Gestão Farmacêutica – Administração de Recursos Materiais Professor: MSc. Eduardo Arruda.
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Gestão Farmacêutica – Gestão Farmacêutica – Administração de Administração de
Recursos MateriaisRecursos MateriaisProfessor: MSc. Eduardo Arruda
Introdução Administração de recursos
materiais é intimamente ligada ao Farmacêutico Hospitalar;
Medicamentos + correlatos = 75% $ no hospital;
Não se limita a administração de estoque;
Introdução Suprimento de materiais e
medicamentos, movimentação e controle de produtos, aquisição e padronização de itens, montagem de custos, estabelecimento de preço dos itens cobrados etc.;
Introdução Há atualmente uma forte
tendência, em hospitais e clínicas, de transferir as responsabilidades de administração dos estoques para os distribuidores e fabricantes;
Controle de Estoque Hospital > Empresa> Lucro sobre
o capital investido; A administração de estoque:
reduzir ao mínimo o capital investido / elevar a qualidade e a segurança na prestação dos serviços;
Princípios Básicos do Controle de Estoque Determinar o que deve permanecer
em estoque (número de itens); Determinar quando se deve
reabastecer o estoque (periodicidade);
Determinar quanto do estoque será necessário para um período determinado;
Princípios Básicos do Controle de Estoque Adicionar o departamento de
compras para executar a aquisição de estoque;
Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;
Controlar os estoques em termos de quantidade e valor;
Princípios Básicos do Controle de Estoque Manter inventários periódicos para
avaliação da quantidade e do estado dos materiais estocados;
Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos ou danificados;
Princípios Básicos do Controle de Estoque
Níveis de Estoque Consumo Médio Mensal (Cmm):
quantidade referente à média aritmética das retiradas mensais do estoque (mínimo 6 meses);
Cmm = C1+C2+C3+...Cn n
Níveis de Estoque Estoque Mínimo (Emín): estoque
de segurança/quantidade mínima do estoque/ garante o funcionamento, sem faltas;
Emín = Cmm x K; K = fator de segurança arbitrário
para garantia (em termos percentuais);
Níveis de Estoque Exemplo: Cmm = 60 caixas / K =
0,9 (90% do Cmm); Emín = 60 x 0,9 = 54 caixas;
Níveis de Estoque Estoque Máximo (Emáx): É
importante avaliar se a farmácia comporta a quantidade para o estoque máximo;
Emáx = Cmm x T; T = tempo (em meses) de duração
do estoque (variável);
Níveis de EstoqueEXEMPLO:
O hospital vai fazer uma aquisição para 01 ano de diclofenaco de potássio. Se há o consumo médio de 100 caixas o estoque máximo deverá ser de:
EMáx = 100 x 12 1200 caixas
Espera-se que essa quantidade supra a farmácia por ano, sem perdas.
Níveis de Estoque Rotatividade: giro de estoque/
relação entre o consumo médio anual e o estoque médio; Rotatividade = consumo médio anual estoque médio
Níveis de Estoque Exemplo:
Cma = 800 caixas / ano; Em = 100 caixas; R = 800/ 100 = 8 vezes/ ano;
Níveis de Estoque Estoque Médio: nível médio de
estoque em torno do qual as operações de compra e consumo se realizam;
Intervalo de Suprimento: intervalo entre dois suprimentos;
Níveis de Estoque Ponto de pedido (PP): ponto em
que se verifica se o saldo disponível está abaixo ou igual a certa quantidade, em que determina a necessidade de um novo suprimento. PP = Cmm x TR + Emín. TR = Tempo de reposição;
Níveis de Estoque Exemplo:
Cmm = 20 caixas; TR = 2 meses; Emín = 18; PP = (20x2) + 18 = 40 + 18 = 58
caixas;
Níveis de Estoque Ruptura de estoque: estoque
chega a zero e não se pode atender à necessidade de consumo; Oscilação de consumo; Atraso no tempo de reposição
(aquisição/reposição); Diferença de inventário;
Classificação ABC Permitem identificar os itens que
justificam atenção e tratamento adequados quanto à administração;
Importância relativa / revisão periódica;
Classificação ABC Classe A: itens mais importantes,
que devem ser tratados com atenção especial;
Classe B: itens em situação intermediária entre A e C;
Classe C: menos importantes no estoque;
Classificação ABC
CLASSE % ITENS (QUANTIDADE)
% VALOR DO ESTOQUE (R$)
A 10 – 15 65 – 70 B 20 – 30 20 – 30C 65 – 70 10 – 15
Classificação ABC Objetivos:
Oferecer um tratamento especial para os itens mais importantes;
Diagnosticar quais serão esses itens; Implantar estratégias para a gestão
do estoque; Servir de indicador para gastos com
produtos de alto custo;
Elaboração da ABC Passo 1 – coleta de dados:
Levantamento de todos os itens a serem classificados;
Máxima atenção nas formas de apresentação dos medicamentos;
O produto pode ser A na forma injetável e B na forma de cápsulas etc.;
Elaboração da ABC Passo 2 – levantamento de custos
médios: Custo médio = valor da última
aquisição; Média das últimas aquisições;
Penicilina Cristalina (Mês 1 = 1,50 / Mês 2 = 1,17 / Mês 3 = 1,39 / Mês 4 = 1,49 / Mês 5 = 1,35 / Custo médio = R$ 1,38);
Elaboração da ABC Passo 3 – inventário:
Contagem de todo o estoque para, em seguida, multiplicar as quantidades existentes de cada item pelo seu custo médio;
Medicamento
Quantidade Custo Médio
Total (R$)
Penicilina cristalina
120 1,38 165,60
Clortalidona 120 0,19 22,80
Elaboração da ABC Passo 4 – classificação
decrescente: Organizar a tabela formulada no
inventário e classificar os itens de forma decrescente, de acordo com o seu valor;
Elaboração da ABC Passo 5 – agrupamento e análise:
Agrupar os itens em A,B e C;
Elaboração da ABCITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL
1 CLORETO SÓDIO 0,9% 500 ML 10000 1,20 12.000,00 2 AGUA DESTILADA 1000 ML 2000 5,00 10.000,00 3 ENOXAPARINA 40MG 125 40,00 5.000,00 4 FLUMAZENIL 45 109,17 4.912,65 5 COLAGENASE 120 29,41 3.529,20 6 TENOXICAM 40 MG INJ 122 9,46 1.154,12 7 CEFALOTINA 300 3,75 1.125,00 8 HIDROCORTISONA 500MG 120 8,26 991,20 9 TRAMADOL 100 MG 140 5,73 802,20
10 PROPORFOL 41 18,80 770,80 11 MIDAZOLAM 15MG INJ 87 7,64 664,68 12 ATROPINA 990 0,65 643,50
41.593,35
Elaboração da ABCA 65% 27.035,68R$
B 25% 10.398,34R$
C 10% 4.159,34R$
OBS: Percentual estabelecido pelo hospital, pode sofre variações.
Elaboração da ABCITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL
1 CLORETO SÓDIO 0,9% 500 ML 10000 1,20 12.000,00 2 AGUA DESTILADA 1000 ML 2000 5,00 10.000,00 3 ENOXAPARINA 40MG 125 40,00 5.000,00
27.000,00
ITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL4 FLUMAZENIL 45 109,17 4.912,65 5 COLAGENASE 120 29,41 3.529,20 6 TENOXICAM 40 MG INJ 122 9,46 1.154,12 7 CEFALOTINA 300 3,75 1.125,00
10.720,97
ITEM NOMENCLATURA CMM Custo Médio TOTAL8 HIDROCORTISONA 500MG 120 8,26 991,20 9 TRAMADOL 100 MG 140 5,73 802,20
10 PROPORFOL 41 18,80 770,80 11 MIDAZOLAM 15MG INJ 87 7,64 664,68 12 ATROPINA 990 0,65 643,50
3.872,38
A
B
C
Classificação ABC Pode ser utilizada para determinar
os setores mais importantes, do ponto de vista de custos (centro cirúrgico, UTI, clínica cirúrgica etc.);
Auxilia na padronização de medicamentos, sugerindo a exclusão de itens com pouca ou nenhuma saída;
Fatores que alteram o consumo médio Fatores extrínsecos:
Epidemias; Variações climáticas; Descontinuidade (produto deixa de
ser produzido);
Fatores que alteram o consumo médio Fatores intrínsecos:
Surto de infecção hospitalar; Obsoletismo (item considerado
ultrapassado); Mudança de condutas; Marketing da indústria farmacêutica;
Custos de estoque Diretos (valor da mercadoria); Indiretos:
Custos de manutenção: seguros (1 – 3%), armazenamento (1 – 3%), obsoletismo/furto/deterioração (5 – 10%);
Salários e encargos dos funcionários; Gastos com impressos, materiais de
escritório, telefone, internet etc;
Custos de estoque Ideal:
Pouca mercadoria (itens); Alto giro; Baixo estoque; Maior capital disponível.
Armazenamento de materiais Método adequado de estocagem =
diminuir os custos de operação; CENTRAL DE ABASTECIMENTO
FARMACÊUTICO (CAF);
Armazenamento de materiais Cumprir três objetivos principais:
Garantir a correta recepção, conservação e distribuição, dentro de padrões e normas técnicas específicas;
Armazenamento de materiais
Manter condições ambientais adequadas para assegurar o rendimento, a produtividade do trabalho, minimizar o risco de erros e possibilitar limpeza e manutenção;
Dispor de meios materiais e humanos para conseguir os dois objetivos anteriores.
Recebimento do produto Muito importante; Qualidade do produto; Recomendações básicas:
Verificar as condições (aspectos gerais) do produto: embalagem, temperatura etc.;
Nome, forma farmacêutica e dosagem (mesma solicitada);
Recebimento do produto Preço unitário e total; Quantidade recebida; Data de validade (24 meses etc.); Produtos registrados no MS (número); Isentos; Órgãos públicos: “Proibida a venda no
comércio”;
Área de estocagem Área distinta para medicamentos e
correlatos; Área fechada a chave para
psicotrópicos; Fácil acesso para os funcionários; Distribuição racional e adequada;
Área de estocagem Prateleiras amplas, claras e
espaçadas; Iluminação adequada; Extintores bem localizados;
Formas de estocagem Depende da dimensão, do volume
e de produtos a serem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas;
Formas de estocagem Estrados/pallets – São plataformas
horizontais de tamanhos variados, e fácil manuseio, utilizados na movimentação e estocagem de grandes volumes; Dimensões – Recomenda-se o padrão
internacional, 1,10 X 1,10m, devendo manter determinada distância (altura) do solo para evitar acúmulo de poeira e sujidades.
Formas de estocagem Tipos – Podem ser de fibras, alumínio,
borracha (madeira absorve muita umidade e poeira). Atualmente, os mais utilizados são os de borrachas, pela facilidade de limpeza, manuseio e diversidade de cores, o que pode proporcionar um diferente ¨layout¨ às áreas de estocagem;
Formas de estocagem Prateleiras – Constituem o meio de
estocagem mais simples e econômico para estocagem para produtos leves e estoque reduzidos; Devem ser arrumadas de costas entre si; Mantidas a uma certa distância das paredes
e do teto, evitando formação de zonas de calor, facilitando uma boa circulação interna de ar;
Formas de estocagem Armários – Em geral, recomenda-se o
uso de armários para o armazenamento dos medicamentos sujeitos ao controle especial (Portaria, 344/98).
Sistema de localização Garantir a perfeita localização dos
materiais estocados; Deve ser utilizada um simbologia
(codificação) representativa de cada local de estocagem;
Sistema de localização Para fins de armazenagem, os
medicamentos podem ser classificados em: Grupo farmacológico; Ordem alfabética (nome genérico); Forma farmacêutica; Laboratório; Combinação das anteriores.
Sistema de localização Exemplo: com 08 dígitos:
XX.XX.XX.XX; Primeiro dígito: classe;
(0) medicamento; (1) correlatos; (2) fios cirúrgicos; (3) alimentos.
Sistema de localização Primeiro e segundo dígitos: grupo
farmacológico; (01) SNC; (02) cardiovascular; (03) respiratório; (04) digestivo.
Sistema de localização Terceiro e quarto: subdivisão do
grupo farmacológico; (01.01) anestésico geral; (01.02) ansiolítico; (01.03) hipnótico; (01.04) antipsicótico (neuroléptico).
Sistema de localização Quinto e sexto: princípio ativo;
(01.01.01) fentanila; (01.01.02) eflurano; (01.01.03) etomidato.
Sistema de localização Sétimo e oitavo: forma
farmacêutica; (01.01.01.01) fentanila frasco ampola
20mL; (01.01.01.02) fentanila ampola 2mL.
Inventário físico Toda movimentação de estoque
deve ser registrada; Periodicamente, deve- se efetuar
contagens físicas dos itens em estoque;
Inventário físico Discrepância entre registros e o
estoque físico (quantidade real nas prateleiras);
Classificação ABC: Itens A: todos os meses; Itens B: a cada três meses; Itens C: a cada seis meses.