Informática - Tema 2

Estrutura de um e-mail e a comunicação através de um e-mail.

Docentes:Prof. Dra. Marília PinheiroProf. Dr. Luis Ricardo de Figueiredo

Discentes:Guilherme Andrade de BrittoKátiaJanis Andrade PreccinottoElisângela

Vamos nos situar

E-mail como forma de comunicação.

Todos sabem mexer num e-mail?

E-mail é eficiente?

Quando devo usá-lo?

Visão Geral

Agenda

Um e-mail bem estruturado

Comunicação é tudo!

Dicas adicionais de organização

Um e-mail bem estruturado

O endereçamento e o assunto

- Ao receber o e-mail é o primeiro contato- Conhecimento- Optar por abrir ou jogar direto na lixeira- Importância

A saudação inicial

- Importante

- Boa impressão

- Frio e impessoal

A introdução ao tema

- Começar a desenvolver o assunto

- Maneira clara e breve

Desenvolvimento do tema

Evite marcadores.Facilite o entendimento.Separe por tópicos.

A ação

Finalidade.Conclusões e sugestões.Separe as perguntas.

O encerramento

Um bom email deve deve apresentar um encerramento agradável.

A expressão Elisângela, agradeço novamente sua atenção, transmite emoção e cria um sentimento favorável na pessoa que recebe o email, com isso quem manda o email se sente a vontade para cobrar uma resposta em aguardo sua resposta.

Dica: Evite, expressões como aguardo seu retorno, um vício de linguagem bastante deselegante.

A expressão um grande abraço pode ser usada ou não, isso vai depender do grau de relacionamento que você tem com quem recebe o email. De qualquer forma devemos usar um final adequado , mesmo que seja atenciosamente ou obrigado.

A assinatura

Conforme o assunto de seu e-mail, quem o receber pode preferir um outro tipo de contato para a resposta que não seja o email. É importante informar seu telefone e até o site, se for o caso.

Os programas de e-mails têm recursos que inserem a assinatura automaticamente no e-mail. Não é preciso identificar o seu email na assinatura.

Não coloque informações desnecessárias, como telefone e site, a pessoa saberá que as informações que aparecem tratam-se de um site e de um telefone.

Comunicação é tudo!

Nem sempre a comunicação acontece

Reaja sempre a um e-mail

Saber dizer não!

Até a assinatura comunica

Nem sempre a comunicação acontece

Muita gente ainda se perde na comunicação por e-mail. Princípios abordados para o sucesso na comunicação. A) Saudação inicial (Olá, Ana) B) Introdução ao conteúdo ( Refere-se ao que será discutido no e-

mail) C) Assuntos principais separados em item (Perguntas, respostas,

Solicitações, a separação facilita a resposta) D) Encerramento (Atenciosamente, obrigado) E) Incentivo a uma reação (Aguardo sua resposta) F) Saudação Final (Um abraço, Até logo) G) Identificação (Nome, telefone, site) Dica: Use sua assinatura na identificação. Ainda assim pode acontecer a falha no entendimento,

causando desperdício de tempo de todos os envolvidos.

Reaja sempre a um e-mail

Caso esteja impedido de responder de imediato um e-mail, sempre envie algo explicando o motivo pelo qual você não pode responder: “responderei assim que possível”. Para isto, você deverá ser organizado a fim de não esquecer este compromisso.  

Responda a qualquer e-mail que não for propaganda, brincadeiras ou desperdício de tempo. Desde que dirigido a você, dê uma resposta sempre, isso demonstra um grande respeito a quem enviou o e-mail.

Saber dizer não!

Saber dizer não é uma arte! E dizer não por e-mail, mais ainda. 

Pode não ser fácil, mas muitas vezes é necessário! Dizer não faz parte dos nosso desafios. Entretanto, é preciso determinar claramente quais as nossas próprias prioridades e recusar educadamente aquilo que não se enquadra dentro delas.

Ao aprender a dizer não de forma segura e não ofensiva, você ensina outras pessoas a aceitar sua resposta.

Até a assinatura comunica

A maioria dos serviços de e-mail hoje em dia utiliza uma ferramenta que permite que você crie uma assinatura, aonde irá conter uma pequena quantidade de informações sobre você e que normalmente está anexada na parte inferior de uma mensagem.

Em alguns programas de email (como o popular Outlook Express ou Windows Mail), você pode incluir até mesmo o logotipo do seu negócio na assinatura.

Dicas adicionais de organização

Não guarde emails desnecessários(anexos, conversas).

Organize seus emails em pastas. Não repasse emails. (correntes, pseudo-

conhecimento) Spam, Hoax, Spammer, Spywere. Regras (anexar, ler, verificar) Referencie os anexos. Programe seus emails. Marcar horário por email. Induzir resposta. Férias. E agora?

Espaço aberto

Dúvidas da sala

Dúvidas dos professores

Discussões

Obrigado a todos!

Para mais detalhes e maior numero de informacoes:

E-mail que funciona!