Gerenciamento de Tempo

Planejamento e boas práticas na gestão de tempo

Gerenciamento de Tempo – Foco

Temos que ter em mente sempre o objetivo do projeto, e saber que em determinados

momentos, alguns problemas poderão ocorrer no entanto o foco principal não deve

ser nunca desviado.

Gerenciamento de Tempo – Restrição Tripla

Gerenciamento de Tempo – Restrição Tripla

Temos que ter clareza ao saber que ao mudar um ponto da restrição tripla os outros provavelmente devem ser ajustados.

Gerenciamento de Tempo – Planejar

• Definir atividades• Entradas

• Linha de base, Fatores Ambientais, Processos, Ativos Organizacionais• Ferramentas

• Decomposição, Ondas Sucessivas, Modelos, Opinião de especialistas• Saídas

• Lista de atividades, Marcos de entregáveis, Atributos dos entregáveis

Gerenciamento de Tempo – Planejar

É considerado como ativo organizacional os históricos de projetos anteriores,

imprescindíveis para o planejamento de atividades

Gerenciamento de Tempo – Planejar

• Sequenciar atividades• Entradas

• Definição das atividades, Escopo do projeto• Ferramentas

• Método de precedência , Caminho Crítico, Determinação de dependência, Modelos de diagramas,

• Saídas• Cronograma, Documentação do projeto,

Gerenciamento de Tempo – Planejar

Gerenciamento de Tempo – Planejar

• Estimar Recursos• Entradas

• Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais, Ativos da organização

• Ferramentas • Opinião especializada, Softwares de gestão (Project, EXCEL, Primavera, ...)

• Saídas• Requisitos, Estrutura analítica, Documentação

Gerenciamento de Tempo – Planejar

• Estimar Tempo• Entradas

• Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais, Ativos da organização

• Ferramentas • Opinião especializada, Estimativa análoga (baseada na experiência), Estimativa

paramétrica (baseada em estatística), Estimativa PERT, Reservas• Saídas

• Duração das atividades, documentação do projeto

Gerenciamento de Tempo – Planejar

Calculo de estimativa PERT

Tempo = ( Pessimista + 4 * Mais Provável + Otimista ) / 6

Gerenciamento de Tempo – Planejar

• Desenvolver cronograma• Entradas

• Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais, Ativos da organização, Estimativa de duração das atividades

• Ferramentas • Analise de rede (CPM), Nivelamento de recursos, Método “E-SE”, Simulação de

antecipações e esperas• Saídas

• Cronograma de execução do projeto, Linha de base, Documentação do projeto

Gerenciamento de Tempo – Planejar

CPM – Critical Path Method

Sequencia de atividades, levando em consideração a regras de precedência que indica o caminho mais longo

de execução das tarefas. Nesse caminho qualquer atraso reflete diretamente nos entregáveis e no final do

projeto.

Gerenciamento de Tempo – Planejar

• Estimar Tempo - Dicas• Caso não seja o recurso que defina o tempo necessário para concluir uma

tarefa, o mesmo não se sentirá comprometido com o tempo. O Gerente de projeto não deve determinar o tempo de execução da tarefa.• Se uma tarefa que leva 2 horas for dimensionada no cronograma com 4 horas

(gordura) a tarefa na realidade levará no mínimo as 4 horas para ser concluída - Lei de Parkinson.• Crie cronogramas sem gordura, caso precise de um tempo adicional para

execução do trabalho coloque no final um buffer de tempo utilizado pelo gerente do projeto.• Estatisticamente existe uma probabilidade maior de uma tarefa atrasar em

relação a antecipar.

Gerenciamento de Tempo – Planejar

Gerenciamento de Tempo – Planejar

Gerenciamento de Tempo – Controlar• Ajuste de mudanças • Reavaliação e realocação de recursos • Comunicação de mudanças

De nada vale todo esse trabalho se não houver controle

Gerenciamento de Tempo – Doenças

• Multitarefa nociva• Tempo de SETUP• Nem toda multitarefa é nociva

• Tem alguém esperando?

Gerenciamento de Tempo – Doenças

• Lei de Parkinson• Se for adicionada gordura ela será utilizada isso é um fato.• Níveis de segurança em cadeia

Gerenciamento de Tempo – Doenças

• Dependência entre tarefas• Toda tarefa depende de outra

Gerenciamento de Tempo – Doenças

• Matemática do gerenciamento de projetos onde 2 + 2 = 5• As coisas nem sempre são o que parecem

Gerenciamento de Tempo – Doenças

• Matemática do gerenciamento de projetos onde 2 + 2 = 5

Gerenciamento de Tempo – Doenças

• Síndrome do Estudante• Também chamada de procrastinação

Gerenciamento de Tempo – Procrastinação

Procrastinação é o ato de deixar para depois alguma tarefa que precisa ser realizada no momento. É o mau habito de deixar para

amanhã o que pode ser feito hoje. Ela pode nos levar a frustrações pessoais e a insucessos profissionais, pode inclusive nos levar a ter

sentimentos de culpa, desajustes, depressão e baixa estima.

http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2012/09/procrastinacao.html

Gerenciamento de Tempo – Procrastinação• Diferente de preguiça e sua origem pode ter como causa.

• Fuga de expectativas negativas;• Falta de capacitação para a tarefa;• Medo de comentário e avaliações de terceiros;• Hostilidade a tarefa ou a pessoa que a solicitou;• Pessimismo;• Depressão;• Perfeccionismo;• Passividade;• Necessidade de aceitação;• Baixa tolerância a frustrações;• Sentimento de injustiça;• Busca de recompensa imediata;• Sobrecarga.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo

“O Tempo Perdido não de encontra nunca mais”

Benjamin Franklin

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• Interrupções. Indicam que você tem valor, amigos ou detém

informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou pessoalmente. Para reduzi-las:• aprenda a dizer NÃO e seja firme;• atenda às pessoas em pé; mantenha a porta da sala fechada;• continue escrevendo enquanto atende alguém;• filtre telefonemas e e-mails; evite ser receptivo a visitantes inesperados;• retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;• use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• Comunicação deficiente. Ocorre quando responsabilidades e

autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:• defina com clareza metas e objetivos;• determine responsabilidades e atribuições;• utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades;• havendo dúvida, pergunte:• procure fazer certo na primeira vez;• forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e

ação imediata;• lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• Reuniões. Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito

tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:• agende as reuniões com antecedência;• convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;• defina a pauta e comunique a todos com antecedência;• determine horário de início e término;• mantenha a pauta e busque a objetividade;• não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;• promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;• registre ata ou memorando com resumo da reunião contendo a assinatura dos

participantes;• faça reuniões curtas em pé.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• Telefone. Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das

interrupções e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:• reserve horários para fazer e receber ligações;• relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;• prepare-se para cada uma das ligações munindo-se previamente de informações;• identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;• deixe recados claros e concisos; concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver

falando, evitando desviar a atenção;• nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar

fazê-lo;• nada de desculpas ou mentiras: • use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;• encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• Celular. Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também

atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:• desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija

concentração;• mantenha-o em vibracall para atender urgências;• utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser

atendidas;• recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em

horários predeterminados;• grave uma mensagem personalizada no correio de voz;• considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para

emergências, mas divulgue o número com seletividade;• evite atendê-lo quando estiver em casa.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• E-mail. Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando

utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:• instale um serviço antispam;• baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários

predefinidos;• responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para

fazê-lo;• utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;• organize pastas diversas para arquivamento;• crie regras de mensagens;• tenha uma assinatura eletrônica;• utilize um corretor ortográfico.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• Internet e intranet. São instrumentos importantes para acelerar a

comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:• avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como Messenger

e Skype;• tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de

mensagens;• atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spywares (programas

espiões);• solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma

irregularidade;• seja seletivo ao assinar boletins eletrônicos e não autorize a divulgação de dados

seus ou da sua empresa.

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• O incansável Whatsapp

• Segundo pesquisas a tecnologia em geral chega a todas até duas horas diárias de produtividade de cada colaborador, mesmo os mais disciplinados

• Da mesma forma do celular, e-mail, Skype e Mensseger, comentados anteriormente, silencie grupos e só verifique as comunicações em tempos pré estabelecidos

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• A pausa para o café

• Os espaços para reuniões informais são fundamentais para conversas mais rápidas que acabam exigindo menos formalidade que uma sala de reunião e mais privacidade que o escritório.

• A “Descompressão” não deve se tornar desconcentração e perda de foco

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• A falta de baias

• O open space está na moda mas é preciso que o público interno tenha maturidade suficiente para trabalhar em um ambiente como esse. Essa formatação pode ser boa para muitas coisas, mas o bate-papo fora de horário acaba sendo frequente.

• Respeite o colega a seu lado, sua privacidade e sua concentração

Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo• O Home Office

• Não é porque nos Estados Unidos a onda do momento é mandar todo mundo trabalhar em casa que o modelo vai funcionar com perfeição por aqui. É preciso observar se há maturidade para administrar o trabalho com o mesmo cuidado e da mesma forma.

• Se você não puder se concentrar e focar nas suas metas em casa esse modelo não serve para você.

Gerenciamento de Tempo – Sugestão de Leitura• http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2011/11/regras-do-bom-ges

tor-de-projecto.html

• http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2009/06/as-cinco-doencas-do-gerenciamento-de.html

• http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2009/10/gestao-de-tempo.html

Marcelo Miranda

• Engenheiro Civil• MBA em Administração de Sistemas para Internet• MBA em Gestão de Projetos• MBA em Finanças, Controladoria e Auditoria• Mestrando em Computação Aplicada - SAD• Diretor comercial e projetos da Unigex

• Blog: http://gestaoeevolucao.blogspot.com• Email : mmiranda@unigex.com.br