Guia de Digitalizacao de Processos - Cju-mg-Agu

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO CONSULTORIA-GERAL DA UNIO

CONSULTORIA JURDICA DA UNIO EM MINAS GERAIS

Guia de Digitalizao

de Procedimentos submetidos CJU/MG/AGU

Belo Horizonte/MG

1 edio

Agosto de 2014



2

Apresentao

O processo de digitalizao o ato de transformar um documento fsico em

digital, que por sua vez pode ser armazenado em vrios tipos de mdias.

Dessa forma, a Coordenao-Geral de Gesto da Documentao e

Informao (CGDI) da Secretaria-Geral de Administrao da AGU, iniciou em fevereiro

de 2012, o processo de digitalizao de documentos/processos administrativos

encaminhados ao Arquivo Central, podendo, a partir dessa data, serem passveis de

recuperao por meio do Sistema Dossi Eletrnico, em Sistema da AGU.

Logo em seguida, foram iniciados os procedimentos de digitalizao dos

processos judiciais, com a disponibilizao dos arquivos digitalizados no Sistema

denominado SICAU.

Com os resultados concretos e positivos dos dois projetos implantados

(pilotos), a CGDI/AGU elaborou Manual de Procedimentos da Digitalizao na

Advocacia-Geral da Unio, o qual tem por objetivos: a padronizao correta dos

procedimentos de digitalizao, observando-se os tipos de processos e documentos;

e a disseminao da informao com celeridade, garantindo-se o mximo de

fidelidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, levando-se tambm

em considerao suas caractersticas fsicas, estado de conservao e finalidade de

uso.

Aos usurios que aplicaro os procedimentos de digitalizao na AGU, so

vrias as vantagens de se ter um processo digital: o acesso imediato aos

documentos/processos sem que seja necessrio o desarquivamento fsico dos

mesmos; a facilidade de consulta no processo (uma vez que possvel localizar

palavras usando o recurso de busca); e o atendimento clere das demandas que

invoquem a Lei de Acesso Informao (Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011).

O presente trabalho serve tambm de piloto para a implantao de

processos digitais nos rgos assessorados pelas Consultorias Jurdicas da AGU,

sendo que todo o contedo digitalizado ser incorporado ao sistema denominado

SAPIENS, criado em formato que permitir futuramente a sua interconexo com o

sistema de processo digital do poder judicirio, bem como sistemas de tramitao de

processos futuramente implementados nos rgos da Administrao Pblica

assessorados pela AGU.

Nesta fase inicial, preciso que todos os assessorados colaborem com a

implantao do novo sistema da AGU, digitalizando seus prprios processos e

remetendo os arquivos digitalizados juntamente com o processo fsicos, nos termos

deste guia, reduzindo o tempo de anlise e a tramitao de seus expedientes no

sistema SAPIENS/AGU.



3

Fidelidade na digitalizao

O processo de captura digital da imagem dever ser realizado com o objetivo

de garantir o mximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o

documento original, levando em considerao suas caractersticas fsicas, estado de

conservao e finalidade de uso do representante digital.

Recomenda-se a digitalizao das capas, e envoltrios, bem como de

pginas sem impresso (frente e verso) quando contiverem sinalizao grfica de

numerao e outras informaes.

necessrio que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital

de um documento arquivstico de forma a garantir a gerao de um representante

digital que reproduza, no mnimo, a mesma dimenso fsica e cores do original em

escala 1:1, sem qualquer tipo de processamento posterior atravs de softwares de

tratamento de imagem, como interpolao, por exemplo.



4

Parmetros para obteno da qualidade da imagem digital

A qualidade da imagem digital o resultado dos seguintes fatores:

a. Resoluo ptica adotada no escaneamento;

b. Profundidade de bit, dos processos de interpolao (quando utilizados);

c. Nveis de compresso;

d. Caractersticas dos prprios equipamentos;

e. Tcnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital.

A resoluo linear determinada pelo nmero de pixels utilizados para

apresentar a imagem, expressa em pontos por polegada (dpi) ou pixels por polegada

(ppi) da vertical e horizontal da imagem digital (eixo X,Y). Quanto maior o nmero de

pixels utilizados no processo de captura digital de imagem, mais elevada ser a

resoluo linear e, portanto, a possibilidade de representar a imagem original com a

riqueza de detalhes.

Como parmetro de qualidade usar a Resoluo ptica, sem a utilizao de

recursos de interpolao, que resultam num aumento artificial da resoluo.

A profundidade de bit (tambm chamada de resoluo tonal, resoluo de

cor ou variao dinmica), uma medida do nmero de bits utilizados para definir

cada pixel.

a. Bitonal (Preto e branco) usado para a maioria dos documentos, que contenham textos;

b. Tons de cinza usado para quando o processo possuir fotos, imagens ou outras informaes que precisam de uma melhor qualidade.

c. Colorido (RGB) usado exclusivamente quando o processo possuir uma informao em que vital a apresentao das cores.

Os nveis de Tons de cinza e Coloridos tm uma imagem mais

aprimorada, mas os arquivos ficam com tamanhos maiores, tornando o

Como os formatos Tons de cinza e colorido, ocupam um espao maior, deve-se racionalizar o processo quando ocorrerem casos de, por exemplo, processos

com vrias pginas de texto e entre elas algumas fotos. Nesses casos em que apenas

pequena parte do documento precisa de qualidade, sugere-se que este seja

completamente digitalizado em Preto e branco e que se faa a redigitalizao,

com a qualidade necessria, apenas da parte que necessitar de maior resoluo.



5

Tabela - Padronizao

Tipo de documento Modo de cores

Resoluo linear mnima

Textos impressos, sem manchas, folhas preservadas.

Bitonal 300dpi

Textos impressos, com manchas.

Tons de cinza

300dpi

Capas dos processos.

Tons de cinza

300dpi

Textos com imagens ou fotografias em preto e branco.

Tons de cinza

300dpi

Textos impressos, com folhas deterioradas ou rasgadas.

Tons de cinza

400dpi

Textos com imagens ou fotografias coloridas

Colorido 300dpi

Manuscritos Tons de cinza

400dpi

Imagens ou fotografias coloridas

Colorido 400dpi

Negativos fotogrficos Colorido 3000dpi

Documentos cartogrficos

Colorido 400dpi

Plantas

Tons de cinza

600dpi

Formato do arquivo

A AGU adotou como formato principal o formato PDF/A pesquisvel, embora

possua uma taxa de compresso menor, esse formato digital permite dar acesso ao

usurio final uma representao fiel do documento original, em um nico arquivo

digital, especialmente quando esse formado por mltiplas pginas e contiver

tambm imagens fixas.

Sempre marque na configurao de seu aplicativo digitalizador o formato

PDF pesquisvel e/ou reconhecimento de caracteres (OCR ou ICR).



6

Limites no tamanho do arquivo

Sapiens: tamanho mximo do arquivo de 1,5Mb.

Para evitar arquivos muito grandes, que dificultem ou retardem a legibilidade

do contedo, sugere-se que volumes com grande nmeros de pginas sejam

divididos em arquivos digitais menores, respeitando-se o limite de 200 a 300 pginas

para cada arquivo digital.

Nada obsta, porm, que, conforme orientao especfica de rgo de direo

superior da AGU, haja um maior detalhamento no procedimento de digitalizao,

como, por exemplo:

a. diviso de autos de processo em arquivos digitais que contenham um

pequeno nmero de documentos;

b. especificao do contedo principal dos arquivos digitais e indicao do

nmero das folhas dos autos (ex: Em um contrato de servios continuados - 001

Edital de licitao e anexos fls 54 a 110; 02 termos aditivos fls 132, 205, 345).

Processos que contenham objetos no digitalizveis (Mapa, CD, DVD, fita VHS, livro, ou qualquer objeto no contemplado pelo aparelho digitalizador usado).

a. Encaminhar o objeto AGU junto com o processo;

b. Caso a folha do processo fsico que contenha a mdia esteja numerada, acrescente

uma folha no lugar, para digitalizao avisando que nesta pgina existe uma mdia.

(Ex: Redigir na folha: Nessa pgina existe um objeto (mapa, CD, DCV, livro , ou outros)

no passvel de digitalizao por nossos equipamentos)

Preparando as pastas de trabalho (rede e local)

Com a inteno de simplificar o salvamento dos arquivos durante a

digitalizao, recomendamos que seja criado um repositrio na rede, exclusivamente

para o processo de digitalizao de documentos. Recomenda-se que cada processo

principal tenha sua pasta prpria.

A pasta pode conter divises para separar os documentos que foram

digitalizados, conferidos, etc.



7

Conferncia da digitalizao

Para assegurar que o processo ser integralmente e corretamente

digitalizado, imprescindvel que o digitalizador faa uma conferncia depois de

concludo o processo.

a. Conferncia do nmero de pginas digitalizadas

a.1. Se estiver sendo digitalizada apenas a frente das pginas, observar se o

nmero da ltima pgina o mesmo marcado acima da folha no aplicativo

digitalizador. Caso haja alguma divergncia, devem-se conferir as folhas.

Exemplo: se foram digitalizadas 10 pginas, mas o nmero da ltima pgina 11,

provavelmente alguma pgina deixou de ser digitalizada.

a.2. Se estiver sendo digitalizados frente e verso das pginas ou tons de cinza, a

melhor opo se passar as folhas verificando numerao.

a.3. Eliminar as folhas em branco manualmente.

a.4. Rotacionar as folhas, caso necessrio, de modo que o texto fique posicionado

corretamente para a leitura.

b. Conferncia de legibilidade: Na tela, ver a imagem em escala 1:1 - 100 %,

verificar a legibilidade do documento;

c. Imprimir uma folha do processo digitalizado e fazer exame a olho nu, da cpia

impressa, para avaliar a qualidade da captura digital comparando com o

documento original;

d. Testar o sistema de busca, procurando-se uma palavra qualquer do texto, a fim

de determinar se o OCR foi devidamente aplicado;

e. Organizao dos processos: Estando em conformidade, colocar o processo em

espao especfico para os processos j conferidos e sem erros. Se o conferente

encontrar erros na digitalizao, dever voltar o processo prateleira destinada a

digitalizao, com a anotao redigitalizar. Em caso de erros, recomenda-se

criar um arquivo TXT ou xls (Excel) nomeado conferncia e salvar na pasta do processo respectivo; anotar no arquivo criado as folhas faltantes para

redigitalizao (Observao: necessrio redigitalizar o documento todo do qual a

folha fizer parte)



8

Nomenclatura e organizao dos arquivos digitalizados

a) Os arquivos devem receber numerao sequencial, conforme o contedo

digitalizado (1, 2, 3, 4, etc), devendo seu nome conter ainda o nmero das pginas

digitalizadas, o NUP respectivo e a data de digitalizao.

Ex: Processo n 1234.4328/2014-01 com 523 pginas, digitalizado em 3 partes

fls 1 a 200, 201 a 400 e 401 a 523, digitalizado em 11 de agosto de 2014 para

remessa AGU:

Nome dos arquivos:

Numerao sequencial fls NUP data da digitalizao

1 fls 001-200 NUP 12344328-2014-01 dig em 11-08-2014 2 - fls 201-400 NUP 12344328-2014-01 dig em 11-08-2014

3 - fls 401-523 NUP 12344328-2014-01 dig em 11-08-2014

b) Em caso de retorno do processo para reanlise pela CJU/AGU, devero ser

digitalizadas apenas as folhas que ainda no o foram quando do primeiro envio

AGU. No necessrio digitalizar a manifestao da AGU, mas apenas as pginas

seguintes mesma.

Ex: Processo n 1234.4328/2014-01, que aps o ltimo envio AGU, teve parecer

juntado s fls. 524 a 545. Foram ento produzidos novos documentos, de fls. 546

a 600, digitalizados em 02/10/2014 para nova remessa AGU.

Nome do arquivo:

4 - fls 546-600 NUP 12344328-2014-01 dig em 02-10-2014

c) Em caso de processos de durao continuada (servios continuados), devem

ser digitalizados parte os seguintes documentos:

- Edital e anexos minutados para aprovao da AGU e o publicado;

- Contrato minutado para aprovao da AGU e o efetivamente assinado e publicado;

- Termos aditivos/apostilamentos com prorrogao, reajustes, acrscimos,

supresses contratuais;

- Publicaes dos documentos acima mencionados.



9

A digitalizao dos processos de natureza continuada pode ocorrer de duas maneiras:

OPO I Na ordem sequencial do processo, com meno expressa aos documentos

com recomendao de digitalizao a parte:

Ex: Processo de servio continuado submetido anlise de viabilidade de

assinatura do primeiro termo aditivo de prorrogao. Nome dos arquivos:

1 fls 001-52 NUP 12344329-2014-01 dig em 11-08-2014

2 - fls 053-93 NUP 12344329-2014-01 minuta Edital e anexos dig em 11-08-2014

3 - fls 094-101 NUP 12344329-2014-01 dig em 11-08-2014

(Parecer da AGU) fls 102 a 104 No precisa digitalizar

4 - fls 105-110 NUP 12344329-2014-01 dig em 11-08-2014

5 - fls 111-172 NUP 12344329-2014-01 Edital anexos e publicao dig em 11-08-2014

6 - fls 132-196 NUP 12344329-2014-01 dig em 11-08-2014

7 fls 197-202 NUP 12344329-2014-01 minuta 1 termo aditivo - prorrogao - dig em 11-08-2014

OBSERVAO: O mesmo deve ocorrer em relao aos documentos que no

puderem ser digitalizados com o padro: bitonal/300dpi (Ver tabela

padronizao)

OPO II Digitalizao do processo sem destaque dos documentos em ordem

cronolgica, mas com redigitalizao destes em um arquivo nico, destacando-se o

seu contedo e a data de digitalizao, com numerao vinculada ao do ltimo

arquivo de digitalizao:

Ex: Processo de servio continuado submetido anlise de viabilidade de

assinatura do primeiro termo aditivo de prorrogao. Nome dos arquivos:

1 fls 001-104 NUP 12344329-2014-01 dig em 11-08-2014 1.1 Minutas - edital e anexos contrato - dig em 11-07-2013 (contm as

minutas de edital e de contratos submetidos anlise da AGU, previamente

publicao do edital, em julho de 2013)

(Parecer da AGU) fls 102 a 104 No precisa digitalizar

2 - fls 105-196 NUP 12344329-2014-01 dig em 11-08-2014

2.1 - Edital e anexos contrato - termos aditivos - publicaes - dig em 11-08-

2014 (contm o edital publicado aps aprovao pela AGU e seu ato de publicao, o contrato assinado e sua publicao e a minuta de termo aditivo

submetido anlise)

OBSERVAO: O mesmo deve ocorrer em relao aos documentos que no

puderem ser digitalizados com o padro: bitonal/300dpi (Ver tabela

padronizao)



10

Encaminhamento para a Consultoria Jurdica da Unio (CJU-MG/AGU)

Os autos do processo continuaro a ser encaminhados fisicamente para a

AGU, devendo o seu contedo digitalizado ser enviado em envelope com CD ou

DVD/RW preso sua contracapa.

Dentro desta mdia devem estar os arquivos digitalizados,observadas as

orientaes deste guia.

Guia de Digitalizacao de Processos - Cju-mg-Agu

Documents

Transcript of Guia de Digitalizacao de Processos - Cju-mg-Agu