Gestão Documental. Documentos de Arquivo Registro das funções e atividades de uma instituição...
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Gestão Documental
Documentos de Arquivo• Registro das funções
e atividades de uma instituição
• Produção natural e orgânica (invisível)
• Diferentes suportes e formatos
• Integra o patrimônio público
Informação – registro em diferentes suportes:
• papel• filme• CD
• fita magnética• ...
Documento – produção em diferentes formatos:
Senso comum:Arquivos
Sobre os Arquivos:
•“arquivo morto”
•burocracia inútil
•papel velho
•trabalho administrativo sem visibilidade
Senso comum
Senso comum:
O que é histórico?
• O documento não precisaenvelhecer para possuir valor histórico.
• Documento antigo• Corroído• Empoeirado• Amarelado
Senso comum
Gestão Documental
Gestão Documental
Por que é necessária?
•produção documental volumosa, diversificada e inevitável;
•controle sobre a massa documental produzida e acumulada.
Onde está o documento?
Gestão Documental
Sem a gestão documental:
•a instituição tem o ônus da guarda e não tem o benefício do acesso.
Gestão Documental
Sem a gestão documental:
•o documento não é localizadoe não tem como exercer sua função como fonte de informação e prova.
Gestão Documental
• Por quanto tempo guardar
o documento?• O que PODE ser
eliminado?• O que DEVE ser
preservado?• Como organizar
os documentos?
A Gestão Documental responde a
estas questões
Gestão Documental
• cuida do ciclo de vida do documento;
• controla o percurso que os documentos fazem desde a produção até sua destinação final.
Gestão Documental
Ação estratégica de Governo:
•transparência e eficiênciaadministrativa;
•economia de recursos;
•agilidade e subsídio na tomada de decisão;
Gestão Documental
Ação estratégica de Governo:
•modernizaçãoda máquina pública;
•controle social.
Gestão Documental
É atividade técnica:
•exige intervenção humana de natureza técnica;
•padroniza normas e procedimentos que regulam o ciclo de vida do documento.
Gestão Documental
Traz benefícios:
•Arquivos organizados;
•Identificação dos valores dos documentos;
•Prazos de guarda definidos;
Gestão Documental
Traz benefícios:
•Decisão sobre preservar ou eliminar;
•Facilidade em recuperar a informação.
Onde está a informação?
Informação arquivística
Documentos públicos
Arquivos
Acesso à informação pública
Gestão Documental Tratamento da informação
A finalidade da gestão
documental é garantir o acesso à informação
Gestão Documental• Define critérios que
orientam a construção do patrimônio documental.
• Ação institucional
– sensibilizar o alto escalão de governo
– planejar recursos no PPA
– capacitar os recursos humanos
Gestão DocumentalÉ preciso:
• Construção de conhecimento:– produção documental;
– valor dos documentos;
– prazos de guarda;
– destinação;
– restrição de acesso.
Gestão Documental
• Que área ou setor de seu município está precisando mais de uma ação de gestão documental?
Cochicho
Interfaces entre a Gestão e o Acesso
Acesso: um dos aspectos mais importantes
da política de gestão documental
Em qual dos cenários é possível se falar em acesso à informação?
• “Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e …
Gestão Documental
• … as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” – Art. 216, §2º da CF,
regulamentado pela Lei Federal nº 8.159/1991
Gestão Documental
Acesso à informação• “Todos têm direito
a receber dos órgãos públicos informações de seu interesseparticular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sobpena de responsabilidade, …
Acesso à informação
• … ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.”
– Art. 5º, XXXIII, da CF, regulamentado pelaLei Federal nº 12.527/2011
Gestão & Acesso: legislação específica
LF 8.159, de
09/01/1991
Gestão de documentos(Arts. 1º e
3º) Localização
LF 12.527, de
18/11/2011
Tratamento da
informação(Art. 4º, V)Recuperaçã
o
Responsabilidade dos agentes e da
administração pública com o patrimônio
documental
• LF 8.159, de 09/01/1991 – Art. 25
• LF 9.605, de 12/02/ 1998 –Art. 62
• DF 3.179, de 21/09/1999 –Art. 49
Conceitos Fundamentais
Documentos de Arquivo
• Registros de informação, em qualquer suporte, produzidos ou acumulados por um órgão público no exercício de suas funções e atividades.
Documentos de Arquivo
Registram o exercício de funções e atividades
Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos
Subsidiam e comprovam as ações administrativas
Registram o exercício de funções e atividades
Garantem a eficácia administrativa
e jurídica dos atosSubsidiam e comprovam as ações administrativasValor de prova
Asseguram direitosdo cidadão
e da instituição
Valor informativo
Preservam a memória
institucional
Valor de prova
Asseguram direitosdo cidadão
e da instituição
Valor informativo
Preservam a memória
institucional
Principais características
• naturalidade (produção natural)
• organicidade (contexto de produção
Principais características
• autenticidade (valor de prova)
• unicidade (cada documento é único)
Arquivo Público
• Conjunto de documentos produzidos e recebidos por um órgão em decorrência de suas funções e atividades.
• Edifício ou órgão de custódia de documentos.
Arquivo Público
• Instituição responsável pela formulação e implementaçãode política pública de gestão,preservação e acesso – órgão normativo.
É o efetivo controle de documentos em todas as fases do seu ciclo de vida
Gestão Documental
PRODUÇÃOCLASSIFICAÇÃO
AVALIAÇÃO
TRAMITAÇÃOUSO
ARQUIVAMENTO
ACESSO
Gestão Documental
Gestão Documental
Assegura:
•o acesso à informação, •a racionalização e a eficiência dos arquivos.
Gestão Documental• Ciclo de vida dos
documentos
2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário
• Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução
• Raramente consultados• Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda
permanente
1ª idade – Arquivo Corrente
• Documentos vigentes, frequentemente consultados
3ª idade – Arquivo Permanente
• Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural
1ª idade – Arquivo Corrente
• Documentos vigentes, frequentemente consultados
2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário
• Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução
• Raramente consultados• Aguardam a destinação final:
eliminação ou guarda permanente
3ª idade – Arquivo Permanente• Documentos que perderam
a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
• Deve ser formulada como política pública.
Gestão Documental
• Depende da institucionalização do Arquivo Público (órgão normativo).
Arquivo Público• Formula e implementa
a política de:
– gestão,
– preservação e
– acesso aos documentos e informações.
• Exige um Sistema de Arquivos:– Articula os órgãos
produtores;
– Integra as fases: corrente, intermediária e permanente;
– Articula as atividades de arquivo e protocolo;
Política de Gestão Documental
– Padroniza normas e procedimentos;
– Define responsabilidades (órgãos).
Política de Gestão Documental
• Exige um Sistema de Arquivos:
Sistema de Arquivos
Órgãos e Entidades Integrantes do SAESP
Órgão Órgão setorisetori
alal
Órgão Órgão setorisetori
alalÓrgão Órgão setorisetori
alal
Órgão Órgão setorisetori
alal
Órgão Órgão setorisetori
alal
Órgão Órgão centralcentral
SociedadeSociedadede de
EconomiaEconomiaMistaMista
SecretariaSecretariass
AutarquiAutarquiasas
EmpresaEmpresass
PúblicasPúblicas
FundaçõFundaçõeses
Arquivo Arquivo Público Público
do Estado do Estado Órgão Central Órgão Central
do SAESPdo SAESP
Arquivo Arquivo Público Público
do Estado do Estado Órgão Órgão
Central Central do SAESPdo SAESP
SecretariasSecretarias
AutarquiasAutarquias
FundaçõesFundaçõesEmpresasEmpresasPúblicasPúblicas
SociedadeSociedadede Economiade Economia
MistaMista
• Quais são os problemas queo seu município enfrenta por não ter uma política de gestão documental?
Cochicho
Instrumentos da Gestão Documental
1. Plano de classificação
2. Tabela de temporalidade
3. Tabela de documentos sigilosos e pessoais
4. Sistemas informatizados
• Arquivo Público Municipal, em parceria com as áreas envolvidas na produção dos documentos no exercício de suas atribuições, por meio da criação de gruposmultidisciplinares.
Quem vai produzir osinstrumentos de gestão?
• Profissionais de diversas áreas de formação (competências):
Perfil do grupo de trabalho
Administração
Direito História Finanças Informática
Arquivística Gestão do
conhecimento
Áreas específicas
Instrumentos da Gestão Documental
Plano de Classificação
• Representação lógica das funções, subfunções, atividades e séries documentais do organismoprodutor, resultante da classificação.
Plano de Classificação
• Classificar um documento significa identificar o contextoem que ele foi produzido, isto é, relacioná-lo à função, subfunção e à atividade que determinou a sua produção.
Classificação de Documentos
Etapas para a elaboração do
Plano de Classificação
• Escolha da metodologia:
– Estrutural ou Funcional
Estrutural (alterações constantes)
Funcional (funções e atividades permanecem inalteradas)
Etapa 1
• Escolha da metodologia:
– Atividades-Meio (comum a todos: Orçamento e Finanças, RH, Comunicação, Bens materiais e patrimoniais, …) OU
Etapa 1
• Escolha da metodologia:
– Atividades-Fim (específicas de cada órgão: Saúde, Educação, Habitação, Meio Ambiente, …)
Etapa 1
• Estudo da legislação que regula a estrutura e define as atribuições e o funcionamento do órgão produtor dos documentos.
Etapa 2
• Identificação dos tiposdocumentais produzidos
Espécie Ação Objeto
Processo
Aquisição
Material
consumo
Etapa 3
• a identificação pode ser realizada pelos produtores dos documentos
• por meio de entrevistas com os produtores, ou
• pelo estudo dos documentos acumulados nos arquivos
Estratégias para identificar os documentos
• Controle de vocabulário (padronização dos nomes dos documentos)
Etapa 4
Contas de luzContas de água
Contas de telefone
Processo de pagamento de contas de utilidade pública
USE
Modelo de Índice
Acidente de trabalho ou doença profissional, Licença por USE Processo de afastamentos ou licenças
3.3.4.5
Modelo de Índice
Averbação de tempo de serviço INTEGRA Prontuário Funcional
3.3.1.8
• Atribuição de Código para cada série documental
Etapa 5
00 Órgão produtor
Função
SubfunçãoAtividade
00
10
10
10
Série Docum.
Instrumentos da Gestão Documental
Tabela de Temporalidade de
Documentos
Tabela de Temporalidade de Documentos
O que é?
• Instrumento de gestão que registra os prazos de guarda (vigência, prescrição e precaução) e …
Tabela de Temporalidade de Documentos
O que é?
• … a destinação (eliminação ou guarda permanente) de cada série documental, definidos na avaliação.
Série Document
al
Atividade
Subfunção
Função
Resultados da
Classificação
FunçãoSubfunção
AtividadeSérie Documental
Campos de informação da Tabela de Temporalidade
de Documentos
Resultados da Avaliação
ObservaçõesArquivocorrent
e
Arquivo intermediário
Prazos de guarda (em anos)
Eliminação
Arquivopermanent
e
DestinaçãoArquivocorrent
e
Arquivo intermediári
o
Prazos de guarda (em anos)
Eliminação
Arquivopermanent
e
DestinaçãoObservações
Campos de informação da Tabela de Temporalidade
de Documentos
• Estudo multidisciplinar, que permite:
Avaliação de Documentos
– Identificar os valores dos documentos;
– Definir os prazos de guarda;– Indicar a destinação final
(eliminação ou guarda permanente).
• Legalidade: conformidade dos prazos de guarda com a legislação vigente.
Fundamentos da Avaliação
• Legitimidade: elaboração
multidisciplinar e coletiva
de critérios.
• Cientificidade: conformidadecom os critérios e princípiosda Arquivologia.
Fundamentos da Avaliação
• Etapa 1: identificar o valordo documento
Avaliação de Documentos
Valor primário
• valor administrativo
• jurídico-legal• fiscal• técnico
Valor secundário
• valor probatório, informativo e cultural
• fontes de pesquisa e produção de conhecimento
Valor primário
• valor administrativo• jurídico-legal• fiscal• técnico
Valor secundário
• valor probatório, informativo e cultural
• fontes de pesquisa e produção de conhecimento
• Etapa 2: definição dos prazos de guarda do documento
Avaliação de Documentos
No arquivo corrente
No arquivo intermediário
Prazo de guarda no arquivo corrente
Série documental
Prazos de guarda(em anos)
Destinação
Observações
Arquivo Corrent
e
Arquivo Intermediário
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993
Prazo de guarda no arquivo corrente
Série documental
Prazos de guarda(em anos)
Destinação
Observações
Arquivo Corrent
e
Arquivo Intermediário
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993
Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução
Série documental
Prazos de guarda(em anos)
Destinação
ObservaçõesArquiv
o Corrent
e
Arquivo Intermediári
o
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993
Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução
Série documental
Prazos de guarda(em anos)
Destinação
ObservaçõesArquiv
o Corrent
e
Arquivo Intermediári
o
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993.
• Etapa 3: definir a destinação do documento
Avaliação de Documentos
Eliminação
Guarda permanente
ou
Série documental
Prazos de guarda(em anos) Destinação
ObservaçõesArquivo
Corrente
Arquivo Intermediário
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993
Destinação: Eliminação
Série documental
Prazos de guarda(em anos) Destinação
ObservaçõesArquivo
Corrente
Arquivo Intermediári
o
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993
Destinação: Eliminação
Destinação: Guarda permanente
Série documental
Prazos de guarda(em anos) Destinação
ObservaçõesArquivo
Corrente
Arquivo Intermediári
o
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993
Destinação: Guarda permanente
Série documental
Prazos de guarda(em anos) Destinação
ObservaçõesArquivo
Corrente
Arquivo Intermediári
o
Eliminação
Arquivo Permanent
e
Processo de licitação –
concorrência pública-obras
2 20 – Lei nº 8.666/1993
• Autoriza a eliminação criteriosa de documentos públicos.
• Identifica os documentos quedevem ser definitivamente
preservados.
Benefícios da Avaliação
z
Instrumentos da Gestão
Tabela de documentos sigilosos e pessoais
Restrições de Acesso
Sigilosos
• Imprescindíveisà segurançada sociedade e do Estado
Pessoais
• Relativas à intimidade,vida privada, honra e imagem das pessoas,bem como às liberdades e garantias individuais
Sigilosos
• Imprescindíveis à segurançada sociedade e do Estado
Pessoais
• Relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais
Restrições de Acesso
Sigilosos
• Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo)
Pessoais
• Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos
Sigilosos
• Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo)
Pessoais
• Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos
• O mesmo grupo que produziu e acumulou conhecimentos durante as atividades de gestãodocumental deve promovera identificação desses documentos ou informaçõesde acesso restrito.
Quem identifica?
• Cabe às Comissões de Avaliação de Documentos
e Acesso – CADA promoveros estudos necessários à elaboração de tabela …
Experiência no Governo de São Paulo
• … com a identificação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção.
(Parágrafo único, Art. 27, Decreto nº 58.052/2012)
Experiência no Governo de São Paulo
Construção de critériosorientadores para
a restrição de acesso
• Depende da análise das informações registradasnos documentos para justificar eventuais restrições de acesso.
• Documentos sigilosos: cabe às autoridades competentes classificar o sigilo.
• Documentos com informações pessoais: exigem esforço de interpretação e definição.
• Os documentos sigilosos e pessoais exigem condiçõesespeciais de segurança: – Nos protocolos e arquivos;
– No processo de tramitação,arquivamento e uso;
• É necessário definir perfis e credenciais de segurançapara os agentes públicos.
zProteção de
Documentos Sigilosos
• Marcação do grau de sigilo
• Registro do documento nomomento de sua produção
• Tramitação em envelopesduplos
• Criptografia
• Cuidados especiais na expedição e guarda de documento secreto e ultrassecreto
• Critérios para preservação e eliminação
• atividade da gestão documental
• trabalho colaborativo com TI
Formular política de segurança da informação
zGestão Documental & TI
• Ferramenta da política de gestão documental.
• Incorpora o Plano de Classificação e a Tabela
de temporalidade.
Sistema informatizado de gestão arquivística
(software)
• Registra e controla a produção,trâmite, arquivamento e destinação.
• Localiza os documentos e recupera as informações.
Sistema informatizado de gestão arquivística
(software)
• É uma atividade de gestão documental determinar os requisitos para que o sistema atenda às necessidades da política de arquivos.
Sistema informatizado de gestão arquivística
(software)
zExperiência no Governo
de São Paulo
• A eliminação de documentos depende de critérios definidos na Tabela de Temporalidade.
• Documentos de guarda permanente deverão ser preservados no original.
Digitalização pra quê?
Liberação de espaços?Não
• Lei Federal nº 8.159/1991 (Art. 10)
• Lei Federal nº 11.419/2006(Art. 11, § 3º)
• Lei Federal nº 12.682/2012(Art. 6º)
Digitalização
O que diz a legislação?
• A digitalização não autoriza a eliminação de documentosoriginais.
• A preservação no suporte digital é onerosa.
Digitalização pra quê?
Reduz custos?Não
• Especialistas alertam sobre as dificuldades de preservação de longo prazo.
Digitalização pra quê?
Reduz custos?Não
• A digitalização é um recursopara proteger os documentosoriginais de manuseios frequentes.
Digitalização pra quê?
Preservar documentos originais
de guarda permanente?Sim
• A digitalização permite acessosimultâneo ao documento, o que agiliza processos decisórios, contribui para a transparência ativa e permite a pesquisa remota.
Digitalização pra quê?Agilizar procedimentos e promover acesso e ampla
divulgação?Sim
• A digitalização precisa ser acompanhada de:
Digitalização e Acesso
Em que medida a digitalização
facilita o acesso?
– sistema de indexação de imagens;
– procedimentos de registro e controle de mídias.
Orientações complementares para a implantação de umaPolítica de Arquivos
e Acesso à Informação
• Regulamentação da Lei de
Arquivos e institucionalizaçãodo Arquivo Público.
• Criação do Sistema Municipal de Arquivos.
Como o município pode se organizar
• Diagnóstico dos acervos.
• Definição de corpo técnico.
Como o município pode se organizar
• Elaboração de plano de ação do Arquivo Públicopara as áreas:
Como o município pode se organizar
– Gestão documental; – Preservação e difusão; – Acesso à informação.
• Inclusão da pauta dos arquivos nos Planos Plurianuais.
Como o município pode se organizar
• Instituir a Comissão de Avaliação de Documentose Acesso.
• Capacitar os servidores.
• Implantar o Sistema de Arquivos (integração).
Gestão DocumentalPlano de Ação
• Integrar os serviços de protocolo e arquivo.
• Adequar os espaços de guarda.
• Articular-se com a área de TI.
Gestão DocumentalPlano de Ação
• Elaborar os instrumentos de gestão (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, Sistema Informatizado).
Gestão DocumentalPlano de Ação
• Formular política de preservação.
• Elaborar instrumentos de pesquisa.
Preservação e DifusãoPlano de Ação
• Adequar espaços para a guarda permanente.
• Organizar serviços de divulgação e difusão do acervo.
Preservação e DifusãoPlano de Ação
• Regulamentar a Lei de Acesso à Informação.
• Instalar o Serviço de Informações ao Cidadão – SIC.
Acesso à InformaçãoPlano de Ação
• Implementar sistema informatizado para controledos pedidos de informação.
• Promover a transparência ativa.
Acesso à InformaçãoPlano de Ação
• Organizar o fluxo interno de informações.
• Capacitar os servidores.
Acesso à InformaçãoPlano de Ação
Arquivo Geral de Município
Antes
Arquivo Geral de Município
Depois
Arquivo Geral de Município
Espaço para atendimento
Arquivo Geral de Município