INDICE - S.G.M.F de atividades 2014.pdf · 2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados...

INDICE

1. INTRODUÇÃO 3

2. AUTOAVALIAÇÃO 6

2.1. QUAR 2014 – resultados e desvios 8

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores 20

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) 27

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes 31

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho 36

2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos 37

2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação 38

2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados 41

2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista 72

3. MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 75

4. AVALIAÇÃO FINAL 77

4.1. Apreciação dos resultados alcançados 78

4.2. Proposta de menção qualitativa 78

4.3. Conclusões prospetivas 79

GLOSSÁRIO 81

ANEXOS:

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental

ANEXO C – Relatório BSC

ANEXO D – Exercício de benchmarking

RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega, n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]

mailto:[email protected]

RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2014 3

1. INTRODUÇÃO


O presente Relatório de Atividades, elaborado em consonância com o estipulado na alínea e)

do nº 1 do artigo 8º e com o artigo 15º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de Dezembro, sustentou-se

no modelo preconizado pelo Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações

Internacionais e inclui o balanço social e o relatório de autoavaliação do serviço, este último

de caráter obrigatório.

Ao longo do documento, procura analisar-se e avaliar-se o conjunto de atividades

desenvolvidas e insere-se a demonstração quantitativa e qualitativa dos resultados

alcançados, dando-se especial relevância aos relativos aos objetivos estratégicos e

operacionais da Secretaria-Geral, selecionados para o Quadro de Avaliação e

Responsabilização 2014.

Especifica-se também o grau de realização dos outros objetivos setoriais prosseguidos,

plasmados no Balanced Scorecard, aquando do planeamento, bem como dos projetos,

iniciativas e de outras atividades previsíveis e programadas ou desenvolvidas extra plano.

Para a preparação deste relatório coligiram-se os dados da monitorização periódica do

desempenho setorial e institucional da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF),

compilaram-se os imprescindíveis contributos de todas as unidades orgânicas internas e

ainda se recolheram e analisaram os elementos relativos à avaliação e autoavaliação

efetuadas pelos utilizadores externos e internos.

Os elementos relativos às taxas de realização anuais dos QUAR, no triénio 2012-2014,

apontam para a continuada obtenção de “scores” similares, logo, para idênticos níveis de

desempenho institucional, verificando-se, todavia, uma descida marginal de cerca de 3 pontos

percentuais, em 2014, face aos dois anos precedentes: 2012: 114,66%; 2013:114,28%;

2014:111,2%.

Este resultado é de valorizar, se for enquadrado pelo contexto e pelos recursos de que foi

possível dispor para assegurar a execução tempestiva dos trabalhos relativos às atribuições e

competências determinadas pelos artigos 19º e 20º do Orçamento do Estado para 2013, Lei

nº 66-B/2012, de 31 de dezembro e pelos artigos 24º a 28º da Lei nº 83-C/2013, de 31 de

dezembro, dado o aumento do volume, da diversidade e da complexidade das tarefas. A

perda de recursos humanos, por recurso a mobilidade interna ou por outros motivos, foi um

dos fatores que influiu na produtividade.


Embora tenham ocorrido alterações, em Novembro, na equipa de dirigentes da SGMF, com a

nomeação de titulares de cargos de direção superior de 1º e de 2º graus, tal não se refletiu

nos resultados alcançados, na medida em que foi decidido manter e prosseguir os objetivos

planeados e manter os compromissos anteriormente assumidos.


2. AUTOAVALIAÇÃO


Constam deste capítulo, no ponto 2.1, a avaliação global da execução do QUAR 2014, os

resultados atingidos, referentes aos objetivos fixados, com base na taxa de realização dos

respetivos indicadores e discrimina-se a sua incidência nos parâmetros de eficácia, eficiência

e qualidade.

Nos pontos 2.2 a 2.8, de acordo com o modelo do GPEARI, abordam-se os seguintes temas:

apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos;

avaliação do sistema de controlo interno;

resultados de outros objetivos programados pelas unidades orgânicas da SGMF;

taxa de concretização de projetos e iniciativas planeadas;

comparação com serviços idênticos (benchmarking);

resultados da autoavaliação do serviço, com base na auscultação dos/as dirigentes

intermédios/as e dos/as trabalhadores/as;

outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades;

medidas de reforço positivo do desempenho institucional;

e recursos humanos e financeiros de que foi possível dispor em 2014 para garantir a

execução do planeamento ou para desenvolver outras atividades ou ações extra

plano.

Nos Anexos A e B ao presente relatório - o Balanço Social e o Relatório de Execução

Orçamental -, pode aceder-se a informação específica, mais pormenorizada, sobre a

caraterização e gestão dos recursos humanos e financeiros no ano transato.


2.1. QUAR 2014 – resultados e desvios

O Despacho nº 04/14/MEF, de 08 de janeiro de 2014, proferido pela Senhora Ministra de

Estado e das Finanças aprovou o QUAR 2014 da SGMF, após a validação prévia por parte do

GPEARI, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 81º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de

dezembro.

Foram superados todos os objetivos prosseguidos, como se pode depreender a partir dos

dados insertos no Quadro 1, pelo que os resultados da execução anual podem considerar-se

bastante positivos e são representativos do bom nível de desempenho atingido pela

Secretaria – Geral.

Quadro 1 - QUAR 2014 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos

OBJETIVOS PESO PLANEADO TAXA DE

REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

EFICÁCIA

O1. Modernizar os sistemas de informação

25% 100% 100,4% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

25% 100% 112,5% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"

25% 100% 123,8% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos

25% 100% 104,8% Superou

EFICIÊNCIA

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente

40% 100% 113,2% Superou

O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

30% 100% 115,0% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas

30% 100% 109,4% Superou

QUALIDADE

O8. Promover a excelência na prestação de serviços

100% 100% 110,0% Superou

São considerados mais relevantes os objetivos que, somando os pesos

por ordem decrescente de contribuição para a avaliação final, perfaçam uma percentagem superior a

50%, resultante do apuramento de, pelo menos, metade dos objetivos.

Conforme se pode confirmar no Quadro 2, nas páginas seguintes, dos 15 indicadores

inscritos no QUAR, foram superados 12, atingidos 2 e não atingido 1.

Objetivos mais relevantes


Quadro 2 - QUAR 2014 da SGMF – Planeamento/Resultados

QUAR DA SGMF – RESULTADOS OPERACIONAIS 2014

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OE 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos Gabinetes, membros do Governo e outras Comissões 30%

OE 2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública 20%

OE 3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos 15%

OE 4. Garantir a prestação centralizada de serviços comuns, nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais 20%

OE 5. Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade social 15%

OBJETIVOS OPERACIONAIS

PLANEAMENTO RESULTADOS

EFICÁCIA Ponderação: 40% EFICÁCIA: 44,1%

O1. Modernizar os sistemas de informação Peso: 25%

INDICADORES 2012 2013 META 2014

Tolerância Valor crítico

PESO RESULTADO ANUAL 2014

TAXA DE REALIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

IND1. Grau de implementação dos projetos planeados (%)

75 0 100 25% 68,00 90,67% Não atingiu

IND 2. Percentagem de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior

74 30 0 75 75% 36,55 103,64% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social Peso: 25%





CLASSIFICAÇÃO

IND3. Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO)

70 0 100 50% 100,00 125,00% Superou

IND4. Grau de implementação das medidas de segurança, higiene e saúde no trabalho (%)

70 0 100 50% 70,00 100,00% Atingiu



O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública" Peso: 25%





CLASSIFICAÇÃO

IND5. Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do P-003 (dias úteis)

5 7 0 3 100% 3,2 123,75% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos Peso: 25%





CLASSIFICAÇÃO

IND6. Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação

81 64 50 0 81 100% 56 104,84% Superou

EFICIÊNCIA Ponderação: 40% EFICIÊNCIA: 45%

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente Peso 40%





CLASSIFICAÇÃO

IND7. Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

23,93 20,07 10,5 1,5 34 50% 20,11 110,22% Superou

IND8. Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis)

18,81 86,08 4 0 20 50% 14,39 116,23% Superou



O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço Peso: 30%





CLASSIFICAÇÃO

IND9. Taxa de rentabilização das infraestruturas

96,65 95,58 95 0 100 50% 100,00 125,00% Superou

IND10. Taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de honorários, liquidado no ano

43,7 50 0 90 50% 57,93 104,96% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas Peso: 30%

INDICADORES 2012 2013

(30setº) META 2014




CLASSIFICAÇÃO

IND11. Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis

5 0 2 15% 4 108,33% Superou

IND12. Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de recursos humanos, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis

7 0 2 15% 5 110,00% Superou

IND13. Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e financeiros, após receção de notificação (dias úteis)

4 0 1 40% 2 116,67% Superou

IND14. Tempo médio de processamento das aquisições, desde a receção do pedido até ao início do processo concursal (dias úteis)

3 0 1 30% 3 100,00% Atingiu



QUALIDADE Ponderação: 20% QUALIDADE: 22%

O8. Promover a excelência na prestação de serviços Peso: 100%





CLASSIFICAÇÃO

IND15. Grau de satisfação dos clientes

4,24 4,05 3,75 0,25 5 100% 4,25 110% Superou

No quadro acima, para além de se discriminarem os elementos relativos ao planeamento do QUAR 2014, apresentam-se os resultados anuais

alcançados na prossecução dos objetivos programados, verificando-se que:

80% dos indicadores foram superados, 13,33% atingidos e 6,67% não atingidos;

33,33% dos indicadores selecionados para o QUAR 2014 têm valores “históricos”, o que corresponde a 5 do total de 15;

em conformidade com a determinação do CCAS sobre a taxa máxima de realização, nenhuma das taxas de superação dos indicadores foi

superior a 35%, pelo que não houve lugar a correcção de desvios.

Pode ainda comprovar-se, à semelhança do que ocorreu no ano transato, o maior contributo de 7 dos 8 indicadores de eficiência para o

resultado global da SGMF em 2014 (111,2%), ligeiramente inferior, no entanto, aos registados nos dois anos anteriores (2012: 114,66%;

2013:114,28%) – ver quadro 3 e gráfico, na página seguinte.

É também de realçar a pontuação obtida em 2 dos 6 indicadores de eficácia (Indicadores 3 e 5), igualmente superados, com taxas de realização

acima dos 120%.


No quadro infra fica patente a superação de todos os valores previstos nos parâmetros de

eficácia, de eficiência e de qualidade, com o contributo das taxas de realização de todos os

objetivos, nomeadamente dos mais relevantes, a saber, objetivos 5, 6, 7 e 8.

Quadro 3 - QUAR 2014 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos

PARÂMETROS E OBJETIVOS PLANEADO (ponderação ou

peso)

REALIZADO TAXA DE REALIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

EFICÁCIA 40% 44,1% 110,4% Superou

O1. Modernizar os sistemas de informação

25% 25,1% 100,4% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

25% 28,1% 112,5% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"

25% 30,9% 123,8% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos

25% 26,2% 104,8% Superou

EFICIÊNCIA 40% 45,0% 112,6% Superou

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente

40% 45,3% 113,2% Superou

O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

30% 34,5% 115,0% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas

30% 32,8% 109,4% Superou

QUALIDADE 20% 22,0% 110,0% Superou

O8. Promover a excelência na prestação de serviços

100% 110,0% 110,0% Superou

TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL DA SGMF

100% 111,2% 111,2% Superou

Objetivos mais relevantes


QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2012-2014

A partir dos elementos incluídos no gráfico acima, podem observar-se:

as oscilações sofridas nas taxas de realização dos parâmetros, avultando

particularmente as pontuações obtidas em 2014, tanto na eficiência como na

qualidade, pois as mesmas diferem sensivelmente das dos 2 anos anteriores: a

primeira desceu um pouco mais de 9 pontos, mas a segunda subiu 10, o que não se

pode deixar de valorizar;

relativamente ao biénio anterior, no ano de 2014, obteve-se mais equilíbrio entre os

resultados de eficácia, eficiência e qualidade, pois a distância entre a pontuação mais

elevada (eficiência – 112,6%) e a mais baixa (qualidade - 110%) é de apenas 2,6%,

fixando-se a taxa de eficácia (110,4%) muito perto da de qualidade;

o melhor resultado do triénio no parâmetro de qualidade em 2014, que cumpre

assinalar, com uma diferença positiva de +6,70 p.p. face a 2012 e de +10 p.p.

relativamente à taxa registada em 2013;

a diminuição, ainda que gradual, dos níveis de eficácia no triénio, que é menos

vincada do que a que ocorreu na área de eficiência, já que os diferenciais, no caso da

eficácia, em 2014, se situam entre -4,27 p.p., face a 2012, e -3,25, face a 2013.

Porém, no caso da eficiência o “score” alcançado em 2014 desce 8,76 p.p.,

relativamente ao registado no ano de 2012 e 9,19 p.p. em relação ao do ano de 2013.

114,67 121,36

101,25 113,9

121,79

100 110,4 112,6 110

Eficácia Eficiência Qualidade

2012 2013 2014


Evolução dos resultados de indicadores com valores “históricos”

Cumpre ainda referir/mencionar a evolução dos resultados dos indicadores com “histórico” no

triénio:

Indicador 15 - Grau de satisfação dos clientes

2012 2013 2014

Metas 4,2 [3,8;4,2] [3,5;4]

Valores críticos 5 5 5

Resultados 4,24 4,06 4,25

Taxas de realização

101,25% 100% 110%

Pese embora tenha descido ligeiramente o grau de ambição da meta definida no ano anterior,

- o que tem impacto, especialmente, na taxa de realização -, fica patente a recuperação da

SGMF, face ao ano de 2013, reaproximando o resultado atingido em 2014 (que é o melhor do

triénio) do registado em 2012.

Este resultado é tanto mais significativo, quanto se tiverem em consideração as variáveis do

contexto em que a SGMF teve que atuar e às acrescidas responsabilidades com que se

depararam os departamentos internos.

Relativamente aos outros 4 indicadores com histórico, salienta-se a superação de todas as

metas programadas. Estes indicadores visaram a prossecução das ações relacionadas com a

poupança (indicadores 7 e 8) e com a rentabilização de infraestruturas (indicador 9),

concorrendo para a eficiência da despesa e para a partilha e a economia de recursos

públicos.

Foi considerado relevante manter no QUAR um indicador sobre formação profissional

(indicador 6), já que a atualização e melhoria de competências dos colaboradores potenciam

ganhos de eficácia no desempenho pessoal, profissional e institucional.

Apesar da necessária parcimónia no uso de recursos financeiros, foi possível não só garantir

a frequência da formação obrigatória destinada aos detentores de cargos dirigentes e aos

trabalhadores em período experimental, como também providenciar o acesso a outros tipos

formação de atualização a um total de 56 colaboradores em 2014, número que apresenta um

ligeiro decréscimo face ao ano de 2013 (64).


Outros resultados: indicadores relativos aos “níveis de serviço” prestados às entidades centralizadas

Mantiveram-se sensivelmente os níveis de eficiência neste domínio, com a continuada

focalização nos “clientes” dos serviços comuns, especialmente por parte das áreas de

recursos humanos, financeiros e patrimoniais. Foram superadas as metas de 75% dos

indicadores presentes no QUAR relativos a esta matéria, tendo uma delas sido atingida.

Enquanto em 2013, se constatava a superação de todas as metas destes indicadores

relacionados com “níveis de serviço”, presentes no QUAR, igualando mesmo os valores

críticos, em 2014, tal facto não ocorreu nos 4 indicadores selecionados (Indicadores 11, 12,

13 e 14 na área de eficiência), quedando-se as taxas de realização abaixo dos 120%

(indicador 13), entre 105% e 110% (indicadores 11 e 12) e atingindo os 100% (indicador 14).

Inserem-se abaixo algumas justificações dos dirigentes das unidades orgânicas para as taxas

de superação das metas do QUAR 2014:

OBJETIVO 1. Modernizar os sistemas de informação

INDICADOR 2: % de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior

Meta: 30; VC:75

Resultado: 36,55

Desvio face à meta: +3,64%

No ano de 2013 foram disponibilizados 234.198 documentos, tendo sido previsto o acréscimo

de 30% para o ano de 2014, o que significava o mínimo de 304.457 documentos. Como foram

disponibilizados 370.972 documentos o acréscimo foi de 36,55%.

OBJETIVO 3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"

INDICADOR 5: Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais,

no âmbito da coordenação do P-003 (dias úteis)

Meta:7; VC: 3

Resultado: 3,2



Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que é atribuição da Secretaria-Geral,

enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 – Finanças e Administração

Pública, a emissão de pareceres prévios sobre as alterações orçamentais que careçam de

autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças ou do membro do Governo da

tutela.

Assim, em 2014, a DPGF elaborou oitenta e cinco (85) Informações de pedidos de

reforço/alterações orçamentais. Destes processos, trinta e cinco (35) necessitaram de obter

autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças, e quarenta e nove (49)

necessitaram de obter autorização da tutela.

Neste âmbito, importa realçar a complexidade técnica de que estes processos se revestem,

na medida em que os Organismos do Ministério submetem as suas necessidades à Entidade

Coordenadora do Programa Orçamental (EC), que, por sua vez, após análise, procede à

elaboração de uma Informação propondo opções de resolução, seguindo posteriormente para

a tutela, a fim de ser obtida a devida autorização ministerial. Estas funções foram

asseguradas pela chefe de Divisão e por duas técnicas superiores.

OBJETIVO 5. Garantir uma gestão financeira eficiente

INDICADOR 7: Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada

(compras agregadas)

Meta: [9;12]; VC: 34

Resultado: 20,11


Para os resultados alcançados contribuíram os 17 procedimentos aquisitivos que foram

efetivamente concluídos, cujo valor global de despesa prevista, no montante de €

19.880.665,21, se efetivou em € 15.882.115,51 de despesa adjudicada, demonstrando uma

poupança de € 3.998.549,70.

€19.880.665,21 €15.882.115,51

€3.998.549,70

Despesa Prevista Despesa Efectiva Poupança


OBJETIVO 6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

INDICADOR 10: taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de

honorários, liquidado no ano (%)

Meta: 50

Resultado: 57,93


Os valores das receitas provenientes da cobrança de honorários, apurados em 2014,

voltaram a ser expressivos da taxa de sucesso registada no patrocínio do MF. As taxas

seriam tanto mais expressivas quanto tivesse sido alcançada a cobrança total do processado.

OBJETIVO 7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas

INDICADOR 11: Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do

requerimento (dias úteis)

Meta: 5; VC: 2

Resultado: 4


INDICADOR 12: Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de recursos

humanos, após receção do requerimento (dias úteis)

Meta:7; VC: 2

Resultado: 5

Desvio face à meta: +10%

A LOE para 2014 manteve o modelo organizativo do MF, mantendo-se nesta SGMF as

competências em matéria de RH de 5 Direções-Gerais (DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e

DGTF), 6 Gabinetes Governamentais, CRESAP, UTAP, UTAM e o processamento da Brigada

Fiscal.

Para garantir os níveis de serviço acordados, contámos com 11 pessoas na área de pessoal e

remunerações e 4 no apoio técnico.

Considerando os resultados obtidos, podemos assim concluir que se trata de fazer mais com

menos e que a superação destas metas só foi possível pelo sentido de responsabilidade e

compromisso com o serviço dos trabalhadores.


OBJETIVO 7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas

INDICADOR 13: Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e

financeiros, após receção de notificação (dias úteis)

Meta: 4; VC: 1

Resultado: 2


Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que em 2014 se procedeu ao registo de

dezassete mil, oitocentos e setenta e oito (17.878) cabimentos.

Para tal, foi necessário efetuar quatrocentas e sessenta e cinco (465) alterações orçamentais,

suportadas por Informações que necessitaram de autorização do dirigente máximo da

Secretaria-Geral.

Realça-se, ainda, a capacidade e diligência da DPGF em antecipar constrangimentos

orçamentais através da elaboração de balancetes mensais previsionais. Um exemplo prático

desta observação traduziu-se no trabalho realizado aquando da preparação do Orçamento

para o ano de 2014, em que se fez uma previsão das despesas que iriam ocorrer durante a

execução, com a orçamentação de todos os contratos existentes e dos que viriam a ocorrer.

Pese embora se tenham verificado constrangimentos, na sequência das cativações

decretadas pela LOE, estes foram minimizados pelas alterações orçamentais realizadas, que

garantiram a prévia cabimentação dos contratos, ultrapassando-se o risco de inibição ao

normal funcionamento dos serviços.


2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores

Questionários a utilizadores externos

Periodicidade dos questionários

Universo da amostra

Dimensão da amostra

Taxa de respostas

Avaliação dos serviços prestados a)

Gabinetes Governamentais do MF

1º Semestre 71 20 respostas 28,17 % 4,47 b)


Serviços Centralizados



Outros utilizadores 1º Semestre 449 71 respostas 15,81 % 4,24 b)


Resultado Anual: 4,25 (média ponderada c))

Metodologia adotada para todos os questionários

a) Escala de 1 a 5;

b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas registadas

por cada departamento da SGMF

c) O resultado anual apresentado no QUAR corresponde à média ponderada obtida pela

SGMF no indicador “Grau de satisfação dos clientes”, através do tratamento de dados

das respostas dos utilizadores externos aos questionários de avaliação aplicados no

final do 1.º e 2.º semestre de 2014.

Os fatores de ponderação para a obtenção daquela média foram os seguintes:

(2* o resultado da avaliação média efetuada pelos Gabinetes Governamentais) + (1* o

resultado da avaliação média efetuada pelos Interlocutores dos Serviços Centralizados)

+ (1* o resultado da avaliação média efetuada pelos Outros Clientes a saber: Direção de

Serviços de Inovação e Qualidade, Divisão de Gestão de Recursos Humanos, Divisão de

Planeamento e Gestão Financeira, Direção de Serviços Apoio Jurídico e Contencioso,

Direção de Serviços Arquivos e Documentação, Direção de Serviços Informação e

Relações Públicas, Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Aprovisionamento e

Património) / 4.


Sendo a avaliação semestral, foram enviados “convites” eletrónicos no final do 1º semestre de

2014 e no início do ano de 2015.

As respostas ficam na base de dados, sendo possível extrair e tratar os elementos relevantes,

como por exemplo, o número de respostas, a avaliação média por questão, a avaliação média

obtida por cada departamento e os resultados agregados relativos ao conjunto da Secretaria-

Geral.

No âmbito dos Gabinetes Governamentais

2013

2014

Avaliação Externa

Periodicidade e Universo

Amostra Taxa de

respostas Avaliação Externa


Amostra Taxa de

respostas

Gabinetes

1º Semestre

6

4

respostas 66,67%

Gabinetes

1º Semestre

71

20

respostas 28,17%

2º Semestre

6

4

respostas 66,67%

2º Semestre

65

27

respostas 41,50%

Em 2014, alargou-se o universo de destinatários relativo aos Gabinetes Governamentais.

No âmbito da Prestação Centralizada de Serviços

Este questionário abrange as seguintes Entidades Centralizadas e Comissões:

Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais;

Inspeção-Geral de Finanças;

Direção-Geral do Orçamento;

Direção-Geral do Tesouro e Finanças;

Direção-Geral da Administração e Emprego Público;

Comissão de Normalização Contabilística;

Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos.

Foi enviado aos interlocutores identificados pelas unidades orgânicas da Secretaria-Geral. A

lista foi criada de acordo com informação dada pelos departamentos de Inovação e

Qualidade, de Gestão de Recursos Humanos, de Planeamento e Gestão Financeira, de

Informação e Relações Públicas e de Gestão de Aprovisionamento e Património.


Foi notório o aumento da taxa de resposta no 2º semestre de 2014 versus período análogo

em 2013, (68,80%, 40%). Este aumento deve-se ao facto de ter existido uma maior

sensibilização, junto dos interlocutores, sobre a necessidade de responder aos questionários

por forma a identificar e corrigir os problemas existentes.

2013

2014

Avaliação Externa


Amostra Taxa de

respostas Avaliação Externa


Amostra Taxa de

respostas


1º Semestre 7

respostas 63,64%


1º Semestre 10

respostas 66,66% 11

interlocutores 15

Interlocutores

2º Semestre 4

respostas 40,00%

2º Semestre 11

respostas 68,80% 10

interlocutores 16

interlocutores

Clientes específicos

Em 2014, cerca de 449 “outros utilizadores” dos serviços da SGMF, no 1.º semestre, e 386,

no 2.º semestre, receberam um questionário que pretende aferir a sua satisfação enquanto

clientes. Integram este grupo trabalhadores de organismos do Ministério das Finanças, de

outros Ministérios e cidadãos.

Avaliação Externa


Amostra Taxa de

respostas

Outros utilizadores

1º Semestre 71 respostas

15,81% 449

2º Semestre 87 respostas

22,50% 386

ÁREAS DE ATUAÇÃO AVALIADAS

Inovação e Qualidade (DSIQ)

Gabinetes - Suporte aos serviços (área de informática)

Centralização – Suporte técnico prestado ao sistema de telefones fixos

Clientes - Suporte informático à plataforma de gestão de processos de acidentes de trabalho

e doenças profissionais


Gestão de Recursos Humanos (DGRH)

Gabinetes – Serviço de publicações, serviço de expediente, informação disponibilizada na

extranet e questões relativas à qualidade do atendimento

Centralização – Questões relativas à qualidade do serviço

Clientes – Suporte ao tratamento e análise de processos de acidentes de trabalho e doenças

profissionais

Planeamento e Gestão Financeira (DPGF)

Gabinetes – Informação disponibilizada na extranet e questões relativas à qualidade do

atendimento

Centralização – Questões relativas à qualidade do serviço

Clientes – Questões relativas à qualidade do serviço

Apoio Jurídico e Contencioso (DSAJC)

Gabinetes – Solicitação de pareceres e questões relativas à qualidade do serviço

Clientes – Colaboração com o Ministério Público, processamento de indemnizações e redes

de colaboração institucional interministerial

Arquivos e Documentação (DSAD)

Gabinetes – Pesquisa, pedidos de informação, utilidade da informação disponibilizada e

questões relativas à qualidade do atendimento (no arquivo e biblioteca central)

Clientes - Pesquisa, pedidos de informação e questões relativas à qualidade do atendimento

(no arquivo e biblioteca central)

Informação e Relações Públicas (DSIRP)

Gabinetes – Organização de eventos, receção, organização de viagens e anuário

Centralização - Questões relativas à qualidade do serviço na organização de viagens

Clientes – Atendimento, reuniões e eventos, viagens, revista de imprensa, atividades

socioculturais, outros serviços (central telefónica, listas de contactos, anuário e programa de

fim-de-semana)


Unidade Ministerial de Compras (UMC)

Gabinetes - Questões relativas à qualidade do serviço

Clientes - Questões relativas à qualidade do serviço

Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP)

Gabinetes - Gestão de viaturas, apoio logístico, questões relativas à qualidade do serviço

Centralização - Gestão de viaturas, apoio logístico, questões relativas à qualidade do serviço

Clientes - Questões relativas à qualidade do serviço

Avaliação global dos serviços, segmentada por área funcional, entre 2012 e 2014

A meta estabelecida no QUAR 2014, para o objetivo de Qualidade “Promover a excelência na

prestação dos serviços”, situou-se no intervalo [3,50;4,00], tendo sido superada com um

resultado de 4,25.

De 2013 para 2014, verifica-se uma recuperação na avaliação global da SGMF, de 4,06 para

4,25.

Neste período, quase todas viram o grau de satisfação dos seus clientes aumentar, exceto a

DSAD, que passa de uma avaliação de 4,56 para 4,49.

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

DSIQ DSGRHF

DGRH* DPGF* DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF

2012 4,64 4,22 4,59 4,12 4,48 4,02 3,69 4,24

2013 4,39 3,70 3,90 4,17 4,56 4,33 4,18 3,79 4,06

2014 4,45 3,79 3,91 4,66 4,49 4,44 4,37 4,17 4,25

Avaliação 2012-2014 * Em 2012 avaliados sob a sigla DSGRHF


Avaliação dos serviços, segmentada por área funcional, e por grupo de utilizadores, em 2014

Uma análise aos resultados obtidos em 2014, por grupo de utilizadores (Gabinetes,

Centralização e Clientes), revela que:

os serviços centralizados são o grupo que manifesta maior grau de satisfação com

os serviços prestados pela DSIQ, DGRH, DPGF e DSIRP;

no grupo dos Clientes destaca-se a avaliação da DSAD, como sendo a mais

elevada. A avaliação da DGRH é coincidente com a efetuada no âmbito dos

questionários da Centralização.

os Gabinetes destacam na sua avaliação a DSAJC, a UMC e a DGAP.

N.B. A DSAJC, DSAD e UMC não têm sido consideradas como prestadoras de serviços no âmbito da

Gestão Administrativa e Financeira (GAF) e, como tal, não têm sido avaliadas por este grupo de

clientes (Centralização).

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

DSIQ DGRH DPGF DSAJC a) DSAD a) DSIRP UMC a) DGAP

Gabinetes 4,45 3,73 3,89 4,82 4,48 4,51 4,75 4,63

Centralização 4,46 3,83 4,22 4,59 3,94

Clientes 4,41 3,83 3,64 4,33 4,50 4,14 3,62 4,00

Avaliação 2014 a) Área que não presta serviços centralizados


Ações identificadas pelos dirigentes tendo em vista uma

“eventual melhoria da avaliação”

No decurso de 2014 e, face aos resultados dos questionários, foram identificadas algumas

melhorias a implementar.

Assim, a DSAD, que viu o grau de satisfação dos seus Clientes decrescer 0,7 p.p. entre 2013

e 2014, manifestou interesse em enviar “informação sobre a legislação que vai sendo

publicada para o portal do Governo”, bem como em atualizar e renovar a “bibliografia nas

áreas da Administração Pública e da Gestão e Políticas Públicas na Biblioteca Central”.

Por seu lado, a DSAJC advogou reformular o questionário para que “as questões sejam mais

direcionadas em função do público-alvo”, de forma a mais claramente identificar o serviço que

foi utilizado. A esta estratégia associou o envio de um e-mail, em simultâneo com o

questionário, “alertando para a existência do mesmo e a relevância do seu preenchimento

para a avaliação do serviço prestado”.

A maioria dos dirigentes identificou este procedimento como fundamental para a

sensibilização dos seus clientes, facto que poderá ter estado na origem do crescimento da

taxa de resposta entre o primeiro e o segundo semestres de 2014.

A DGAP considerou, também, que a escassez de recursos humanos e os constrangimentos

existentes para a realização de despesas impedem aquela Divisão de melhorar os seus níveis

de satisfação. Identificou ainda a necessidade de promover encontros com todos os

interlocutores da GAF, como forma de melhor acompanhar as suas necessidades.


2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)

QUESTÕES APLICADO

FUNDAMENTAÇÃO S N NA

1 – AMBIENTE DE CONTROLO

1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema

de controlo interno? X

Manuais de procedimentos internos - existem Manuais de Procedimentos que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de informação (relevância da informação obtida) Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas Plano de contingência

1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a

legalidade, regularidade e boa gestão? X Manuais de procedimentos internos

1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a

habilitação necessária para o exercício da função? X

1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que

regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do

utente, princípios de bom governo)?

X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do MF, disponível na página internet da SGMF, em http://www.sgmf.pt/

1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a

adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? X

Plano de Atividades, Diagnóstico de necessidades de formação, Plano de frequência de ações de formação e SIADAP

1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares

entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas? X

Reuniões periódicas; Manual de Procedimentos internos

1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo? X

Em 2014 houve uma auditoria do IFDR (atual Agência para o Desenvolvimento e Coesão, I.P.) às candidaturas apresentadas pela SGMF, relativas aos processos ATFDR-01-0273-FEDER-000030 - Estudos e Avaliação do QREN/Observatório - 2012-2013 e ATFDR-01-0373-FEDER-000031 - Plano de Comunicação do QREN - 2012 e 2013. Estas duas candidaturas já se encontram encerradas. No âmbito da Candidatura ATFDR-01-0173-FEDER-000032 - Observatório do QREN 2012 – 2013 registou-se uma auditoria externa encomendada pelo IFDR. Aguardamos o encerramento desta candidatura.

http://www.sgmf.pt/


2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras

definidas legalmente? X

Legislação associada ao funcionamento da SGMF, a saber: - Decreto Regulamentar nº 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura orgânica da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (definiu, entre outras, a natureza, a missão e atribuições e tipo de organização interna da SGMF); - Portaria nº 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear da SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares - Despacho nº 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à Declaração de retificação nº1035/2012, de 10 de agosto) – Define e implementa a estrutura flexível da Secretaria-Geral

2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de

acordo com o SIADAP 2 e 3? X 100%

2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que

frequentaram pelo menos uma ação de formação? X 48,28%

3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO

3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos;

Plano de contingência

3.2 A competência para autorização da despesa está claramente

definida e formalizada? X Em normas legais e Despachos de delegações de competências.

3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X

No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), criado pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP, I.P., um Plano Ministerial de Compras (PMC).

3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre

trabalhadores? X

3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas,

conferências e controlos estão claramente definidas e

formalizadas?

X Manuais de procedimentos internos;

Plano de contingência


3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de

responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade

mínimos?

X

Os manuais de procedimentos foram elaborados segundo a metodologia BPMN, identificando as ações e atores responsáveis pela sua execução, bem como as transições e os pontos de decisão existentes. Serviços prestados: identificação dos serviços prestados pelo processo à organização. Enumeração dos objetivos específicos do processo. Enumeração de Atores/Intervenientes: identificação dos atores humanos intervenientes no processo. Enumeração dos documentos envolvidos: documentos envolvidos no decorrer do processo. Esta enumeração complementa o detalhe do modelo concetual do processo, onde é ou são detalhado(s) por atividade o(s) documento(s) envolvido(s). Enumeração dos sistemas externos/internos envolvidos: sistemas de informação internos ou externos envolvidos no processo. Relação com outros processos: relações identificadas com outros processos. Enumeração das relações e dependências entre o processo descrito e outros existentes na organização Documento – “split” de processos

3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de

forma a evitar redundâncias? X Manual de Procedimentos internos

3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações

conexas? X Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas

3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é

executado e monitorizado? X

4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de

dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão

documental e tesouraria?

X

Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP RH: GeRHuP Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e está segmentado por cada departamento da SGMF - cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo.


Conclusão

O SCI instituído na Secretaria-Geral caracteriza-se pela abrangência, suficiência e complementaridade, garantindo a boa gestão de recursos e

acautelamento dos bens patrimoniais e financeiros.

Quanto às respostas às questões do quadro do Sistema de Controlo Interno, se se excetuarem os casos não aplicáveis, a SGMF tem

desenvolvidas as restantes 24 ferramentas, tendo atingido 100% das ferramentas definidas pelo CCAS.

4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento

de informação? X

Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas)

Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.

4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade,

oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? X

Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações. As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a tomada de decisão.

4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos

processos de decisão? X Através de ferramentas adequadas

4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de

terceiros a informação ou ativos do serviço? X

Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware. Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídos.

4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente

salvaguardada (existência de backups)? X

Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros servidores.

4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X

Está garantida ao nível tecnológico Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos obrigatórios de segurança, a saber: Confidencialidade/Integridade/Autenticidade/Autenticação/Não repúdio (é usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes requisitos) /Disponibilidade/Controle de Acessos.


2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes

O desempenho global da Secretaria-Geral não se reconduz apenas aos resultados do QUAR

anual. Este, por definição, tem que ser representativo da atividade a desenvolver e, aquando

do planeamento, são definidas prioridades anuais e selecionadas as ações conducentes à

concretização dos objetivos estratégicos plurianuais. Porém, o QUAR não abarca a

programação de todos os objetivos específicos das unidades orgânicas, nem várias outras

atividades, iniciativas e projetos planeados ou desenvolvidos extra plano, cuja prossecução

concorre para o cumprimento do Plano de Atividades.

Alguns destes objetivos, projetos e atividades setoriais planeadas nem sempre decorreram

como se tinha previsto.

Assim, no ponto 2.4.1 referem-se os motivos exógenos ou endógenos que prejudicaram o

cumprimento de alguns objetivos operacionais das unidades orgânicas: 8 não foram atingidos,

o que corresponde a uma taxa de incumprimento de 19,05%, similar à de 2012 - 20%, mas

com um agravamento de 4,76 pontos percentuais relativamente à registada no ano de 2013

(14,29%).

No ponto 2.4.2 inserem-se justificações para o não desenvolvimento ou a não conclusão de 4

projetos previstos para 2014: 8 constantes do Plano de Atividades e 1 que foi aditado no

decurso do ano.1

A taxa de incumprimento situa-se em 44,4%, ligeiramente mais elevada que a do ano

precedente (2013 - 42,86%) e distando cerca de 11 pontos percentuais da melhor verificada

no triénio: 2012 - 33,33%.

1 Não tendo sido possível executar o Projeto “Disaster Recovery”, por razões exógenas, foi adicionado e

desenvolvido o Projeto “Reformulação da Infraestrutura”


2.4.1 - Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas

Objetivo: - Reforçar a eficiência e segurança do sistema de informação da SGMF

Taxa de realização da DSIQ: 93%

Indicador 1: Grau de implementação dos projetos planeados (%)

Resultado: 68

Taxa de realização: 90,67%

Indicador 2: Taxa de atualização do BSC

Resultado: 95

Taxa de realização: 100%

Dos dois indicadores deste objetivo só um não foi atingido. O impacto no resultado final –

objectivo não atingido - deve-se ao peso atribuído a cada um dos indicadores (ind1 - 75%

/ind2 - 25%).

Objetivo: - Contribuir para redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com

consumíveis

Indicador: Grau de poupança gerada (%) Meta:4

Resultado da DGRH: 0


O não cumprimento deste objetivo deveu-se ao facto de ter sido necessário adquirir um

grande volume de pastas indispensáveis ao arquivo da documentação rececionada pelos

organismos na instrução dos processos de acidentes de trabalho. O restante valor foi gasto

maioritariamente em envelopes para a Secção de Expediente e papel para as diversas UO,

com maior relevância na SAPE/SR, devido ao elevado número de declarações emitidas.

Objetivo: - Reorganizar os processos individuais dos trabalhadores da GAF e AG

Indicador: Nº de processos reorganizados até 31 de dezembro de 2014

Meta: [630; 675]

Resultado da DGRH: 19

Taxa de realização:3,02%

O facto de o sistema de gestão de recursos humanos (GeRHup) se manter muito instável e o

volume de trabalho da Secção, resultante do novo modelo organizativo do Ministério das

Finanças, ter sido muito elevado, não permitiu aos trabalhadores daquela Secção dedicarem


o seu tempo a este objetivo da DGRH, razão pela qual o mesmo foi retirado dos seus

objetivos. Contudo, foi feita uma tentativa de dedicação de algum esforço/tempo à realização

do mesmo, por parte da Chefe de Divisão e da Coordenadora Técnica, com vista à melhoria

da organização dos processos individuais.


consumíveis

Indicador: Grau de poupança gerada (%)

Meta:4

Resultado da DSAJC: 0


A DSAJC registou consumos mais elevados em consumíveis e comunicações gerados,

respetivamente, pela necessidade pontual de papel e pastas de arquivo (respetivamente, em

virtude de já não dispor de papel usado para utilização em fotocópias e a reutilização de

pastas de arquivo de anos anteriores não ter sido possível no mesmo número de anos

anteriores) e por se mostrar necessário realizar sucessivas rondas de contacto dos

destinatários de notas de custas de parte não pagas.

Ainda assim convém notar que os valores da DSAJC foram em anos anteriores

significativamente baixos e também por essa razão a oscilação verificada em 2014 gerou, por

comparação com os precedentes, resultados que se afiguram menos satisfatórios

Objetivo: - Contribuir para a valorização dos recursos humanos do MF

Indicador: Nº de trabalhadores abrangidos por iniciativas de formação da DSAJC

Meta:120

Resultado da DSAJC: 0


Em 2014 não foi possível aos técnicos nem à dirigente da DSAJC realizarem qualquer

workshop que permitisse dar contributos para a valorização dos recursos humanos do MF.


Objetivo: - Promover a comemoração dos 15 anos da BC e do ACMF

Indicador: nº de iniciativas efetuadas no âmbito da comunicação/divulgação

Meta:2

Resultado: 0


A DSAD propôs-se realizar duas exposições, uma na Biblioteca Central e outra no Arquivo

Contemporâneo, promovendo a comemoração dos 15 anos de ambos os serviços e,

simultaneamente, evocar os 10 anos do falecimento do ex-Ministro das Finanças, Prof. Doutor

António Luciano de Sousa Franco, responsável pela existência do ACMF e pela instalação da

BC no atual espaço físico.

Porém, apresentados orçamentos para a concretização das duas exposições, os projetos não

foram aprovados superiormente.


consumíveis


Meta:4

Resultado da UMC: 0


Relativamente ao indicador considerado não atingido, importa referir que, através da análise

dos valores e fatores que o compõem, verificamos que existe uma contenção dos valores

referentes às comunicações que, não obstante ser significativa, não impede que os valores

relativos aos consumíveis requisitados praticamente anulem aqueles.

No contexto desta desproporção e do resultado da mesma, há que salientar que os valores

relativos aos consumíveis resultam da requisição de tinteiros para uma impressora que, pelo

menos desde 2011, não eram substituídos.



consumíveis


Meta:4

Resultado da DGAP: 0


Não foi possível atingir a meta do indicador porque a DGAP não consegue ter mais margem

de poupança para além da que resultou do esforço de contenção efetuado nos 3 anos

anteriores.

Analisados os encargos, foi identificado um item onde poderá ocorrer alguma poupança – o

papel. No entanto, esta poupança somente será real se forem eliminados processos em papel

e se existir um forte investimento no circuito on-line e arquivo digital entre os serviços da

SGMF.

2.4.2 - Causas de incumprimento de alguns projetos planeados

Os projetos da DSIQ foram associados ao indicador 1 do QUAR “Grau de implementação dos

projetos planeados”, cujo resultado concorre para o objetivo de Eficácia, “O1. Modernizar os

sistemas de informação”.

PROJETO 2/DSIQ - “Disaster recovery”

Motivado pela transferência de localização, para a eSPap, do centro de dados, localizado na

SGMF, e respetivo deslizamento de prazos, (esta deslocalização devia ter ocorrido em Junho

e, por vários motivos, só aconteceu em Dezembro), acabou por não ser possível desenvolver

o Projeto “Disaster Recovery”, cuja execução dependia desta deslocalização.

A criação de um site de Disaster Recovery para os sistemas mais críticos da Secretaria-Geral

terá que ser reavaliada, pois inicialmente pretendia-se criá-lo na eSPap. Com a mudança do

centro de dados para a eSPap, ter-se-á que encontrar um local alternativo.

PROJETO 3/DSIQ - Criação e Simplificação administrativas do Processo Classificado

Este projeto foi implementado em 70%. A Secretaria-Geral iniciou a desmaterialização de

processos em 2014. A DSIQ iniciou a formação em várias áreas da SGMF e, por motivos não

imputáveis à Direção de Serviços, não conseguiu atingir todas as áreas da Secretaria-Geral.

A justificação prendeu-se com o facto de não existirem recursos humanos com a

disponibilidade necessária para receber esta formação e, de seguida, implementar o

processo.


2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho

Algumas unidades orgânicas internas apresentaram propostas de ações de melhoria,

referindo também condicionantes e constrangimentos que influenciaram o desempenho das

equipas, com reflexos institucionais.

Os Recursos Humanos são o grande ativo de uma organização, contribuindo de forma

decisiva para o seu desenvolvimento. Desta forma, sugere-se dar continuidade à sua

qualificação e recrutamento.

Em 2014, vários trabalhadores da Secretaria-Geral optaram pela mobilidade, procurando

incentivos compensatórios noutros organismos. Esta dificuldade em reter colaboradores

experientes e qualificados introduziu mais fragilidade nas equipas já de si pequenas e sujeitas

a pressões várias.

Na área das compras agregadas devia existir maior sensibilização dos organismos do MF

para a necessidade de planeamento atempado, de forma a coordenar as necessidades de

bens e serviços com as disponibilidades ou previsões orçamentais.

Deviam também realizar-se reuniões periódicas com os organismos vinculados para balanço

de atividades e debates positivos, com o objetivo de melhor adaptar o desempenho de todos

os intervenientes para os objetivos comuns de eficiência, eficácia, racionalização e diminuição

de despesa pública.

Para além do referido anteriormente deviam prosseguir-se os estudos e trabalhos de

apuramento e definição, quer dos preços base dos procedimentos, quer das peças

procedimentais, visando a sua adequação à conjuntura e ao alcance dos objetivos comuns

supra referidos.


2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos

À semelhança do que já tinha acontecido no ano de 2013, no decurso do ano transato não

ocorreram alterações no âmbito do projeto de trabalho Benchmarking entre Secretarias

Gerais (SG), mais uma vez devido a alguma instabilidade provocada por mudanças e

alterações ocorridas nas estruturas de algumas Secretarias-Gerais, acréscimos de exigências

e atribuições e nomeação de novos dirigentes.

Todavia, algumas SG partilharam os resultados relativos ao exercício de 2014, através do

preenchimento da grelha de indicadores base que costuma usar-se desde o início do projeto.

Aquela grelha consolidada dos resultados insere-se no Anexo D ao presente Relatório.


2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as –

autoavaliação

Questionários a utilizadores internos

Periodicidade dos questionários

Universo da amostra

Dimensão da amostra

Taxa de respostas

Avaliação dos serviços prestados

Média semestral Média anual

Dirigentes intermédios

1º Semestre 8 7 respostas 87,50 % 4,27 4,21

2º Semestre 8 8 respostas 100,00 % 4,14

Trabalhadores 1º Semestre 150 54 respostas 36,00 % 3,88 3,84

2º Semestre 103 50 respostas 48,80 % 3,79

A DSAJC e a UMC não são prestadoras de serviços às restantes unidades orgânicas da

Secretaria-Geral. Por este motivo não são incluídas na avaliação interna. Contudo, avaliam os

restantes Serviços da SGMF.

ÁREAS DE ATUAÇÃO AVALIADAS

Em 2014 foram avaliadas, numa escala de 1 a 5, as seguintes áreas de atuação da SGMF:

Inovação e Qualidade (DSIQ)

Dirigentes - Suporte aos serviços (área de informática, área do planeamento e área da

formação)

Trabalhadores – Suporte aos serviços (área de informática e área da formação)

Gestão de Recursos Humanos (DGRH)

Dirigentes e trabalhadores – Questões relativas ao atendimento (e-mail, telefone e

expediente)

Planeamento e Gestão Financeira (DPGF)

Dirigentes e trabalhadores – Questões relativas à qualidade do serviço prestado

Arquivos e Documentação (DSAD)

Dirigentes e Trabalhadores – Pesquisa, pedidos de informação, utilidade da informação

disponibilizada e questões relativas à qualidade do atendimento (no arquivo e biblioteca

central)

Informação e Relações Públicas (DSIRP)

Dirigentes – Acolhimento novos funcionários, central telefónica, revista de imprensa,

programa de fim de semana, flashnews, anuário, lista de contactos, reuniões e atividades

socioculturais


Trabalhadores - Acolhimento de novos funcionários, central telefónica, revista de imprensa,

programa de fim de semana, flashnews, anuário, lista de contactos, protocolos estabelecidos

com empresas e atividades socioculturais

Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP)

Dirigentes - Questões relativas ao atendimento

Trabalhadores – Requisições internas, iniciativas (plano de emergência e plano de eficiência

energética, hídrica e resíduos sólidos) e questões relativas à qualidade do serviço prestado

Nos gráficos seguintes regista-se a evolução da avaliação interna da SGMF, entre 2012 e

2014, organizados por área funcional e grupo de inquiridos.


Analisando os resultados registados no triénio, constata-se que a avaliação obtida pelos

departamentos acompanha a tendência decrescente expressa na média global da SGMF,

exceto no caso da DGRH e da DPGF que revelam uma ligeira melhoria entre 2013 e 2014

(em 2012 foram avaliadas no contexto da DSGRHF e não individualmente, como nos últimos

dois anos).

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

DSIQ DSGRHF DGRH* DPGF* DSAD DSIRP DGAP SGMF

2012 4,50 4,39 4,58 4,60 4,27 4,47

2013 4,51 4,15 4,12 4,47 4,53 3,73 4,32

2014 4,34 4,20 4,25 4,28 4,37 3,72 4,21

Autoavaliação 2012-2014 * Em 2012 avaliadas sob a sigla DSGRHF


Trabalhadores

No que respeita à avaliação efetuada pelos trabalhadores, a evolução verificada no triénio,

nos diferentes departamentos, é mais equilibrada, observando-se um aumento da satisfação

relativa a três dos seis departamentos avaliados: DGRH, DPGF e DGAP (este último vem

mantendo uma avaliação crescente entre 2012 e 2014 com 3,61; 3,71 e 3,87,

respetivamente).

De realçar que, entre 2013 e 2014, o grau de satisfação aumentou em relação ao

desempenho de todos os serviços, embora não tenham sido atingidos os valores de 2012, o

que nos permite concluir que, nos últimos dois anos, os trabalhadores estão mais satisfeitos

com os serviços prestados pelas diferentes áreas.

Assim, comparando a análise da avaliação realizada pelos dirigentes intermédios e pelos

trabalhadores, podemos assumir que o primeiro grupo tem vindo a diminuir a sua satisfação,

gradualmente ao longo dos últimos três anos, e o segundo está a recuperar a mesma, a

avaliar pelos resultados dos últimos dois anos.

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

DSIQ DSGRHF DGRH* DPGF* DSAD DSIRP DGAP SGMF

2012 4,09 3,83 4,02 4,10 3,61 3,94

2013 3,91 3,53 3,68 3,72 3,83 3,71 3,73

2014 4,07 3,59 3,76 3,80 3,84 3,87 3,84

Autoavaliação 2012-2014 * Em 2012 avaliadas sob a sigla DSGRHF


2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados

2.8.1. Atividades previstas no plano

O artigo 24.º da Lei n.º 83-C/2013, de 31 de dezembro, Orçamento do Estado para 2014,

determinou a consolidação do novo modelo organizativo e funcional do Ministério das

Finanças durante o ano de 2014.

O n.º1 do artigo 25.º deste diploma dispõe sobre a centralização de atribuições comuns na

Secretaria -Geral do Ministério das Finanças, nos seguintes termos:

«1 — São mantidas na Secretaria -Geral do Ministério das Finanças (SGMF) as

atribuições nos domínios da gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais

do Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais

(GPEARI), da IGF, da Direção-Geral do Orçamento (DGO), da DGTF e da Direção-

Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP).»

Assim, durante o ano de 2014, prosseguiram-se as operações já concretizadas em 2013, nos

domínios da gestão dos recursos, desencadearam-se as ações necessárias ao cumprimento

do disposto nos números 7 e 8 do artigo 25.º, relativas ao mapa de pessoal único, e

acionaram-se as outras medidas preconizadas.

Como consequência desta transferência e aumento de competências, tanto os colaboradores

como os responsáveis operacionais mais diretamente envolvidos sentiram a responsabilidade

especial inerente a estas tarefas e alguma sobrecarga de trabalho. Tal facto teve reflexos na

prossecução de alguns dos objetivos destas UO e nas respetivas taxas de realização e

incumprimento.

No entanto, as repercussões no nível de desempenho global da Secretaria-Geral, que se

pode considerar bastante positivo, - 31 objetivos superados e 3 atingidos, num total de 42 - e,

que adiante se quantifica abreviadamente, não se podem considerar muito significativas,

embora não sejam de negligenciar.


Pese embora se tenha contado com menos 20 colaboradores/as relativamente ao previsto, os

departamentos internos da Secretaria-Geral:

asseguraram a atividade corrente, zelando pelo desenvolvimento dos 122

processos de suporte inventariados e descritos no planeamento;

lograram concluir 5 dos 9 projetos programados;

e concretizaram ainda outros projetos, iniciativas e atividades não planeadas,

que se referem no ponto 2.8.2.

Mais se pode indicar, como se pode visualizar nos gráficos, que:

a taxa de execução global anual dos projetos planeados se situou em 55,6%,

ligeiramente abaixo da registada em 2013, mas distando cerca de 11 pontos

percentuais da apurada em 2012, a melhor do triénio;

se comparadas as taxas de execução global anual dos objetivos operacionais das

unidades orgânicas entre 2012-2014, fica patente a redução de cerca de 5 pontos

percentuais em 2014, face a 2013, regressando-se a uma pontuação idêntica à

atingida no ano de 2012.

A taxa de incumprimento situa-se pois em 19,05%, em 2014.

A responsabilidade por estes resultados reparte-se entre cinco Direções de Serviços – 5

objetivos não atingidos, correspondentes a 62,5% - e duas Divisões - 3 objetivos não

atingidos, que representam 37,5%, como se pode verificar mais detalhadamente no Quadro

da página seguinte.

66,67%

57,14% 55,60%

Taxa de execução dos projetos 2012/2013/2014

2012 2013 2014

80,00%

85,71%

80,95%

Taxa de execução dos objetivos operacionais das UO

2012 2013 2014


BALANÇO DA ATIVIDADE DESENVOLVIDA EM 2014

Unidades Orgânicas

DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP TOTAL

OBJETIVOS OPERACIONAIS DAS UO

Objetivos planeados

4 5 4 7 7 6 4 5 42

Objetivos atingidos

0 1 1 0 1 0 0 0 3

Objetivos superados

3 2 3 5 5 6 3 4 31

Objetivos não atingidos

1 2 0 2 1 0 1 1 8

Taxa de Execução Anual

75% 60% 100% 71,42% 85,71% 100% 75% 80% 80,95%

INDICADORES DAS UO

Indicadores planeados

7 8 6 7 8 8 5 9 58

Indicadores atingidos

1 1 1 0 2 0 0 3 8

Indicadores superados

5 5 5 5 5 8 4 5 42

Indicadores não atingidos

1 2 0 2 1 0 1 1 8


85,71% 75% 100% 71,42% 87,5% 100% 80% 88,89% 86,21%

ATIVIDADE CORRENTE

Processos de suporte planeados

11 37 14 3 19 21 4 13 122

Processos de suporte assegurados

11 37 14 3 19 21 4 13 122


100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Outras atividades não previstas no planeamento

X X X X X

INICIATIVAS OU PROJETOS

Projetos planeados

42 0 0 0 5 0 0 0 9

Projetos concretizados

23 ------- ------- ----- 3

4 ----- ----- ----- 5


50% -------- ------- ----- 60% ----- ----- ------- 55,6%

2 Não tendo sido possível executar o Projeto “Disaster Recovery”, por razões exógenas, foi adicionado e

desenvolvido o Projeto “Reformulação da Infraestrutura”. 3 O projeto “Criação e simplificação administrativas do Processo Classificado” foi implementado em 70%, pelo que

se considerou não concluído. 4 Não foi possível concretizar 2 dos projetos por razões orçamentais.


Execução anual 2014 dos projetos planeados

Projetos planeados: 9 Projetos concluídos: 5 Projetos não concluídos: 4

PROJETO 1/DSIQ - Acrescentar novas funcionalidades ao sistema de acidentes de trabalho

Concluído

PROJETO 2/DSIQ - “Disaster recovery” Não concluído

PROJETO 3/DSIQ - Criação e Simplificação administrativas do Processo Classificado

Não concluído

PROJETO 4/DSIQ - Reformulação da infraestrutura Concluído

PROJETO 1/DSAD - Exposição “Sousa Franco na Biblioteca Central” Não concluído

PROJETO 2/DSAD - Exposição “Sousa Franco no ACMF” Não concluído

PROJETO 3/DSAD - Integração de fundos documentais na Biblioteca Central Concluído

PROJETO 4/DSAD - Tratamento arquivístico da série “Pensões de Sangue Concluído

PROJETO 5/DSAD - Adesão à Rede Portuguesa de Arquivos Concluído

DSIQ DSGR DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF

100

75 75

60

100

80

66,7

80 80

60

100

83,3 83,3

100 100

75

85,7

75

60

100

71,4

85,7

100

75 80 80,95

Taxas de execução dos objetivos operacionais das UO

2012 2013 2014

100%

66,7% 66,7% 66,7% 66,7%

50% 57,1%

50% 60%

55,6%

DSIQ DSGR DSAD SGMF

Taxas de execução dos projetos 2012 2013 2014


Dados adicionais sobre a atividade desenvolvida

Na área de inovação e qualidade

Dos quatro objetivos planeados em 2014, três foram superados e um não foi atingido.

O resultado obtido nos três objetivos superados evidencia a continuação do bom desempenho

da equipa da DSIQ que conseguiu aprofundar e melhorar os seus resultados.

Conseguimos contribuir, uma vez mais, para a redução de encargos, ultrapassando a meta

definida. Na garantia de satisfação dos clientes a meta definida voltou a ser superada de

forma inequívoca e conseguimos também promover ativamente a qualificação dos

trabalhadores da Secretaria-Geral.

PROJETO 1/DSIQ - Acrescentar novas funcionalidades ao sistema de acidentes de trabalho

Foi desenvolvida, testada e instalada em produção uma versão da aplicação dos Acidentes

de Trabalho (SGATDP), cujo objetivo foi acrescentar novas funcionalidades ao sistema e

melhorias de prestação (“performance”) e ergonomia que permitam aos utilizadores uma

melhor utilização com eficiência e eficácia.

Destacam-se nesta versão:

a compatibilização da aplicação com o Browser open source (navegador) Chrome.

a colocação de alertas específicos para as entidades do Ministério da Educação e

Ciência

a atualização do ficheiro RAD com vista à sua compatibilização com as alterações

ocorridas no Gerfip e consequente completa automatização.

várias melhorias ergonómicas e de algumas funcionalidades em BackOffice que foram

desenvolvidas indo ao encontro das necessidades identificadas pelas analistas dos

Acidentes de Trabalho.

PROJETO 4/DSIQ - Reformulação da infraestrutura

Em 2014, após pedido da área de compras da SGMF, para que se efetuasse uma análise de

viabilidade financeira ao contrato de manutenção de Hardware e Software existente na

Secretaria-Geral versus uma nova solução de Hardware/Software para o Centro de

Processamento de Dados, a fim de observar a possibilidade de eliminar o contrato anual,

verificou-se que era mais vantajoso a aquisição de uma nova solução.


Após análise de mercado, foi dada prioridade à concretização deste projeto, extra plano, pois

já se encontrava agendada a mudança do Centro de Dados (toda a infraestrutura da SGMF)

para a eSPap.

Solução:

• Investimento e melhoria na solução de backups;

• Aumento de capacidade de storage e blades em aprox 50%.

O projeto comtemplou as seguintes restruturações:

Aumento da capacidade disponível para armazenamento em mais 50%: (20TB ->

30TB)

No momento, a Storage residente estava no limite das suas capacidades, 18 TB

ocupados, toda a informação da Secretaria-Geral (processos jurídicos, contenciosos e

administrativos, processos aquisitivos no âmbito da centralização de serviços comuns,

todos os documentos das áreas administrativas e do Arquivo Contemporaneo do MF)

se encontravam nesta SAN.

Com a entrada da prestação centralizada de serviços comuns, cinco serviços do MF, e

o alojamento da gestão documental do GPEARI e UTAP o armazenamento começou a

ser um problema.

Aumento da capacidade de processamento nos servidores;

O número de utilizadores da Secretaria-Geral aumentou, pelas atribuições inerentes à

centralização de serviços comuns. Esta realidade faz com que a capacidade de

processamento dos servidores deva acompanhar este crescimento, sob pena de todas

as tarefas se tornarem morosas e não permitir cumprir os níveis de serviço a que nos

comprometemos.

Aumento da capacidade da memória física, permitindo uma maior distribuição de

memória pelos servidores existentes e futuros: (32GB-> 64GB)

A solução existente encontrava-se no limite em termos de distribuição de memória,

não sendo possível alocar mais memória aos servidores existentes nem criar novos

servidores virtuais.

Esta alteração permitiu a alocação de 8GB de Ram ou mais por servidor virtual, bem

como a criação de novos serviços.


Maior velocidade de transferência da informação entre os servidores e Storage: (4GB -

> 8GB)

A nova Storage tem um interface com o dobro da velocidade aumentando a rapidez no

acesso à informação.

Equipamentos mais modernos que permitem uma maior expansão;

Equipamento para procedimentos de backup mais rápido e de maior capacidade:

(800GB por tape -> 2,5TB por tape)

Esta alteração permitirá a redução dos tempos de backup e restore a efetuar aos

serviços necessários e maior capacidade de salvaguarda da informação.

Redução da manutenção existente, nomeadamente na quantidade de equipamentos;

A redução de 4 SANstorage para 1 SANstorage;

A Redução de 12 Blades para 6 Blades;

Quanto às competências da DSIQ referentes às atividades de planeamento, monitorização,

“report”, formação e avaliação institucional, asseguraram-se, designadamente:

a elaboração do Relatório de Atividades 2013 (RA 2013), integrando a Autoavaliação

da SGMF e os Relatórios anuais do QUAR, do BSC e da formação realizada, este

último para efeitos de Balanço Social, dentro dos prazos legais;

a monitorização periódica do BSC e do QUAR 2014 da SGMF, através da recolha e

tratamento de dados de execução, com vista à elaboração dos Relatórios Intercalares

do QUAR 2014, de julho e de outubro de 2014 para envio ao GPEARI;

a construção do QUAR, do BSC e do Plano de Atividades 2015, em articulação com

todos os dirigentes intermédios e com o patrocínio da Direção;

a colaboração com o INA, na qualidade de interlocutores da formação para o

Ministério das Finanças, promovendo a difusão pelos organismos do MF das

orientações para a concretização do Relatório de Atividades de Formação da

Administração Pública 2013 (RAF 2013);

a produção do respetivo RAF da SGMF, dentro do prazo indicado, após recolha e

tratamento dos dados da execução da formação interna e externa, em 2013;


a conclusão da elaboração do plano de frequência de ações de formação da SGMF

2014, de acordo com as disponibilidades orçamentais e com base no diagnóstico

prévio, efetuado no final de 2013, das necessidades e prioridades de formação dos

trabalhadores e dirigentes;

o desenvolvimento dos processos administrativos relativos à inscrição e frequência de

ações de formação externas, bem como à monitorização e ao controlo da execução

material e financeira.

Quanto a esta última matéria, no Balanço Social, documento em Anexo A, incluem-se os

elementos legalmente obrigatórios, que sintetizam a frequência de formação profissional

pelos trabalhadores e dirigentes da SGMF em 2014. Todavia, sumarizam-se os principais

dados:

Nº de ações Nº de Participações em

ações

Nº de colaboradores

abrangidos

Volume de formação

Investimento efetuado

Internas Externas Internas Externas

2013 3 22 60 46 64 2066 h 9.355,00€

2014 0 47 0 84 56 1388 h 10.945,35€

No quadro acima, constata-se que em 2014 aumentou o número de ações de formação

frequentadas – mais 22 -, o que corresponde a uma maior diversidade de temas

selecionados.

Todavia, registam-se menos 8 colaboradores contemplados por ações de formação em 2014,

face a 2013, o que não é muito significativo, apesar de ter baixado ligeiramente a

“Percentagem de trabalhadores que frequentaram formação”, indicador constante do

exercício de benchmarking entre SG. A relativização deste resultado prende-se também com

a 1ª das variáveis que entra nos cálculos que se efetuam anualmente, a saber: (nº de

trabalhadores efetivamente em funções na SGMF em 31 de dezembro do ano em questão/nº

de trabalhadores abrangidos por formação) *100. Ora, em 2013, contavam-se 126

colaboradores e, em 2014, apenas 116, o que se traduz, respetivamente, numa taxa de

frequência de ações pelos colaboradores de 50,79% e de 48,28%.

Apurou-se, outrossim, um número inferior de participações em ações de formação em 2014

(menos 22), relativamente ao ano precedente, o que resulta no decréscimo do volume de

formação, ou seja, o produto de nº de participantes*duração de cada ação. Porém, tal facto

não se traduziu em diminuição da despesa, a qual, apesar de tudo, apenas se elevou 17%.


Nos gráficos seguintes observa-se a distribuição do volume de horas de formação

frequentadas pelos dirigentes e restantes colaboradores, verificando-se novamente, à

semelhança dos dois anos anteriores, a maior presença dos técnicos superiores nas ações ou

cursos de formação (39%).

É de salientar, em 2º lugar, a representatividade dos dirigentes intermédios (27%) nas ações,

logo seguida da dos assistentes técnicos (20%).

Comparados os números da frequência de formação no biénio 2013-14 são de realçar:

a diminuição de 678 horas frequentadas, no total, em 2014;

o aumento da frequência de formação em 2014, por parte dos dirigentes – mais 97 h;

a contagem de menos 460 h e de menos 345 h frequentadas, respetivamente, pelos

técnicos superiores e pelos assistentes administrativos.

Dirigente superior 3%

Dirigente intermédio

27%

Técnico superior 39%

Assistente técnico 20%

Assist operacional 3%

Informático 8%

Participação em ações de formação 2014

Dirigentesuperior

Dirigenteintermédio

Técnicosuperior

Assisttécnico

Assistoperacional

Informático TOTAL

2013 330 994 623 42 77 2066

2014 46 381 534 278 42 107 1388

2013/2014- Volume de formação por cargo e carreira (horas)

2013 2014


Relativamente às áreas de formação, definidas pela Portaria nº 256/2005, de 16 de março, as

mais procuradas foram a 34 – Ciências Empresariais, com a seleção de 17 cursos/ações,

logo seguida da 38 - Direito, com um registo de 13 temas.

Duas outras áreas foram preferidas, embora com muito menos temas: a 31 - Ciências Sociais

e do Comportamento (5 ações) e a 48 – Informática (4 ações).

Mantiveram-se, neste período, as condições que trouxeram à DSIQ um enorme volume de

trabalho na área de suporte aos utilizadores e unidades orgânicas, por força das atribuições

da prestação centralizada de serviços comuns e da criação de comissões técnicas às quais

estamos incumbidos de dar suporte técnico.

Os recursos existentes versus o acréscimo de trabalho obrigaram-nos a alterar estratégias

para conseguir dar resposta de qualidade aos novos clientes da SGMF (clientes PCSC,

Comissões).

A relevância atribuída à gestão documental e, em simultâneo, a saída de um elemento da

equipa trouxeram responsabilidade e trabalho acrescido aos outros trabalhadores da equipa

que se desmultiplicaram no suporte necessário aos utilizadores, nomeadamente os do

sistema de gestão documental.

Acresceu a este esforço extra, que teve que ser desenvolvido pela equipa, toda a

manutenção do apoio aos Gabinetes Governamentais, aos utilizadores internos e externos da

SGMF (GPEARI – Comissões), utilizadores internos e externos do SGATDP (Acidentes de

Trabalho) e ainda o esforço realizado para a prossecução da deslocalização do Centro de

Dados para a eSPap.


Na área de gestão de recursos humanos

Relativamente aos objetivos prosseguidos pela Unidade orgânica cabe referir ainda:

Objetivo: - Garantir a satisfação dos clientes da SGMF

Indicador: Grau de satisfação dos clientes

Meta: [3,5;4]

Resultado: 3,79


Não obstante alguma resistência relativamente ao modelo de centralização e algumas

dificuldades de utilização do GERUP., foi possível a esta Divisão atingir a meta proposta para

este objetivo, contribuindo para tal a disponibilidade para com os seus clientes, a procura de

resposta às suas solicitações e da resolução dos seus problemas.

Objetivo: - Aumentar o número de processos de acidentes de trabalho tratados

Indicador: N.º de processos tratados até 31 dezembro 2014

Meta: [3600;3900]

Resultado: 4877


A superação deste objetivo deveu-se, por um lado, à utilização da nova aplicação para

tratamento de quase todos os processos (trata-se de uma aplicação que veio trazer uma

redução no tempo de análise dos processos relativamente à anteriormente utilizada) e, por

outro, ao compromisso e empenho da equipa do NATDP em tentar reduzir o atraso no

pagamento de despesas resultantes de acidentes de trabalho.


Objetivo: - Assegurar a prestação de serviços na área de gestão de recursos humanos,

garantindo os níveis de serviço acordados

Indicador 1: % de incorreções no processamento de remunerações

Meta:2

Resultado: 0,09


Indicador 2: Tempo médio de elaboração das declarações, após receção do

requerimento (dias úteis)

Meta:5

Resultado: 4


Indicador 3: Tempo médio de elaboração dos pareceres e informações de recursos

humanos, após receção do requerimento (dias úteis)

Meta:7

Resultado: 5


Indicador 4: Tempo médio de processamento de reposições (dias úteis)

Meta:10

Resultado: 8


A LOE para 2014 manteve o modelo organizativo do MF mantendo-se nesta Secretaria-Geral

as competências em matéria de R.H. de 5 Direções-Gerais (DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e

DGTF), 6 Gabinetes, CRESAP, UTAP, UTAM e o processamento da Brigada Fiscal.

Para garantir os níveis de serviço acordados contámos com 11 pessoas na área de pessoal e

remunerações e 4 no apoio técnico.

Considerando os resultados obtidos, podemos assim concluir que se trata de fazer mais com

menos, e que a superação deste objetivo só é possível pelo sentido de responsabilidade e

compromisso com o serviço dos trabalhadores que contribuíram para a superação deste

objetivo.


Relativamente à atividade de negocia da DGRH, foram assegurados múltiplos processos com

grau de complexidade variado. Destacam-se, abaixo, os mais relevantes:

Elaboração de 37 contratos de trabalho em funções públicas com pessoal da GAF.

Elaboração de 196 informações e 526 ofícios (trabalho extraordinário, cabimento,

mobilidades, recrutamento), no âmbito da centralização de serviços.

Produção de informação de apoio à gestão, designadamente mapas mensais dos postos

de trabalho da SGMF, mapas de pessoal dos Gabinetes, mapa do pessoal de direção

superior do MF.

Realização de 6549 atualizações em GeRHup.

Realização dos procedimentos inerentes a 479 pedidos de publicação em Diário da

República.

Inscrição, reinscrição e cessação de 181 trabalhadores da GAF e AG, trabalhadores em

SME, em funções transitórias em Macau, e de outros órgãos ou estruturas a que a SGMF

presta apoio, junto da ADSE, CGA, Seg. Social.

Receção, análise, resposta ou reencaminhamento de correspondência dos cidadãos, nos

termos do CPA.

Elaboração e tratamento dos processos com pedido de informação, formulados pelos

tribunais e solicitadores de execução fiscal e penhoras, relativamente a pessoal da GAF e

AG.

Processamento das remunerações e outros abonos do pessoal da GAF, do pessoal em

SME afeto à SGMF, da AG, e dos órgãos e outras estruturas a que a SGMF presta apoio.

Elaboração dos mapas necessários ao projeto de orçamento de pessoal para 2015, da

GAF, AG, CRESAP, UTAP e UTAM.

Registo na aplicação informática “Gestão de Processos de acidentes de trabalho” e

arquivo (corrente e intermédio) dos processos de acidentes de trabalho e doenças

profissionais da responsabilidade da GAF.

Análise dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais e processamento

das correspondentes despesas, bem como elaboração de declarações para efeitos de

IRS. Foram tratados 4877 processos/aditamentos, dos quais 3477 foram pagos e 1400

devolvidos. Foram emitidas 198 Declarações Individuais de Rendimento.


Na área de planeamento e gestão financeira

1. A equipa da DPGF, em 31 dezembro de 2014, era constituída por 12 elementos,

distribuídos pelas seguintes áreas de ação:

a) 2 Técnicos Superiores afetos ao Núcleo de Planeamento;

b) 6 Técnicos Superiores e 4 Assistentes Técnicos afetos à Secção de Contabilidade e

Orçamento.

2. Em 2013, de acordo com o disposto na alínea c) do n.º 2 do artigo 19.º da Lei n.º 66-

B/2012, de 31 de dezembro, transitaram para a Secretaria-Geral as atribuições nos

domínios dos recursos humanos, dos recursos financeiros e dos recursos patrimoniais dos

seguintes organismos:

Direção Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP),

Direção Geral do Orçamento (DGO),

Direção Geral do Tesouro e Finanças (DGTF),

Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI),

Inspeção-Geral de Finanças (IGF),

Secretaria-Geral.

3. Com a centralização dos serviços deram-se os primeiros passos absolutamente

estruturantes para o início de um novo modelo organizacional, com vista a melhorar a

eficiência e qualidade dos processos de forma a obter sinergias nas funções de suporte.

4. No âmbito das suas atribuições, em 2014, a Secretaria-Geral prestou apoio administrativo

e financeiro, através da DPGF, às seguintes estruturas orgânicas do Ministério das

Finanças:

Comissão de Normalização Administrativa (CNC),

Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública (CReSAP),

Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos (UTAP),

Unidade Técnica de Acompanhamento e de Monitorização do Setor Público

Empresarial (UTAM),

Gabinetes dos Membros do Governo na área das Finanças,

Direção- Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP),

Direção- Geral do Orçamento (DGO),

Direção- Geral do Tesouro e Finanças (DGTF),

Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI),


Inspeção-Geral de Finanças (IGF),

Secretaria-Geral.

5. À DPGF competiu a elaboração dos orçamentos das 16 entidades envolvidas, a prestação

de contas ao Tribunal de Contas e o acompanhamento financeiro, desde a confirmação de

cabimento orçamental para a despesa que se pretende efetuar, até ao pagamento final das

faturas.

6. No acompanhamento financeiro destacam-se os balancetes previsionais de execução

elaborados mensalmente, na medida em que permitem antecipar necessidades

orçamentais dos diversos serviços que compõem a GAF e a AG, os reportes de

informação à DGO, com particular ênfase dos Fundos Disponíveis (e correspondente

controlo interno que é necessário efetuar para garantir que a Lei dos Compromissos e dos

Pagamentos em Atraso é cumprida) e Previsões Mensais de Execução, Unidade de

Tesouraria, Deslocações em Território Nacional e Estrangeiro.

7. Desde 2012 que se verifica um acréscimo significativo de atribuições, que se têm traduzido

num aumento do número de processos contabilísticos a realizar nesta unidade, conforme

indicam os dados estatísticos retirados do GERFIP e apresentados no quadro seguinte:

8. Simultaneamente, a DPGF acumula as atribuições no âmbito da Coordenação do

Programa Orçamental do Ministério das Finanças, enquanto Entidade Coordenadora do

P003, pelo que, durante a elaboração do Orçamento de Estado para 2015, preparou todos os

trabalhos inerentes à distribuição do plafond de receitas gerais pelos organismos do

Ministério, para além de possuir a responsabilidade de:

05.000

10.00015.00020.00025.00030.000

Cabimentos Compromissos FaturasLogísticas

Pedidos deAutorização de

Pagamento

PAP'saprovados

Retenções

AÇÃO GOVERNATIVA E GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA

2012

2013

2014


a) Comunicar à DGO a distribuição de plafonds por serviço, organismo e EPR e o número

de efetivos do programa;

b) Supervisionar o cumprimento pelos serviços e organismos integrados no Programa das

datas e requisitos definidos para o OE 2015 (acompanhamento através do site da DGO

sobre o estado em que se encontravam);

c) Assegurar a fiabilidade, consistência e coerência da informação;

d) Coordenar com os serviços as eventuais atualizações da informação, nomeadamente

ajustamento do orçamento inicial tendo em atenção o plafond atribuído ao Programa e

as medidas de poupança que incidiram sobre o mesmo.

9. Como Entidade Coordenadora, a Secretaria-Geral, através da DPGF, tem ainda as

seguintes atribuições:

a) Validar mensalmente as previsões mensais de execução dos serviços;

b) Elaborar mensalmente um Relatório sobre os Desvios de Execução Orçamental

relativamente ao previsto, e sobre as necessidades orçamentais apresentados pelos

serviços;

c) Avaliar o grau de realização dos objetivos do programa, incluindo as medidas de política,

atividades e projetos, produzindo relatórios de acompanhamento e controle da

execução financeira e material;

d) Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrição de

projetos;

e) Preparar o documento técnico de apoio ao Relatório da Execução do Programa

Orçamental, com a explicação dos resultados obtidos e dos recursos utilizados, a ser

enviado pelo membro do Governo da tutela à Assembleia da República até ao dia 31 de

março do ano seguinte;

f) Proceder à distribuição dos limites de Fundos Disponíveis pelos organismos.

10. Ao longo de 2014, a DGPF participou, mensalmente, nas reuniões de acompanhamento

de execução orçamental, promovidas pela Direção- Geral do Orçamento, contribuindo

significativamente na preparação de informação relevante sobre os desvios e incumprimentos

verificados nos organismos do Ministério das Finanças, bem como dos organismos

reclassificados.


11. Do exposto no enquadramento, cabe analisar alguns dos objetivos em que a DPGF

esteve envolvida:

Objetivo: - Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com

consumíveis


Meta: 4

Resultado: 34,58


Sobre o resultado alcançado, importa assinalar a mudança de atitude e procedimental da

equipa da DPGF, uma vez que esta privilegiou o uso de e-mail no contacto com o exterior,

diminuindo assim o número e custo de comunicações fixas e móveis, bem como a adoção de

procedimentos internos de cópia e impressão, distinguindo o essencial ou obrigatório do

indiferente ou supérfluo, privilegiando a versão “frente e verso” e a reutilização das

impressões falhadas para efeito de blocos de notas e croquis.

Objetivo: - Coordenar o Programa 003 – Finanças e Administração Pública

Indicador: Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais (dias

úteis)

Meta: 7

Resultado: 3,2


Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que é atribuição da Secretaria-Geral,

enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 – Finanças e Administração

Pública, a emissão de pareceres prévios sobre as alterações orçamentais que careçam de

autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças ou do membro do Governo da

tutela.


Importa realçar a complexidade técnica de que estes processos se revestem, na medida em

que os Organismos do Ministério submetem as suas necessidades à Entidade Coordenadora

do Programa Orçamental (EC), que, por sua vez, após análise, procede à elaboração de uma

Informação propondo opções de resolução, seguindo posteriormente para a tutela, a fim de

ser obtida a devida autorização ministerial. Estas funções foram asseguradas pela chefe de

Divisão e por duas técnicas superiores.

Objetivo: - Assegurar a prestação de serviços na área de gestão financeira, garantindo os

níveis de serviço acordados

Taxa de realização da DPGF: 115,42%

Indicador 1: Tempo de elaboração do pedido de libertação de crédito, após a receção

dos mapas finais de vencimento (dias úteis)

Meta: 4

Resultado: 2


Indicador 2: Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e

financeiros, após receção de notificação (dias úteis)

Meta: 4

Resultado: 2


Indicador 3: Tempo de processamento de reconstituição mensal do fundo de maneio

após cabimentação (dias úteis)

Meta: 3

Resultado: 2


Para o resultado do primeiro indicador foi necessário um elevado nível de coordenação e zelo

por parte da equipa da DPGF.


Quanto ao indicador dois, realça-se a capacidade e diligência da DPGF em antecipar

constrangimentos orçamentais através da elaboração de balancetes mensais previsionais.

Um exemplo prático desta observação traduziu-se no trabalho realizado aquando da

preparação do Orçamento para o ano de 2014, em que se fez uma previsão das despesas

que iriam ocorrer durante a execução, com a orçamentação de todos os contratos existentes

e dos que viriam a ocorrer.

Pese embora se tenham verificado constrangimentos, na sequência das cativações

decretadas pela LOE, estes foram minimizados pelas alterações orçamentais realizadas, que

garantiram a prévia cabimentação dos contratos, ultrapassando-se o risco de inibição ao

normal funcionamento dos serviços.

Sobre o resultado do indicador três, importa assinalar que se assegurou mensalmente a

existência de recursos financeiros suficientes para proceder à reconstituição de fundos de

maneio das diversas direções- gerais e gabinetes ministeriais.

Na reconstituição de fundos de maneio foi necessário fazer a verificação de todas as

despesas apresentadas, assegurando a respetiva legalidade, proceder a alterações

orçamentais e efetuar os devidos cabimentos.

Na área de apoio jurídico e contencioso

Quanto aos cinco objetivos superados pela DSAJC, refira-se especificamente:

Não obstante o forte movimento processual e a saída no final do 3.º trimestre de 2 efetivos

do quadro da DSAJC, foi possível superar a meta de 12 dias prevista como prazo médio

de resposta a processos jurídico-administrativos. O número médio situou-se em 10 dias.

Os valores da recuperação de taxas de justiça pagas e das receitas provenientes da

cobrança de honorários, apurados em 2014, voltaram a ser expressivos da taxa de

sucesso registada no patrocínio do MF.

As taxas seriam tanto mais expressivas quanto tivesse sido alcançada a cobrança total do

processado. Tal não foi possível, estando já em curso a preparação dos requerimentos de

execução judicial das Notas em dívida.


Na área de arquivos e documentação

Relativamente aos cinco objetivos superados pela DSAD, refira-se especificamente:

No objetivo Garantir a Satisfação dos Clientes é de registar que, nas questões que mais

refletem os serviços prestados – “Atendimento feito pela Biblioteca Central” e “Atendimento

feito pelo Arquivo Contemporâneo” –, 22 respostas originaram a pontuação de 4,59 para a

Biblioteca Central, das quais 14 pontuaram com o valor máximo (5 valores). Quanto ao

Arquivo Contemporâneo das 29 respostas foram obtidos 4,76 valores, das quais 22 deram os

5 valores de pontuação máxima.

Objetivo: - Contribuir para o Projeto de Portaria de Gestão Documental

Indicador: % de atividades executadas face às previstas

Meta:50

Resultado: 50


A DSAD, através de uma equipa específica, tem dinamizado e coordenado os trabalhos com

todos os organismos do Ministério das Finanças para a concretização do objetivo atrás

indicado. Paralelamente, vem dando apoio às iniciativas da Direção-Geral do Livro, dos

Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) - organismo normalizador da política arquivística e com

competência legal para a aprovação de portarias de gestão documental -, com vista à criação

dos terceiros níveis dos planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional, a

aplicar a todos os organismos da Administração Pública (central e local).

Para o efeito foram efetuadas numerosas sessões de trabalho envolvendo organismos da

administração local e administração central, tendo a equipa da Secretaria- Geral estado

envolvida quer como facilitadora quer como dinamizadora dos trabalhos, tendo daqui

resultado um Plano de Classificação para a Administração Local apresentado em Janeiro de

2014 (versão 0.2), assim como uma “Lista Consolidada de 3.ºs níveis para Planos de

Classificação Conformes à MEF”, publicada a 14 de Março de 2014 (versão 0.3).

No que concerne aos trabalhos específicos relativos ao Ministério das Finanças, a Secretaria-

Geral tem vindo a coordenar os trabalhos e responder às questões colocadas, tanto pelos

diversos organismos como pela DGLAB, enquanto organismo coordenador e normativo.

Todos os organismos do MF deram por finalizados os seus contributos à exceção da

Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) que, pelas suas especificidades e fragilidades


próprias, não tem podido acompanhar temporalmente os restantes organismos, e que só

respondeu no final do mês de dezembro.

Relacionado com o projeto acima mencionado e dele indissociável, uma vez que é uma tarefa

imprescindível de realização a montante, foi implementado o Plano de Classificação a um

organismo piloto, no caso a Direção- Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções

Públicas (INA), a partir de agosto último, por forma a verificar as fragilidades deste

instrumento de gestão documental.

Objetivo: - Manter o valor de receita própria cobrado em 2013

Indicador: % de cobrança de receita própria face ao ano anterior

Meta: 50

Resultado:143,59


A receita própria obtida pela DSAD é proveniente, por um lado da cobrança de reproduções

efetuadas na BC e no ACMF e, por outro, e mais significativamente, dos serviços prestados à

Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) com quem a Secretaria-Geral mantém um protocolo

que prevê o pagamento da verba máxima anual de 75.000 euros.

A receita própria obtida no ano de 2013 foi de 70.278,45 euros.

No presente ano, face à necessidade da AT de libertação de espaços de arquivo e à

capacidade técnica do ACMF, foi superiormente autorizado por aquele organismo que a

receita de 2014 atingisse o montante de 100.000 euros.

Assim, o valor obtido pelas reproduções feitas pela BC e pelo ACMF foi de 914,50 euros e

pelos serviços prestados à AT de 100.001,25 euros

Obtida a verba total de 100.915,75 euros, proveniente das duas fontes de receita, esta

representa 143,6% do valor cobrado relativamente ao ano anterior, o que superou largamente

– pelo motivo apresentado anteriormente – o objetivo fixado.


Objetivo: - Promover o tratamento de processos da série documental “Pensões de Sangue”

Indicador: N.º de metros lineares de documentação tratados

Meta: 30

Resultado:32


Tendo-se previsto para tratamento (higienização, descrição em base de dados e

reacondicionamento em novas unidades de instalação) de 30 metros lineares de

documentação referente a processos de “Pensões de Sangue”, foram efetuados, durante o

corrente ano, 32 metros lineares, pelo que representa uma concretização de 105% face ao

proposto.


Na área de informação e relações públicas

A Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas integra três núcleos com funções

distintas: relações públicas, central telefónica e receção da área governamental.

A sua atividade tem vindo a ser coordenada de forma a destacar-se pela rapidez e eficácia da

resposta dada e pela qualidade da relação que estabelece com os clientes quer externos quer

internos, não perdendo de vista os objetivos estratégicos da Secretaria-Geral e as atribuições

previstas na Portaria nº 112/2012, de 27 de abril. Sendo a imprevisibilidade das situações o

“pano de fundo” da atividade da DSIRP, a motivação da equipa tem sido um desafio

permanente no período em análise, dada a conjuntura económica existente.

Contudo, da análise dos objetivos operacionais constata-se que todos os objetivos foram

superados durante 2014.

O objetivo “Garantir a satisfação dos Clientes” abrange, no caso da Direção de Serviços de

Informação e Relações Públicas, uma parte muito significativa da sua atividade, pelo que se

considerou relevante quantificar e analisar as atividades que para ele contribuem e que são

avaliadas semestralmente através dos questionários de satisfação dirigidos aos gabinetes

governamentais, aos interlocutores da GAF e aos restantes clientes:

Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes Avaliação anual:4,44

Avaliação através de questionários semestrais sobre os seguintes temas:

Organização de viagens, de eventos e de

reuniões

454 Viagens organizadas, das quais 38 foram canceladas 30 Estadias organizadas 33 Cerimónias 444 Reuniões

2.992 Participantes 7.886 Participantes

Organização de refeições Refeições:20 401 Participantes

Coordenação e distribuição do anuário Papel- 435 Destinatários CD- 482 Destinatários

Criação e atualização de listas de

contactos da SGMF, dos organismos que

integram o MF e dos gabinetes

governamentais

Listas de contactos: Gabinetes: 7 Organismos:6 Portal do Governo:5 Secretaria-Geral atualização mensal na internet e extranet

Destinatários: todos os membros dos gabinetes, organismos e trabalhadores da SGMF

Acolhimento da receção da área

governamental

13.034 Individualidades 593 Jornalistas 4.091 Correspondência dirigida aos gabinetes

Atendimento da central telefónica Chamadas recebidas: 16.537 Chamadas efetuadas: 5.846

Ações no âmbito da responsabilidade

social/cultural

Ações promovidas: 13

Criação e distribuição da revista de imprensa

Envio todos os dias úteis, com edição de fim de semana à segunda-feira

20.448 Notícias enviadas para 342 destinatários

Programa de fim de semana Envio semanal

342 Destinatários


Na área de gestão de aprovisionamento e património

No que respeita ao objetivo Garantir a satisfação dos clientes da SGMF, a DGAP vem

fazendo algum esforço acrescido no sentido de ir ao encontro das necessidades dos nossos

clientes, esforço esse recompensado em sede de avaliação (resultado do indicador “Grau de

satisfação dos clientes”: 4,17; taxa de realização:108,4%)

Analisadas as avaliações à DGAP foi identificado um campo a melhorar – celeridade dos

processos/respostas – mas tal somente será possível se a equipa for reforçada.

Os recursos humanos são escassos para dar resposta a todas as solicitações, o que, aliado

aos inúmeros constrangimentos (orçamentais), impossibilita que a resposta da DGAP, na

maior parte das vezes, seja mais célere.

No que concerne ao objetivo Garantir a adoção de medidas de segurança, higiene e saúde no

trabalho, este foi claramente superado, uma vez que foram realizadas mais ações do que as

inicialmente planeadas, o que somente foi possível pelo esforço acrescido de alguns

trabalhadores que tornaram possível esta superação.

Indicador: Grau de implementação das medidas planeadas (%)

Meta: 70

Resultado: 150


Ações previstas: Investimento na segurança das pessoas e instalações

Instalação de mais 6 câmaras de videovigilância no edifício, aumentando assim a

cobertura de área.

Montagem de baixadas do sistema de Proteção contra descargas atmosféricas em

todo o edifício sede do MF.

Construção e equipagem de um posto de socorros no edifício.

Instalação de uma central de deteção de incêndios em todas as áreas ocupadas pela

SGMF.

Ações não previstas

Análises à qualidade do ar interior

Avaliação de equipamentos e instalações para a eventual existência de amianto.


Empreitada para remodelagem/manutenção preventiva e corretiva dos mais de 100

quadros elétricos existentes no edifício com o intuito de prevenir a ocorrência de

acidentes, muitas vezes com consequências graves a nível humano, produtivo e

financeiro.

Contudo, e apesar do esforço investido no projeto do Plano de Emergência Interno (PEI),

mais um ano passou sem que tenha sido possível a esta Divisão concluir o mesmo, uma vez

que continuamos a aguardar a nomeação das equipas de evacuação por parte dos

Gabinetes, sem as quais não é possível fechar o PEI e enviar para aprovação da ANPC.

Esta foi a razão pela qual não se realizou o simulacro previsto para 2014, uma vez que este

somente é viável após a aprovação do PEI pela autoridade competente, a fim de poder contar

com a colaboração do CDOS, PSP e demais entidades.

Ainda assim, a DGAP promoveu formação com a Associação Nacional de Bombeiros, em

“Extintores” e “1.ºs Socorros” para elementos das equipas de evacuação da SGMF, DGTF e

GPEARI.

No que diz respeito ao objetivo Assegurar a prestação de serviços na área de recursos

patrimoniais, logísticos e de aprovisionamento, garantindo os níveis de serviço acordados,

verificaram-me, ao longo do ano, algumas melhorias: 3 indicadores atingidos e 2 superados.

Este objetivo foi superado porque a equipa atual da DGAP deu resposta atempada e mais

célere aos serviços solicitados.

Quanto ao objetivo de Assegurar obras de reabilitação de instalações, este foi superado, uma

vez que foi possível realizar ações que não haviam sido planeadas.

Assim, para além de intervenções de reabilitação de alguns espaços danificados por

infiltrações, a DGAP apresentou ao FRCP uma candidatura para reabilitação de instalações

da SGMF e do edifício sede do MF (GM e corredores), que foi aprovada e objeto de

financiamento por parte deste Fundo.

Assim, foram reabilitadas 4 salas, numa área total de cerca de 250m2, que permitiu instalar

serviços da DGRH e a UMC, 3 salas do GMEF e a escadaria sul do edifício, que se

encontrava muito deteriorada.

Para além destas intervenções, a DGAP fez um contrato de empreitada para substituição das

janelas das instalações da SGMF, que se encontravam em muito mau estado e sem

manutenção há mais de 15 anos, num claro investimento no conforto térmico e acústico dos

trabalhadores e na eficiência energética do edifício.


2.8.2. Outras atividades desenvolvidas não previstas no plano

No domínio da inovação e qualidade

A instalação, de raiz, de toda a infraestrutura de suporte à Unidade Técnica de

Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial (UTAM) teve um grande

impacto nos projetos/atividade corrente não prevista para 2014. Exigiu, em coordenação com

os Consultores da UTAM, o levantamento das necessidades técnicas e implementação das

mesmas.

Ainda no âmbito do apoio à UTAM nas suas novas instalações foram definidos os serviços

necessários (rede, domínio, correio) e a configuração/instalação dos computadores,

impressoras e telefones.

Desenvolvemos dois sites:

Site da Secretaria de Estado das Finanças (SEF);

Site Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público

Empresarial (UTAM).

Foram ambos desenvolvidos com recursos internos. O site da UTAM destina-se à divulgação

da informação cuja publicação é obrigatória pela Unidade Técnica.

O site para a SEF – Parcerias para o desenvolvimento – tem como objetivo promover o

acesso das empresas e entidades nacionais às oportunidades de negócio no âmbito dos

fundos de cooperação europeus e entidades multilaterais de que Portugal é sócio.

Foi efetuada a mudança do centro de dados (CPD) para a eSPap e concluída com sucesso.

Efetuou-se, ainda, a migração da Storage para uma solução mais moderna e com maior

capacidade de armazenamento (redução de custos de manutenção) e migração de software

VMWARE para HYPERV.

Realizaram-se o upgrade do FIREWALL / upgrade da VPN para a consolidação da solução de

segurança existente, permitindo a redundância da solução bem como a redução de custos

relativamente à solução existente e o upgrade do software ANNUBIS que consistiu na

atualização para uma versão mais recente do serviço de filtragem, de envio e receção de

mensagens.


No âmbito das Migrações procedemos à substituição de alguns servidores existentes para

outros mais modernos e com maior capacidade de memória e processamento.

Foi também feita a migração/implementação de uma nova solução de backup, mais recente e

com maior capacidade, adaptada à nova tecnologia implementada (Hyper-V).

No âmbito do suporte à CNC foi definido todo o apoio à configuração e instalação dos

computadores, impressoras e telefones, nas suas novas instalações.

Implementámos também o PROJETO KOHA (Catálogo bibliográfico).

No domínio dos arquivos e documentação

Apoio técnico aos organismos do Ministério das Finanças

Apoio na elaboração de um relatório de documentação acumulada da ex-IGAL, produzido

por técnicos da Inspeção Geral de Finanças, com vista ao envio à Direção-Geral do Livro,

dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), a quem compete a sua aprovação

Acompanhamento de visitas técnicas levadas a cabo pela DGLAB a organismos do

Ministério das Finanças, nomeadamente à ADSE e à DGAEP.

Apoio na elaboração de um relatório de documentação acumulada pela Direção Geral da

Administração e do Emprego Público relativa à série documental “Reclamações”, com

vista ao envio à DGLAB, a quem compete a sua aprovação, para que seja possível a

libertação de espaços no Arquivo situado na Rua Almeida Brandão.

Atividades de comunicação/divulgação

Comemoração do Dia Mundial da Poesia com uma sessão com o poeta Nuno Júdice que

decorreu nas instalações da Biblioteca Central a 21 de março.

Bookcrossing na Biblioteca Central no Dia Mundial do Livro, a 22 de abril.

Campanha de recolha de livros infantis na época do Natal para a Junta de Freguesia da

Misericórdia de Lisboa nas instalações da Biblioteca Central.


Integração de fundos documentais

Os fundos documentais provenientes das extintas bibliotecas do Instituto de Informática e da

Direção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros (DGITA) foram

totalmente integrados na Biblioteca Central, incluindo as etapas necessárias de tratamento

documental, tais como a libertação de espaços para armazenamento da documentação a

incorporar; receção, seleção e armazenamento nas estantes; integração dos registos

bibliográficos na base de dados da BC com vista à disponibilização da documentação para

consulta e empréstimo, de acordo com o projeto 3/DSAD.

No Arquivo Contemporâneo foram incorporados fundos documentais da ex-DGAIEC, assim

como diversos conjuntos de processos de Imposto Sucessório provenientes dos Serviços de

Finanças de Lisboa-10, Sintra-4, Oeiras-1, Lourinhã e Évora. Deste último Serviço de

Finanças foram igualmente incorporados livros de registo de matrizes prediais rústicas e

fichas referentes a matrizes prediais urbanas.

No domínio da informação e relações públicas

Em 2014 foram organizados diversos eventos de cariz internacional entre os quais se

destacam:

Visita oficial do Secretário de Estado do Tesouro Norte Americano.

Assinatura dos contratos relativos à venda da Caixa Seguros no âmbito do processo

de privatização

Organização da “ Informal Economic and Finance Meeting”, realizado no Dom Pedro

Palace Hotel de 12 a 14 de junho de 2014. Esta reunião implicou a organização de

diversos eventos alguns em simultâneo, como abaixo se descreve:

Seminário “Public Finance Management”

Data Evento Participantes

12.06 Reunião 150

13.06 Reunião 150

12.06 Jantar de trabalho 42

13.06 Passeio de

acompanhantes

20

13.06 Acompanhamento ao

jantar do BdP

150

14.06 Passeio social a Sintra 90


Visita oficial do Presidente do Banco Interamericano de Desenvolvimento, Luis Alberto

Moreno

Visita oficial do Secretário-Geral da OCDE, Angel Gurria

“EBRD Procurement Seminar”

“Seminário para apresentação da plataforma Connectamericas e das Oportunidade de

Negócio e de Financiamento junto do Banco Interamericano de Desenvolvimento”

Foram também organizadas 444 reuniões no Ministério das Finanças com cerca de 7.886

participantes, números que englobam também as que tiveram lugar no âmbito da Missão de

avaliação do PAEF.

No domínio das compras públicas

Procedeu-se à tramitação relativa à instrução dos procedimentos para a obtenção dos

pareceres prévios da Agência para a Modernização Administrativa (AMA), em estreita

colaboração com esta agência. Os referidos pareceres são essenciais à contratação de todos

os bens e serviços que se enquadrem no seu âmbito, tendo sido essencial a boa articulação

com a AMA para a adaptação do seu formulário à realidade das aquisições centralizadas

pelas Unidades Ministeriais de Compras da Administração Pública, tendo sido alcançado,

com sucesso, aquele objetivo.

Refira-se, aliás, que todo este processo tem sido essencial no bom e atempado

desenvolvimento dos procedimentos de aquisição de bens e serviços na área das tecnologias

de informação.

Em articulação e com o apoio da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública

(ESPAP) foi feito o redesenho da estrutura do Plano Nacional de Compras Públicas,

nomeadamente através da recolha e interpretação dos dados financeiros relativos às

aquisições centralizadas de bens e serviços enquadráveis em acordos quadro no âmbito dos

organismos do Ministério das Finanças.


No domínio da gestão do aprovisionamento e património

No âmbito da responsabilidade Ambiental, a DGAP, em colaboração com a DSRIP, promoveu

a comemoração da Semana dos Resíduos com a dinamização de algumas iniciativas que

decorreram ao longo da semana.

Neste âmbito e, no seguimento da implementação do Plano de ação para a eficiência

energética e hídrica do edifício e, com o apoio da ADENE, foram instaladas no PT Baterias de

condensadores com vista a otimizar o fator de potência e eliminar a parcela da energia reativa

na fatura energética.

Foi adquirida também iluminação LED para colocar em todas as áreas de circulação e em

postos de trabalho da SGMF, bem como projetores para instalar nos claustros (aqui com

dupla preocupação: segurança das pessoas/eficiência energética)

Foi alterado o circuito de iluminação da Biblioteca e o próprio trabalho de substituição,

manutenção e reparação e quadros elétricos também contribuirá para um desempenho

energético do edifício mais eficaz.

Dentro do plano de substituição dos equipamentos AVAC (descontinuados, obsoletos e com

gaz R22) foram substituídos os splits de AVAC mais antigos quer em Gabinetes, quer na

SGMF por equipamentos mais recentes e energeticamente mais eficientes.

Em 2014 a DGAP apresentou uma candidatura ao Prémio EDP energia elétrica e Ambiente:

de entre 290 candidaturas, a SGMF passou à 2.ª fase do processo de seleção num grupo de

40 instituições públicas e privadas. De salientar que a SGMF foi a única entidade da

Administração Central do Estado a candidatar-se e a qualificar-se para a 2.ª fase. Foi

bastante gratificante ver reconhecido o nosso trabalho neste campo.

http://www.edpdistribuicao.pt/pt/premiosedp2014/Pages/index.html

Todas estas medidas contribuem para que a SGMF/edifício sede do MF possa cumprir e até

superar a redução prevista no Plano para cumprimento da meta estabelecida na RCM n.º

2/2011 de 12 de janeiro, tendo por referência os anos 2010 e 2011.

http://www.edpdistribuicao.pt/pt/premiosedp2014/Pages/index.html


De 2012 até à data conseguimos reduzir o consumo em 20% (o objetivo era 2,5%).

Entre 2013 e 2014 as medidas de eficiência energética permitiram reduzir o consumo em 4%.

Evolução do consumo energético

0

1000000

2000000

3000000

4000000

2009 2010 2011 2012 2013 2014

kwh 3508568 3545400 3349919 3049944 2412070 2315593


2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista

2.9.1. Recursos humanos

Cargo, carreira ou

categoria

Número de trabalhadores da SGMF QUAR 2014

Em 31/12/2013

Pla

ne

ad

os

pa

ra 2

01

4 Em

31/12/2014 DESVIOS

Po

ntu

açã

o

atr

ibuíd

a

Po

nto

s

Pla

ne

ad

os

20

14

Pontos realizados em 31-12-

2014

DESVIOS

Dirigentes superiores

2 3 3 0 20 60 60 0


9 9 8 -1 16 144 128 -16

Coordenadores técnicos

3 4 3 -1 9 36 27 -9

Especialistas de informática

3 3 2 -1 12 36 24 -12

Técnicos de informática

5 5 5 0 9 45 45 0

Técnicos superiores

46 48 39 -9 12 576 468 -108

Assistentes técnicos

56 57 53 -4 8 456 424 -32

Assistentes operacionais

31 33 29 -4 5 165 145 -20

Total 155 a); b) 162 c) 142 a) -20 1518 1321 -197

a) Neste total foram considerados 26 trabalhadores da Secretaria-Geral a exercer funções nos

Gabinetes Governamentais (1 técnico de informática, 9 assistentes técnicos e 16 assistentes

operacionais).

b) No âmbito da centralização de serviços foi considerado 1 técnico superior

c) No total de efetivos planeados estão incluídos 29 trabalhadores em exercício de funções nos

Gabinetes Ministeriais do MF (1 técnico de informática, 10 assistentes técnicos e 18 assistentes

operacionais).

No Balanço Social, em Anexo A, pode aceder-se a dados mais pormenorizados sobre esta

matéria.

Relativamente ao quadro acima, salienta-se que:

i. em 31 de Dezembro de 2014, o número de trabalhadores em funções -142 -,

apresentava uma diferença, não despicienda, de menos 20 colaboradores, face ao

número de postos de trabalho planeados para 2014 – 162.

Os desvios mais significativos registavam-se na carreira dos técnicos superiores, com

menos 9 trabalhadores, secundada esta pelas carreiras dos assistentes técnicos e dos


assistentes operacionais, ambas com menos 4 trabalhadores, em comparação com o

planeado.

ii. se se incluírem 3 dirigentes superiores e 8 dirigentes intermédios, em 31-12-2014,

contavam-se 116 colaboradores efetivamente em funções na Secretaria-Geral, uma vez

que, do total de 142 trabalhadores, 26 encontravam-se adstritos aos Gabinetes dos

membros do Governo na área das finanças.

iii. a redução de 20 trabalhadores, atrás mencionada, corresponde a um pouco mais de

12% dos recursos humanos previstos. De entre estes colaboradores, sobressaem 9

técnicos superiores, como já se referiu, bem como 1 dirigente intermédio e 1

coordenador técnico.

No quadro abaixo, observa-se a continuação da tendência de queda dos indicadores de

enquadramento, embora mais mitigada em 2014, em comparação com o ano precedente.

31-12-2012 31-12-2013 31-12-2014

Número de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF

115 126 116

Número de dirigentes intermédios 10 9 8

Percentagem de dirigentes intermédios no total de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF

8,7% 7,1% 6,9%

Número de coordenadores técnicos 4 3 3

Percentagem de coordenadores técnicos no total de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SGMF

3,5% 2,4% 2,6%

Apesar da diminuição do número de trabalhadores, face ao planeamento inicial e também

relativamente ao ano de 2013, foi assegurada a execução dos processos e atividades

referentes à prestação de serviços comuns às entidades centralizadas, bem como a

observância das orientações emanadas pela tutela ou decorrentes de outras obrigações

legais, cometidas à Secretaria-Geral, no âmbito da sua missão e atribuições.

Todos estes compromissos exigiram níveis de esforço e assinalável empenhamento das

equipas e dos dirigentes.


2.9.2.Recursos financeiros

Constam do Anexo B, Relatório de execução orçamental, elementos discriminados sobre a

gestão financeira e orçamental no ano anterior.

No quadro infra, apresenta-se uma síntese da execução orçamental em 2014, assinalando os

desvios face ao orçamento corrigido.

Designação Planeados

QUAR aprovado

Orçamento corrigido

Executado até 31-12-2014, face ao corrigido

Desvios face ao corrigido

€ % € %

Orçamento de Funcionamento, SME e EGM 25 008 674,00 28 334 292,00 20 891 294,34 73,73 7 442 997,66 -26,27

Despesas com Pessoal 5 702 225,00 5 004 393,00 4 709 772,36 94,11 294 620,64 -5,89

Aquisição de Bens e Serviços 7 549 346,00 6 111 259,00 2 132 491,75 34,89 3 978 767,25 -65,11

Outras Despesas Correntes 9 424 900,00 15 621 130,00 13 293 153,60 85,10 2 327 976,4 -14,90

Despesas de capital 2 332 203,00 1 597 510,00 755 876,63 47,32 841 633,37 -52,68

PIDDAC - - - Total (Orçamento Funcionamento + PIDDAC + SME + EGM) 25 008 674,00 28 334 292,00 20 891 294,34 73,73 7 442 997,66 -26,27


3. MODERNIZAÇÃO

ADMINISTRATIVA


De acordo com o estipulado no nº 2 do Artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de

maio, “os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as

medidas de modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização,

qualidade e inovação, e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do

Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13 de maio5, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a

sua aplicação em cada ano e a previsão das poupanças associadas a tais medidas”.

No âmbito da Modernização Administrativa, a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças

(SGMF) implementou um novo sistema de gestão dos processos de Acidentes de Trabalho e

Doenças Profissionais – SGATDP – cujos objetivos visam:

Facilitar a instrução dos processos pelas entidades (unidades orgânicas de toda a Administração Pública);

Agilizar o processo de registo e envio à SGMF dos processos instruídos pelas entidades.

Agilizar o processo de análise dos processos às analistas do Núcleo de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais (NATDP);

Recuperar atrasos nos reembolsos aos acidentados;

Agilizar o pagamento dos reembolsos aos acidentados.

O sistema referido foi desenvolvido com o apoio de empresas externas estreita e diretamente

acompanhadas pelas equipas da SGMF envolvidas – Direção de Serviços de Inovação e

Qualidade (DSIQ) e NATDP.

A Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) apresenta, no período compreendido

entre janeiro e dezembro de 2014, os seguintes indicadores:

Indicadores Resolvidos

Nº de Pedidos de apoio à utilização do sistema recebidos via Masterlink

44 44

Nº de Pedidos de informação por telefone - nº total no período 700 700 Nº de Pedidos informação por correio eletrónico 360 360 Nº de Pedidos de transferência por alteração de NIF da Entidade empregadora

19 19

O NATDP apresenta para o mesmo período o indicador:

N.º de processos tratados até 31 dezembro 2014 - com meta – [3600;3900] e

resultado = 4877 com taxa de realização = 137,57%.

O resultado obtido neste indicador e consequente superação do objetivo associado deve-se

também à utilização da nova aplicação – SGATDP - para tratamento de quase todos os

processos dado tratar-se de uma aplicação que veio trazer uma redução no tempo de análise

dos processos relativamente à anteriormente utilizada.

5 “Os serviços públicos devem, sempre que a sua natureza a isso não se oponha, para além do atendimento presencial, ser

também prestados de forma digital, através da sua progressiva disponibilização na Internet.”


4. AVALIAÇÃO FINAL


4.1. Apreciação dos resultados alcançados

Ao longo da exposição, foram descritas e quantificadas as atividades desenvolvidas em 2014

pelas diferentes unidades orgânicas da SGMF, dando-se relevo particular aos objetivos e

indicadores do QUAR, bem como aos projetos, iniciativas e aos outros objetivos específicos

das diferentes áreas que concorreram para a operacionalização dos vetores estratégicos

plurianuais definidos.

Relativamente ao que se tinha previsto no planeamento, registou-se a redução de 20

colaboradores, o que teve impacto na distribuição do trabalho pelos restantes elementos das

equipas e respetivos coordenadores ou dirigentes e também na concretização de algumas

ações e objetivos setoriais programados, como é referido.

O bom nível de desempenho institucional que foi alcançado encontra-se documentado e

explicitado em vários pontos do presente relatório, referindo-se sumariamente alguns dos

principais resultados obtidos:

superação dos 8 objetivos do QUAR da SGMF para 2014;

superação de 80% dos indicadores do QUAR e realização de 13,33%;

concretização ou superação de 80,95% dos objetivos prosseguidos pelas UO Direções

de Serviços e Divisões;

execução ou superação de 86,21% dos indicadores destas Unidades Orgânicas;

conclusão de 55,6% dos projetos planeados;

desenvolvimento a 100% de inúmeras atividades de suporte;

desenvolvimento de cerca de 75% de medidas ou iniciativas de melhoria.

4.2.Proposta de menção qualitativa

De acordo com o nº 1 do Artigo 18º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o

“Desempenho bom” deverá ser atribuído ao serviço que atinja todos os objetivos, superando

alguns.

Assim, como resultado da autoavaliação, proponho a atribuição da menção qualitativa de

Desempenho Bom.

O Secretário-Geral

Rogério Peixoto


4.3. Conclusões prospetivas

Em 2015, a SGMF continuará a introduzir melhorias internas na gestão de processos e de

recursos, nomeadamente através da adoção de ferramentas de produtividade, que possam

melhorar a qualidade efetiva da resposta aos seus clientes.

Procurar-se-á dotar as equipas de algumas unidades orgânicas dos recursos humanos

necessários e em falta, para que seja possível assegurar as atividades core, em função das

atribuições cometidas.

A SGMF tomará iniciativas no sentido do aprofundamento da coordenação e proximidade com

os interlocutores das entidades centralizadas, garantindo, nomeadamente, os níveis de

serviço contratualizados.

Tendo em consideração os recursos disponíveis, promover-se-á a frequência de formação

prioritária, qualificante e certificada que contribua para melhorar o desempenho profissional

dos trabalhadores e dirigentes, com reflexos na performance institucional.

Há, todavia, um aspeto que não deve ser descurado e que merece ser neste local destacado.

Tem ele que ver com a reflexão interna que a SGMF está a promover sobre o modelo de

centralização de atribuições comuns consagrado na LOE para 2015.

Trata-se de um modelo normativamente ainda incipiente que confere um conjunto de

competências no âmbito da gestão geral, da gestão orçamental e da gestão de instalações e

equipamentos ao Secretário-Geral e não à Secretaria-Geral, cuja imprecisão terminológica é

reconhecida pelo próprio legislador ao consagrar uma norma de segurança que considera

competente o dirigente máximo dos serviços abrangidos pelo modelo, em caso de dúvida

sobre a entidade competente para a prática de ato administrativo resultante da repartição de

competências.

A SGMF está profundamente implicada no processo de avaliação dos modelos organizativos

dos ministérios de que se cuida no artigo 34.º da LOE para 2015, colaborando com a DGAEP

e a DGO e promovendo ela própria reuniões de reflexão com outras entidades,

nomeadamente a eSPap, a Secretaria-Geral do Ministério da Economia e a Secretaria-Geral

da Presidência do Conselho de Ministros.


Sobre esta matéria, que de resto entronca no tema mais vasto da denominada Reforma do

Estado, impõe-se que as opções sejam tomadas com o desejável grau de flexibilidade, sim,

mas sem ambiguidades quanto à filosofia de base que lhes subjaz, tanto mais que a LOE

para 2015 comete ao Governo a promoção e a reorganização dos serviços em face da

desejável eficácia operacional do novo modelo organizativo do Ministério das Finanças (cfr. o

artigo 30.º da LOE 2015).

É bom lembrar que a atual orgânica da SGMF foi concebida para um outro paradigma. Como

não poderá deixar de ser, a forma como a SGMF se organizará internamente está

intimamente associada à evolução deste processo.


GLOSSÁRIO

Gabinetes Governamentais do MF

GMEF - Gabinete da Ministra de Estado e das Finanças GSEAO - Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento GSET - Gabinete da Secretária de Estado do Tesouro GSEF - Gabinete do Secretário de Estado das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEAP - Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública SEAP - Secretário de Estado da Administração Pública

MF – Ministério das Finanças

ADSE – Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas AT – Autoridade Tributária e Aduaneira CNC – Comissão de Normalização Contabilística CGA, I.P. – Caixa Geral de Aposentações CRESAP – Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública DGAEP – Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO – Direção-Geral do Orçamento DGTF – Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI – Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF – Inspeção-Geral de Finanças INA – Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SEF – Secretaria de Estado das Finanças SSAP – Serviços Sociais da Administração Pública UTAM – Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público

Empresarial UTAP – Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos

SGMF – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças

ACMF – Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças BC – Biblioteca Central DGAP – Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património DGRH – Divisão de Gestão de Recursos Humanos DPGF – Divisão de Planeamento e Gestão Financeira DSAD – Direção de Serviços de Arquivos e Documentação DSAJC – Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso DSIQ – Direção de Serviços de Inovação e Qualidade DSIRP – Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas SCO – Secção de Contabilidade e Orçamento UMC – Unidade Ministerial de Compras


Outras

AG – Área Governamental ADENE – Agência para a Energia AMA – Agência para a Modernização Administrativa ANPC – Autoridade Nacional de Proteção Civil BBC – Boletim da Biblioteca Central BdP – Banco de Portugal BSC – Balanced Scorecard CCAS – Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços CDOS – Comando Distrital de Operações de Socorro DGAIEC – Direção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo DGITA – Direção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros DGLAB – Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas EBRD – European Bank for Reconstruction and Development (BERD – Banco

Europeu para a Reconstrução e Desenvolvimento) ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. GAF – Gestão Administrativa e Financeira GERFIP – Gestão de Recursos Financeiros Partilhada GeRHup – Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado IGAL – Inspeção-Geral da Administração Local LOE – Lei do Orçamento de Estado OCDE – Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico PAB’s – Pedido de Aquisição de Bens e serviços PAEF – Programa de Assistência Económica e Financeira PCSC – Prestação Centralizada de Serviços Comuns PEI – Plano de Emergência Interno PLC – Pedido de Libertação de Crédito QUAR – Quadro de Avaliação e Responsabilização RAF – Relatório de Atividades de Formação da Administração Pública SAN – Storage Area Network SCI – Sistema de Controlo Interno SGATDP – Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais SIOE – Sistema de Informação de Organização do Estado SME – Sistema de Mobilidade Especial UO – Unidade Orgânica

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