Sistemas destinados otimizao do trabalho em almoxarifados

Informatizao de almoxarifados como processo otimizador

Saint Clear Sena e Santos (UFPB) saint-clear@hotmail.comCcero Mauriberto de Meneses Freira Duarte (UFPB) mauriberto@hotmail.comAbel Bezerra da Lima Aranha (UFPB) abelaranha@hotmail.comBrulio Gomes Toscano (UFPB) brauliotoscano@hotmail.comSandro Souza do Nascimento (UFPB) sandro@hotmail.com1 RESUMO

O Almoxarifado o local destinado a fiel guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado a sua natureza, tendo a funo de destinar aspectos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna condicionados poltica geral de estoques da empresa. Este trabalho procurou aprofundar os estudos sobre Almoxarifado, proporcionando aos seus leitores uma viso mais ampla do que vem a ser e como funciona o mesmo. Utilizou-se de pesquisas bibliogrficas, atravs de livros, artigos, revistas, jornais, valendo-se da rede mundial de computadores como principal ferramenta de busca. Neste caso, concluiu-se que, o Almoxarifado torna-se um dos locais de maior importncia para as organizaes, pois nele so armazenados todos os materiais que sero utilizados por ela, de maneira clara e ordenada.

Palavras-Chave: Almoxarifado, sistema, materiais.2 INTRODUO

No se pode admitir que um sistema funcione sem local prprio para a guarda do material. Logo, fica claro que o Almoxarifado o local devidamente apropriado para armazenagem e proteo dos materiais da empresa. Atualmente, restou muito pouco da antiga idia de depsitos, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mo-de-obra desqualificada e despreparada. (VIANA, 2000).

Por meio do recurso a modernas tcnicas, essa situao primitiva originou sistemas de manuseio e armazenagem de materiais bem sofisticados, o que provocou reduo de custos, aumento significativo da produtividade e maior seguranas nas operaes de controle, com a obteno de informaes precisas em tempo real. Do conceito primitivo evoluiu para o moderno Almoxarifado, vocbulo derivado do termo rabe Al-Makhen, que significa depositar. (VIANA, 2000).

O sistema de Almoxarifado tem por finalidade auxiliar na administrao de estoques de produtos de uso contnuo e comum, bem como atender a comunidade interna, mediante cadastro, na solicitao de materiais mantidos em estoque. (AINFO, 2006).3 REVISO DA LITERATURA

3.1 Conceito e importncia dos Almoxarifados

O almoxarifado a unidade administrativa responsvel pelo controle e pela movimentao dos bens de consumo, que so registrados de acordo com as normas vigentes.(AUDIN, 2006).

Apresenta como objetivo manter o controle rgido de circulao dos materiais adquiridos e utilizados pela organizao, registrando seus montantes quantitativos e financeiros propiciando assim sua estocagem ou destinao de uso pelos vrios setores, alm de incorporar controles de carter fiscalizatrio. (NOVOSIS, 2006). De acordo com Viana (2000), outro objetivo do Almoxarifado impedir divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza. Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado dever possuir instalaes adequadas, bem como recursos de movimentao e distribuio suficiente a um atendimento rpido e eficiente.

Para Promerito (2006), a misso do almoxarife recepcionar os materiais entregues pelos fornecedores, conferindo as notas fiscais com os pedidos, verificando quantidades, qualidade e especificaes. de responsabilidade do almoxarife:

Organizar a estocagem dos materiais, de forma a preservar a sua integridade fsica e condies de uso, de acordo com as caractersticas de cada material, bem como para facilitar a sua localizao e manuseio;

Manter controles dos estoques, atravs de registros apropriados, anotando todas as entradas e sadas, visando a facilitar a reposio e elaborao dos inventrios;

Solicitar reposio dos materiais, conforme necessrio, de acordo com as normas de manuteno de nveis mnimos de estoque;

Elaborar inventrio mensal, visando a comparao com os dados dos registros;

Separar materiais para devoluo, encaminhando a documentao para os procedimentos necessrios;

Atender as solicitaes dos usurios, fornecendo em tempo hbil os materiais e peas solicitadas;

Controlar os nveis de estoques, solicitando a compra dos materiais necessrios para reposio, conforme poltica ou procedimentos estabelecidos para cada item;

Supervisionar a elaborao do inventrio mensal, visando o ajuste de divergncias com os registros contbeis.

Segundo Audin (2006), a pessoa que responde por bens em almoxarifado, alm da prestao de contas, responsvel pela guarda, controle e conservao dos materiais estocados, ele dever ter sempre arquivados os registros e a documentao comprobatria da existncia e da movimentao dos materiais em almoxarifado, ou seja, dever manter em seu poder todas as notas fiscais e comprovantes de entrada dos materiais estocados e tambm as requisies de materiais em almoxarifado justificando a sada dos mesmos. Dever ainda manter todo o controle disposio das autoridades incumbidas do acompanhamento administrativo e da fiscalizao financeira.

3.2 Sistema de Almoxarifado

O Almoxarifado est diretamente ligado movimentao ou transporte interno de cargas, e no se pode separ-lo. (DIAS, 1997).

Para Viana (2000), a eficincia de um Almoxarifado depende fundamentalmente:

a.Da reduo das distancias internas percorridas pela carga e do conseqente aumento das viagens de ida e volta;

b.Do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas;

c.Da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica.

A falta de controle sobre a quantidade de um material em estoque tem muitas conseqncias negativas, independentemente se a quantidade for superior ou inferior ideal. No caso de quantidade inferior a desejada, pode ocorrer falta de material no momento que se precisa dele, causando o prolongamento da parada do equipamento, em virtude da necessidade de compra durante a parada, e provocando compras mais caras, em funo da baixa qualidade das cotaes e aumento da possibilidade de erros de especificao. No caso inverso, onde h excesso de material, necessria rea fsica maior para armazenagem, provocando maior custo financeiro calculado sobre o valor estocado, maior custo operacional para manuteno do almoxarifado, aumento da obsolescncia e acmulo de sucata. (FERNANDES, 2006).

Diminuir despesas de superviso, eliminar parte da burocracia e garantir um controle melhor da produo economicamente satisfatrio, podendo reduzir diretamente as despesas de operao e aumentar a produo com reflexos no custo por unidade, influenciando no aproveitamento da matria-prima e dos meios de movimentao, alm de evitar a rejeio de peas por efeito de batidas e impactos, reduzindo as perdas de material no manuseio e impedindo outros extravios. A economia nos custos de material reflete proporcionalmente sobre os produtos acabados ou semiprocessados. (DIAS, 1997).

De acordo com Fernandes (2006), a pesquisa A Situao da Manuteno no Brasil realizada em 2003 mostra que os gastos com manuteno no pas representam 4,27% do PIB, totalizando US$ 19,2 bilhes de dlares anuais. Deste total 31,86% so gastos com materiais, totalizando aproximadamente US$ 6 bilhes de dlares anuais. Alm destes custos, podemos citar os seguintes gastos adicionais ou prejuzos decorrentes de paradas de produo por falta de sobressalentes ou por uso de sobressalentes inadequados:

Lucro cessante decorrente do tempo perdido de produo;

Aumento de gastos com horas extras de funcionrios da produo;

Aumento de gastos com energia decorrente de produo fora do horrio;

Gastos extras decorrentes de acidentes com pessoal e instalaes;

Multas e prejuzos de imagem associados a acidentes ambientais;

Multas contratuais e prejuzo de imagem decorrentes de atrasos na entrega de produtos;

Lotes perdidos ou refugados por falta de qualidade no processo produtivo.

Cuidados especiais devem ser tomados no tocante disposio dos materiais no Almoxarifado, a guarda obedece critrios definidos no sistema de instalao adotado e no layout, proporcionando condies fsicas que preservam a qualidade dos materiais, objetivando-se ocupao plena do edifcio, bem como a ordenao da arrumao. (VIANA, 2000).

O objetivo da classificao de materiais definir uma catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais componentes do estoque da empresa. A necessidade de um sistema de classificao primordial para qualquer Almoxarifado, pois sem ela no pode existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem adequados e uma operacionalizao de maneira correta. (DIAS, 1997).

Segundo Viana (2000), para atendimento das diversas rotinas de trabalho, os seguintes documentos so utilizados no Almoxarifado:

a.Ficha de controle de estoque;

b.Ficha de localizao;

c.Ficha de assinatura credenciada;

d.Comunicao de irregularidades;

e.Relatrio tcnico de inspeo;

f.Requisio de material;

g.Devoluo de material.

A eficincia de um sistema para estocagem de cargas e o capital necessrio dependem da escolha adequada do sistema de almoxarifado, que deve ser adaptado s condies especficas da armazenagem do produto e da organizao. Os problemas e as caractersticas de um sistema de almoxarifado esto relacionados com a natureza do material movimentado e armazenado. (DIAS, 1997).

Reorganizar e gerenciar almoxarifados para garantir menores estoques com quantidade e qualidade necessrias para o atendimento da manuteno resulta em compras mais eficientes, otimizao dos recursos e maior lucratividade. (FERNANDES, 2006).

4 INFORMATIZAO DE ALMOXARIFADO

Atualmente, com o surgimento da Era da Informao no mundo globalizado, as organizaes esto a cada dia inovando seus setores, utilizando a informtica, atravs de softwares desenvolvidos exclusivamente para o atendimento das necessidades surgidas interna ou externamente, na busca de reduzir gastos, adquirir um maior controle por parte da gerncia, dentre outras finalidades.

Para Viana (2000), o recebimento de materiais no Almoxarifado compreende quatro fases:

a.1 fase: Entrada de materiais;

b.2 fase: Conferncia Quantitativa;

c.3 fase: Conferncia Qualitativa;

c.4 fase: Regularizao

As principais atribuies do Almoxarifado so:

a.Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa;

b.Entregar os materiais mediante requisio autorizadas aos usurios da empresa;

c.Manter atualizados os registros necessrios.(VIANA, 2000).

Informatiza todos os processos de um almoxarifado, como por exemplo: entrada e sada de materiais, controle de pedidos, pedidos de compra e clculos de consumo. Garante, por seus recursos, maior agilidade e confiabilidade das informaes, permitindo um melhor aproveitamento de pessoal e um melhor desempenho do setor. uma soluo inovadora, pois oferece os recursos mais avanados do ponto de vista tecnolgico, como utilizao de leitoras de cdigos de barras e o uso da internet, rede local ou intranet para automatizar os processos de digitao e preenchimento de formulrios. (CBC INFORMATICA, 2006).

O objetivo de um sistema de localizao de materiais dever estabelecer os meios necessrios perfeita identificao da localizao dos materiais estocados sob a responsabilidade do Almoxarifado. (DIAS, 1997).

Como o controle de custos , na economia atual, um dos itens de maior importncia para garantir o funcionamento das empresas, criou-se o sistema de controle de almoxarifado, com a finalidade de proporcionar aos usurios um perfeito acompanhamento dos quantitativos e valorizao de estoque, consumo de materiais por grupo de material e setor, notas de compra, requisies emitidas e evoluo de preos por material. Possibilita a coleta de dados a serem utilizados na gerao de relatrios de acompanhamento de consumo de material, evoluo de preos, requisies por funcionrio e estoque atual. O acesso a estas informaes permite o controle do consumo de materiais bem como serve de orientao em relao s compras a serem efetuadas. (RCS INFORMTICA, 2002).

Atravs das descries de caractersticas padronizadas de cada item existente no almoxarifado, associadas a processos automatizados de controle, com uso de cdigos de barras e coletores de dados, a produtividade na rea de materiais vem aumentando, facilitando o atendimento aos clientes internos, disponibilizando materiais na quantidade e qualidade corretos e propiciando a reduo do estoque de sobressalentes. (FERNANDES, 2006).

Um mtodo adequado para estocar matria-prima, permite diminuir os custos de operao, melhorar a qualidade dos produtos e acelerar o ritmo dos trabalhos. Alm disso, provoca reduo nos acidentes de trabalho, reduo no desgaste dos equipamentos de movimentao e menor nmero de problemas de administrao. (DIAS, 1997).5 CONCLUSO

O Almoxarifado um dos locais de maior importncia para as organizaes, pois nele so armazenados todos os materiais que sero utilizados por ela, de maneira clara e ordenada. Com os avanos dos diversos sistemas de informao, provocados pela globalizao, vieram tambm as modificaes na administrao dos Almoxarifados, nos quais ocorreu a introduo da internet e de sistemas de controle, desenvolvidos especialmente para esse funcionamento, facilitado todo o processo de pedido, entrada, estocagem e sada de materiais.

As atividades de armazm exigem muito mais do que o simples manuseio dos materiais, requer funcionrios habilitados. Para os Almoxarifados necessrio que seja dispensada toda a ateno na seleo do pessoal auxiliar para ali trabalhar, pois o material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade. (VIANA, 2000).

6 REFERNCIAS

AINFO, sistemas de informao. Almoxarifado. 2006. Disponvel em: . Acesso em 01 jul 2006.AUDIN, Auditoria Interna. Almoxarifados. 2006. Disponvel em: . Acesso em: 01 jul 2006.CBC INFORMTICA on-line. Sistema de gerenciamento de almoxarifados. 2006. Disponvel em: . Acesso em: 01 jul 2006.

DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais. So Paulo: Atlas, 1997.

FERNANDES, Marcelo vila. Melhores prticas para o almoxarifado de manuteno. 2006. Disponvel em: . Acesso em: 01 jul 2006.NOVOSIS, Integrao Pblica. SCPN (Sistema de Controle Pblico Nacional) Almoxarifado. 2006. Disponvel em: . Acesso em: 01 jul 2006.PROMERITO, Consultoria e Treinamento. Descrio de cargos. 2006. Disponvel em: . Acesso em: 01 jul 2006.RCS INFORMTICA on-line. Sistema De Controle De Almoxarifado. 2002. Disponvel em: . Acesso em: 01 jul 2006.VIANA, Joo Jos. Administrao de Materiais. So Paulo: Atlas, 2000.