Guia Prático ACEPI 2006 - Empresas

apresentação

Depois de uma primeira fase do comércio electrónico que foi estimuladapor empresas dedicadas à venda electrónica de produtos e serviços para oconsumidor, a Internet entrou numa segunda vaga definida pela liderança epelo sucesso de organizações que apostaram no comércio electrónicoentre empresas, muitas vezes representado pela sigla B2B- Business toBusiness.

De acordo com a perspectiva dos gestores da actualidade, esta segundavaga da revolução global proporcionada pelo comércio electrónico éconstituída por enormes oportunidades. Este guia tem por objectivo dar aconhecer a todas as empresas, em especial às que ainda se sentemrelutantes em abraçar esta apelativa nova forma de negócio, todas asvantagens e inegáveis conveniências da realização de transacções viaInternet.

Hoje em dia, para serem competitivas e eficientes, as empresas devempossuir uma estratégia para as novas tecnologias, nomeadamente, aInternet. As empresas que se posicionarem de forma decisiva e inteligentenos negócios electrónicos registarão mais valias extremamentesignificativas. Tornam-se assim mais competitivas; promovem a suaactividade e ganham novos relacionamentos com clientes e fornecedores;tornam-se mais eficientes e produtivas; reduzem custos, nomeadamenteadministrativos, comerciais e de aprovisionamento; e por último, mas nãomenos relevante, aumentam as qualificações dos seus recursos humanos.Passam assim para estádios superiores da economia digital.

A lei do comércio electrónico de Janeiro de 2004 trouxe (Decreto-Lei nº7/2004, que complementam as disposições que já eram aplicáveis acontratos à distância estabelecidos ao Decreto-Lei nº 143/2001) uma maiorsegurança para a realização de transacções comerciais por viaelectrónica. Os mecanismos de privacidade e segurança nas transacções,que suportam a confidencialidade dos intervenientes e a sua autenticação,são imprescindíveis para o desenvolvimento do mercado electrónico eaumento da confiança das empresas. Neste momento, o acto detransaccionar pela Internet é isento de qualquer risco.

Esteja atento à evolução das novas tecnologias, em especial, da Internet eaproveite esta oportunidade para se tornar uma empresa de excelência notecido empresarial.

índiceIntrodução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 3

As Vantagens do Comércio Electrónico entre Empresas . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 4

Como Comprar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 6Escolher o operador de comércio electrónico entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 6

O que pode comprar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 6

Os aprovisionamentos electrónicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 7

As principais fases do Ciclo de Aprovisionamentos Electrónicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 8

Pagamentos por banca electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 10

Serviços Públicos e o Programa Nacional de Compras Electrónicas . . . . . . . . . . . . . . . . .Pág. 10

A Internet, oscomputadores, ostelefones móveis, aTV digital estão atransformarprofundamente a

maneira como as pessoas vivem -como aprendem, trabalham, ocupamos tempos livres e interagem, tantonas relações pessoais e comorganizações como nas relaçõescomerciais de compra e venda.

O comércio electrónico permite àsempresas aumentarem aprodutividade, reforçarem asrelações directas com os clientes,actuarem num mercado mais amplo,alcançarem competitividade global.

Luís MagalhãesPresidente, UMIC - Agência para aSociedade do Conhecimento

Os beneficios docomércioelectrónico nasempresas sãoevidentes e estãocomprovados:

redução dos custos; aumento daeficiência e da transparência dosprocessos de compra; maior lequede oferta e mais poder negocial.

A Sociedade da Informação e doConhecimento é uma revolução aque nenhum país, organização oucidadão se pode, ou deve, excluir.Não perca as oportunidades que ocomércio electrónico oferece à suaempresa!

Alexandre Nilo FonsecaPresidente, ACEP - Associação doComércio Electrónico em Portugal

2 mais informações em www.comercioelectronico.pt

O Comércio Electrónicoentre Empresas emPortugal

Segundo dados fornecidos pelaANACOM, Autoridade Nacional deComunicações, o ComércioElectrónico entre Empresasrepresenta cerca de 90 por cento dototal de transacções do comércioelectrónico em Portugal. Segundo oINE, em 2004, cerca de 26% dasempresas com dez e maisempregados recorreram aocomércio electrónico paraencomendar bens e serviços, sendoque nas grandes empresas essevalor chegou aos 50%. Em 2005,segundo dados das empresas maisrepresentativas do sector, o volumede negócios dos mercadoselectrónicos entre empresas foisuperior a 850 milhões de euros. Asencomendas efectuadasapresentam-se como uma práticamais difundida, comparativamenteàs recebidas: a proporção deempresas com dez e maisempregados que recorreu aocomércio electrónico para realizarencomendas foi de 22%, enquantoque a recepção de encomendas porvia electrónica foi registada em 10%das empresas.

Este Guia foi editado em Maio de 2006 pela ACEP em parceria com a UMIC.

ACEP - Associação do Comércio Electrónico em Portugal

Edifício do Instituto Superior Técnico, Gabs. 2-N9.9

Taguspark, Porto Salvo - 2780-990 Oeiras

Telefone 21 423 32 45

[email protected]

www.comercioelectronico.pt

Benefícios para ocomprador:• Maior controlo da compra• Simplificação e reestruturação dos

processos tornando-os maiseficientes

• Melhor gestão do capitalcirculante

• Redução do preço do produto• Maior número de fornecedores• Leque de oferta mais alargado• Redução de custos do processo

de compra• Maior transparência• Poder negocial acrescido• Mais tempo disponível para

negociar

A realização de transacçõescomerciais por via electrónica emsubstituição dos processos físicospermite às empresas alcançarimportantes benefícios a diversosníveis, nomeadamente, económico,tecnológico, processual e derecursos humanos.

Por um lado, as empresas comestratégias para o ComércioElectrónico podem obter novasreceitas provenientes de múltiplasfontes, nomeadamente através doaumento de potenciais clientese do aperfeiçoamento e melhoriado seu relacionamento com osactuais.

Adicionalmente, conseguemimportantes reduções de custos,diminuindo as suas despesastransaccionais com a eliminaçãodos intermediários nos processos;as suas despesas de comunicação,(substituindo telefones, faxes, etc.);as suas despesas administrativascom a eliminação do papel eautomatizando funçõesanteriormente realizadas pelasequipas. As empresas podem aindacomprar melhor, obtendo melhorespreços e condições de fornecimento,através de um melhor planeamentodas compras (através de agregaçãode compras e/ou realização decontratos de fornecimento, por

as vantagensdo comércio electrónicoentre empresas


exemplo), contacto com maisempresas fornecedoras e maiortransparência.

A melhoria dos processos internosna empresa é um dos benefíciosmais visíveis do mercadoelectrónico. No mercadoconvencional, as empresas perdem-se em processos de compras caros,lentos e excessivamenteburocráticos, de que são exemplo asrequisições, as encomendas, o actode conferir a factura e a autorizaçãode pagamento. Nas plataformas detransacção electrónica, tem lugaruma simplificação de processos. Aredução dos ciclos de

aprovisionamento e a eliminação detarefas administrativas com aconsequente redução de custos sãoapenas algumas das vantagens.

Toda esta simplificação, conveniênciae maior transparência tanto parautilizadores como para gestores,liberta os restantes colaboradorespara tarefas de maior valoracrescentado, aumentando os níveisde produtividade da empresa. Porseu turno, os gestores ganham umcontrolo directo sobre as suastransacções, obtendo com maiorfacilidade uma visão da performanceda sua equipa e dos seus parceiroscomerciais.

Num mercado electrónico, asempresas têm acesso a um leque deoferta maior, mais tempo disponívelpara análise e selecção da melhorproposta, e um processamento maiscélere das suas transacções.Conseguem adicionalmente tomardecisões de aquisição em temporeal: analisar questões de preço,orçamento e prazos de entrega aomesmo tempo que negoceiam. Destaforma, o processo de compra gerauma maior visibilidade e umacrescido poder negocial comfornecedores estratégicos.

Por tudo isto, com meios informáticospoderosos e de custo reduzido,

aliados a redes de compradores efornecedores cada vez maisabrangentes, é um facto comprovadoque as empresas podem modernizar-se efectuando as suas transacçõesde uma forma mais eficaz por viaelectrónica.

Benefícios para ofornecedor:• Aumento das vendas• Promoção da actividade

comercial, nomeadamente da suaempresa e respectivosprodutos/serviços

• Menos custos operacionais,incluindo de prospecção,promoção e divulgação

• Menos custos de capital• Maior eficiência da venda• Aumento do número de potenciais

clientes• Enfoque da força comercial nas

actividades de maior valor • Controlo da actividade comercial

A título exemplificativo a AlfredoMagalhães Lda., uma empresa quecomercializa a generalidade dosmateriais de construção, duplicou oseu número de clientes e aumentouexponencialmente o número deconsultas recebidas, realizandoactualmente 5% do seu volume denegócios através de um dosoperadores de comércio electrónicoem Portugal. De acordo com o Eng.Rafael Magalhães: "De facto, somosuma empresa de média dimensão,mas fortemente implantada na regiãoNorte do País. Sentíamos anecessidade de alargar o nosso raiode acção, de chegar até novosclientes, de aumentar a nossa gamade produtos, de divulgar o nossonome… Enfim, sentíamosnecessidade de crescer!"

Num dos mercados electrónicos emPortugal, verificou-se um incrementoda oferta, com 5 propostas porconcurso em média, sendo que, dasadjudicações realizadas, 39% forama fornecedores não habituais daempresa compradora. Comoconsequência, para além dasredução de custos administrativos,verificam-se poupanças médias nascompras entre 5% e 25% (nalgunscasos superiores).


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Hoje em dia não é necessáriorealizar qualquer investimentotecnológico para realizar processosde aprovisionamento de formaelectrónica. Basta contactar um dosoperadores especializados emcomércio electrónico entreempresas, e subscrever os serviçosque necessitar. Estes podem irdesde o processo de consulta aomercado até ao pagamento (atravésde produtos específicos paraempresas), passando pela gestão derequisições internas, obtenção depropostas, negociação, encomendasa partir de catálogos ou de contratospreviamente negociados, até àgestão da entrega (guias deremessa, autos de medição efacturação electrónica).

Escolher o operador decomércio electrónicoentre empresas

Quando escolher o operador decomércio electrónico entre empresaspara fazer as compras deverá ter emconta vários aspectos, como porexemplo o tipo de serviços deaprovisionamento que disponibiliza,o número que empresas quetrabalham com o mesmo (dimensãoe representatividade do mercado),o volume de negócios dastransacções efectuadas, apercentagem de operações doseu sector que são efectuadas poraquele canal ou as suas vantagensem relação a outros do mesmogénero.

Alguns exemplos deoperadores em Portugalwww.bizdirect.ptwww.econstroi.comwww.forumb2b.comwww.iwaytrade.ptwww.pmelink.ptwww.tradecom.pt

Os aprovisionamentoselectrónicos

Dependendo da sua estratégia, osresponsáveis pelas compras daempresa podem optar por recorrer aum operador que cubra todas asnecessidades ou recorrer a diversosserviços prestados pelos operadoresde comércio electrónico entreempresas, maximizando assim a suaredução de custos. No entanto, rarossão os operadores de comércioelectrónico entre empresasexistentes que cobrem todas asfases do ciclo de aprovisionamento.

O que pode comprar

• Bens directamente relacionadoscom a actividade da empresaDependendo da actividade da suaempresa, pode negociar eencomendar a matéria-prima ou oscomponentes relacionados com aprodução de um produto acabadoatravés da Internet. Existem jádiversos operadores que permitemrealizar este tipo de compras, emque as empresas ligadas adeterminado sector podemcomprar ou vender produtos eserviços, em função do serviço quesubscrevem.

• Bens não directamenterelacionados com a actividade daempresaPode fazer a negociação eencomenda on-line de todo omaterial de apoio à sua operação,como artigos de economato,mobiliário, material informático, etc.

Se, inicialmente, as soluções decomércio electrónico entreempresas tinham como principalobjectivo a redução de custos, hojeconstituem um trunfo indispensávelpara a melhoria da competitividadedas empresas no mundo global.Através dos mercados electrónicos,as funções de sourcing -identificação e negociação de novosprodutos e/ou de fornecedores - ede procurement - o garante daaquisição, pagamento e gestão demateriais, produtos e serviços aomenor custo total - podem serfortemente optimizadas.

Estes mercados electrónicos, queremovem dispendiosas ineficiênciase oferecem poupanças a todos osseus participantes, são sites deencontro entre compradores efornecedores. Possibilitam a reduçãode custos das transacções, adescoberta de novos fornecedoresou, no caso inverso, de novosclientes e podem assumir umamultiplicidade de formatos.Permitem aos seus participantesaceder a vários mecanismos paracomprar e vender quase tudo, desdeserviços a bens directos. A enormeflexibilidade destes mercadoselectrónicos, que podem serpersonalizados para servir toda acadeia de abastecimento depraticamente qualquer sectoreconómico, permitirá que seestabeleçam como pilares da novaeconomia do comércio electrónicoentre empresas.

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Strategic Sourcing ouNegociação Estratégica

Através de ferramentas como oscatálogos electrónicos, os leilõese a gestão de consultas ao mercado(pedidos de cotação electrónicos),entre outras, o sourcing possibilitaa identificação de fornecedoresque são importantes para a empresae o estabelecimento de contratosde fornecimento de bens e serviços,com o fim de alcançar a cadeia decompras de menor custo total.Adicionalmente gera melhorias aonível do preço de compra, deferramentas de negociação,mecanismos de gestão de contratos,medição do desempenho e gestãodo relacionamento comfornecedores.O sourcing acaba assim porconstituir uma mais-valia e um fortecontributo para o aumento dacompetitividade das empresas.

Procurement

O procurement assegura a aquisição,pagamento e gestão de materiais,produtos e serviços ao menor custototal. É depois do estabelecimentodo contrato que o departamento decompras da empresa devedisponibilizar a informação dosprodutos e serviços negociados, namedida em que foi já definido omelhor negócio possível. Na fase deprocurement, definem-se também osfluxos de aprovações para asrequisições de cada departamento. Oprocurement apresenta comoprincipais vantagens o fornecimentode informação sobre as compras(onde se gasta) e de controlo sobreas mesmas, uma questãofundamental quando se tem emconta que a aquisição de bensindirectos pode chegar a representar30 a 60 por cento do total decompras de uma organização.

Análise em tempo real

A combinação de informaçãofinanceira e de compras possibilita aanálise em tempo real. Com ainterligação do sistema de e-procurement com os sistemasfinanceiros de back-officedesaparece a necessidade dereproduzir cada compra que existeneste último sistema, pois esta já seencontra representada no mesmo. Acombinação da informação financeiracom a informação relativa àscompras permite ao gestor analisarem tempo real a situação daempresa.

As principais fases doCiclo deAprovisionamentosElectrónicos

Gestão de Requisições/NecessidadesExistem operadores quedisponibilizam serviços à empresaque permitem aos colaboradores/departamentos da mesma colocar assuas necessidades deaprovisionamento (quer de bensdirectos como indirectos). Estaspoderão ser sujeitas a um processode aprovação por diversos critérios.Esta gestão da requisição podepermitir a sua satisfação a partir dearmazém ou a partir de compra.

Neste último caso poderá sersatisfeita a partir de consulta aomercado para obtenção dasmelhores condições, a partir decatálogos disponibilizados pelosfornecedores ou a partir de contratospreviamente negociados. Permitemainda a agregação de necessidades,suportando assim a obtenção deeconomias de escala através dedescontos de quantidade.

Gestão de Consultas ao MercadoNeste processo os operadoresdisponibilizam serviços que permitemque as necessidades (agregadas ounão) sejam colocadas no mercado.Existem operadores em que acolocação do concurso no mercado

disponibiliza a necessidade paratodas as empresas que fornecem odeterminado produto/ serviço emconsulta e outros que só permitemdisponibilizar o concurso para osfornecedores que o compradordefinir. Em consequência destacolocação, os fornecedoresinteressados disponibilizam as suaspropostas técnico-financeiras. Ocomprador usufrui normalmente deserviços de comparação daspropostas disponibilizados pelooperador, de forma a seleccionar amelhor proposta. Nesta fase doprocesso alguns dos operadores decomércio electrónico entre empresasdisponibilizam ainda ferramentas desuporte à avaliação periódica de

fornecedores pela empresa, de formaa que a análise das propostas tenhaem consideração parâmetros dequalidade e capacidade de entregados mesmos. Dependendo das suascaracterísticas, a adjudicação poderesultar numa encomenda aofornecedor, num contrato deprestação de serviços ou numcontrato de preços ao abrigo do qualserão realizadas encomendasparciais.

NegociaçãoÉ normal existir um período denegociação durante o processo deconsulta ao mercado, podendo estaser realizada de forma tradicional ouatravés de ferramentas de suporte àmesma - a negociação dinâmica.Esta negociação dinâmica poderecorrer ao método da contra-proposta ou, em alternativa, aos

leilões, e pode revestir-se de diversasformas (leilão inglês, americano,holandês, etc.), sendo normalmentecircunscrita aos melhoresfornecedores da fase anterior. Amelhor proposta durante a fase denegociação será alvo de adjudicação(ver fase anterior), o que se traduznum acréscimo de transparênciapara todos os intervenientes.

Gestão de Encomendas Suportadasem Catálogos ou ContratosApós aprovação da requisição/necessidade, para além dosprocessos já referidos, esta pode sersatisfeita através de:• encomenda suportada em

catálogo disponibilizado pelofornecedor ou por um operadorde disponibilização de catálogos,

• encomenda suportada emcontrato previamente negociado

com o fornecedor,• encomenda suportada em

adjudicação prévia de umaproposta de um fornecedor apósconsulta ao mercado.

Os operadores de comércioelectrónico que permitemencomendas a partir de catálogos oucontratos, disponibilizamnormalmente catálogos de váriosfornecedores, possuindo ferramentasde pesquisa dos produtos ecomparação dos preços.Estes sites permitem ainda a gestãoda encomenda, podendo ofornecedor aceitar ou não aencomenda em causa, definir datasde entrega, rejeitar parcialmente aencomenda por falta dedisponibilidade em stock, etc..


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Gestão das Entregas e Execução Embora ainda em fase de estudo,alguns operadores de comércioelectrónico irão disponibilizarserviços que cobrem a gestão dasentregas e da execução dostrabalhos. Disponibilizamfuncionalidades de notificação aocomprador da expedição dosprodutos encomendados, guia deremessa e auto de recepção. Paraalém de centralizar toda ainformação relativa a uma compra,permitem a desmaterialização dediversos documentos.

Irão permitir ainda a gestão decontratos, bem como a gestão deprojectos, disponibilizando a todos osintervenientes toda a documentaçãode suporte sob forma electrónica.

Facturação Electrónica ePagamentosA facturação electrónica é outro dosserviços disponibilizados por algunsoperadores (ver caixa) quedesmaterializam a relação entrecomprador e fornecedor, acelerandoassim os processos e,consequentemente, os pagamentos.Os sites que permitem pagamentos(a maior parte deixa essacomponente para as viastradicionais) disponibilizamferramentas para pagamento on-lineatravés de cartão de crédito ououtros produtos específicos paraempresas. As condições depagamento são acordadas em fasede consulta ao mercado/encomenda.

Pagamentos por bancaelectrónica

Actualmente, grande parte dasoperações bancárias da sua empresajá pode ser efectuada on-line. Desdeos movimentos mais comuns comoas consultas (saldos, NIB, IBAN, etc.),as transferências (mesmointerbancárias ou internacionais), atéà gestão de ficheiros de cobrançapor SDD (Sistemas de DébitoBancário) ou o envio de ficheirospara processamento de salários.Estas operações que poderiam anteslevar horas demoram, agora, apenasalguns minutos.

Outros:• Serviços Públicos e o Programa

Nacional de ComprasElectrónicasO Programa Nacional de ComprasElectrónicas é uma iniciativa doEstado que pretende melhorar asaquisições públicas, envolvendo aadministração pública e agenteseconómicos. Esta iniciativapretende realizar poupançasestruturais significativas, promovera transparência no processoaquisitivo público, facilitar oacesso das PME's ao mercadopúblico e estimular odesenvolvimento do comércioelectrónico na economiaportuguesa. Está consubstanciadoem diversos projectosinterdependentes, dos quais cabedestacar neste contexto osprojectos piloto de compraspúblicas electrónicas realizadosem 8 ministérios com os diversosoperadores de comércioelectrónico entre empresas, e quetêm resultado em dezenas denegociações, tendo poupado emmédia 30% nos produtosnegociados. Poderá obter maisinformação sobre este programaatravés do portalwww.compras.gov.pt.

É de referir ainda que diversasinstituições públicas jádisponibilizam algumas operaçõesatravés da Internet. No site dasdeclarações electrónicas doMinistério das Finanças(http://www.e-financas.gov.pt/de/jsp-dgci/main.jsp) já é possívelefectuar várias operações on-line.O Portal do Cidadão (emwww.portaldocidadao.pt), criadocom o objectivo de facilitar a vidaaos portugueses, agrega nestemomento, mais de 800 serviçoson-line. Para o caso dasempresas, passa peladisponibilização de informaçãopara constituição ou cessação deactividade, bem como outrosserviços, sendo que, em algunscasos, é possível concretizá-los nahora. Outro exemplo é o site deconstituição de empresas(www.empresanahora.pt).

• Viagens para empresas Com a globalização dosmercados, tornaram-se cada vezmais frequentes as viagens denegócios. Neste contexto, algumasagências de viagens contam jácom um departamentoespecializado neste tipo deviagens, em que, poderá consultaros programas disponíveis parareuniões de trabalho (12 ou 24horas), as opções para feiras econgressos e os serviçosdisponíveis em cada tipo deviagens, entre outros aspectos.Existem, também, detalhessobre as viagens de incentivospara os funcionários da suaempresa.

Desmaterialização: afacturação electrónica

O aumento das transacçõesatravés da Internet avançanaturalmente para adesmaterialização dosdocumentos inerentes a estasoperações. A possibilidade dereceber toda a documentação viaelectrónica contribui, sem dúvida,para a desburocratização dosprocessos. Os documentosrecebidos por esta via (sejam asfacturas, as guias de remessa ououtros) têm a mesma validade dosseus semelhantes em papel.O Decreto-Lei nº 256/2003estabelece a equiparação entre afactura electrónica e a factura empapel, desde que contenha asmenções obrigatórias paraqualquer factura e que sejagarantida a autenticidade da suaorigem e a integridade do seuconteúdo, mediante assinaturaelectrónica avançada ouintercâmbio electrónico de dados(EDI).

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