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Consultor: Breno Roberto
Gestão de Documentos
Controle de Documentos e Registros
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Objetivos
1) Capacitar os participantes no Controle de Documentos
e no Controle de Registros
2) Favorecer a retenção de conhecimentos desenvolvidos
na organização;
3) Contribuir para planejamento organizacional durante a
execução dos processos.
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Atendimento a Norma de Certificação
ISO 9001:2008
Requisitos
4.2.3 Controle de Documentos
4.2.4 Controle de Registros
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Atendimento a Norma de Acreditação
RN 277 – Em várias dimensões
1. A OPS possui procedimento documentado (08
citações)
2. Requisito 6.2.6 – Os colaboradores da área de
atendimento possui manuais...
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Conceitos
Documento
Informação (dados significativos) e o meio no qual ela
está contida.
(NBR ISO 9000:2005)
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Importância
Definem os padrões com que os processos são
executados.
Padrões baseados nas melhores práticas respaldados
também por requisitos regulamentares (legislação).
Retenção de Conhecimento e História da Organização.
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Importância
O que acontece se uma organização não
documenta seus processos?
Pode perder seu conhecimento
acumulado durante anos se os
colaboradores forem embora.
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Porque Controlar Documentos?
• Documentos atualizados disponíveis
• Documentos obsoletos recolhidos
•Organização de documentos eletrônicos e
impressos
•Agilizar emissão e revisão de documentos
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Etapas do Controle de Documentos
1. Elaboração
2. Aprovação
3. Análise Crítica, atualização e reaprovação
4. Controle de Revisões
5. Disponibilização para Consulta
6. Controle de documentos de origem externa
7. Controle de documentos Obsoletos
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1. Elaboração de Documentos
•Elaborado por pessoa que tenha
conhecimento adequado
•Linguagem simples
•Sejam baseados nas melhores práticas
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2. Aprovação
•Deve ser realizada antes do documento
ser colocado em uso.
• Realizada por pessoa com
responsabilidade e autoridade para tal.
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3. Análise Crítica, atualização e reaprovação
•Para garantir atualização dos documentos
•Devem ser identificados os responsáveis
por cada etapa do processo (Controle
Histórico).
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4. Controle de Revisões
•Alterações devem ser identificadas no
documento.
•Identificar o número da versão após
revisão.
•Realizar para melhoria de resultados
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5. Disponibilização para Consulta
•Devem estar disponíveis nos locais de uso.
•Cópias em meio físico devem ser controladas
com critérios específicos em sua identificação.
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5. Disponibilização para Consulta
•Disponível em meio eletrônico - intranet ou
GED (Gerenciamento Eletrônico de
Documentos)
•Podem ser separados por processos e setores
• Uso de Indexação (Sigla documento +sigla de
processo/Setor + numeração sequencial).
Ex: POP CAD 001 – Cadastro de
Beneficiários
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5. Disponibilização para Consulta
•Lista de Documentos deve ser mantida para
informar situação atual da revisão do
documento.
Lista Mestra de Documentos:
1. Fornecida pelo Software Informatizado;
2. Planilha de Excel.
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6. Controle de Documentos de Origem Externa
•Monitorar atualizações
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6. Controle de Documentos de Origem Externa
•Documentos inerentes ao serviço prestado
pelo setor
•Normas técnicas
•Normas regulamentares
•Manual de equipamentos ou softwares
•Documentos de terceiros
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6. Controle de Documentos de Origem Externa
•Lista de Legislação
Exemplo/Formulário Modelo
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Documentos do Sistema de Gestão da
Qualidade
• Mapas de Processo;
• Cadeia Cliente Fornecedor;
• Procedimentos Operacionais Padrão;
• Procedimentos Sistêmicos;
• Manuais;
• Estatutos.
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7. Controle de documentos Obsoletos
• Cópias de documentos cancelados ou
revisados devem ser destruídos ou
identificados como obsoletos.
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Conceito
Registro
Documentos que apresentam resultados obtidos ou
fornece evidências de atividades realizadas.
(NBR ISO 9000:2005)
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Importância Registros
• Registros são um tipo especial de documento
e devem ser controlados
• Registros devem ser estabelecidos e mantidos
para prover evidências da conformidade com
requisitos e da operação eficaz do sistema de
gestão da qualidade
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Controle de Registros
• Registros devem ser mantidos legíveis,
prontamente identificáveis e recuperáveis.
• Registros também são realizados nos diversos
softwares disponíveis na instituição.
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Controle de Registros
1. Identificação do Registro: nome do registro
conforme formulário utilizado
2. Controle Elaboração: Quem faz e revisa o
documento
Podem ser listados e através dos seguintes
dados serem controlados:
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Controle de Registros
3. Meio do Registro: Cópia eletrônica ou física?
4. Local de Armazenamento: Endereço eletrônico
ou arquivo físico (local) – formulário em branco
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Controle de Registros
5. Proteção: Qual controle de acesso? Restrito?
Irrestrito?
6. Local de Arquivamento: Endereço eletrônico
ou arquivo físico (local) – formulário preenchido
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Controle de Registros
7. Tempo de Retenção: Quanto tempo deve ser
guardado?
Legislações, Normas Técnicas
8. Recuperação: Em caso de consulta, onde
achar?
Rastreabilidade
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Controle de Registros
9. Disposição dos Registros:O que acontece
depois do tempo de retenção?
Descarte? Armazenamento em outro setor?’
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Controle de Registros - Cuidados
• Os registros da qualidade devem ser
preenchidos de forma legível;
• Armazenados em condições adequadas a fim de
prevenir danos, deterioração e perda;
• Ser recuperados a qualquer tempo (de acordo
com o tempo de retenção).
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Atividade
Classificar os documentos
da lista me Documentos
(D) e Registros (R)
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Rua Chapecó, nº 156 Prado - Belo Horizonte, MG – CEP
30.411-153
@iagsaude IAG Saúde
(31) 3241-6520 [email protected]
Breno Roberto