

com a obtenção de resultados positivos no

gerenciamento de projetos

INTRODUÇÃO

Objetivos Específicos: Identificar os meios de comunicação mais utilizados

pelas empresas

Verificar se as empresas utilizam os processos necessários para a gestão de comunicação

Determinar se há gerenciamento das partes interessadas

Identificar as principais falhas na gestão de comunicação

Relacionar o sucesso dos resultados dos projetos com a aplicação das ferramentas e processos da Gestão de comunicação.

REFERENCIAL TEÓRICO

PMBOK: uma das principais referências

internacionais

É do PMBOK que foram extraídas as definições

e os referenciais teóricos utilizados no trabalho

REFERENCIAL TEÓRICO

Partes Interessadas

Ativamente envolvidas no projeto

Interesses afetados positiva ou negativamente

Que podem exercer influência

REFERENCIAL TEÓRICO

Gerenciamento de

Operações

Fornecedores

Partes Interessadas

Clientes/Usuários

Patrocinador

Gerentes de Portfólio

Escritório de Projetos

Gerentes de Projetos

Equipe de Projetos

Gerentes Funcionais

REFERENCIAL TEÓRICO

Gerenciamento das Comunicações em Projetos

Área do conhecimento definida no capítulo 10 do

PMBOK

Engloba 5 processos

REFERENCIAL TEÓRICO

Gerenciamento das Comunicações em Projetos

Identificar as Partes Interessadas

Planejar as Comunicações

Distribuir Informações

Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas

Reportar Desempenho

METODOLOGIA

Estudo através de um levantamento de dados

por amostragem utilizando um questionário

Perguntas relacionadas aos processos de

Gerenciamento da Comunicação do PMBOK

Universo de pesquisa englobou os alunos de

Gerenciamento de Projetos do ISAE/FGV de

Curitiba

RESULTADOS

Caracterização das empresas

Tipo de Capital

Privado 93,3%

Misto 6,7%

Origem

Nacional 46,7%

Multinacional 53,3%

Setor da economia

Comércio 0%

Indústria 46,7%

Prestação de serviços 53,3%

Faturamento anual

Até $10 milhões 13,3%

De $10 milhões até $50 milhões 13,3%

De $50 milhões até $500 milhões 20,0%

De $500 milhões até $1 bilhões 6,7%

De $1 bilhão até $20 bilhões 33,3%

Mais de $20 bilhões 13,3%

Ramo de Atividade

Energia 6,7%

Engenharia 13,3%

Informática/Tecnologia da Informação 20,0%

Borracha/Plástico 6,7%

Automobilística 6,7%

Agroindústria/Pecuária/Pesca 6,7%

Público 6,7%

Alimentos 13,3%

Petroquímica/Petróleo 13,3%

Eletrônica/Eletroeletrônica/Eletrodomésticos 6,7%

RESULTADOS

Caracterização das empresas

O grande percentual de empresas que já

apresentam um PMO, totalizando 66,7%;

O pequeno percentual (20%) de empresas que

gerenciam apenas projetos.

Empresas com PMO

Sim 66,7%

Não 33,3%

Não informado 0%

Gerenciamento de Projetos/Programas/Portfólios

Apenas Projetos 20,0%

Programas e Projetos 26,7%

Portfólios, Programas e Projetos 33,3%

Portfólios e Projetos 13,3%

Não informado 6,7%

RESULTADOS

Caracterização das empresas

66,7% trabalham com projetos como atividade fim do

negócio ou de forma ampla em diversas áreas.

PMI é a mais utilizada, totalizando 53,3%, seguida

pelas metodologias próprias, 26,7%.

Diretriz Metodológica

IPMA 6,7%

PMI 53,3%

PRINCE2 0%

Outras 13,3%

Própria 26,7%

Finalidade dos Projetos

Atividade fim da empresa 26,7%

Áreas e atividades específicas 20,0%

De forma ampla 40,0%

Não trabalha com projetos 6,7%

Não informado 6,7%

RESULTADOS

Caracterização dos participantes

86,7% participam efetivamente de projetos,

nas empresas onde atuam;

80% participam sempre, ou na maior parte do

tempo, de projetos;

Participação nos projetos

Coordenador, gestor ou gerente 60,0%

Participante da equipe de projeto 20,0%

Quando convocado pelas equipes 6,7%

Não participa 13,3%

Freqüência de participação

Sempre 73,3%

Na maior parte do tempo 6,7%

Pouco 6,7%

Nunca 13,3%

RESULTADOS

Aspectos específicos

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Identificação das Partes Interessadas 46,6% 20% 20% 6,7% 6,7%

Classificam as Partes Interessadas 33,3% 20% 26,7% 13,3% 6,7%

Planejam o Gerenciamento das Comunicações 46,6% 13,3% 13,3% 20% 6,7%

Elaboram um Plano de Gerenciamento das Comunicações 33,3% 13,3% 20% 26,7% 6,7%

Definem e consideram o processo de distribuição de informações 46,6% 20% 13,3% 13,3% 6,7%

A empresa provê os meios de comunicação necessários 46,6% 26,7% 13,3% 6,7% 6,7%

Definem e consideram as estratégias de abordagem das Partes

Interessadas33,3% 26,7% 13,3% 20% 6,7%

Revisam periodicamente as estratégias de abordagem das Partes

Interessadas20,0% 20% 26,7% 26,7% 6,7%

Relatam periodicamente o desempenho dos projetos 46,6% 33,7% 0% 6,7% 13,3%

Trabalham com modelos pré-estabelecidos para os relatórios de

desempenho46,6% 26,7% 13,3% 0% 13,3%

Aplicam indicadores de desempenho aos projetos 46,6% 40,0% 0% 0% 13,3%

Formulam e comunicam previsões de desempenho 20,0% 46,6% 13,3% 6,7% 13,3%

RESULTADOS

Aspectos específicos

Apenas 6,7% não identificam as partes

interessadas. Já 33,3% das empresas

identificam e classificam em todos os projetos.

6,7% não classificam as partes interessadasE

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Identificação das Partes Interessadas 46,6% 20% 20% 6,7% 6,7%

Classificam as Partes Interessadas 33,3% 20% 26,7% 13,3% 6,7%

RESULTADOS

Aspectos específicos

20% das empresas não planejam as comunicações.

33,3% planejam e elaboram o plano de Ger. das

Comunicações em todos os projetos.

13,3% planejam em todos os projetos mas não

elaboram um plano em todos os casosE

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Planejam o Gerenciamento das Comunicações 46,6% 13,3% 13,3% 20% 6,7%

Elaboram um Plano de Gerenciamento das Comunicações 33,3% 13,3% 20% 26,7% 6,7%

RESULTADOS

Aspectos específicos

60% das empresas elaboram o plano de Ger.

da Comunicação nas fases iniciais e 26,7% só

o elaboram quando necessário ou solicitado.

Momento da Elaboração do Plano de Gerenciamento das Comunicações

Fases iniciais do projeto 60,0%

Fases de execução dos projetos 0%

Quando necessário ou solicitado 26,7%

Em outros momentos 0%

Não informado 13,3%

RESULTADOS

Aspectos específicos

13,3% não definem os processos de distribuição das

informações, já 46,6% o fazem em todos os projetos.

6,7% das empresas não provêem os meios de

comunicação necessários. Já 46,6% provêem em todos

os projetosE

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Definem e consideram o processo de distribuição de informações 46,6% 20% 13,3% 13,3% 6,7%

A empresa provê os meios de comunicação necessários 46,6% 26,7% 13,3% 6,7% 6,7%

RESULTADOS

Aspectos específicos

20% das empresas não definem estratégias de

abordagem

20% definem e revisam essas estratégias periodicamente

Já 13,3% definem mas não revisam periodicamente.E

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Definem e consideram as estratégias de abordagem das Partes

Interessadas33,3% 26,7% 13,3% 20% 6,7%

Revisam periodicamente as estratégias de abordagem das Partes

Interessadas20,0% 20% 26,7% 26,7% 6,7%

RESULTADOS

Aspectos específicos

80% das empresas relatam periodicamente o

desempenho de em todos ou na maior parte dos projetos

Em 86,7% das empresas tem modelos pré-estabelecidos.

Apenas 6,7% não formulam e não comunicam previsões

de desempenho.

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o

Relatam periodicamente o desempenho dos projetos 46,6% 33,7% 0% 6,7% 13,3%

Trabalham com modelos pré-estabelecidos para os relatórios de

desempenho46,6% 26,7% 13,3% 0% 13,3%

Aplicam indicadores de desempenho aos projetos 46,6% 40,0% 0% 0% 13,3%

Formulam e comunicam previsões de desempenho 20,0% 46,6% 13,3% 6,7% 13,3%

RESULTADOS

Opiniões de profissionais

80% consideram importante o planejamento da Ger. de

Comunicação e não conduziriam um projeto sem este

53,3% consideram o Ger. das Comunicações importante

para o sucesso dos projetos e que os resultados

melhoram com o planejamento

Considera o planejamento do Ger. das Comunicações um

processo importante para o sucesso dos Projetos?

Sim 80,0%

Não considera o planejamento importante 6,7%

Não considera o planejamento e o ger. importante 0%

Não informado 13,3%

Os resultados dos Projetos melhoram quando

é realizado o planejamento do Gerenciamento

das Comunicações?

Sim 86,7%

Não 0%

Não informado 13,3%

RESULTADOS

Opiniões de profissionais

60% dos profissionais já conduziram projetos

sem promover o Ger. da Comunicação, mas

apenas 13% voltariam a fazê-lo.

Você já conduziu Projetos sem promover o planejamento

do Gerenciamento das Comunicações?

Sim 60%

Sim, mas com Gerenciamento das Comunicações 13,3%

Não 20%

Não informado 6,7%

Você conduziria projetos sem planejar o

Gerenciamento das Comunicações?

Sim 13,3%

Não 80,0%

Não informado 6,7%

RECOMENDAÇÕES

Todos os processos de Ger. da Comunicação

estão sendo aplicados de forma significativa

Classificar as partes interessadas:

Possibilita um dimensionamento correto dos

esforços despendidos

Direciona a formulação das estratégias de

abordagem

RECOMENDAÇÕES

Elaboração do Plano de Gerenciamento das

Comunicações

Garante a todos os envolvidos um entendimento

único dos métodos de gerenciamento, ferramentas

e parâmetros adotados

Deve ser elaborado para todos os projetos, na fase

iniciais de planejamento, garantindo uniformidade

do processo de comunicação desde o início do

projeto

RECOMENDAÇÕES

Revisão periódica das estratégias de

abordagem das Partes Interessadas

Previsões de desempenho são fundamentais

na antecipação dos resultados do projeto

CONCLUSÃO

A importância das comunicações para o

sucesso dos projetos é evidente.

Parcela razoável de todos os problemas que

ocorrem no projeto tem origem nos problemas

de comunicação

Conceitos mínimos e fundamentais

estabelecidos pelo PMBOK não podem se

negligenciados

CONCLUSÃO

É grande a aderência de profissionais à

utilização dos processos de Gerenciamento

das Comunicações

A importância da continuidade das pesquisas,

do desenvolvimento de processos,

implementação de metodologias, capacitação

de profissionais