Guia do Programa PEC – Manual de Operacões no Campo · Porque é que as ACPE são necessárias?...

Guia do Programa PEC – Manual de Operacões no Campo

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Associações Comunitárias de Poupança e Empréstimo (ACPE)

Guia do Programa

Manual de Operações no Campo Versão 3.1 1 de Novembro de 2007 © VSL Associates

Hugh Allen (VSL Associates) e Mark Staehle (CLP) Software elaborado por Chuck Waterfield (MFI Solutions) [email protected] [email protected] [email protected]


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Prefácio

Porque é que as ACPE são necessárias?

e bem que muitos bancos e IMFs proporcionam serviços valiosos aos pobres no mundo em vias de desenvolvimento, eles têm o seu maior sucesso nas zonas urbanas, dinâmicas em termos económicos, em que abundam as oportunidades de investimento; as necessidades em crédito das empresas em pequena escala são

elevadas; os fluxos de receita são regulares e diversos, e o custo de atingir os clientes, reduzido. Mas passados trinta anos desde o início da revolução micro-financeira, as pessoas que vivem em muitas das zonas rurais e dos bairros de lata nas zonas urbanas, mais particularmente aqueles que são muito pobres, enfrentam dificuldades para conquistar o acesso a produtos micro-financeiros úteis. Surpreendemente, este é frequentemente o caso em países com um sector micro-financeiro bem desenvolvido, facto que está a tornar-se cada vez mais evidente à medida que a indústria vai amadurecendo.

Mesmo as instituições de micro-finanças (IMFs) em grande escala que estão autorizadas a mobilizar as poupanças, têm dificuldades para fornecer produtos que vão ao encontro das necessidades reduzidas em capital e os rendimentos irregulares dos seus clientes mais pobres, muitos dos quais podem eventualmente tomar empréstimos a partir de fontes informais, para aguentar com as suas obrigações de reembolso. Eles enfrentam um risco elevado de dívida, caso os investimentos ou fontes de rendimento os traiam e, de modo a reduzir a sua exposição ao risco, eles podem eventualmente poupar apenas o mínimo necessário para ter acesso aos créditos. Desta maneira, as IMFs estão melhor configuradas para servir os empresários orientados para o crescimento cujo rendimento seja diverso e seguro; que trabalhem a tempo inteiro nos seus negócios e que necessitem de acesso a stocks avultados de capital para satisfazer a sua procura de crédito. Normalmente, as pessoas deste tipo estão seguras em termos económicos e na maioria dos casos, vivem em áreas densamente povoadas, servidas por mercados activos que estão profundamente integrados na economia nacional.

As Associações Comunitárias de Poupança e Empréstimo (ACPE), baseadas na comunidade, completam as IMFs, tendendo a servir os muito pobres cujo rendimento é irregular e menos seguro e que podem eventualmente não ser empresários a tempo inteiro. A sua necessidade principal é de serviços que os ajudem a gerir o seu fluxo de caixa a nível do agregado familiar e proporcionem importâncias fixas úteis para os acontecimentos do ciclo de vida – os quais podem como igualmente podem não incluir a geração de rendimentos. É mais provável que estas pessoas sejam economicamente vulneráveis e, na maioria dos casos, elas vivem em zonas rurais que são servidas apenas intermitentemente pelos mercados locais, estando eles na periferia da economia nacional.

As duas abordagens não se excluem mutuamente. As IMFs fazem a intermediação de stocks avultados de capital e focalizam o crédito para financiar os investimentos no crescimento. Normalmente os poupadores e mutuários não se conhecem, podendo eventualmente ser provenientes de uma vasta zona geográfica. Para cobrir as suas despesas, a IMF há-de tentar diminuir os custos unitários de provisão dos serviços, assim minimizando o número de pequenos empréstimos e a administração dispendiosa dum grande número de pequenos depósitos e levantamentos: ao longo do tempo, o seu tamanho médio por empréstimo tende a subir.. Por outro lado, as ACPE proporcionam às pessoas, por mais distantes ou pobres que sejam, um meio de fazer a intermediação de pequenas importâncias de capital local, com termos flexíveis, e de fazer transacções frequentes a um risco muito reduzido e um custo insignificante. Ficam resolvidos os problemas de sustentabilidade, de custos elevados das transacções, desconhecimento do pessoal da instituição e incentivos fracos à poupança.

Mas mesmo assim, os membros das ACPE podem ser clientes das IMFs e vice versa, escolhendo serviços diversos para satisfazer necessidades diferentes. Não é necessário que

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um deles tente emular o outro, porque no caso duma ACPE assim fazer, é provável que abandone a sua base original de membros.

A criação de federações de ACPE e a criação de ligações para as IMFs e bancos, constituem uma área de crescente interesse na comunidade micro-financeira, sobretudo à luz da experiência indiana, na qual os Grupos de Auto-Ajuda (GAA) proporcionam um acesso gerido pela comunidade a mecanismos de poupança e empréstimo a mais de quarenta milhões de pessoas, reforçado muita das vezes por capital fornecido pelos bancos e IMFs. Se bem que consideramos estas ligações úteis (e inevitáveis), nós aconselhamos uma abordagem prudente, em termos que favoreçam a ACPE e reduzam os riscos de tomada excessiva de empréstimos, de dívida e de perda de autonomia. É necessário que a criação de tais ligações, esteja na base da procura e não apenas de um entusiasmo ideológico por aprofundar os mercados financeiros.

Mudanças à metodologia A metodologia original de PEC, elaborado pelo MMD no Níger, tem vindo a desenvolver-se por toda a África e agora na Ásia, no sentido de permitir uma poupança variável, o levantamento ilimitado de poupanças, e empréstimos com termos variáveis e condições inteiramente flexíveis de reembolso. Esta nova versão do manual incorpora a maior parte destas inovações e oferece dois novos aspectos, com que se pretende melhorar a aplicabilidade da ACPE nos casos em que as taxas de alfabetização sejam baixas e os rendimentos irregulares. Fizemos o seguinte:

• Eliminámos os livros de contas. Isto é conveniente para todas as Associações e em todas as circunstâncias. Propomos um método pelo qual as transacções são observadas (e não registadas num livro de contas) e as obrigações de poupança e empréstimo são controladas em cadernetas individuais. Os saldos em dinheiro são controlados através da memorização e de simples apontamentos. Isto significa que o membro menos alfabetizado da Associação, dispõe de informações completas acerca do ponto da situação em relação à sua poupança e empréstimo e da disposição do património da Associação. Já deixámos de proporcionar um sistema de reserva de manutenção dos registos em forma escrita, porque as evidências já são convincentes de que tal não acrescenta nenhum valor.

• Elaborámos uma forma de poupança no intervalo entre reuniões. A poupança através de moedas simbólicas, já pode efectuar-se fora das reuniões. Na reunião a seguir, as moedas simbólicas podem ser trocadas por acções, ou levantadas em dinheiro, para ir ao encontro das necessidades pessoais. Isto foi testado com sucesso no Bangladesh e já foi introduzido no Benin, no Gana, Níger, Togo e Uganda.

Estes dois acontecimentos proporcionam um sistema melhor adaptado às zonas remotas e de baixa renda. A eliminação dos livros de contas reduz a complexidade e melhora a transparência, ao passo que a poupança diária por moedas simbólicas depositadas, torna possível a redução da periodicidade das reuniões e o aumento das taxas de poupança.

O Guia do Programa baseia-se nas versões anteriores, as quais foram elaboradas ao longo de dezasseis anos, através duma colaboração com várias agências (principalmente a CARE EUA, o CLP, os CRS, a Oxfam América e a Plan). Os autores assumem a responsabilidade pelo seu conteúdo, mas gostariam de observar que a abordagem PEC é o resultado dos esforços empreendidos por muitas outras organizações, programas e indivíduos.


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Manuais nas línguas inglesa, francesa e espanhola Já estão disponíveis para baixar-se gratuitamente a partir do site de Internet da VSL Associates Ltd (www.vsla.net), versões do Manual e da Versão 1.14 do SIG, nas línguas inglesa, francesa e espanhola. O SIG pode ser mudado entre inglês, francês, português e espanhol, e dá a oportunidade de registar uma língua definida pelo utente. Hugh Allen Solingen, Alemanha Mark Staehle Bogra, Bangladesh

Agosto de 2007


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presente Guia do Programa foi elaborado ao longo de quinze anos, através duma estreita colaboração com numerosos indivíduos e agências. Estes são como se seguem:

Moira Eknes da CARE Noruega, que elaborou a metodologia original em 1991, no projecto Mata Masu Dubara (MMD) da CARE Níger. A sua visão e persistência acabaram por dar-lhe razão, na altura do sucesso extraordinário do modelo por toda África, ora por todo o mundo.

Réki Moussa da CARE Níger, que trabalhou com o MMD durante muitos anos e presidiu uma expansão que resultou na criação de umas 8.000 Associações que atendem a mais de 230.000 membros de sexo feminino, no país mais pobre do mundo.

Brian Larson da CARE Serra Leoa, que elaborou o primeiro manual abrangente de formação para o MMD no Níger, no qual se baseia esta versão actual.

Alfred Hamadziripi da CARE Zimbábwè, que proporcionou as primeiras evidências concretas de que se podia adaptar o MMD a culturas diferentes e a ambientes económicos difíceis.

George Mkoma da CARE Tanzania e da Hisa Micro-finanças, que foi o pioneiro dum modelo bem sucedido de participação accionária no Zanzibar, dando continuidade a este trabalho a uma escala maior na Região de Mwanza. O sistema de participação accionária está actualmente em uso difundido em África por várias agências diferentes.

Jennifer Heney da FAO, que financiou a tradução para espanhol

Estão incluídas a CARE, o CLP, os CRS, a Oxfam e Plan, na sua qualidade de organizações, para reconhecer as suas contribuições em momentos críticos no desenvolvimento do Guia e do SIG.

• A Unidade de Desenvolvimento Económico (EDU) da CARE EUA. Sob a liderança de Lauren Hendricks, a EDU sensibilizou um público mais amplo acerca da PEC, fazendo a promoção eficaz da mesma como uma contribuição nova e importante ao estado da arte, assim complementando o trabalho mais bem conhecido das IMFs.

• O CLP no Bangladesh. O Mark Staehle dedicou-se a debates longos e animados à luz da experiência pioneira da SafeSave nos bairros de lata de Daca, e do trabalho do CLP nos “chars” ribeirinhos remotos do noroeste. Isto levou-nos a simplificar a metodologia pela eliminação dos registos centralizados escritos, e pela elaboração dum sistema seguro e prático de poupança diária.

• CRS. O Guy Vanmeenan trabalhou connosco para consolidar os dois Guias originais ao Programa, num único volume para os programas SILC dos CRS, tornando-o acessível para um público mais amplo por todo o programa dos CRS em África.

• Oxfam EUA. O Jeff Ashe e o Vinod Parmeshwar, cuja abordagem de “Savings for Change” (Poupança pela Mudança) e respectivas ferramentas de formação, foram elaboradas quase na mesma altura e por linhas semelhantes, têm sido colaboradores de perto. Mantemos um intercâmbio aberto que contribui para o trabalho, uns dos outros. Em particular, o comentário crítico do Vinod sobre o SIG melhorou a sua utilidade, e a partilha regular pelo Jeff das constatações de pesquisa, corroborou boa parte do que fazemos.

• Plan International. A Plan proporcionou a oportunidade de consolidar o manual, simplificando a linguagem e incorporando na metodologia os princípios da banca islâmica. Irrestrito em oferecer o seu tempo, John Schiller é um colaborador generoso e activo que introduziu as nossas ferramentas por todos os escritórios da Plan a nível do país em África. A Plan Togo financiou a tradução para francês.

• A CARE EUA, os CRS, a Oxfam América e a Plan, todas elas contribuíram para o financiamento do desenvolvimento adicional do Sistema de Informações Gerenciais de PEC, publicado igualmente em Outubro de 2007.

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Índice Notas para o utente .............................................................................................................. 7 Tabela de siglas ................................................................................................................... 8

Parte 1: Apresentação................................................................................................. 9

Capítulo 1: A forma como funciona a metodologia ......................................................... 10 1.1 Uma nota aos Oficiais de Campo ................................................................ 13

Parte 2: Manual de Operações no Campo ............................................................... 14

Capítulo 2: Calendário de operações ............................................................................ 15

Capítulo 3: Fase preparatória - sensibilização .............................................................. 18 3.1 Reunião inaugural: Orientação dos líderes comunitários e dos oficiais

da administração.......................................................................................... 20 3.2 Segunda reunião: Apresentação da PEC à comunidade ............................. 22

3.3 Terceira reunião: Encontros preliminares com grupos aglomerados de potenciais participantes ............................................................................... 24

Capítulo 4: Fase intensiva - módulos 1 a 8 ................................................................... 27 4.1 Módulo 1: Grupos, liderança e eleições ..................................................... 28

4.2 Modulo 2: Políticas acerca do fundo social e da compra de acções/poupança 37 4.3 Módulo 3: Elaboração dos estatutos da Associação .................................. 46 4.4 Módulo 4: Manutenção dos registos e a forma como gerir uma reunião ..... 54 4.5 Módulo 5: Primeira compra de acções/poupança ....................................... 63 4.6 Módulo 6: Primeiro desembolso de empréstimos ....................................... 65 4.7 Módulo 7: Primeiro reembolso dos empréstimos ........................................ 72 4.8 Módulo 8: Poupança diária por moedas simbólicas .................................... 77

Capítulo 5: Supervisão - Fases do desenvolvimento e da maturidade .......................... 81 5.1 Supervisão: Desenvolvimento ..................................................................... 83 5.2 Supervisão: Maturidade .............................................................................. 84 5.3 Módulo nº 9: Distribuição/auditoria prática e passagem à independência ... 85

Parte 3: Anexos......................................................................................................... 89 1 Guia consolidado dos Oficiais de Campo, aos procedimentos das reuniões ................................................................................................ 90 2 Estatutos ..................................................................................................... 96 3 Administração operacional .........................................................................101 4 Matriz de avaliação dos impactos ..............................................................107 5 Sistema de Informações Gerenciais (SIG) .................................................108 6 Pagamento aos membros que deixam a Associação no meio do ciclo ......127 7 Desenhos de uma caixa típica ...................................................................128 8 O jogo ........................................................................................................131 9 Descrições de Funções, Qualificações e Experiência do Pessoal Chave ...........................................................................................132


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Notas para o utente O Guia: Aspectos gerais • Ao longo deste Guia do Programa, a palavra “Associação” é empregue para fazer

referência a uma Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo (ACPE). A palavra “Grupo” é igualmente aplicável.

• Este Guia do Programa baseia-se num sistema de manutenção de registos que depende das Cadernetas das Acções dos Membros (referidas no presente manual como “cadernetas”), apoiado pela memorização de certos dados chave. Se bem que este sistema foi elaborado originalmente para Associações cujos membros não saibam ler nem escrever, também é conveniente para Associações cujos membros sejam alfabetizados e em que seja de esperar que estes valorizem a sua simplicidade, transparência e capacidade de facilitar transacções complexas.

• O presente Guia deve ser utilizado em conjunto com o SIG (Sistema de Informações Gerenciais) da VSL Associates, na forma dum modelo em branco. O Anexo 5 ilustra um exemplo deste SIG, com um conjunto típico de dados, já preenchido. Isto mostra um programa que tem quatro Oficiais de Campo (OC), cada um dos quais possui a sua própria folha de carteira.

• Ao longo do manual, usámos o xelim tanzaniano (TSH) em todos os exemplos. A taxa de câmbio ao dólar americano na altura da redacção deste texto, é de aproximadamente 1.100:1.

Nota dos tradutores Na tradução deste manual para português, optámos pelo uso do masculino na designação dos cargos, como por exemplo: “o Oficial de Campo” e “o Guardião da Caixa”, reconhecendo que esta é uma solução imperfeita, mas que tem a vantagem de tornar o texto de mais fácil leitura.

Para entrar em contacto com os autores • O manual trata-se duma publicação actualizada e, apesar das muitas revisões às quais

ele foi submetido antes da sua publicação, ele pode eventualmente conter erros. Estaremos gratos aos utentes se nos alertarem de quaisquer destes que descobrirem.

• Pode-se pedir esclarecimentos aos autores sobre quaisquer pontos que não estejam claros, e acolhe-se com agrado um diálogo sobre a metodologia: estamos ansiosos em aprender a partir da experiência dos outros, no arranque e operação de tais programas. Para assuntos que dizem respeito à metodologia e à sua história, bem como ao texto, queira contactar com o Hugh Allen, pelo [email protected] ou o Mark Staehle, pelo [email protected]. Para esclarecimentos no que diz respeito ao SIG, queira contactar com o Chuck Waterfield, pelo [email protected].


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Tabela de siglas ACPE...................Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo, ou “Associação” Também conhecida por AP&EC ASCA...................Associação de Poupança Cumulativa e Crédito CARE...................Cooperative for Assistance and Relief Everywhere Char.....................Uma superfície ribeirinha de terra no Bangladesh (tratando-se ou duma ilha, ou duma terra contígua aos rios), sujeita a inundações sazonais CLP......................Programa de Meios de Vida dos Chars CRS .....................Serviços Católicos de Socorro GAA .....................Grupo de Auto-Ajuda IMF ......................Instituição Micro-financeira MMD ....................Mata Masu Dubara. O programa pioneiro de PEC da CARE Níger. “Mulheres em Movimento” em língua hausa ONG ....................Organização Não Governamental OC .......................Oficial de Campo Oxfam ..................Comité de Oxford para o Alívio à Fome PEC .....................Poupança e Empréstimo no Campo. Também conhecida por P&EC QOA.....................Quaisquer Outros Assuntos SIG ......................Sistema de Informações Gerenciais TSH .....................Xelim tanzaniano


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Parte 1: Apresentação


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Capítulo 1: A forma como funciona a metodologia

princípio básico do sistema de Poupança e Empréstimo no Campo (PEC), é de que os membros dum grupo auto-escolhido, constituem voluntariamente uma ACPE e fazem poupanças de dinheiro, através da compra de acções. As poupanças são investidas num fundo de empréstimo, a partir do qual os membros

podem pedir empréstimos, repondo os mesmos com uma taxa de serviço acrescida. As ACPE constituem uma forma de Associação de Poupança Cumulativa e Crédito (ASCA), sendo este um termo genérico que descreve este tipo de instituição financeira em pequena escala, gerida pela comunidade.

O objectivo principal duma ACPE, é de fornecer mecanismos simples de poupança e empréstimo, dentro duma comunidade que não tenha acesso aos serviços financeiros formais. Os empréstimos podem igualmente proporcionar uma forma de seguro interno aos membros, completado por um fundo social que proporciona subvenções de pequena dimensão, se bem que importantes, aos membros aflitos.

As associações são autónomas e auto-geridas. Isto é fundamental, porque o objectivo duma ACPE é a independência institucional e financeira. A promoção das instituições nunca deve procurar gerir os assuntos duma ACPE em nome dos seus membros.

Todas as transacções são realizadas em reuniões, diante de todos os membros da Associação, de modo a garantir a transparência e a prestação de contas. Para garantir que as transacções não se realizem fora das reuniões regulares, emprega-se uma caixa que pode ser fechada à chave, para impedir a movimentação não autorizada de dinheiro e o risco de que os registos sejam adulterados.

O ciclo de poupança e concessão de créditos, é limitado temporalmente. No fim dum período acordado (o “ciclo”), as poupanças acumuladas, mais os ganhos em taxas de serviço, são distribuídos entre os membros, proporcionalmente à importância que cada membro teria poupado ao longo do ciclo. Isto é de importância crítica para a resolução de questões pendentes, para a transparência e para manter a confiança dos membros. Um ciclo não pode durar por mais de um ano, antes da distribuição.

Todos os membros possuem uma caderneta individual. Isto é necessário para permitir taxas variáveis de poupança e para controlar os passivos exigíveis com os empréstimos dos membros, mas não existe nenhum livro de contas da Associação para fins de manutenção de registos. São registados apenas os saldos iniciais e finais em cada reunião, do fundo social e do fundo de empréstimo da Associação, principalmente através da memorização.

As ACPE são compostas de dez a vinte e cinco membros. Isto encontra um equilíbrio, entre ser-se suficientemente grande para criar um stock útil de capital, e suficientemente pequeno para manter as reuniões manejáveis. Os membros são auto-escolhidos, normalmente a partir da população adulta. A condição de membro está permitida tanto às mulheres como aos homens, mas normalmente no caso de Associações mistas, pelo menos três dos cinco membros eleitos do Comité são de sexo feminino. Os membros que ocupam uma posição de chefia , não devem ser elegíveis para cargos no Comité.

As associações reúnem-se com uma certa periodicidade, seja ela semanal, quinzenal ou de quatro em quatro semanas durante o primeiro ciclo, conforme combinem os membros. Nos

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Este capítulo proporciona uma breve descrição dos princípios básicos do sistema de PEC, descrevendo os produtos de poupança, de crédito e de seguro, duma Associação típica de PEC. Ele dá igualmente um breve guia para os OC, descrevendo o método de trabalho.


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ciclos futuros, depois das ACPE serem independentes, as reuniões podem eventualmente diminuir em frequência

As associações são compostas duma Assembleia Geral e duma Comissão de Gestão. Os membros da Comissão de Gestão são eleitos pela Assembleia Geral. Cada membro da Assembleia Geral goza de um voto.

A Comissão de Gestão consiste em cinco pessoas: um Presidente, um Conservador do Registo, um Guardião da Caixa e dois Contadores de Dinheiro. A Comissão de Gestão tem que ser eleita de novo no início de cada ciclo.

Cada Associação elabora estatutos escritos que são assinados por cada membro. Os Estatutos desempenham duas funções: em primeiro lugar, a de proporcionar um quadro para a governação, a resolução de diferendos e a acção disciplinar, e em segundo lugar para especificar as condições para a compra de acções/poupança e o acesso aos benefícios pagáveis a partir do fundo social. A cada membro da Assembleia Geral pode ser atribuída uma ou mais regras de que deve lembrar-se, sobre a qual é provável que seja interrogado nas reuniões. Isto tem o efeito de que depois de alguns meses, toda a gente conhece os regulamentos a cor.

As associações combinam a duração do ciclo de operação, sendo esta duração registada nos estatutos. Um ciclo não deve ser de menos de nove meses, nem de mais de um ano.

Todos os membros da Associação fazem poupanças, através da compra de acções. Esta é a actividade central da ACPE, sendo a regularidade na poupança a chave para a confiança mútua e o sucesso. Entre uma e cinco acções podem ser compradas em cada reunião.

O valor de uma acção, é fixado pela Associação. Ele é estabelecido a um nível que permite que os membros mais pobres comprem, com segurança e regularidade, pelo menos uma acção por reunião. No entanto, ele não deve ser fixado a um nível tão baixo, que cinco acções não cheguem para satisfazer os objectivos de poupança da maioria. No início dum novo ciclo, e com a anuência de todos os membros da Associação, o valor de uma acção pode ser aumentado ou diminuído.

Suspensão da compra de acções/poupança. Uma Associação pode permitir que um membro que esteja a experimentar dificuldades financeiras, pare de poupar (de comprar acções), mas apenas por um período limitado. Em certas alturas do ano pode eventualmente ser difícil poupar, ou pode haver falta de tempo para assistir às reuniões. Se bem que é importante garantir a disciplina financeira e a compra regular de acções, constitui uma realidade que as rendas rurais são instáveis e variáveis. Mesmo que uma determinada Associação tenha suspendido a compra de acções/poupança, é necessário que os empréstimos continuem a ser reembolsados, e que estes possam continuar a ser desembolsados.

As Associações podem fornecer um serviço de poupança diária aos seus membros, através do uso dum sistema de moedas simbólicas. Este sistema é facultativo. Ele torna a poupança mais fácil, pelo facto de permitir o depósito regular de pequenas importâncias. Isto permite que os membros satisfaçam os requisitos mínimos de compra de acções/poupança.

Os empréstimos são concedidos de quatro em quatro semanas. Todos os membros da Associação têm o mesmo direito de tomar um empréstimo a partir do fundo de empréstimo, o qual consiste no dinheiro de compra de acções pelos membros, nas taxas de serviço dos créditos e nas multas. A Associação fixa a duração do prazo de reembolso do empréstimo, a qual nunca deve ser mais de seis meses e, durante o primeiro ciclo, deve ser de menos de doze semanas.

O tamanho do empréstimo disponível a um membro, não pode ser mais de três vezes o valor total de todas as acções que este membro teria comprado. Isto garante uma distribuição equitativa do capital, evitando o risco de que qualquer membro específico seja inundado de demasiado crédito.


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A Associação decide a taxa percentual da taxa de serviço sobre os empréstimos, anotando a mesma nos estatutos.

As taxas de serviço sobre os empréstimos, vencem em intervalos de quatro semanas. A taxa de serviço aplica-se de quatro em quatro semanas ao saldo do empréstimo, até que este esteja reembolsado por completo. Ela tem que ser paga quando vence, quer o membro reponha o valor principal do empréstimo (capital), quer não.

Os reembolsos do valor principal do empréstimo são efectuadas em intervalos de quatro semanas. O período de reembolso do empréstimo é combinado na altura na qual o empréstimo é tomado, mas o mutuário pode reembolsar antecipadamente, de modo a evitar taxas de serviço adicionais, caso ele/ela assim deseje. No caso em que um mutuário paga uma parte do saldo devedor, o saldo remanescente é tratado como um novo crédito, sendo a percentagem de taxa de serviço aplicada ao novo valor, vencendo a mesma no fim do próximo período de quatro semanas.

A Associação não multa os mutuários pelo reembolso atrasado do empréstimo. Tal agravaria qualquer crise económica subjacente que o agregado familiar pode eventualmente estar a enfrentar. O constrangimento inerente ao atraso, constitui sanção suficiente.

As Associações podem eventualmente desejar criar um fundo social. As Associações combinam uma contribuição regular e por igual a este fundo por parte de todos os membros. Isto fornece pequenas subvenções para fins específicos, como é o caso da assistência de emergência, as despesas com os funerais e os custos educacionais para os órfãos. Não se pretende que o fundo cresça, sendo este antes estabelecido a um nível que cobre as necessidades mínimas de seguro dos membros da Associação.

Qualquer pessoa que precise duma subvenção do fundo social, faz o pedido publicamente perante a Assembleia Geral. A aprovação cabe à Assembleia Geral e o dinheiro pode ser desembolsado imediatamente. O fundo social é guardado separado do fundo de empréstimo e não está incluído na distribuição de fim do ciclo.

Na altura na qual o ciclo de operação chega à sua conclusão, a Associação distribui entre os membros o valor total dos seus activos financeiros (com a excepção do fundo social). À medida que se aproxima o fim do ciclo, não são concedidos nenhuns empréstimos novos, e todos os empréstimos activos são reembolsados. Isto é misturado com qualquer dinheiro remanescente em mão e é distribuído entre os membros, proporcionalmente ao número de acções de cada pessoa. Após a distribuição, os membros que não desejem permanecer na Associação podem sair, podendo novos membros ser convidados a juntar-se.

Finda a reunião de distribuição, os membros que tencionem continuar para o ciclo a seguir, podem ponderar a feitura duma contribuição inicial ao fundo de empréstimo duma quantia fixa, de forma a iniciar as actividades de concessão de créditos com uma importância útil de dinheiro presente. Caso decidam fazer isto, todos os membros devem concordar em contribuir a mesma importância na primeira reunião do ciclo a seguir, a qual deve realizar-se logo a seguir. Nesta ocasião específica, o valor da contribuição não se limita ao tecto normal de cinco acções. Uma vez que as acções iniciais estejam carimbadas em todas as cadernetas, as acções de depósito serão compradas normalmente, sujeito ao tecto de cinco acções.

Quando começa um novo ciclo, os membros podem combinar a mudança do valor da acção padrão. Durante o ciclo, não se pode mudar o preço de uma acção.


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1.1 Uma nota aos Oficiais de Campo s Oficiais de Campo (OC) são facilitadores e não provedores de serviços. Eles asseguram a estabilidade da Associação pela sua ajuda aos participantes, para estes organizarem-se e acumularem os seus próprios meios, através duma ACPE. O seu objectivo principal é de sensibilizar e criar confiança, para que os

participantes aprendam o sistema, façam o devido uso do mesmo e façam activamente as poupanças.

O objectivo do trabalho dum OC, é de criar ACPE independentes e de manter um relacionamento de formação com estas, que nunca seja duma duração de mais de um ano. Daí que os OC nunca devem gerir as actividades da Associação. Os OC ajudam os membros a organizar-se e a acumular os seus próprios meios. As actividades do OC são para garantir que os participantes aprendam a usar convenientemente o sistema de PEC, que cumpram com as regras e que se tornem poupadores e tomadores activos.

Princípios gerais e métodos de trabalho Um OC bem sucedido vai:

• Garantir que os líderes locais e trabalhadores das IMF compreendam a abordagem PEC • Ensinar aos membros das ACPE como gerir a sua própria associação, não a depender do

OC • Encorajar todos os membros a estarem envolvidos de forma activa nas reuniões • Incentivar todos os membros a assistirem às reuniões na hora • Encorajar todos os membros a fazerem poupanças de forma regular • Garantir que a Comissão de Gestão cumpra com as suas responsabilidades e se

comporte de forma democrática • Ser criativo em ajudar os participantes a resolverem conflitos interpessoais. • Isto funciona! Portanto, confie no valor da PEC e tenha confiança que as pessoas

pobres possam e vão fazer poupanças regulares!

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Parte 2: Manual de Operações no Campo


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Capítulo 2: Calendário de operações

s Associações PEC reúnem-se e compram acções em cada reunião (a qual pode ser de periodicidade semanal, quinzenal ou de quatro em quatro semanas, conforme a decisão dos membros), tomando e repondo os empréstimos de quatro em quatro semanas. Um programa de promoção e formação em PEC é

implementado em quatro fases.

• Fase preparatória: Esta fase de três semanas proporciona informações gerais aos líderes locais e aos membros potenciais da ACPE. Isto é necessário antes dum OC começar a fazer a formação das Associações.

• A fase intensiva: Esta fase dura quatorze semanas. Ela começa por cinco reuniões consecutivas de formação que se realizam ao longo dum período máximo de duas semanas. Durante a formação, a Associação faz a sua auto-selecção, elege os seus líderes, estabelece os seus estatutos e fixa as normas e procedimentos que regem as suas actividades financeiras. Em seguida ela passa para as reuniões, nas quais a Associação aprende a gerir o fundo social, a compra de acções/poupança e as transacções de empréstimo. O OC assiste a todas as reuniões durante esta fase, estando envolvido activamente na orientação dos procedimentos..

• A fase de desenvolvimento: Durante esta fase, o OC visita menos frequentemente e está menos activo nas reuniões da Associação. Esta fase dura dezoito semanas.

• A fase de maturidade: Esta fase dura até dezoito semanas e envolve três visitas. Duas destas são visitas de supervisão, para verificar que a Associação esteja a funcionar sem qualquer ajuda externa. No caso da Associação precisar de formação ou supervisão adicional, o ciclo pode ser prorrogado. Se a Associação estiver pronta para ficar independente, o OC realiza uma terceira visita na altura da última reunião do ciclo, para facilitar os procedimentos de distribuição e comemorar a independência da Associação da Organização Implementadora.

A passagem de uma fase para a próxima, depende do OC e do seu supervisor estarem de acordo que a Associação está pronta para avançar, não precisando de qualquer reciclagem.

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Através do uso de diagramas, este capítulo descreve as quatro fases principais pelas quais passam os membros da Associação ao longo dum período de aproximadamente um ano, antes deles serem inteiramente independentes da organização implementadora e de estarem em condições de gerir as suas próprias actividades de poupança, crédito e seguro. Ele descreve igualmente o conteúdo da formação, em forma resumida, e sugere um cronograma de visitas pelo OC.


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Tabela 2.1 Diagrama das reuniões entre o OC e a Associação: Associações que se reúnem semanalmente

O diagrama cobre um período de cinquenta semanas (sem contar com a fase preparatória). Os blocos inferiores (a cor castanha/sombreados a médio) indicam as reuniões da Associação. A linha superior indica as reuniões assistidas pelo OC. Os quadradinhos pretos indicam uma reunião de formação, enquanto que os quadradinhos amarelos/ligeiramente sombreados indicam a supervisão por parte do OC.

O OC começa por reunir-se com os Líderes Comunitários e Oficiais (A). A reunião seguinte é uma reunião Comunitária (B) e a terceira constitui a primeira reunião assistida por grupos de pessoas que estão interessadas em constituir Associações (C). Este trabalho preparatório não deve levar mais do que três semanas.

As primeiras cinco reuniões da Fase Intensiva são concluídas em duas semanas. A nova Associação constitui-se e fixa os seus procedimentos, e em seguida ela realiza a sua primeira reunião de compra de acções/poupança (reunião nº 5). As restantes três reuniões de formação (do nº 6 ao nº 9) são realizadas nas semanas indicadas.

Note-se: Se as Associações decidirem reunir-se todas as semanas, então o OC tem que visitar todas as reuniões até à Fase de Desenvolvimento. Isto há-de diminuir de forma significativa o número de Associações que possam ser desenvolvidas e supervisionadas por um determinado OC e, uma vez que são praticáveis as poupanças diárias e as reuniões de crédito ocorrem de quatro em quatro semanas, isto igualmente há-de aumentar a quantidade de tempo que os membros têm que passar nas reuniões da Associação. Sempre que possível, deve-se incentivar um calendário quinzenal, pelo facto do mesmo reduzir a quantidade de tempo que os membros têm que passar nas reuniões, e disto aumentar a eficiência do OC. Contudo, pode ser o caso que as Associações prefiram fortemente reunir-se semanalmente, e isto tem que ser respeitado pelo OC.


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Tabela 2.2 Diagrama das reuniões entre o OC e a Associação: Associações que se reúnem quinzenalmente

Tabela 2.3 Diagrama das reuniões entre o OC e a Associação: Associações que se reúnem de quatro em quatro semanas


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Capítulo 3: Fase preparatória - sensibilização

Há três passos que estão envolvidos na fase preparatória:

• A orientação dos líderes comunitários e dos representantes do governo

• Reuniões com a comunidade • Reuniões preliminares com grupos aglomerados de potenciais

membros das ACPE A Tabela 3.1 na página a seguir, exemplifica a sequência das três fases.


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Tabela 3.1: Diagrama da fase preparatória

Orientação dos líderes comunitários e representantes

do governo (mais de uma reunião)

Apresentação à Comunidade da PEC

Reunião preliminar com grupos aglomerados

de potenciais participantes

1. Apresentação da Organização Implementadora.

2. Quais são os serviços que o programa oferece às comunidades.

3. Como funciona a metodologia. 4. Os grupos como meio de

provisão de serviços. . 5. Como é que os grupos

interessados podem entrar em contacto com a Organização Implementadora para obter informações adicionais.

1. Os tipos de serviços que deverão ser desenvolvidos, com os seus impactos previstos.

2. Descrição passo por passo de como funciona a metodologia.

3. A forma como funciona o sistema trifásico de formação

4. Auto-selecção dos indivíduos. 5. As obrigações do grupo e as da Organização

Implementadora. 6. Discussão do calendário de formação e da

selecção do local de formação.

Fase preparatória: Sensibilização/recrutamento das Associações: Duas semanas

1. Conseguir o apoio dos Líderes Comunitários e dos Representantes do governo relevantes.

2. Compreender as questões económicas e sociais que possam influenciar o programa.

O tipo de reunião, e

quem é que está envolvido

Propósito global da reunião

Conteúdo da reunião em pormenor

1. Assegurar conhecimento geral na comunidade, do objectivo, metodologia e processo do programa

2. Oferecer a oportunidade de inscrever-se para a formação.

1. Examinar a utilidade dos serviços propostos. 2. Garantir um entendimento pormenorizado da

abordagem de PEC. 3. Esclarecer as expectativas e obrigações

mútuas. 4. Inscrever-se para a formação e estabelecer um

calendário e local para as reuniões.

1. Apresentação da Organização Implementadora.

2. Metas e objectivos do projecto.

3. Grupo alvo a ser atendido 4. Serviços oferecidos. 5. Papel dos líderes e

representantes do governo a nível local.

Reunião come representantes do governo a nível distrital, bem como com as autoridades tradicionais a nível local.

Reunião a nível de aldeia. Os participantes debaterão a oportunidade com outros membros da sua comunidade.

50 a 100 pessoas - o equivalente de 2 a 5 potenciais Associações (números mais elevados diminuem a oportunidade de esclarecimento e de responder a preocupações específicas).

Comentários


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3.1 Primeira reunião : Orientação dos líderes comunitários e dos representantes do governo

m projecto deve informar os representantes do governo e e os respectivos ministérios aos níveis apropriados, acerca daquilo que pretende fazer. Normalmente isto começa ao nível do

Distrito (ou do seu equivalente) e continua para baixo a partir daí, até à comunidade local visada. Os contactos devem ser feitos numa série de pequenas reuniões, de forma a garantir a compreensão e a concordância.

Mais importante de todos serão os líderes tradicionais e.representantes do governo a nível da comunidade.e Estas são as pessoas que conseguem arranjar uma assembleia pública e que hão-de saber quem pode ser mais influente na criação da aceitação por parte da comunidade. Deve-se igualmente contactar com as ONGs que trabalham na zona. Elas podem eventualmente ter percepções importantes sobre as questões culturais que podem afectar a forma como a PEC é acolhida. É possível que as ONGs que dispõem de programas de micro-crédito, vejam a PEC como uma ameaça aos seus programas, e será necessário que os seus directores entendam que a PEC é algo que pode existir nas suas comunidades visadas como serviço complementar.

O que é que é abrangido nestas reuniões? 1 Apresentações: O OC faz a apresentação de si próprio, do projecto e da Organização Implementadora.

2 O objectivo do Projecto: capacitar os grupos comunitários para poderem mobilizar as economias, para três fins:

• Aumentar a segurança a nível do agregado familiar através da poupança • Proporcionar a oportunidade de empréstimos para investimentos e outras necessidades • Criar um fundo social para o socorro aos membros que experimentam emergências 3 Relevância das ACPE para os membros da comunidade:

U

Objectivos:

Finda a sessão:

• O projecto recebe a permissão de funcionar na zona • O OC familiariza-se com os líderes locais, representes do governo • Os líderes e oficiais entendem a Organização Implementadora, o que o projecto pretende

realizar e como funciona • O OC desenvolve um melhor entendimento da zona, e do ponto por onde o programa

poderá iniciar o seu trabalho • Os Líderes Comunitários e Representantes do Governo concordam em convocar uma

assembleia pública para apresentar o projecto à comunidade


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• A oportunidade de fazer poupanças e de tomar empréstimos de forma flexível, e de ganhar lucros atraentes sobre as suas economias. As pessoas muito pobres que têm falta de acesso às IMFs e aos bancos, podem eventualmente chegar a ver que as ACPE vão melhor ao encontro das suas necessidades do que qualquer outra alternativa.

• As pessoas que têm contas junto das IMFs e dos bancos, podem continuar a fazer uso de tais serviços, se assim quiserem.

• As ACPE podem satisfazer as necessidades dos pobres, uma vez que não existem nenhuns problemas de requisitos elevados de depósitos mínimos, taxas ocultas, procedimentos complicados ou de dificuldade em ter acesso aos créditos.

• As ACPE podem ajudar os membros no caso de falecimento, doença ou calamidade natural; os agiotas locais poderão eventualmente não estar dispostos a fornecer este serviço aos mais pobres.

• As ACPE ajudam os membros a desenvolverem o respeito próprio, a auto-dependência e a auto-confiança

4 História do projecto e de projectos semelhantes por todo o mundo. Verificam-se mais de um milhão de pessoas pobres que estão a gerir as suas ACPE com sucesso e de forma independente pelo mundo fora. Mais de 90% das ACPE têm êxito e continuam juntas durante vários anos ou mais. É provável, portanto, que funcione bem no contexto local.

5 Ensina-se às ACPE a gerirem as suas próprias actividades ao longo dum ciclo de nove meses até a um ano. O primeiro ciclo trata-se do ciclo de formação, assistindo um facilitador à maioria das reuniões da Associação, para formá-los e auxiliá-los. Depois do primeiro ciclo, a Associação gere os seus próprios assuntos.

6 O oficial no campo promete o seguinte à comunidade:

• Confiabilidade • Integridade • Implantação dum serviço sustentável que conta com o apoio da comunidade e que

tem um impacto económico importante. As mulheres em particular podem esperar beneficiar.

7 O que o oficial no campo precisa a partir do Governo e dos Líderes Comunitários:

• A permissão para o projecto funcionar na zona • A mobilização da comunidade para assistir a uma assembleia pública, na qual a PEC

será explicada e os grupos comunitários convidados a participar

8 Feedback: O OC deve acolher as dúvidas e solicitar algum feedback.

9 Organização de assembleias públicas: O OC verifica que alguém é responsabilizado por arranjar uma assembleia pública e que seja fixada uma data na qual o OC possa reunir-se com a comunidade. A assembleia pública deve reunir cinquenta a cem potenciais membros duma ACPE, bem como líderes locais (tais como líderes religiosos e empresários locais de destaque) que possam divulgar a informação para outras comunidades. O lugar e data da assembleia pública devem ser acordados nesta altura, para que o OC consiga programar a sua participação e ser apresentado pelos líderes locais.


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3.2 Segunda reunião: Apresentação da PEC à comunidade

Quem é que está envolvido?

responsabilidade a seguir do OC, é de realizar uma assembleia pública com a comunidade para explicar a sua presença na comunidade e o que ele/ela está a fazer. Depois de todos estarem reunidos, o OC é apresentado pelos líderes locais. Os participantes serão constituídos de potenciais membros duma ACPE, que

possam divulgar a informação para as suas comunidades.

O que é que é coberto nesta reunião? O OC dá-lhes as seguintes informações e explicações:

1 O nome da Organização Implementadora e do Projecto, o qual o/a emprega: A finalidade de fornecer estes pormenores, é de evitar a confusão com outras organizações, sobretudo aquelas que oferecem serviços financeiros.

2 A Organização Implementadora: isto é, apolítica e sem fins lucrativos. Dê uma breve história do trabalho da organização no passado no local.

3 A fonte dos fundos de empréstimo: Todos os fundos utilizados para conceder empréstimos aos membros duma determinada Associação, provêm da própria compra de acções/poupança dos membros, e não dum emprestador externo, como por exemplo uma instituição de micro-finanças ou um banco. Alguns dos assistentes hão-de ficar desanimados ao ouvirem isto, portanto, o OC dá exemplos do sucesso das ACPE em outros lugares e explica que com o tempo, eles conseguem acumular uma grande quantidade do seu próprio capital para os empréstimos, sem dependerem das instituições externas.

4 O objectivo da PEC: Ensina-se às ACPE a gerirem as suas próprias actividades de poupança e empréstimo – o facilitador está presente apenas para ensinar-lhes o sistema. O facilitador vai assistir à maioria das reuniões da Associação, para formá-los e ajudá-los durante um ano, depois do qual a Associação será independente. O OC realça que tem que se tomar muito cuidado na selecção dos membros, que se conheçam e tenham confiança uns nos outros.

5 Os princípios operacionais: Uma Associação é montada para mobilizar as economias, desembolsar e reembolsar empréstimos e proporcionar o seguro interno através dum fundo social. As poupanças consistem na compra regular, em cada reunião, de acções por parte de todos os membros. O dinheiro contribuído desta forma, torna-se o fundo a partir do qual podem ser concedidos emprestimos a curto prazo aos membros. As

A

Objectivos:

Até ao fim da reunião:

• Os membros da comunidade estarão informados dos serviços proporcionados pelo projecto

• A comunidade vai entender que a única fonte de fundos de empréstimo, serão as poupanças dos membros, não se fornecendo nenhuns empréstimos ou subvenções externos

• A comunidade vai entender que a PEC depende da constituição de grupos de 10 a 25 membros, seleccionados dentre eles próprios

• A comunidade vai entender que se requer a formação e que a assistência às reuniões por parte de todos os membros é necessária

• A comunidade entende quais são os passos a seguir que ela tem que tomar para inscrever-se junto do projecto e continuar a participar


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poupanças de cada pessoa crescem à medida que os empréstimos são reembolsados com uma taxa de serviço. Os membros contribuem igualmente para um fundo social para ajudar a enfrentar as emergências inesperadas.

6 O tamanho da Associação não pode ser de menos de dez membros, nem de mais de vinte e cinco. Encoraja-se os grupos existentes a participarem, juntando-se ou dividindo-se onde for necessário para obter a escala necessária.

7 Lucros: É de esperar que os participantes obtenham um melhor retorno sobre o seu dinheiro, poupado desta forma, do que em qualquer IMF ou banco. Programas parecidos mostram que se uma pessoa poupar durante um ano dentro duma ACPE, vai receber de volta um mínimo de 30% mais do que poupa nesse ano, e talvez ainda mais. É-lhes dito igualmente que os empréstimos têm o seu começo com importâncias muito pequenas, mas que estas crescem à medida que as poupanças crescem.

8 Onde é que as reuniões são realizadas: Os membros da Associação proposta escolhem o local no qual as reuniões deverão ser realizadas. O local pode ser uma mesquita ou igreja local, uma escola local ou outro edifício público, a casa do/da Presidente da Associação, ou outro sítio. O que importa é que o local seja suficientemente grande para que todos os membros fiquem sentados confortavelmente e que seja calmo, tenha sombra, sem muito vento, e que seja privativo. É costume que sejam colocadas esteiras no chão e que se ofereça algo para se refrescar, mesmo que seja apenas água potável.

9 Participação nas reuniões: É obrigatório que todos os membros assistam e participem em todas as reuniões. A assistência por parte de todos os membros, garante a exactidão das actas. As reuniões não devem ser interrompidas por pessoas de fora, salvo em casos de emergência.

10 Formação: O OC explica o currículo de formação. As ACPE precisam de eleger líderes e de elaborar estatutos, precisando também de elaborar as suas próprias normas relativamente à compra de acções/poupança, e ao empréstimo. Além disso, elas precisam de manter as cadernetas e memorizar a importância de dinheiro em mão no fim de cada reunião. A formação inicial, a qual é distribuída por um período de duas semanas, está dividida em cinco sessões individuais, durando cada sessão de formação cerca de duas horas.

11 Contacto com o OC: O OC diz à Assembleia que ele/ela vai voltar à comunidade numa altura acordada, para ver se as pessoas têm interesse em participar. O objectivo desta segunda reunião, é de explicar a PEC em mais pormenor às pessoas que estejam interessadas a sério.

12 Responsabilidade do grupo antes de integrar o projecto: Os que estiverem interessados têm que constituir grupos de dez a vinte e cinco membros, antes da reunião seguinte. O OC realça o facto de que os membros têm que conhecer-se e confiar uns nos outros. Os grupos não devem eleger os seus líderes nesta altura, já que isto se fará como parte do processo de formação.


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3.3 Terceira reunião: Encontres preliminares com grupos aglomadores de potenciais participantes

Quem é que está envolvido?

provável que o encontro preliminar com potenciais participantes, envolva vários grupos. Nesta altura, as pessoas se terão constituído em grupos que acham que poderão eventualmente querer realizar a PEC, mas esta reunião ainda não faz parte do processo formal de formação. Esta reunião poderá envolver dois ou três grupos,

mas é provável que não deva ser de número maior, pelo facto de tornar-se difícil de controlar e não proporcionar a oportunidade para as dúvidas de todos serem respondidas.

O que é que é coberto nesta reunião? Passo nº 1: O OC descreve as características básicas duma ACPE:

• Uma Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo (ACPE) é criada para que as pessoas possam fazer poupanças, tomar empréstimos de pequenas importâncias e beneficiar dum pequeno fundo de seguros.

• Os membros são auto-escolhidos • Uma Associação é gerida pelos seus membros e toma todas as suas próprias decisões. • Cada Associação conta com estatutos escritos e normas claras • Cada Associação possui uma Comissão de Gestão, a qual é trocada uma vez por ano

através de eleições • Uma Associação permite que todos os membros poupem pequenas importâncias em

cada semana • Uma Associação decide os valores mínimo e máximo das poupanças semanais, a um

nível que permite que cada membro compre as acções da Associação. • Não é necessário que os membros poupem a mesma importância em cada semana, nem

a mesma importância como os outros • As poupanças são empregues para fornecer pequenos empréstimos aos membros • Todos os empréstimos são reembolsados ao longo dum período que não ultrapassa a

três meses • Todos os mutuários têm de pagar uma taxa de serviço sobre os seus empréstimos, a uma

taxa que é igual para toda a gente e decidida pelos próprios membros. • Existe uma diferença entre os juros pagos sobre um empréstimo, e uma taxa de serviço.

Os juros saem da comunidade e são pagos a um emprestador externo: As taxas de serviço ficam dentro da ACPE e constituem pertença das pessoas que as pagaram.

• Existe um fundo social a partir do qual os membros podem beneficiar de subvenções para emergências

• Todo o dinheiro da Associação é guardado numa caixa com três fechaduras, que só pode ser aberto nas reuniões quando todos os responsáveis das chaves estão presentes

• Todas as transacções realizam-se nas reuniões, diante de todos os membros • A manutenção dos registos baseia-se nas cadernetas e na memorização, de tal modo que

toda a gente entenda o sistema e o ponto da situação financeira da Associação

É

Objectivos:

Até ao fim da reunião:

• Os participantes terão uma compreensão pormenorizada da metodologia • Os participantes deciderão se pretendem formar uma ACPE


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• Findo cada ano, todos os empréstimos são reembolsados e todas as poupanças e lucros são distribuídos aos membros, em conformidade com a importância que teriam poupado

• Depois desta distribuição monetária anual estar concluída, os membros que não queiram ficar podem sair, e novos membros podem aderir – em seguida, as actividades começam por mais um ano

• Os lucros a partir dos empréstimos ficam dentro da Associação e não são pagos a nenhuma IMF ou banco

Passo nº 2: A seguir, o OC descreve o seu papel. O OC é um formador, que instrui a Associação na gestão das suas próprias actividades. O OC nunca gere as actividades da Associação e nunca mexe no dinheiro da Associação.

Passo nº 3: Em seguida, o OC explica as responsabilidades dos membros da Associação

• Todos os membros têm que assistir a todas as reuniões e chegar a horas • Os membros atrasados e ausentes, têm que pagar uma multa • Todos os membros têm que prestar atenção nas reuniões • Em cada reunião, todos os membros têm que contribuir com um mínimo de compra de

acções/poupança • Quaisquer mutuários têm que reembolsar os seus créditos a tempo • Todos os membros cooperarão para aprovar os pedidos de empréstimo e os pedidos de

socorro junto do fundo social • Todos os membros cooperarão para resolver as divergências • Todos os membros ajudarão e se estimularão a serem membros bem sucedidos e activos

da Associação

Passo nº 4: Em seguida, o OC explica que eventualmente nem todos querem ser membros duma ACPE, simplesmente por serem já membros de outro tipo de grupo. Os membros têm que estar conscientes das qualidades que são necessárias num membro, porque estas podem eventualmente ser diferentes das qualidades necessárias num membro dum outro grupo. Estas são de que os membros tenham:

• Confiança uns nos outros • Uma reputação pela honestidade • Uma personalidade cooperativa • A capacidade de fazer poupanças regulares, mesmo que estejam em importâncias

reduzidas • A capacidade de reembolsar os empréstimos com segurança

O OC diz que antes de decidir avançar, todos devem ponderar se eles e todos os outros potenciais membros satisfazem estes critérios, para que as dificuldades possam ser evitadas mais tarde. Perguntas chave que podem vir a ser colocadas pelos potenciais participantes 1. Por que razão devemos integrar uma Associação de poupança?

O objectivo duma ACPE é de fornecer um lugar seguro e confiável no qual os indivíduos possam fazer poupanças, e de receber um lucro sobre tais poupanças. Isto permite que os membros cumpram com as despesas a nível do agregado familiar e dos pequenos negócios, sem a maçada de aproximar-se dum agiota ou duma IMF. Se bem que a importância de dinheiro é reduzida, ela é de fácil obtenção e pode resolver os problemas imediatos.


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2. Nós podemos fazer poupanças sozinhos, ou podemos constituir o nosso próprio grupo de poupança; porque é que devemos integrar uma ACPE?

• O sistema ACPE faz uso duma caixa e constitui um lugar mais seguro para poupar, do que guardar dinheiro num armário ou debaixo dum colchão

• O sistema de ACPE garante para todos um lucro atraente e justo sobre a poupança • A manutenção dos registos com base nas cadernetas, evita as brigas e o tratamento

injusto pelos membros alfabetizados • As ACPE podem eventualmente dispor dum fundo social para oferecer um apoio mútuo e

uma forma de seguro interno aos membros • As ACPE têm eleições democráticas regulares

Resumo e conclusão: O OC deve perguntar se os participantes têm quaisquer dúvidas.

Os participantes decidem se estão interessados em tornar-se uma ACPE. Se assim quiserem, o OC concorda sobre a data do primeiro módulo de formação: Grupos, liderança e eleições

Agradece-se aos participantes pela sua participação, e a reunião é encerrada.


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Capítulo 4: Fase intensiva - módulos 1 a 8

Realizam-se nove sessões de formação, oito das quais são realizadas durante a Fase Intensiva. A última sessão de formação corresponde à distribuição de fim do ciclo. Módulo 1: Grupos, liderança e eleições Modulo 2: Políticas acerca do fundo social e da compra de acções/poupança Módulo 3: Elaboração dos estatutos da Associação Módulo 4: Manutenção dos registos e a forma como gerir uma reunião Módulo 5: Primeira compra de acções/poupança Módulo 6: Primeiro desembolso de empréstimos Módulo 7: Prmeiro reembolso dos empréstimos Módulo 8: Poupança diária por moedas simbólicas A Tabela 4.1 na página a seguir, ilustra a sequência de nove sessões de formação.

Este capítulo constitui o coração da formação. Ele cobre oito dos nove módulos que são providos ao longo do ano no qual o OC forma e supervisiona as operações da Associação. Oito módulos são providos durante a Fase Intensiva, e a última formação, que cobre a distribuição dos activos da Associação no fim do ciclo, realiza-se no fim do ano. Cada sessão de formação expõe os objectivos para a formação e, a seguir, as instruções passo por passo para o OC. O capítulo começa por um diagrama que ilustra o conteúdo de cada módulo de formação e a progressão rumo à operação independente.


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Tabela 4.1 Diagrama do calendário de formação

• Acontece no fim do ciclo, ou nas alturas nas quais existe uma grande quantidade excedentária de fundos não usados, disponíveis para a distribuição.

Módulo nº 9

Distribuição/auditoria prática e passagem à

independência

• Eleições. Estas serão realizadas no fim do Módulo 1. Caso seja necessário mais tempo para a reflexão, isto pode ser feito em princípios do Modulo nº 2

• Todas as reuniões de formação realizadas com Associações individuais: a formação não pode ser dada ao mesmo tempo a Associações múltiplas. Cada Associação precisa da atenção completa do OC.

• Os Módulos nº 1 a nº 5, são distribuídos por um período de não menos de cinco dias e não mais de duas semanas. Os Módulos nº 6 a nº 8, são dados ao longo de oito semanas.

• Alguns módulos, sobretudo os Módulos nº 2 e nº 3, podem eventualmente levar mais do que uma única reunião, devendo o OC ajustar o calendário conforme a necessidade.

• Auto-selecção dos indivíduos

• Papel da Assembleia Geral

• Papéis dos Líderes

• Preparativos das Eleições

• Eleições

• fundo social: políticas/normas

• Compra de acções/ poupança: políticas/normas

• Crédito: políticas/normas

• Reembolso: políticas/normas

Módulos de Formação nº 1 a nº 8: Fase Intensiva Módulo nº 9: Fim do ciclo

Módulo nº 1

Grupos, liderança e

eleições

Modulo nº 2

Políticas para o fundo social, a

compra de acções/poupança

e o crédito

Módulo nº 3

Elaboração dos Estatutos da Associação

Módulo nº 4

Manutenção de registos e gestão

duma reunião

Módulo nº 5

Primeira reunião de compra de

acções/ poupança

Módulo nº 6

Primeira reunião de

desembolso de empréstimos

Módulo nº 7

Primeira reunião de

reembolso dos empréstimos

Módulo nº 8

Facultativo: Poupança diária

por moedas simbólicas

• Governação da Associação

• A combinação do Modulo nº 2, políticas/normas, com as decisões sobre a governação, em estatutos únicos

• A formação da Comissão à parte e, onde for necessário, a dos seus suplentes, principalmente em procedimentos das reuniões. Observada pelos membros

• Supervisão da primeira reunião na qual se manuseia o dinheiro.

• Contribuição ao fundo social,

• Contribuição à compra de acções

• Em conformidade com o Módulo nº 5, mas com o primeiro desembolso dos empréstimos

• Em conformidade com o Módulo nº 6, mas com o primeiro reembolso dos empréstimos

• Formação facultativa em poupança diária com uso de moedas simbólicas, no cofre


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4.1 Módulo 1: Grupos, liderança e eleições

Aspectos gerais o começo da reunião, o OC verifica que todos compareceram. Se qualquer pessoa chegar atrasada, ele/ela dir-lhes-á que nas reuniões normais, depois da Associação ter iniciado as suas operações como tal, qualquer pessoa que chegar atrasada será multada, e ele/ela pede aos membros para estes sugerirem qual

deve ser o valor de tal multa. O OC exibe aos membros a tigela das multas (a qual faz parte do jogo de equipamentos da Associação) e explica que normalmente, ela é colocada diante do Presidente, sendo qualquer pessoa que chegar atrasada obrigada nesse momento a pagar a multa. O OC explica que ele/ela terá igualmente de pagar uma multa se chegar atrasado/a. Ele/ela explica que posteriormente, a Associação elaborará o seu próprio conjunto de regras e estudará por quais outros motivos serão cobradas as multas.

O OC verifica que todos estão sentados confortavelmente e discute como é que a reunião deve ser organizada. No caso típico, será pedido a uma Associação para conceder esteiras ou cadeiras, água e copos para refrescarem-se e, se for possível, uma mesa baixa na qual se possa realizar a compra de acções/poupança e as transacções dos empréstimos. Nesta altura, a Associação combina quem será responsável por assegurar-se de que estas instalações estejam disponíveis para a reunião seguinte.

O OC explica que o programa de formação conta com nove componentes, oito das quais serão realizadas ao longo das próximas dezasseis semanas. Uma será deixada para o fim do ciclo de operação. Os nove módulos são como se seguem:

Módulo 1: Grupos, liderança e eleições Modulo 2: Elaboração de políticas e normas para o fundo social, a compra de acções/poupança e as actividades de concessão de crédito Módulo 3: Elaboração dos estatutos da Associação Módulo 4: Manutenção dos registos e a forma como gerir uma reunião Módulo 5: Primeira reunião para a compra de acções/poupança Módulo 6: Primeira reunião de desembolso de empréstimos Módulo 7: Primeira reunião de reembolso dos empréstimos Módulo 8: Poupança diária por moedas simbólicas Módulo 9: Distribuição/Auditoria Prática e passagem à independência

O OC apela por nove pessoas para se lembrarem de um tema cada uma. Ele/ela diz que isto constitui um ensaio para elas, porque uma vez iniciadas as suas operações, cada pessoa tem que ser capaz de memorizar os saldos e quem é que pediu emprestado dinheiro.

O OC vai concluir esta parte introdutória da reunião, pedindo que cada pessoa por sua vez diga o seu nome, o qual ele/ela anota.

N

Objectivos:

Finda a sessão de formação:

• Os participantes confirmarão que todos apoiarão a sua Associação, e que todos estão interessados e empenhados

• Os participantes concordarão em constituir-se em forma duma Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo

• Os participantes entenderão o papel e autoridade da Assembleia Geral • Os participantes entenderão os papéis dos seus líderes e estarão prontos para realizar as

eleições para a Comissão de Gestão


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Nota: Numa reunião futura o OC deve chegar atrasado de propósito (não mais de dez minutos), e pagar a multa. Esta é uma forma potente de informar às pessoas que ninguém está isento das normas da Associação. Auto-selecção individual Passo nº 1: O OC começa por lembrar à Associação da reunião preliminar, na qual ele/ela conheceu a potencial Associação pela primeira vez. Ele/ela pergunta à Associação se eles se lembram o que ele/ela disse acerca das qualidades necessárias nos membros duma ACPE. Estas foram de que os membros têm que ter:

• Confiança uns nos outros • Uma reputação pela honestidade • Uma personalidade cooperativa • A capacidade de fazer poupanças regulares, mesmo que estejam em pequenas

importâncias • A capacidade de reembolsar os empréstimos com segurança

Passo nº 2: Em seguida, o OC pede aos membros para sugerirem outras características que são importantes num membro duma Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo. À medida que vão sendo feitas as sugestões, elas são anotadas pelo OC para consulta. Ele/ela deve tentar garantir que sejam mencionadas as seguintes características:

• Digno de confiança e honesto • Responsável, maduro • Não discutidor: cooperativo • Não tem medo de contribuir nos debates • Aberto às ideias das outras pessoas • Respeitado na comunidade • Justo e atencioso para com os outros • Uma personalidade positiva • Trabalhador • Ter tempo para as reuniões

Passo nº 3: O OC realça o facto de que as Associações podem desintegrar-se caso os membros não possuam estas qualidades, devendo salientar igualmente que os membros têm que ter o desejo de comprar acções (poupar dinheiro) como seu objectivo principal, porque isto contribui para a sua segurança pessoal e familiar. Em seguida, ele/ela informa à Associação que os membros devem pensar seriamente sobre se pretendem continuar como membros da Associação, ou não. Caso decidam que não, ninguém vai menosprezá-los, e eles devem retirar-se antes da reunião seguinte, não havendo nenhum motivo para sentir-se constrangido. Nota: O OC deve evitar sugerir que as pessoas que estejam presentes devem começar a

comentar os caracteres e capacidade umas das outras, e tem que garantir que ninguém fique embaraçado no meio desse processo.


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Definição e papel da Assembleia Geral Passo nº 1: A Associação (já não apenas um grupo) deve escolher um nome, o qual O OC aponta. O OC atribui igualmente um número à Associação, o qual identifica a Associação de modo único dentro do SIG.

Passo nº 2: O OC pergunta se os membros fazem parte de outros grupos. A maior parte das Associações contará com pessoas que são membros de outros grupos; em seguida, o OC pede aos membros para debaterem quais são as características dum grupo bem sucedido e dum grupo não bem sucedido. O OC realça a importância da participação por parte de todos os membros. Em seguida, ele/ela diz que a Associação tentará antes de tudo examinar o papel da Assembleia Geral.

Passo nº 3: O OC explica a definição e papel da Assembleia Geral. Ele/ela deve explicar que a Assembleia Geral se trata simplesmente dum nome para os membros da Associação, e que todos são membros da Assembleia Geral. A Assembleia Geral toma as decisões e a Comissão de Gestão as implementa, o que significa que a Comissão de Gestão trabalha para a Assembleia Geral.

Passo nº 4: O OC diz que:

• Todos os membros da Associação são membros da Assembleia Geral • Todos os participantes gozam dos mesmos direitos dentro da Associação. Na votação,

aplica-se a regra de “uma pessoa, um voto”. Todos os membros têm o direito de eleger e de serem eleitos para a Comissão de Gestão da Associação.

• A Assembleia Geral elege a Comissão de Gestão (Presidente, Conservador do Registo, Guardião da Caixa e Contadores de Dinheiro).

• A Assembleia Geral, e não a Comissão de Gestão, é responsável pelo estabelecimento das normas e regulamentos da Associação, em estatutos escritos. A Comissão de Gestão faz cumprir as regras que são fixadas pela Assembleia Geral, assumindo a responsabilidade por dirigir as reuniões e por falar com as pessoas de fora em nome da Associação.

• No caso da Comissão de Gestão não realizar bem o seu trabalho, a Assembleia Geral pode dispensá-la, ou qualquer um dos seus integrantes, pela convocação duma assembleia extraordinária, debatendo-se o assunto e deliberando-se por votação, se devem ser operadas quaisquer mudanças.

• Todos os membros têm o direito de propor uma questão para ser debatida numa reunião. Estes debates realizam-se depois das actividades de compra de acções/poupança e empréstimo estarem concluídas.

Preparativos para as eleições Finda a sessão, o OC explica que o passo a seguir, é de ponderar que cargos é necessário preencher numa Comissão de Gestão, e as qualidades que a Associação vai procurar nas pessoas que serão eleitas para tais cargos.

Passo nº 1: História nº 1. O OC começa por ler a História nº 1 (página 36) e tenta puxar dos participantes a conclusão de que a Associação estava a trabalhar mal, porque não contava com líderes que estivessem qualificados e cujos papéis e autoridade estivessem devidamente definidos. Ele/ela puxa igualmente a necessidade da Associação concordar sobre um conjunto de regras para reger as suas reuniões.

Passo nº 2: Do que é que se trata um líder? O OC pergunta que tipos de líderes é que se encontram na comunidade, fazendo uma lista. Em seguida, ele/ela pergunta que tipos de líderes são necessários para gerir uma Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo. É provável que isto resulte nas figuras de Presidente, Secretário e Tesoureiro. O OC diz que para assegurar-se que todos entendam o trabalho de cada pessoa, o Secretário será


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chamado de Conservador do Registo e o Tesoureiro será chamado de Guardião da Caixa. Em seguida, ele/ela diz que pelo facto de estar envolvido dinheiro, é necessário ter no mínimo duas pessoas que verifiquem as importâncias que são contribuídas e dadas como créditos. Ele/ela chega ao consenso sobre a necessidade dos Contadores de Dinheiro. Em seguida, o OC facilita um debate em que são definidas as qualidades desejáveis e as responsabilidades das pessoas eleitas para cada cargo.

Passo nº 3: Descrição dos papéis, das responsabilidades e das qualidades dos líderes das Associações. História nº 2 (página 36). O OC conta a história e pergunta aos membros, quais são as conclusões que eles tiram. (a lição aqui é que esta pessoa pode eventualmente ter sido muito boa como Guardião da Caixa, mas não como Presidente). Ele/ela diz que cada cargo exige qualidades diferentes, e pede à Associação para debater quais devem ser as qualidades e responsabilidades de cada membro da Comissão. As Tabelas 4.2 a 4.5 que se seguem, constituem um guia para o OC, devendo ele/ela garantir que as respostas dos membros estejam aproximadamente em conformidade com o que está aqui sugerido.

Tabela 4.2 Qualidades e responsabilidades do Presidente da Associação

Tabela 4.3 Qualidades e responsabilidades do Conservador do Registo da Associação

Qualidades Responsabilidades

• Respeitado • Tem boas ideias • Confiável • Justo com todos em todas as alturas e

trata todos por igual • Confiante e calmo • Escuta os outros e leva as suas opiniões

em conta • Organizado • Pontual • À vontade ao discursar diante de outros • Capaz de resumir as opiniões de muitas

pessoas

• Chama as reuniões à ordem, anuncia a ordem do dia e dirige os debates

• Garante que as reuniões sigam o procedimento correcto, e que sejam cumpridos e respeitados os estatutos

• Mantém a disciplina e cobra multas conforme a necessidade

• Facilita os debates e garante que sejam levadas em consideração as opiniões de todos

• Resolve os conflitos • Fala em nome da Associação às pessoas

de fora e aos não membros, inclusive aos Representantes do governo locais.


• Bom com as cifras e capaz de manter as cadernetas

• Confiável • Fidedigno • Inteligente • Proveniente de um lar respeitado, com

reputação de honestidade • Disponível para formação especializada

dada pelo OC • Pontual

• Garante que todas as transacções financeiras no que diz respeito ao fundo social, à compra de acções/poupança e à concessão de créditos, se realizem em conformidade com os procedimentos

• Efectua todos os lançamentos nas cadernetas para as acções e empréstimos

• Proporciona em cada reunião um resumo oral do estado financeiro dos assuntos da Associação

• Ajuda o OC durante as visitas de monitoria na actualização dos seus registos


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Tabela 4.4: Qualidades e responsabilidades do Guardião da Caixa da Associação

Tabela 4.5 Qualidades e responsabilidades dos Contadores de Dinheiro da Associação

Passo nº 4: O OC diz à Associação que a Comissão de Gestão servirá durante um ciclo, o qual não ultrapassa um ano, depois do que serão realizadas novas eleições.

Passo nº 5: Em seguida, o OC diz aos membros que é necessário que indiquem pessoas para cada cargo, a começar pelo Presidente. Ele/ela deve explicar que as nomeações podem ser feitas por qualquer pessoa e que se uma determinada pessoa for nomeada, então essa pessoa tem que concordar em candidatar-se às eleições. Se não quiser ser considerada, tem o direito de recusar-se e de não ser pressionada para candidatar-se. Devem ser nomeadas no mínimo duas pessoas para cada cargo, de tal modo que haja uma escolha. Cada cargo deve ser debatido, sendo as nomeações feitas e as eleições concluídas, antes do cargo a seguir ser considerado. Numa Associação que conta com membros que são tanto homens como mulheres, o OC faz lembrar aos membros que no mínimo dois dos membros da Comissão de Gestão devem ser de sexo feminino, e sugere que pelo menos uma pessoa de sexo feminino deve ocupar o cargo de Presidente, Conservador do Registo ou Guardião da Caixa (em vez de simplesmente os cargos de Contador de Dinheiro).

Passo nº 6: O OC facilita a nomeação dos candidatos a Presidente, Conservador do Registo, Guardião da Caixa e Contadores de Dinheiro.

Passo nº 7: O OC prepara os membros para as eleições e explica o processo (veja-se a Figura 4.1, página 34). Ele/ela leva três sacos para a reunião da Associação, cada um de cor diferente, e várias anilhas metálicas, em número igual ao número de membros. Ele/ela leva igualmente três cartões com as mesmas cores dos sacos. Diz-se aos membros que à medida que cada cargo aparece para as eleições, cada candidato vai ser representado por um cartão colorido (o qual ele levanta) e cada pessoa que votar, receberá uma anilha das mãos do OC. Os sacos coloridos serão colocados por detrás duma cortina (ou dentro dum edifício), a uma


• Domina a aritmética e é capaz de manter um simples registo das poupanças diárias no intervalo entre as reuniões

• Confiável e com forte carácter • Proveniente duma família com uma boa

reputação • Vive numa casa segura, perto do local

das reuniões • Confiável e responsável • Pontual

• Guarda a caixa da Associação no intervalo entre as reuniões

• Recebe o depósito no cofre das moedas simbólicas, no intervalo entre as reuniões, colocando o dinheiro pela abertura no cofre, emitindo moedas simbólicas e mantendo um registo temporário simples


• Domina a aritmética • Confiável • Calmo e organizado • Pontual

• Verifica todos os movimentos de dinheiro, tanto para dentro como para fora do cofre

• Conta o dinheiro durante cada operação com o cofre

• Informa o Conservador do Registo de cada transacção

• Ajuda o Conservador do Registo na resolução de quaisquer discrepâncias a nível de caixa


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certa distância da reunião e escondidos da vista dos membros e dos transeuntes. Cada pessoa por sua vez passará por detrás da cortina (ou entrará no edifício) e, escondida dos membros mas sob a olhada do OC, depositará uma anilha no saco da sua escolha. Quando todos os membros tiverem votado, o OC contará os votos na frente dos membros, pela remoção das anilhas de cada saco. O OC declarará o vencedor e confirmará que o total das anilhas metálicas nos sacos, é igual ao total distribuído no início do processo.

Figura 4.1 Diagrama do procedimento eleitoral

Passo nº 8: Em seguida, o OC facilita a eleição dos oficiais, a começar pelo Presidente, e felicita os vencedores. Contudo, a Associação poderá decidir que precisa de tempo para reflectir sobre quem é que gostaria de eleger para cada cargo. Neste caso, o OC diz-lhes que as eleições têm que ser concluídas antes da Associação passar para a próxima fase da formação, dizendo-lhes para comparecerem na reunião seguinte, com a expectativa de que a primeira tarefa será da eleição dos líderes e dos Contadores de Dinheiro.

Passo nº 9: O OC realça o facto de que as Eleições não se tratam duma coisa passageira, e que é preciso que as mesmas sejam realizadas no mínimo uma vez por ano, normalmente no fim do ciclo. No caso das eleições não serem realizadas, os membros podem achar que estão a ser dominados por uns tantos líderes, que se comportam como patrões e não acham que seja necessário explicar as coisas. Pela realização de eleições regulares, os líderes da Associação são lembrados de que é necessário que sirvam aos membros para que mantenham os seus cargos. Com isto lembra-se igualmente a todos, que a Assembleia Geral constitui o órgão supremo da Associação.

Oficial de Campo

Cortina ou objecto natural que esconda os sacos dos observadores de fora

Cortina ou objecto natural que esconda os sacos coloridos dos observadores de fora

Membros sentados

O membro que tiver votado, volta para o seu assento

O membro passa para trás da cortina para votar

Sacos coloridos

Candidatos: cada um a levantar um cartão colorido


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Resumo e conclusão: O OC deve perguntar se os membros têm quaisquer dúvidas

O OC anuncia a data da reunião seguinte de formação, cujo tema será a “Elaboração de políticas e normas para as actividades do fundo social, de compra de acções/poupança e de crédito”

Agradece-se à Associação pela sua participação e a reunião é encerrada.


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As histórias ajudam os participantes a entenderem o tema da reunião. Contudo, o valor real da história faz-se sentir quando ela é interactiva. Os participantes têm que achar a conclusão, a moral da história, e eles próprios têm que

decidir quais são os aspectos da história que se aplicam ao tema da reunião.

O OC tem que garantir que as histórias não contenham os nomes de nenhum dos participantes da Associação, de forma a evitar mal-entendidos. Verifique isto antes das reuniões.

História nº 1 - Temas: A importância da criação duma Comissão de Gestão, a importância das responsabilidades de cada membro, e a importância de cumprir com um procedimento fixo para as reuniões.

Na comunidade de Daraja Mbili, os participantes decidiram formar uma Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo. Eles acharam que pelo facto de se conhecerem, não havia nenhum motivo para eleger uma Comissão de Gestão. Depois de algumas reuniões, os membros tentaram acelerar as reuniões, permitindo que as pessoas entrassem e saíssem como quisessem, contanto que o dinheiro fosse depositado na tigela de colectânea. Um dos membros da Associação ofereceu-se voluntariamente para manter um registo, e eles concordaram que quaisquer valores monetários de reserva, fossem guardados por uma viúva de confiança, num lugar seguro.

Na reunião seguinte registou-se um desacordo sobre quanto dinheiro a Associação possuía, pelo facto do dinheiro trazido pela viúva não corresponder àquilo que a pessoa que mantinha os registos afirmou que devia lá constar, e quando várias pessoas diferentes tentaram fazer a sua contagem, o total sempre variava. Alguns membros zangaram-se e começaram a berrar com os outros, que se aborreceram e abandonaram a reunião. Foi necessário chamar o Sub-chefe para restabelecer a ordem e tentar achar uma solução. Nesta altura, o OC pode pedir aos participantes para expor os problemas dos participantes, e a forma como estes podiam ter sido evitados. História nº 2 - Tema: A importância do papel de cada participante e da sua capacidade de cumprir com esse papel.

Esta é a história da Associação Comunitária de Poupança e Empréstimo na aldeia de Ugachiku. No início havia vinte participantes, mas dentro de pouco tempo, eles ficaram em número de trinta e cinco e tiveram de dividir a Associação em duas partes. Para a segunda ACPE, os participantes elegeram como Presidente a filha dum empresário local bem respeitado, uma mulher muito honesta e confiável, se bem que tímida. Eles fizeram isto porque não queriam ofender o seu marido, que era uma pessoa muito importante na aldeia. O OC tentou explicar, sem sucesso, que o papel de Presidente exigia confiança; que ele ou ela tinha de saber como organizar e dirigir reuniões, como manter a ordem e tratar dos conflitos. O Presidente tinha igualmente de estar em condições de falar em nome da Associação perante as pessoas de fora e os não membros.

Depois de várias semanas, a nova Presidente ficou pouco à vontade com as suas responsabilidades e renunciou o seu cargo. Os participantes da Associação elegeram um novo Presidente, mas atrasaram-se nas suas actividades de poupança e empréstimo, uma vez que o novo Presidente teve de receber a sua formação. Como é que esta situação podia ter sido evitada?

Esta história deve ajudar os participantes a definirem as características necessárias para cada membro da Comissão de Gestão.

Histórias


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4.2 Modulo 2: Elaboração de políticas e regras para as actividades do fundo social, da compra de acções/ poupança e do crédito

Aspectos gerais

epois da reunião ter sido declarada aberta, o OC chama os novos membros da Comissão, um por um, e põe-os de frente para a Assembleia Geral, atrás duma mesa baixa ou dum banquinho. Ao assim fazer, ele/ela está a enfatizar que a Associação já conta com líderes que começarão a desempenhar um papel na

realização das suas actividades, de agora em diante. Cria igualmente um clima de formalidade e de ordem. Em seguida, ele/ela distribui cartões numerados para cada membro, a começar pelo Presidente, continuando pelos outros membros da Comissão de Gestão e pelos demais membros, conforme está ilustrado na Figura 4.2 a seguir. Diz-se aos membros que eles têm que trazer sempre os seus cartões numerados para cada reunião.

Disposição dos assentos O diagrama que se segue, mostra a forma como os membros se sentam numa reunião. Eles sentam-se sempre na mesma posição e em ordem numérica, de forma a facilitar uma actividade ordeira e eficiente de poupança e de concessão de créditos

Figura 4.2 Disposição do local da reunião: Associação com vinte membros

D

Objectivos:


• A ACPE vai entender o propósito de um fundo social e terá decidido se pretende o tê-lo, e caso sim, como é que vai ser dirigido.

• A Associação vai entender a importância da poupança, e da forma como cada indivíduo pode investir as suas poupanças num fundo de empréstimo de PEC.

• A Associação terá decidido sobre uma importância mínima que cada membro deve poupar em cada reunião (o valor de uma acção).

• A Associação vai entender a utilidade do crédito; quem é que deve poder tomar empréstimos, e quais são os termos e condições que serão aplicáveis, caso queira tomar um empréstimo.

Mesa

Tigela/ multas

1. Presidente

2. Secretário

3. Guardião da Caixa

4. Contador de Dinheiro

5. Contador de Dinheiro

Banquinho

13 14 12 11

7

10 9 8

6

16 15

17

18

Tigela de cont. do dinheiro


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A disposição na Figura 4.2 na página anterior, mostra que os membros duma ACPE com vinte membros, sentam-se em ordem numérica a começar pelo Presidente.

Fundo social Passo nº 1: O OC pergunta, o que é que foi lembrado da sessão anterior. Em seguida, o OC anuncia os objectivos desta sessão: elaboração as normas para o fundo social, compra de acções/poupança e empréstimos.

Passo nº 2: O OC diz que se quiser, a Associação pode criar um fundo social para dar pequenas subvenções aos membros que se depararem com problemas sérios e desastres. Os membros devem debater que tipos de emergências ficarão cobertos, e a devida quantia dos benefícios. As emergências normalmente cobertas por um fundo social, incluem as seguintes:

• Despesas funerárias • Catástrofes, como é o caso duma casa incendiar-se • Apoio educacional aos órfãos

Passo nº 3: Se a Associação decidir que não deseja constituir um fundo social, o Oficial de Campo salta para “Conceitos de Poupança” (página 39). Mas se a seguir a Associação decidir que pretende dispor dum fundo social, o Oficial de Campo diz que esta se trata da primeira actividade que deverá ser realizada em cada reunião, após a chamada. Ele/ela explica que o fundo social não é tratado da mesma forma que o fundo de empréstimo da Associação, sendo o dinheiro que é angariado para o fundo social, guardado à parte do demais dinheiro. Ele/ela explica que ele nunca é utilizado para os empréstimos, porque não se pode prever as emergências e algum dinheiro tem que ficar em mão para pagá-las quando surgirem..

Passo nº 4: Em seguida, a Associação decide qual deve ser a quantia das contribuições regulares ao fundo social. O OC diz aos membros, que a importância de dinheiro dependerá sempre de duas coisas: os tipos de emergências abrangidos, e a sua frequência. Cabe à Associação decidir qual pode ser uma contribuição adequada. É prática comum efectuar um pagamento que esteja entre 20 e 40% do valor de uma acção única. Portanto, no caso das acções estarem avaliadas em 500 TShs cada uma, a contribuição para o fundo social pode começar entre 100 e 200 TShs por membro por reunião. O OC pode dizer aos membros que, depois deles terem estado a dirigir o fundo social durante cerca de meio ano, eles saberão em termos gerais se a importância que estão a contribuir é suficiente, ou se é necessário ou não, que seja ajustada para cima ou para baixo. A importância de dinheiro que deverá ser contribuída regularmente por cada membro ao fundo social, é anotada pelo OC.

Passo nº 5: Referindo-se de volta ao Passo nº 3, o OC repete que o fundo social tem que ser guardado à parte dos outros fundos, porque se for misturado com os fundos de empréstimo (e empregues para a concessão normal de créditos), não estarão disponíveis para as emergências. O fundo social será guardado no seu próprio saco, feito de pano.

Os “lembradores” do fundo social Passo nº 1: O OC diz aos membros que não há necessidade de manter registos complicados para o fundo social, porque os valores são tão reduzidos, e portanto, em vez de apontar tudo, haverá dois “lembradores” por cada membro da Associação. Os “lembradores” possuem um único dever, o qual eles executam quando se lhes é pedido pelo Conservador do Registo: o de lembrar-se quando alguém deixa de fazer uma contribuição ao fundo social (Ele/ela diz que o sistema se baseia no número da pessoa em causa: os dois membros com os números anterior e posterior ao número do devedor, constituem os “lembradores” dessa pessoa. Isto nunca varia ao longo do ciclo. De forma a tornar isto fácil de entender, o OC faz


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com que os membros notem quem está dos seus lados esquerdo e direito. Estes são os seus “lembradores”. As Figuras 4.3 e 4.4 exemplificam o ponto. Por exemplo, na Figura 4.3, os “lembradores” do Membro nº 7 são os membros com os números 6 e 8.

Figura 4.3: “Lembradores”

Na Figura 4.4 abaixo, vêm ilustrados os “Lembradores” para os membros 1 e 18:

Figura 4.4: Os “Lembradores” para o primeiro e o último membro, por número

Daí que o membro número 18, à direita acima, não só terá as suas transacções do fundo social lembradas pelos membros nº 1 e nº 17, como igualmente ele será responsável por lembrar-se da importância, se houver, que qualquer um dos seus “lembradores” (nº 1 e nº 17) pode eventualmente dever à Associação

Conceitos de poupança O OC explica que as poupanças pertencem ao poupador, aumentando a sua segurança e opções, enquanto que os empréstimos consistem em dinheiro que pertence a outra pessoa. Os empréstimos aumentam o risco, porque eles têm que ser reembolsados e as coisas poderão tomar um rumo negativo. Portanto, é boa ideia que as pessoas acumulem poupanças, antes delas começarem a tomar empréstimos, de tal modo que se as coisas derem errado, mesmo assim, elas consigam repô-los. Ele/ela diz que as ACPE fornecem um lugar seguro para fazer poupanças sem dificuldade (na forma de acções) e rendem um bom lucro sobre o dinheiro investido.


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Prática e regras da compra de acções/poupança Passo nº 1: O OC examina a ideia de que as poupanças são mais importantes para as pessoas pobres do que os empréstimos, pelo facto das pessoas precisarem de dispor dum “pára-choques” de riqueza, antes delas poderem começar a correr os riscos associados à tomada de empréstimos.

O OC pergunta se eles se sentem seguros de poderem fazer poupanças regulares. Ele/ela diz que as pessoas pobres não só podem fazer poupanças, como já o fazem. Ele/ela diz que as poupanças nem sempre são retidas em forma de dinheiro, e pede à Associação para sugerir outras formas de poupança. A lista poderá incluir as seguintes:

• Comprar e engordar gado (gado bovino, cabritos, ovelhas, galinhas) • Comprar jóias, utensílios agrícolas, bicicletas, mobiliário, panelas e outros itens que

possam ser negociados quando for necessário • Um punhado de arroz (a reserva de um punhado de arroz por dia numa panela à parte,

para os períodos em que o dinheiro ou a comida for escasso) • Armazenamento de cereais

O OC diz que todas estas coisas constituem poupanças, uma vez que elas podem ser convertidas rapidamente em dinheiro quando tal for necessário, ou consumidas para enfrentar uma escassez. Ele/ela salienta que eles de facto não podiam sobreviver sem a poupança, de uma ou outra forma, e diz que a poupança se trata simplesmente duma outra forma de dizer que as pessoas têm que reservar algo quando não necessitam de utilizá-lo ou consumi-lo imediatamente, para uso no futuro quando de outro modo não o teria. O cereal armazenado num celeiro constitui um bom exemplo: ele não pode ser comido todo duma só vez na altura da colheita, mas antes, é necessário que esteja à mão durante qualquer “estação de fome” prevista.

Passo nº 2: Pergunta-se aos membros, porque é que uma pessoa está em melhor situação quando faz poupanças dentro duma Associação, em vez de individualmente. As respostas deverão abranger as seguintes:

• A Associação estimula as pessoas a fazerem poupanças, quando de outra maneira elas podiam eventualmente gastar o dinheiro

• As poupanças retidas pela Associação são mais seguras, por ser menos provável que sejam perdidas ou roubadas, ou exigidas por membros do agregado familiar, se forem deixadas em casa

• Com o uso da poupança como fonte de empréstimos para os membros, as poupanças rendem taxas de serviço e aumentam de valor. Quando elas são retidas dentro do agregado familiar, não rendem nada.

Passo nº 3: A forma como as poupanças podem crescer. As respostas poderão incluir as seguintes:

• Compra de acções • Taxas de serviço ganhas sobre os empréstimos • Multas cobradas aos membros por transgredirem as normas da Associação

Passo nº 4: Em seguida, o OC pergunta aos membros se é fácil poupar por mês, o equivalente a 3 USD em moeda local. É provável que os membros digam que é difícil. Em seguida, ele/ela pergunta-lhes se é difícil poupar 0,1 USD por dia. É provável que a resposta seja que é fácil. Em seguida, o promotor deve dizer que 0,1 USD por dia é igual a 3 USD por mês, portanto, poupar valores avultados é possível, através da poupança frequente de pequenas importâncias.

Passo nº 5: O OC pergunta qual deve ser o valor de uma acção. Ele/ela diz aos membros que o valor deve ser algo que todos dentro da Associação tenham a certeza que têm os meios para pagar ao longo do ciclo inteiro, em cada reunião, inclusive durante as épocas em


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que existe muito pouco dinheiro disponível. Ele/ela explica que todos os membros têm que tentar comprar no mínimo uma acção por reunião, e que é permitido comprar até cinco acções por membro por reunião. Portanto, eles têm que escolher um valor que satisfaça a toda a gente, e que o mais pobre dentre eles consiga contribuir de forma regular. Por exemplo, ao escolher-se 0,50 USD por acção, toda a gente tem que concordar que poupar entre 0,5 USD e 2,5 USD por reunião, é aceitável para todos os membros.

Passo nº 6: O OC anota o valor da acção e diz aos membros que eles vão colocar este valor nos seus Estatutos escritos, os quais serão elaborados na sessão a seguir. Ele/ela diz que a Associação tem que levar muito a sério a obrigação de comprar acções, e que a mesma vai ficar prejudicada se algumas pessoas deixarem de fazer poupanças, ou se pouparem irregularmente. Em seguida, ele/ela faz com que a Associação debata o que vai acontecer se uma pessoa desistir de comprar acções, anotando a decisão da Associação para inclusão posterior nos Estatutos escritos. Ele/ela diz igualmente que nas alturas do ano em que é muito difícil fazer poupanças (como por exemplo logo antes da colheita), a Associação inteira pode acordar em suspender as contribuições por um ou dois meses. Isto é muito frequente em outros países, durante uma “estação de fome”, em que é comum a suspensão da compra de acções/poupança durante um a três meses. Não obstante, ele/ela realça o facto de que a obrigação de fazer poupanças está no centro das actividades da Associação, e que parar com a compra de acções/poupança deve ser apenas algo temporário, feito em última instância.

Prática e normas para a concessão de créditos Passo nº 1: O OC pergunta aos membros, se alguém já recebeu um empréstimo a partir dum banco, dum agiota, grupo de poupança, lojista, familiar ou amigo. O OC pergunta quais têm sido as finalidades s de tais empréstimos.

Passo nº 2: Em seguida, ele/ela pergunta o que é que a maior parte dos empréstimos tem em comum, e em seguida diz que todos os empréstimos têm condições de reembolso que especificam quanto tempo passará antes do mesmo ser reembolsado, a forma como será reembolsado (em prestações ou numa quantia paga duma só vez), e se acarreta taxas de serviço ou não. Em seguida, ele/ela diz à Assembleia Geral que se eles aproveitarem a compra de acções/poupança por parte dos membros como fonte de capital de empréstimo, terão que combinar condições padrão – um conjunto de normas - de forma a evitar o favoritismo ou o desacordo.

Passo nº 3: Em seguida, pergunta-se à Associação, para que finalidades os empréstimos serão concedidos. O OC diz que os membros não devem tomar empréstimos que não consigam reembolsar facilmente, mas que é um facto que muitos empréstimos serão tomados em alturas de falta de dinheiro, e que isto nem sempre é algo negativo, mesmo que não seja para o investimento numa actividade empresarial. O OC faz uso da História nº 1 na página 45 para exemplificar este ponto. Os empréstimos nem sempre têm que ser para os investimentos, mas antes, os mesmos podem ser utilizados às vezes para pagar as despesas, no caso em que o mutuário sabe que haverá receitas para reembolsar o empréstimo. O OC pergunta se os membros da Associação podem imaginar exemplos parecidos a partir da sua própria experiência.

Passo nº 4: Em seguida, pergunta-se à Associação, por quanto tempo se deve permitir que as pessoas tomem empréstimos. O OC diz que quando os empréstimos são de curto prazo, a maior parte das pessoas na Associação recebe uma oportunidade de tomar um empréstimo. Contudo, algumas actividades, como por exemplo a engorda de animais ou a horticultura, tiram proveito de empréstimos que levem mais tempo do que quatro semanas. A Associação deve ser encorajada a dispor, durante o primeiro ciclo, dum prazo mínimo de empréstimo de quatro semanas, e dum prazo máximo de empréstimo de doze semanas, mas ela pode estudar a mudança disto depois da experiência de um ano. Depois da Associação ter decidido sobre os limites da duração dos empréstimos, o OC anota isto.


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Passo nº 5: O OC diz que a importância tomada como empréstimo por qualquer membro, não pode ultrapassar a três vezes a participação accionária total dessa pessoa. O OC deve esclarecer que isto evita uma distribuição desigual dos fundos limitados de empréstimo, e impede que um membro tome empréstimos superiores ao meios que tem para reembolsar sem dificuldades.

Passo nº 6: Taxas de serviço. Durante a reunião preliminar com as Associações aglomeradas, o OC deve voltar para o conceito de taxas de serviço, o qual foi examinado anteriormente. A taxa de serviço não se deve confundir com os juros pagos a um emprestador comercial. O dinheiro mobilizado através da taxa de serviço, é pertença da Associação e não fica perdido para os membros (tal como havia de ser, se tivessem tomado um empréstimo junto dum banco ou dum agiota). Ele acaba por voltar para os seus bolsos e constitui, efectivamente, outra forma de poupança, porque eles o recuperam no fim do ciclo, na altura em que o dinheiro é distribuído. Pode-se dar as razões que se seguem para pedir uma taxa de serviço sobre um empréstimo:

• O dinheiro que for dado emprestado, podia eventualmente ser utilizado pelo emprestador para investir num negócio que traz receitas. Se outra pessoa estiver a utilizá-lo (por ter sido tomado como empréstimo), ele/ela não consegue tirar o lucro e tem que ser compensado/a pelo prejuízo.

• Para cobrir potenciais prejuízos a partir dos empréstimos não reembolsados. • Para aumentar os activos da Associação disponíveis para a concessão de créditos. • Para desincentivar a tomada de empréstimos sem nenhuma necessidade ou finalidade

séria.

Em seguida, a Associação deve decidir quanto deve ser a taxa mensal de serviço (cobrada de quatro em quatro semanas). O OC diz que quanto mais elevada for a quantia da taxa de serviço, mais rapidamente vai crescer o fundo, mas que isto pode encarecer a tomada de empréstimos pelos membros. Em seguida, o OC sugere que na maior parte das ACPE, uma taxa de 10% é normal, mas que algumas cobram tão pouco como 5% e algumas até 20%. Depois da Associação ter decidido a quantia da taxa mensal de serviço, o OC aponta isto.

O OC deve perguntar se a Associação pretende utilizar uma metodologia de taxa de serviço sobre o saldo decrescente, ou uma taxa fixa de serviço. O OC diz que os pagamentos sobre o saldo decrescente são justos, pelo facto da taxa ser calculada sobre a importância remanescente que ainda não tiver sido reembolsada, enquanto que um sistema de taxa fixa de serviço obriga um membro a pagar a mesma taxa, qualquer que seja a proporção do empréstimo que já tiver sido reembolsada. Se a Associação preferir utilizar juros fixos, ela pode assim fazer, porque simplifica os cálculos, mas os membros devem ser informados da implicação, a qual efectivamente é um custo mais elevado de tomada de empréstimos.

Em seguida, o OC explica que os fundos totais da Associação vão crescer rapidamente através da tomada de empréstimos pelos membros, mas que os membros não são obrigados a tomar empréstimos. Alguns podem achar que o que é mais importante, é ter um lugar seguro para fazer poupanças. Ninguém deve sentir-se pressionado a tomar um empréstimo de que não precisa.

Em seguida, o OC deve avisar a Associação acerca da concessão de créditos aos não membros. Outras ACPE perderam dinheiro, ao assim fazer. As ACPE que concedem empréstimos apenas aos membros, experimentam lucros muito atraentes, sem a necessidade de correr demasiado risco. Muita das vezes, as Associações que cobram uma taxa mensal de serviço de 10% sobre os empréstimos, experimentam um lucro de 50% em um ciclo (por exemplo, um membro que compra acções no valor de 100 USD, deve ter a expectativa de receber 150 USD na altura da distribuição). As Associações devem sentir-se confiantes que no caso de cumprirem com o sistema, elas vão ter sucesso.


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A segurança dos fundos da Associação Passo nº 1: O OC diz que haverá muito dinheiro administrado pela Associação. Isto provirá da:

• Compra de acções/poupança • Multas • Rendimento a partir das taxas de serviço

O OC diz aos membros, que a principal razão para ter três cadeados no cofre, não é por haver um risco sério de roubo por ladrões, mas antes, para garantir que todas as transacções se realizem na frente da Associação. Nesta altura, deve-se contar a História nº. 2 (página 45), para exemplificar os perigos de não contar com um cofre que pode ser fechado à chave.

Passo nº 2: O OC mostra à Associação o tipo de cofre de serviço pesado que o projecto mandou fabricar e que ela vai usar. Ele/ela diz à Associação, que lhe será facultado um jogo completo de equipamentos, para que possa dirigir as suas actividades de poupança e concessão de créditos, e que o cofre faz parte desse jogo. O OC explica que o cofre será guardado pelo Guardião da Caixa, que o salvaguardará no intervalo entre as reuniões. Quando o cofre for trancado no fim da reunião, o Guardião da Caixa não pode abri-la, por não dispor das chaves. O OC mostra o jogo inteiro aos membros. O mesmo consiste no seguinte:

• Um cofre que pode ser fechado à chave • Três cadeados de boa qualidade, cada um com duas chaves • 25 cadernetas • 25 cartões dos números dos membros (já distribuídos aos membros) • Dois carimbos: um para as acções e um outro diferente para a poupança diária por

moedas simbólicas • Almofada de tinta para o carimbo • Régua • Duas esferográficas: uma de cor preta ou azul, outra de cor vermelha. • Máquina calculadora • Duas tigelas plásticas de um diâmetro mínimo de 30 cm e pelo menos 15 cm de

profundidade (uma para as multas e outra para a gestão das contribuições ao fundo social, a recolha da compra de acções/poupança e os reembolsos dos empréstimos)

• Três bolsas de tecido com cordas de amarrar: uma para o fundo social, uma para o fundo de empréstimo e outra para guardar as moedas simbólicas para a poupança diária

• 60 anilhas metálicas coloridas (moedas simbólicas para a poupança diária), de um diâmetro mínimo de 3 cm

(Ele/ela entrega o jogo e diz à Associação que o mesmo tem que ser pago durante o Módulo 4. Diz-lhes que eles têm que preparar-se para chegar com o seu pagamento do custo do jogo, caso contrário, a formação não poderá avançar.

Nota: Os programas PEC têm que usar cofres que podem ser fechados a chave. Os cofres que podem ser fechados a chave mantêm a confiança no sistema, e as Associações que não tenham cofres, sofrem quebras (e uma confiança diminuída na sua liderança, a qual muita das vezes é suspeita de fazer uso particular do dinheiro no intervalo entre as reuniões).

Também o cofre garante que as transacções só possam ser realizadas quando estão presentes todos os membros da Associação e que não seja possível alterar os registos, salvo com o consentimento de todos os membros.

A única circunstância na qual este princípio pode ser flexibilizado, é em lugares em que o roubo é frequente, como é o caso dos bairros de lata no meio urbano. Neste caso, o dinheiro pode ser depositado num banco (porque é mais fácil encontrar


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bancos nas zonas urbanas), ou podem ser utilizados sacos de lona de serviço pesado que podem ser fechados a chave e que possam ser escondidos debaixo da roupa.

Resumo e conclusão: O OC deve perguntar se os membros têm quaisquer dúvidas

O OC anuncia a data da reunião seguinte de formação, cujo tema será a “Elaboração dos estatutos da Associação”, dizendo ao Conservador do Registo que a expectativa será de que ele/ela relate os debates deste dia, nessa reunião. Ele/ela designa também sete outras pessoas para se lembrarem dos títulos das sessões de formação, dizendo-lhes que lhes será pedido para lembrarem-se dos títulos, na reunião seguinte. Caso seja necessário, estes devem ser repetidos.

Agradece-se à Associação pela sua participação, e a reunião é encerrada.


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História nº 1 - Tema: Do que é que se trata um empréstimo produtivo? A Jemima é sócia da ACPE “Magugu 3”. Ela conta com três sacos de arroz em casca no celeiro, após a colheita. Chegou o prazo de pagamento das propinas

escolares e ela está a pensar em vender o arroz para pagá-las. A Jemima é um dos membros fundadores da Magugu 3. Ela pede um empréstimo de modo a conseguir pagar as propinas escolares. É-lhe dito que não pode receber um empréstimo para este fim, por não ser produtivo. Ela diz que pretende guardar o arroz por um mês, por saber-se que nessa altura do ano, o valor vai duplicar-se. Diz que consegue reembolsar o empréstimo, pagar a taxa de serviço e acabar tendo um lucro. O OC pergunta se os membros acham que a Jemima deve receber o seu empréstimo.

História nº 2 – Tema: A segurança da propriedade da Associação. O Grupo de Poupança Ngare Mtoni (que não se tratava duma ACPE formada, mas antes simplesmente um grupo informal) entregou o seu dinheiro e registos ao seu Tesoureiro, que era uma mulher com reputação de ser honesta. Ela levou-os para casa na sua bolsa e sempre comparecia às reuniões com os registos e com a pequena importância de dinheiro de reserva que sobrava depois das reuniões anteriores. Depois de seis meses, uma pequena quantidade dos fundos do grupo começou a acumular-se. A Tesoureira constatou que ela estava a segurar uma média de 10.000 TShs num armário na sua casa.

Um dia desses o seu marido insistiu em fazer uso de uns milhares de TShs para o seu negócio de comércio de leite, tendo devolvido o dinheiro a tempo, mas sem pagar qualquer taxa de serviço. Mais tarde, ele levou 5.000 TShs para mandar o seu filho para Nairobi à procura de emprego, e desta vez ele não pediu licença à sua esposa, nem repôs o dinheiro antes da reunião seguinte. A Tesoureira ficou desesperada, e de forma a tentar esconder isto, ela alterou os seus próprios registos das poupanças, reduzindo-as pela importância que o seu marido tinha levado. Mas o Conservador do Registo do grupo de poupança reparou nas alterações e acusou-a de falsificar o livro de contas, dizendo que não havia nenhuma garantia de que ela não fizesse a mesma coisa com os registos de outro membro, apesar de que desta forma ela estava a restituir o prejuízo, pelo cancelamento das suas próprias poupanças. Ela confessou o que tinha acontecido e foi-lhe permitido continuar dentro da Associação, mas perdeu a sua tarefa de Tesoureira e a reputação da sua família foi afectada negativamente.

Peça à Associação para debater a importância do sistema de três fechaduras, e de garantir que as chaves sejam guardadas por membros diferentes da Associação. Examine como é que isto é importante para qualquer pessoa que aceite ser Guardião da Caixa (para evitar que qualquer um ache que este seja desonesto - se não houver oportunidade de roubar ou de empregar mal os fundos, não há necessidade dele preocupar-se com as pessoas que não confiem neles ou que tenham suspeitas a seu respeito).

Histórias


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4.3 Módulo 3: Elaboração dos Estatutos da Associação

Aspectos gerais C pede ao Presidente, ao Conservador do Registo e ao Guardião da Caixa para declarar aberta a sessão, e pede ao Conservador do Registo para relatar à Associação sobre o que foi abrangido na última reunião de formação. Em seguida, ele/ela pede mais uma vez às nove pessoas designadas, para se lembrarem dos

títulos das sessões na formação.

Em seguida, ele/ela anuncia os objectivos da sessão actual, dizendo aos membros que o objectivo da reunião é de elaborar Estatutos para orientá-los na operação da Associação.

Os membros têm que compreender que eles criam os regulamentos para si próprios, podendo modificá-los na Assembleia Geral se os mesmos se revelarem incompletos ou ineficazes. Uma vez estabelecidos os Estatutos e, mesmo que alguns membros da Associação não saibam ler e escrever, os mesmos serão postos em forma escrita e colocados no cofre, local no qual estarão sempre disponíveis no caso de mal-entendidos. Isto desenvolve entre os membros a confiança de que existe um registo das suas deliberações que possa ser consultado em alturas de crise ou de disputa.

Os Estatutos:

• constituem um documento por escrito que define os objectivos e propósito duma ACPE • define quem é que dirige a ACPE • indica como é que as pessoas que dirigem a ACPE, recebem a sua autoridade

Uma Associação é propriedade dos seus membros e ela elege líderes para dirigir os seus assuntos. É necessário que os Estatutos indiquem como isto chega a acontecer.

Os Estatutos duma Associação contêm mais do que apenas as informações que têm a ver com a propriedade, autoridade e procedimentos eleitorais. Cobrem igualmente as políticas que têm a ver com o fundo social, a compra de acções/poupança e a concessão de créditos, e como é que a Associação distribui o seu dinheiro, findo o ciclo de operação.

O OC planifica dividir a sessão em duas partes: uma que tem a ver com a governação da Associação, e outra que tem a ver com as regras de compra de acções/poupança, de concessão de créditos e do fundo social.

Governação Passo nº 1: O OC coloca a pergunta: “Do que é que se tratam os Estatutos?” Ele/ela facilita um debate no qual tenta chegar à resposta de que os Estatutos se tratam dum documento por escrito que descreve o que a Associação pretende fazer, a forma como vai ser dirigida, como é que serão eleitas as pessoas que a dirigem e quais serão as suas competências. O mesmo será igualmente um documento que expõe as regras ou políticas que cobrem a forma pela qual são implementadas as suas actividades (fundo social, compra de acções/poupança e concessão de créditos).

O

Objectivos:


• A ACPE terá elaborado os seus Estatutos. Os Estatutos vão: • descrever a forma como a Associação é dirigida, por quem é dirigida, e como é que as

pessoas que a regem, adquirem a sua autoridade • expor as regras que regem o fundo social e as Políticas de Poupança e Empréstimo


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Passo nº 2: O OC coloca à Associação a pergunta: “Quem é que faz as regras e controla a Associação?” É provável que os participantes digam que isto é feito pela Comissão de Gestão, mas ele/ela faz-lhes lembrar que é a Assembleia Geral que faz as regras. A Comissão de Gestão pode fazer cumprir as regras, apenas porque os membros da Assembleia Geral concordaram sobre as regras e sobre o direito dos líderes fazerem-nas cumprir.

Passo nº 3: O OC pede aos membros para sugerirem, que tipos de coisas serão necessários nos Estatutos. Ele/ela tenta assegurar que foi referida a maior parte dos seguintes pontos.

• Governação

• Qual será o objectivo da Associação • Quem pode integrá-la e quem não o pode • A forma como os líderes serão eleitos • A forma como os líderes serão demitidos • Com que frequência a Associação se reunirá • A forma como os membros deixarão a Associação • O que acontece no caso do falecimento dum membro • Que tipo de multas é que a Comissão de Gestão pode aplicar, por que tipo de ofensas

• Serviços (alguns apontamentos foram já tomados na última reunião)

• A forma como os membros vão fazer poupanças • A forma como os membros vão tomar empréstimos • Qual vai ser a contribuição do fundo social • Quais são os benefícios que um fundo social proporcionará

Repare no facto das questões acima enumeradas, estarem agrupadas em aquelas que cobrem a forma como a Associação se gere (Governação), e aquelas que cobrem a forma como os serviços serão fornecidos. O OC diz aos membros, que eles tratarão de cada um por sua vez, mas refere que as decisões que têm a ver com o fundo social, com a compra de acções/poupança e com a concessão de créditos, foram cobertas na última reunião, e portanto, não é necessário que sejam debatidas de novo. O OC faz-lhes lembrar que nessa altura ele/ela notou as suas decisões relativamente à forma como estas coisas seriam feitas, e que tais decisões serão incluídas nos Estatutos.

Passo nº 4: O OC diz à Associação, que ele/ela dispõe dum quadro em forma escrita que cobre os assuntos enumerados, e que o passo a seguir vai envolver a passagem pela lista, o OC pedindo aos membros para debaterem cada ponto e chegarem a um consenso. Ele/ela aconselha-lhes que não devem passar apressadamente pelo processo, porque têm que cumprir as regras que combinarem. Se for necessário, pode-se organizar uma segunda reunião sobre o assunto, para concluir os Estatutos.

Passo nº 5: Debate e conclusão do quadro (veja a seguir). O OC deve ter a expectativa desta actividade levar no mínimo duas horas, e deve garantir que todos os membros prestem uma atenção criteriosa e participem activamente.

Serviços oferecidos pela Associação Passo nº 1: O OC faz referência à reunião anterior, na qual a Associação decidiu as regras e regulamentos que orientariam as operações do fundo social, da compra de acções/poupança e da concessão de créditos. O OC passa mais uma vez por isto e pergunta a todos se o que ele/ela escreveu está certo. No caso de haver qualquer desacordo, este tem que ser resolvido nesta altura. Esta actividade avança rapidamente.


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Quadro dos Estatutos: Notas para o OC: • O quadro para os Estatutos duma ACPE, que se segue nas próximas páginas, vem

indicado em forma duma lista de perguntas. Depois destas terem sido debatidas pelos membros, os estatutos podem ser redigidos na sua forma final e todos os que estiverem em condições vão assinar, os membros não alfabetizados afixando as suas impressões digitais, de modo a garantir que todos estejam de acordo com o que neles está disposto. Veja-se o Anexo 2, para uma ficha em branco que permite que os Estatutos sejam colocados em forma escrita.

• Nos casos em que a Associação não deve dispor de nenhuma flexibilidade (por causa da experiência ter provado o valor e aplicabilidade gerais duma determinada abordagem), a cláusula pertinente vem escrita em forma duma afirmação e não duma pergunta. Ela está também em letra itálica.

• A Cláusula III, “Relacionamento com as fontes externas de financiamento” carecerá dum debate criterioso. O OC deve dizer que os maiores pontos fortes da Associação, são a auto-dependência e a poupança. Quando eles acumularem o seu próprio capital, os membros sentirão um maior sentido de realização e de independência, do que as pessoas que dependem para o seu capital, da tomada de empréstimos a partir duma instituição. Devem-se ponderar as seguintes coisas:

• As associações nunca devem aceitar o depósito das suas poupanças junto duma instituição de crédito, porque esta pode tentar impedir o acesso às poupanças, enquanto a Associação tem um empréstimo

• No caso da Associação efectivamente pedir emprestado dinheiro a uma IMF ou banco, é melhor que tome um empréstimo em quantia fixa, convertendo isto em empréstimos de dimensão menor para os seus membros. Isto por dois motivos:

• Ao tomar empréstimos como um grupo, é possível fazê-lo a um custo mais baixo, porque é mais eficiente para o emprestador

• Ao pedir emprestado uma única importância substancial e dividi-la em empréstimos mais pequenos e a uma taxa mais alta, a Associação consegue lucrar; se um emprestador de fora conceder empréstimos aos membros individuais, todo o lucro é realizado pela instituição externa

• As associações nunca devem tomar empréstimos de mais do que o valor total de todas as acções, e isto por duas razões:

• Para que os membros não tomem empréstimos muito grandes que se tornem difíceis de reembolsar: os seus negócios estão mais seguros se crescerem devagar, do que no caso deles tentarem fazer com que cresçam depressa

• De modo a garantir que a Associação sempre consiga reembolsar os seus empréstimos, mesmo que os membros individuais não o consigam


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Quadro para os Estatutos

A forma como a Associação vai reger-se

I. INFORMAÇÕES BÁSICAS SOBRE A ASSOCIAÇÃO

• Nome da Associação? • Qual é o endereço da Associação? • Em que data é que a Associação foi constituída? • Data do seu registo, caso haja?

II. OBJECTIVO DA ASSOCIAÇÃO

• O objectivo da Associação, é de ser um fornecedor independente e rentável de serviços financeiros aos seus membros.

• Quais são os serviços que a Associação vai fornecer para atingir este objectivo?

III. RELACIONAMENTO COM FONTES EXTERNAS DE SERVIÇOS FINANCEIROS

• Durante o primeiro ciclo de poupança e de concessão de créditos, a Associação não tomará empréstimos a partir de instituições financeiras. Se assim fizer em ciclos subsequentes, ela pautar-se-á pelos seguintes princípios:

• Tem que ser a Associação a ser o mutuário do empréstimo, e não os membros individuais

• A Associação não vai permitir que o emprestador tenha acesso à informação sobre empréstimos individuais

• As poupanças dos membros não podem ser utilizadas como garantia para um empréstimo externo

• Qualquer tomada de empréstimos por parte da Associação, não pode ultrapassar o valor total das acções pagas de todos os membros

IV. QUEM PODE SER MEMBRO DA ASSOCIAÇÃO?

• Idade mínima? • Género? • Lugar de residência? • Outras circunstâncias comuns?

V. COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO DE GESTÃO

• Presidente

• Conservador do Registo

• Guardião da Caixa

• Dois Contadores de Dinheiro

VI. PROCEDIMENTOS ELEITORAIS

• Quantos mandatos é que qualquer pessoa individual pode servir na Comissão de Gestão?

• As eleições têm que ser realizadas no início de cada novo ciclo.

• Qual é o número mínimo de membros que têm que estar presentes para realizar uma eleição?

• O procedimento eleitoral recorrerá a um sistema que permite que o voto de todos seja secreto.

• Dois é o número mínimo de pessoas que têm que candidatar-se por cada cargo.


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• Um candidato de eleição a um determinado cargo, tem que ser proposto para o cargo por outro membro.

VII. REMOÇÃO DOS OFICIAIS DOS SEUS CARGOS, NO INTERVALO ENTRE AS ELEIÇÕES

• Qualquer membro da Assembleia Geral pode solicitar uma revisão da aptidão dum determinado membro para integrar a Comissão de Gestão existente. No caso da maioria dos membros decidir que a pessoa deve ser removida da Comissão de Gestão, o membro tem que retirar-se e outro membro tem que ser eleito para o mesmo cargo.

VIII. REUNIÕES

• Com que periodicidade a Associação se reunirá para mobilizar poupanças? • Para desembolsar empréstimos, a Associação reunir-se-á de quatro em quatro

semanas.

• O ciclo de reuniões continuará durante um máximo de 52 semanas, antes da Associação distribuir os seus activos

IX. MEMBROS QUE ABANDONAM A ASSOCIAÇÃO

• Se um membro abandonar a Associação por não dispor de qualquer alternativa (como, por exemplo, se mudar para fora da zona), como é que a Associação vai calcular a quantia que tem que lhe ser paga?

• Se uma pessoa deixar a Associação antes do fim do ciclo, sem motivo válido, além do seu desejo de sair, como é que a Associação vai calcular a quantia que deve receber?

• Se uma pessoa for expulsa por não realizar compras de acções/depósitos de poupança regulares, como é que a Associação vai calcular quanto é que tem que lhe ser pago

• Se uma pessoa for expulsa por não reembolsar um empréstimo, como é que a Associação vai calcular quanto é que tem que lhe ser pago?

X. EXPULSÃO DA ASSOCIAÇÃO

• Quais são os motivos pelos quais uma pessoa deve ser expulsa da Associação?

XI. FALECIMENTO DUM MEMBRO

• Se um membro morrer, como é que a Associação vai calcular a quantia de dinheiro que deve ser dada aos seus herdeiros/sobreviventes?


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XII. MULTAS

A tabela a seguir enumera as multas que podem ser aplicadas por transgressões cometidas pelos membros.

Transgressão Importância

Não assistir a uma reunião por motivos pessoais Chegar atrasado às reuniões Não lembrar-se das regras da Associação Perder o cartão do número de membro Conversar durante os debates Mostrar desrespeito para com um outro membro Não lembrar-se das deliberações e actividades da reunião anterior Não cumprimento das suas funções por parte dum membro da Comissão de Gestão

XIII. EMENDAS AOS ESTATUTOS

• Qualquer mudança aos estatutos carece da anuência de dois terços dos membros

• Qualquer pessoa pode propor uma mudança aos Estatutos


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Serviços oferecidos pela Associação

I. POUPANÇA

• Os membros podem adquirir uma a cinco acções em cada reunião

• Qual será o valor de uma acção? • No início de cada ciclo futuro, os membros podem contribuir com uma importância

igual previamente combinada, de forma a acelerar o crescimento da carteira de empréstimos. Isto pode ser de mais de cinco acções, caso todos os membros estejam de acordo.

II. CONCESSÃO DE CRÉDITOS

• Quem está habilitado para tomar empréstimos? • A importância máxima que qualquer pessoa pode pedir emprestada, é de três

vezes o valor das suas acções.

• O prazo máximo do empréstimo é de vinte e quatro semanas, mas sendo de apenas doze semanas durante o primeiro ciclo.

• Qual é a taxa de serviço que será aplicada de quatro em quatro semanas? • O que é que vai acontecer se um membro não reembolsar um empréstimo? • Depois de quanto tempo é que a Associação deve considerar que é pouco

provável que um determinado empréstimo seja reembolsado, assim iniciando uma acção de cobrança contra o inadimplente?

• O que é que vai acontecer se um mutuário morrer? • Qual será a mais alta prioridade para os empréstimos? • Qual será a segunda prioridade mais alta para os empréstimos? • Qual será a terceira prioridade mais alta para os empréstimos?

III. FUNDO SOCIAL

• Qual será a quantia da contribuição ao fundo social? • Com que frequência as contribuições serão efectuadas ao fundo social?. • Para que tipos de emergências é que o fundo social vai oferecer certos direitos?

• Quais serão os direitos a gozar no caso do óbito dum cônjuge? • Quais serão os direitos a gozar no caso do óbito dum filho? • Quais serão os direitos a gozar no caso do óbito de um dos pais? • Qual será o direito a gozar, de um membro cuja casa ou local de trabalho for

destruído por acidente? • Qual será o direito no caso de doença dum familiar?

N.B. Cada Programa vai elaborar uma lista de direitos provenientes do fundo social, que a maioria dos participantes achar os mais importantes. O que vem indicado aqui, é uma lista sugerida que pode eventualmente precisar de ser modificada Passo nº 2: Depois de todas as decisões terem sido tomadas, preenche-se um exemplar dos Estatutos em branco (veja-se o Anexo 2) e toda a gente dentro da Associação assina-os. Em seguida, os Estatutos são entregues ao Presidente da Associação, dizendo-se-lhe que tem que salvaguardá-los até à reunião seguinte, altura na qual eles serão colocados dentro do cofre da Associação.


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Resumo e conclusão: O OC pergunta se os membros têm quaisquer dúvidas.

Em seguida, o OC diz aos membros que para que todos eles conheçam as regras da Associação, cada pessoa tem que lembrar-se de uma regra, a contar da Cláusula II e sem contar com a Cláusula IV (Composição da Comissão de Gestão). O número de regras ultrapassa o número de membros, e portanto, apenas um número limitado de regras pode ser lembrado duma só vez. O OC diz a cada membro, conforme o seu número, qual é a regra de que ele ou ela tem que lembrar-se, pedindo-lhes para repetir a mesma, de forma a ter a certeza de que o membro entende a regra. O OC anota qual é a regra que deverá ser lembrada por que membro, dizendo-lhes que serão multados na reunião seguinte, nos termos dos Estatutos, caso não consigam lembrar-se das suas regras. Ele/ela assegura-se de que os membros concordam que isto é justo.

Fazendo uso de outro exemplar dos estatutos em branco, o OC aponta o número de cada membro, em justaposição à regra específica de que lhe foi pedido para lembrar-se. Isto garante que na reunião seguinte, o OC possa ligar cada pergunta sem dificuldade ao membro certo.

O OC diz aos membros, que a reunião seguinte vai envolver todos, mas que o seu objectivo será de realizar a formação da Comissão de Gestão, para que os seus membros possam aprender como dirigir uma reunião e como manter os registos com base nas cadernetas. O título desta reunião será, “Manutenção dos Registos e a forma como gerir uma reunião de compra de acções/poupança”

O OC faz lembrar aos membros, que a Comissão de Gestão só pode realizar a sua formação, se o jogo de equipamento estiver pago. O custo do jogo volta a ser referido, e o OC confirma que na reunião seguinte, a Comissão de Gestão terá o dinheiro necessário em mão. Nesta altura, o OC pode sugerir que a Associação no seu conjunto, comprometa cada membro com a feitura da contribuição necessária, ajudando-a a calcular a importância que cada um terá de pagar.

Agradece-se à Associação pela sua participação e a reunião é encerrada. .


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4.4 Módulo 4: A manutenção de registos, e como gerir uma reunião de compra de acções/poupança

O jogo e os responsáveis das chaves

necessário que o jogo, cujo recheio vem alistado na página 43, seja entregue à Associação. Os membros terão já recebido os seus cartões de número (os quais fazem parte do jogo) e o OC deve confirmar primeiro que todos tenham trazido os seus cartões para a reunião.

Passo nº 1: O OC recebe o dinheiro pelo jogo (acordado na reunião anterior) e entrega-o formalmente ao Presidente, juntamente com um recibo; pede-se a este para colocar o exemplar dos Estatutos da Associação dentro do mesmo. Diz-se à Associação, que a segurança do jogo será da responsabilidade do Guardião da Caixa, e que ele/ela tem que trazê-lo, completo, para cada reunião da Associação. O OC deve sugerir à Comissão que, depois de cada reunião, o Guardião da Caixa seja acompanhado por outros membros até à sua casa, sendo igualmente escoltado para ir até às reuniões, de modo a acrescentar mais segurança ao cofre.

O OC traz igualmente três conjuntos de cadernetas amostra, que serão utilizadas na sessão de prática, preenchidas conforme indicado nas Figuras 4.6, 4.7 e 4.8 (páginas 57 a 59)

Passo nº 2: O OC pergunta aos membros, um por um, acerca da regra da qual se pediu a cada um deles para se lembrar, pedindo a cada um, por número, para recitar a sua regra. No caso dum membro ter-se esquecido dela, ele é multado (em conformidade com os Estatutos), e o OC pergunta aos demais membros, se qualquer outra pessoa consegue lembrar-se dela. As multas são metidas no saco de tecido para o fundo de empréstimo, dentro do jogo. Uma vez concluído este passo, o OC diz-lhes que eles vão passar pelo mesmo processo na reunião seguinte, até que todos se tenham lembrado das suas regras.

Passo nº 3: O OC diz aos membros que se bem que eles tenham indicado a sua Comissão de Gestão, é necessário nomear três pessoas, que deverão ser chamadas de Responsáveis das Chaves, as quais guardarão as chaves, de tal modo que se possa abrir o cofre unicamente na altura das reuniões. Não é necessário realizar eleições para nomear estas pessoas, podendo elas ser identificadas pelo debate. Os critérios de selecção são como se seguem:

• Têm que ser membros da Assembleia Geral e não da Comissão de Gestão • Confiáveis

É

Objectivos:


• Cada membro da Comissão de Gestão vai entender as suas responsabilidades • O Conservador do Registo e os Contadores de Dinheiro vão entender os seus papéis na

manutenção dos registos com base nas cadernetas


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• São pessoas cautelosas, que é pouco provável que percam a chave • Vivem perto do local da reunião

Passo nº 4: O OC diz à Associação, que os três cadeados significam que o cofre não pode ser aberto sem a cooperação das três pessoas que guardam as chaves, e do Guardião da Caixa. Isto serve dois fins. Ele/ela pede aos membros para adivinhar quais é que estes podem eventualmente ser. Ele/ela facilita um debate até que receba as seguintes respostas:

• torna o cofre difícil de arrombar, porque pelo menos quatro pessoas diferentes têm que concordar em abri-lo; portanto, o dinheiro está seguro.

• pelo facto do cofre não poder ser aberto no intervalo entre as reuniões, as transacções só podem ter lugar diante de todos os membros e os registos não podem ser alterados.

Princípios com base nas cadernetas Passo nº 1: O OC pergunta o que é que compõe a riqueza da Associação. A resposta de que ele/ela está à procura, é que ela é composta do seguinte:

• o dinheiro presente no cofre • os empréstimos devidos pelos membros • qualquer propriedade possuída pela Associação Ele/ela termina por explicar que a importância em dinheiro presente no cofre, tem que ser lembrada por todos, e que os empréstimos devidos pelos membros serão registados na caderneta do indivíduo. A condição e existência da propriedade, podem ser confirmadas pela observação.

Passo nº 2: Em seguida, ele/ela pergunta o que é que cada membro precisa de saber acerca da sua própria situação financeira pessoal, junto da Associação. Ele/ela facilita um debate e procura a resposta que os indivíduos precisam de conhecer:

• quanto dinheiro é que poupou • quanto dinheiro é que estão a dever em empréstimos

Passo nº 3: Em seguida, o OC diz que a informação acerca das importâncias de acções e de empréstimos por parte dos indivíduos, está contida em cadernetas em forma escrita que são propriedade dos membros. Neste momento, ele/ela mostra-lhes as cadernetas e mostra-lhes a forma como a metade de frente das mesmas controla as acções de cada membro, enquanto que a metade de trás, controla os seus empréstimos.

Passo nº 4: O OC diz à Comissão de Gestão, que a manutenção de registos constitui uma actividade da Associação no seu conjunto e não apenas da Comissão de Gestão, e que a tarefa da Comissão de Gestão é de garantir que todos estejam claros sobre as importâncias envolvidas e sobre o processo.

Passo nº 5: O OC diz à Comissão de Gestão que, apesar deste sistema não precisar de pessoas que saibam ler e escrever, precisa sim de pessoas que saibam contar. Ele/ela deve verificar mais uma vez, que todos os integrantes da Comissão de Gestão (sobretudo os Contadores de Dinheiro), consigam contar devidamente.

Compra de acções/poupança Passo nº 1: O OC pede para todos levantarem os seus cartões de número. Ele/ela diz que quando as transacções se realizam, o Conservador do Registo não vai precisar de lembrar-se dos nomes de todos, mas antes, pode chamar pelos seus números, por isso ninguém se esquece. Diz-se aos membros que cada um tem que salvaguardar o seu cartão de número e será multado se o mesmo for perdido, conforme acordado nos Estatutos. Passo nº 2: O OC diz que os membros poderão eventualmente querer poupar importâncias diferentes uns dos outros, e igualmente, cada membro poderá eventualmente querer poupar


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importâncias diferentes em alturas diferentes. Por esta razão, a PEC permite que os membros façam poupanças em montantes diversos, pela compra de entre uma e cinco acções em cada reunião. O valor de uma acção já foi decidido pela Associação, e o OC pede aos membros para dizerem qual é. Por exemplo, se o valor de uma acção for o equivalente de 0,10 USD então cada membro pode poupar 0,1 USD, 0,2 USD, 0,3 USD 0,4 USD ou 0,5 USD em cada reunião.

Passo nº 3: Neste momento, o OC emprega três conjuntos de cadernetas amostra para demonstrar a forma como as compras de acções são lançadas. Estas são preenchidas conforme indicado nas Figuras 4.6, 4.7 e 4.8. Serão necessárias treze no máximo (para uma Associação de vinte e cinco), com dois membros a partilharem uma caderneta. É apresentada a seguir na Figura 4.5, a capa das cadernetas amostra. Em caso de necessidade, as cadernetas podem ser feitas de cadernos escolares, de tal modo que não seja necessária a impressão especializada. Normalmente, estas podem ser feitas em tamanho A5 (148 mm x 210 mm).

Figura 4.5: Capa da caderneta

A capa da caderneta dispõe dum espaço para o nome e número da Associação, o nome e número do membro. O número do membro tem que corresponder ao número no cartão de número que tiver sido dado a cada membro, para que nenhuma outra pessoa possa fazer uso da caderneta de outro membro.


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Passo nº 4: O OC distribui o primeiro conjunto de cadernetas, contando com lançamentos previamente preenchidos, conforme os que constam na Figura 4.6. Ele/ela explica que quando cada membro compra entre uma e cinco acções na reunião, as acções são carimbadas na caderneta. Uma acção vem indicada em forma dum símbolo, como por exemplo uma seta, estrela ou lua. No exemplo a seguir, uma acção vem indicada como uma seta e tem o valor de 500 TShs (cerca de 0,45 USD).

Passo nº 5: O OC usa o carimbo para preencher uma caderneta em branco, conforme a Figura 6 a seguir.

Figura 4.6: Caderneta com onze acções carimbadas

Explicação: A ilustração mostra que já foram realizadas cinco reuniões de compra de acções/poupança, nas quais este membro, a Mónica Auma, comprou onze acções.

À medida que os membros vão fazendo as suas contribuições, o Guardião da Caixa carimba o número certo de acções nas suas cadernetas, assegurando-se de que o Conservador do Registo e o membro observam isto e confirmam que a importância está certa.

Em seguida são riscados os espaços em branco em cada linha, de forma a impedir o lançamento fraudulento posterior de acções. As acções da Mónica Auma custaram-lhe 11 x 500 TShs = 5.500 TShs.


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Passo nº 6: O OC recolhe o primeiro conjunto de cadernetas e distribui um segundo conjunto, com os lançamentos em conformidade com a Figura 4.7 a seguir, e continua a explicar o caso. Ele/ela fica com a caderneta que estava a preencher e continua a preencher os lançamentos, até ao ponto indicado na Figura 4.7, mas sem as linhas fortes (à cor vermelha) traçadas pelos carimbos nas linhas 5 e 6. À medida que ele/ela prossegue com a explicação da forma como as acções podem ser canceladas e vendidas de volta à Associação por dinheiro em dinheiro, ele/ela efectua a anulação e explica que o membro recebeu 1.500 TShs.

Figura 4.7: Caderneta, mostrando a venda de três acções

Explicação: Na altura da sétima reunião, a Mónica explicou que ela tinha um problema pessoal e não estava em condições de comprar acções. Todos os cinco blocos para essa semana foram riscados pelo Conservador do Registo, para mostrar que ela não comprou nenhumas acções.

Além disso, a Mónica necessitava de algum dinheiro, então pediu para cancelar três acções, tendo recebido 1.500 TShs do Conservador do Registo (500 x 3 = 1.500 TShs).

O lançamento referente a isto vem indicado à esquerda, onde foram traçados riscos vermelhos pelas três acções que ela comprou nas reuniões 5 e 6

O estar em condições de vender acções, dá aos membros acesso às suas poupanças, mas todos os membros devem entender que

assim, hão-se perder ganhos futuros na altura da distribuição dos lucros. Depois das acções serem vendidas, elas não podem ser colocadas de volta.

Um dos pontos fortes do sistema PEC, é que ele pode ser flexível quando os membros estão a enfrentar problemas a nível pessoal. Embora não seja positivo que os membros desistam de poupar, nem que vendam as suas acções antecipadamente, isto é possível nas emergências.

Passo nº 7: Agora o OC deve discutir com a Associação, se a Mónica devia ter pensado em pedir emprestada a pequena importância de que ela precisava. Esta poderia ter sido uma forma dela resolver o seu problema pessoal, sem ter de vender acções. Mas é importante que ela não seja pressionada no sentido de tomar um empréstimo, visto que ela eventualmente podia preferir não aumentar os seus riscos por assumir dívidas adicionais.

Note-se: A caneta a cor vermelha é utilizada unicamente para cancelar as acções de um membro ou para encerrar um empréstimo concluído.

Passo nº 8: O OC recolhe o segundo conjunto de cadernetas e distribui um terceiro conjunto, contando com lançamentos em conformidade com a Figura 4.8. Ele/ela guarda a caderneta que estava a preencher, conclui os lançamentos para as primeiras doze reuniões e acaba o preenchimento da tabela sumária na parte de baixo.


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Figura 4.8: Acções no fim de treze reuniões

Explicação: A Figura 4.8 demonstra o aspecto visual duma caderneta quando uma página fica cheia. Até à altura da décima-terceira. reunião, a Mónica Auma tinha comprado um total de 28 acções. No quadro abaixo dos carimbos das acções, este número foi lançado na linha de “Número de acções compradas durante este período”.

Mas, conforme vimos, na Reunião nº 7 ela cancelou três acções que tinham sido compradas nas reuniões 5 e 6. Na altura da décima-terceira. reunião, isto é lançado na linha para o “Número de acções vendidas durante este período”. Portanto, as “Acções líquidas no fim do período (que deverão ser transportadas)”, são de 25 e não de 28.

A Figura 4.8 mostra apenas quantas acções foram compradas e vendidas depois de treze reuniões. Esta não é a mesma coisa como o

fim do ciclo, que no caso desta ACPE, vai ser depois de um ano. A forma como isto é tratado, é coberta numa sessão posterior de formação.

Passo nº 9: O OC diz que os procedimentos para a tomada e reembolso dos empréstimos, serão cobertos em reuniões futuras.

Depois de todos os membros estarem claros e quando não houver mais dúvidas, o OC recolhe as cadernetas amostra.

O passo a seguir, será para a Comissão de Gestão aprender como gerir a reunião seguinte, a qual será a primeira verdadeira reunião de compra de acções/poupança. Os restantes membros ficam para observar a formação.

Deve-se fazer lembrar a todos os membros para trazerem dinheiro suficiente consigo na próxima reunião, para efectuar a sua contribuição ao fundo social e também para comprar o número de acções que pretendem.


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A gestão duma reunião: Aspectos gerais iz-se aos membros da Comissão de Gestão, que existem dois tipos básicos de reunião: reuniões de poupança, e reuniões de poupança e empréstimo. O OC diz que todas as reuniões são reuniões de compra de acções/poupança, mas as reuniões de empréstimo têm lugar apenas de quatro em quatro semanas.

Nesta altura a Comissão de Gestão estará a aprender apenas como dirigir uma reunião de compra de acções/poupança. Os papéis do Presidente, do Conservador do Registo e do Guardião da Caixa, são como se seguem:

• O Presidente mantém a ordem, cobra multas e anuncia cada passo da reunião à medida que vai passando de um procedimento para outro.

• O Conservador do Registo é responsável por controlar as transacções financeiras que se registam durante cada passo na reunião – nesta altura apenas aquelas relacionadas com o fundo social e com a compra de acções/poupança, mas no futuro, igualmente os reembolsos e desembolsos de empréstimos. Ele/ela é responsável igualmente pelos lançamentos nas cadernetas e por anunciar os saldos no fim da reunião.

• O Guardião da Caixa é responsável pela segurança do cofre no intervalo entre reuniões, por auxiliar o Conservador do Registo a manter as cadernetas, e no futuro, por gerir o sistema de poupança por moedas simbólicas.

A gestão duma reunião de compra de acções/poupança: Aspectos específicos Passo nº 1: De forma a facilitar esta sessão de formação da Comissão de Gestão, o OC faz uso da Tabela 4.6: (Primeira Reunião de Compra de Acções/Poupança – Procedimentos). O OC não distribui a tabela à Comissão, mas antes, guarda-a em mão para consulta.

Passo nº 2: A Comissão está disposta na forma pela qual vai sentar-se na reunião, e o OC diz-lhes que não necessitam de preocupar-se pela comissão de erros, porque ele/ela há-de estar presente para ajudar nas reuniões efectivas.

Passo nº 3: O OC diz que nesta fase, eles hão-de concentrar-se unicamente no fundo social e na compra de acções/poupança. Isto dar-lhes-á a oportunidade de familiarizar-se com a forma como as coisas funcionam, antes deles aprenderem acerca das reuniões de empréstimo.

Passo nº 4: Em seguida, o OC passa pelos procedimentos na Tabela 4.6.

D


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Tabela 4.6: Procedimentos para uma reunião de compra de acções/poupança

Passo na reunião

Primeira reunião de compra de acções/poupança – Procedimentos

1. Abertura da reunião

• O Presidente declara a reunião aberta. • O Conservador do Registo faz a chamada. • Os Responsáveis das Chaves abrem o cofre, o qual fica diante do

Guardião da Caixa. • A Tigela de Multas é colocada diante do Presidente, para que as multas

possam ser cobradas durante a reunião. • Em seguida, o Conservador do Registo entrega aos membros as suas

cadernetas.

2. Fundo social

• O Presidente anuncia que serão feitas as contribuições ao fundo social. Todos os membros têm que contribuir a mesma importância.

• O Conservador do Registo chama cada membro, pelo seu número, para entregar a sua contribuição para o fundo social, aos Contadores de Dinheiro. Os Contadores de Dinheiro confirmam a importância e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro.

• Em seguida, o Conservador do Registo pede as solicitações a partir do fundo social. Os membros necessitados fazem as suas solicitações à Associação.

• Se tal for aprovado, o dinheiro é fornecido ao membro em conformidade com os Estatutos.

• Depois de pagos todos os direitos, os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro remanescente do fundo social.

• O Conservador do Registo confirma o saldo do fundo social e pede aos membros para se lembrarem do mesmo para a reunião seguinte.

• Depois, o dinheiro do fundo social é colocado no seu saco de corda de amarrar e metido no cofre.

3. Compra de acções/ poupança

• O Presidente anuncia que os membros efectuarão as suas primeiras contribuições de compra de acções/poupança, e o Conservador do Registo chama cada membro para a frente, pelo seu número.

• Cada membro compra entre uma e cinco acções, entregando o dinheiro aos Contadores de Dinheiro e a sua caderneta ao Conservador do Registo.

• Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro, colocam-no na tigela de contagem do dinheiro e anunciam o número das acções que foram compradas.

• O Conservador do Registo carimba o número certo de acções na caderneta e risca quaisquer blocos não usados.

• Em seguida, o membro verifica se o número de novos carimbos na caderneta está correcto, ficando a caderneta com o Conservador do Registo durante o resto da reunião.

Note-se: O OC deve encorajar os membros a baterem palmas quando alguém

compra cinco acções.

4. Despesas • O Presidente pergunta ao Conservador do Registo se haverá quaisquer despesas necessárias antes da reunião seguinte. Caso sejam aprovadas quaisquer despesas por todos os membros, o Presidente dá instruções aos Contadores de Dinheiro no sentido destes tirarem a importância necessária da tigela de contagem do dinheiro e darem a mesma ao membro que for responsável por pagar a despesa.


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5. O cálculo do saldo do fundo de empréstimo

• Os Contadores de Dinheiro juntam o dinheiro na tigela de multas com aquele na tigela de contagem do dinheiro.

• Os Contadores de Dinheiro contam o dinheiro e o Conservador do Registo anuncia o total à Associação.

• Em seguida, o Conservador do Registo diz à Associação que este dinheiro constitui o seu fundo de empréstimo.

• Os Contadores de Dinheiro colocam o fundo de empréstimo no seu saco de corda de amarrar e metem-no no cofre.

6. Saldos finais

• O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo social, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de decorarem o saldo do fundo social para a reunião seguinte.

• O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo de empréstimo, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de decorarem o saldo do fundo de empréstimo para a reunião seguinte.

• O Conservador do Registo anota estes dois saldos no caderno fornecido no jogo, encorajando os membros que o conseguem fazer para igualmente anotarem-nos ou decorarem-nos.

• Os Responsáveis das Chaves são chamados pelo Presidente para trancar o cofre.

7. Encerram- ento

• O Presidente convida os membros a debaterem quaisquer assuntos que possam ser de interesse.

• O Presidente anuncia a data e horas da reunião seguinte, lembrando a todos para chegarem com as suas contribuições ao fundo social e o seu dinheiro de compra de acções/poupança.

• O Presidente diz aos membros que eles poderão tomar um empréstimo pela primeira vez, quatro semanas a partir da data desta reunião

• Depois de se concluir o debate, o Presidente encerra a reunião.

Resumo e conclusão: O OC responde a quaisquer dúvidas que restarem acerca dos procedimentos de compra de acções/poupança e de concessão de créditos, lembrando à Comissão de Gestão que de agora em diante, o sucesso da sua Associação depende da sua liderança.

O OC faz lembrar aos membros, que a expectativa será de que eles repitam no início da reunião seguinte, a regra dos Estatutos que é suposto que se lembrem dela. Agradece-se à Comissão e a quaisquer membros que estiverem a observar, e a reunião é encerrada.


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4.5 Modulo 5: Primeira reunião de compra de acções/poupança

Aspectos gerais Presidente declara a reunião aberta e revê a agenda da mesma. Até que todos os membros entendam claramente os Estatutos, o primeiro item na ordem do dia é do OC pedir a cada membro para repetir a regra dos Estatutos que lhes foi pedido para se lembrarem dela. Os membros que se tiverem esquecido da

sua regra, são multados e lembrados de que o processo de memorização é muito importante para a PEC. Ao lembrar-se das regras da Associação, eles ajudam a geri-la.

Uma vez que esta é a primeira reunião que lida com dinheiro, o Presidente faz lembrar a todos da quantia da contribuição ao fundo social, e do valor de uma acção individual. Ele/ela faz lembrar a todos os membros, que eles podem poupar pela compra de entre uma e cinco acções.

Primeira compra de acções/poupança Passo nº 1: O OC faz todos sentarem-se no seu lugar, virados de frente para a Comissão de Gestão, estando os Contadores de Dinheiro sentados numa esteira diante da mesa da Comissão (no caso da Associação ter fornecido uma mesa).

Passo nº 2: Cada Responsável das Chaves recebe todas as chaves para o seu cadeado e é-lhe dito para guardá-las num lugar seguro, levando apenas uma para cada reunião. Diz-se-lhe que ele/ela nunca pode deixar qualquer outra pessoa ficar com qualquer uma das chaves de reserva, mas antes, no caso dele/dela não estar por qualquer motivo em condições de assistir a uma determinada reunião, tem que mandar a chave com outro membro.

Passo nº 3: Em seguida, o OC explica à Assembleia Geral que de agora em diante, ele/ela está presente unicamente para apoiar a Comissão de Gestão, a qual já está encarregue das reuniões.

Passo nº 4: O Presidente pede aos Responsáveis das Chaves para abrirem o cofre, e o Conservador do Registo tira as cadernetas. O Conservador do Registo faz lembrar a todos do facto deles terem recebido números, dizendo que ele/ela vai chamar cada pessoa uma por uma e ajudá-la a preparar a sua caderneta. Cada membro é chamado pelo seu número, um por um, sendo os seus nomes e números escritos na capa da caderneta, juntamente com o nome e número da Associação e o valor de uma única acção.

Passo nº 5: A Comissão dirige uma reunião de compra de acções/poupança em conformidade com os passos traçados na Tabela 4.6 da reunião anterior.

Resumo e conclusão: O OC responde a quaisquer dúvidas acerca dos procedimentos de compra de acções/poupança. O Presidente faz lembrar à Assembleia Geral da altura da reunião

O

Objectivos:

Até ao fim da reunião de formação:

• Todos terão contribuído pela primeira vez ao fundo social. • Todos terão comprado acções pela primeira vez. • Os membros da Comissão de Gestão terão gerido a sua primeira reunião.


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seguinte de compra de acções/poupança, fazendo lembrar a todos os membros para chegarem munidos das suas contribuições ao fundo social e do seu dinheiro de compra de acções. Ele/ela deve igualmente dizer aos membros, que a primeira reunião de concessão de empréstimos terá lugar quatro semanas após esta primeira reunião de poupança.

Em seguida, o OC passa pelos Estatutos, atribuindo a cada pessoa uma nova regra a lembrar-se dela na reunião seguinte, anotando mais uma vez, a que membro se exige que se lembre de que regra. Este processo continua ao longo de toda a formação, até que o OC fique convencido que todos os membros estão conscientes das regras constantes nos Estatutos. Não se volta a referir isto no presente manual de formação, mas faz parte rotineira de todas as reuniões até ao fim da Fase Intensiva.

Agradece-se aos participantes pela sua participação, e a reunião é encerrada.


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4.6 Módulo nº 6: Primeira reunião de desembolso de empréstimos

Aspectos gerais sta reunião constituirá a primeira oportunidade para os membros da Associação tomarem um empréstimo a partir dos fundos da Associação. Ter-se-ão realizado apenas umas poucas reuniões de compra de acções/poupança, sendo reduzido o dinheiro no fundo de empréstimo. Portanto, o OC tem que ajudar a Associação a

discutir a quem é que será permitido tomar um empréstimo.

O Presidente declara a reunião aberta e discute a ordem do dia para a reunião. Ele/ela explica que esta será a primeira reunião que lida com empréstimos.

Primeiro desembolso de empréstimos Passo nº 1: O OC diz que os empréstimos serão tomados e reembolsados de quatro em quatro semanas, qualquer que seja a periodicidade das reuniões da Associação. Certas Associações hão-de querer tomar empréstimos tão frequentemente como a periodicidade das suas reuniões, de tal modo que todas as suas poupanças estejam a circular. Mas isto não é aconselhável durante o primeiro ciclo, porque a experiência demonstra que normalmente, isto leva à confusão. Para as Associações que se reúnam semanal ou quinzenalmente, é melhor que se habituem durante todo o primeiro ciclo à concessão de créditos e seu reembolso de quatro em quatro semanas, antes de iniciar-se na tarefa mais complicada de gerir a tomada e reembolso de empréstimos em cada reunião.

Passo nº 2: Gestão dos empréstimos nas cadernetas. O OC explica que as cadernetas serão utilizadas igualmente para manter um registo dos empréstimos.

Passo nº 3: Nesta altura, o OC distribui o mesmo (terceiro) conjunto de cadernetas, preenchidas com antecedência, que foi utilizado na reunião anterior de formação, estando o Registo do Empréstimo preenchido conforme ilustrado na Figura 4.12 na página 67. Ele/ela explica que as cadernetas registam não só as poupanças na forma de acções, como igualmente os empréstimos individuais tomados por cada membro.

Passo nº 4: A forma pela qual a caderneta é utilizada para controlar os empréstimos, vem indicada nas Figuras 4.9 a 4.12 nas páginas seguintes.

E

Objectivos:

Até ao fim da reunião de formação:

• Terão sido cumpridos normalmente, os procedimentos referentes ao fundo social e à poupança.

• Alguns membros terão tomado empréstimos pela primeira vez.


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Figura 4.9: Registo de empréstimos do membro (1)

Explicação: O exemplo à esquerda, é do primeiro empréstimo da Mónica Auma (conforme indicado na coluna de “Nº de Empréstimo”) . Ela toma um empréstimo de 30.000 TShs. Não vem indicada nenhuma data, uma vez que as reuniões de empréstimo se seguem a intervalos de quatro semanas.

A taxa de serviço é de 3.000 TShs, porque a sua Associação cobra 10% do valor do capital em cada período de quatro semanas. Neste caso, o período do empréstimo é de doze semanas, conforme está indicado pela palavra “Fim” colocada em frente à linha “Pago”, daqui a doze semanas no futuro.

A Mónica assina isto para mostrar que ela entende que deve 30.000 TShs pelo empréstimo e 3.000 TShs pela taxa de serviço, correspondente a quatro semanas. Trata-se, efectivamente, dum contrato

Na reunião seguinte de concessão de empréstimos, quatro semanas mais tarde, ela efectuou o pagamento duma taxa de serviço no valor de 3.000 TShs. O lançamento seguinte na sua caderneta apareceu conforme a Figura 4.10 a seguir.


Explicação: Isto mostra que a Mónica continua a dever 30.000 TShs e, mais uma vez, será pagável na reunião seguinte uma taxa de serviço de 3.000 TShs.

A seguir, o Conservador do Registo escreve o novo saldo devedor, que é de 33.000 TShs – 3.000 TShs = 30.000 TShs, na coluna de “Importância”.

Em seguida, ela acrescenta uma taxa de serviço de 3.000 TShs, à nova importância pedida emprestada. Os 30.000 TShs são tratados como se constituíssem um novo empréstimo, o qual, ao longo do próximo mês, vai chamar 3.000 TShs em taxas de serviço. Daí que se diz à Mónica que ela vai dever 33.000 TShs na reunião seguinte de reembolso de empréstimos, quatro semanas mais tarde.


67


Explicação: Depois de mais quatro semanas, ela conseguiu reembolsar apenas 10.000 TShs. Pelo facto dela agora estar a dever 33.000 TShs (30.000 TShs de capital e 3.000 TShs de taxa acumulada de serviço), isto significa que ela ainda está a dever 23.000 TShs.

O Conservador do Registo recebe os 10.000 TShs e emite um novo empréstimo de 23.000 TShs (com o mesmo número de empréstimo), escrevendo o mesmo na linha a seguir. Ele/ela acrescenta igualmente uma taxa de serviço de 2.300 TShs, a qual ficará a ser devida na altura da reunião seguinte. Daí que o total que a Mónica vai dever, é de 25.300 TShs.


Explicação: A Figura 4.12 à esquerda, mostra que na reunião seguinte, a Mónica repõe a totalidade dos 25.300 TShs que ela está a dever. O Conservador do Registo lança 25.300 TShs na linha de “Pago” e assina o lançamento.

Depois do empréstimo estar reembolsado na íntegra, o Conservador do Registo traça uma linha vermelha atravessando o registo inteiro de empréstimo. Isto indica que o empréstimo foi reembolsado na íntegra.

Depois deste passo estar concluído, o OC recolhe as cadernetas amostra.

Se a Mónica tivesse deixado de pagar atempadamente o valor total, tal ficaria evidente imediatamente, por causa de permanecer depois do prazo combinado (marcado como o “Fim”), uma importância lançada no quadro de “Valor do Empréstimo”, não se

verificando nenhuma linha diagonal a cancelar o empréstimo.


68

Novo

A gestão duma reunião de compra de acções/poupança e de desembolso de empréstimos: Aspectos específicos Passo nº 1: O OC faz uso do guia constante na Tabela 4.7 para facilitar a reunião. Este guia é igual ao guia anterior, salvo que agora ele inclui os procedimentos para o desembolso de empréstimos. As mudanças estão anotadas como e todo o resto continua igual.

O OC não distribui isto à Comissão, mas antes, guarda-o em mão para consulta.

Passo nº 2: Em seguida, o OC passa pelos procedimentos enumerados na Tabela 4.7 (página 69).


69

Tabela 4.7 Procedimentos para uma reunião de compra de acções/poupança e do primeiro desembolso de empréstimos

Passo na reunião

Compra de acções/poupança e primeiro desembolso de empréstimos – Procedimentos



Guardião da Caixa. • A Tigela de Multas é colocada diante do Presidente, para que se possam

cobrar as multas durante a reunião. • Em seguida, o Conservador do Registo entrega aos membros as suas

cadernetas.

2. Fundo social

• O Conservador do Registo pede à Associação para recordar o saldo do fundo social da reunião anterior.

• Em seguida, os Contadores de Dinheiro tiram o dinheiro do saco do fundo social, colocando-o na tigela de contagem do dinheiro, contando o mesmo e anunciando a importância aos membros.


• O Conservador do Registo chama cada membro, pelo seu número, para entregar as suas contribuições para o fundo social, aos Contadores de Dinheiro. Os Contadores de Dinheiro confirmam a importância e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro.

• Em seguida, o Conservador do Registo pergunta se algum membro está a dever dinheiro ao fundo social. No caso de algum membro ter uma contribuição pendente ao fundo social, os “Lembradores” confirmam a importância devida.

• Em seguida, o Conservador do Registo pede novas solicitações a partir do fundo social. Os membros necessitados fazem as suas solicitações à Associação.

• Se tal solicitação for aprovada, o dinheiro é fornecido ao membro em conformidade com os Estatutos.


• O Conservador do Registo confirma o saldo do fundo social e pede aos membros para se lembrarem dele para a reunião seguinte.

• Em seguida, o fundo social é reembolsado no seu saco de corda de amarrar e metido de novo no cofre.

Novo

Novo


70

Passo na reunião



• O Conservador do Registo pede à Associação para recordar o saldo do fundo de empréstimo da reunião anterior.

• Em seguida, os Contadores de Dinheiro tiram o fundo de empréstimo do seu saco e fazem a sua contagem, anunciando a importância aos membros.

• Uma vez que se esteja de acordo que o valor lembrado e o valor contado são iguais, o dinheiro é colocado na tigela de contagem do dinheiro.

• O Presidente anuncia que os membros farão as suas contribuições de compra de acções/poupança, e o Conservador do Registo chama cada membro para a frente, pelo seu número.

• Cada membro compra entre uma e cinco acções, entregando o dinheiro aos Contadores de Dinheiro, e a sua caderneta ao Conservador do Registo.

• Os Contadores de Dinheiro fazem a contagem do dinheiro, colocando-o na tigela de contagem do dinheiro e anunciando o número de acções que foram compradas.


• Em seguida, o membro verifica que o número de novos carimbos na caderneta está certo; a caderneta fica com o Conservador do Registo durante o resto da reunião.

• (No caso dum membro precisar dum levantamento, pedirá o mesmo, em vez de comprar acções. Quando for necessário um levantamento, o Conservador do Registo vai riscar o número de acções da caderneta do membro que corresponder ao valor do levantamento, e os Contadores de Dinheiro entregarão o dinheiro a partir da tigela de contagem do dinheiro. O valor de uma acção devolvida ao membro, será igual ao seu preço original de compra.)

4. Despesas • Caso tenha sido dado algum dinheiro na reunião anterior para pagar

despesas, a pessoa que realizou a despesa presta contas e devolve qualquer troco aos Contadores de Dinheiro, os quais o colocam na tigela de contagem do dinheiro.

• O Presidente pergunta ao Conservador do Registo, se haverá quaisquer despesas necessárias antes da reunião seguinte. Caso sejam aprovadas quaisquer despesas por todos os membros, o Presidente dá instruções aos Contadores de Dinheiro no sentido destes tirarem a importância necessária da tigela de contagem do dinheiro, e darem a mesma ao membro que for responsável por pagar a despesa.

5. Cálculo do novo saldo do fundo de empréstimo

• Os Contadores de Dinheiro juntam o dinheiro da tigela de multas, com aquele na tigela de contagem do dinheiro.

• Os Contadores de Dinheiro fazem a contagem do dinheiro na tigela de contagem do dinheiro, e o Conservador do Registo anuncia a importância à Associação.


Novo

Novo

Novo


71

Passo na reunião


6. Tomada de empréstimos

• O Presidente solicita pedidos de empréstimo, fazendo lembrar aos membros dos máximos do prazo e do montante do empréstimo (três vezes as poupanças do membro).

• Em seguida, cada membro que quiser tomar um empréstimo, faz um pedido em voz alta à Associação, anunciando o valor pedido, a finalidade do empréstimo e ao longo de que período de tempo é que prevê repô-lo.

• Em seguida, o Conservador do Registo calcula e anuncia o valor total dos pedidos.

• No caso do valor total dos empréstimos pedidos ser superior ao do dinheiro disponível no fundo de empréstimo, a Associação tem que debater ajustamentos às importâncias individuais de empréstimo, até que todos os membros estejam satisfeitos.

• Depois de estar decidido quanto é que cada mutuário vai receber, o Conservador do Registo chama cada mutuário para a frente, por sequência do seu número.

• Em seguida, o Conservador do Registo lança na caderneta do Membro, o número do empréstimo, a importância do mesmo e a taxa de serviço.

• O Conservador do Registo dá instruções aos Contadores de Dinheiro no sentido de entregar ao mutuário a importância do empréstimo, a partir da tigela de contagem do dinheiro.

• Em seguida, o mutuário conta o dinheiro e assina a caderneta. • Em seguida, o Conservador do Registo dá instruções ao mutuário no

sentido de anunciar em voz alta o valor total devido e a data do seu vencimento.

• Este processo repete-se até que todos os empréstimos tenham sido concedidos.

• Em seguida, os Contadores de Dinheiro fazem a contagem do dinheiro remanescente na tigela de contagem do dinheiro, anunciando a importância à Associação.


• Em seguida, os Contadores de Dinheiro colocam o fundo de empréstimo no seu saco de corda de amarrar e metem-no no cofre.

7. Saldos finais

• O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo social, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de memorizarem para a reunião seguinte o saldo do fundo social.

• O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo de empréstimo, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de memorizarem para a reunião seguinte o saldo do fundo de empréstimo.

• O Conservador do Registo anota estes dois saldos no caderno fornecido no jogo, encorajando os membros que o conseguem fazer, para igualmente anotarem-nos ou decorarem-nos.


8. Encerra-mento

• Antes do encerramento da reunião, o Presidente convida os membros a debaterem quaisquer itens que possam ser de interesse.

• O Presidente anuncia a data e horas da reunião seguinte. • Depois do debate concluir-se, o Presidente encerra a reunião.

Tudo novo


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4.7 Módulo nº 7: Primeira reunião de reembolso de empréstimos

Aspectos gerais

sta reunião será a primeira na qual serão efectuados reembolsos de empréstimos. Os membros que não tencionarem reembolsar o empréstimo (na sua íntegra ou parcialmente), mesmo assim têm que pagar a taxa de serviço.

O Presidente declara a reunião aberta e discute a ordem do dia, notando quaisquer outros itens para debate.

O OC anuncia que depois dos procedimentos normais ligados ao fundo social e à compra de acções/poupança, ele/ela vai ensinar à Comissão de Gestão, como gerir o processo de reembolso dos empréstimos, à medida que eles efectivamente forem fizendo o mesmo. O OC faz uso da Tabela 4.8 para facilitar os procedimentos, desempenhando um papel particularmente activo à medida que ele/ela chega até à parte da reunião sobre o reembolso dos empréstimos.

E

Objectivos:

Até ao fim da reunião de formação: • Todos terão continuado a contribuir para o fundo social e a ter comprado mais acções • Os que tiverem tomado empréstimos na primeira reunião para concessão de empréstimos,

vão começar a reembolsar os seus empréstimos • Outros membros terão levado empréstimos


73

Tabela 4.8: Procedimentos para uma reunião de compra de acções/poupança, reembolso de empréstimos e desembolso de empréstimos

Passo na reunião

Compra de acções/poupança, primeiro reembolso de empréstimos e desembolso de empréstimos – Procedimentos



Guardião da Caixa. • A Tigela de Multas é colocada diante do Presidente, para que se possam

cobrar as multas durante a reunião. • Em seguida, o Conservador do Registo entrega aos membros as suas

cadernetas.

2. Fundo social

• O Conservador do Registo pede à Associação para recordar o saldo do fundo social a partir da reunião anterior.



• O Conservador do Registo chama cada membro, pelo seu número, para entregar as suas contribuições para o fundo social, aos Contadores de Dinheiro. Os Contadores de Dinheiro confirmam a importância e coloca-a na tigela de contagem do dinheiro.



• Se uma tal solicitação for aprovada, o dinheiro é fornecido ao membro em conformidade com os Estatutos.



• Em seguida, o dinheiro do fundo social é reembolsado no seu saco de corda de amarrar e metido de novo no cofre.


74

Passo na reunião


3. Compra de acções/

poupança

• O Conservador do Registo pede à Associação para recordar o saldo do fundo de empréstimo da reunião anterior.







• Em seguida, o membro verifica que o número de novos carimbos na caderneta está certo; a caderneta fica com o Conservador do Registo durante o resto da reunião.

• No caso dum membro precisar dum levantamento, pedirá o mesmo, em vez de comprar acções. Quando for necessário um levantamento, o Conservador do Registo vai riscar o número de acções da caderneta do membro que corresponder ao valor do levantamento, e os Contadores de Dinheiro entregarão o dinheiro a partir da tigela de contagem do dinheiro. O valor de uma acção devolvida ao membro, será igual ao seu preço original de compra.

4. Despesas • Caso algum dinheiro tenha sido dado na reunião anterior para pagar despesas, a pessoa que realizou a despesa presta contas e devolve qualquer troco aos Contadores de Dinheiro, os quais o colocam na tigela de contagem do dinheiro.

• O Presidente pergunta ao Conservador do Registo, se haverá quaisquer despesas necessárias antes da reunião seguinte. Caso quaisquer despesas sejam aprovadas por todos os membros, o Presidente dá instruções aos Contadores de Dinheiro no sentido destes tirarem a importância necessária da tigela de contagem do dinheiro e darem a mesma ao membro que for responsável por pagar a despesa.


75

Passo na reunião


5. Reembolso de empréstimos

• O Presidente pede aos mutuários para identificarem-se. • O Conservador do Registo verifica a importância devida, com referência

às suas cadernetas • Em seguida, cada mutuário é chamado para a frente por ordem do seu

número, para entregar a importância do seu pagamento aos Contadores de Dinheiro. Ela não pode ser menor que a taxa de serviço devida.

• Os Contadores de Dinheiro contam o pagamento, anunciam a importância e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro.

• O Conservador do Registo lança a importância do pagamento na caderneta do membro, no quadro “Pago”.

• Em seguida, o Conservador do Registo calcula o saldo remanescente devido e introduz o mesmo no quadro de “Importância do Empréstimo”, na caderneta do membro

• No caso do saldo remanescente ser de zero, o Conservador do Registo assina a caderneta e anuncia que o empréstimo fica liquidado, assim cancelando o empréstimo com uma linha diagonal traçada através das transacções.

• No caso de permanecer um saldo, em seguida o Conservador do Registo calcula a taxa de serviço devida na reunião seguinte e introduz a mesma no espaço apropriado. Em seguida, o mutuário assina no espaço fornecido.

Note-se: Os membros devem bater palmas quando um empréstimo for reembolsado por completo.

6. O cálculo do novo saldo do fundo de empréstimo




Tudo novo


76

Passo na reunião



• O Presidente solicita pedidos de empréstimo, fazendo lembrar aos membros dos máximos do prazo e do montante do empréstimo (três vezes as poupanças do membro).

• Em seguida, cada membro que quiser tomar um empréstimo, faz um pedido em voz alta à Associação, anunciando o valor pedido, a finalidade do empréstimo e ao longo de que período de tempo é que prevê repô-lo.


• No caso do valor total dos empréstimos pedidos ser superior ao dinheiro disponível no fundo de empréstimo, a Associação tem que debater ajustamentos às importâncias individuais de empréstimo, até que todos os membros estejam satisfeitos.


• Em seguida, o Conservador do Registo lança na caderneta do Membro, o número do empréstimo, a importância do mesmo e a taxa de serviço devida.

• O Conservador do Registo dá instruções aos Contadores de Dinheiro no sentido de entregar ao mutuário a importância do empréstimo, a partir da tigela de contagem do dinheiro.


sentido de anunciar em voz alta o valor total devido e a data do seu prazo. • Este processo repete-se até que todos os empréstimos tenham sido

concedidos. • Em seguida, os Contadores de Dinheiro fazem a contagem do dinheiro

remanescente na tigela de contagem do dinheiro, anunciando a importância à Associação.



8. Saldos finais

• O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo social, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de memorizarem o saldo do fundo social para a reunião seguinte.

• O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo de empréstimo, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de memorizarem o saldo do fundo de empréstimo para a reunião seguinte.

• O Conservador do Registo anota estes dois saldos no caderno proporcionado no jogo, e encoraja os membros que conseguirem, para igualmente anotarem ou decorarem os mesmos.


9. Encerra-mento

• Antes de encerrar a reunião, o Presidente convida os membros a debaterem quaisquer itens que possam ser de interesse.



77

4.8 Módulo nº 8: Poupança diária com uso de moedas simbólicas

Aspectos gerais OC pergunta aos membros, se estão interessados em poder efectuar poupanças a qualquer momento, em vez de ficarem à espera da reunião regular. Caso sim, terá lugar uma formação em Poupança diária com uso de moedas simbólicas, conforme programada nas Tabelas 2.1 a 2.3 nas páginas 16 e 17, ou em qualquer altura

depois disso. A formação é oferecida às Associações cujos membros contam com pequenos fluxos regulares de receitas e que desejam efectuar poupanças a intervalos que sejam mais frequentes do que o da reunião normal. Efectivamente, uma ACPE faz uso do cofre metálico em jeito de “ATM do pobre”: recebendo depósitos sempre que seja conveniente e permitindo o levantamento regular a intervalos pré-determinados.

Procedimentos da poupança diária com uso de moedas simbólicas Passo nº 1: O OC faz referência ao Módulo de formação nº 2, no Passo nº 4 na página 40. Ele/ela diz que se bem que é difícil poupar 3 USD por mês, pode eventualmente ser fácil poupar 0,1 USD por dia, o que, depois de um mês, levará ao ter-se poupado 3 USD. O OC explica que o objectivo desta sessão, é de ajudar a Associação a entender como é que isto pode realizar-se.

Passo nº 2: O OC diz à Associação que eles terão já visto que o cofre está dividido em dois compartimentos, tendo o compartimento mais pequeno uma fenda cortada na parte superior do cofre, imediatamente acima do mesmo.

Isto significa que o Guardião da Caixa pode armazenar de um lado do cofre, todas as cadernetas, saco do fundo social, saco do fundo de empréstimo e artigos de papelaria da Associação, deixando o outro lado livre para receber as poupanças diárias, deixadas cair pela fenda cortada na tampa. Sem ter de abrir o cofre, os membros da Associação podem depositar pequenas importâncias de dinheiro, tão frequentemente quanto quiserem. A ideia é que os membros poderão visitar o Guardião da Caixa

O

Objectivos:

Até ao fim da reunião de formação: • Todos vão entender como é que eles podem fazer poupanças tão frequentemente quanto

querem, e ter acesso às suas poupanças • O Guardião da Caixa entenderá plenamente como manter os registos da poupança diária e

gerir os procedimentos de reembolso da poupança diária, na parte de cada reunião virada para a poupança


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no intervalo entre as reuniões e colocar dinheiro no cofre, recuperando o dinheiro na reunião regular da Associação para investir em acções.

Passo nº 3: O OC diz à Associação que os procedimentos são simples e estão divididos em duas partes: os procedimentos que se realizam fora de uma reunião, e aqueles que se realizam na reunião integral da Associação.

A ideia básica, é que quando um membro poupa dinheiro desta forma, ele recebe uma moeda simbólica metálica do Guardião da Caixa, que representa o valor do dinheiro que terá depositado no cofre, ao mesmo tempo que o Guardião da Caixa faz uso dum carimbo para registar o número de moedas simbólicas recebidas pelo membro.

Os procedimentos traçados na Tabela 4.9 a seguir, mostram o que acontece fora da reunião quando o membro vai à casa do Guardião da Caixa.

Tabela 4.9: Procedimentos de poupança diária com uso de moedas simbólicas: na casa do Guardião da Caixa

Passo Poupança diária com uso de moedas simbólicas na casa do Guardião da Caixa

1. Poupança diária com uso de moedas simbólicas

• O membro mete as suas poupanças pela fenda no cofre. O dinheiro poupado é normalmente de um valor equivalente a uma única acção, podendo ele comprar uma acção integral na reunião regular da Associação, mas há Associações que avaliam uma moeda simbólica a menos do que uma acção completa, de modo a permitir que sejam poupadas importâncias muito reduzidas.

• O Guardião da Caixa carimba num caderno, indicando o número de moedas simbólicas compradas pelo membro. (O carimbo utilizado é diferente do carimbo das acções, de modo a evitar fraude, e em particular no caso do valor de uma moeda simbólica ser diferente do valor de uma acção. Veja-se a Tabela 4.13 a seguir).

• O Guardião da Caixa entrega ao depositante as moedas simbólicas metálicas (anilhas de aço pintadas), em número equivalente ao valor do dinheiro depositado.

• Imediatamente antes da reunião seguinte, o Guardião da Caixa faz a contagem do número de acções comprado e anota o total.


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Figura 4.13: Registo da poupança diária com uso de moedas simbólicas

O registo da poupança diária com uso de moedas simbólicas pode ser mantido no caderno fornecido como parte do jogo.

É necessário que o Guardião da Caixa mantenha presentes a almofada de tinta e o carimbo, não fechados a chave no cofre.

Um determinado depositante pode efectuar vários depósitos no intervalo entre duas reuniões.

Passo nº 4: O OC diz que por causa de já existir dinheiro solto no cofre, no compartimento das moedas simbólicas, a Associação terá de mudar os seus procedimentos, iniciando as reuniões depois da Chamada, pelo tratamento imediato do reembolso da poupança diária com uso de moedas simbólicas. Os procedimentos vêm enumerados na Tabela 4.10 na página a seguir, realizando-se antes da actividade do fundo social. A Tabela 4.10 apresenta os procedimentos desde o início da reunião, até que esteja concluída a reconciliação das poupanças diárias, sem expor os procedimentos depois disso: estes continuam com os procedimentos do fundo social, as actividades de compra de acções/poupança, de reembolso e desembolso de empréstimos, etc.


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Tabela 4.10: Procedimentos de reembolso da poupança diária com uso de moedas simbólicas

Passo na reunião Procedimentos na reunião da Associação, de reembolso da poupança diária com uso de moedas simbólicas

1 Abertura da reunião

• O Presidente declara a reunião aberta. • O Conservador do Registo verifica as presenças. • Os Responsáveis das Chaves abrem o cofre, o qual fica diante do

Guardião da Caixa. • A Tigela de Multas é colocada diante do Presidente, para que se

possam cobrar as multas durante a reunião. • Em seguida, o Conservador do Registo entrega aos membros as suas

cadernetas.

2 Poupança diária com uso de moedas simbólicas (no caso de usar-se esta poupança)

• O Guardião da Caixa chama cada membro pelo seu número para recolher os seus depósitos de poupança diária.

• Os membros entregam a(s) sua(s) moeda(s) ao Guardião da Caixa. • O Guardião da Caixa devolve a poupança diária aos membros e risca

o registo • Quando todo o dinheiro tiver sido devolvido aos depositantes, a folha

de registo é cancelada

Uma vez concluídos os procedimentos de reembolso da poupança diária, a reunião avança com as actividades do fundo social.

Note-se: Uma determinada pessoa pode poupar mais do que o valor de cinco acções no intervalo entre reuniões, mesmo que seja permitido comprar apenas um máximo de cinco acções durante uma reunião. Qualquer dinheiro poupado no intervalo entre as reuniões, para além da importância necessária para comprar cinco acções, tem que ser levantado pelo depositante na reunião seguinte. Desta forma, a ACPE torna possível a poupança a curto prazo para pequenas despesas, que podem eventualmente não ter nada a ver com a ACPE.

Note-se: Se um membro tiver poupado através da poupança diária mas não tiver ido à reunião, o seu dinheiro deve ficar no lado do cofre que tem a fenda. Ele não deve ser utilizado para comprar acções na sua caderneta, uma vez que ele ainda detém a(s) moeda(s) simbólica(s).


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Capítulo 5: Supervisão - Fases do desenvolvimento e da maturidade

• Supervisão do desenvolvimento • Supervisão da maturidade • Distribuição/auditoria prática e passagem à independência A Tabela 5.1 na página a seguir, esclarece a sequência das duas fases.

Isto descreve a maneira como o OC trabalha com a Associação, depois desta ter concluído a sua formação. Ele cobre duas fases: a fase de Desenvolvimento e a fase de Maturidade. Ele descreve a forma como o OC se retira progressivamente da Associação, através da redução da sua gestão directa dos procedimentos e mantendo apenas um contacto pontual na fase final, contanto que a Associação funcione sem problemas. Ele termina por descrever a reunião final do ciclo: a distribuição.


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Tabela 5.1: Diagrama das fases de desenvolvimento e maturidade

• Este período dura um mínimo de dezoito semanas (nove reuniões)

• A Fase de Desenvolvimento caracteriza-se principalmente por uma mudança no papel do OC. Se bem que o OC desempenha um papel activo na Fase Intensiva, ele/ela visita menos frequentemente durante a Fase de Desenvolvimento, intervindo no processo apenas no caso deste despistar-se ou dos membros procurarem conselhos.

• Se parecer que a Associação não está a funcionar tão bem como devia, em particular em termos da manutenção dos registos baseada na memória, da devida manutenção das cadernetas ou dos papéis e responsabilidades da Comissão, o OC poderá realizar uma reciclagem sobre o módulo relevante

Desenvolvimento Maturidade

• Este período dura dezoito semanas (nove reuniões), mas pode eventualmente ser de menos tempo, se a zona for afectada por cheias ou migrações sazonais

• O OC visita três vezes: • duas vezes para verificar que a

Associação consiga funcionar com sucesso por longos períodos de tempo, sem supervisão nem apoio

• uma vez para realizar a passagem à independência da Associação para a plena independência

• A segunda visita efectua-se para avaliar o estado de preparação da Associação para ficar independente, sendo dirigida pelo OC e pelo seu supervisor.

• Normalmente, a visita final vai coincidir com a primeira distribuição/auditoria prática da Associação, em que o OC desempenha um papel activo de supervisão e mostra à Associação, como o seu dinheiro será dividido. Também é normal, realizarem-se cerimónias para comemorar a transição da Associação para a plena independência

Mudança de fase

• A passagem para a Fase de Maturidade, a partir da Fase de Desenvolvimento, exige igualmente uma avaliação de mudança de fase, que envolve o OC e o seu supervisor.

• Utilize a mesma ficha de diagnóstico da saúde e de mudança de fase da Associação. Anexo 3, página 105

Mudança de fase

• A passagem para a Fase de Desenvolvimento a partir da Fase Intensiva, exige uma avaliação de mudança de fase, que envolve o OC e o seu supervisor. Um OC não está em condições de tirar este juízo sozinho.

• Veja-se a Ficha de diagnóstico da saúde e de mudança de fase da Associação. Anexo 3, página 105


83

5.1 Supervisão: Desenvolvimento

segunda fase é a Fase de Desenvolvimento, a qual dura dezoito semanas. A finalidade desta fase, é da Associação assumir a plena responsabilidade pela direcção das reuniões, servindo o OC mais como consultor que responde às preocupações dos membros, do que orientando activamente as reuniões. Isto é

para consolidar a Associação, para que possa ficar confiante da sua capacidade de gerir as operações.

No caso de se verificar um problema que sempre volta a repetir-se, talvez seja necessário examinar a situação em maior profundidade. Faça um debate sobre o problema com os membros, de forma a decidir como melhor resolvê-lo.

No caso do problema estar relacionado com uma falta de entendimento, o OC volta ao tema que não tenha sido bem entendido. Caso contrário, haverá bastante confusão, assim impedindo o avanço da Associação.

Mesmo que os membros digam que tudo está a funcionar bem, de vez em quando o OC deve colocar certas perguntas, que permitirão que ele/ela descubra potenciais problemas.

Por exemplo:

• Os membros assistem às reuniões quando o OC não está presente? • A compra de acções/depósitos de poupança são regulares? • Os Estatutos são cumpridos (por exemplo, o pagamento das multas)? • A Comissão de Gestão está a cumprir com o seu papel? • Existe qualquer confusão no funcionamento dos métodos de desembolso e reembolso dos

empréstimos? • As cadernetas estão a ser mantidas convenientemente e com precisão, e o Conservador

do Registo está a prestar contas de forma informativa sobre o ponto da situação relativamente às finanças da Associação?

• Existem quaisquer disputas que estejam a causar dificuldades? • Acham que precisam de um apoio técnico? Caso sim, que tipo de apoio?

Depois de cada visita de monitoria, analisam-se os pontos fracos e informa-se a Associação de quais é que parecem ser. O OC discute os problemas com os participantes, para que possam responder aos mesmos e, em caso de necessidade, tomar providências para realizar-se uma reciclagem.

Finda a Fase de Desenvolvimento, o OC volta a usar a “Ficha de Diagnóstico da Saúde e de Mudança de Fase da Associação”, (Anexo 3, página 104), a qual ele/ela preenche, mais uma vez na companhia do seu supervisor. A passagem para a fase seguinte, a da Maturidade, depende duma avaliação satisfatória por parte do OC e do seu supervisor. Esta é uma transição de especial importância. Efectivamente, o OC está a dizer à Associação que ela deve funcionar por longos períodos de tempo sem apoio. Caso haja quaisquer pontos fracos ou falta de coesão, estes têm que ser enfrentados nesta altura pelo OC e pelo seu supervisor, podendo este último receitar uma formação de reforço e uma prorrogação da Fase de Desenvolvimento. Os OC e os seus supervisores não podem ceder perante a tentação de não fazer caso de quaisquer problemas que não estejam resolvidos, simplesmente por quererem fazer com que a Associação vá para a frente.

A


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5.2 Supervisão: Maturidade

té que chegue esta fase, não deve existir nenhuma necessidade de uma interacção regular por parte do OC com a Associação, a não ser que esteja a ser realizada uma formação em outras actividades relevantes. Se assim for, esta é uma altura ideal para implementar tal formação, porque até esta altura, a Associação deve

estar habilitada profundamente na sua auto-gestão, contando com o tempo e a atenção para adquirir novas habilidades.

Com a manutenção dum contacto pontual com as Associações, a Organização Implementadora está a identificar/concordar sobre um ponto de avaliação final, para controlar e verificar se a Associação consegue funcionar com sucesso, sem supervisão, por longos períodos de tempo. Também é para garantir que a Organização Implementadora possa ajudar a Associação quando chegar a altura de distribuir os seus fundos entre os membros no fim do ciclo, caso isto seja o que eles pretendem fazer.

Marca-se uma primeira reunião, passadas aproximadamente oito semanas desta fase de dezoito semanas (por volta da semana 40), assistida pelo OC e pelo seu supervisor. Nesta altura eles examinam as cadernetas, confirmando que os membros estão a lembrar-se do saldo dos fundos social e de empréstimo, e pedindo ao Conservador do Registo para dar-lhes um relatório sobre o ponto da situação da Associação (o total dos seguintes: fundo social, dinheiro em caixa, empréstimos activos).

Durante esta visita o OC pode, caso tal seja necessário, ajudar a resolver quaisquer problemas que os participantes tiverem enfrentado nas reuniões anteriores e, onde tal for necessário, propor uma reciclagem em áreas de fraqueza.

Marca-se uma segunda reunião por volta da semana 48, para realizar uma avaliação final da prontidão da Associação a passar à independência. Os resultados da avaliação orientarão o OC e o seu supervisor na tomada da sua decisão sobre se a Associação deve ficar independente ou não.

A escolha do momento da distribuição/auditoria prática deve ser prevista com muita antecedência e os empréstimos só devem ser concedidos numa fase adiantada do ciclo, caso possam ser reembolsados antes da distribuição. Portanto, dois meses antes da distribuição/auditoria prática anual, os empréstimos só podem ser tomados por um prazo de dois meses; e quando faltar um mês para a distribuição, os empréstimos só podem ser tomados por um prazo de um mês.

Na última reunião de concessão de empréstimos antes da distribuição, tanto o OC como o Supervisor deste, assistem à reunião da Associação. Eles inspeccionam os registos com base nas cadernetas e verificam a exactidão do conhecimento por parte dos membros sobre os empréstimos activos. Além disso, eles interrogam os membros para ver se estes conhecem a situação financeira da Associação (valor total do fundo social, do fundo de empréstimo e dos empréstimos activos).

Durante esta visita, o OC tem que verificar se o Conservador do Registo consegue operar a máquina calculadora. Isto é necessário para a realização da distribuição anual. Se o Conservador do Registo ainda não conseguir operar a máquina calculadora, o OC toma providências no sentido de formá-lo, juntamente com a Comissão de Gestão e quaisquer membros que tiverem interesse. O OC também faz lembrar aos membros da data exacta da Distribuição/Auditoria Prática, dizendo-lhes que é necessário que todos os membros assistam.

O procedimento de Distribuição/Auditoria Prática exige uma formação e constitui o último dos módulos de formação. Ele fica separado do resto dos módulos de formação, por realizar-se cerca de 48 semanas após as sessões originais.

A


85

5.3 Módulo nº 9: Distribuição/auditoria prática e passagem à independência

distribuição é um procedimento simples, mas é necessário que seja realizado com cuidado. O princípio é de distribuir o dinheiro entre os membros em proporção à importância que teriam poupado. O que é necessário é apenas totalizar o número de acções e dividir o valor a ser distribuído por este número, para chegar a um valor

único por acção - e a seguir, multiplicar o valor de uma acção única, pelo número de acções possuído por cada membro.

Note-se: O fundo social não é distribuído. O fundo social pertence à Associação e pode ser distribuído em qualquer altura, em quantias iguais para todos os membros (porque todos eles contribuíram com a mesma importância), mas qualquer distribuição de fundos a partir do fundo social não pode ser confundida com a Distribuição do fundo de empréstimo da Associação.

Antecedentes Normalmente a escolha do momento do fim do ciclo vai coincidir com uma altura do ano em que, existe ou uma necessidade de dinheiro que é comum à maioria das pessoas, como é o caso de um dia festivo religioso importante, ou algum acontecimento que recorre naturalmente que afecta toda a gente dentro da Associação, como por exemplo a migração sazonal ou as cheias anuais. A escolha do momento desta distribuição deve ser prevista com muita antecedência e deve ser levada em conta enquanto os empréstimos forem concedidos perto do fim do ciclo. Os empréstimos só devem ser concedidos numa fase adiantada do ciclo, caso possam ser reembolsados antes da distribuição.

Procedimentos da distribuição Passo nº 1: Depois da Associação ter concluído todos os procedimentos referentes ao fundo social, ao reembolso dos empréstimos e às multas, o Presidente pede aos Contadores de Dinheiro para fazerem a contagem do valor total de dinheiro, na frente dos membros. A seguir, o OC preenche a Ficha de Recolha de Dados do Oficial de Campo.1

Passo nº 2: No caso de qualquer membro estar a dever dinheiro à Associação (por causa de atrasos no reembolso de empréstimos), acções em valor igual à sua dívida são canceladas na sua caderneta. O membro inadimplente fica desta forma penalizado, porque o cancelamento das acções significa que ele/ela não vai receber o lucro sobre tais acções, mas antes, apenas sobre o número de acções restantes. Nesta altura é demasiado tarde para compensar a mora, porque qualquer dinheiro pago na última reunião não pode ser pedido emprestado e vai apenas servir injustamente para aumentar a parte nos lucros do membro particular, caso seja entregue na última da hora.

A

Objectivos:

Até ao fim da reunião de formação: • Todos terão recebido a sua parte do Património da Associação • Aqueles que pretendem continuar como membros da Associação para o próximo ciclo,

terão sido aceites • Terão sido combinados o valor, no próximo ciclo, de uma acção e da contribuição ao

fundo social • Ter-se-á combinado o número de acções que deverá ser comprado por todos os membros

existentes e novos, para dar arranque ao fundo de empréstimo no início do próximo ciclo.


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Passo nº 3: A seguir, o Conservador do Registo toma a caderneta de cada um dos membros e conta o número total de acções que foram compradas. Fazendo uso da máquina calculadora dentro do jogo, ele/ela divide o valor total do dinheiro na mesa por este número, anunciando o resultado como sendo o valor de uma acção única. No exemplo ilustrado na Tabela 5.2, o número total de acções é 1.352. A importância de dinheiro que deverá ser distribuída, é de 1.149.200 TShs. Ao dividir-se 1.149.200 por 1.352, o resultado é 850, sendo este o valor de uma acção única.

Tabela 5.2: Tabela de cálculo do valor de uma acção única

Este sistema torna muito mais fácil facilitar a distribuição no fim do ciclo, porque podem ser evitados procedimentos matemáticos complicados que envolvem cálculos percentuais, sendo o processo compreendido intuitivamente, ao passo que o cálculo percentual não será assim - e pode vir a abrir o caminho para a manipulação dos resultados. Além do mais, contar um número reduzido de carimbos de acções, em vez de um grande número de unidades de dinheiro, leva igualmente a menos erros matemáticos.

Passo nº 4: Em seguida, o OC toma cada caderneta individual e anuncia o número de acções detido pela pessoa. A seguir, ele/ela ajuda o Conservador do Registo a multiplicar este número pelo valor de uma acção única (com uso mais uma vez da máquina calculadora) e o Conservador do Registo anuncia a importância.

Passo nº 5: A importância é contada, arredondada para baixo para a unidade integral mais próxima da moeda, e colocada em cima da caderneta do membro, segura por uma pedra. Este procedimento é levado a cabo para todos os membros, até que todo o dinheiro tenha sido distribuído. No caso de sobrar apenas uma pequena quantidade de dinheiro (por causa das importâncias terem sido arredondadas para baixo), o dinheiro pode ser colocado de volta no saco do fundo de empréstimo. Em seguida, o membro avança e recebe o dinheiro dos Contadores de Dinheiro. Ao mesmo tempo, o Conservador do Registo elimina as acções da caderneta, riscando-as com um grande “X” a cor vermelha, conforme indicado na Figura 5.1 a seguir. No caso de não haver dinheiro suficiente para pagar a todos, terá acontecido um erro, e o dinheiro tem que ser junto de novo, contado de novo e repetido o procedimento.

Total a ser distribuído

Total das acções Valor de uma acção

1.149.200 1.352 850 xelins


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Figura 5.1: Acções canceladas

Explicação: A página à esquerda mostra a caderneta da Mónica Auma no fim dum ciclo de um ano. Trata-se da segunda página da caderneta. Contando com as reuniões que constam desta página, registou-se um total de 26 reuniões ao longo das 52 semanas (um ano)

Isto demonstra que até ao início da reunião nº 14, a Mónica possuía vinte e cinco acções (“Número inicial de acções”, na tabela no fundo da página – isto tem que ser igual às “Acções líquidas no fim do período”, a partir da página anterior). Demonstra que no intervalo entre as reuniões nº 14 e nº 26, ela comprou mais 36 acções, possuindo desta maneira um total de 61. Pelo facto dela ter levantado nove acções, em algum momento depois da reunião nº 20 (reunião na qual ela não comprou nenhumas acções), o número total de acções que estavam disponíveis para levantamento no fim do ciclo, ficou

reduzido para 52 (25 + 36 – 9). Portanto, no caso do valor de uma acção única ter sido de 850 TShs, ela teria recebido 44.200 TShs (850 x 52).

Passo nº 6: Em seguida, os membros discutem o próximo ciclo. Os membros que pretenderem continuar com a Associação para o próximo ciclo, dão a conhecer neste sentido e, qualquer pessoa que não permanecerá na Associação, informa isto aos membros. Talvez seja o caso que alguns membros resolvam abandonar a Associação, ou que se permita que outras pessoas se juntem nesta altura (se bem que se pode ponderar a integração de uma pessoa em qualquer fase, contanto que sejam compradas acções).

Passo nº 7: Uma vez esclarecida a composição da base de membros da Associação, em seguida os membros decidem sobre o valor de uma acção para o próximo ciclo. Este pode eventualmente subir, no caso dos membros pretenderem aumentar o tamanho do seu fundo de empréstimo, ou pode vir a diminuir, no caso dos membros terem achado difícil no primeiro ciclo, satisfazer o requisito da compra mínima de acções

Passo nº 8: Em seguida, os membros decidem quanto dinheiro é que cada pessoa vai contribuir, de forma a “dar arranque” ao fundo de empréstimo no próximo ciclo, a um nível razoável. Isto significa que os membros se decidem por uma importância que toda a gente na Associação tenha condições para pagar, em importâncias que correspondem a um dado número de acções. Todos devem concordar sobre uma importância parecida, de tal modo que ninguém sinta que não seja parceiro em pé de igualdade na Associação no início do ciclo. Portanto, os membros podem combinar no sentido de aumentar o valor de uma acção, por exemplo de 0,50 USD para 1,0 USD e todos concordam em comprar dez acções. Então, todos têm que contribuir com 10 USD, comprando dez acções. Depois desta primeira compra de acções, os membros voltarão a limitar as suas compras de acções, em todas as reuniões subsequentes, a uma gama que varia entre uma e cinco acções. A quantia da contribuição ao fundo social é igualmente combinada.

Passo nº 9: O cofre é trancado


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Passo nº 10: Realiza-se normalmente uma festa para comemorar a independência da Associação.

Guia do Programa PEC – Anexos

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Parte 3: Anexos


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Anexo 1: Guia consolidado dos Oficiais de Campo, aos procedimentos das reuniões O presente guia deve ser copiado e laminado em plástico para consulta no campo, sendo utilizado de rotina para as reuniões da Associação, após a conclusão da formação.

Passo na reunião Procedimentos



Guardião da Caixa. • A Tigela de Multas é colocada diante do Presidente, para que se

possam cobrar as multas durante a reunião. • Em seguida, o Conservador do Registo entrega aos membros as suas

cadernetas.

Note-se: As multas por chegar-se atrasado e por faltas às reuniões, são muito importantes para o sucesso da Associação.

2. Poupança diária

(no caso da Associação não dispor da poupança diária, passe para o Passo nº 3)

• O Guardião da Caixa chama cada membro pelo seu número para recolher os seus depósitos de poupança diária.

• Os membros entregam a(s) sua(s) moeda(s) ao Guardião da Caixa. • O Guardião da Caixa devolve a poupança diária ao membro e risca o

registo. • Quando todo o dinheiro tiver sido devolvido aos depositantes, a folha

de registo é invalidada.

Note-se: Se um membro tiver poupado através da poupança diária mas não tiver ido à reunião, o seu dinheiro deve ficar no cofre, do lado da fenda. Ele não deve ser utilizado para comprar acções na sua caderneta, uma vez que ele ainda detém a(s) moeda(s) simbólica(s).


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3. Fundo social

• O Conservador do Registo pede à Associação para recordar o saldo do fundo social da reunião anterior.



• O Conservador do Registo chama cada membro, pelo seu número, para entregar as suas contribuições para o fundo social aos Contadores de Dinheiro. Os Contadores de Dinheiro confirmam a importância e coloca-a na tigela de contagem do dinheiro.



• Se uma tal solicitação for aprovada, o dinheiro é fornecido ao membro em conformidade com os Estatutos.



• Em seguida, o fundo social é reembolsado no seu saco de corda de amarrar e metido de novo no cofre.


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• O Conservador do Registo pede à Associação para recordar o saldo do fundo de empréstimo, a partir da reunião anterior.







• Em seguida, o membro verifica se o número de novos carimbos na caderneta está certo; a caderneta fica com o Conservador do Registo durante o resto da reunião.

• No caso dum membro precisar dum levantamento, pedirá o mesmo, em vez de comprar acções. Quando for necessário um levantamento, o Conservador do Registo vai riscar o número de acções da caderneta do membro que corresponder ao valor do levantamento, e os Contadores de Dinheiro entregarão o dinheiro a partir da tigela de contagem do dinheiro. O valor de uma acção devolvida ao membro, será igual ao seu preço original de compra.

5. Despesas • Caso tenha sido dado algum dinheiro na reunião anterior para pagar despesas, a pessoa que realizou a despesa presta contas e devolve qualquer troco aos Contadores de Dinheiro, os quais o colocam na tigela de contagem do dinheiro.

• O Presidente pergunta ao Conservador do Registo, se haverá quaisquer despesas necessárias antes da reunião seguinte. No caso de serem aprovadas quaisquer despesas por todos os membros, o Presidente dá instruções aos Contadores de Dinheiro no sentido de tirarem o valor necessário da tigela de contagem do dinheiro e dar o mesmo ao membro que for designado para efectuar a despesa.


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6. Reembolso de empréstimos

(no caso desta não ser uma reunião para concessão de empréstimos, passe para o Passo nº 7 e depois o Passo nº 9)

• O Presidente pede aos mutuários para identificarem-se. • O Conservador do Registo verifica o valor devido, com referência à sua

caderneta • Em seguida, cada mutuário é chamado para a frente por ordem do seu

número, para entregar a importância do seu pagamento aos Contadores de Dinheiro. Ela não pode ser menor que a taxa de serviço devida.

• Os Contadores de Dinheiro contam o pagamento, anunciam a importância e colocam-na na tigela de contagem do dinheiro.

• O Conservador do Registo lança a importância do pagamento na caderneta do membro, no quadro “Pago”.

• Em seguida, o Conservador do Registo calcula o saldo devedor remanescente e lança o mesmo no quadro de “Importância do Empréstimo”.

• No caso do saldo remanescente ser de zero, o Conservador do Registo assina a caderneta e anuncia que o empréstimo fica liquidado, assim cancelando o empréstimo com uma linha diagonal traçada pelas transacções.

• No caso de permanecer um saldo, então o Conservador do Registo calcula a taxa de serviço devida na reunião seguinte e lança a mesma no espaço apropriado. Em seguida, o mutuário assina no espaço fornecido.

7. O cálculo do novo saldo do fundo de empréstimo





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• O Presidente solicita pedidos de empréstimo, fazendo lembrar aos membros dos máximos do prazo e da importância do empréstimo (três vezes as poupanças do membro).

• Em seguida, cada membro que quiser tomar um empréstimo, faz um pedido em voz alta à Associação, anunciando o valor pedido, a finalidade do empréstimo, e ao longo de que período de tempo é que prevê repô-lo.


• No caso do valor total dos empréstimos pedidos ser superior ao dinheiro disponível no fundo de empréstimo, a Associação tem que debater ajustamentos às importâncias individuais de empréstimo, até que todos os membros estejam satisfeitos.


• Em seguida, o Conservador do Registo lança na caderneta do Membro, o número do empréstimo, a importância do mesmo e a taxa de serviço.

• O Conservador do Registo dá instruções aos Contadores de Dinheiro, no sentido de entregarem ao mutuário a importância do empréstimo, a partir da tigela de contagem do dinheiro.


sentido de anunciar em voz alta o valor total devido e a data do seu prazo.

• O Conservador do Registo dá instruções aos “Lembradores” no sentido de repetirem em voz alta o valor total devido e a data em que vence.

• Este processo repete-se até que todos os empréstimos tenham sido concedidos.

• Em seguida, os Contadores de Dinheiro fazem a contagem do dinheiro remanescente na tigela de contagem do dinheiro, anunciando a importância à Associação.



9. Saldos finais • O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo social, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de memorizarem o saldo do fundo social para a reunião seguinte.

• O Conservador do Registo anuncia mais uma vez o total do fundo de empréstimo, e o Presidente dá instruções a todos os membros no sentido de memorizarem o saldo do fundo de empréstimo para a reunião seguinte.

• O Conservador do Registo anota estes dois saldos no caderno proporcionado no jogo, e encoraja os membros que o conseguem fazer para igualmente anotar ou memorizar os mesmos



95


10. Encerra-mento • Antes de encerrar a reunião, o Presidente convida os membros a debaterem quaisquer assuntos que possam ser de interesse.



96

Anexo 2: Estatutos

Parte 1: A forma como a Associação vai reger-se

I. INFORMAÇÕES BÁSICAS SOBRE A ASSOCIAÇÃO

• Nome da Associação __________________________________________________

• Endereço: ___________________________________________________________

• A Associação foi constituída em: _________________________________________

• Data da inscrição oficial: ________________________________________________

II. OBJECTIVO DA ASSOCIAÇÃO

• A finalidade da Associação, é de ser um fornecedor independente e rentável de serviços financeiros aos seus membros

• Os serviços que a Associação proporciona aos seus membros a fim de atingir este objectivo, são como se seguem:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

III. RELACIONAMENTO COM FONTES EXTERNAS DE SERVIÇOS FINANCEIROS

• Durante o primeiro ciclo de poupança e de concessão de créditos, a Associação não tomará empréstimos a partir de instituições financeiras. Se assim o fizer em ciclos subsequentes, ela pautar-se-á pelos seguintes princípios:

• Tem que ser a Associação a ser o mutuário do empréstimo, e não os membros individuais

• A Associação não vai permitir que o emprestador tenha acesso à informação sobre empréstimos individuais

• As poupanças dos membros não podem ser utilizadas como garantia para um empréstimo externo

• Qualquer tomada de empréstimos por parte da Associação, não pode ultrapassar o valor total das acções pagas de todos os membros

IV. QUEM PODE SER MEMBRO DA ASSOCIAÇÃO?

• Idade mínima ________________________________________________________

• Género _____________________________________________________________

• Moradia _____________________________________________________________

• Outras circunstâncias comuns ___________________________________________

V. COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO DE GESTÃO

• Presidente: • Conservador do Registo:

• Guardião da Caixa: • Dois Contadores de Dinheiro


97

VI. PROCEDIMENTOS ELEITORAIS

• O número máximo de mandatos que qualquer pessoa individual pode servir na Comissão de Gestão, é: ________________________________________________

• É necessário que sejam realizadas eleições no início de cada novo ciclo.

• O número mínimo de membros que têm que estar presentes para realizar-se uma eleição, é: ____________________________________________________________

• O procedimento eleitoral recorrerá a um sistema que permite que o voto de todos seja secreto.

• Dois é o número mínimo de pessoas que tem que candidatar-se por cada cargo.

• Um candidato à eleição para um determinado cargo, tem que ser proposto para o cargo por outro membro.

VII. DESTITUIÇÃO DOS OFICIAIS DOS SEUS CARGOS, NO INTERVALO ENTRE AS ELEIÇÕES

• Qualquer membro da Assembleia Geral pode exigir um voto de desconfiança num determinado membro da Comissão de Gestão. Se uma maioria dos membros decidir que a pessoa deve ser destituída da Comissão de Gestão, o membro tem que retirar-se e outro membro tem que ser eleito para o mesmo cargo.

VIII. REUNIÕES

• Para mobilizar as poupanças, a Associação reunir-se-á com a seguinte periodicidade:

• Para desembolsar empréstimos, a Associação reunir-se-á de quatro em quatro semanas.

• O ciclo de reuniões continuará durante um máximo de 52 semanas, antes da Associação distribuir os seus activos.

IX. MEMBROS QUE ABANDONAM A ASSOCIAÇÃO

• Se um membro abandonar a Associação por não ter outra alternativa, a Associação vai calcular quanto tem que lhe ser pago, com uso do seguinte princípio:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

• Se uma pessoa deixar a Associação antes do fim do ciclo, sem nenhum motivo a não ser o seu desejo de sair, a Associação vai calcular quanto é que recebe, com uso do seguinte princípio:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

• Se uma pessoa for expulsa por não efectuar depósitos de poupança/compra de acções regulares, a Associação vai calcular quanto é que recebe, com uso do seguinte princípio:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________


98

• Se uma pessoa for expulsa por não reembolsar um empréstimo, a Associação vai calcular quanto é que recebe, com uso do seguinte princípio:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

X. EXPULSÃO DA ASSOCIAÇÃO

• As razões pelas quais uma pessoa deve ser expulsa da Associação, são como se seguem:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

XI. FALECIMENTO DUM MEMBRO

• Se um membro morrer, a Associação vai calcular quanto dinheiro é que os seus herdeiros devem receber, com uso do seguinte princípio:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

XII. MULTAS

A tabela a seguir enumera as multas que podem ser cobradas por transgressões cometidas pelos membros.

XIII. EMENDAS AOS ESTATUTOS

• Para que os estatutos possam ser modificados, dois terços dos membros têm que estar de acordo

• Qualquer pessoa pode propor uma emenda aos Estatutos

Transgressão Importância

Não assistir a uma reunião por motivos pessoais

Chegar atrasado às reuniões

Não lembrar-se das regras da Associação

Perder o cartão do número de membro

Esquecer-se da chave

Conversar durante os debates

Mostrar desrespeito para com um outro membro

Não lembrar-se das deliberações e actividades da reunião anterior

Não cumprimento das suas funções por parte de um membro da Comissão de Gestão


99

Parte 2: Serviços oferecidos pela Associação

I. POUPANÇA

• Os membros podem comprar entre uma e cinco acções em cada reunião

• No início de cada ciclo futuro, os membros podem contribuir uma importância igual previamente combinada, de forma a acelerar o crescimento da carteira de empréstimos. Esta importância pode ser de mais de cinco acções, caso todos os membros concordem

II. CONCESSÃO DE CRÉDITOS

• Os que são elegíveis para tomar empréstimos, são como se seguem: _____________

____________________________________________________________________

• A importância máxima que qualquer pessoa pode pedir emprestada, é de três vezes o valor das suas acções

• O prazo máximo do empréstimo é de vinte e quatro semanas, sendo de apenas doze semanas durante o primeiro ciclo

• A taxa de serviço que deverá ser cobrada de quatro em quatro semanas (cada mês), é como se segue: _____________________________________________________ %

• Quando um membro não reembolsar um empréstimo, será aplicável o seguinte princípio: ____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

• Um empréstimo que não for reembolsado, será considerado mal parado depois de: _

• Se um membro morrer, não é necessário que o seu empréstimo seja reembolsado.

• A mais alta prioridade para os empréstimos será dada ao seguinte: ______________

• A segunda prioridade mais alta para os empréstimos será dada ao seguinte: _______

• A terceira prioridade mais alta para os empréstimos será dada ao seguinte: ________

III. FUNDO SOCIAL

• A contribuição ao fundo social será na quantia de: ___________________________

• A contribuição ao fundo social será pago: ___________________________________

• O pagamento no caso de falecimento de um cônjuge, será como se segue: ________

• O pagamento no caso de falecimento de um filho, será como se segue: ___________

• O pagamento no caso de falecimento de um dos pais, será como se segue: _______

• A regalia para um membro cuja casa ou local de trabalho for destruído por acidente, será como se segue:

____________________________________________________________________

• A regalia no caso de doença dum familiar, será como se segue: _________________


100

Note-se: Cada Programa vai elaborar uma lista de direitos provenientes do fundo social, que a maioria dos participantes achar os mais importantes. O que vem indicado aqui, é uma lista sugerida que pode eventualmente precisar de ser modificada

Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________ Nome: __________________________ Assinatura: ________________________


101

Anexo 3: Administração operacional

s fichas que se seguem, fazem parte do Sistema de Informações Gerenciais (SIG) para um projecto PEC, se bem que fazem uso de dados qualitativos para avaliar o desempenho da Associação e do OC

A


102

Relatório periódico por parte da ACPE Nome do OC: Nome da Comunidade: Nome da Associação: Número da Associação: Fase e Estágio: Data da Visita:

Resumo do OC 1 - Número de reuniões realizadas durante o mês (no caso de não se realizarem nenhumas reuniões, explique por que razão)

2 - Temas das reuniões realizadas. 3 - Problemas encontrados. 4 - Visita pelo serviço técnico ou outros (explique). 5 - Existe uma procura pela criação de novas Associações? 6 - Você pediu a ajuda do seu supervisor na resolução dum problema? Se a resposta for “sim”, explique de que forma.


103

Relatório mensal por zona coberta pelo OC Nome do OC: Nome da Zona: Número de Associações na Zona: Número de Associações constituídas no último mês: Número de Associações Independentes no último mês: Número de Associações visitadas durante o mês: 1 Descreva os problemas que parece que sejam comuns a várias Associações 2 Como é que você tratou destes problemas? 3 Que recomendações é que você propõe como solução a longo prazo? 4 De que apoio adicional é que você precisa? 5 Quais são as oportunidades que você vê para melhorar a eficiência do seu trabalho?


104

Programa mensal de actividades OC: ____________________________________________________________ Mês: ________ Ano: _______ N.B. Devem constar desta ficha, os nomes das Associações que deverão ser visitadas, o tempo do trabalho administrativo e as reuniões do pessoal do projecto

Semana Segunda-feira Terça-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira

1

2

3

4

5


105

Ficha de Diagnóstico da Saúde e de Mudança de Fase da Associação

Nome do OC: Nome da Comunidade: Nome da Associação: Número da Associação: Data da visita:

Questão Pontos

1 Será que no mínimo 80% dos membros assistiram à reunião?

2. Será que no mínimo três quartos dos membros chegaram a horas?

3. A Comissão de Gestão desempenhou bem o seu papel?

4. Os Estatutos foram cumpridos?

5. Será que os membros da Associação participaram nos debates? 6. Será que os procedimentos de compra de acções/poupança e de concessão de

créditos foram cumpridos de forma certa?

7. Será que no mínimo 80% dos membros fizeram poupanças de forma regular desde o início do ciclo?

8. Será que os registos da compra de acções/poupança estavam actualizados e exactos nas cadernetas?

9. Será que os registos dos empréstimos estavam actualizados e exactos nas cadernetas?

10. Será que o Conservador do Registo resumiu com precisão a posição financeira da Associação, no fim da reunião?

Pontuação total:

Legenda dos pontos 1 = mau/não 2 = médio 3 = bom/sim

Condição: Boa saúde 21 a 30 Saúde incerta 11 a 20 Doente 0 a 10

Assinatura do Presidente:

Assinatura do Supervisor do OC:

Observations


106

Ficha de supervisão do OC

Nome do OC: Nome do Supervisor do OC: Nome da Associação: Número da Associação: Fase: Data da Visita: Será que foi elaborado o plano de trabalho do OC para o mês? Sim Não O objectivo da reunião foi alcançado? Sim Não Os participantes entenderam a finalidade da reunião? Sim Não O OC estimulou a participação dos membros? Sim Não O OC tratou convenientemente com as perguntas e problemas? Sim Não O OC garantiu que fosse cumprido o procedimento correcto? Sim Não O OC verificou os registos da Associação e corrigiu quaisquer falhas? Sim Não O OC permitiu que a Comissão dirigisse a reunião, ou ele/ela tendia a dominar? Sim Não Feedback junto do OC Assuntos que surgiram Soluções recomendadas Assinatura do OC: Assinatura do Supervisor:


107

Anexo 4: Matriz de avaliação do impacto Tipo de avaliação: Impacto Nível de investigação: A nível do agregado familiar e dos indivíduos Em que altura: Fim do projecto

Área de investigaç

ão Hipóteses Meios de

medição Pressupostos Projecto piloto

Projecto subsequente

Nível do agregado familiar

A participação no programa PEC leva ao seguinte: • Activosdos agregados familiares aumentados: bens

e meios de transporte, poupança • Bem-estar aumentado a nível do agregado familiar:

habitação, educação, alimentação, saúde • Actividades de geração de rendimento (AGR)

• Número aumentado de AGR • Mais mão-de-obra alocada às AGR familiares • Estabilidade aumentada das AGR • Regularidade melhorada do rendimento

• Avaliação do impacto

• Entrevista aprofundada

• Na maior parte, tratam-se de AGR com base no agregado familiar, que partilham capital e mão-de-obra.

• Estratégia principal: diversificação e maximização das receitas

• É mais praticável a identificação de tendências, em vez da medição de quantidades, dada a complexidade do agregado familiar

• Avaliação formativa de meio-termo • Avaliação dos impactos no fim do projecto

Nível individual

• Posição social aumentada • Participação aumentada por parte das mulheres • Controlo aumentado dos recursos por parte das

mulheres, inclusive recursos dos negócios, tomada de decisões a nível do negócio e dos empréstimos e do agregado familiar

• Auto-estima aumentada • Nenhuns impactos negativos sobre a mão-de-obra

infantil • Aumentos no emprego assalariado (inclusive numa

AGR a nível do agregado familiar)

• Inquérito • Entrevista

aprofundada

• O objectivo final de todos os programas de desenvolvimento económico, quaisquer que sejam os serviços prestados, é o aumento do rendimento e da segurança económica

• As decisões sobre as actividades económicas e sobre o uso de recursos dentro do agregado familiar podem ser feitas em conjunto ou em separado

Inquérito no fim do projecto piloto

Avaliação formativa de meio-termo Avaliação do impacto no fim do projecto

Cada programa que implementar a PEC, contará com o seu próprio conjunto de prioridades, e poderá querer testar uma gama mais ampla de hipóteses do que as que vêm aqui enumeradas. Um programa de HIV/SIDA que faz uso da PEC para melhorar as condições de meios de vida para o seu grupo alvo, contará com indicadores diferentes, relativamente a um programa agrícola ou um programa infra-estrutural. É por esta razão que nós não fornecemos mais pormenores. Está disponível nos nossos Guias ao Programa, colocados no site de Internet da VSL Associates, um questionário que se baseia no quadro acima exposto, adaptado para a realização de inquéritos tanto antes como depois da implementação do projecto, estando eles disponíveis para telecarregamento gratuito, nas suas versões em português, inglês, francês e espanhol.


108

Anexo nº 5: Sistema de Informações Gerenciais (SIG)

necessário que sejam as Associações a gerarem os dados sobre o desempenho, para que elas possam gerir as suas poupanças e carteiras de empréstimos. Esta deve ser a única fonte de dados que influem na base de dados dum programa PEC. Os dados sobre os impactos devem ser tratados à parte como um exercício de

avaliação, estando eles focados normalmente a nível do agregado familiar.

A ficha na página 111 (Figura 2: Ficha de Recolha de Dados pelo OC) capta os dados originais, controlados pelo projecto, o que o permite que avalie a escala, desempenho e eficiência a nível da Associação. A maior parte destes dados pode ser recolhida a partir das cadernetas da Associação, da base de dados do próprio projecto e por observação directa. O OC não realiza nenhuma análise destes dados, mas antes, passa-os para o Funcionário de Lançamento de Dados. Uma vez recolhidos, os dados são introduzidos no Sistema de Seguimento da Carteira de PEC, desenvolvido na base duma plataforma Excel.

Uma vez introduzido no Sistema de Controlo, o resultado (output) pode ser ordenado de várias formas para fornecer informação gestionária. O Supervisor pode igualmente transmitir para cada OC as suas folhas de Análise do Desempenho de cada OC Individual, ordenadas de tantas formas quanto ele/ela quiser, para analisar o desempenho de cada OC e identificar as principais características da carteira de qualquer OC individual.

Decorrente disto está uma ficha pré-definida gerada pela folha de cálculo. Esta leva a etiqueta de folha de Desempenho do Programa, consolidando o desempenho de cada OC para uma análise do programa inteiro.

A Tabela 1 indica o processo SIG. Isto mostra quais são os dados usados, quem é que os cria, quem é que os recebe, e com que frequência são gerados. Tabela 1 Matriz do SIG: Programa

O quê Quem é que cria Quem é que recebe a informação

Em que altura

Ficha de Recolha de Dados pelo OC

OC a partir dos Dados da Associação: • Cadernetas • Contas finais memorizadas dos saldos ,

do fundo social e do fundo de empréstimo

Auxiliar de SIG/Captação de Dados

Logo que possível após a visita

Comparação do Desempenho dos OC

Auxiliar de SIG/Captação de Dados Supervisor do OC Mensalmente

Análise do Desempenho do OC


Director do Projecto PEC Gestor do Programa no País Função Técnica a nível da Sede

Periódico, normalmente trimestral-mente

Desempenho Global do Projecto PEC


Director do Projecto PEC Função Técnica a nível da Sede ‘Público proveniente da “indústria”

Conforme a necessidade

Rácios Seleccionados de Desempenho

Auxiliar de SIG/Captação de Dados Supervisor do OC Mensalmente

É


109

A Figura 1 na página a seguir indica os fluxos de informação do SIG, de forma esquemática. Este diagrama não se trata dum organigrama, mas antes, mostra a forma como as informações fluem para cima e de volta para o campo. Os dados são derivados periodicamente a partir de cada uma das contas das Associações dos OC (pelos próprios OC) e remetidos ao Funcionário de Lançamento de Dados, que os processa para a remissão subsequente para cima, em diversas formas e com as frequências necessárias. Também mostra como as informações fluem em forma de feedback sobre o desempenho, a partir dos Gestores para os OC


110

Figura 1: Fluxos de Informação

Supervisor dos OC/Director do Projecto

Coordenador do Programa/Director no País

Periódicos:

• Desempenho do Programa

Conforme a necessidade:

• Desempenho do Programa • Rácios de Desempenho da

Indústria

Visitas conforme a necessidade:

• Ficha de Recolha de Dados pelo OC, a partir dos registos da Associação

Fluxos de informação do SIG

Doadores, parceiros e indústria micro-financeira

Mensalmente:

• Comparação dos OC • Análise do

Desempenho do OC • Desempenho do

Programa

Mensalmente: • Comparação dos

OC • Análise do

Desempenho do OC

1 2 3 4 5

Funcionário de Lançamento de Dados/Oficial de M&A

Oficiais de Campo

Mensalmente: Dados da Associação introduzidos no SIG a partir da Ficha de Recolha de Dados pelo OC

Associações PEC

Fluxo de Informação do SIG para Cima

Fluxo de Informação do SIG para Trás (Operacional)

Fluxo de Informação do SIG para Trás (Externo)


111

Ficha de recolha de dados pelo OC O OC visita a Associação e recolhe informações em cada visita. Uma parte destes dados é obtida a partir da base de dados do projecto (por exemplo, a data do arranque da Associação), tendo uma outra parte delas a ver com as observações feitas durante uma visita (por exemplo, número de membros). Alguma parte deles é obtida a partir das cadernetas individuais ou pela interrogação aos membros. A Ficha de Recolha de Dados pelo OC orienta o OC sobre onde os dados podem ser encontrados. Em nenhum caso se espera que a Associação produza quaisquer dados de que não precise para os seus próprios fins de gestão financeira.

A Ficha de Recolha de Dados pelo OC trata-se dum documento em papel, não constando em qualquer forma do SIG informatizado. Pretende-se unicamente com ela, recolher informações enquanto se está no campo. A Figura 2 a seguir mostra como potencialmente podia parecer um conjunto típico de dados, depois de ser preenchido pela OC, Nelly Otieno.

Figura 2: Ficha de Recolha de Dados pelo OC (preenchida à mão)

O OC preenche a ficha e, uma vez de novo no escritório, entrega a ficha ao funcionário de lançamento de dados, que lança cada um dos 18 dados na coluna do mesmo número, na folha pertinente de Análise do Desempenho dos OC, no software concomitante de SIG. As páginas que se seguem, indicam a forma como o SIG é utilizado, como é que os dados são lançados e como os vários resultados podem ser usados para analisar o desempenho.

O OC preenche esta ficha em cada visita. Ele/ela não precisa em absoluto de analisá-la. Igualmente, não é importante se as visitas são irregulares, porque o método de análise


112

examina dados sobre o desempenho que não ficam afectados no caso das visitas serem efectuadas irregularmente. Todavia, é o caso efectivamente que os dados se tornam mais exactos e significativos depois de três meses de actividade de compra de acções/poupança e de concessão de empréstimos, sendo extremamente confiáveis durante os três meses finais do ciclo.

O exemplo que se segue, faz uso dos dados provenientes da ACPE Ralang “B”, mostrando a forma como isto se relaciona com as informações gerais sobre a carteira do OC, que examinam todas as Associações que ele/ela está a formar e a supervisionar. Em seguida, isto é combinado com as informações a nível do programa. Segue-se o mesmo exemplo durante todo o processo, na explicação de como utilizar o SIG.

Sistema de Seguimento da Carteira O Sistema de Seguimento da Carteira (SIG) das PEC, vem fornecido como um modelo, desenvolvido na base duma plataforma Excel 10. Ele não consegue correr em versões do Excel anteriores a 2002, nem em versões do Windows anteriores ao XP. Ao tentar-se fazer isto, aparecerão mensagens de erro que frustrarão o Funcionário de Lançamento de Dados e igualmente, algumas utilidades importantes não hão-de funcionar.

Por causa dos programas de PEC não tratarem do dinheiro das pessoas, não foram atribuídos aos operadores nenhuns níveis de segurança, e os dados podem ser alterados.

Apesar do sistema correr no Excel, trata-se de um ficheiro protegido. Isto é para manter a integridade da programação, boa parte da qual está oculta para o utente. Devido ao facto do ficheiro ser construído na base da plataforma Excel, muitos utentes ficarão logo à vontade com o programa, mas constatarão que muitas utilidades tradicionais do Excel, ou estão indisponíveis ou são ocultadas por este programa. No entanto, ele é fácil de usar e foi projectado para pessoas com conhecimentos informáticos limitados, se bem que um entendimento funcional do Excel.

O SIG da PEC constitui uma obra inacabada. Encontrar-se-ão actualizações gratuitas para serem baixadas, à medida que vão sendo desenvolvidas, no site de Internet da VSL Associates (www.vsla.net).

Ecrã inicial O Sistema de Seguimento da Carteira trata-se dum ficheiro Excel que acompanha o presente manual: VSL MIS 1.16 Passbook-based Records, com a data do dia 1 de Novembro de 2007

A Figura 3 na página a seguir, mostra o ecrã inicial da versão 1.16. Isto permite que o Auxiliar/Analista de Captação de Dados, lance o nome da organização (Projecto de Poupança e Crédito Uchumi) e a língua em que o SIG está configurado. A folha está trancada, podendo os dados serem lançados apenas nas áreas acinzentadas, em que aparecem com letra azul carregada.

Atende-se actualmente às línguas inglesa, francesa, espanhola e portuguesa. O utente pode igualmente organizar a folha para incluir uma outra língua, clicando sobre “User-defined language”, na célula de Língua. Uma vez feito isso, aparece uma folha de “Translate”, permitindo o lançamento dos termos equivalentes em qualquer outra língua (mais uma vez, apenas nas células acinzentadas). Isto substitui a língua de outra forma pré-definida, que é a inglesa.

Ao carregar-se o SIG em branco, não vêm enumerados nenhuns OC, mas apenas uma folha em branco para “Field Officer” (Oficial de Campo), a qual pode ser reproduzida e denominada de forma independente com o nome de cada OC.


113

Figura 3: Ecrã Inicial


114

Codificação por cores O SIG deverá ser utilizado apenas para controlar o desempenho das Associações que cumpram com a metodologia e sistema de manutenção de registos da PEC, por causa do seu desenho estar integrado estreitamente nos procedimentos e sistemas específicos que foram elaborados para as Associações PEC e que vêm ilustrados neste Guia do Programa. O ficheiro está protegido, de modo que nenhumas das fórmulas possam ser modificadas sem a permissão dos desenhadores. Se bem que os utentes não estão impedidos de lançar dados e gravar o ficheiro resultante com qualquer nome que pretendam, os dados só podem ser lançados nas células não protegidas. Todas as células não protegidas vêm indicadas com fundos cinzentos. Quando é lançado texto, aparece à cor azul; as células que mostrem um resultado, têm fundos de cor creme e texto à cor preta, enquanto que o fundo da folha é azul e não se pode lançar nem gerar quaisquer dados nesse sítio. A cor verde clara indica títulos importantes.

O seguinte segmento de uma das folhas, mostra a forma como aparece esta codificação por cores.

Figura 4: Codificação por cores

Este exemplo (incompleto) faz parte da folha de “Programme Performance” (Desempenho do Programa). Por ser uma folha de resultado, ela é de cor creme com texto à cor preta. A célula cinzenta com texto à cor azul (número de clientes que pertencem às Associações independentes), mostra os dados lançados pelo Funcionário de Lançamento de Dados, enquanto que o fundo visto no ecrã, parece um azul claro (visível apenas, na parte superior à esquerda). O título de categoria “Escala” vem indicado num fundo verde, com texto à cor azul, não se podendo modificar o mesmo. Estas normas são empregues durante todo o processo.

O texto a letra carrega itálica à cor azul, sobre um fundo verde, indica um título importante

Os números à cor preta sobre um fundo castanho claro, indica a produção de dados

As células à cor cinzenta permitem a introdução de dados, os quais parecem azuis

O texto à cor preta sobre um fundo de cor castanha clara, indica células protegidas. Não é possível nenhum lançamento


115

Insumos para os dados: Carteira do OC Uma vez aberto o ficheiro, o/a Analista clica no separador de folha intitulada “OC”. A Figura 5 mostra a forma como parece inicialmente o lado esquerdo deste ecrã.

Figura 5 Lançamento inicial dos dados (1)

Esta é a folha principal, na qual os dados são lançados e a partir da qual é produzida uma análise das carteiras dos OC individuais.

A parte da folha na qual são lançados os dados, tem o título de “Análise do Desempenho de Oficial de Campo de PEC – Entradas”

O que vem apresentado aqui, é a parte do ecrã que é congelada no sentido horizontal. Todas as outras partes da folha – as 17 colunas adicionais de dados e a tabela de Resultados, podem encontrar-se à direita destas colunas, podendo-se passar para tal pelo uso das setas no teclado numérico.

Esta folha comporta sete botões de macros – seis no alto da tabela, intitulados “Adicione folha de OC”, “Imprimir relatório”, “Mudar o nome da folha”, “Eliminar linha”, “Arquivar a Asso.”, e “Eliminar folha”, respectivamente. No fundo da tabela está o botão “Adicionar mais 10 linhas esta folha”.

Cada macro carece de uma explicação.

• Adicione folha OC: Quando se carrega neste botão, a folha existente é copiada automaticamente e reproduzida em forma duma nova folha, denominada sequencialmente por ordem numérica ascendente. Assim, enquanto que a folha matriz se chama “Field Officer” (Oficial de Campo), a folha a seguir será chamada de “Field Officer (1)”. É importante notar que ao copiar-se a folha, tudo dentro da mesma é copiado, incluindo todos os dados lançados pelo Analista. Em seguida, isto tem que ser removido e novos dados têm que ser introduzidos.

• Imprimir relatório. Isto permite que o Analista imprima automaticamente a folha. Não serão imprimidas todas as folhas, mas apenas uma por uma, conforme o Analista requerer. Isto aplica-se igualmente a todas as outras folhas de saída nas quais vem resumido o desempenho do programa.

• Mudar o nome da Folha. Isto permite que o Analista dê à folha o nome do OC. Isto não pode ser feito com o uso da norma habitual do Excel de atribuição de novo nome às folhas e é possível apenas para as dos OC.

• Eliminar folha. Isto explica-se por si mesmo, mas a primeira folha dos OC não pode ser eliminada. Apenas as folhas adicionais é que podem ser eliminadas.


116

• Arquivar Asso. Isto permite que as Associações que tenham ficado independentes do programa ou que tenham desistido das suas actividades, sejam retiradas da folha do OC e que os dados sejam transferidos para uma folha de arquivo que permita que se lhe dê um seguimento permanente. O Analista poderá optar por transferir para o arquivo, todas as Associações que tenham abandonado o programa ou que tenham ficado independentes, ou apenas aquelas às quais será dado um seguimento a longo prazo.

• Eliminar linha. Isto explica-se por si mesmo. É utilizado quando o Analista retira uma Associação da folha, que ele/ela não queira arquivar (veja a seguir)

• Acrescentar mais 10 linhas a esta folha. Explica-se por si mesmo. Isto é feito para limitar o comprimento da folha de cálculo (para efeitos de impressão) a um determinado máximo.

A primeira coisa que o Analista faz, é introduzir o nome e número do OC, nas células K2 e P2 respectivamente. Em seguida o separador da folha também é denominado de novo para ter o mesmo nome que o OC. O passo a seguir é de introduzir os nomes das Associações com as quais o OC trabalha, o que deve incluir o seu número. Cada OC numera as suas Associações à medida que vão sendo recrutadas. Isto significa que tem que se tirar um registo matriz de Associações, no qual os números sejam ligados ao OC para criar uma lista matriz, assim evitando a confusão entre diferentes Associações por causa destas terem eventualmente o mesmo número. Isto não é feito por esta folha.

Os dados são introduzidos por um Funcionário de Lançamento de Dados ou um Analista, sendo tirados directamente da Ficha de Recolha de Dados pelo OC. A tabela que vem exposta a seguir, indica o aspecto visual da carteira deste OC, estando introduzidos o nome e número de cada Associação.

Figura 6: Lançamento inicial dos dados (2)

Note-se que debaixo da rubrica do “Nº da Assoc”, cria-se automaticamente o número total de Associações, mas que os nomes e números das Associações específicas são introduzidos manualmente.

À direita da coluna do “Nº da Assoc.” encontram-se duas colunas de verificação de erros. No caso do número à cor vermelha ser “1”, isto mostra que os dados ainda não estão introduzidos por completo, descrevendo quais são os dados que têm que ser introduzidos a seguir. No caso de todos os dados estarem introduzidos na íntegra,

vai desaparecer a mensagem de erro e o número à cor vermelha vai mudar para “0”.

Número de erros nesta página

Descrição do erro de lançamento de dados, relacionado com esta Associação em particular

Ela descreve o erro mais próximo à direita


117

Neste caso, o Analista/Funcionário de Lançamento de Dados já concluiu o lançamento dos dados na coluna 16, mas ainda tem que preencher as colunas 17 e 18 (Custo das Mercadorias em Stock e Dívidas).

A partir deste momento para a frente, o Analista/Funcionário de Lançamento de Dados passa o cursor para a direita das colunas indicadas na Figura 6 e introduz os dados nas próximas dezasseis colunas (nºs 3 a 18), numa sequência exactamente igual à que aparece na Ficha de Recolha de Dados pelo Oficial de Campo. Na página a seguir, são reproduzidas as dezasseis colunas à direita daquelas que estão indicadas acima. Neste caso, os dados estão já preenchidos por completo para todas as Associações, inclusive a Associação Kaliku. No caso em que não existem nenhuns dados por serem introduzidos (como é o caso eventualmente de “Homens activos na na visita”, ou de “Dívidas” ou “Custo de mercadorias em stock”), tem que ser introduzido um zero, ou caso contrário, ficará uma mensagem de erro.


118

Figura 7: Folha preenchida de lançamento dos dados (tendo-se omitido a introdução inicial dos dados do nome e do número da associação

Pode-se ver que os dados na Ficha de Recolha de Dados pelo Oficial de Campo (Figura 2, página 101), são aqueles da segunda Associação, a Ralang “B”. Cada coluna tem o seu título claramente indicado com precisamente o mesmo número, e com palavras parecidas àquelas que aparecem na Ficha de Recolha de Dados pelo Oficial de Campo.

O que vem exposto aqui, constitui um instantâneo da carteira do OC, mas principalmente em termos de dados não trabalhados. Não vem indicado nesta tabela nenhum resultado analítico, com a excepção dos totais e das médias que descrevem a carteira em termos agregados e de médias, nas linhas 8 e 9. Estes conjuntos-agregados e médias vêm indicados na faixa horizontal à cor verde abaixo das rubricas, estando os totais na linha superior e as médias abaixo. Nos casos em que vêm indicadas nesta linha células individuais à cor cinzenta escura, isto deve-se ao facto de não se poder obter nenhum resultado significativo. Por exemplo, não tem lógica dispor duma média para a coluna 6, uma vez que, por definição, as datas não são susceptíveis de cálculo da sua média, nem dos seus totais

Depois do Analista/Funcionário de Lançamento de Dados ter introduzido os dados, ele/ela não precisa de fazer nenhum trabalho analítico adicional, porque o resultado há-de aparecer mais à direita em forma de Resultados. Isto começa na Coluna AA, com o nome da Associação/Grupo. Os Resultados ocupam 19 colunas, o que torna o texto muito difícil de ler em folhas impressas A4 (ou em formato “Carta”). O Analista tem que imprimir apenas aquelas que sejam de interesse específico, ocultando as colunas que não sejam de importância vital, podendo optar por imprimir versões diferentes da mesma tabela para públicos diferentes.


119

Resultados: Carteira do OC A tabela imediatamente a seguir mostra o conjunto completo de resultados para a carteira de nove Associações PEC da OC Nelly Otieno.

Figura 8: Folha de Resultados

Note-se que as informações estão divididas em cinco categorias:

• Dados iniciais da Associação: informações sobre as Associações

• Membros: números, mudança no número de membros e em termos de género

• Poupanças: importâncias, taxas de aumento, de retorno e de lucro

• Carteira: Informações sobre os empréstimos • Valor: patrimonio liquido das Associações (Caixa +

Empréstimos + Mercadorias – Dívidas)


120

Ordenamento dos resultados: Carteira do OC No caso da informação sobre a carteira estar enumerada apenas na sequência na qual as Associações tiverem sido recrutadas para o projecto, é evidente que o desempenho de cada uma vai variar, resultante de muitos outros factores (nível de actividade económica, infra-estrutura, oportunidades de mercado, etc. a nível local) Para que a análise seja útil ao supervisor do OC, é necessário que ele/ela disponha dos meios para ordenar as Associações conforme outros critérios.

Para tal, o analista introduz a designação da letra das colunas que ele/ela pretende classificar na célula AB4 (sendo neste caso, a Coluna AP, Rentabilidade das poupanças até a data) e, com uso de um menu pendente sobre o ordenamento da classificação, escolhe ou “Ascend” (por ordem ascendente) ou “Descend” (por ordem descendente). O passo a seguir, é carregar o botão “Ordenar Informação”, para que toda a tabela fique ordenada conforme a necessidade. Isto fornece uma ferramenta poderosa aos supervisores dos OC. Neste caso, por exemplo, o Supervisor pode eventualmente perguntar o que distingue a Kaliku tão dramaticamente de todas as outras Associações, ou porque é que a Nguku e a Kinda produzem uma taxa de retorno tão baixa, já que se sabe que uma taxa típica para uma carteira desta antiguidade, está normalmente para além de 20%. Eventualmente mais inquietante, é a variação muito vasta dos retornos, entre 13% e 34%. É razoável perguntar porque é que este seria o caso, e o que é que pode ser feito para reduzir o desnível.

Figura 9: Tabela dos OC, ordenada conforme a “Rentabilidade das Poupanças até à Data”

Carregue para activar a função de ordenamento.

O Cursor tem que ser afastado dos botões “Coluna” e “Descend/Ascend”

Direcção de ordenamento de cima para baixo (números elevados para os mais baixos), é “Descer”, e dos baixos para os mais elevados, é “Ascend”.

Referência à coluna que deverá ser ordenada

Coluna Ordenada


121

Comparação dos OC Findo cada período de prestação de contas, é útil comparar o desempenho de todos os OC. Pode-se fazer isto através da análise de cada uma das planilhas dos OC, mas tal comparação fica muito simplificada ao resumir-se apenas os resultados chave que dizem respeito à eficiência e à qualidade da carteira. Quando o Analista clica na folha de Comparação dos OC, são comparados os resumos do desempenho de todos os OC. No estudo de casos aqui ilustrado, isto parece como se segue:

Figura 10: Comparação dos OC

Pode-se ver nitidamente que em termos de escala e de rentabilidade das poupanças até à data, a Nelly Otieno está a ter um melhor desempenho relativamente a todos os outros OC. Ela conta com o maior número de clientes, um aumento sólido do número de membros, a taxa mais baixa de desistência e o retorno mais elevado sobre a poupança. Mas ela está a fazer isto com Associações que têm uma capacidade mais reduzida de poupança e os tamanhos mais reduzidos de empréstimos, o que torna as suas realizações ainda mais impressionantes.

Note-se que todas as cifras monetárias foram convertidas em dólares americanos. Isto é feito simplesmente pela introdução do tipo de moeda contra o qual a moeda local está a ser calculada, na célula E15 à cor cinzenta na parte superior (Nome da Moeda Estrangeira) e na célula E16 abaixo, com a introdução da Taxa de câmbio. Isto é útil, porque permite comparações entre programas, e é particularmente útil em lugares em que a inflação esteja alta, devido ao facto de indicar em cada mês se a paridade de poder de compra dos lucros, dos Empréstimos activos e do Valor está a manter-se – sendo todos estes factores críticos na manutenção da motivação e participação dos membros. Neste caso, está claro que, por uma razão ou outra, a Nelly Otieno está a trabalhar com um alto grau de eficácia, enquanto que está claro que todos os outros OC (sobretudo o Peter Kimani) têm um desempenho menos bom. Estes resultados devem provocar imediatamente um exame das razões para a diferença no desempenho.


122

Desempenho do Programa

O “Programme Performance” (Desempenho do Programa) recebe a informação a partir da carteira individual de cada OC e faz duas coisas com ela:

• Consolida toda a informação sobre o Desempenho dos OC em totais, percentagens e médias, a nível do programa

• Apresenta esta informação numa forma que descreva o programa global em termos mais gerais, dividida em categorias que tenham significado para os escritórios nos países, as sedes no estrangeiro, os membros do Conselho, doadores e observadores externos.

Até aqui, temos vindo a descrever o que acontece a nível do OC individual. A maioria dos programas conta com mais de um OC, tornando-se necessário fazer duas coisas com esta informação:

• Comparar o desempenho de cada OC • Unir toda a informação sobre as carteiras de tal modo que possam ser descritos a escala,

desempenho financeiro, eficiência e perfil do pessoal, para dar um “instantâneo” geral do programa, com uma periodicidade no mínimo mensal.

O primeiro destes usos foi descrito na folha anterior. A fusão desta informação é realizada na folha de “Programme Performance” (Desempenho do Programa), parecendo como se segue para um projecto típico de ACPE que conta com quatro OC.

A maior parte das informações aqui é gerada automaticamente, salvo os dados introduzidos em tipo azul nas células à cor cinzenta. Note-se: Não é importante recolher dados a partir de cada grupo numa base mensal. Isto

não é prático, porque muitos grupos serão visitados menos frequentemente, sobretudo na altura de entrarem, dentro do período da Supervisão, no Fase de Maturidade . Os dados podem ser recolhidos menos frequentemente, porque o princípio de funcionamento desta ferramenta, é o de comparar o desempenho do grupo pela anualização de certos dados fundamentais, sobretudo no que diz respeito aos ganhos individuais e aos rendimentos percentuais sobre a poupança. Sempre que possível, no entanto, é boa ideia recolher dados que tenham sido gerados numa determinada data, assim fazendo trimestralmente. Portanto, um programa pode decidir recolher dados que sejam válidos em 31 de Março, e apesar da visita efectiva a uma Associação ser realizada eventualmente um ou dois meses depois, os dados podem ser recolhidos com referência ao dia 31 de Março. Isto é particularmente útil no caso de programas que operam em ambientes híper-inflacionários.


123

Figura 11: Desempenho global do projecto


124

Rácios de Desempenho

A Rede de Educação e Promoção de Pequenas Empresas (SEEP) tem vindo a ser chave na criação de rácios de desempenho para as IMFs, ora codificados na ferramenta de Formato para a Prestação de Contas, Análise, Monitoria e Avaliação (FRAME). Da mesma maneira, os programas micro-financeiros de base comunitária estão a caminho de elaborar indicadores de desempenho que permitem uma comparação entre programas e a medição da Eficácia, Desempenho Financeiro e Eficiência. Estes constituem uma obra inacabada, mas quando estiverem plenamente elaborados, serão incorporados no SIG até ao ponto disto ser praticável.

Até aqui, os rácios do SIG não medem a sustentabilidade, pelo facto das Organizações Impulsionadas pela Poupança e Baseadas na Comunidade serem inerentemente sustentáveis. Isto resulta do facto da Comissão de Gestão e dos seus oficiais prestarem um serviço voluntário; não se verificam nenhumas despesas de aluguer, nem despesas gerais, que se devem pagar, sendo normalmente o lucro bruto equivalente ao lucro líquido.

A seguinte tabela de Taxas seleccionades de Desempenho é gerada automaticamente pelo SIG.

Figura 12: Taxas (rácios) de Desempenho

Estes rácios poderão mudar ao longo do tempo, à medida que emergir um consenso a nível da indústria que apoie os interesses que muitas organizações têm em comparar o seu desempenho.

Note-se que mais uma vez, foi utilizada uma taxa de câmbio ao dólar americano, de modo a uniformizar todas as cifras financeiras numa moeda internacional amplamente aceite. Sugere-se o euro ou o dólar.

É intenção do consórcio informal de praticantes de PEC (a CARE, o CRS, a Oxfam e a Plan

Internacional), desenvolver esta

ferramenta em 2007 para adopção em comum em cada organização. À medida que estas actualizações se disponibilizarem, elas serão lançadas no site de Internet da Rede SEEP e no site de Internet da VSL Associates.

Arquivo

Pretende-se unicamente com o SIG, captar o desempenho das Associações que ainda não sejam independentes e autónomas. Depois das Associações ficarem independentes (ou desistirem), elas devem ser eliminadas do SIG. Isto é feito, simplesmente colocando o

As células R6 e R7 não podem ser geradas a partir das Associações que não mantenham nenhuns registos


125

cursor na linha ocupada pela Associação que deverá ser eliminada, e clicando no botão vermelho de “Eliminar Linha”, no cabeçalho da folha do OC. Uma vez feito isso, a linha é apagada e todos os dados são perdidos. Depois desta acção estar realizada ela não pode ser revogada, excepto pela saída do programa sem gravar e fazendo o “restart”.

Se o Analista concluir que se dará seguimento a longo prazo a uma determinada Associação, ele/ela coloca o cursor na linha da Associação, em qualquer célula, e carrega o botão vermelho de “Arquivar a Asso.”. Uma vez feito isso, a Associação e todos os dados que lhe dizem respeito, são transferidos automaticamente para a folha de “Graduated Group Archive”. Podem ser introduzidos novos dados para as Associações que sejam transferidas para a folha de “Graduated Association Archive”, mas os resultados de quaisquer mudanças nos dados, já não estão mais integrados nos números sobre o desempenho a nível do programa. No caso do Analista pretender consolidar os dados para as Associações independentes, para um seguimento a longo prazo, ele/ela pode ponderar a cópia dos dados de entrada para uma nova versão do SIG. Num caso destes, não há necessidade de introduzir planilhas múltiplas para os OC, mas simplesmente de criar uma folha de “Seguimento a Longo Prazo” em lugar da de um OC, ignorando os dados sobre os custos do programa, na folha de “Programme Performance”. É intenção dos autores, criar em 2007 um “SIG de Associações Independentes”, feito à medida, que focalize exclusivamente o desempenho a longo prazo a nível das Associações.

As Figuras 13 e 14 mostram a folha de Arquivo, tendo sido transferidos para cá, os dados de três Associações (uma por cada OC).

Note-se que é possível o ordenamento por resultado, de forma a facilitar a análise.

Note-se: Esta versão do SIG baseia-se unicamente no uso de cadernetas, pressupondo que não se mantenha nenhum livro de contas central em forma escrita.

Sendo assim, o OC não tenta recolher informações históricas sobre os empréstimos, relativamente ao Número cumulativo de empréstimos, ao Valor cumulativo dos empréstimos e ao Valor dos empréstimos atrasados. Se bem que isto é possível com uso das cadernetas, é provável que o OC ache isto complexo e demorado. Afim de manter a tarefa do OC simples, omitimos a exigência de recolher estas informações, mesmo à custa da informação sobre a qualidade da carteira e da informação cumulativa sobre a carteira. Para os programas que pretendam responder a este desafio, é possível fazer uso de outra versão do SIG, com o título ’VSL MIS Ledger-based Records’. Ele funciona da mesmíssima forma que funciona o sistema aqui exposto, mas em vez de dezoito colunas de lançamento de dados ele conta com vinte e uma. Conforme notado acima, as três adicionais tratam-se do que se segue:

• Número cumulativo de empréstimos • Valor cumulativo dos empréstimos • Valor dos empréstimos atrasados

Não há motivo para um programa que utiliza Registos com base apenas nas Cadernetas, não poder utilizar o SIG com base nos Livros de Contas, mas ele tem que contar com o uso de OC mais altamente qualificados do que os que utilizam a versão de Registos com base nas Cadernetas. Será necessário que eles passem mais tempo por reunião das Associações, a desenvolver cuidadosamente os registos correntes a partir das cadernetas.


126

Figura 13: Folha de Arquivo: Lado de lançamento de dados

Figura 14: Folha de Arquivo: Lado da produção de Dados

Os dados podem continuar a ser introduzidos nas células cinzentas, para actualizar as Associações arquivadas.

Já não se liga a qualquer outra folha, e não faz parte da informação sobre o Desempenho do Programa.


127

Anexo 6: Pagamento aos membros que deixam a Associação no meio do ciclo

s membros podem deixar a Associação no meio do ciclo. Isto talvez seja por causa do membro já não desejar participar, ou por razões fora do seu controlo, como é o caso de doença ou de migração. Normalmente, um membro que sair porque já não deseja participar, terá direito apenas ao valor de emissão das suas

acções (se bem que os Estatutos podem eventualmente impor outras restrições, conforme a Associação decidir).

Para uma pessoa que for obrigada a deixar a Associação por razões fora do seu controlo, é normal pagar-lhe o valor das suas acções, inclusive com os ganhos. A forma pela qual isto se faz, é como se segue: Passo nº 1: Reunir os dados

Uma determinada Associação tem um membro (de sexo feminino) que está a sair para casar-se e que vai mudar para outra aldeia. Ela pretende levar o seu dinheiro e integrar outra ACPE. Os dados são como se seguem.

• Acções totais compradas pelos membros........................................................................120 • Número de acções que são propriedade do membro que está a sair ................................11 • Dinheiro no cofre no início da reunião .................................................................5.500 TShs • Valor total dos empréstimos activos ................................................................150.000 TShs • Dívidas por parte da Associação .........................................................................2.500 TShs • Dívidas por parte do membro (saldo do empréstimo) ..........................................2.400 TShs

Passo nº 2: Calcular o valor de uma acção única

(Caixa + empréstimos activos - dívidas)/Acções totais = (150.000 + 5.500 – 2.500)/120 = 1.275,00 TShs

Passo nº 3: Calcular o valor do pagamento ao membro que está a sair

Valor de uma acção única x número de acções =

11 x 1.275 = 14.025 TShs O membro devia 2.400 TShs à Associação, sendo este o capital remanescente, mais as taxas acumuladas de serviço sobre o seu empréstimo. Portanto, ela recebeu: 14.025 TShs – 2.400 TShs = 11.625 TShs

O


128

Comprimento interno: 320 mm

Ralang ‘B’Ralang ‘B’Ralang ‘B’Ralang ‘B’

Pinte o nome da Associação

barra redonda de diâmetro de 10 mm de aço doce

Utilize um cadeado de boa qualidade com haste de diâmetro de 8 mm

Vista de frente (sem escala)

Divisor interno: chapa de aço doce de 2 mm

Faixa de segurança/localização, de 2,0 cm x 3,0 mm

100 mm

1 mm

60 mm

Anexo 7: Desenhos de uma caixa típica

Caixa construída de chapa de aço doce de espessura de


129

4 mm

Comprimento interno: 320 mm

Vista em planta (sem escala)

220 mm de largura interna

50 mm

60 mm

50 mm

100 mm

Fenda para as moedas

Divisor interno

Barreira defletora das moedas


130

Furo de diâmetro de 11 mm

Tubo de diâmetro de 18-19 mm, com cabo de diâmetro de 10 mm

Barra redonda de diâmetro de 10 mm em aço doce

Dobradiça de barra redonda com furos com diâmetro de 12-15 mm, com rebite de pino de 6 mm, ou dobradiça comercial de serviço pesado

35 mm

110 mm

30 mm

65 mm

6 mm

Largura interna de 225 mm

Observem-se os cantos arredondados para trancar as chapas

Alçado posterior (sem escala)

Uma barreira defletora inclinada por baixo da fenda das moedas, para impedir a remoção facilitada das moedas e notas


131

Anexo 8: O jogo imagem abaixo mostra os equipamentos que são distribuídos juntamente com o cofre. Ela não mostra os cartões numerados que são igualmente proporcionados ou que podem ser fabricados no local na altura da primeira reunião. Ela mostra também apenas um número reduzido de cadernetas, suficiente para uma

Associação com apenas sete membros. Outros itens podem ser incluídos no jogo, ao critério dos membros, como por exemplo um caderno escolar para tomar notas.

.

A

Saco do fundo social

Saco do fundo de

empréstimo

Cadernetas

Moedas simbólicas para

a poupança diária

Tigela de contagem

do dinheiro Tigela para as multas

Tinta de carimbo

Carimbo das acções e

carimbo da poupança

diária


132

Anexo 9: Descrições de Funções, Qualificações e Experiência do Pessoal Chave

Cargo Descrição de Funções Qualificações Experiência

Director de Programa

• Representação externa (angariação de fundos, marketing, presta contas perante o escritório no país e os doadores)

• Elaboração de propostas de financiamento

• Elaboração de planos estratégicos e operacionais

• Supervisão do gestor das operações e/ou dos supervisores de campo (em função da escala do programa)

• Supervisão da M&A e da Administração

• Grau ou diploma em gestão • Uma “folha de serviço” excelente em gestão

de projectos ou supervisão de alto nível • Habilidades comprovadas de liderança • Capacidade comprovada de organizar

operações complexas • Habilidades comprovadas em planificação

estratégica • Habilidades comprovadas em planificação

operacional • Habilidades comprovadas em supervisão do

pessoal • Habilidades diplomáticas excelentes

• Experiência prévia em gerência senior de programas

• Familiaridade com os princípios e a prática das micro-finanças impulsionadas pela poupança e com uma forte sensibilidade dos desafios enfrentados pelas metodologias tradicionais

• Antecedentes em desenvolvimento comunitário

• Formador experiente • Antecedentes fortes em análise de

dados • Forte experiência em supervisionar o

pessoal sénior e júnior • Fortes habilidades em planificação

Supervisor no Campo

• Monitoria e supervisão dos OC • Presta contas perante o Gestor do

Programa • Ajuda na elaboração dos planos anuais • SIG: Análise do Desempenho dos OC • Gestão/supervisão dos fluxos das

informações do SIG aos OC

• Habilitações literárias: ensino secundário ou instituto, ou OC promovido

• Vive na comunidade local • De preferência, fala uma língua local • Conhecido e respeitado • Boas habilidades organizacionais • Habilidades motivacionais e em

desenvolvimento de sentido de equipa • Habilidades analíticas e de apresentação

• Dois anos mínimos no desenvolvimento comunitário

• Facilitador/formador experiente • Planificador experiente e orientado

para os pormenores • Experiência na análise dos dados

Oficial de Campo

• Mobilização e sensibilização junto da liderança local

• Mobilização de grupos comunitários • Formação das Associações em

• Habilitações literárias máximas: ensino secundário

• Vive na comunidade e fala uma língua local • Respeitado pelas pessoas e líderes locais,

• Desenvolvimento comunitário • Facilitador experiente


133

implementação da PEC • Recolha de dados para as ACPE e

monitoria das Associações • Elaboração de planos operacionais

periódicos • Elaboração de relatórios sobre o

andamento

sabendo-se que é empenhado • Reputação pela integridade • Habilidades organizacionais, com um olhar

para os pormenores • Boas habilidades diplomáticas

Animador • Formação das Associações em implementação da PEC

• Monitoria e recolha de dados para as Associações, conforme pedido pelo OC

• Vive na comunidade e fala uma língua local • Respeitado pelas pessoas e líderes locais,

com uma reputação pela integridade • Conhecido por toda a zona proposta de

trabalho • Dinâmico e com boas habilidades

motivacionais

• Nenhuma

Funcionário de Lançamento de Dados

• Auditoria e lançamento dos dados • Elaboração de relatórios para os OC,

supervisores e gerência superior, conforme lhe for pedido

• Conhecido por toda a zona proposta de trabalho

• Dinâmico e com boas habilidades motivacionais

• Um mínimo de dois anos de experiência em lançamento de dados e gestão

Guia do Programa PEC – Manual de Operacões no Campo · Porque é que as ACPE são necessárias?...

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