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Gestão e preservação de

documentos digitais

I Congresso Nacional de Arquivologia

Brasília

novembro 2004

Contexto Internacional

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� Na década de 90, a comunidade arquivística internacional dá início aos primeiros estudos e projetos de pesquisa sobre a produção e preservação dos documentos digitais.� Conselho Internacional de Arquivos – Comitê de

Documentos Eletrônicos - 1993 � Projeto da Universidade de Pittsburgh – EUA – 1993/96� DLM-Forum – União Européia – 1996� Projeto da Universidade de British Columbia – Canadá

– 1994/97� InterPares – projeto internacional - sediado na

Universidade de British Columbia – 1999/2001

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� Essas pesquisas têm tratado de questões trazidas pelo uso crescente dos documentos digitais, tais como:� Definição do documento arquivístico digital� Preservação de documentos digitais� Gestão dos documentos� Metadados� Acesso e uso� Custódia

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� Definição / Identificação do documento digital� Como é uma entidade lógica, há dificuldade em se

identificar entre os registros digitais aqueles que são documentos de arquivo.

� Preservação� Nos documentos digitais a preservação não se

resume ao armazenamento em condições ideais; é necessária a transferência periódica para outros suportes a fim de garantir o acesso contínuo (refreshing) ou conversão para outros formatos e sistemas computacionais (migração).

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� Metadados (dados sobre os dados)� Os metadados são imprescindíveis para assegurar

autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais; descrevem como a informação foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor, data(s), assunto, hora de transmissão, código de classificação, etc.).

� Acesso e uso� Nos documentos digitais, o conteúdo não está

acessível à compreensão humana diretamente. Os símbolos precisam ser decodificados por software específico para se tornarem legíveis, ou seja, depende de uma máquina e um programa complexo.

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� Gestão� A manutenção dos documentos digitais é mais

dependente de um bom sistema de gestão arquivística de documentos.,

� As iniciativas internacionais tem mostrado que os arquivistas tem que estar presentes no processo de gestão desde a fase de concepção do projeto dos sistemas de gerenciamento de documentos digitais.

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Resultados:

� Normas ISO:� OAIS (Open Archival Information System) – ISO � Gestão de documentos – ISO 15.487

� União Européia� MoReq (Modelo de Requisitos Funcionais)

� Reino Unido� Requisitos funcionais e metadados do PRO (Public Record Office)

� Estados Unidos� Programa ERA do NARA (National Archives and Records

Administration)� Padrão DoD (Departamento de Defesa)

� Austrália� Dirks: diretrizes de gestão e metadados

Contexto Nacional

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� Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

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� A partir da década de 90, no Brasil, cresce a produção de documentos digitais: planilhas eletrônicas, sistemas de workflow, GED, bases de dados, etc.

� Daí a necessidade de se instalar na comunidade arquivística brasileira a discussão a respeito dos documentos digitais : � Participação ativa dos arquivistas na gestão dos

documentos� Definição de estratégias de preservação

Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos (CTDE)

do Conselho Nacional de

Arquivos (Conarq)

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� Missão: gestão, tratamento técnico, preservação e divulgação do patrimônio documental do Poder Executivo Federal.

� Objetivo: garantir o acesso à informação para subsidiar as decisões governamentais, o cidadão na defesa de seus direitos e a produção do conhecimento científico e cultural.

Arquivo Nacional

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� órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República.

� Missão:� definir a política nacional de arquivos públicos e

privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos;

� exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Conselho Nacional de Arquivos -

Conarq

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Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos

� 1995 - Portaria nº 8 do Conarq, de 23/8/1995criação da CTDE

� 2002 - Portaria nº 60 do Conarq, de 7/3/2002 reformulação da CTDE

Histórico

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Composição da CTDE

� Representantes de vários setores do governo e da sociedade civil:� Casa Civil /PR� Ministério do Planejamento� Marinha� Câmara dos Deputados� Arquivo Nacional� Biblioteca Nacional� Museu do Índio /FUNAI� CNEN� PUC-RJ� Unicamp� Pesquisadores

� Composição multidisciplinar:

� Arquivologia� Biblioteconomia� Ciência da Informação� Tecnologia da Informação� Direito� Administração

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Objetivo da CTDE:

Sugerir normas, procedimentos técnicos e instrumentos legais, para a gestão arquivísticae a preservação dos documentos digitais das instituições públicas e privadas.

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� O documento arquivístico é

informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.

� O documento arquivístico digital é um

documento arquivístico, em formato digital, produzido, processado e armazenado por um computador.

Estas definições constam das FAQs na página da CTDE

Conceitos básicos

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Documentos digitais - Vantagens

� Economia de espaço físico;� Ganho de produtividade;� Otimização dos fluxos de trabalho;� Facilidade de acesso aos estoques de

informação;� facilidade de geração e distribuição de dados e

informações digitais.

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Documentos digitais - Problemas

� Fragilidade intrínseca do armazenamento digital –degradação física do suporte.

� Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos;

� Dificuldade em garantir a integridade dos documentos – fácil acesso;

� Complexidade e custos da preservação digital;

� Dependência social da informação digital: dependência do documento digital como fonte de prova das funções e atividades de indivíduos, instituições e governos.

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Os documentos processados por um computador podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e àobsolescência tecnológica

≠

� O documento de arquivo em ambiente tradicional se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade(permanência e durabilidade).

� A autenticidade do documento arquivístico está ligada à sua estabilidade.

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� Necessidade de produzir, manter e preservar documentos digitais fidedignos, autênticos e acessíveis.

Como fazer?

� Gestão Arquivística de Documentos

� Preservação digital

O principal desafio

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Gestão arquivística de Documentos

� Definição:� Conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)

� Finalidade:� Assegurar que os documentos produzidos sejam os

melhores testemunhos de uma atividade.� Somente um sistema de gerenciamento arquivístico

de documentos é capaz de garantir a produção e a manutenção de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos

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As realizações da CTDE -

o que já foi feito:

1. Estudo dos resultados e conclusões dos projetos internacionais:

� InterPARES, � Pittsburgh, � MoReq, � DoD, � DIRKS, � OAIS.

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2. Sítio da CTDE : � Atas, � Textos de gestão e preservação, � Glossário,� Carta para preservação� Perguntas mais freqüentes, � Legislação, � Referências bibliográficas e sítios de interesse.

http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp

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3. Elaboração de glossário de termos relacionados aos documentos digitais

4. Carta para preservação do patrimônio arquivístico digital do Conarq

5. Resolução nº 20 do Conarq, de 16 de julho de 2004 - gestão de documentos digitais

6. Divulgação dos trabalhos em eventos nacionais e junto ao governo

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o que está em andamento:

6. Especificação de requisitos funcionais e metadados para sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos, que atendam às especificidades da legislação e práticas arquivísticas brasileiras

7. Diretrizes para recolhimento e transferência de documentos digitais às instituições arquivísticas

Carta para a Preservação do

Patrimônio Arquivístico Digital

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Carta para a Preservação

do Patrimônio Arquivístico Digital

Após um processo de ampla divulgação e discussão pública, o Anteprojeto da Carta da CTDE, foi aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos -CONARQ - em 6 de julho de 2004, no Rio de Janeiro.

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Por que uma carta de preservação dos documentos arquivísticos digitais?

� Carta de preservação do patrimônio digital da UNESCO.

� Constata-se a existência de um patrimônio arquivístico digital em perigo de desaparecimento e de falta de confiabilidade.

� Instrumento oficial sobre a importância e necessidade de ações para a preservação de documentos digitais

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Definições da UNESCO:

� Patrimônio DigitalConjunto de materiais digitais que possuem valor suficiente para serem conservados a fim de que se possa consultar e utilizar no futuro.

� Preservação DigitalConjunto de ações destinadas a manter a acessibilidade dos objetos digitais a longo prazo.

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Diretrizes para tratar a questão:� ações arquivísticas para a preservação incorporadas

em todo o ciclo de vida dos documentos, desde a etapa de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos para que não haja perda nem adulteração;

� Ações de preservação que garantam o acesso contínuo aos conteúdos e funcionalidades

� Necessidade de participação ativa dos arquivistas e das instituições arquivísticas no processo de gestão de documentos digitais.

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A Carta apresenta três proposições principais

1. Elaboração de estratégias e políticas

� Gestão arquivística de documentos;

� Instrumentalização das organizações arquivísticas;

� Governo eletrônico;

� Ações cooperativas.

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2. Estabelecimento de normas

� Padrões e protocolos

� Requisitos funcionais

� Metadados de preservação

� Segurança da informação digital

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3. Promoção do conhecimento � Agenda de pesquisa científica;

� Ensino e Formação de recursos humanos;

� Disseminação do conhecimento

Resolução nº 20 do Conarq

16 de julho de 2004

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Resolução nº 20

Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

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Resolução nº 20

1. Identificação dos documentos digitais

Art. 1º – Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos.

2. O programa de gestão é único tanto para os documentos digitais como para os não digitais.

Art. 2º - Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.

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Resolução nº 20

3. O sistema eletrônico de gestão deve prever requisitos arquivísticos, de acordo com as orientações do Conarq

Art. 3º - A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.

� Requisitos funcionais

� Requisitos não funcionias

� Metadados

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Resolução nº 20

4. Participação dos profissionais de arquivo em todo o processo

Art. 4º - Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas devem participar da concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos no artigo 3º.

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Resolução nº 20

5. EliminaçãoArt. 5º – A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos

digitais devem obedecer aos procedimentos e critérios previstos na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e às Resoluções do CONARQ, nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de maio de 1997, e nº 14, de 24 de outubro de 2001.Parágrafo único – A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Requisitos Funcionais para

Sistemas Eletrônicos de Gestão

Arquivística de Documentos

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Requisitos Funcionais

definição� É um conjunto de condições a serem cumpridas pela

organização produtora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituição.

objetivos� garantir a autenticidade dos documentos tradicionais e/ou

digitais;� facilitar o acesso, a utilização, a legibilidade e a

compreensão dos documentos digitais;� garantir a preservação a longo prazo.

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Os requisitos tratam de:� Captura� Código de classificação� Tramitação� Avaliação e destinação� Recuperação da informação� Segurança: física (backup) e lógica (controle

de acesso)� Armazenamento� Preservação� Metadados

Requisitos Funcionais

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� Dados relativos a outros dados, isto é, dados estruturados e codificados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar outros dados ao longo do tempo. (I) Metadata, (F) métadonnée

Metadados

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Como acessar a CTDE

http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp

http://www.arquivonacional.gov.br/

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