Gerenciamento de Projetos com o MS- Project 2016 - Avançado · Opções Avançado de Cálculo em...

Gerenciamento de Projetos com o MS-Project 2016 - Avançado

Aula 2

Prof. Guilherme Nonino Rosa

Apresentação:


- Técnico em Informática pela ETESP – São Paulo no ano de 2012.

- Graduado em Ciências da Computação pela Unifran – Universidade de Franca no ano de 2000.

- Pós-Graduado em Tecnologia da Informação aplicada aos Negócios pela Unip-Universidade Paulista no ano de 2011.

- Licenciado em Informática pela Fatec – Faculdade de Tecnologia de Franca no ano de 2011.

- Docente do Senac – Ribeirão Preto desde fevereiro/2012

- Docente do Centro de Educação Tecnológica Paula Souza, na ETEC José Martimiano da Silva.

Contatos:


[email protected]

http://profguilherme.wordpress.com

mailto:[email protected]

http://profguilherme.wordpress.com/

Acompanhamento Atividade por Atividade através do

Percentual de Conclusão.

1) Exibe o Gantt de Controle

2) Selecione a tarefa ou o conjunto de tarefas que serão atualizados

3) Acesse a guia Tarefa e escolha 0%, 25%, 50%, 75% e 100%.

Acompanhamento Atividade por Atividade através da tela

Atualizar Tarefas.


2) Selecione a tarefa ou o conjunto de tarefas que serão atualizados

3) Acesse a guia Tarefa e clique com o botão Atualizar como Agendado

4) Selecione Atualizar Tarefas.

Acompanhamento Atividade por Atividade através da

Tabela Controle


2) Acesse a guia Exibição, clique em Tarefas e escolha a tabela Controle

3) Preencha os campos da tabela conforme dos dados reais do projeto para

cada linha de atividade.

Acompanhamento Simultâneo de um conjunto de

atividades.

1) Selecione as atividades que foram iniciadas e concluídas pontualmente e

serão atualizadas em conjunto.

2) Acesse a guia Projeto e clique no botão Atualizar Projeto.

3) Digite a data de atualização dos trabalhos;

4) Escolha se atualização somente será permitida integralmente ou se

percentuais intermediários serão permitidos(entre 0% a 100%)

5) Determine o Para : Projeto inteiro ou Tarefas Selecionadas.

Reagendar tarefas que não foram realizadas no prazo

previsto.

1) Selecione as atividades que não foram realizadas no período previsto e

precisam ser reprogramadas.

2) Acesse a guia Projeto e clique no botão Atualizar Projeto.

3) Selecione reagendar trabalho não concluído para iniciar após e determine a

nova data de início.

4) Determine o campo Para: Projeto Inteiro ou Tarefas selecionadas.

5) Clique em OK.

Configurando o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do

Microsoft Project 2013

Acompanhar o projeto acontece paralelamente ao seu

planejamento e execução, de modo a propor ações corretivas e

preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção

da anormalidade, comparando o status atual do projeto com o

status previsto pelo planejamento e tomando ações corretivas em

caso de desvio.

Para personalizar os cálculos do projeto:

1) Acesse a guia Arquivos(Backstage) e clique em Opções

2) Escolha a guia Cronograma

3) Determine se o cálculo será manual ou automático

4) Clique em OK.

Opções de Cálculo em relação à data de status.

1) Guia Arquivo, Opções

2) Escolha Cronograma e localize a área Opções de cálculo deste projeto;

Opções de Cálculo em relação à data de status.

3) Escolha a opção “Atualizar Status da tarefa atualiza status do recurso”,

utilizado quando queremos que o programa calcule automaticamente a

quantidade de recursos já consumidos na atividade.

4) Escolha a opção “Projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo”,

os projetos inseridos serão tratados como tarefas de resumo do projeto

onde são inseridos, em vez de projetos separados para fins de cálculos de

prazos.

5) Escolha a opção “Custos reais são sempre calculados pelo Project” se desejar

que o Project calcule automaticamente o custo real de cada atividade com

base no consumo linear dos recursos da tarefa.

6) Determine a opção “Acumulação do custo fixo padrão”, qual será a forma de

pagamento dos custos fixos inseridos nas tarefas ou recursos.

Opções Avançadas de Cálculo em relação à data de status.

1) Guia Arquivo, Opções

2) Escolha Avançado e localize a área Opções de cálculo deste projeto;

Opções Avançado de Cálculo em relação à data de status.

3) Selecione Mover o final das partes concluídas após a data de status para

data de status para mover as partes concluídas das tarefas que foram

agendadas para iniciarem após a data de status para que sejam movidas

para antes da data de status.


4) Selecione Mover o final das partes concluídas após a data de status

para data de status pode-se definir que as partes que ainda serão

executadas sejam movidas também para antes da data de status

mencionando E mover o início das partes restantes para antes da

data de status.


5) Quando uma atividade que deveria ter sido executada antes da data de

status não tiver sido, a opção Mover o início das partes restantes anteriores

à data de status para a data de status permite que a parte restante da tarefa

avance para se iniciar na data de status;


6) A opção Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para

a data de status pode-se definir que as partes já executadas sejam movidas

também para a data de status selecionando E mover o final das partes

concluídas para depois da data de status.


7) Determine na opção As modificações feitas no % do total concluído de uma

tarefa se estenderão à data de status que deseja distribuir as alterações na

porcentagem de conclusão total uniformemente pela agenda até a data de

status do projeto, ou até a data atual se você não tiver especificado uma

data de status do projeto

Linhas de andamento

O Microsoft Project permite exibir linhas de andamento

no Gráfico de Gantt, baseado em uma determinada data

de avaliação, ele desenha uma linha conectando tarefas

em andamento, criando, assim, no gráfico pontas

direcionadas para esquerda toda vez que o trabalho

estiver atrasado. A distância da ponta até a linha vertical

indica o quanto a tarefa está diferente da data agendada.

É possível exibir várias linhas de andamento para datas

diferentes no seu projeto.

Linhas de Andamento

1) Clique em Gráfico de Gantt na Barra de Visões ou na guia Exibições

2) Acesse a guia formato e clique em Linhas de grade

3) Escolha a opção Linhas de Andamento

Linhas de Andamento

4) Na linha de andamento atual, clique em Exibir

5) Para exibir o andamento em relação à data de status do projeto, clique em

Na data de status do projeto.

Linhas de Andamento

6) Para exibir o andamento em relação à data atual, clique em Na data atual

7) Clique em ok.

Linhas de Andamento

8) O Microsoft Project também pode mostrar o andamento em relação ao

plano da linha de base. Para isso selecione Plano da linha de base na tela

Linhas de Andamento.

Estilos das Linhas de Andamento

1) Selecione a guia Estilos de linha na tela linhas de andamento e formate o

tipo da linha, a cor, a forma e a cor de ponto de andamento, bem como se

datas serão exibidas para as linhas de andamento. Finalize clicando em OK.

Linhas de Andamento em intervalos regulares(periódicos)

1) Clique em Gráfico de Gant na Barra de Visões ou na guia Exibições

2) Acesse a guia Formato e clique em Linhas de Andamento

3) Clique na guia Datas e Intervalos

4) Marque a caixa de seleção Exibir linhas de andamento em Intervalos

recorrentes

5) Clique em Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente para especificar o

intervalo de tempo para exibir as linhas de andamento.

6) Escolha as opções de agendamento para as linhas de andamento de acordo

com o intervalo recorrente escolhido.

7) Clique em ok.

Linhas de Andamento em intervalos regulares(periódicos)

.

Movendo um Projeto para uma Nova Data

1) Acesse a guia Projeto e clique no botão Mover Projeto

2) Na tela Mover projeto escolha uma nova data de início e marque Mover

datas limite se desejar que os prazos finais sejam também deslocados

proporcionalmente para novas datas.

.

Exposição dialogada e experimentação:

2-Criação de Campos personalizados e indicadoresgráficos.

O docente apresenta os diversos tipos de campos, sua utilização, efuncionalidades necessárias para a apresentação do projeto. Após ademonstração os alunos executam as atividades relacionadas aotema, propostas na apostila.

Objetivo: Criação de campos personalizados e indicadores gráficos.

Indicador relacionado à atividade:2-Cria campos personalizados e indicadores gráficos.

Tipos de campos:

• Custo

• Data

• Duração

• Início

• Sinalizador

• Número

• Término

• Texto

• Indicadores Gráficos

Tipos de campos: • Custo – Mostra quaisquer informações personalizadas sobre custos que

se deseja inserir no projeto. Custo padrão é R$0,00

• Data – Mostra quaisquer informações especializadas sobre datas que se

deseja inserir e armazenar separadamente no projeto.

• Duração – Mostra quaisquer informações especializadas sobre a duração

que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto.

• Início – Mostra quaisquer informações específicas sobre a data de início

que deseja inserir e armazenar separadamente no projeto.

• Sinalizador – Indica se uma atribuição está marcada para qualquer ação

ou identificação futura. Opções de Sim ou Não.

• Número – mostra quaisquer informações numéricas personalizadas

inseridas no projeto.

• Término - Mostra quaisquer informações específicas sobre a data de

término que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto.

• Texto – Informações de textos personalizadas que se deseja inserir no

projeto.

• Códigos de estrutura de tópicos 1 a 10- Este campo contém um código

alfanumérico para representar uma estrutura hierárquica de recursos.

Criar um campo personalizado – Parte I

1) Na guia Projeto, grupo Propriedades, clique em Campos Personalizados.

2) Na opção Tipo, escolha o campo Texto.

Será fornecida a lista de valores conforme

imagem ao lado.

3) Renomear, digite “Ordem de Serviço”

Criar um campo personalizado

4) Na exibição Gráfico de Gantt, clique com o botão direito do mouse no local

aonde quer incluir essa nova coluna e selecione Inserir Coluna

5. Na exibição Gráfico de Gantt, clique com o

botão direito do mouse no local aonde quer

incluir essa nova coluna e selecione Inserir

Coluna. Depois é só parametrizar qual campo

será utilizado por essa coluna.

Campo Personalizado – Lista de Valores – Parte II

Uma lista de valores dentro de um campo permite a entrada de dados a partir das opções apresentadas em uma lista, muito utilizada quando iremos pontuar alguma situação do projeto.1) Clique em projeto, Campos personalizados, Texto 2 e Pesquisar. 2) Entre com a lista de valores conforme imagem abaixo:

3) Após digitar os valores, inclua um campo após Ordem de Serviços, e insira a Lista criada.

4) Usando a lista criada

Campo Personalizado – Indicadores gráficos – Parte IIIOs indicadores gráficos são sinalizadores ou símbolos que podem ser utilizados para chamar a atenção rapidamente para algumas tarefas, como orçamento estourado, inicio atrasado, meta atingida.1) Clique na guia Exibir, grupo Dados, Tabelas, Custo.2) Clique na guia Projeto, grupo Propriedades, Campos Personalizados.3) Em campos personalizados clique em Texto34) Clique em Fórmula e em Campo.5) Clique em Custo e na opção Custo.6) Clique em OK. Altere o nome para Custo

Sinalizador

Campo Personalizado – Indicadores gráficos7) Clique em botão indicadores gráficos.8) Selecione na coluna à esquerda a condição desejada, na coluna do meio, o critério, na

coluna à direita, o tipo de sinalizador.

9) Clique em OK e OK para finalizar a edição do campo.

10) Insira uma coluna e configure para Custo Sinalizador.

Campo Personalizado – Fórmulas – Parte IVEm campos personalizados, podemos efetuar operações matemáticas contendo fórmulas de vários tipos: matemáticas, manipulação de textos, funções, condicionais, etc.

(+) – Soma(-) – Subtração(*) – Multiplicação(/) – Divisão(&) – Concatenação Sequência(MOD) – Resto da divisão(\) – Inteiro da divisão(^) - exponenciação(Parênteses) – Separar funções(=) – é igual(<>) – é diferente(<) – menor(>) – maior(AND) – Função lógica E(OR) – Função lógica Ou(NOT) – Função lógica Não.

Fórmula com Campo Tipo Sinalizador(Sim / Não)1) Insira um campo personalizado

2) Altere o nome para Replanejar

3) Clique em fórmula

4) E digite a fórmula

5) Clique em OK.

6) Insira a coluna.

Exposição dialogada e experimentação:

3-Criação de funções matemáticas e condicionais.

O docente apresenta os diversos tipos de funções, as formas decálculos e os campos personalizados para efetuar as funções. Após ademonstração os alunos executam as atividades relacionadas aotema, propostas na apostila.

Objetivo: Criação de campos personalizados com cálculos.

Indicador relacionado à atividade:3. Utiliza funções matemáticas e condicionais.

EMV: Expected Monetary Value

(Valor Monetário Esperado)

O valor monetário esperado (EMV: Expected Monetary Value) é uma

técnica de gestão de risco que pode ser empregue para medir e comparar

os riscos associado a vários aspectos do projecto. O valor monetário

esperado é um técnica de análise quantitativa de risco uma vez que utiliza

valores numéricos para quantificar os riscos, em vez de aproximações

subjectivas tais como, atribuir ao impacto do risco os valores alto, médio ou

baixo.

O EMV é calculado com base em dois números:

•P = Probabilidade de o risco ocorrer

•I = Impacto no projecto se o risco ocorrer. Este valor pode ainda ser

fraccionado em “Ic” para o impacto no custo, “Is” para o impacto no prazo e

“Ie” para o impacto no esforço de trabalho.

Campo Personalizado – VME

1) Clique na guia Projeto, grupo Propriedades, Campos Personalizados.

2) Em campos personalizados clique em Número

3) Clique em Renomear e altere o nome do campo.

4) Clique em agora em Pesquisar


4) Digite o Valor e a descrição.5) Finalize clicando em Fechar.


6) No segundo campo número, altere o nome e clique em Pesquisar.

7) E digite os valores.


8) No terceiro campo número, altere o nome e clique em fórmula.


9) Buscamos o campo Probabilidade e multiplicamos pelo campo Impacto.

10) Inserimos as colunas com os campos criados,e vejam que os valores são calculados automaticamente.

Campo Personalizado – VME – Com SWITCH

Utilizando a fórmula SWITCH para resolver o problema.

Fórmula com condicional IIF – Exemplo 11) Insira um campo personalizado

2) Altere o nome para Visão de Conclusão



5) Clique em OK.

6) Insira a coluna.

Fórmula com condicional IIF – Exemplo 21) Insira um campo personalizado do tipo custo

2) Altere o nome para Multa



5) Clique em OK.

6) Insira a coluna.

Fórmula com condicional Choose1) Insira um campo personalizado do tipo Número

2) Altere o nome para Lista Choose

3) Clique botão Pesquisar e digite os valores

Fórmula com condicional Choose1) Crie outro campo personalizado do tipo Custo

2) Altere o nome para Custo Parcelas

3) Clique botão fórmulas e digite:

Análise de Valor Agregado

(Earned Value)

Uma metodologia de gerenciamento usada para integrar oescopo, o cronograma e os recursos e para medirobjetivamente o desempenho e o progresso do projeto. Odesempenho é medido pela comparação entre o valoragregado e o custo real. O progresso é medido pelacomparação entre o valor agregado e o valor planejado.

PMBOK 2008


(Earned Value)

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Quatro Dimensões Chave

As quatro dimensões chave desenvolvidas e monitoradas

pelo GVA, são: Valor Planejado, Valor Agregado, Orçamento

ao Término(OAT) e o Custo Real.



VP – Valor Planejado ou COTA(custo orçado do trabalho agendado)

É o custo orçado do trabalho agendado, referente às atividades

que devem ser finalizados até um determinado momento do

projeto, ou seja, na data de andamento do projeto. O VP indica a

parcela do orçamento que deveria ser efetivamente gasta ou

incorrida, considerando o custo da linha de base da atividade.

O VALOR PLANEJADO é a LINHA DE BASE de CUSTO do

projeto. Ele representa o orçamento do projeto distribuído ao

longo do Ciclo de Vida do projeto.

Análise de Valor AgregadoVP – Valor Planejado

- Qual o valor do trabalho a ser feito?


CR – Custo Real ou Custo Real do Trabalho Realizado(CRTR)

Vem das informações coletadas de custos realizados. É o custo

incorrido e registrado na execução do trabalho das atividades.

Representa os valores gastos em reais pelo projeto para

agregarmos o que já foi agregado até o momento.


CR – Custo Real

- Quanto já se gastou com o trabalho realizado?


VA – Valor Agregado ou COTR(Custo Orçado do trabalho realizado)

É o custo planejado referente às atividades ou aos pacotes

de trabalho do cronograma, que foram realizados ou

entregues, até um determinado momento do projeto, ou seja, a

data de andamento do projeto. O valor agregado indica

quanto deveria ter sido efetivamente gasto para o que foi

efetivamente realizado no projeto e não considera quanto o

projeto desembolsou para realizar as atividades ou entregar os

pacotes de trabalho. Ele considera o valor que realmente foi

agregado ao projeto.

VA é o valor planejado das atividades realizadas.

Análise de Valor AgregadoVA – Valor Agregado

- Qual o custo estimado com o trabalho efetivamente realizado?


Orçamento ao Término (OAT) ou BAC

É o custo total do trabalho original ou o orçamento

total da linha de base do projeto definido na linha de

base, marcado na data de término do projeto.

OAT é o Valor Planejado (VP) total no último ponto da

Curva-S. Ou então, é o custo da linha de base de todo o projeto.


Variações

As variações mostram diretamente os desvios entre previsto e realizado

(agregado).

Variação de Agenda (VA)

O VA representa o desvio entre o valor agregado (COTR) e o valor

planejado (COTA) na data de status. Ele mostra a quantidade de trabalhoque excedeu ou ficou abaixo do que era previsto.

http://gerentedeprojeto.net.br/wp-content/uploads/2013/04/image.png

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Variação de Custo (VC)O VC representa o desvio entre o valor agregado (COTR) e o custo real (CRTR) na data de status. Mostra o que foi produzido ou executado e que excedeu ou ficou abaixo do custo previsto para entregá-lo.




Índices

Índice de Desempenho de Agenda (IDA)

O IDA (índice de desempenho de agenda) é a divisão entre Valor Agregado

(COTR) e Valor Planejado (COTA). Em outras palavras, representa a taxa

de conversão do valor previsto em valor agregado.

Com base nesta conversão é possível dizer se sua atividade ou projeto está

adiantado, no trilho ou atrasado.




Índice de Desempenho de Custo (IDC)

O IDC (índice de desempenho de custo) é a divisão entre Valor Agregado

(COTR) e o Custo Real (CRTR). Em outras palavras, enquanto o IDA

mostra a taxa de conversão de Valor Previsto em Valor Agregado, o IDC

mostra a relação entre os custos reais incorridos no projeto e os valores

produzidos ou agregados no mesmo período.






Índice de Desempenho a Concluir (TCPI ou IDAC)

O TCPI ou IDAC representa a taxa de desempenho necessária para que o

trabalho restante em uma atividade seja concluído dentro do orçamento

previsto (sem estourar).





Análise de Valor AgregadoPrevisões

Estimativa ao Término (EAT)

É o custo total final projetado baseado no desempenho percebido até a data

de status. O EAT pode ser calculado de formas diferentes, dependendo do

desempenho histórico do projeto e tendências.

O custo projetado ao término do projeto deverá ser o mesmo da linha de base casonão haja variação.

O custo projeto ao término do projeto será calculado com base no desempenho decusto (IDC) até a data de status.






O custo projeto ao término do projeto será calculado com base nas taxas de desempenho de custo (IDC) e prazo (IDA) até a data de status.

Estimativa para concluir (EpC)É o custo previsto necessário para realizar o para o trabalho restante, com base nos desempenho atual e custos já incorridos.

Variação ao Término (VAT)Mostra a diferença entre o OAT (Orçamento ao Término) ou custo de linha de base e a EAT (Estimativa ao Término) para uma atividade.








A Curva-S de Valor Agregado

Com base nas medidas listadas acima é possível traçar a famosa Curva-S do

projeto, fornecendo uma visão de progresso e previsão do projeto.



Análise de Valor AgregadoPreparando o Projeto para utilizar a Análise de Valor Agregado

1) Salve a linha de base

2) Acesse a guia Arquivo(Backstage) e clique em Opções

3) Na lateral da tela, escolha Cronograma

4) Na área Opções de cálculo desse projeto, certifique-se de que a opção

Custos Reais são sempre calculados pelo Project esteja desabilitada

para que os dados reais possam ser inseridos manualmente.

Análise de Valor Agregado5) Permaneça com a tela Opções do Project aberta e clique na guia

Avançado na lateral esquerda da tela;

6) Na área Opções de Valor Agregado desse projeto determine se os

dados de valor agregado(COTR ou BCWP) vão ser calculados com

base no %Concluída ou no campo %Física Concluída;

7) Determine qual será a linha de base de referência para o cálculo de valor agregado.

Análise de Valor Agregado8) Acesse a guia projeto e determine a data de status no botão Data de

Status, ou Informações do Projeto e preencha o campo Data de Status.

Dica: Diferenciar %Concluída de %Física Concluída permite que se tenha um avanço na atividade sob o ponto de vista de custos e trabalho diferente do % agregado para aquele trabalho. Ex: uma atividade pode ter consumido 50% dos recursos e do tempo para agregar somente 35% de produto.

Análise de Valor AgregadoAtualizando o Projeto Através do Valor Agregado.

1) Acesse o Gantt de Controle

2) Acesse a guia Exibição, clique no botão Tabelas e escolha Mais Tabelas

Análise de Valor Agregado3) Escolha a tabela Valor Agregado

4) Selecione a coluna CR(CRTR), acesse a guia Formato e clique no

botão Incluir Coluna.

Análise de Valor Agregado5) Digite Custo Real na coluna inserida para que os dados de custo real

possam ser inseridos no projeto.

6) Insira o campo %Concluída ou %Física Concluída repetindo os passos

4 e 5.

7) Exiba a linha de andamento na data de status do projeto acessando a

guia Formato Linhas de Grade Linhas de Andamento.

Análise de Valor Agregado8) Observe que o valor planejado(VP, COTA ou BCWS) já foi calculado

automaticamente ao se inserir a data de status do projeto( o VP é

calculado como todo o custo previsto do trabalho que deveria ter sido

feito até a data de status);

9) Insira o valor do %concluída da atividade (valor entre 0% a 100% até a

data de status

10) Observe que o valor agregado(VA, COTR ou BCWP) é calculado

automaticamente ao se inserir o percentual concluído (o VA é calculado

multiplicando-se o orçamento da atividade pelo percentual concluído);

11) Insira o valor do custo real até a data de status(é um dado de entrada da análise);

Análise de Valor Agregado12) Observe que o campo CR(CRTR) ou ACWP é calculado

automaticamente ao se inserir o custo real(Campo CR ou CRTR é igual

ao campo custo real, porém não permite entrada de dados);

13) Ao serem inseridos esses dados, o sistema automaticamente calcula os

demais (VA, VC, EAT, OAT e VAT).

Existe um relatório específico para os dados de análise de valor agregado. Esse relatório pode ser exibido na nova guia Relatório,

selecionando o botão custos e escolhendo Relatório de Valor Agregado.

Exercício Análise de Valor Agregado

Abra o Arquivo exercício_análise_valor_agr

egado.mpp

Salve a Linha de Base do projeto.

Desabilite os custos reais.Coloque a data de Status

como 01/11/2017


Exiba a tabela valor acumulado

Insira a coluna Custo Real ao lado esquerdo da coluna

CRTR

Insira a coluna %concluída ao lado esquerdo da coluna

Custo Real inserida

Digite A, B e C = 100%

D e E = 50%F = 25%


Digite os custos reaisA – 200 , B- 250C- 400, D – 120E – 150 , F- 10

Insira a coluna IDA e IDC à esquerda de EAT

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