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Gestão doTempo

Adaptação e tradução para português

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objetivos Eu aprenderei técnicas que me ajudarão a

conduzir o meu trabalho em vez de apenas gerirem o meu tempo.

Eu aprenderei a construir uma estrutura para desenvolver a Missão e a Visão que darão motivo e direção ao meu trabalho.

Eu aprenderei a priorizar as minhas atividades mais importantes de forma a aumentar significativamente a minha eficácia.

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O processo dos 6 passosLigar-se à missão

Rever papéis

Identificar objetivos

Organizar a semana

Trabalhar integramente

Avaliar

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O relógio e a bússolaO relógio

compromissos

reuniões

horários

objectivos

Actividades

O que fazemos e como gerimos o tempo.

A bússola

visão

valores

princípios

consciência

direção

O que achamos importante e como

levamos nossas vidas.

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Gestão de tempo tradicional 1ª geração— notas e checklists

2ª geração— planeamento e preparação

3ª geração — planeamento, priorização e controlo

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1º geraçãoIr na corrente

Baseado em lembretes

Atento a registar o que se vai fazendo com o nosso tempo

Notas simples e checklists

Levar as listas consigo e ordenadas de forma a lembrar

Tarefas incompletas transferidas para amanhã

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1º geraçãoPontos fortes

flexível Ajustado a pessoas Não sobre-estruturado Menor stress Registos de “a fazer”

Fraquezas Sem estrutura real As coisas “caem em

buracos” Os compromissos sofrem É feito pouco De crise em crise As primeiras coisas a

serem feitas são as que estão mesmo à sua frente

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2ª GeraçãoPlaneamento e Preparação

Registo de calendários e compromissos

Eficiência no planeamento de objectivos e planeamento antecipado

Marque reuniões, escreva os compromissos e identifique datas limite

Coloque a informação no pc ou na rede

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2ª GeraçãoPontos Fortes

Registo de compromissos e reuniões

Mais resultados através de planeamento e definição de resultados

Reuniões e apresentações mais eficazes devido ao planeamento

Fraquezas Coloca os horários acima

das pessoas Consegue mais do que

você quer, não necessáriamente do que é necessário

Pensamento independente. Pessoas são meios ou barreiras

Primeiras coisas– as que estão planeadas

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3ª geraçãoPlaneamento, Prioritização e Controlo

Gaste tempo classificando valores e prioridades

Estabeleça objectivos a curto, médio e longo prazo para atingir valores prioritizados numa base diária

Utilize uma variedade de ferramentas com formulários detalhados para o planeamento diário

Consegue mais em menos tempo – mas ainda assim sente-se frustrado

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3ª geraçãoPontos Fortes

Assume responsabilidade pelos resultados

Liga-se a valores Utiliza o poder dos

objetivos a curto, médio e longo prazo

Transforma valores em objectivos e ações

Fornece estrutura e ordem à vida

Fraquezas Pode levar a um falso

sentimento de controlo e orgulho

Pode levar a sentimentos de culpa e desbalanceamento de papéis

Menor flexibilidade e espontaneidade

Primeiras coisas definidas pela urgência e valores

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4ª geraçãoGestão da Vida

Coloca pessoas à frente de horários e bússolas à frente de relógios

Utiliza o melhor das gerações1, 2, e 3

Você quer uma vida de significado e contribuição mas bem balanceada

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4ª geraçãoElementos

eficácia principios liderança relacionamentos As primeiras coisas

devem estar em 1º lugar

Porquê a necessidade de uma 4ª geração na gestão do tempo?

Bom, uma boa definição de insanidade é

“continuar a fazer as coisas da mesma forma

e esperar resultados diferentes”.

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Compreendendo o tempo“Um não dito com a maior das convicções é

melhor que um sim dito apenas para agradar, ou o que é pior, apenas para evitar

problemas.”

Mahatma Gandhi

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Compreendendo o tempo“Porquê ter um registo do tempo?

memória

energia

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Compreendendo o tempo

I.

Quadrante de__________

II.

Quadrante de__________

III.

Quadrante de__________

IV.

Quadrante de__________

Urgente Não Urgente

imp

ortan

ten

ão

imp

ortan

te

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Compreendendo o tempoVá para o quadrante II

Quadrante I—gestão: o quadrante das necessidades; as coisas são urgentes e importantes

quadrante II—liderança e qualidade: o quadrante do foco; as coisas são importantes mas não urgentes

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Compreendendo o tempoVá para o quadrante II

quadrante III—(EVITE): o quadrante das desilusões; as coisas são urgentes mas não importantes

quadrante IV—(EVITE): o quadrante do desperdício; as coisas não são nem urgentes nem importantes

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Vá para o quadrante II

Ligue-se à missão

Reveja os papéis

Identifique objetivos

Organize a semana

Exercitar integridade

Avaliar

Como chegar lá ? Pelo processo dos 6 passos

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O que é o mais importante ?

O que dá significado à sua vida ?

O que você quer ser e quer fazer da sua vida ?

Considere a imagem global. A chave paa esta ligação tem a

ver com a clareza da sua visão

relativamente a perguntas do tipo:

1º passo: ligue-se à visão e à missão

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2º passo: identifique seus papéis

Nós desempenhamos papéis importantes no trabalho, na família, na comunidade ou noutras áreas de nossas vidas

Os papéis representam responsabilidades, relacionamentos e áreas de contribuição

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3º passo: selecione os objectivos do quad II para cada papel

Qual a coisa mais importante que eu poderia fazer em cada papel e que teria o maior impacto positivo ?

Considere os relacionamentos para cada papel

Reveja uma lista de ideias “talvez”

Identifique os passos necessários para atingir objectivos de longo prazo

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4º passo: organize a semana A tradução dos altos objetivos do quad Ii exige

uma estrutura

A maioria das pessoas estão sempre tentando encontrar tempo nos seus quadrantes I /III sempre cheios

Move-se, delega-se, cancela-se e adia-se – sempre com esperança de “colocar as primeiras coisas em primeiro”

O segredo é agendar as suas prioridades e não priorizar a sua agenda

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4º passo: organize a semanaElementos distintivos de uma semana com

objetivos eficazes

Podem ser tanto uma área de foco como actividades específicas

São normalmente objetivos do quad II em vez dos típicos “to-do’s” ou items de tarefas diárias

São gerados pela consciência

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Pistas para começar o seu diaPista #1

Antecipe a sua agenda— oriente-se:

Reveja a sua bússola

Olhe para o dia no contexto da semana

Renove o seu poder de responder a mudanças de uma forma significativa

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Pistas para começar o seu diaPista #2

priorize: identifique atividades em QI ou QII—mantenha QIII eIV fora da sua agenda

Enfatisa o paradigma da importância

Mantem-no consciente de suas escolhas

Entenda que a priorização inclui apenas items que colocou na sua estrutura

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Pistas para começar o seu diaPista #3

Planeamento do T: Atividades sensíveis ao tempo do lado direito, qualquer outra atividade temporal do lado esquerdo

Ajuda a um agendamento de decisões eficaz

Ajuda a estar sensível a compromissos

Melhor uso do seu tempo: a importância sobrepõe-se à urgência !

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5º passo: seja integro no momento

Devo executar o meu plano ou efectuar alterações sugeridas pela consciência ?

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Que objetivos atingi?

Que desafios encontrei?

Que decisões tomei?

Coloquei “as primeiras coisas em 1º lugar “?

Para ter sucesso deve fazer com que o sucesso de uma semana seja o

alicerce da semana seguinte. No final

da semana interrogue-se:

6º passo: avalie

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6º passo: avalieDiferentes formas de avaliação

Assinale obetivos atingidos na bússola semanal

Mantenha um registo diário e analise-o

Reveja as bússolas de semanas passadas

Faça perguntas específicas da sobre a sua actuação

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6º passo: avalieAvaliação semanal

O que aprendi desta semana como um todo?

Será que os meus objetivos são realistas embora desafiadores?

Fui eficaz na comunicação interna na empresa?

Tive sucesso na manutenção de uma perspectiva no Quadrante II?

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Pensamento final

Uma viagem de 1.000Km começa com um simples passo.

Lao-Tzu

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