Guia OZ! - Como Organizar Suas Tarefas

7/27/2019 Guia OZ! - Como Organizar Suas Tarefas

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www.organizesuavida.com.br

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ndice

1. Como ganhar tempo para suas tarefas 32. Planejamento de tarefas 93. Como otimizar o tempo destinado aos e-mails 134. Como facilitar o dia a dia nas tarefas domstica 175. Como ganhar tempo em pesquisas na internet 226. Dicas para aproveitar seu tempo de estudo 267. Como trabalhar melhor em menos tempo 33


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TEMPO

COMO GANHAR MAIS TEMPO PARA SUAS TAREFAS

Improdutividade = retrabalho ou falta de objetividade

Sempre que refazemos as mesmas tarefas gerando o que se chamade retrabalho, estamos desperdiando tempo. Ex: ler o mesmo e-mailvrias vezes sem responder, arrumar o guarda-roupa toda semana,procurar objetos e documentos que no se conhece a localizaoexata. Enfim, repetir tarefas que poderiam ser realizadas apenas 1vez.

Outra maneira utilizando mal o tempo til como navegar semobjetivo definido na internet por tempo demais, fazer reunies queno chegam a lugar nenhum, ligar 2 ou mais vezes para algum

porque no se programou para dizer tudo que precisava etc.Quais so os principais fatores que fazem uma pessoa perder tempoe se perder por isso?

Falta de planejamento das aes Desorganizao do espao fsico Falta de padronizao de processos

A desorganizao o principal indcio da perda de tempo? Ou vice-versa?


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precisa ser feito, marque um compromisso com voc mesmo durantea sua hora de maior produtividade.

Bloqueie o horrio em sua agenda

Pense no compromisso como um encontro com seu cliente maisimportante. No fazer esses agendamentos resultar em coisasimportantes se acumulando e estagnando. Ento separe e se

comprometa com horrios especficos para agir.

Crie um Tempo Reservado para voc

Faa o que executivos fazem todos os dias, feche sua porta e peapara no ser perturbado. No se preocupe. O mundo no vai acabarse voc deixar sua caixa postal atender algumas ligaes enquantovoc trabalha. Uma vez iniciada a tarefa, no se permita serinterrompido.

Pendure uma placa se precisar. Desligue o celular. No cheque seuse-mails. No responda perguntas de seus colegas. Faa seu trabalho.

Criar um tempo reservado requer fora de vontade e pode nofuncionar sempre, mas sua produtividade ir s alturas quando vocimplementar esta tcnica. Se o tempo reservado resultar napreveno de seis interrupes, voc ter 1 hora a mais, somando otempo da interrupo e de recuperao (voltar ao que estava fazendocom concentrao).

Os tipos de atividades que so melhores para o tempo reservado?Primeira e principalmente pensar. Tirar um tempo para pensarpermite manter a perspectiva medida que voc visualiza o quadrogeral. Outras atividades incluem: tomadas de decises complexas,planejamento de longo prazo, trabalhos difceis e grandes projetos.

O tempo reservado no tem que ser em seu escritrio. Algumaspessoas so mais produtivas e pensam mais criativamente emlugares como a sala de conferncias, um banco de praa ou um caf.Voc precisa descobrir o que funciona para voc.


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Recarregue as baterias

Se voc no se cuidar, sua produtividade e foco vo cair. Pular oalmoo, cancelar frias, e no ter uma noite completa de sono podemafetar negativamente sua produtividade. importante comer bem,ter uma boa noite de sono e se exercitar para manter o seu focoafiado. Se voc no pode tirar as frias inteiras, folgue uma sexta euma segunda e tenha um fim de semana prolongado.

Existe um relgio de vida ideal? Tantas horas para trabalho, tantaspara estudo, outras para a famlia, lazer, enfim?

Em primeiro lugar bvio que voc passa mais tempo da sua vidaem seu trabalho. Com as longas jornadas de trabalho atuais no exagero afirmar que voc passa em mdia 50% a 60% do seu tempona empresa.

Se voc vivesse 100% do seu tempo dedicado famlia e a sua casa,provavelmente chegaria um momento em que voc ficaria entediadoe gostaria de novos desafios dos quais o lado profissionalproporciona. Logo, ambos so importantes, mas devem serequilibrados na proporo certa.

Como o trabalho consome a maior parte de seu tempo, a dedicao famlia precisa ser muita mais qualitativa do que quantitativa. Oquero dizer com isso? Que quando voc est com a famlia, voc estcom a famlia e no com seu notebook, iPod, jornal ou na frente dasua TV!

No importa quanto tempo voc tem para a vida pessoal, mas como

voc utiliza esse tempo!

Gesto do Tempo - o problema da prioridade

Nosso mundo um mundo de excessos. Excesso de informao,excesso de entretenimento, excesso de trabalho, excesso decomunicao, excesso de sociabilidade.

S o que falta pra poder viver tudo isso, TEMPO.


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Quem j no parou para pensar em quanto tempo gasto assistindoa filmes superficiais ou a comerciais inteis, visitando parentesdistantes ou indo a festas com pessoas que no nos acrescentamnada, fazendo cursos sobre assuntos que no nos dizem respeito oucomprando pilhas de revistas que nem mesmo so lidas? Isso semfalar na avalanche diria de e-mails, telefonemas, reunies,compromissos sociais e "pepinos" dos mais diversos?

por tudo isso que os cursos de Gesto do Tempo tm proliferado na

internet e nas escolas de administrao e negcios. Os executivos,mais do que ningum, tm sofrido a sobrecarga de estmulos da ps-modernidade e no sabem o que fazer com ela. No entanto, a grandemaioria desses cursos aponta para um "primeiro passo" que muitosignificativo.

A primeira coisa a fazer para se organizar estabelecerPRIORIDADES.

Isso significa, basicamente, que temos que rejeitar toda uma srie decoisas se quisermos "realmente" fazer aquilo que nos interessa mais.O "realmente" vai entre aspas porque, de acordo com nossaexperincia como gestores, a que mora o problema.

Aos executivos que se deparam com problemas de organizao egesto do tempo, normalmente pedido que faam uma lista deprioridades. As listas, de uma maneira geral, estabelecem famlia,cnjuges, amigos e aperfeioamento pessoal como prioridades. Ouseja, coisas com as quais todos ns "gostaramos" de gastar o maiortempo possvel. No entanto, no isso o que acontece na realidade.

Antes, no entanto, de fazer todo um planejamento (segundo passo)baseado nas prioridades listadas, preciso parar um pouco prapensar. Pensar se realmente aquelas prioridades so verdadeiras, seno as colocamos ali porque "gostaramos" que fosse assim.

Por exemplo, no adianta colocar "passar mais tempo com a famlia"como prioridade se, l no fundo, voc prefere mesmo ficar navegandona internet ou vendo filmes de luta at de madrugada. Por melhorque seja a boa inteno, ao fim de duas semanas, o planejamento jfoi por gua abaixo, porque voc acabar dando um jeito de


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"boicotar" a festa de 15 anos da sua sobrinha para assistir aosltimos lanamentos de ao.

Isso porque qualquer planejamento baseado em uma lista deprioridades "falsa" tende ao fracasso. Se voc quer ter mais tempopara fazer o que gosta, bom ser honesto nessa hora de estabelecerprioridades. Caso contrrio, voc mesmo vai empurrar seuplanejamento gaveta abaixo, junto com todos os outros planos quevoc j arquitetou.

bom pensar tambm que nossas atitudes ATUAIS j dizem muitosobre o que realmente queremos. Se voc comprometerelacionamentos para varar as noites estudando, ou se trabalha atmais tarde para conseguir aquele cargo to almejado, porque vocTEM essas coisas como prioridades, e no outras.

Muito antes de tentar organizar os minutos e segundos do seu dia, bom comear a enxergar melhor seu desejo, suas aspiraes, suasafinidades. E ficar de bem com elas, no importa o que diga o restodo mundo ou os manuais de auto-ajuda. Se isso no for feito, oresultado ser muita frustrao, muito tempo perdido fazendo o que(no fundo) no se quer e ainda mais frustrao de sobremesa.

Portanto, como primeiro passo, seja verdadeiro com suasprioridades, e o tempo correr a seu favor!


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PLANEJAMENTO DE TAREFAS

1- Use uma agenda semanal ou mensal para ter uma idiaglobal do seu tempo disponvel e das suas atividades

Voc ver que agrupar atividades pode ser eficaz para economizartempo com deslocamentos, que vrias providncias podem sertomadas simultaneamente e que atividades podem ser superpostassem perder a eficcia.

Por exemplo, usar uma manh por ms para resolver todas asquestes bancrias, deixar o carro para lavar num posto prximoenquanto vai ao dentista, estudar ou organizar a lista dosupermercado enquanto espera atendimento em algum lugar.

2- Planeje cada dia incluindo todas as atividades previstaspara a jornada

No reserve apenas o tempo dedicado ao trabalho. Inclua tudo quevoc quer ou precisa fazer. Deixar as atividades merc da memria,da sorte ou do acaso pode ser divertido um dia.Mas, se virar hbito, seu tempo ser sempre pouco para fazer tudo.


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3- Agende os seus compromissos

Atribua no s a hora de incio, mas tambm a de trmino. Procurerespeitar esses limites.

4- Cumpra o que previu para cada jornada

Se voc tiver planejado corretamente, ter tempo suficiente para

cada atividade. Se surgir um imprevisto que obrigue a adiar algumcompromisso, reorganize a sua agenda para inclu-lo assim que forpossvel.

5- Inclua no seu planejamento semanal tempo para lazer edescansoNo os considere "perda de tempo", ao contrrio, voc ver quereconhecer e valorizar o tempo livre enriquecer a sua vida pessoal edeixar voc mais disposto para o trabalho.

6- Aja com rapidez e eficcia, mas no tente correr o tempotodo

Uma dose de criatividade necessria para flexibilizar e encontrarnovas solues no menor tempo possvel. No entanto, viver sempre"acelerado" s o deixar exposto ao estresse e s doenas. Noconfunda velocidade com pressa. Dedique a cada coisa o tempo defato necessrio.

7- Cuide dos minutos para aproveitar as horas

No despreze os minutos que sobram entre as atividades. Nem"arredonde" o tempo fazendo coincidir a hora de fim de uma aocom o comeo de outra, principalmente se voc precisa se deslocar.

Permitir-se atrasos por mau planejamento s diminuir o seurendimento ao longo do dia. Alm disso, voc correr o risco de no


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contar com o tempo necessrio para as ltimas atividades previstaspara a jornada.

8- No procrastine

Culturalmente, o brasileiro tem o hbito de procrastinar, ou seja,gosta de deixar tudo para depois, o que lhe rende prejuzos de todasas ordens: na sade quando adia um exame, na profisso quando

entrega relatrios na ltima hora, e at mesmo financeiramente,pagando contas com atraso.

Evite ao mximo ficar correndo para terminar uma tarefa que podeser feita com calma, porque voc poder se transformar em uma"formiga atmica", trabalhando por dois ou trs. Pendncias geramansiedade e inquietao.

9- Prioridades e Urgncias

Em algumas ocasies, deixamos de tomar uma deciso ou atitude pormedo da crtica dos outros, das conseqncias, dos riscos. A omissode no fazer pode ter muitas causas, inclusive a preguia. O melhorantdoto para isso a disciplina. preciso fazer um planejamento dosdias com prioridades, destacando as atividades mais importantes eurgentes.

10- Tenha sempre um plano B

Evite se pr-ocupar. Toda vez que surgirem pensamentos como: "Ese no der tempo?"; "E se o cliente desistir?" ou "E se chover?",pense em formas ou estratgias alternativas e questione: "O que ireifazer?" ou "Como irei fazer?" Tenha sempre um plano B.

11- Evite fazer projetos ou relatrios sempre na ltima hora

Quando estiver com algum projeto ou relatrios em mos, dediquepelo menos 30 ou 45 minutos por dia para ele. Isso far com que


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voc sinta um grande alvio. Procure tambm no guardar esse tipode trabalho na gaveta. De preferncia, coloque-o em um lugar bemvisvel, se possvel em uma pasta vermelha ou amarela para que vocno esquea.

12- Agenda lotada no sinnimo de planejamento

Relacionar os compromissos na agenda no significa que voc esteja

se planejando. Voc planeja quando determina tempo, prioridade edurao. Muitas vezes a agenda est lotada, mas as tarefasprioritrias podem estar em segundo plano.


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E-MAIL

COMO OTIMIZAR O TEMPO DESTINADO AOS E-MAILS

Voc j se perguntou o quanto tempo voc perde com coisasdesnecessrias? Pois bem estarei colocando um pouco da minhaexperincia e vou compartilhar com todos vocs dicas deAdministrao do Tempo.

Pra comear, irei citar uma ferramenta que todos utilizam o e-mail.

De qual forma podemos ganhar tempo utilizando o e-mail?

1- Utilize o filtro anti-spam

Para isso clique em Aes na barra de menu, depois Lixo Eletrnico eem seguida Opes de Lixo Eletrnico. Escolha a opo Baixa e cliqueem Ok. Uma pasta chamada Lixo Eletrnico ser criada e e-mailsclassificados com SPAM sero movidos automaticamente para amesma.


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2- Caixa de Entrada deve ficar vazia

Muitas pessoas utilizam a Caixa de Entrada como se fosse umdepsito para todas as mensagens recebidas. Esta uma prticamuito prejudicial para sua produtividade.

O recomendado que voc mantenha em sua Caixa de Entradaapenas e-mails que esto pendentes: que voc esteja trabalhandoneles, aguardando alguma posio. O restante dos e-mails devem ter

alguma ao, conforme a prxima dica.

3- Crie aes para seus e-mails

Ao limpar seus e-mails, voc deve criar atividades para suasmensagens. Para criar uma ao basta: Arraste o e-mail da Caixa deEntrada para o tipo de ao que deseja realizar. Para criar umcompromisso: Arraste seu e-mail para a pasta de Compromissos.Para criar uma tarefa: Arraste para a pasta Tarefas. Para criar umnovo contato com o remetente do e-mail: Arraste para a pastaContatos. Assim que uma ao for criada o e-mail pode ser apagado,pois a ao j conter o contedo do mesmo.

4- Envie e-mails curtos e objetivos

Ningum tem mais tempo para ler e-mails muito longos ecomplicados. Se o assunto for muito extenso ou complexo, dpreferncia ao telefone. Algumas boas prticas devem serobservadas: Escreva seus e-mails utilizando fonte Arial ou Verdana;

Evite ultrapassar 3 pargrafos de texto corrido; Sempre que possvelutilize tpicos nas suas mensagens; Deixe claro o objetivo do e-mailno assunto e as prximas aes a serem tomadas.

5- Crie uma lgica para organizar suas pastas

Na necessidade de organizao acabamos criando muitas pastas, masna hora que precisamos localizar algum e-mail raramenteconseguimos encontr-lo rapidamente.


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A forma de evitar esse problema criar uma lgica que o ajude aorganizar suas pastas, dando preferncia a um mesmo padro paraseus arquivos e para seus sites favoritos, criando assim umverdadeiro mapa para suas informaes. Crie uma estrutura comcategorias principais e evite abrir muitas subpastas.

6- Visualize sua agenda e suas tarefas

Uma forma produtiva de saber tudo que voc precisa fazer no dia utilizar o calendrio do Outlook em conjunto com suas tarefas do dia.Para isso clique em Calendrio, v com o mouse at o canto direitoda janela e arraste a mesma.

Desta forma seu calendrio ser dividido entre os compromissos e astarefas do dia, permitindo que voc se planeje e se priorize maisfacilmente.

7- Localize mensagens do remetente rapidamente

Voc recebeu um e-mail e gostaria de rever mensagens anterioresdeste contato. Para isso, clique com o boto direito do mouse namensagem que voc acabou de receber e em seguida, escolhaLocalizar Todas Mensagens do remetente. Voc ter acesso a todasas mensagens referentes a esta pessoa.

8- Organize seus projetos com atividades

Caso voc esteja cuidando de um projeto na sua equipe que envolvauma srie de atividades, voc pode controlar essas tarefas criandouma Nova Pasta no seu Outlook. Ao fazer isso, defina o que estapasta ir conter.

Desta forma, voc ter uma pasta que armazenar tarefasrelacionadas a esse projeto, facilitando seu controle e gerenciamento.


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9- Acesse seus sites favoritos direto no Outlook

Voc pode abrir pginas da Internet diretamente no seu Outlook aoclicar em uma determinada pasta. Para isso, clique na pasta em quedeseja ter o link e com o boto direito do mouse, clique na opoPropriedades. Escolha a opo Homepage e no campo endereo digiteo endereo o site que voc quer, pressione Aplicar e depois OK.

10- Faa backup dos seus dadosTodo o contedo do seu Microsoft Outlook armazenado em umarquivo com a extenso .PST. Para descobrir a localizao do seuarquivo, clique no Menu Arquivo, Gerenciamento do Arquivo de Dadose clique na opo abrir pasta.

Copie esse arquivo .PST para uma rea segura. Isso o suficientepara garantir a segurana dos seus dados. Caso deseje, a Microsoftpossui uma ferramenta que automatiza todo esse processo. Baixegratuitamente o utilitrio (compatvel com Outlook 2000 ou superior)

11- Programe suas leituras

Leia o e-mail apenas uma vez por dia, no final do dia, ou ento faa-oapenas de 2 em 2 dias. Aproveite tambm para se desligar do mundoao fim-de-semana e procurar um pouco de paz e sossego.


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CASA

COMO FACILITAR O DIA A DIA NAS TAREFAS DOMSTICAS

Limpeza

A cada semana, d ateno especial a um cmodo da casa.Isso far voc ganhar tempo na limpeza durante as frias,

porque voc ter limpado a casa inteira durante o ano

Faa um eficaz avental de limpeza usando uma sapateira(saco para pendurar sapatos) com compartimentos. s uniros fios e encher os bolsos com panos, lustra-mveis,esponjas e outros objetos

Coloque objetos decorativos pequenos dentro de uma cesta elonge do perigo. Coloque os objetos sujos que voc queiralimpar em outra caixa ou cesta, e leve-os at a cozinha. No

guarde nada at que voc tenha terminado de limpar ocmodo

Puxe todos os mveis para longe das paredes. Vire as pontasdos carpetes e retire os tapetes pequenos para passar oaspirador de p com facilidade

A poeira cai e se acumula no cho, ento comece a limpar decima para baixo para no sujar de novo o que voc acaboude limpar. Limpe o cho por ltimo


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Varra, passe o aspirador e tire o p antes de aplicar umasoluo de limpeza lquida, isso evita a formao de sujeira

Ter poucos mveis facilita a limpeza Arrume a cama: faz muita diferena chegar em casa com a

cama arrumada. Para facilitar ainda mais, abra mo doslenis e use edredons com capa. Troca-se a capa uma vezpor semana (como roupas de cama). Basta dar uma

"sacudida" nele e a cama est arrumada Mantenha as coisas sempre nos devidos lugares Estabelea um dia certo para cada tarefa ex: 2a. feira: lavar

a roupa; 4 feira: passar

No exagere com os produtos de limpeza. O sabo ou a cera,quando utilizados com moderao, limpam e embelezam assuperfcies. Se voc utilizar uma grande quantidade destesprodutos, perder tempo removendo o excesso

Quando estiver limpando um lugar muito alto, no fique napontas dos ps. Pegue uma escada. Se estiver limpando umlugar baixo, sente-se no cho. Ficar se esticando para cimaou para baixo cansativo, ineficaz e faz mal coluna

Concentre-se em um cmodo por vez, no ande por toda acasa ou apartamento varrendo a sujeira

Para limpar os aquecedores, pendure um pano ou jornalmolhado atrs deles. Passe um secador de cabelos em frenteao radiador para empurrar a sujeira e a poeira em direo aopano molhar

Use um secador de cabelos para remover a sujeira incrustadano aquecedor

Para limpar um esfrego sem fazer muita baguna, envolva oesfrego com uma sacola grande e o sacuda at toda sujeira sesoltar e cair na sacola


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Cozinha

Tenha poucas panelas. O melhor que sejam anti-aderentespara facilitar a limpeza

Opte por foges que tenham forno auto-limpante, pois a altatemperatura queima quase todos os resduos

Mantenha protegido, com papel laminado apropriado, a mesado fogo. Isso facilita a limpeza caso ferva o leite ourespingue gordura de frituras

Se possvel adquira um freezer ou geladeira com sistemaFrost-free que exigem menos cuidados no dia a dia

Faa uma lista de compras antes de ir ao supermercado

Despensa

Mantenha os seguintes produtos de limpeza bsicos:Detergente; Sabo em P; Limpeza geral; desengordurante;tira-manchas; panos de cho, de p e descartveis

Mantenha uma caixa de engraxar sapatos com escova,flanela e graxas

Organize sua caixa de ferramentas. O bsico ter umconjunto de chaves de fenda, furadeira, fita isolante, sprayanti-ferrugem com canudo, fita mtrica, pregos, buchas e

martelo

Armrios

Antes de iniciar a arrumao dos armrios, verifique se todasas peas de roupa esto bem secas. Assim voc evita mofo eodores desagradveis


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Com um armrio com poucas roupas, mas boas, suasescolhas vo ser eficazes e rpidas

Procure separar as roupas de inverno e de vero Tenha cabides adequados para cada tipo de roupa: calas,

saias, camisas, casacos, etc

Procure distribuir roupas por cores e estilos. Isso ajudaganhar tempo na hora de escolher e combinar as peas

Separe as camisas por tom de cor, das tons mais claros paraas mais escuros, e tambm por modelo: com e sem mangas

Deixe espao de um dedo, no mnimo, entre os cabides, paraque as roupas no fiquem amarrotadas

Procure guardar miudezas em caixas, de preferncia acrlicase com divisrias, assim os objetos no ficam soltos ouperdidos dentro das gavetas

Para guardar meias e lingeries, procure adquirir colmias,que facilitam a localizao das peas. Meias e lingeries nose misturam. As peas com rendas, por exemplo, podemdanificar os tecidos mais finos

Organize um Kit bsico de costura Tenha um rolo ou escova para tirar plos das roupas Prefira roupas e lenis que no precisam ser passados Organize remdios para fcil acesso e num local sem

umidade.


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Mveis

Em cada diviso apenas ficam as moblias que tm algumautilidade, que no sejam apenas para servir de suporte paraoutras coisas que tambm no tm utilidade nenhuma

Mantenha os mveis o mais despidos possvel, apenas comuma ou duas decoraes, mas nunca com todas as recordaesque costuma trazer quando vai de frias para qualquer lado.Nas prateleiras apenas deve ter livros que queira guardar para

o futuro e no arrume as revistas ou jornais que vai lendo.Guarde-os em caixas em stios que no incomodem

Contas

Coloque as contas a pagar no dbito automtico

Qualidade em vez de quantidade Em vez de comprar muitos produtos baratos para casa, compre

poucos artigos, mas de grande qualidade. melhor ter umamesa de caf espetacular e que dure muitos anos, do quecomprar trs ou quatro peas de mobilirio de menor qualidadeque s vo ocupar mais espao


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INTERNET

COMO GANHAR TEMPO EM PESQUISAS NA INTERNET

A Internet , sem dvida, a maior fonte de informaes da histria.

Entretanto, encontrar informao til nesta catica e quase infinitaestrutura pode ser bastante complicado.

Filtre seu tempo on-line

Quanto do seu tempo livre voc utiliza vendo bobagens online,apagando spam e "caando" sites? Corte este tempo ao utilizar filtrosde spam para e-mail, condense seu tempo de visitao de blogs aoassin-los via RSS e prometa a si mesmo que deixar de ver aquele

monte de vdeos horrveis de bobagens que circulam pela Internet.

Escolha a ferramenta adequada

"Ora, o Google", diro alguns. Mas ainda que este seja o buscadormais popular, a informao flui por diferentes caminhos. No serestrinja ao site campeo: outros meios podem ser fruns, blogs,sites especializados ou at mesmo seus contatos no messenger. svezes, o que se procura est a um contato de distncia. Preste

ateno tambm a outros mecanismos de buscas - sim, eles existem.


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Aprenda a usar a ferramenta

Ao escolher um buscador, antes de tudo vale a pensa investir umpouco de tempo para saber exatamente como ele funciona. Se formelhor realizar a busca usando os termos entre aspas, se usa osoperadores lgicos "and", "or" e outros, ou se realiza buscascontextuais em pginas concretas.

Todo o tempo gasto em conhecer a ferramenta tempo que ser

economizado ao conseguir utiliz-la com objetividade.

Tenha claro o que procura

Estar focado no que se busca bsico para que no se perca tempo.Mas se existe algo que inclina divagao e disperso a busca naInternet.

Quando estamos procurando, s vezes encontramos coisas que noeram exatamente nosso objetivo, mas que se tornam interessantes.Ento, vamos olhar, e acabamos perdendo o caminho. Portanto, aoiniciar uma busca, tenha um objetivo bem definido em mente.

Seja claro e objetivo

Ainda que os mecanismos de buscas vo sendo otimizados paraentender a maneira de pensar humana, os humanos tambm podemconhecer a maneira de raciocinar de uma ferramenta de busca.

Por exemplo, para fazer uma busca de vrias palavras, convenientepensar no apenas em como se procura, mas tambm em como oprograma que gerencia as buscas vai entender o pedido que se faz.

Em vez de procurar por "amor e poesia", frase que tem um "e" quemuitas vezes ignorado pelos buscadores, melhor buscar "poesiaamor" - mais facilmente o programa entender que so duaspalavras-chave a considerar em seus parmetros de busca.


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Aprenda a diferenciar primeira vista

Ao fazer uma busca, bom conseguir determinar de cara se osresultados tm algo a ver o que se quer encontrar. Basta olhar asprimeiras palavras de cada resultado para saber se foi encontradainformao til ou simplesmente sites que pouco tm a ver com oque se precisa encontrar.

Perca alguns segundos analisando as primeiras linhas dos resultados.

Voc saber se est na pista certa.

Use ingls, dicionrios e tradutores

Outras lnguas, como espanhol ou portugus, podem at estarganhando mais espao na Internet, mas a realidade que a imensamaioria das pginas est - ou oferece - verso em ingls.

Portanto, se voc no encontra em portugus o que procura,experimente traduzir as palavras-chave para o ingls e fazer novabusca. Se precisar, utilize dicionrios ou mesmo os tradutores onlinepara investigar pginas que paream interessantes.

Aprenda a buscar indiretamente

A busca indireta d resultados timos quando parece ser impossvelencontrar aquilo que se busca. Trata-se de no atacar diretamente otema que procuramos, mas buscar algo relacionado com ele.

Por exemplo, procurar a letra de uma cano de Elvis Presley da qualno se lembra o nome. Se no se encontra nada a partir de "ElvisPresley", pode-se experimentar usar um pedao da letra do qual serecorde (como "kiss me my darling").

Entre os primeiros resultados, certamente estar a letra de "It's nowor never". Isso aplicvel a uma grande variedade de temas, e especialmente til quando o tema principal da busca muito amploou quando, por exemplo, buscamos o nome de uma pessoa, j quepode haver muito mais gente com tal nome do que se imagina.


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Varie a busca por imagens

A busca de imagens especialmente complicada, e para conseguir osmelhores resultados, alm de usar dicas anteriores (busca indireta,traduo para outras lnguas), no use apenas a busca de imagens doGoogle, por exemplo. Procure tambm por sites que possam conteras imagens que voc quer, e aproveite outros buscadores - inclusiveespecficos para imagens.

Use a Wikipedia

Se a procura por um termo popular, quase certo que j exista nawikipedia. A enciclopdia global online colaborativa tem informaode qualidade. No se perde muito tempo em consult-la, mas pode-se economizar tempo ao encontrar l o que se procura e, muitasvezes, outras referncias sobre o assunto permitem que se tenhamais fontes de informao.

Experincia a princial aliada

Na busca via Internet a experincia no um grau, so 360. medida que fizer buscas, voc aprender a discriminar melhor, vaiadicionar aos seus sites favoritos outros buscadores especializados,que funcionem melhor para determinados assuntos, e aprendertambm a pensar mais como uma ferramenta de busca, porque asentender melhor.

Ou seja: busque e aprenda com as buscas que faz. Em pouco tempo

voc se tornar uma ferramenta indispensvel para outras pessoasque no vo precisar de um buscador: elas tero voc.


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ESTUDOS

DICAS PARA APROVEITAR SEU TEMPO DE ESTUDO

1- Escolha um local calmo, arejado e iluminado para estudar

Evite barulhos que possam despertar sua ateno. No deixe rdio ou

TV ligados, a hora de estudar exige concentrao total. Escolhatambm cadeira e mesa confortveis.

Conforto importante, mas no exagere! Nunca estude deitado, poisassim o sono pega.

2- Organize o material

Deixe sempre por perto seu material para no ter que ficar

levantando toda hora para procur-lo. Isso tira sua concentrao efaz seu rendimento cair.

3- Planeje os horrios

Procure estudar todos os dias num mesmo horrio. Assim voc cria ohbito de fazer as tarefas diariamente.


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Escolha para estudar o perodo do dia em que normalmente voc jno faz nada ou tem poucas atividades. Assim a probabilidade de seratrapalhado por qualquer coisa fica bastante reduzida.

4- D prioridade aos seus estudos.

Se surgir algum programa, passeio, telefonema de amigos, ou outracoisa no fure os estudos. Seja persistente, estude primeiro e v

depois. Se deixar de estudar um dia por um motivo, outro dia poroutro motivo, daqui a pouco no estuda mais e o rendimento comeaa despencar.

5- Nunca deixe para amanh a dvida que voc pode tirarhoje.

Procure os professores aps a aula, nos intervalos. Trocar idias comos colegas tambm pode ser uma boa, sempre um acaba ajudando ooutro e assim todos crescem.

6- No fique querendo decorar tudo.

Estude para aprender. S assim voc ser capaz de manipular seuconhecimento com criatividade. A tendncia dos concursos cobrarcada vez mais raciocnio e manipulao de idias. uma espcie demovimento conjunto cujo lema bem poderia ser abaixo alunobitolado.

7- Cultive o hbito de boas leituras.

Muitas questes tm sido formuladas em cima de acontecimentosrecentes e assuntos que vm sendo amplamente discutidos nosprincipais jornais e revistas do pas. Alm disso, a boa leitura ajuda amelhorar sua compreenso de textos e sua capacidade de expresso,requisitos importantssimos para fazer uma boa prova de qualquermatria.


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8- Crie um combo entre exerccios e leituras

Se voc l revistas de notcias e jornais e, alm disso, se exercitavoc pode combin-los para ganhar pelo menos uma hora no seu dia.O segredo substituir as leituras dirias por podcasts informativos eouvi-los enquanto caminha, ou levanta pesos.

bem provvel que as publicaes que voc l tenham verses emPodcast. Assim voc economiza dinheiro, ajuda o meio-ambiente e

economiza tempo de leitura (porque d para escutar enquanto se fazoutras coisas).

9- Simplifique seu deslocamento

Falando em trnsito catico, algumas pessoas gastam um bocado detempo indo e voltando do trabalho. A forma mais fcil de acabar comeste problema trabalhar em casa. Assim, voc simplesmente ireliminar o deslocamento e a perda de tempo.

A maioria de ns no tem este luxo, ento simplifique seudeslocamento em uma das seguintes formas. Use nibus, metr, ouarranje uma carona, para que voc possa trabalhar ou ler durante odeslocamento. Se voc tem que dirigir, escute podcasts ao invs dordio de manh, ganhando tempo ao saber das notcias. Outra boaalternativa escutar livros gravados em cd ou e-books.

10- No perca nenhum exerccio.

Eles so oportunidades mpares de voc treinar a situao de provaaprendendo a controlar suas emoes, controlar o tempo edesenvolver mtodos mais eficientes de ataque e soluo dasquestes.

11- No se esquea dos momentos de lazer

necessrio haver uma compensao. Se voc passa muito tempoconcentrado estudando, tambm precisa descontrair. A estratgia


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passa por no pensar naquilo que ainda pretende fazer, mas simnaquilo que ir fazer durante esse tempo livre.

Ocupe o seu tempo fazendo esportes, passeando com a sua famlia,ou em qualquer outra coisa que lhe d prazer e lhe traga ao mesmotempo felicidade e realizao. Se nunca se disciplinar a uma pausa,nunca ser capaz de gozar toda a sua plenitude!

12- Acredite em vocTodo dia repita mentalmente: eu sou bom aluno e a cada diaconstruo um pouco do meu futuro muito importante terautoconfiana e, claro, autoconfiana comea com a aplicao eestudos dirios.

13- Crie tempo livre

Criar tempo livre est diretamente relacionado com a produtividade.Quanto mais produtivo voc for, mais tempo livre consegue criar nasua rotina. A chave da produtividade est em desligar-se de tudoaquilo que a pode afetar.

Se possvel, desligue-se da internet, feche o e-mail, encerre o MSN etodos os aplicativos que lhe podem causar distrao. O mesmo seaplica televiso e rdio.

Depois disso concentre-se em cumprir as tarefas que delineou, e verque rapidamente se torna numa pessoa mais produtiva, ao mesmo

tempo em que passa a ter um calendrio mais folgado para fazeroutras coisas que tambm gosta.

14- Estabelea pausas

A cada 1 hora e meia, estabelea pausas de pelo menos 5 minutospara que sua mente no seja sobrecarregada.


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Agora altura de eu aproveitar para fazer um intervalo, tomar umbanho e descansar um pouco. E voc, j aproveitou o seu tempo livrehoje?

15- Defina o importante

Embora tenha dezenas de coisas para fazer todos os dias, existemumas que so invariavelmente mais importantes que outras. Comece

por organizar a sua rotina com as matrias e temas que sorealmente importantes, e deixe todas as outras para uma alturaqualquer em que o seu tempo livre possa ser ocupado com elas.

Faa uma folha em Excel e coloque nela todas as tarefas que sorealmente importantes para si. Na parte de baixo, coloque todas astarefas que no so importantes, mas que tm de ser feitas. Dessaforma voc ir tornar-se mais produtivo, ao mesmo tempo em queliberta tempo livre para outras coisas.

16- Menos TV, Mais Leitura

Se voc diminuir o tempo que assiste TV com programas inteis eutilizar esse tempo para ler um livro, ser muito benfico (j reparouquanto tempo perdemos com TV??).

Mas para quem viciado em televiso fica difcil falar para trocar anovela por um bom livro, o que recomendo escolher um dia porsemana para fazer essa substituio. Perder a novela um dia no vaite matar e far um bem enorme para seu corpo mental.

17- Leitura Seletiva

Voc no precisa ler tudo que falam para voc ler. Tenha o hbito decomprar apenas livros que realmente te interessam e depois, quandopegar um livro para ler, analise o ndice, leia o prefcio e se possvel(a maioria dos livros tcnicos permite isso) selecione apenas oscaptulos que me interessam para ler e pule os que so perda de

tempo ou que tem pouco valor para agregar.


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18- Foque em no mximo 2 livros

Evite ler muitos livros simultaneamente, isso reduz sua produtividadede leitura e ainda desfoca sua ateno no contedo do livro. Escolhaum livro e deixe-o no seu canto de leitura e outro menor para estarsempre com voc, que servir para ler, no transito parado de SoPaulo, na espera do mdico, na sala do aeroporto, etc.

19- Leitura Dinmica

Funcionam, se voc fizer os exerccios que os cursos sugerem. A dicaessencial ler em blocos ao invs de palavras isoladas, para comearfoque em 3 palavras por vez, depois v aumentando o nmero depalavras at conseguir focar na linha toda.

Outra dica evitar o hbito da leitura labial ou mental (tem genteque at fala a palavra que est lendo), isso condiciona sua velocidadede leitura, o que pode ajudar colocar um lpis na boca e morde-lo,at que esse hbito suma da sua vida.

20- Partes ao invs do todo

Se est estudando para uma prova da Microsoft e outra de projetos(PMP), por exemplo, e os livros que deve ler so enormes e chatos,defina, por exemplo: Ler Captulo 5 PMBOK Project ScopeManagement ao invs de ler PMBOK. Livros de fico no precisamseguir esse modelo.

21- Armazene o Importante

Se voc est lendo um livro que seu contedo merece ser relido erecuperado posteriormente, existem duas formas de fazer isso commais produtividade:

a) Marcadores Utilize canetas de marcao de textos (aquelasamarelas) e grife o que achar importante. Alm disso, quando algo

realmente til e dever ser usado, coloque uma anotao na contra


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capa do livro, algo do tipo: Pgina 12 Utilizar essa referncia paraa palestra X

b) Mapas Mentais Utilize essa tcnica de mapas mentais pararesumir livros, reunies e ter idias. Vale a pena durante a leitura,utilizar um software que faa mapas mentais e resuma as principaisidias do livro.


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TRABALHO

COMO TRABALHAR MELHOR EM MENOS TEMPO

1- Faa um plano e siga-o.Estabelea uma lista de Coisas a Fazer. Planeje as tarefas no diaanterior. Estabelea prioridades e pare de fazer tarefas de baixaprioridade.

2- Aprenda a delegar bem.

No tente fazer tudo. No tenha medo de pedir ajuda. A maioria daspessoas at gosta de ajudar. Um dos maiores mitos pensar que,para uma coisa ser bem feita, temos de ser ns a faz-la.

Quando delegar, fornea as informaes completas e mostre algumaconfiana no outro. Vai ver que acaba por ser positivamentesurpreendida.


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3- Respeite os prazos.

Tenha disciplina e no permita interrupes. Os telefonemas (leiacelulares) so os maiores ladres do tempo. No atenda todas aschamadas ou, se tiver de atender, no tenha conversas demoradas.

4- Programe-se

Anote tudo o que tem para fazer na agenda, concentrando-se nastarefas mais importantes.

Um bom truque instituir horas de 50 minutos para ganhar umafolga entre um compromisso e outro.

Tanto no trabalho quanto em casa importante que todos tenhamconhecimento da sua disponibilidade.

Essa atitude far com que os outros respeitem o seu espao e evitemcobranas depois.

5- Use a tecnologia

Hoje existem mtodos eficazes para comunicar. Prefira o e-mail ou ofax em vez de telefonar e ter que conversar com quem est do outrolado da linha.

E as mensagens devem ser sucintas poucas pessoas (vocinclusive) tm disposio para ler "testamentos" no tempo de

expediente.

Grave na agenda eletrnica o nmero do seu fax e o e-mail; assim,quem ligar poder entrar em contacto consigo de um modo maisprtico e rpido.


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6- Evite as interrupes

Cada vez que comear algo importante, ligue a agenda eletrnica eavise que no quer ser interrompida.

Se tiver algum para selecionar os atendimentos e anotar recadosmelhor ainda. Quando um colega se aproxima e pergunta se podeconversar 1 minuto, diga que est ocupada, mas que logo ir at asua mesa.

Barreiras fsicas, como trancar a porta ou pendurar uma placapedindo paz, no so a melhor alternativa, porque demonstram mvontade. No entanto, podem ser consideradas em casos extremos.

Um dos maiores viles da produtividade pessoal so as interrupes. muito comum ouvirmos que algum produz mais em casa do queno trabalho ou que produz mais fora do horrio de expediente do queno horrio de expediente. comum vermos pessoas chegando maiscedo e saindo mais tarde para poder dar conta do volume de servio.Causa? Interrupes!

Princpio de Pareto: Vilfredo Pareto foi um italiano poltico, socilogo eeconomista. Em uma das suas teorias, fala que apenas 20% dequalquer coisa provoca 80% dos resultados dessa coisa, seja o quefor. Trazendo para o nosso cenrio, apenas 20% do nosso dia geram80% do resultado final. Ou seja, se voc evitar interrupes nesses20%, voc tende a ser at 80% mais produtivo.

Mas o que fazer para evitar essas interrupes, vils da nossaprodutividade?

Primeiro, d um fim aos fatores internos de interrupes. Depois,procure minimizar os fatores externos.

Fatores internos? Externos?

Fatores internos so os fatores de interrupes que voc mesmo cria.Alguns exemplos comuns so: internet, banheiro e criatividade (porincrvel que parea). J os fatores externos, so aqueles fatores que


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no voc que cria. Exemplos so: chefe, telefone, membros daequipe perturbando e e-mail.

Veja abaixo sugestes de como evitar alguns desses fatores.

1.Fatores Internos

Internet comum, ao se realizar uma pesquisa em um site de buscas,desviarmos do objetivo e entrar em algum link interessante.

Essa uma importante ferramenta que pode tanto auxiliarquanto prejudicar a nossa produtividade. Ateno!

Fome, cafezinho e banheiroFaa o que voc tem que fazer antes de sentar e se concentrar.Se voc sair do seu posto, algum pode achar que voc estlivre e puxar voc para conversar

Criatividade muito comum, durante a produo de alguma coisa, termos

idias para a produo de uma parte de outro projeto ou outrosistema. Tenha em mos um caderno de anotaes, anote evolte posteriormente essa idia

2.Fatores externos

ChefeSe voc est resolvendo um problema especfico e o chefe pedepara voc fazer outra coisa, converse com ele falando dasimplicaes de voc parar o que est fazendo para fazer o queele quer. Muitas vezes essas implicaes podem ser graves,fazendo-o desistir de interromper o seu trabalho

TelefoneLigue a caixa postal! Mostre que voc no pode atend-lo eretorne todas as ligaes posteriormente

E-mail comum ligarmos o aviso sonoro de recebimento de e-mail.Esse um dos tipos de interrupo mais comuns j que voc,


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muitas vezes, vai parar o que est fazendo para ler o e-mail. Asugesto aqui desligar o aviso sonoro e o auto-recebimentode e-mails para se dedicar exclusivamente ao seu trabalho

Equipe importante mostrar para a sua equipe que voc est ocupado.Uma sugesto muito til para este caso comprar aquelesfones de ouvido que tampam toda a orelha para ficar bemvisvel que voc est concentrado e no est ouvindo fontes de

rudo externas. (Muitas pessoas desistem de falar conosco pelosimples motivo de estarmos com o fone)

Todas essas dicas acima so muito eficientes para diminuir o nvel deinterrupes durante o seu trabalho. Mas sejamos realistas, quandose trata de interrupes externas no tem como evit-las 100%. Nopodemos excluir nossa famlia, colegas de trabalho e chefes nosmomentos que quisermos.

O mais importante aqui saber no deixar que as interrupes nosinterrompam.

Como assim?

preciso saber lidar com as interrupes.

Elas sempre vo acontecer, por mais que ns tentemos evit-las.Fatores de interrupes pessoais so mais fceis de evitar, masfatores externos de interrupo so muito mais difceis de lidar.

Nesse caso, o que realmente tem efeito voc conseguir acabar coma interrupo o mais rpido possvel e, imediatamente, retomar o quevoc estava fazendo.

S que aqui entra outro problema: s vezes retomar o seu fluxo deidias demora um pouco. Um segredo para retom-lo com eficinciaaps a sua interrupo a organizao. Separe seu trabalho empequenas partes com incio e fim.

Se algum te interromper, fica mais fcil retomar o seu fluxo deidias quando voc tem uma parte menor de um todo para terminar.


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Assim, voc no precisa pensar no todo e sim, apenas naquelapequena parte.

7- Seja objetivo ao telefone

Enumere as chamadas que precisa fazer. Reserve um perodo paratelefonemas e tente livrar-se dos mais complicados primeiro.

Um bom truque pensar no que tem para dizer e ir direto aoassunto.

Se a pessoa for inconveniente ou no entender a sua necessidade dedesligar, agradea a conversa usando o verbo no passado: Foi muitobom termos falado sobre isso. Seno, invente uma desculpa, como aclssica tenho uma chamada nacional ou de um celular espera naoutra linha.

Concludo o dilogo, agradea e encerre o contato. A menos que vocseja relaes pblicas, vendedor ou algo semelhante, no h motivopara esticar um telefonema.

Imunize-se tambm contra interrupes telefnicas quando estiverconcentrado num trabalho importante ou em reunio. Pea secretria ou a algum para anotar o nmero e ligue mais tarde.

8- Evite estender reunies no programadas

Quando depender de si, defina as reunies em termos objetivos: hora

marcada para comear e para terminar e lista das pessoas que voparticipar.

Tal evita a queda de produtividade gerada por conversas eprolongamentos desnecessrios.

Se possvel, marque a reunio para antes do almoo todospreferiro ir direito ao assunto para no morrerem de fome.


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Evite discutir itens no programados e no deixe nada interromper oencontro. Alm disso, termine a reunio na hora combinada, mesmoque os outros queiram prolong-la um pouco.

Se ningum tomar a iniciativa de sair, v para a porta ou, se estiverna sua sala, estenda a mo e agradea a conversa. Eles vo entenderque essa a deixa para sair.

9- Estabelea os objetivos com clarezaTenha estabelecido bem claro para voc o que pretende atingir demais importante em dois ou trs meses ou nas prximas semanas.

Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-assempre bem vista. Isso far com que no esquea de suas metas.Lembre-se: barco sem rumo no chega a porto algum.

10- Faa uma lista diria e priorize as atividades

Isto to bsico quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacionediariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode sernotebook, tambm), todas as atividades a serem cumpridas nesse diae estabelea prioridades comeando sempre pelas mais importantes.

Assim poder monitorar o andamento dos trabalhos, em vez deperder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando-odopado, mas sem nada renderem de efetivo.

Uma folha de planejamento dirio ser de muita utilidade para sua

definio de prioridades, tanto de atividades a serem executadasquanto de telefonemas a serem feitos.

11- Delegue

Passe a bola aos seus subordinados, comeando pelas rotinas eprocedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue tambmatividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoaesteja apta para assumir a tarefa. Caso contrrio, treine-a.


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Delegando voc estar livre para vos mais altos e fazer coisas maisnobres.

12- Saiba tomar decises

No existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes,decises erradas. Uma deciso errada , quase sempre, melhor doque no tomar nenhuma deciso.

Mas abusar do erro pior do que no tomar nenhuma deciso. Tenteidentificar as causas do problema mediante as clssicas perguntas: OQu?, Quando?, Por Qu?, Onde?, Quem?, Quanto?. Isolado oproblema e descobertas as causas, tome a deciso. Se estiver emdvida quanto melhor deciso, pergunte as pessoas que jenfrentaram o problema e como o resolveram.

Pesquise tambm em livros, ou rena seus subordinados e pea-lhessugestes. Uma boa idia tambm procurar um especialista noassunto.

13- Saiba dizer NO

No recusar nenhum servio, por menos volumoso que seja, quandovoc j est atolado de trabalho at a ponta do nariz, no lhe trarnenhum reconhecimento de outros. Acabar apenas ganhando a taado "Engole Sapo". Trabalhar muito uma coisa, mas ser soterradopelo trabalho outra bem diferente.

Se algum (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar umservio e voc estiver atolado, diga claramente que no temcondies de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometerseriamente o prazo e a qualidade do que voc j est fazendo.

Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faa comque ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nasatividades que voc j estava desempenhando.


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14- Evite o perfeccionismo

"O perfeito inimigo do timo", diz o ditado. A perfeio desejvel,mas raramente necessria. Isso parece estar acima do nvel decompreenso do perfeccionista, o qual acha que tudo de umsimples bocejo amais avanada astronave deve ser impecvel.

Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurticocontrole de qualidade relatrios, projetos, digitao, carto-ponto,

limpeza, etc -, e assim decises importantes e essenciais deixam deser tomadas, porque o "deus-da-perfeio", excessivamentecomprometido com a importncia das picuinhas desnecessrias, noconsegue ver as oportunidades passando ao lado.

Se o timo j est timo, deixe o rio continuar fluindo, e no oimpea. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforo queno compensam o trabalho. O perfeito s deve ser buscado quandofor realmente imprescindvel.

15- Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor

Todos temos um "relgio biolgico" que regula nosso fluxo de energiano decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas cientficas comprovaramque nossa capacidade de raciocnio, criatividade e tnus muscularatingem seu auge entre oito e onze horas da manh.

Esse ritmo diminui quase pela metade no perodo da tarde e noiteno chega a 20%. Nada melhor ento do que remar a favor da mar.Pela manh, sempre que possvel, execute atividades nobres, que

exijam clareza de raciocnio, dedique-se a um projeto importante,faa reunies produtivas (e rpidas), estabelea contatos essenciaisetc.

tarde, de preferncia, dedique-se mais a rotinas e trabalhoscorriqueiros. Agora, se voc gosta de testar seus limites de atletaolmpico, ento na hora do almoo faa sempre refeiessubstanciais, com muita comida gordurosa e regada a muito vinho oucerveja e, em seguida, v a uma reunio importante ou desenvolvaum trabalho que exija concentrao e veja os resultados.


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Entretanto, se voc no for "aquele" atleta, nem quiser testar seuslimites, ento almoce com frugalidade e evite bebidas alcolicas.Voc continuar produtivo no perodo da tarde e com disposio atpara algum trabalho noite, se precisar. Reserve, de preferncia, ofim de semana para colocar em dia suas necessidades gastronmicase etlicas, se sentir essa necessidade.

16- Organize-se

Os sintomas da desorganizao so: deixar tarefas inacabadas, fazervrias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentrao,adiamentos constantes, no programar suas atividades.

Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, emuitas vezes no temos condies de alocar perodos de tempo semque haja vrias interrupes. Use ento a "tcnica da mortadela".Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma svez srio candidato a uma inesquecvel indigesto.

Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de algunsdias, no existir mais nenhum pedao dela. O mesmo se d comtarefas trabalhosas e difceis. Divida-as em pores menores e depoiscomplete-as passo a passo.

Neste caso essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho emetapas, completando um segmento de cada vez. Assim, voc sesentir gratificado ao perceber que j completou uma parte doprojeto e estar motivado para iniciar a prxima etapa.

17- Saiba o que fazer com os papis (vale tambm para e-mails)

Se voc coleciona papis em cima da mesa ou entope as gavetascom eles e sente-se incomodado com isso, ento utilize estasalternativas:


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1. Jogar ForaPergunte-se: "Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu

jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for"nada", ento jogue no lixo (ou delete) sem o menorconstrangimento.Exemplos de papis descartveis: interminveis folhetos depropaganda, folders de seminrios e conferncias que no irassistir, notcias obsoletas, informaes que no so de seuinteresse.

2. TransferirTransfira os papis (ou e-mails) que no so de sua alada ou doseu interesse ao chefe, colega ou subordinado etc. e que poderoser de utilidade a eles.

3. AgirSe tiver que tomar alguma atitude em relao a algum papel (oue-mail), tome logo, contanto que no interfira nas suasprioridades, a menos que seja algo mais importante do que essasprioridades. Se voc mesmo no puder executar as tarefas, entodelegue-as a algum.

4. ArquivarSe o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o.Assim poder recuperar o documento futuramente quandonecessitar dele.

18- Pratique a relao 80/20J no final do sculo XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto

afirmava: 80% das riquezas do mundo so produzidas por 20% dasnaes; 20% das riquezas restantes so produzidas por 80% dasnaes.

Essa relao vale tambm para a administrao: 80% que deimportante voc produz num dia vem de 20% de suas atividades;enquanto que 20% da produo de um dia vem de 80% de outrostrabalhos.


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Descubra quais os 20% do seu trabalho dirio (isto , o que realmente essencial em seu trabalho) que lhe do 80% deprodutividade.

Descubra tambm quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade.Descarte-as quanto antes, pois elas o esto fazendo cair naarmadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muitotrabalho.

bom lembrar que os "super" bem-sucedidos raramente trabalhamtanto quanto os meramente bem-sucedidos: que eles trabalham deum jeito mais inteligente. Falta de tempo o eterno libi dosincompetentes.

A alta produtividade o resultado dos que aprenderam a esgrimircom o fantasma do tempo.

19- Faa reunies produtivas

Nada mais fcil do que dinamitar uma reunio. s introduzirassuntos no agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntosirrelevantes e deixar que dois ou trs galos de briga monopolizem areunio e fiquem discutindo entre si.

Reunies eficazes exigem um coordenador (para disciplinar adiscusso e tambm marcar o tempo), assuntos previamenteagendados do conhecimento de todos, participao e envolvimentodos participantes e, ao final,cpia para todos das decises tomadas

na reunio, com os compromissos assumidos por cada um (quem soos responsveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realizao.

No desenvolvimento normal de suas atividades, os gerentes seenvolvem constantemente com reunies. As pesquisas realizadas noBrasil indicam que os executivos gastam entre 20 e 30% de seutempo em reunies e que nos Estados Unidos este percentual sobepara 50%.


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TIPOS DE REUNIES

Quanto aos objetivos:- Informativa- De tomada de deciso- De avaliao

Quanto periodicidade:- Regular

- Extraordinria

Existem empresas onde acontecem reunies em excesso, em outras,falta a realizao de reunies. Em muitas empresas, as reunies noso organizadas de forma a serem eficazes, no chegando a alcanaros resultados esperados, se tornando enfadonhas e cansativas.

Nas situaes acima temos o descrdito das reunies comoimportantes instrumentos gerenciais.

Reunies, para serem eficazes, devem ser tecnicamente planejadas,

preparadas, conduzidas e organizadas.

PLANEJAMENTO

O planejamento da reunio comea com a definio de suarealizao. Decidido que realmente necessrio ser realizar areunio, designa-se previamente um coordenador e estabelece-se:- Data e local de realizao.- Nomes/unidades de trabalho e cargos dos participantes

- Horrios de incio e trmino- Pauta da reunio

PREPARAO

O coordenador faz o planejamento, prepara a pauta da reunio,providencia os recursos de apoio e comunica prvia e formalmenteaos participantes. Isto permitir que eles possam se preparar.Tambm se recomenda que os participantes com pontos em comum

faam antecipadamente uma prvia da reunio.


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Caso haja necessidade de alterao da pauta, os participantesinteressados devem se comunicar com o coordenador para que estepossa, concordando com a alterao, comunicar aos demais.

Os prazos para comunicao da reunio ou de sua alterao, variamde empresa para empresa, sendo que nas pequenas e mdias, ousual e de 3 dias para comunicao e 2 dias para informao dasalteraes.

CONDUO

Reunies devem ser realizadas no horrio marcado, iniciando eterminando com pontualidade britnica. No se deve esperar porqualquer um dos participantes, independentemente de seu nvel.

Qualquer atraso em uma reunio significa alto custo para a empresa,alm do desgaste dos participantes. No deve haver interrupo emhiptese alguma, devendo a secretria informar, nos casos detelefonemas, que a pessoa chamada retornar a ligao

posteriormente.

O coordenador ser o responsvel pela boa conduo da reunio econtrolar o seu desenvolvimento, a sua durao e a seqncia detemas a serem abordados. O uso da palavra dever ser solicitado aocoordenador, que tambm definir e controlar o tempo dosolicitante.

Quem estiver com a palavra, no poder ser interrompido, mesmoque a interrupo seja importante para o assunto. O interessado deve

anotar e aguardar o trmino da palavra por parte de que a estiverfazendo.

Assuntos, mesmo que importantes, fora da pauta devero sertocados somente ao final da reunio e se houver autorizao porparte do coordenador. Somente poder ser iniciado outro assunto dapauta, se o anterior estiver concludo.

Em hiptese alguma podero ocorrer conversas paralelas.


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FINALIZAO

Durante a reunio sero anotados os dados relevantes e, ao final,com base nestas anotaes deve ser lavrada ata, que ser assinadapor todos os participantes e que definir as decises sobre cadaassunto, os correspondentes responsveis e respectivos prazos.

Cada participante receber uma cpia da Ata e responder, nareunio seguinte, pelo que lhe for atribudo.

ATA

A ata da reunio deve ser escrita de forma objetiva e conter osseguintes dados:

- Data de sua realizao- Horrio de incio e trmino- Local em que se realizou- A pauta previamente elaborada- Os nomes dos participantes e suas respectivas unidades de trabalho

ou empresas- Para cada assunto previsto na pauta, as decises correspondentes,as providncias a serem tomadas, os responsveis por cadaprovidncia e as datas ou prazos para cumprimento- Assinaturas ou vistos dos participantes dando o de-acordo

Marque somente reunies necessrias

Pense com simplicidade: Quando os funcionrios esto em uma

reunio, no esto produzindo. O salrio pago a cada um para estarem uma reunio e a quantidade de trabalho perdida coletivamente,ao mesmo tempo, deveriam ser considerados quando questionada aimportncia da reunio.

Seu propsito deve ser a tomada de deciso, a soluo de umproblema, a resposta a uma querela ou a seleo de um fornecedor.

Alm disso, cada uma dessas questes diz respeito somente aalgumas pessoas e s elas devem ser chamadas. Existem assuntos


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legtimos, mas eles s dizem respeito a X pessoas; o resto ficaraborrecido, sentindo que h coisas mais importantes a serem feitas.

Uma boa regra para determinar a necessidade da reunio quandocomeamos a ver correspondncia freqente sobre um mesmoassunto entupir as caixas de mensagem. Nesse ponto, nsmarcamos uma reunio para chegar ao corao do problema.

Elimine reunio de atualizao ou reduza sua freqncia

Muitas reunies simplesmente atualizam a situao das reas,entregam relatrios, anunciam novos sistemas e assim por diante.Fazer uma pequena atualizao, em geral, no uma boa razo parachamar uma reunio. Essas informaes poderiam, na maioria doscasos, ter sido passadas de outra forma; eletronicamente, porexemplo.

Para aqueles que consideram as reunies o momento deentrosamento da equipe, se voc quiser entrosamento na equipe,

faa isso, mas coloque o nome correto. Se falta entrosamento huma forma melhor de promov-lo. Algumas empresas, porm, podemachar difcil deixar de realizar reunies de todos juntos.

Mantenha reunies de atualizao mensais nas quais os participantesde suprimentos, suporte e a diviso de marketing reportam oandamento da respectiva parte do processo. A atualizao mensaldurante as reunies crucial e informativa, j que cada grupo podeouvir e discutir o que os outros esto fazendo.

Caso voc precise desse tipo de ferramenta, tenha em mente aquantidade de reunies corporativas que os funcionrios participam etente balancear essa quantidade. No limite, considere torn-lasopcionais.

Por exemplo, como alguns participantes, como a gerencia de dados,tm funes em diversas reas, cerca de 30% dos funcionriosimportantes no aparecem nas reunies de atualizao, mas soinformados sobre elas minutos depois.


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Crie uma agenda

Criar uma proposta clara e uma estrutura para conduo dos temas crucial. Voc precisa saber identificar a chave para o ponto central dareunio, ou aquela coisa que precisa acontecer para poder dizer,

Sim, essa reunio foi um sucesso.

Inclua o objetivo na pauta para que todos estejam cientes daproposta da reunio.

Dias antes da data estabelecida, solicite tens para a pauta de reunioaos outros participantes e inclua-os.

Certifique-se de enviar a pauta para todos os participantes comantecedncia.

Prepare a forma de conduzir a reunio e no somente osassuntos

Acredite na preparao. Se voc vai conduzir a reunio, precisasentar e pensar o que pode acontecer. Como darei prosseguimento reunio se tal coisa acontecer? E se uma pessoa chave no aparecer?Ou se a tecnologia no funcionar? Um participante ficar entediado oucomear a tumultuar?

Reveja a pauta e os objetivos no comeo da reunio

O segredo para manter uma reunio no rumo pretendido resumir os

assuntos a serem cobertos e aquilo que voc almeja da reunio. Porexemplo, Estamos aqui hoje para rever nossas opes de venda eat o final do encontro precisamos estreitar nossas opes em apenastrs tipos.

Ao adotar a lista de pautas (incluindo as pautas de todos) everbalizando os objetivos logo no incio gerou-se um impacto enormeda produtividade das reunies.


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Encoraje os participantes com ouvido atento

Sem uma atmosfera de respeito, voc no pode esperar umaparticipao ativa; muitas pessoas simplesmente no falaro em umambiente onde no se sintam vontade. A forma como vocresponde a uma contribuio pode reforar ou negar suaspalavras.

Mostre que voc est aberto a diferentes pontos de vista pedindo por

esclarecimentos. E desencoraje comportamentos inapropriados dosoutros. Por exemplo, corte os que interrompem: Entendo que vocdiscorde, mas vamos deixar Maria concluir seu pensamento antes dediscutirmos. Encoraje outros, com perguntas pertinentes, tais como,

Marcos acha que no temos dados suficientes para tomar umadeciso. O que o resto de vocs pensa sobre isso?.

Chame as pessoas reconhecendo seus conhecimentos, Erica, eu seique voc tem experincia nesse tipo de projeto, o que acha disso?.

Revise ao final

Quando o tempo tiver terminado, conclua a reunio. Resuma asopinies, decises e os prximos passos a serem tomados. Esse tipode atitude pode parecer perda de tempo, mas enfatiza que , naverdade, justamente o oposto.

Voc no quer que as pessoas saiam da sala com percepesdiferentes do que foi decidido, e os cinco minutos finais so cruciaisnesse sentido. So tantas discusses durante uma reunio que algo

pode sair pela tangente. Relembrar foi um aprendizado importante.

O relatrio deve ser entregue em um tempo razovel

Voc deve enviar um rascunho da ata reunio e avaliar osinteressados. A verso final deve ser encaminhada assim que osinteressados forem localizados e includos. Para ambos, estabeleaprazos de acordo com a complexidade do que foi discutido e decididona reunio. Dito isso, quanto antes acontecer, melhor.


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Tornar reunies mais proveitosas deveria ser prioridade para asorganizaes. Por conta de seu poderoso efeito na satisfao dosfuncionrios, sem mencionar os custos, as formas de tornar asreunies mais eficientes merecem a sua ateno.

Guia OZ! - Como Organizar Suas Tarefas

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