Gestão por Processos em tempos de

Crise Econômica

CONBPM

2016

Olá!

Eu sou Uires TapajósConsultor de Gestão por Processos & GRC (Governança, Risco e Conformidade)

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Próximos passos

Contexto

Fazer um plano de crise

Defina a Crise

Inventário dos

Problemas

Pré-requisito

Definição da Estratégia e

foco na Execução

1.Contexto

“ Em tempos de crise ou baixa atividade econômica:

É uma ótima oportunidade para realizar as É uma ótima oportunidade para realizar as É uma ótima oportunidade para realizar as É uma ótima oportunidade para realizar as melhorias na gestão e na operação, de ganhar melhorias na gestão e na operação, de ganhar melhorias na gestão e na operação, de ganhar melhorias na gestão e na operação, de ganhar mercado, e realizar as mudanças necessárias.mercado, e realizar as mudanças necessárias.mercado, e realizar as mudanças necessárias.mercado, e realizar as mudanças necessárias.

Você já fez o exercício para identificar oportunidade na crise?

Aonde vc quer estar na próxima crise?☺ As crises são cíclicas!

1637 - Crise da

Tulipamania

1929 - A grande

Depressão

1992 -Crise

Japonesa

1994 -Crise

cambial Mexicana

1997 -Crise

Asiática

1998 -Crise Russa

1999 -Crise

cambial brasileira

“

2.Defina a Crise

Mercado

diminuição da demanda, mudança de hábito do cliente, mudança de cenário e outros.

Crise?

Analise

…..

AnaliseAnalise

Reestruturação do negócio

Reestruturação do negócio

Controle financeiro

inadequado

Controle financeiro

inadequado

Gestão do Relacionamento com os Clientes

Gestão do Relacionamento com os Clientes

Esforço de marketing

insuficiente

Esforço de marketing

insuficiente

Aquisições ruinsAquisições ruins

Política Comercial ou

financeira inadequado ao

momento

Política Comercial ou

financeira inadequado ao

momento

Mudanças na demanda

Mudanças na demanda

Gestão por Resultados

(indicadores de produtividade,

processos, KPI)

Gestão por Resultados

(indicadores de produtividade,

processos, KPI)

E a inovação? Qdo. foi a última

vez que vc inovou?

E a inovação? Qdo. foi a última

vez que vc inovou?

Seu modelo de negócios esgotou?

Capital de giro

Custos elevados

Como estão seus custos e receitas (qual a sua metodologia para reduzir custos (e impactos (riscos))?

E o seu atendimento (como anda as reclamações dos clientes)?

Vc ouve o cliente?

� Qual foi a última vez que vc fez um evento ou participou?� Suas promoções e outras ações estão usando bem os

canais alternativas, como a internet?� Seu mix de protudo é grande? E a receita está em 80/20?� Marketing em tempos de crise: investir ou cortar?

� Como está seu o estoque? � Será que é o momento para diminuir a

operação e se adequar a queda de demanda?

� Já procurou agregar serviço ao seu produto ou aumentar seu 'menu' de serviço?

� Vc ainda tem motivação, vontade para trabalhar como antes? O que o motiva?

Gestão por ResultadosGestão por ResultadosGestão por ResultadosGestão por Resultados(indicadores de produtividade, processos,

KPI)

Como está seu tempo para produzir e entregar? E a

concorrência?

Vc mede a produtividade da sua equipe?

Se sim, qual seu indicador?

Sua equipe é assertiva? Se sim, como vc mede?

Sua empresa é orientada para resultados? É

orientada para o cumprimento de metas através dos

processos de negócios e há política de ônus/bônus?

3.Inventário dos Problemas

Inventário dos Problemas

Reuniões com as principais áreas de

negócios para levantar a matriz de problemas e oportunidades

Buscar oportunidades de

melhorias e redução de custos

Matriz de priorização:

O que fazer primeiro?

Buscar oportunidades de melhorias e redução de custos

Otimizar os processos de negócios, redução de custos e agilidade na operação.

Melhorar a Margem de Contribuição• Gestão de Riscos (fraudes e perdas, e etc)• Gestão por Processos (indicadores de performance e resultados)

Pré-requisitos• Mapear os processos cenário atual ('as-is')

Matriz GUT

(Gravidade, Urgência e Tendência)

Identificar os Riscos

Avaliar

Resposta

4.Fazer um plano de crise

A partir do Inventário dos Problemas será definido um Plano de Crise que contemplará vários Planos de Ações e Projetos. Ações como por exemplo:

Agilidade (diminuição do tempo de entrega dos produtos/serviços

('leadtime') Ações para aperfeiçoar a gestão de custos e receitas

Diminuir reclamações dos clientes, devoluções

Foco no Capital de Giro e Estoque

Criar estratégias de vendas e atendimento

Promoções inteligentes

Gestão de Clientes (CRM) - ouvir o cliente

Aumento de produtividade

Gestão de Mudança

Downsizing (diminuir o tamanho da operação) e mix de produtos/serviços

Inovação

Melhorias nos Processos Críticos

Melhorias nos Processos CríticosMelhorias nos Processos CríticosMelhorias nos Processos CríticosMelhorias nos Processos Críticos

Produto e/ou Serviço

Definir o Ciclo de Vida e

indicadores de

performance

Atendimento à demanda:

melhoria da eficiência

operacional

Portfólio de Produtos

(Racionalizar linha de

produtos)

Redesenhar

os Processos

de Negócios

essenciais/

críticos para

o Negócio

Comercial

Entender clientes

Entender o mercado

Entendimento do CRM

(Gerenciamento do

Relacionamento do Cliente)

Tomada de Decisão

(informação certa no

momento certo para

tomar decisão)

5.Definição da Estratégia e foco na Execução

Estabelecer a Crise (Gestão da Crise) Liderança

Apoio para as partes afetadas

Melhorias

nos

Processos

Críticos

Reestruturação financeira

Mudança

organizacional

6.Pré-requisitos

Em momento de baixa atividade econômica a resistência a mudança é

menor, torna-se um cenário ideal para realizar os projetos.

Identificar os motivadores (direcionadores) para a Mudança

Quem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazer acontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e o

PATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' em buscar de remover qualquer obstaculo e conseguir os

recursos)? Há motividadores o suficiente para fazer as mudanças acontecerem?

Em momento de baixa

atividade econômica a

resistência a mudança é

menor, torna-se um cenário

ideal para realizar os

projetos.

Projetos com Projetos com Projetos com Projetos com

foco em foco em foco em foco em

Aumentar: Aumentar: Aumentar: Aumentar:

Competitividade

Diminuir custos

Aumentar agilidade

Fazer mais com os mesmos recursos (sem investimento ou pouco investimento)

Determinar o escopo

da Mudança

Contexto existente

Determine o quê, onde, porque e como deve ser a mudança

Mapa da mudança organizacional

Há alguma crise? Um grande problema? Se sim qual?

Caso contrário como o projeto tornará importante, relevante para organização?

Como as pessoas irão mudar sua rotina de trabalho?

• Crise• Eficiência Operacional• Gargalos nos Processos• Novas necessidades Negócios• Problemas• Tecnologia

Qualquer mudança gera desconforto e como será definido a URGÊNCIA das iniciativas da Mudança para aumentar as chances de sucesso da sua iniciativa?

Identificar os motivadores (direcionadores) para a Mudança

Quem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazer Quem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazer Quem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazer Quem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazer

acontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e o acontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e o acontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e o acontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e o

PATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' em PATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' em PATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' em PATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' em

buscar de remover qualquer obstaculo e conseguir os buscar de remover qualquer obstaculo e conseguir os buscar de remover qualquer obstaculo e conseguir os buscar de remover qualquer obstaculo e conseguir os

recursos)? Há motividadores o suficiente para fazer as recursos)? Há motividadores o suficiente para fazer as recursos)? Há motividadores o suficiente para fazer as recursos)? Há motividadores o suficiente para fazer as

mudanças acontecerem?mudanças acontecerem?mudanças acontecerem?mudanças acontecerem?

Identificar fontes de resistência

Incerteza

A falta de confiança

Motivos pessoais

Inflexibilidade

Falta de ‘skill’

‘Perda’ de poder

Avaliar Impacto

Organização

Cultura

Processos

Tecnologia

7.Sugestões para os próximos passos

Procure ter seus

processos críticos

mapeados, estes serão

essenciais para ‘garimpar’

as oportunidades?

Reunião de Trabalho para Definir

•Definir a Crise

•Problemas e Oportunidades

•Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)

•Plano de Ação e Projetos

•Definição de como será realizado o Monitoramento das Ações

•Definição do Agente de Mudança e Patrocinador

Obrigado!

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