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GESTÃO DE ACORDOS COMERCIAIS

Diretoria de Finanças e Controladoriawww.martins.com.br/compras.portalfornecedores

Tesouraria Geral

Portal Fornecedores Martins

1. Funcionalidades

2. Como criar usuário

3. Contas a Pagar (NF’s a pagar pelo Martins)

3.1. Pagamentos Efetivados

3.2. Pagamentos a Realizar

4. Gestão de Acordos Comerciais (Carteira Verbas)

4.1. Descontos Comerciais;

4.2. Relatório Analítico;

4.3. Relatório Sintético;

4.4. Histórico de Acordos;

4.5. Contas a Receber – (Valores a Receber);

4.6. Demais descontos: devoluções (avarias e faltas), serviços de paletização, serviços/mídia efácil, verbas Smart.

5. Como receber arquivos XML de devoluções;

6. Termos e descrições utilizadas;

7. Contatos Financeiro Martins;

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1. Funcionalidades

O Portal fornecedores foi desenvolvido com o objetivo de estreitar ainda mais a parceria entre

o Martins e seus Fornecedores, de forma a atender a anseios e necessidades quanto a

informações de relacionamentos comerciais existente entre ambos, tais como:

I. Facilidade de cadastramento de itens;

II. Cadastramento das tabelas de preço;

III. Agendamento de entregas;

IV. Postagem de EDI’s de NFs faturadas pelos fornecedores;

V. Liberdade de acesso às informações do Departamento Financeiro como pagamentos/descontos

realizados, verbas negociadas;

VI. Acesso aos status e vencimentos das NFs com EDI’s cadastrados no Martins;

VII. Notas fiscais de devoluções faturadas pelo Martins – com acesso às Danfes e arquivos XML.

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1. Funcionalidades – Financeiro Martins

Informamos que as orientações de acesso e consultas contidas nesse manual são voltadas para as

funcionalidades relacionadas ao Departamento Financeiro com objetivo de orientar aos fornecedores a

melhor forma de realização das consultas no portal fornecedores Martins sobre:

I. Pagamentos realizados pelo Martins a seus fornecedores;

II. Status das NF’s faturadas pelo fornecedores e com EDI’s postados no site Martins;

III. Verbas comerciais negociadas / apuradas na carteira de Gestão de Acordos Comerciais;

IV. NF’s de devoluções faturadas pelo Martins e descontadas em NF’s dos fornecedores.

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Portal Fornecedores MARTINS

2. Como criar usuário

Endereço: www.martins.com.br/compras.portalfornecedores

Cadastramento de usuário no portal fornecedores Martins:

Após acessar a página no endereço citado acima, efetuar cadastro de acesso através da opção “Cadastre-

se”, solicitando acesso às opções do Financeiro: Contas a Pagar e Contas a Receber, bem como a opção

Nota Fiscal;

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Tela do portal fornecedores Martins – opção “Cadastre-se”

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Portal Fornecedores MARTINS2. Como criar usuário

Na primeira tela após clicar em “Cadastre-se” – em “Minha Identificação” - inserir asinformações solicitadas e clicar em “Confirmar”.

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Na segunda tela – “Opções de Acessos” - marcar as opções às quais tem interesse eclicar em avançar.I. Financeiro: “Contas a Pagar” e “Contas a Receber”;II. Logística – “Nota Fiscal”: correlacionada a devoluções faturadas aos fornecedores.

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Na terceira tela – “Justificar Acessos” - Descrever o motivo da solicitação de acesso àsopções escolhidas e em seguida clicar em “Confirmar”.

Após esse passo aguardar retorno de e-mail com confirmação das liberações realizadas.

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Portal Fornecedores MARTINS3. Contas a Pagar – NFs. a pagar pelo MartinsEndereço: www.martins.com.br/compras.portalfornecedores

Requisitos para realização de consulta no portal fornecedores Martins:

I. Ter realizado o cadastro de usuário com acesso às opções do Financeiro Contas a Pagar e Contas a

Receber, bem como a opção Nota Fiscal;

II. Ter em mãos dados pertinentes à consulta como: número da nota fiscal, CNPJ de faturamento, códigos

de divisões cadastradas no MARTINS.

Dados disponíveis no portal fornecedores MARTINS quanto a Base Financeira e NFS de devolução:

� O portal disponibiliza consulta aos pagamentos realizados desde o ano de 2007 (datas e forma

pagamentos). Devido a atualização de versão do sistema de pagamentos Martins os detalhamentos

de descontos são visualizados somente a partir de Janeiro/2013 e pagamentos a efetivar somente em

D+4 (com lotes de pagamentos já montados para envio para banco);

� Histórico de acordos/promessas de verbas comerciais e devoluções de DOA emitidas na carteira de

Gestão de Acordos, quitadas e a receber;

� Disponibiliza também base para identificação, cópia e exportação de Danfes pertinentes às notas

fiscais de devoluções emitidas contra os fornecedores no período dos últimos 12 (doze) meses da data

de consulta realizada.

� Opção de cadastro de e-mail para envio de arquivo XML das NFs devoluções faturadas pelo

MARTINS.

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Portal Fornecedores MARTINS3.1. Pagamentos Efetivados

Para consultar os pagamentos efetivados pelo MARTINS, acessar o portal e definir o CNPJ

para o qual deseja identificar quitação.

Obs.: devem ser selecionados individualmente todos os CNPJs do fornecedor, os quais

faturam NFs para o Martins.

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Após definir o CNPJ a consultar, seguir com as opções abaixo:

Acesso – Financeiro – Contas a Pagar - Consultar:


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Na tela que é disponibilizada em Consultar, definir a opção de pesquisa desejada:

� Na opção “Pagamentos”, pode ser informado o período da Consulta através da inserção de “Data

Inicial” e “Data Final”.

� Na opção Notas Fiscais, definir pesquisa pelo “Nro. Nota Fiscal” a qual tem interesse em identificar o

pagamento e possíveis descontos realizados.


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� Informações na opção “Pagamentos”: por período de “Data Inicial” e “Data Final” são apresentadas

em tela, as notas fiscais quitadas no período selecionado e o “Tipo” de pagamento realizado: Boleto ou

DOC/TED.

� Para maiores detalhes do pagamento das NFs apresentadas será necessário clicar na opção “Ver NF”

(Coluna Ação), a qual irá apresentar em tela a linha de pagamento com informações de possíveis

descontos. Ver essa linha nas informações de consulta por NF (pg. 9) .


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Consulta por número de Nota Fiscal:

� Informações na opção “Notas Fiscais”: ao realizar a pesquisa por número de Nota Fiscal, é

disponibilizada a linha de pagamento com informações de descontos realizados na NF. selecionada.

�Para detalhes sobre os descontos realizados clicar sobre a opção “ “Desctos” (Coluna Ação).


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Detalhamento quando há descontos efetivados nas NFs pesquisadas:

� Informações na opção “Notas Fiscais”: ao clicar sobre a opção “Desctos” na coluna de Ação, são

apresentadas em tela as informações dos descontos realizados na NF. pesquisada.

�Para detalhes sobre os descontos clicar sobre o número informado na coluna “Acordo/Nota” para

visualizar os históricos dos Acordos/Promessas ou disponibilização de Danfe quando se tratar de

devoluções na entrega (não conformidade por avaria, falta).


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Históricos do Acordo Comercial informado na opção “Desctos”

� Acordo/Nota: ao clicar sobre o número informado nessa opção é apresentado em tela, os históricos

dos Acordos quando se tratar de verbas Comerciais ou Devoluções de Depósito (DOA) conforme imagem

abaixo.


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Tela de informação quando o desconto é referente a “Devolução na Entrega”:

�“Tipo”: PENDÊNCIA COM DEVOLUÇÃO REVENDA – se refere a NFs de devoluções realizadas na no

momento da entrega (não conformidades por avarias – falta) – observe abaixo.

�Acordo/Nota: quando o desconto for pertinente à Devoluções realizadas no momento da entrega ao

clicar no número informado é disponibilizado a opção de Download de Danfe da NF. a qual originou o

desconto.


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No portal é possível realizar consulta de pagamentos a efetivar em (D+4) através da opção Contas aPagar - “Consultar” seguindo as orientações citadas anteriormente, e também é possível realizar a

consulta das datas de vencimentos das NFs dos fornecedores através da opção “Consultar Nota”;

� Em “Consultar Nota”: as consultas são realizadas individualmente por número de Nota Fiscal e as

informações disponíveis são os dados da NF. pesquisada como status no Martins, data de emissão, valor,

opções de consulta da data de vencimento na aba “Duplicata, Itens da nota fiscal na aba “Itens”, tabela de

descarregamento e dados do recebimento do arquivo XML.

3.2. Pagamentos a Efetivar

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�Em “Consultar Nota”: Preencher os campos “Divisão” clicando na seta desse campo, informar “Nº Nota” e

em seguida informar a data de “Emissão” através da seta disponível nesse campo.

�Observe abaixo que são apresentados os dados da NF. , inclusive a situação da mesma no MARTINS.

�Para identificar o vencimento da NF. pesquisada clicar sobre a aba “Duplicatas”.


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�Em Consultar Nota aba “Duplicata”: na aba de Duplicata é detalhada a data de pagamento da NF de

acordo com as condições de pedido de compra, lead time de entrega, e prorrogações por atraso na entrega

e ajustes para as datas em dias de “quintas-feiras”.


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� Gestão de Acordos Comerciais é a base que se refere à gestão da carteira de verbas comerciais

negociadas com o Martins e a mesma está disponível no portal em Conta a Receber conforme

direcionamento abaixo:

Após definir o CNPJ a consultar, seguir com as opções abaixo:

Acesso – Financeiro – Contas a Receber

4. Gestão de Acordos Comerciais (Contas a Receber)

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Em Contas a Receber são fornecidas várias informações de verbas comerciais negociadas com o Martins

como:

� Descontos Realizados : na opção “Descontos” é disponibilizado relatório das verbas comerciais

recebidas através de descontos nas NFs dos fornecedores;

� Históricos de recebimento dos Acordos: na opção “Histórico de Acordos” é disponibilizado o histórico da

verba comercial desde a data de emissão do acordo, vencimento, tipo de verba, NF em que foi quitada.

� Relatório das verbas comerciais com apuração sobre faturamento com demonstração Analítica e

Sintética: nas respectivas opções de “ Faturamento Anal.” e “ Faturamento Sint.”.

� Relatório de verbas comerciais vencidas e a vencer na carteira de Gestão de Acordos Comerciais: na

opção “Valores a Receber”.


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4.1. Consulta na Opção “Descontos”: na opção “Descontos” é disponibilizado relatório das verbas

comerciais recebidas através de descontos nas NFs dos fornecedores;

� Após escolher essa opção, na página seguinte informar em “Fornecedor”, a divisão cadastrada na

qual tem interesse em consultar as programações das verbas comerciais.

� Em seguida será apresentada tela para que seja definido o período e o tipo/status de desconto a ser

consultado: Desconto “Associado” e Desconto “Efetivado” os quais estão detalhados nas próximas

páginas.


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� Desconto “Associado” – o relatório gerado apresenta as verbas/acordos comerciais que estão

associadas no sistema de Gestão de Acordos Comerciais às NFs do fornecedor, mas que no

entanto, ainda não estão efetivados/inseridos no sistema de pagamentos do Martins;

� Desconto “Efetivado” – o relatório gerado apresenta as verbas/acordos comerciais que estão

provisionados e efetivados/inseridos nas NFs dos fornecedores junto ao sistema de pagamentos

do Martins (independente de estarem quitadas ou não).


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� Desconto “Associado” – relatório de verbas comerciais “Associadas”, ou seja, provisionadas no

sistema de Gestão de Acordos Comerciais não implantadas no sistema de pagamentos do

Martins.


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� Desconto “Efetivado” – relatório de verbas comerciais que estão provisionadas e efetivadas no

sistema de pagamentos do Martins (independente de estarem quitadas ou não).


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4.2. Consulta na Opção “Relatório Analítico”:

Na opção “Relatório Anal.” é disponibilizado relatório das NF’s que compõem a base de faturamento

utilizada para Cálculo das Verbas Comerciais do Acordo de Fornecimento (Investimento Estratégico,

Cooperação Comercial, Aniversário Martins e Bônus de Crescimento);

Importante: O relatório é composto por item faturado na NF do fornecedor, ou seja, se uma nota fiscal

possuir mais de um item faturado, no relatório a NF será informada em mais de uma linha.


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Para acessar o relatório analítico, após escolher essa opção definir a divisão a qual tem interesse em

consultar e em seguida selecionar as opções de nº Contrato (cadastrado no Martins), Cláusula a consultar

Abrangência (TODOS), Entidade e Período de apuração da verba pesquisada e clicar em “Consultar”;


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� Na tela seguinte observar que para um período de faturamento (Data Inicial – Data Final), podem

ocorrer mais de uma apuração em face às entregas realizadas pelos fornecedores fora do mês de

faturamento das NFs (exemplo: faturamentos Junho entregues em meses posteriores);

� As apurações de verbas sempre são realizadas considerando o mês de faturamento das NFs.


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� Para visualização do relatório, basta clicar sobre o período e apuração realizada. Sugerimos escolher

sempre a última apuração do período de interesse.

� Observe abaixo modelo do relatório de faturamento analítico o qual pode ser exportado para análise e

formatação em Excel.


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4.3. Consulta na Opção “Relatório Sintético”:

� Na opção “Relatório Sit.” constam as informações de faturamentos e de apurações de forma sintética .

� Para visualizar o relatório sintético, após marcar essa opção seguir os mesmos passos do relatório

analítico e em seguida efetuar pesquisa do período de faturamento e apuração desejados.


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4.3. Consulta na Opção “Relatório Sintético”:

� No relatório apresentado em tela, são fornecidos os dados de faturamento do período, percentual de

apuração e valor de verba gerado.

� No caso do relatório abaixo observar que ocorreram diversas apurações para o período selecionado e a

cada apuração é correlacionado o valor apurado e o “Acordo” gerado para recebimento da verba.

� Em histórico de acordos iremos observar o detalhamento de geração e recebimento da verba dos acordos.


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4.4. Consulta na opção “Histórico de Acordos”:

Em Histórico de Acordos são detalhadas as informações de origem da verba, destino, vencimento, e quitação

nos casos em se tratando de desconto em “Duplicata” (Nota Fiscal) do fornecedor.

� Para acessar os histórico dos Acordos, clicar em Contas a Receber – Histórico de Acordos e na tela

seguinte escolher a divisão a ser consultada, em seguida selecionar o Acordo ou informar o número do

mesmo na opção Filtro e clicar em consultar.


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� Veja abaixo histórico pertinente a “Acordo” gerado através de apuração de verba do Acordo de

Fornecimento.


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� Atenção: nos acordos quitados através de desconto em duplicata (Nota Fiscal), observar nos Históricos

que alguns são detalhamentos de “Acordos Substitutos”. Nesses casos para identificar a origem/destino

das verbas, consultar sempre os “Acordos Originais” citados nos históricos desses acordos substitutos;

� Veja no caso abaixo que para identificar a origem/destino da verba, há necessidade de consultar o

histórico do Acordo Original: 758710 (veja em seguida);


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� Observe que o “acordo original” tem as informações de emissão da verba, bem como o valor total

negociado, os acordos substitutos gerados para recebimento e em quais NFs do fornecedor :


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4.5. Consulta na opção “Valores a Receber”:

� Em “Valores a Receber” é disponibilizado relatório com todas as verbas comerciais e devoluções de

DOA que constam em aberto na carteira de Gestão de Acordos Comerciais (vencidos e a vencer), as

quais o Martins tem a receber do fornecedor;

� O relatório informa os números dos Acordos, data de emissão, data de vencimento, tipo de

desconto/verba e o valor emitido, bem como informações de pagamentos quando quitados

parcialmente.

� Para acessar o relatório de Contas a Receber seguir os seguintes passos: FINANCEIRO – CONTAS A

RECEBER – Valores a Receber – na tela seguinte “selecionar uma divisão” a consultar. Em seguida o

sistema irá disponibilizar relatório com as informações de verbas comerciais a serem quitadas junto ao

Martins .

� Com esse relatório é possível identificar as verbas comerciais negociadas com o MARTINS, Acordos de

DOA (devoluções) e pesquisá-las no relatório de Histórico de Acordos para identificar o detalhamento do

acordo consultado.


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� Tela de seleção da divisão;


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� Tela do relatório com Valores a Receber: basta selecionar os dados, copiar e colar no excel.


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4.6. Demais descontos: devoluções (avarias e faltas), serviços de paletização, serviços/mídia efácil, verbas Smart.

� Devoluções (avarias e faltas): descontos detalhados no portal como “Pendência com devolução

Revenda”, pertinentes à devoluções faturadas pelo MARTINS quando há ocorrência de não

conformidade no momento do recebimento de NFs dos fornecedores. Danfes disponíveis no portal

fornecedores;

� Serviços de Paletização: se referem a cobrança pertinente a serviços prestados aos fornecedores

quanto a paletizações e ou repaletizações de itens entregues sem conformidade com o “Manual Técnico

de Fornecimento” citado no Acordo de Fornecimento assinado com o Martins e também disponibilizado

no portal fornecedores na base de Gestão Fornecimento;

� Serviços/Mídia efácil: se tratam de descontos relacionados a verbas e ou serviços de mídia negociados

com o departamento de e-commerce do Martins (www.efácil.com.br);

� Verbas Comerciais Smart: são verbas comerciais negociadas com a Rede Smart Varejos (empresa que

faz parte do SIM) e que o comercial do fornecedor autoriza descontos em NFs faturadas ao MARTINS.


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ARQUIVOS XML DEVOLUÇÕES

Com o objetivo de atender à exigência do fisco no envio de arquivos XML de NFs faturadas pelo Martins, foi disponibilizado no portal base de cadastro para que os fornecedores informem os e-mails que têm interesse em receber os arquivos XML das mesmas;

� Para realizar o cadastramento dos e-mails destinos dos arquivos XML no portal, ir em Acesso – NotaFiscal – Nota Fiscal Eletrônica – Forma de Envio;

� Tela de Acesso à base Nota Fiscal:

5. Como receber arquivos XML de devoluções

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ARQUIVOS XML DEVOLUÇÕES

5. Como receber arquivos XML de devoluções

� Tela de acesso à base de “Forma de Envio” para cadastro de e-mail para MARTINS enviar Danfes das NFs de devoluções.

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ARQUIVOS XML DEVOLUÇÕES5. Como receber arquivos XML de devoluções

� Tela de cadastro de e-mail para envio de arquivos XML Danfes das NFs de devoluções.

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Termos e descrições utilizadas

6. Termos e descrições;

� Termos utilizados pelo MARTINS:

� SIM: Sistema Integrado Martins – termo utilizado para informar sobre empresas que compõem o grupo MARTINS;

� GAC: Gestão de Acordos Comerciais – departamento responsável pela gestão das verbas comerciais negociadas com o Martins - originadas pelo Acordo de Fornecimento, negociações pontuais com o departamento de compras e devoluções faturadas aos fornecedores;

� TESOURARIA: área responsável pela gestão dos processos de pagamentos e recebimentos relacionados a fornecedores e clientes Martins, na qual está inserido o departamento GAC.

� Supply Chain: área responsável pela gestão logística no Martins;

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� Termos referente Descontos:� Pendência com Devolução Revenda: é referente a devolução faturada na entrega;

� Deduction Fornecedor Troca FP(forma pagamento): significa que a verba e acordo informados são pertinentes a “Acordo” que foi emitido originalmente com a forma pagamento Ordem de Pagamento e que foi substituído para Desconto em Duplicata;

� Serviço Paletização Mil: se refere a cobrança de serviços de paletização realizados em produtos entregues pelo fornecedor;

� Negociação Smart: se refere a verbas comerciais negociadas com a Smart Varejos Ltda. – empresa do SIM;

� Devolução de Depósito: se refere a acordos emitidos para recebimento de devoluções de DOA/logística reversa de produtos vencidos, com defeito de fábrica respaldadas por cláusula do Acordo de Fornecimento;

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� Descontos:� Negociado em Compras: se refere a verbas comerciais negociadas originalmente em

pedidos de compras os quais são informados nos históricos de Acordos e devem ser tratados junto ao comercial e Supply Chain Martins;

� Investimento Promocional: se refere a descontos de verbas comerciais implantadas manualmente pelo departamento GAC o qual envia o detalhamento das mesmas aos representantes/financeiro dos fornecedores;

� Recebimento de Serviços efácil: se refere a cobrança de verbas comerciais e serviços de mídia acordados com o departamento de e-commerce (www.efácil.com.br) do SIM voltado a pessoa física;

� Recebimento de Serviços B2B: se refere a cobrança de verbas comerciais e serviços de mídia acordados com o departamento de e-commerce (www.martins.com.br) do SIM voltado a pessoa jurídica.

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Contato Financeiro Martins

7. Contatos Financeiro Martins:

� Departamento Tesouraria - Gestão Acordos Comerciais:

� Marcelo Fernandes de Andrade

Fone: 34-3218-1737

E-mail: [email protected]

� Patrícia Cristina Silva Ferreira

Fone: 34-3218-1876

E-mail: [email protected]

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