Gestao do tempo e organizacao do trabalho

Educação Corporativa com Foco em ResultadosEducação Corporativa com Foco em Resultados Educação Corporativa com Foco em ResultadosEducação Corporativa com Foco em Resultados

Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

Luiz Augusto Costacurta Junqueira

CEO

[email protected]

Luiz Augusto Costacurta Junqueira

CEO

[email protected]


• Pense no que programou para fazer amanhã .......

• Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem 6 meses de vida

• Como fica sua programação para amanhã?

• O tempo é um bem inelastico

• Vivemos como se o tempo não tivesse limites

• Todos nós temos 24 horas para gastar

“É um bem socializado”

• Pense no que programou para fazer amanhã .......

• Às 18 horas você foi ao médico e ficou sabendo que tem 6 meses de vida

• Como fica sua programação para amanhã?

• O tempo é um bem inelastico

• Vivemos como se o tempo não tivesse limites

• Todos nós temos 24 horas para gastar

“É um bem socializado”


Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos.

Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem tempo para si próprio, para a família e muito menos para os amigos.

Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava. Podia se dedicar a si, à família e aos amigos.

Hoje, quanto mais rico, mais o homem trabalha. E não tem tempo para si próprio, para a família e muito menos para os amigos.

O Futuro do Trabalho:Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial

Domenico De Masi

O Futuro do Trabalho:Fadiga e ócio na sociedade pós-industrial

Domenico De Masi

Começando...Começando...


O que é luxo hoje? No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros de muitas cilindradas ou os barcos. Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o espaço, o silêncio, a autonomia e a segurança. Esses são os grandes luxos para o século 21.

Domenico De Masi

O que é luxo hoje? No passado, luxo podia ser dinheiro, os carros de muitas cilindradas ou os barcos. Hoje as coisas raras são sobretudo o tempo, o espaço, o silêncio, a autonomia e a segurança. Esses são os grandes luxos para o século 21.

Domenico De Masi

Os luxos do Século XXIOs luxos do Século XXI


Tempo do Executivo: O Que Há de NovoTempo do Executivo: O Que Há de Novo

• Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista• Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha• O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra

tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo• Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do

problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema.

• Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é solução para curto prazo

• As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio do ano

• Está Chegando ao fim o enfoque puramente mecanicista• Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempo que se ganha• O uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra

tendência clara. É a diferenciação da concorrência, via administração do tempo• Não dá mais para se tentar envolver apenas o Executivo/Gerente na solução do

problema administração do tempo; sua secretária, seus subordinados, seus superiores, são elementos fundamentais para, em conjunto, resolver o problema.

• Quando se fala em solucionar problemas de administração do tempo é fundamental que se busque a causa do problema; tratar apenas os efeitos é solução para curto prazo

• As interrupções nem sempre são problemáticas; suspender toda e qualquer interrupção pode representar a perda da oportunidade de fechar o maior negócio do ano


• A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de executivos eficazes

• Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara tendência

• A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez mais presente

• A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio

• A programação de apenas 70/80% do dia costuma ser uma das características de executivos eficazes

• Usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida é outra clara tendência

• A utilização da mais moderna tecnologia de informação/comunicação está cada vez mais presente

• A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de uma tecnologia, mas pelo uso que se faz dela para aumentar a receita ou diminuir a despesa do seu negócio


Grupos de 4Grupos de 4

• Qual o maior Problema?

5 Minutos

• Qual o maior Problema?

5 Minutos


Que É Mais Importante: Trabalho ou Família? Quanto Tempo Dedicar a Cada Um?

Que É Mais Importante: Trabalho ou Família? Quanto Tempo Dedicar a Cada Um?

• Se você souber que vai morrer dia 30/07....• Se você souber que vai morrer dia 30/07....• O que fazer ou como fazer?• O que fazer ou como fazer?

• Objetivos prioridades atividades?• Objetivos prioridades atividades?• Importância atividade = Tempo dedicado a ela?• Importância atividade = Tempo dedicado a ela?

• Você sabe dizer não? E o sim?• Você sabe dizer não? E o sim?

• Urgente = apareceu de repente?• Urgente = apareceu de repente?

• Você começa o dia pelo assunto mais importante?• Você começa o dia pelo assunto mais importante?

• Marca momento de início e fim de cada atividade?• Marca momento de início e fim de cada atividade?

• O que acontece quando entra de férias?• O que acontece quando entra de férias?• Quanto tempo para rotina e inovação?• Quanto tempo para rotina e inovação?• Qual o percentual do seu dia costuma programar?• Qual o percentual do seu dia costuma programar?• Ganhar tempo ou usar bem o tempo?• Ganhar tempo ou usar bem o tempo?

AutodiagnósticoAutodiagnóstico


ATIVIDADES/TAREFAS IMPORTANTES E

URGENTES

ATIVIDADES/TAREFAS IMPORTANTES E

URGENTES


Urgente

Menos Urgente

Importante

I Crises Projetos com prazos determinados Atividades sob pressão externa Conflito com clientes significativos Situações de conflito ou atrito com

familiares ou amigos Cobrança de resultados decisivos

II Prevenção de problemas, proação Planejamento Prospecção de oportunidades Fortalecimento de relacionamentos e amizades Busca de novas formas de atuação Reflexão e avaliação de sua forma de proceder

Menos

Importante

III Interromper seu trabalho com freqüência

para atender os outros Atividades de efeito a curto prazo Trabalho levado para casa que poderia ser

feito no dia seguinte Resposta imediata a todas as solicitações

vindas de terceiros

IV Manter-se ativo para parecer que trabalha duro Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo Hiperatividade social no trabalho Arquivo morto Fofocas com vizinhos Visitas sociais por obrigação

Matriz do TempoMatriz do Tempo


Você é kairos ou chronos? Você é kairos ou chronos?

Usando seu tempo com prazerUsando seu tempo com prazer

• Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo

• Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades

• Kairos tem a ver com valores e quantidade no uso do tempo

• Chronos tem a ver com horários, atrasos, prazos e duração de eventos e atividades


Aproveite e curta seu tempo!Aproveite e curta seu tempo!

• Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do kairos é o que se obtém desse tempo.

• Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou e o quanto resta desse mesmo tempo

• Tempo é algo para ser experimentado, e a essência do kairos é o que se obtém desse tempo.

• Já o chronos está preocupado com o quanto se gastou e o quanto resta desse mesmo tempo



• Qual o maior obstáculo?

À Solução

5 Minutos

• Qual o maior obstáculo?

À Solução

5 Minutos


Obstáculo/CumplicesObstáculo/Cumplices• Aspectos Estratégicos

– Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com sua idéia

– Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação

– Implantar as idéias gradualmente

– Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente de você

– Ser flexível, evitando radicalismos

– Ter persistência

– Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro

– Respeitar o tempo do outro

• Aspectos Estratégicos– Mostrar à outra parte envolvida que ela também terá benefícios com

sua idéia

– Explicar antes, às pessoas envolvidas, o porquê de sua aplicação

– Implantar as idéias gradualmente

– Iniciar pela idéia/sugestão cuja implantação dependa exclusivamente de você

– Ser flexível, evitando radicalismos

– Ter persistência

– Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelo outro

– Respeitar o tempo do outro


Aspectos TáticosAspectos Táticos

• O superior– Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até

ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não subir?”– Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda

semana– Manter o superior informado do progresso dos seus esforços

• Subordinados– Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também

alternativas de solução– Habituar os subordinados a ligar previamente para você– Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados na

seqüência do mais importante para o menos importante

• O superior– Se for interrompido pelo superior pondere: “Fulano, você pediu para eu ir até

ai agora mas estou com sicrano, tratando do assunto X: devo ou não subir?”– Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu superior toda

semana– Manter o superior informado do progresso dos seus esforços

• Subordinados– Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também

alternativas de solução– Habituar os subordinados a ligar previamente para você– Nas conversas com subordinados, solicitar que os assuntos sejam tratados na

seqüência do mais importante para o menos importante


Secretária• Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes

momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber

• Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua

• Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante

• Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência através de bilhetes

Clientes• Reservar horários predeterminados para atendimento de clientes

• Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e término de cada entrevista

Secretária• Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária.Usar estes

momentos para definir pessoas, documentos, que quer ou não receber

• Solicitar a ela que coloque, por escrito, e arquive toda instrução sua

• Pedir que a documentação seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante

• Instruir sua secretária para interrompê-lo o mínimo necessário, de preferência através de bilhetes

Clientes• Reservar horários predeterminados para atendimento de clientes

• Definir, previamente, de comum acordo com os clientes, o momento do início e término de cada entrevista



• O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia?

Exemplifique/Quantifique

8 minutos

• O que você faria se “ganhasse” 60 minutos por dia?

Exemplifique/Quantifique

8 minutos


Para EncerrarPara Encerrar• Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele vai

acontecer• Comece pelo que depender de você• Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo

“Por que nos tenemos nada lo haremos todo” Carlos Dittborn

“Do que nada se espera é que não sai nada mesmo” Bãrão de Itararé

• Não desanime ao primeiro fracasso;até porque ele vai acontecer

• Comece pelo que depender de você• Divulgue o que deu certo;isso realimenta o processo

“Por que nos tenemos nada lo haremos todo” Carlos Dittborn

“Do que nada se espera é que não sai nada mesmo” Bãrão de Itararé

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