Gestão de projetos básico

Aprenda, compreenda, lembre e aplique

conceitos importantes de gestão de projetos de forma simples.

Gerenciamento de

Projetos

Conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos

Importância do gerenciamento do projeto

10 áreas do conhecimento

Aplicação de gestão de projetos na minha função

Gestão do tempo

Do que iremos falar:

Antes de começarmos....

O que é projetos para você?

Projeto? “Um projeto é um esforço

temporário , com um inicio e um

fim definido que visa criar um produto,

serviço ou resultado exclusivo.

O que é

Projetos x Operações

Temporário Único

Contínuo Repetitivo

Tipos de projeto

Gestão “É a aplicação de conhecimento, habilidade,

ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim

de atender às suas demandas, sendo realizado por meio da

integração dos seguintes processos: iniciação, planejamento, Execução, monitoramento e

controle, e encerramento.”

de projetos?

O que é

Fonte: (PMI 2008)

O guia Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK é um livro que apresenta um conjunto de práticas em gestão de

projectos ou gerenciamento de projetos publicado pelo Project Management Institute e constitui a base do

conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI

Por que gestão de projetos é importante?

Por que Gestão de projetos é importante?

Diminuir os estouros de orçamento

Controlar o Escopo do projeto

Aumentar a taxa de sucesso dos projetos

Alinhar a comunicação com todos os stakeholders

Ciclo de vida do Projeto

Monitoramento e Controle


Iniciação/ Implantação

Processo que formaliza a existência do projeto para a organização, define seus

objetivos, suas principais entregas, nomeia o gerente do projeto e a

equipe de suporte e inicia o processo de implantação.

O que é feito? - Estudo do Edital - Levantamento de Requisitos - Sensibilização - Equipe de apoio definida


Planejamento

Processo que determinará o que deve

ser feito, por quem será feito,

quanto custará, e como deve ser feito de um modo mais detalhado

O que é feito? - Desenvolvimento do plano de custos - Desenvolvimento do cronograma/ EAP - Plano do Projeto - Formação da equipe contratada


Execução/ Operação

É o Desenvolvimento das atividades previstas no planejamento,

é a transformação dos planos em entregas para atingir os objetivos definidos na implantação

O que é Feito? - Realização do cronograma

- Aquisições para a execução do projeto

- Aplicação de solução

- Sessão de risco



É a conferencia dos resultados da execução com relação ao planejamento. É também onde se observa se na execução há

possíveis problemas e desvios que possam influenciar os

resultados do projeto

O que é feito? - Relatórios - Reunião de acompanhamento - Acompanhamento in loco - Gestão de mudanças


Encerramento

Processo que formaliza o encerramento do projeto ou da

fase do projeto. Pode ser pelo fim do contrato ou por

cancelamento seja pelo cliente ou pela empresa

O que é feito? - Desmobilização

- Encerramento formal do projeto

- Lições aprendidas

Portfolio, Programa, Projeto

Áreas do conhecimento

Integração Comunicação

Risco

Aquisição

Recursos Humanos

Qualidade

Escopo Custo

Stakeholders Tempo

Gerenciamento do Escopo

Escopo refere-se ao trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificas.

O processo de gerenciamento do Escopo

contempla a Coleta de requisitos, definição do escopo, criação da EAP, verificação e controle do Escopo.

Tudo que esta fora do escopo e é executado

é chamado Goldplating.

“É a garantia de que o projeto contemple apenas

o trabalho necessário para atingir os objetivos e

terminar o projeto com sucesso.”

Iniciação


Operação Planejamento Encerramento

Definir o Escopo

Criar a EAP

Desenvolver relatório de Resultados

Controle de mudanças escopo

Reunião de alinhamento

Gerenciamento do Escopo

Desenvolver Relatório de avanço

Coletar requisitos

Controlar Escopo

Validar Escopo

O que é EAP?

“Estrutura Analítica de Projetos (EAP), é uma ferramenta de decomposição do

trabalho do projeto em partes manejáveis. É estruturada em

níveis orientada às entregas (deliverables) que precisam ser

feitas para completar um projeto.

A EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto.

A EAP não deve ser criada apenas pelo GP, e sim por outros membros da equipe que conheçam bem o produto.”

EAP

Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:

Subprojeto

Fase

Pacote

Atividade

Marco

EAP


Subprojeto: São grandes entregas dentro de um

mesmo projeto. Quebrar um projeto grande em

subprojetos garante uma gestão mais eficaz! Fase

Pacote

Atividade

Marco

EAP


Subprojeto

Fase: A fase é a segunda divisão do projeto temos como boa

prática, um marco ao fim de toda fase. Ela pode ser divida

nas fases do Projeto, Iniciação, Planejamento, Monitoramento, Execução, Encerramento, ou pacotes de fornecimento, separação geográfica, escala de tempo ente outras.

Pacote

Atividade

Marco

EAP


Subprojeto

Fase

Pacote: É as entregas do projeto, sempre deve ser

escrita no substantivo, Ex. Formação

Educadores, Site, Portfolio Impresso... Atividade

Marco

EAP


Subprojeto

Fase

Pacote

Atividade: É o nível mais baixo da EAP, é nele onde

evidenciaremos as ações a serem feitas para alcançar as

entregas definidas na atividade. É sempre escrito como verbo e

deve ser estar lincado com um “pai”. Para uma entrega-pai

ser concluída, obrigatoriamente todas as tarefas filho devem ter sido concluídas.

Marco

EAP


Subprojeto

Fase

Pacote

Atividade

Marco: São atividades especiais do cronograma

com duração zero, é um ponto de passagem de fase

ou avanço no projeto, é também um importante

ponto de verificação/avaliação.

10 Mandamentos da EAP

I- Cobiçarás a EAP do Próximo II – Explicitarás todas as entregas, inclusive as necessárias ao Gerenciamento III – Não usaras os nomes em vão IV – Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no dicionário da EAP V – Decomporás ate o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle necessário para a entrega da fase

VI – Não decomporás em demasia, de forma que o custo/tempo de planejamento e controle não traga o beneficio correspondente VII – Honrarás o Pai VIII – Decomporás de forma que a soma das entregas dos componentes filho correspondam à entrega do elemento pai IX Não decomporás em somente uma entrega X – Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de uma entrega

Fonte: Xavier (2009)

Gerenciamento do Tempo

O gerenciamento do tempo visa

definir e sequenciar as atividades, Estimar recursos e duração,

desenvolver e controlar cronograma.

o andamento das execuções das atividades no cronograma, é uma

atividade que tem o envolvimento de todos os membros da equipe do

projeto.

Todo o membro da equipe do projeto é

responsável por sinalizar o avanço do cronograma nas atividades

que são de sua responsabilidade.

“São os processos que vão garantir que o projeto

seja executado e entregue no prazo planejado.”

Iniciação



Definir Atividades

Desenvolver Plano de trabalho

Realizar Atividades Encerrar Cronograma


Registrar avanço

Inserir Questão


Gerenciamento do Tempo

Sequenciar Atividades

Desenvolver Cronograma

Controlar Cronograma

Sequenciar atividades

Criando Dependências:

Temos 3 tipos de dependências:

Obrigatórias: hard-logic, impreterivelmente uma coisa tem que acontecer antes da outra.

Arbitrarias

Externas

Parede construída Parede pintada



Temos 3 tipos de dependências: Obrigatórias

Arbitrarias: São com base nas melhores praticas de mercado, ou na facilidade para a execução da equipe do projeto

Externas

Site Revista Eletrônica



Temos 3 tipos de dependências: Obrigatórias

Arbitrarias

Externas: São aquelas que envolvem relações de dependência

entre atividades dentro e fora do controle do projeto.

Oficio Cliente Inicio do atendimento

Caminho Critico

É o trajeto com menor folga, isto é, o caminho com

maior numero de atividades interligadas, este deve

ser sempre seu foco, pois o atraso de uma atividade esta diretamente relacionado ao atraso de um conjunto de outras.

Gestão do tempo

Como faço para gerenciar minhas atividades no projeto?

Registro de atividades no cronograma Desenvolvimento de plano de ação (questão) Reunião de acompanhamento Diário de atividades

Gerenciamento de Custos

O gerenciamento de custos

contempla planejar, estimar, monitorar e controlar os custos do projeto utilizando

metodologia e técnicas que devem ser definidas claramente para toda a equipe do projeto.

“É composto por 3 etapas: A estimativa do custo do projeto, a confecção do

orçamento e o controle do projeto e correções.”

Iniciação



Estimar custo

Desenvolver Plano de trabalho

Realizar Atividades Desenvolver relatório

Controlar os custos

Desenvolver Relatório de avanço

Gerenciamento do Custo

Desenvolver plano orçamentário

Gerenciamento da Qualidade

Inclui os processo e as atividades da organização que determinam as

politicas, objetivos e as responsabilidades de modo

que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido.

O Gerenciamento da qualidade

contempla o planejamento, a Realização da garantia e o controle da qualidade.

“Qualidade é a medida pela qual o projeto

preenche aquilo que foi requerido pelo cliente.”

Confuso??

Escopo

Custo Tempo

Gerenciamento da Qualidade

Iniciação



Desenvolver Plano de qualidade

Realizar panorama do projeto


Desenvolver Relatório de Avanço

Auditoria de processos


Gerenciamento da qualidade

Realizar garantia da qualidade

Controlar a qualidade

Gerenciamento de Recursos Humanos O Gerenciamento de Recursos Humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a

equipe do projeto.

A equipe do projeto consiste nas pessoas com papeis e responsabilidades para a conclusão do projeto, este processo consiste em:

desenvolver o plano de recursos humanos, mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto

“O envolvimento e a participação dos membros

da equipe desde o inicio agrega seus

conhecimentos durante o processo de planejamento e fortalece o compromisso

com o projeto.”

Iniciação



Definir Equipe do projeto

Formação inicial da Equipe local

Formação continua da Equipe local

Reunião de alinhamento in loco

Gerenciamento do Recursos Humanos

Desmobilização da equipe local

Desenvolver equipe

Gerenciar equipe

Planejar o gerenciamento RH

Gerenciamento de Stakeholders

O gerenciamento de stakeholders tem por objetivo identificar e gerenciar todos os

envolvidos no projeto com poder de

influenciar as ações.

Os processos incluem a

Identificação das partes interessadas, Planejamento, gerenciamento e controle do envolvimento dos

stakeholders no projeto de modo garantir o alinhamento de expectativas e comunicação.

“Stakeholder é qualquer pessoa ou

organização que tenha interesse ou seja

afetado pelo projeto da empresa”

Iniciação



Identificar os stakeholders

Planejar Ger. dos Stakeholders

Gerenciar Stakeholders

Controlar stakeholders


Gerenciamento do Stakeholders

Gerenciamento da Comunicação

Inclui os processos necessários para

assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletas, distribuídas, armazenadas,

recuperadas e organizadas de maneira apropriada.

Podendo ser:

Interna/Externa

Formal/Informal

Vertical/Horizontal

Oficial/Não Oficial

Escrita/Oral

Verbal/Não verbal

“Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre os diversos stakeholders no

projetos, conectando vários ambientes culturais e

organizacionais, diferentes níveis de conhecimento e diversas perspectivas e

interesses na execução ou no resultado do projeto”

Iniciação



Plano de comunicação

Gerenciar comunicação

Registros (ATA, diário de bordo...)


Gerenciamento da comunicação

Informar os evolvidos suas atividades

Arquivar documentação gerada no lugar adequado

Mantenha um canal de comunicação aberto

Certifique-se que a mensagem foi compreendida

Como garantir uma comunicação eficaz?

Gerenciamento de Risco

O risco é qualquer

evento incerto ou

condição que possa afetar o seu projeto, seja de modo positivo ou negativo.

O risco do projeto é

sempre no futuro, e

quando ocorrem são considerados incidências.

“Nem todos os riscos são negativos, alguns eventos ou condições

podem ajudar o projeto, quando isso ocorre chamamos de

risco da OPORTUNIDADE”

Iniciação



Identificação de riscos iniciais

Sessão de Risco

Acompanhamento de plano de resposta ao risco

Gerenciamento de Risco

Gerenciamento de Aquisição

O Gerenciamento de Aquisições do Projeto é responsável por cuidar

das compras e aquisições de produtos, serviços ou resultados necessários para a realização do trabalho. Inclui os processos de:

Planejar, conduzir administrar e encerrar as aquisições.

“Inclui tanto o processo de compra quanto a administração dos

contratos ”

Iniciação



Plano de Aquisições Conduzir aquisições

Controlar aquisições

Gerenciamento da Aquisição

Encerrar Aquisições

Gerenciamento da Integração

“É a junção de todas as demais áreas do conhecimento.”

O Gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades

necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e

atividades Inclui características de unificação,

consolidação, articulação e ações integradoras que são essenciais

para o término do projeto, gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas e atender aos requisitos.

Iniciação



Desenvolver Plano do Projeto

Dirigir e o orientar o trabalho do Projeto

Encerrar Projeto



Gerenciamento da integração

Desenvolver termo de abertura

Realizar kickoff

Lições aprendidas

Controle integrado de mudanças

Em resumo....

Os grupos de processos e as áreas de conhecimento, são a chave para que todo o projeto aconteça com o mínimo de problemas

possível.


7 passos para gerenciamento do projeto

Definição de um projeto

Planejamento do escopo

Planejamento do cronograma

Planejamento dos Recursos Humanos, Aquisições e Custos

Planejamento da Comunicação e dos Riscos

Execução, Monitoração e Controle do Projeto

Encerramento do Projeto

Produziu todas as entregas planejadas

Foi contemplado dentro do cronograma aprovado

Foi executado dentro do orçamento aprovado

Foi entregue de acordo com todas as especificações funcionais, de performance e de qualidade

Alcançou todas as suas metas, objetivos e propósitos

Atingiu todas as expectativas das partes interessadas

O que é um projeto bem sucedido?

Por que tudo isso é tão

importante?

Tente adivinhar o que é essa imagem....

“Equipes de projetos precisam agir em um conjunto harmonioso, apesar de suas diferente

funções”

Equipe de projetos

Seja confiável

Mantenha o seu gerente de projetos informado sobre seu progresso

Seja flexível e disposto a mudar

Compartilhe informações e recursos com a sua equipe

Respeite os estilos de trabalho de outras pessoas

Seja positivo

Gestão de projetos básico

Leadership & Management

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