FG-230 IN05-05 – Revisão: 02 1 / 5

Instrução Normativa

1-Título Procedimento Gestão do Sistema ERP

2-Código IN05-05

3-Revisão 02

4-Unidade Organizacional SDE/ GTI – Superintendência de Desenvolvimento Empresarial / Gerência de Tecnologia da Informação SIAF / GFI – Superintendência Integrada de Administração e Finanças / Gerência Financeira

5- Objetivo Estabelecer procedimentos referentes ao sistema ERP nos seguintes processos: cadastro dos usuários e direito de acesso, suporte funcional, suporte técnico, parametrização, implantação de novas versões, rotinas de ajuste na base de dados, log de auditoria, registro de erros e problemas.

N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza

Cadastro dos Usuários na Rede, ERP e Perfil de Acesso.

1. Cadastrar o usuário para acesso aos sistemas e recursos da rede. Obs.: Caso o usuário não tenha login e senha de acesso à rede, o gerente deverá solicitá-lo através do formulário FG-032 “Cadastramento de usuário na rede do Sistema FIEMG”, conforme orientações contidas na Instrução Normativa de “Cadastramento e atendimento de usuário na rede do Sistema FIEMG”.

GTI / Núcleo de

Telecomunicações e

Administração de rede

Todas as terças e quintas-feiras

Administrador de rede

FG-32 “Cadastramento de usuário na rede do Sistema FIEMG”

disponível na intranet

2. Solicitar cadastro ou desativação de usuário e respectivo perfil de acesso ao Sistema ERP. Pedir ao Gerente responsável da área para enviar o formulário FG-283 “Solicitação de acesso ao Sistema ERP” preenchido para a equipe ERP via e-mail erp@fiemg.com.br.

Todas as Áreas,

Regionais e Unidades

usuárias do ERP

A qualquer momento, desde que o usuário já tenha “login” de acesso á rede

Gerentes das Áreas, Regionais

ou Unidades

Formulário solicitação de Acesso ao ERP, E-mail

3 Cadastrar, atualizar perfil de acesso ou desativar o usuário no grupo ”gl-terminal-rm” e no ERP de acordo com as funções a serem exercidas pelo mesmo e conforme definido no formulário solicitação de Acesso ao ERP.

No Sistema ERP e

No Sistema intranet

“Gerenciamento de Grupos

Rede FIEMG”

A qualquer momento a

partir do recebimento do

da solicitação de acesso ao ERP

Equipe ERP Função de cadastro de usuários e perfil no Sistema ERP

Formulário FG-283 “Solicitação de acesso ao Sistema ERP”

Aplicação Intranet “Gerenciamento de Grupos Rede

FIEMG”

4 Criar ou atualizar os perfis de acesso ao ERP de acordo com os tipos de acesso necessário para operação do ERP

No Sistema ERP

A qualquer momento quando

identificada a necessidade de

novo tipo de perfil

Equipe ERP Função de cadastro de perfil no Sistema ERP

FG-230 IN05-05 – Revisão: 02 2 / 5

Instrução Normativa

N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza Suporte ao Sistema ERP.

5 Suporte Funcional Solicitar à equipe ERP suporte para esclarecer dúvidas ou receber orientações e treinamentos na utilização do sistema ERP.

Todas as Áreas,

Regionais e Unidades

usuárias do ERP

A qualquer momento, dentro do

horário de 8 às 18 horas

Usuários do ERP Via e-mail erp@fiemg.com.br ou por telefone 31-3213 1619 ou

1674

6 Suporte Técnico Solicitar à GTI suporte técnico especifico no ERP para questões referentes aos Servidores de rede, Banco de Dados, Links de comunicação, computadores e Impressoras.

Prédio Sede A qualquer momento, dentro do horário de trabalho

(Segunda a Sexta Feria das 8 às 18 horas)

Equipe ERP Servidores e Links de Dados: webmaster@fiemg.com.br Computadores e Impressoras: hdesk@fiemg.com.br Aplicações, Programas, Banco de Dados: nsi@fiemg.com.br

7 Solicitar Suporte ao Fornecedor do ERP (Totvs).

Prédio Sede A qualquer momento após GTI e Equipe

ERP avaliarem o problema reportado

Equipe ERP e/ou GTI

Via Suporte Totvs – telefone 031 21210015 e os códigos de atendimento eletrônico do módulo.

Parametrização, Novas Versões, Log de Auditoria, Ajustes BD, Registro de erros e problemas.

8 Parametrização Manter a parametrização dos Módulos do ERP, documentando as definições e alterações.

Prédio Sede A qualquer momento após

aprovação formal da Gerência Financeira e Gerência de

Controladoria e Patrimônio

Equipe ERP Sistema ERP e Aprovação formal (e-mail) da Gerência Financeira e

Gerência de Controladoria e Patrimônio

FG-230 IN05-05 – Revisão: 02 3 / 5

Instrução Normativa

N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza Implantação de Novas Versões

9.1 Verificar novas versões disponibilizadas pelo fornecedor do ERP (Totvs) e solicitar o envio da mesma para o Sistema FIEMG compiladas com as customizações especificas para o Sistema FIEMG existentes nas versões anteriores. Os arquivos serão enviados para a GTI via ftp fiemg ou Totvs.

Prédio Sede A qualquer momento

Equipe ERP Consultando no site da Totvs Sistemas www.totvs.com.br

e FTP fiemg ou Totvs.

9.2 Criar ambiente de teste da nova versão Prédio Sede Após receber solicitação da equipe ERP

nova versão da Totvs

GTI Ambiente de Teste para Aplicação e Banco de Dados

9.3 Homologar Nova Versão Obs: Deverá ser testado o funcionamento das customizações; e em seguida enviado um e-mail de validação para GTI nsi@fiemg.com.br

Prédio Sede Após GTI liberar o ambiente de

teste

Equipe ERP Ambiente de Teste e roteiro de testes para validar a nova versão,

testando também o funcionamento das

Customizações, enviando validação por email para GTI

9.4 Comunicar aos usuários a necessidade de parada no ERP para instalar nova versão Prédio Sede Após Equipe ERP homologar

nova versão

Equipe ERP e GTI Comunicado enviado pela Comunicação Interna, emitido

pela Equipe ERP

9.5 Instalar nova Versão em ambiente de Produção Prédio Sede Após Equipe ERP homologar a nova versão

GTI Servidores de Produção

9

9.6 Validar nova versão em ambiente de Produção Prédio Sede Após GTI instalar nova versão no

ambiente de Produção

Equipe ERP Sistema ERP , enviando validação por e-mail para a GTI

nsi@fiemg.com.br

10 Rotinas de ajuste na Base de Dados para ajustes corretivos ou evolutivos 10.1 Detalhar com a Totvs e GTI a necessidade da rotina de ajuste, solicitando a Totvs o envio da solução

Prédio Sede A qualquer momento

Equipe ERP Reunião com Totvs e GTI, e-mail e suporte Totvs

10.2 Receber da RM a rotina de ajuste e executa a mesma em ambiente de Teste Prédio Sede Após Equipe ERP negociar

com RM o envio da rotina

GTI E-mail, ftp da Fiemg ou Totvs, Servidores de Teste

10.3 Validar os ajustes no ambiente de Teste Prédio Sede Após GTI executar a rotina no ambiente de

teste

Equipe ERP e GTI Sistema ERP no ambiente de teste, gerando registro da

validação e enviando por e-mail para a GTI nsi@fiemg.com.br

10.4 Executar a rotina de ajuste no ambiente de produção (serão seguidos os mesmos procedimentos do item 9.4 a 9.6)

Prédio Sede Após validação da Equipe ERP

GTI e Equipe ERP Servidores de Produção e Sistema ERP

FG-230 IN05-05 – Revisão: 02 4 / 5

Instrução Normativa

N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza Log de Auditoria 11.1 Realizar Backup das tabelas de Log de auditoria, transferindo os dados da tabela ZLog para uma Base de Dados Auxiliar, por sua vez esta BD tem backup em fita conforme procedimento GTI 04

Prédio Sede Sempre que o tamanho do log

atingir 2Gb

Analista de Sistema

designado pela Gerência de TI

Servidor de Banco de dados e monitoramento diário do tamanho

das tabelas de Log

11

11.2 Consultar Log de Auditoria, somente a GTI e Equipe de ERP tem acesso às informações do log de auditoria e somente com aprovação do Gerente da TI e do Gerente Financeiro as informações do log poderão ser repassadas para outras áreas

Prédio Sede A qualquer momento

Equipe ERP e GTI Pedido formal por e-mail para a GTI e GFI

12 Registro de erros e problemas Os erros e problemas reportados pelos usuários ou identificados pela Equipe ERP que tenham impacto na utilização do ERP e que sejam de escopo de solução por parte da Totvs, devem ser documentados e enviados por e-mail para a Totvs sistemas com cópia para a GTI

Prédio Sede A qualquer momento

Equipe ERP Sistema ERP . e-mail

13 Rotinas de Liberação Anuais dos Períodos Contábeis e Patrimoniais Caberá a Gerência de Controladoria e Patrimônio agendar com a GTI a data da liberação dos períodos, bem como enviar e-mail para os usuários do ERP comunicando a parada no Sistema para esta atividade. A GTI por sua vez irá fazer o backup da Base de Dados e acompanhará os usuários da Contabilidade e Patrimônio na execução das rotinas. Caberá a Gerência de Controladoria e Patrimônio através dos funcionários designados executar as rotinas, conferir os resultados e validar a liberação dos períodos.

Prédio Sede Anual conforme agenda definida pela Gerencia de Controladoria e

Patrimônio

Gerencia de Controladoria e Patrimônio, Equipe ERP e GTI

Sistema ERP, e-mail

Interface do ERP com outros Sistemas

14 Cabe a GFI e GTI identificar de acordo com os processos suportados pela ERP quais Sistemas de Negócios terão interface com o ERP. Os Sistemas são interfaceados com o RM Saldus, RM Núcleus, RM Fluxus e RM Bonum através de arquivos que são gerados pelos sistemas de negócios ou pelas instituições Bancárias e importados pelos usuários através do módulo de importação do ERP utilizando o layout pré-definido pela Totvs. Para confeccionar o arquivo no padrão do layout da Totvs a GTI entra em contato com o fornecedor que desenvolve o sistema de negócio para detalhar os procedimentos técnicos e layout padrão Totvs de importação. Cabe a Equipe ERP testar as rotinas de importação e treinar as áreas usuárias.

Prédio Sede Sempre que necessário, a interface do ERP com sistemas de

Negócios

GFI e GTI ERP, Sistema de Negócio, Rotinas Modulo de Importação

ERP

Implantação do ERP nas Unidades, Regionais e demais áreas do Sistema FIEMG

15 Cabe ao SIAF o planejamento e execução da implantação do ERP nas Unidades, Regionais e demais áreas do Sistema FIEMG, compreendendo todas as atividades de treinamento de usuários, preparação do ERP para suportar os processos da área usuária, acompanhamento e suporte durante e depois da implantação. A SDE/GTI deverá ser comunicada previamente pela SIAF, para verificar a disponibilidade de rede de dados, links de comunicação, servidores e computadores na área onde o ERP será implantado.

Todas as Áreas, Regionais e Unidades

Sempre que aprovado a implantação do ERP nas áreas do Sistema

FIEMG

SIAF Sistema ERP, treinamentos, infra-estrutura e equipe de TI

Definições

FG-230 IN05-05 – Revisão: 02 5 / 5

Instrução Normativa

Sistema ERP: Sistema informatizado, desenvolvido pela empresa Totvs, composto dos módulos de contabilidade, contas a pagar, contas a receber, patrimônio, suprimentos, tesouraria, contratos.

SDE-GTI: Superintendência de Desenvolvimento Empresarial – Gerência de Tecnologia da Informação.

SIAF-GFI: Superintendência Integrada de Administração e Finanças e Desenvolvimento Humano- Gerência Financeira.

Equipe ERP: Equipe de administradores do ERP composta de usuários de conhecimentos avançados dos processos suportados pelo ERP, são os responsáveis pela implantação e suporte ao Sistema ERP ,

esta equipe está sob a gestão da Gerência Financeira.

Observações Importantes

Esta Instrução Normativa revoga todas as orientações anteriores sobre o assunto e entra em vigor a partir de 01/09/2010.

Analisado criticamente por:

Anderson Ricardo Ferreira Gerente de Tecnologia da Informação

João Fábio Brito Grossi Gerente Financeiro

Data:

01/09/2010

01/09/2010

Aprovado por:

Carlos Eduardo Abijaodi Superintendente de Desenvolvimento Empresarial

Fernando Augusto Trivellato Andrade Superintendente de Administração e Finanças

Data:

01/09/2010

01/09/2010