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GESTÃO POR PROCESSOS

P E D

Programa de

Estágio Docente

FÓRUM - GEPRO

26/11/2012

Programa de Estágio Docente

GERENTE PDG

Claudio Platero - ATD da CPG - IEL

COACHING

Mônica Baggio - CCUEC - GEPRO

COLABORADOR TÁTICO

M. Regina Nucci - Informática/PRPG

PATROCINADOR

Profa Dra Rosana Baeninger

Assessora PRPG – Coordenadora Comissão PED

COMISSÕES JULGADORAS LOCAL E GERAL

PRÊMIO PAEPE

Reconhecimento da importância deste trabalho para a

comunidade acadêmica da Unicamp.


Documentação

PED

Docente Unicamp:

Professor

Responsável

Alunos Pós-

Graduação

PRPG

Alunos

Graduação

DAC

COTAS de

bolsas

CG’s

V CPG’s

Disciplinas

Graduação

Certificados

Pagamento

de Bolsas

V 22+CEL+

INOVA +

COTUCA


DÚVIDAS repetidas – desconhecimento do processo

pelas secretarias, estagiários e docentes;

RETRABALHOS - informações imprecisas nos documentos e

processos das unidades, Certificados e Pagamento de Bolsa;

PROCESSO BUROCRÁTICO - formulários, assinaturas,

ofícios;

ALTERAÇÕES - semestre;


Myrian Lorenzetti

PRPG/Bolsas

Vivien Ruiz

ATD da CPG - IA

Magali L. da Silva

DAC-4


Brainstorming com as Unidades

CALENDÁRIO DAC/PED

encontrar as CAUSAS das Alterações


encontrar as CAUSAS das Alterações

CALENDÁRIO DAC/PED – Brainstorming com as Unidades

ALTERAÇÕES

PROF. RESPONSÁVEL

TURMA

CARGA DIDÁTICA

INCLUSÃO FORA DE PRAZO

CANCELAMENTOS

SUBSTITUIÇÃO

Indicação equivocada pela CG

Mudança de Disciplina ou Turma

Admissão em concurso em outra instituição

Calendários Incompatíveis

Saúde

Aposentadoria

Falta de comunicação entre docentes

Resultado da matrícula no início do semestreDesistência do Professor em supervisionar o PED

Não perder cota por cancelamento

Alunos e/ou Docentes não cumprem prazos

Incompatibilidade de Calendários

Desistência do Estagiário

Indisponibilidades de candidatos no período de seleção

Mudança de disiplina

Abertura de novas turmas

Preferência do aluno pelo Campus de Campinas

Quadro de docentes não formado antes da submissão dos projetos

Matrícula

Preenchimento equivocado no projeto

Fechamento ou abertura de turma (adequação de matrícula no início do semestre)

Dados incorretos

Horário inadequado para o estagiário

Aluno não contemplado com bolsa

Desistência do estagiário por emprego, concurso ou intercâmbio

Fechamento de disciplina (adequação de matrícula no início do semestre)

Estagiário considera processo muito burocrático

Estagiário considera jornada muito grande após início do semestre

Dificuldade com a logística (Limeira)

Estagiário julga-se inapto para cumprir c/ o programa proposto pelo Prof. Responsável

Prof. Responsável não aceita o estagiário selecionado

Redefor

Motivo Pessoal

Não perde cota devido ao cancelamento

Demanda da Unidade ter PED para a disciplina

Unidade tem uma lista de suplentes para subisituição

Dar oportunidade para outros pós-graduandos realizarem o estágio

Atribuição equivocada por desconhecimento dos critérios

normativos

Graduação recalcula após fechamento da grade de horários

Carga atribuída ao PED não é assumida pelo estagiário

Docente solicita alteração para não impactar no Relatório Trienal


O QUE PARA QUE COMO STATUSINFORMATIZAÇÃO

Inserir no projeto submetido

campos para preenchimento da

"carga didática parcial de

participação do PED por turma",

quando assume uma disciplina

com mais de uma turma. (Ex.

MA111 turmas A e D).

Garantir a informação correta quanto à

carga didática, evitando equívocos no

sistema acadêmico no momento do

vínculo à disciplina de graduação e da

atribuição de carga didática ao

professor responsável .

Criar campo texto no projeto no sistema

Intranet para a unidade inserir a carga

didática parcial por turma, e manter o

campo de carga didática total como

resultado da somatória dos campos

parciais.

Realizado.

P4 - ALOCAR ESTAGIÁRIOS NAS COTAS / NÍVEIS, SUBMETER PROJETOS

Implementar consistências no sistema

da PRPG baseadas nas normas para

os dados relacionados às disciplinas,

nº matrícula do professor responsável,

RA e CPF

Reduzir o grande número de alterações

logo no início do semestre.

Criar um banco de dados eletrônico no sistema

da PRPG contendo os dados dos alunos

provenientes do sistema acadêmico.

Realizado.


O QUE PARA QUE COMO STATUS

Unidades enviarem os processos dentro

do prazo estabelecido no Cronograma

PED.

Agilizar o envio dos processos.

Permitir que um docente responsável assine pelo

titular em caso de ausência deste, justificando tal

ação no processo.

Ação realizada que atende a 2

processos, o P4 e o P61

Eliminar a etapa de conferência de

dados bancários durante o período de

submissão dos projetos.

Eliminar o retrabalho, uma vez que a

conferência deverá ser feita em momento

posterior.

Excluir esta etapa do processo e realizá-la somente

no momento da conferência dos dados bancários

nos processos PED.

Ação realizada

Impedir o pagamento de bolsa ao

estagiário quando os formulários do

PED e/ou o comprovante de conta

bancária do estagiário não constarem

no processo do PED.

Conscientizar o estagiário e as unidades

quanto à impotância de entregar os

documentos necessários, a fim de

garantir que a PRPG receba a

documentação completa dentro do prazo

e que o estágio ocorra devidamente

formalizado.

Alterar o status do estagiário no sistema para "em

efetivação" quando a documentação não estivar

completa no processo PED, a fim de que o sistema

não inclua automaticamente seu nome na folha de

pagamento. E, adequar o procedimento informações

gerais explicitando a ação quanto à alteração do

status do estagiário no sistema.

Realizado.

Gerar eletronicamente os Anexos I e II

com o preenchimento do período de

estágio.

Eliminar preenchimento incorreto do

período de estágio nos Anexos I e II que

era feito manualmente pelas unidades,

reduzir o trabalho das unidades de

corrigirem a informação e da

PRPG/Bolsas de conferir as correções.

Gerar formulário já preenchido pelo sistema, através

da informação do período de estágio que é informado

quando da submissão do projeto.

Realizado.

P.6.1 - ACOMPANHAR ESTÁGIOS



Eliminar a emissão de cópia dos

ofícios enviados à Comissão PED

para avaliação das solicitações e

emissão de Parecer.

Eliminar o gasto desnecessário de

papéis.

Criar planilha de controle de entrada e

saída de documentos no Excel.Realizado.

Aprovar automaticamente os

projetos inseridos fora de prazo.

Agilizar o trabalho da PRPG/Bolsas a fim

de eliminar a necessidade de trocar e-

mails solicitando que a ação fosse

realizada, pela Informática da PRPG,

demandando um tempo maior para a

realização da atividade. Uma vez que a

inclusão fora de prazo é feita pela PRPG

no sitema somente mediante aprovação

da Comissão PED, não há a necessidade

de somente a informática ter o acesso

para aprovar o projeto no sistema após

inserção.

Permitir acesso da PRPG/Bolsas ao

sistema intranet para aprovar o projeto

PED inserido fora de prazo pela

PRPG/Bolsas.

Realizado.

Adequação do sistema para

alteração da situação do estagiário

de Voluntário para Bolsista ou vie-

cersa.

Agilizar o trabalho da PRPG/Bolsas

evitando ter que cancelar o projeto do

estagiário no sistema como bolsista e

inserí-lo novamente como voluntário, ou

vice-versa, o que gerava para as

unidades a necessidade de enviar à

PRPG novamente o projeto em arquivo

eletrônico para nova inserção no sistema.

Criar uma ação no sistema que

possibilita pelo usuário da PRPG a

escolha da situação do estagiário, como

bolsista ou voluntário, independente do

projeto submetido.

Realizado. A ação reduziu o

tempo de alteração destes

casos de 2 - 3 dias ( incluindo

o tempo de solicitação e envio

do projeto em arquivo

eletrônico, cancelamento e

resubmissão no sistema) para

cerca de 10 minutos.

P.6.2 - ALTERAR PROJETOS



Definir regras sobre as implicações

para as unidades quanto aos

relatórios aprovados com ressalva,

reprovados ou não enviados.

Esclarecer as dúvidas das unidades e

padronizar as informações.

Validar as informações com a Comissão

PED, adequar o documento

INFORMAÇÕES GERAIS e divulgar às

unidades.

Realizado.

Revisão do Formulário de Relatório

e de Projeto

Adequar os formulários a fim de facilitar e

agilizar o preenchimento dos mesmos

pelos alunos, professores e secretários

das CG's ou CPG's, atendendo à

demanda das unidades, da PRPG e da

Comissão PED.

Adequar o formulário de Relatório de

forma que o de PED B seja igual ao do

PED C. Adequar o formulário de Projeto

de forma que os campos de justificativa

do PED para o programa e para a

determinada disciplina sejam os

mesmos para todos os projetos de PED

B de cada unidade, assim como já é

para o PED C.

Realizado.

Realizado.

Promover um encontro entre as

unidades para trocarem

experiências sobre os seus

processos

Propor às unidades adequarem seus

procedimentos de definição de professor

responsável, disciplina / turma da

graduação que poderão ter PED no

semestre seguinte a fim de reduzir o

número de alterações geradas devido à

falta de informações precisas no momento

da seleção dos estagiários.

Realizar reunião entre as unidades que

mais contribuem com alteração e as que

menos contribuem com alteração para

exporem suas formas de trabalho.

GERAL

P.6.3 –AVALIAR ESTÁGIOS (RELATÓRIOS)


DESENHO REDESENHO (PRÉ-GEPRO) (PÓS-GEPRO) 4 PROCESSOS 4 PROCESSOS

4 SUB-PROCESSOS 4 SUB-PROCESSOS

43 AÇÕES PROPOSTAS 27 AÇÕES IMPLEMENTADAS

32 DESCONEXÕES

18 DESCONEXÕES SOLUCIONADAS

3 DESCONEXÕES EM ANDAMENTO

8 DESCONEXÕES NEGOCIADAS

PORÉM MANTIDAS

3 DESCONEXÕES QUE SERÃO

RESOLVIDAS NO NOVO PROCESSO

146 ETAPAS 142 ETAPAS


INSERÇÃO ELETRÔNICA DOS DADOS PARA MATRÍCULA DAC

cerca de 4080 dados : MANUAL AUTOMÁTICA

Tempo: 1 semana instantâneo

CONFIABILIDADE dos dados

redução de 15 6 ETAPAS

ALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DO ESTAGIÁRIO DE VOLUNTÁRIO

PARA BOLSISTA OU VICE-VERSA:

Tempo : 2 - 3 dias 10 minutos


UNIDADE 1S2011

(Pré-

2S2011

(Pós-CEL 3 0

FE 2 0

FEAGRI 11 0

FEEC 0 0

FEF 0 0

FEQ 12 0

IB 36 0

IEL 1 0

IFCH 10 0

IFGW 0 0

IG 3 0

IMECC 0 0

INSERÇÃO ELETRÔNICA DO PERÍODO DE ESTÁGIO NO

FORMULÁRIO ANEXO I e II:


NORMAS / PROCEDIMENTOS – Edital de Fomento GEPRO

MANUAL do PED

INFORMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS – Ofício para a Reitoria

NOVO PROCESSO


NOVO PROCESSO: Informatizado, dinâmico e padronizado


MAPA DE PROCESSO: Maior compreensão e

conhecimento das atividades pelas áreas envolvidas

VISIBILIDADE, que despertou:

• INTERESSE,

• COLABORAÇÃO,

• TROCA EXPERIÊNCIAS,

• REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS INTERNOS

• APROXIMAÇÃO ENTRE AS UNIDADES, PRPG e DAC

DURANTE O GEPRO


PÓS-GEPRO


Somos gratas pela oportunidade de aprendizado e trabalho que nos impulsiona a sempre rumar adiante!

"A utopia está lá no horizonte. Me aproximo dois passos, ela se afasta dois passos. Caminho dez passos e o horizonte corre dez passos. Por mais que eu caminhe, jamais alcançarei. Para que serve a utopia? Serve para isso: para que eu não deixe de caminhar". Fernando Birri

Diretor de cinema

Myrian C. de F. Lorenzetti R. : 1-2535

[email protected]

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