Guía para Gerentes de Proyectos GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS.

Guía para Gerentes de Proyectos

GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS


O CICLO DE PROJETO

Enfoque Lógico

DESENHO

AVALIAÇÃO EXECUÇÃO


O CLICLO DO PROJETO/AVALIAÇÃO

Situação Desejada

Avaliação Avaliação

expost

Execução Seguiment

o

Desenho Avaliação ex-ante

SituaçãoAtual


Os projetos não se relacionam com as prioridades nacionais:

Sobrecustos /custos inadequadosCalendários não realistasNão se atingem os objetivosFalta de objetivos clarosFalta de indicadores de desempenhoFalta de supostos sólidos

PROBLEMAS FREQÜENTES


Definições insuficientes acerca de papéis ede responsabilidades

Pouca participação dos níveis operativos no desenho do projeto Projetos que são intermináveis e commuitas extensões

Problemas freqüentes (Cont.)


Gerência orientada a resultadosMétodo científicoEnfoque de sistemasAcordos contratuaisGerência participativa

ENFOQUE LÓGICO PARA A GESTÃO DE PROJETOS


Objetivos:Claros e acordadosBoa relação entre causa e efeito

IndicadoresAlcançáveisQuantidade, qualidade e tempo (QQT)

Relação com fatores externosSupostos conhecidos

ENFOQUE LÓGICO (Cont.)


Identifica a responsabilidade gerencial de:Produzir resultados Objetivos superiores (efeito/impacto)

Determinar a fatibilidade do projetoMelhora o desenho, execução e avaliação



Inclui os requisitos para uma boa gerênciade projetosEstabelece as bases para executar e avaliarÉ um processo contínuo de aprendizagemReduz tempo e esforço a longo prazo



O QUE É UM OBJETIVO?

É um resultado específico que desejamos

Expressa uma intenção descrita como uma

mudança proposta

É observável e mesurável

ETAPA ANALÍTICA


Utilizar verbos fortes para descrever objetivos OBJETIVOS

DÉBIL

Coordenar Participar Contribuir Assistir Apoiar Melhorar Integrar FomentarColaborar Aumentar Organizar Aconselhar

Harmonizar

FORTE

Estabelecer OrganizarInstalar ErradicarFazer DirigirRealizarReduzir do X ao Y Aumentar do X ao Y

ETAPA ANALÍTICA


ÁRVORE DE OBJETIVOS

Baixa incidência de doenças imunopreveníveis

Cobertura de serviços de saúde adequada

Cobertura de imunização adequada

Cadeia de frio operacional

Pessoal de saúde treinado

Comunidade bem informada Vacinas

disponíveis

Menos Crianças deficientes

Baixa Morbi-mortalidade infantil

ETAPA ANALÍTICA


Preparar rascunho da Análise de Situação Reunir-se com contrapartes nacionaisAnálise dos ProblemasAnálise dos interessadosAtualização da Análise de Situação Preparar rascunho da Estratégia de IntervençãoReunir-se com contrapartes nacionaisAtualizar a Estratégia de Intervenção

RESUMO: ETAPA ANALÍTICA

ETAPA ANALÍTICA


Objetivos do ProjetoIndicadores e AcontecimentosMeios de VerificaçãoSupostos

ETAPA DO PLANEJAMENTOETAPA DE PLANEJAMENTO


HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOSHIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS

FIM- POR QUÊ?FIM- POR QUÊ? Razão do projeto. Objetivo superior para o qual contribui. Exemplo: Mudanças na Situação Nacional na Saúde.

PROPPROPÓÓSITO - POR QUSITO - POR QUÊÊ?? O impacto (efeito imediato) do Projeto. Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais.

RESULTADOS ESPERADOS – O QURESULTADOS ESPERADOS – O QUÊÊ?? Resultados (produtos) específicos produzidos pelo projeto. Responsabilidade Gerencial. Listagem de 10 da OPS.

ATIVIDADES - COMO?ATIVIDADES - COMO? Ações e recursos que o projeto deve executar para produzir o resultado. Responsabilidade Gerencial.

ETAPA DE PLANEJAMENTO


A LÓGICA DE UM PROJETO:UM CONJUNTO DE HIPÓTESES

VINCULADASA FIM DE........

SERÁ NECESSÁRIO...

SIM....

ENTÃO....

FIM

PROPÓSITO

RESULTADOSESPERADOS

ATIVIDADES



- FIMForam eliminadas doenças produzidas por água

contaminada- PROPÓSITO A população rural adotou práticas higiênicas- PRODUTOS

1. Trabalhadores da saúde capacitados2. A comunidade informada sobre técnicas de tratamento de água

- ATIVIDADES 1.1 Desenvolver o currículo1.2 Realizar cursos para os trabalhadores da saúde sobre tratamento de água2.1 Disseminar técnicas de tratamento de água.2.2 Realizar oficinas com a comunidade



INDICADORESNOS AJUDAM A DETERMINAR COMORECONHECER O SUCESSO

OBRIGAM-NOS A ESCLARECER O QUEQUEREMOS DIZER NOS OBJETIVOS

SUBMINISTRAM UMA BASE MESURÁVEL PARA A AVALIAÇÃO



OBJETIVO INDICADORMELHOROU A GESTÃO DOSSERVIÇOS DE SAÚDE

1. O TEMPO DE ESPERA DOS PACIENTES SE REDUZIU EM 50% PARA FINS DE 2000 NO HOSPITAL CENTRAL.2. A SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS AUMENTOU EM 50%

INDICADOR



TRÊS ATRIBUTOS DE UM BOM INDICADOR

PRÁTICO

INDEPENDENTE

ESPECÍFICO



PRÁTICOMEDE O QUE É IMPORTANTE EM UM PROJETO: Objetivo: Foram construídas melhores casas Indicador mau: Casas vermelhas e brancas Indicador melhor: 500 casas de 3 dormitórios

MEDE MUDANÇAS ATRIBUÍVEIS AO PROJETO: Objetivo: Melhorou a administração

do serviço de taxas Indicador mau: Aumento das taxas coletadas

É CUSTO-EFETIVO: Implica em coleta e análise de dados

simples

INDICADORES



INDEPENDENTE

NÃO UTILIZAR OBJETIVOS DE UM NÍVEL COMO INDICADOR PARA MEDIR RESULTADOS DE OUTRO

OBJETIVO INDICADORES

NOVA POLÍTICA DERECURSOS HUMANOSADOTADA NO PAÍS.

1. CONTRATAÇÃO DE UM CONSULTOR EXTERNO2. DISSEMINAÇÃO DA BIBLIOGRAFIA3. CONGRESSO NACIONALPARA VALIDAR A POLÍTICA

MELHORES INDICADORES?

INDICADORESETAPA DE PLANEJAMENTO


ESPECÍFICO

QUE QUANTIDADE?

DE QUE QUALIDADE?

PARA QUANDO? (TEMPO)

ONDE? (ÀS VEZES)

INDICADORES

LEMBRE-SE: QQT



Estabelecem o nível de desempenhonecessário para atingir o objetivo

Especificam os elementos necessários para determinar se o fim, o propósito e os resultados esperados foram atingidos

INDICADORESETAPA DE PLANEJAMENTO


Mostrar, em relação aos objetivos: Quantidade Quanto?

Qualidade De que nível? Tempo Quando? Enfatizar as características importantes dos objetivos a serem alcançados Estabelecer a linha base para o monitoramento e a avaliação Número de indicadores: o mínimo necessário para esclarecer o objetivo

INDICADORES (cont.)



ACONTECIMENTOS (Indicadores Intermediários)

Indicador:80% da população rural na província de Sta Clara com acesso à água potável em dois anos

Linha base a partir da árvore do problema: No início do projeto apenas 50% da população tem acesso à água potável.

Acontecimentos: - 60% após o primeiro ano - 80% após o segundo ano



HIERARQUIADE OBJETIVOS

INDICADORES E ACONTECIMENTOS

MEIOS DE VERIFICAÇÃO

ENUNCIADODOOBJETIVO

ESCLARECIMENTODO OBJETIVO

- QUANTIDADEQUANTIDADE- QUALIDADE- QUALIDADE- TEMPO- TEMPO

FONTES E TIPO DE EVIDÊNCIA NECESSÁRIA PARA VERIFICAR O INDICADOR

MEIOS DE VERIFICAÇÃO

Os indicadores nos ajudam a refinar e esclarecer o que desejamos dizer no objetivo A utilidade do indicador depende da disponibilidade e validez dos dados



OS SUPOSTOS SOBRE FATORES EXTERNOS TAMBÉM DEVEM SER

EXPLÍCITOS

SUPOSTOS



IDÉIAS-CHAVE:Os supostos devem incluir as

condições/fatores externos ao projeto

Um bom desenho de projeto deve incluir todas as condições necessárias e

suficientes para alcançar os objetivos do projeto.

SUPOSTOSETAPA DE PLANEJAMENTO


SUPOSTOSSÃO AS CONDIÇÕES QUE DEVEM EXISTIR PARA O SUCESSO DO

PROJETO, MAS QUE ESTÃO FORA DO CONTROLE DO PROJETO

OBJETIVO:AUMENTO DA PRO-DUÇÃO DE ARROZ

1. Plantar sementes de alta qualidade2. Aplicar fertilizante

SUPOSTO:24 CM. DE CHUVAANTES DE 30 JUNHO

UMA CONDIÇÃOCRÍTICA SOBRE AQUAL O GERENTEDO PROJETO TEM POUCO CONTROLE



MANEJAR OS SUPOSTOS CRÍTICOSNão fazer nada: riscos e benefíciosMudar o desenho do projeto: acrescentar outroResultado esperado e/ou atividadesAcrescentar um novo projetoAbandonar o projeto: Implicações?Vigiar os supostos e utilizar as influências

TOMAR UMA DECISÃO



A IMPORTÂNCIA DE ESCLARECER OS SUPOSTOS

Melhor comunicação entre os interessados

Identifica o que está além do controle do gerente do projeto

Subministra uma opinião compartilhada sobre a probabilidade de sucesso do projeto



ORÇAMENTO

Revisar e atualizar o custo das atividadesAtualizar o projeto Ver os Resultados Esperados Revisar designações do pessoal



RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO

Selecionar quatro níveis da árvore de objetivos

Revisar causa e efeito entre os níveis Estabelecer a linha de base dos

dados Definir indicadores e ocorrências Identificar meios de verificação



RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO (Cont.)

Analisar supostos e identificar os críticosOrçamentar fundos regulares e extraorçamentáriosOrçamentar os recursos humanosRevisar custos diretos e indiretosRevisar as fontes de financiamento Desenvolver um projeto de gestão



FATORES PARA O SUCESSO NA EXECUÇÃO DE PROJETOS

DIREÇÃO

CONTROLE

COMUNICAÇÃO

ETAPA DE EXECUÇÃO


FATOR CRÍTICO: DIREÇÃO

- Liderança- Projeto de trabalho (ver processos)- Ambiente de trabalho produtivo- Orientação para resultados - Conclusão de tarefas- Delegar autoridade e responsabilidades- Organização- Motivação

ETAPA DE EXECUÇÃO


- Avanço do trabalho - Custos- Entorno do projeto- Calendários, datas de limites - Supostos do projeto- Produtividade- Informação para a tomada de decisão- Avaliações

ETAPA DE EXECUÇÃO

FATOR CRÍTICO: CONTROLE


A: Contrapartes nacionais Gerência Equipe do Projeto Instituições Financeiras/DoadoresSobre: Progresso Conquistas Problemas e alternativas de solução Via: Relatórios formais Mecanismos não formais

ETAPA DE ExECUÇÃO

FATOR CRÍTICO: COMUNICAÇÕES


RESPONSABILIDADES DO GERENTEGerenciar todos os recursosProduzir os resultados esperados (RE)Vigiar que os RE contribuam com o propósito e o fim Vigiar os supostosAdvertir a alta gerência quando atingir os RE é incerto, quando há ameaças e os supostos sofrem mudançasRecomendar ações corretivasDesenvolver os membros de suas equipes

ETAPA DE EXECUÇÃO


SEMESTRE PRIMEIRO SEGUNDO TERCEIRO QUARTO TOTAL

RE 01ACT 01

Tarefa 01Tarefa 02

ACT 02

Tarefa 01

Tarefa 02

$ 45,000

$ 20,000

$ 9,500

$ 10,500$ 25,000

$ 12,000$

13,000

$ 5,000 $ 3,000 $ 1,500

$ 1,500 $ 6,000 $ 3,000

$ 4,000 $ 3,000 $ 5,000$ 6,000 $ 2,000 $

2,000$ 3,000

Projetos Complexos:ORÇAMENTO OPERATIVO

ETAPA DE EXECUÇÃO


SEGUIMENTO Comparar insumos e resultados esperados (avaliação do processo)Registrar o progresso do trabalhoExplicar discrepânciasAnalisar o estado de progressoFacilitar a avaliação

Relatórios PTS.01, BPB.18

ETAPA DE EXECUÇÃO


SEGUIMENTO (Cont.)Seguimento de:

- Execução de tarefas e atividades- Conquista dos resultados esperados

Conhecer o entorno do projeto (supostos)Impacto dos RE sobre o propósitoInformar os níveis superiores acerca de:

- Problemas no projeto - Problemas no entorno (supostos) - Sugestões para resolver os problemas

ETAPA DE EXECUÇÃO


ÂMBITOS DE RESPONSABILIDADE

FIM

PROPÓSITO

RESULTADO

ATIVIDADES

Responsabilidade dosproprietários do projeto

Responsabilidade dogerente do projeto

* No entanto, o gerente do projeto deveria comprometer-se com o propósito e o fim.

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