Gestão de Tecnologia da Informação nas Empresas e no

Governo Federal

LUCAS RODRIGUES DOS SANTOS

Faculdades IESGO

BSI – Bacharelado em Sistemas de Informação

6º Semestre

Gestão em Tecnologia da Informação

Resumo: O objetivo deste artigo é a contribuição da Tecnologia da Informação (TI)

como suporte à gestão de Tecnologia da informação nas empresas. O planejamento na

gestão da TI desempenha papel essencial no dia a dia de todas as atividades

empresariais, porém nem sempre este planejamento é correto ou sequer é feito. A

governança de TI é fundamentada em visão holística que reflete no gerenciamento da

tecnologia os preceitos de governo da esfera estratégica. A aplicação de estruturas de

gestão nos processos de TI é refletida na corporação como aumento de produtividade.

Também citar a gestão da tecnologia da informação no governo como um tópico

relevante e como uma questão central da administração e política públicas.

Palavras Chaves: Gestão, tecnologia da informação, Organização.

Introdução

A Tecnologia da Informação conquistou, sem dúvida, um importante espaço na

visão estratégica empresarial. Ter disponíveis ferramentas de TI capazes de

efetivamente trazer benefícios para a empresa, tornou-se uma obrigação para aqueles

que desejam sobreviver ao ambiente competitivo. Estas ferramentas traduzem-se em

Sistemas de Informações (SI’s) que podem abranger toda a empresa ou parte dela.

Disponibilizar eficazmente tais ferramentas requer uma árdua tarefa de planejamento do

gestor de TI, que deve ter a correta percepção das informações requeridas nas diversas

subdivisões da organização, além de procurar satisfazer tais necessidades enxergando

suas implicações no longo prazo. Ter a informação certa no momento exato pode livrar

a organização da falência ou colocá-la em posição de destaque junto aos clientes e

consumidores. Fica nítida a importância do uso da TI e dos SI’s na perseguição dos

objetivos da empresa, utilizando eficientemente os recursos disponíveis.

O ambiente empresarial, em nível mundial e nacional, tem passado por

profundas mudanças nos últimos anos, as quais têm sido consideradas diretamente

relacionadas com a TI. Essa relação engloba desde o surgimento de novas tecnologias,

ou novas aplicações, para atender às necessidades do novo ambiente, até o aparecimento

de oportunidades criadas pelas novas tecnologias ou novas formas de sua aplicação.

Nesse novo ambiente, empresas de vários setores têm considerado imprescindível

realizar significativos investimentos em TI, passando a ter seus produtos, serviços e

processos fundamentalmente apoiados nessa tecnologia." (ALBERTINI, 2001).

Embora não existam estatísticas sobre os gastos do governo federal do Brasil em

tecnologia da informação, é possível que o Brasil seja o país que, atualmente, mais

investe em tecnologia da informação entre os países em desenvolvimento. Mesmo

assim, pouco se sabe sobre o quanto o país está investindo em tecnologia da informação

anualmente e quais os órgãos governamentais que mais investem em TI.

O artigo abordará a gestão da tecnologia da Informação, o conceito e o papel da

TI, o planejamento de Sistemas de Informação nas empresas e no Governo federal, e

depois serão apresentadas as conclusões deste trabalho de acordo com o conteúdo do

mesmo.

Tecnologia da Informação e Sistemas de Informação

O termo tecnologia significa um "conjunto de conhecimentos, especialmente

princípios científicos, que se aplicam a um determinado ramo de atividade" [Ferreira

(2004)], enquanto que para o mesmo autor a informação, no âmbito da informática,

designa uma "coleção de fatos ou de outros dados fornecidos à máquina, a fim de se

objetivar um processamento", e numa contextualização mais generalista, é o "Ato ou

efeito de informar (-se); informe", ou são "Dados acerca de alguém ou de algo".

Com os esclarecimentos acima podemos chegar a um entendimento da expressão

Tecnologia da Informação como um complexo de recursos e conhecimentos científicos,

técnicos e computacionais para gerar, transformar e utilizar os dados e as informações.

No contexto organizacional, a TI é mais específica, conquistando valor

estratégico, é tida como um composto de processos, materiais e ferramentas do

conhecimento técnico e científico utilizados pelas empresas para fazer maximizar

resultados, aumentar a produção, potencializar a criação e o desenvolvimento, e

capacitar à gestão administrativa e tecnológica, utilizando de maneira abrangente

pacotes de dados, de diversas tipologias, oriundos de diversas fontes, obtidos por

diversos métodos, que após um processo sistematizado de tratamento, organização,

manipulação e alterações quantitativas ou qualitativas resultam em informações que

auxiliam nos processos decisórios e nos planejamentos.

As vantagens do uso de SI`s são muitas:

- Forma rápida e precisa de processar transações e de realizar a comunicação (seja entre

máquinas ou entre humanos);

- Capacidade de reduzir a sobrecarga de informações ao mesmo tempo de conseguir

expandir as fronteiras incorporando dados externos;

- Fornece suporte para a tomada de decisões.

Toda essa abrangência e potencial impacto nas organizações coloca o gestor de

TI numa posição capaz de influenciar fortemente todas as outras áreas da organização

através de suas decisões de investimento decorrentes do planejamento da TI na empresa.

As decisões tomadas por ele surtirão efeitos, bons ou ruins, em todas as áreas e poderão

significar vantagem competitiva ou a falência da organização.

Gestão da Tecnologia da Informação

O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais

complexo e menos previsível, e cada vez mais dependentes de informação e de toda a

infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de

dados. A tecnologia está gerando grandes transformações, que estão ocorrendo a nossa

volta de forma ágil e sutil. É uma variação com conseqüências fundamentais para o

mundo empresarial, causando preocupação diária aos empresários e executivos das

corporações, com o estágio do desenvolvimento tecnológico das empresas e/ou de seus

processos internos. A convergência desta infra-estrutura tecnológica com as

telecomunicações que aniquilou as distâncias, está determinando um novo perfil de

produtos e de serviços.

O principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações é

a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e

conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Os sistemas de

informação mais modernos oferecem às empresas oportunidades sem precedentes para a

melhoria dos processos internos e dos serviços prestados ao consumidor final [Adriana

Beal].

O novo desafio dos gestores de TI, está no alcance de metas e objetivos

organizacionais específicos, ao invés de satisfazer requisitos de usuário muitas vezes

não relacionados aos objetivos organizacionais, passando a ser um profissional que fale

em clientes, concorrência global e retorno sobre investimento, perdendo a fixação do

diálogo em apenas plataformas, computação cliente/servidor e orientação a objetos e

outras mais, combinando ainda habilidades de liderança e comunicação com

conhecimentos técnicos e do negócio, capaz de exercer um papel decisivo em todas as

questões de gestão da informação e de aprimoramento dos processos organizacionais.

Gestão da Informação

A evolução da importância da informação nas organizações ocorreu da seguinte

forma: na década de 50, considerava-se a informação um requisito burocrático

necessário, que contribuía para reduzir o custo do processamento de muitos papéis; nos

anos 60 e 70, via-se a informação como um suporte aos propósitos gerais da empresa,

que auxiliava no gerenciamento de diversas atividades; a partir das décadas de 70 e 80,

passou-se a compreender a informação como um fator de controle e gerenciamento de

toda a organização, que ajudava e acelerava os processos de tomada de decisão, e, da

década de 90 até os dias atuais, passou-se a reconhecer a informação como um recurso

estratégico, uma fonte de vantagem competitiva para garantir a sobrevivência da

empresa.

Há poucas décadas, existia um ambiente menos instável, onde tudo se

processava de maneira mais lenta, mas que, a partir do início dos anos 90, novos fatores,

como a abertura aos produtos estrangeiros, concorrentes mais agressivos, fornecedores

mais fortes e clientes mais exigentes, tornaram o mercado mais dinâmico e competitivo.

Para assegurar a permanência e os lucros, as organizações resolveram adotar

uma estratégia inovadora, apoiada com firmeza na informação, então compreendida

como um capital estratégico, que possibilitava às empresas conhecerem seu próprio

ambiente, mercados, consumidores e competidores

Gestão estratégica da informação, portanto, significa o uso da informação com

fins estratégicos para obter vantagem competitiva. Ao se analisar o cenário em que as

empresas estão inseridas, é possível constatar o quanto a turbulência deste as pressiona,

fazendo-as interagirem com um ambiente em constante mutação, que oferece tanto

oportunidades quanto ameaças. De fato, é de vital importância que os gestores usem a

informação como instrumento que lhes permita conhecer melhor a empresa e o

ambiente competitivo em que atua, de modo que, identificando as ameaças e

oportunidades nele presentes, possam desenvolver ações capazes de dar uma solução

eficaz à turbulência ambiental.

Obstáculos ao uso da TI na gestão das pequenas empresas

É evidente a importância de se usar a TI nas pequenas empresas como um

instrumento capaz de criar e sustentar a competitividade. No entanto, devido à limitação

financeira, nem todos os recursos da TI são acessíveis a este segmento (BERALDI,

2002).

Por se entender que o principal entrave à expansão da informatização nas micro

e pequenas empresas é a dificuldade financeira (SEBRAE, 1998), convém avaliar se a

infra-estrutura da tecnologia a ser implantada é cara e complexa em relação às

particularidades destas organizações.

Em virtude de o fator financeiro ser de grande relevância no contexto das

pequenas organizações, porque seus recursos são limitados (WELSH e WHITE, 1981;

FULLER, 1996; SEBRAE, 1998; THONG, 2001; BERALDI, 2002; SEBRAE, 2003),

sobretudo quanto ao ambiente computacional (PALVIA e PALVIA, 1999), a escolha da

tecnologia deve estar de acordo com o tipo do negócio em questão. Ademais, é

importante não considerar a tecnologia como um gasto desnecessário e sim como um

investimento, pois, quando os recursos de informática são bem aplicados, podem ajudar

a empresa a reduzir custos, tornando-a mais eficiente e produtiva (GUIA DE

TECNOLOGIA, 2003).

Há alguns mitos, citados pelo Guia de Tecnologia (2003), que precisam ser

superados pelos pequenos e microempresários, tais como:

- a tecnologia é cara e requer grandes investimentos;

- a tecnologia é difícil, exigindo um pouco de conhecimento;

- há necessidade de um técnico para tomar conta dos equipamentos;

- o uso de ferramentas tecnológicas não é seguro;

- o negócio não exige tecnologia.

De acordo com o resultado obtido em uma pesquisa realizada em pequenas

empresas hoteleiras, a maior dificuldade encontrada na utilização da tecnologia da

informação é a resistência por parte dos funcionários. Tal resistência deve-se à falta de

treinamento e explicações - anteriores à sua implantação - sobre os benefícios que esta

traria às atividades rotineiras, levando os funcionários a pensar que poderiam perder

seus postos de trabalho para a tecnologia da informação, à cultura tradicional da

empresa em como realizar suas tarefas e à mudança devido a provável e temerosa

percepção da alteração do modo operacional (PRATES, SARAIVA e CAMINITI,

2003).

De acordo com Beraldi (2002), para que a implantação da tecnologia da

informação ocorra de modo eficiente, nas pequenas empresas, alguns obstáculos

precisam ser superados, a saber:

- não padronização de processos e operações;

- desconhecimento do proprietário acerca dos benefícios que a TI pode proporcionar

em termos de maior controle;

- dificuldade em associar os produtos de TI disponíveis no mercado com seu ambiente

flexível e informal, uma vez que estes são projetados para as empresas de grande porte e

exigem alto grau de padronização e formalização de processos e tarefas;

- falta de produtos que atendam a suas necessidades de maneira simples e com preço

acessível, em razão de terem sido criados sem levar em conta suas características e,

finalmente,

- carência de recursos para investir em tecnologias, pois, como a maioria das

pequenas organizações sequer conhece as fontes de recursos disponíveis para este tipo

de investimento, sua obtenção torna-se quase inacessível.

Vantagens da utilização da TI na gestão das pequenas empresas

Atualmente, alguns mitos já foram superados e argumentos favoráveis aos

investimentos em tecnologia são analisados. Algumas das principais vantagens para as

pequenas empresas empregarem seus recursos em tecnologia da informação podem ser:

- automatizar tarefas específicas, que passam a ser realizadas em menos tempo,

resultando na diminuição do custo, da monotonia de executar tarefas repetitivas, na

melhora do processo produtivo, por focar as tarefas mais importantes, obtendo maior

produtividade (ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994; GUIA DE TECNOLOGIA,

2003) e aumento da competitividade (PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003);

- auxiliar o gerente a testar algumas decisões antes de colocá-las em prática, propiciar a

melhoria das informações para tomada de decisões, tornando-as mais acuradas,

disponibilizar a informação em tempo oportuno e aprimorar o controle interno das

operações e capacita o reconhecimento antecipado de problemas (ZIMMERER e

SCARBOROUGH, 1994);

- possuir atendimento satisfatório ao cliente: decorrência de uma tecnologia bem

aplicada, que, por satisfazer o cliente, pode torná-lo fiel, mesmo sem o uso de sistemas

complexos de fidelização empregados em grandes empresas. Pode-se utilizar, de modo

eficiente, uma tecnologia simples e acessível às micro e pequenas organizações como

uma linha telefônica e um identificador de chamadas, que possibilita identificar o

cliente e oferecer-lhe um atendimento personalizado (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003;

ZIMMERER e SCARBOROUGH, 1994);

- integrar o uso da tecnologia que pode proporcionar vendas maiores para clientes

potenciais, talvez por levarem o processo de compra para portais que fazem transações

eletrônicas entre empresas ou por meio de compras eletrônicas (GUIA DE

TECNOLOGIA, 2003);

- utilizar a internet como uma ferramenta capaz de expandir mercados, essencial para a

comunicação com parceiros de negócios e clientes, um recurso disponível às

organizações de todos os portes, inclusive às micro e pequenas empresas (GUIA DE

TECNOLOGIA, 2003; BERALDI, 2002).

Destacam-se entre os fatores de êxito na utilização da tecnologia da informação

em pequenas organizações, a percepção da necessidade de seu emprego pelos usuários e

o apoio da cúpula administrativa. Mesmo resistindo inicialmente, após a implantação da

tecnologia da informação, os usuários e os dirigentes percebem sua importância nos

processos, à medida que esta aumenta a capacidade de trabalho, levando a empresa a

aumentar sua competitividade. Apesar de, na maioria das organizações, considerar-se a

tecnologia da informação como um custo e não uma vantagem competitiva, constatou-

se numa pesquisa realizada, que os níveis hierárquicos superiores apoiaram o processo

de implantação a partir do momento que constataram que não haveria outra maneira de

permanecer no negócio, caso não melhorassem os controles gerenciais e aumentassem a

produtividade (PRATES, SARAIVA E CAMINITI, 2003).

Um argumento que as micro e pequenas empresas usam para evitar a tecnologia

da informação é de que é algo complexo e que representa um alto custo para o negócio.

Entretanto, com a crescente evolução tecnológica houve um grande avanço em termos

técnicos e também de interface com os usuários, o que tornou seu uso cada vez mais

simples. Além disso, as ferramentas de informática estão mais acessíveis a cada dia que

passa, não sendo mais exclusivas apenas das organizações de grande porte (Guia de

Tecnologia, 2003).

Destaca-se que, embora as empresas estejam visualizando como a tecnologia da

informação pode ser útil, ainda não conseguiram avaliar, em termos de custo/benefício,

o investimento realizado. Os benefícios estão relacionados com a melhoria de

compreensão das funções produtivas, principalmente o aumento da satisfação do

usuário, em melhoria de controles dada pelo aumento de velocidade de resposta

(PRATES, SARAIVA e CAMINITI, 2003).

Política nacional de gestão da tecnologia da informação

Tem sido constatado que, mesmo nos países desenvolvidos, alguns deles não

têm uma política nacional para a gestão de seus grandes projetos de tecnologia da

informação. No Brasil é, também, desconhecida uma política nacional orientada nesse

sentido, o que nos leva a presumir que as falhas de projetos de TI devem ser

corriqueiras.

Deficiências associadas com a gestão de projetos de tecnologia da informação na

administração pública federal têm sido documentadas, principalmente nos países

desenvolvidos. Contudo, pouca informação tem se tornado disponível sobre a presença

ou ausência de práticas que levam a esses resultados inadequados.

Nos países desenvolvidos tem havido um certo controle da tecnologia da

informação por algumas agências governamentais. Nos EUA, por exemplo, órgãos

como o General Accounting Office (GAO), que corresponde no Brasil ao Tribunal de

Contas da União (TCU), e o Office of Technology Assessment (OTA), uma espécie de

escritório federal de avaliação de tecnologia, são periodicamente requisitados pelo

Congresso americano para desenvolver estudos detalhados sobre os esforços em

tecnologia.

além das falhas de projetos de tecnologia da informação no setor público e de

relatórios questionando os seus benefícios, se há algum, dirigentes de instituições

públicas têm percebido a falta de uma evidência clara sobre os impactos positivos da TI,

já que em muitos casos os sistemas de tecnologia da informação não apresentam os

benefícios. Ademais, é comum se deparar com a divulgação de todas as possíveis e

impossíveis vantagens da tecnologia da informação, porém é raro se deparar com uma

avaliação crítica de projetos de tecnologia da informação, principalmente na esfera do

governo. Por essa razão, muitas vezes tem-se que utilizar informações de avaliações

independentes, que sugerem que as falhas são em número significante.

A definição de uma política destinada a identificar boas práticas para a gestão da

tecnologia da informação tem proporcionado mudanças significativas na forma como

agências federais planejam, gerenciam e adquirem tecnologia da informação como parte

de suas responsabilidades gerenciais de recursos de informação.

Diante da complexidade do tema, aqui apenas o primeiro elemento, ou seja,

gestão de investimentos em TI, será considerado. No tocante ao processo de

investimento e à identificação de boas práticas que possam ser usadas por agências

governamentais visando alcançar a prestação de serviços, com sucesso, e um retorno de

investimento positivo, algumas fases são consideradas, como demonstrado na figura 1.

Figura 1

Processo de investimento

Na fase de seleção, a agência governamental deve determinar prioridades e

decidir que projetos devem ser financiados, com base em prioridades de desempenho e

qualidade. Os custos, benefícios e riscos de todos os projetos de tecnologia da

informação são avaliados e ordenados. Na fase de controle, todos os projetos são

comparados em estágios similares de desenvolvimento. A fase de avaliação, por sua

vez, compara o desempenho atual contra estimativas, com o propósito de identificar

áreas em que decisões futuras podem ser melhoradas.

O gerenciamento de sistemas de informação como investimento é uma prática

que pode levar a definir como o governo mede os serviços prestados e o retorno em

investimento. Lembrar que deve haver um equilíbrio entre tecnologia e técnicas

gerenciais, embora tanto a tecnologia quanto as técnicas gerenciais sejam importantes.

Boa parte da literatura sobre gestão de tecnologia

da informação tende a focalizar mais as técnicas destinadas a gerenciar o uso da

tecnologia em detrimento da tecnologia em si. Essa visão tem levado a considerar que

as falhas em sistemas de tecnologia da informação têm a ver mais com uma gestão

pobre do que com uma tecnologia inadequada.

Conclusões

A Tecnologia da Informação está permeando a cadeia de valor, em cada um de

seus pontos, transformando a maneira como as atividades são executadas e a natureza

das interligações entre elas. Aos administradores cabe o alerta do Charles Wang, "que a

TI mudou tudo que você aprendeu sobre gestão, e está achatando milhões de

administradores que deixaram de conformar-se ao inevitável. Infelizmente forças assim,

não abrem exceções, nem mesmo para você, talvez principalmente para você".

A dificuldade das organizações entrevistadas com o problema de priorização de

Sistemas de Informação; problema este que, bem tratado, pode trazer reais benefícios na

gestão dos recursos de TI nas organizações e consequentemente na gestão da empresa

como um todo.

Quanto maiores e mais eficazes forem as ações empresariais que envolvam a

Tecnologia da Informação e os Sistemas de Informação, mais próxima a empresa estará

de ter êxito em suas atividades e alcançar seus objetivos.

Apesar do aumento do número de pequenas organizações que utilizam a TI no

gerenciamento de seus negócios, percebe-se que poucas conseguem efetivar o potencial

que esta ferramenta proporciona em relação à vantagem competitiva, pois o seu uso está

voltado às tarefas operacionais e rotineiras e não a atividades do processo estratégico.

Desta forma, faz-se necessário o desenvolvimento de pesquisas que abordem a

utilização da TI como uma ferramenta estratégica nas empresas de pequeno porte, que

pode auxiliar o dirigente das pequenas empresas a elaborar, implementar e controlar

estratégias, a monitorar o ambiente e tomar decisões, proporcionando assim uma

possível vantagem competitiva a este segmento de empresas.

Em relação ao governo, o que se observa é que está investindo bastante em

tecnologias destinadas a controlar a vida dos cidadãos, como sistemas de arrecadação de

tributos e vários outros, obtendo deles as informações de que necessita. Porém, é

necessário que o governo se preocupe, também, com tecnologias em que os cidadãos,

por seu uso, obtenham do governo as informações e os serviços de que necessitam.

Referências Bibliográficas

Livro: Governança de TI – Tecnologia da Informação

Autor: Peter Weill, Jeanne W. Ross

Livro: Governança Avançada de TI na Prática

Autor: Ricardo Mansur

Livro: Gestão e Liderança Para Profissionais de Ti

Autor: Pedro Tavares Silva, Catarina Botelho Torres

Titulo: Tecnologia da Informação no Governo Federal

Autor: José Rodrigues Filho e Natanael Pereira Gomes

http://ocotidianodaburocracia.com.br

Titulo: A tecnologia da Informação como suporte à gestão estratégica da informação na

pequena empresa.

Revista de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação

Vol. 1, No. 1, 2004, pp. 27-43

http://www.revistasusp.sibi.usp.br

Titulo: Gestão da Tecnologia da Informação

Revista Gestão Empresarial

http://www.guiarh.com.br/p62.htm

"A informação tecnológica pode ser a

maior ferramenta dos tempos modernos, mas é o julgamento de

negócios dos humanos que a faz

poderosa" Charles B. Wang.