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Introdução ao

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INTRODUÇÃO ________________________________________________________________________ 3

O QUE É PROJETO ? ____________________________________________________________________ 3 O QUE É PROGRAMA ? __________________________________________________________________ 3 CONCEITOS: PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIO ____________________________________________ 4 GESTÃO DE PROJETOS __________________________________________________________________ 4 GERENCIAMENTO DE PROJETOS __________________________________________________________ 4 HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS __________________________________________________ 5 CICLO DE VIDA DE UM PROJETO __________________________________________________________ 5 PROCESSOS DA GERÊNCIA DE PROJETOS ____________________________________________________ 6 O QUE É UM PROJETO BEM SUCEDIDO?______________________________________________________ 6 O MS OFFICE PROJECT 2013 _____________________________________________________________ 7 O AMBIENTE DO MS PROJECT ____________________________________________________________ 8

RECURSOS _______________________________________________________________________ 8 TAREFAS _________________________________________________________________________ 8

O GRÁFICO DE GANTT __________________________________________________________________ 9 GRÁFICO DE GANTT ___________________________________________________________________ 9 TABELA ENTRADA ___________________________________________________________________ 9

DEFINIÇÃO DE CALENDÁRIOS _______________________________________________________ 11

CRIAÇÃO DE UM PROJETO (CRONOGRAMA) _________________________________________ 14

DEFINIR INÍCIO OU TÉRMINO DO PROJETO __________________________________________________ 15 DESCREVENDO ATIVIDADES ____________________________________________________________ 16

Nível Hierárquico (EAP ou WBS) _____________________________________________________ 16 ________________________________________________________________________________ 16 Duração das Tarefas _______________________________________________________________ 16 Predecessoras ____________________________________________________________________ 17 Etapas ou Eventos (Milestones) _______________________________________________________ 18

MODO DA TAREFA ____________________________________________________________________ 21 DATAS LIMITES ______________________________________________________________________ 23 IMPRESSÃO _________________________________________________________________________ 24

Versão 1 – maio de 2013 Copyright © 2010 Direitos Reservados á Bessa Consultores Associados. A marca MS Project Server , MS Project Professional, MS Project Standard, MS Web Access, MS SQL Server, MS Excel, MS Word, MS Office e MS Windows são marcas registrada da Microsoft Corporation.

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"Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se

entende, não há sucesso no que não se gerencia".

INTRODUÇÃO

O que é Projeto ?

Norma ISO 10006

“Projeto é um processo único, consistente, com um conjunto ordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidos para atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.”

PMI-Project Management Institute

“PROJETO: Empreendimento temporário, conduzido para criar um produto ou serviço unico.” (PMBOK)

O que é Programa ? PROGRAMA é um grupo, família ou conjunto de projetos que é conveniente administrar de forma coordenada. Os projetos de um programa podem desenvolver-se paralelamente ou seqüencialmente. Exemplos:

Projeto de Construção Civil do Maracanã

Manutenção da Usina Hidrelétrica de ITAIPU

Projeto do novo carro popular da FIAT

Construção da Usina Nuclear de Angra II

CINDACTA e Projeto SIVAM

Programa Nacional de Informática na Educação

Programa Espacial da NASA

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Gestão de Projetos

Ato de gerir Projetos (“Management”), ou Administração de Projetos, no conjunto dos Projetos da Empresa, sob a ótica Empresarial, Corporativa.

Está relacionado com a Alta Administração Corporativa, acima das funções dos Gerentes de Projetos que praticam o Gerenciamento de Projetos, ou em inglês, “Project Management”.

Gerenciamento de Projetos “Gerenciamento de Projetos é a aplicação de Conhecimento, Habilidades, Ferramentas e Técnicas às Atividades do Projeto, de forma a atingir ou exceder as Necessidades e Expectativas dos “stakeholders” (principais interessados - intervenientes) deste Projeto.” (PMI) É o processo de planejamento, análise e controle de tarefas, prazos e recursos de um Projeto. Envolve também a comunicação dos progressos e resultados alcançados para os clientes, Apoio (“staff”) ou Administração Superior e demais envolvidos (“Stakeholders”).

Projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço único.

Programa é um grupo de projetos gerenciados

de maneira coordenada para a obtenção de benefícios que não poderiam ser alcançados se gerenciados individualmente. Muitos programas também incluem elementos geralmente presentes em operações continuadas (Ex. Programa de Qualidade).

Portfólio é um conjunto de projetos e/ou

programas agrupados para facilitar o gerenciamento e a coordenação do trabalho de modo a potencializar o alcance de objetivos estratégicos.

Projetos, Programas, Portfólios

Portfólio

Projetos

Programas

Conceitos: Projetos, Programas e Portfólio

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Habilidade Características

1. Liderança Capacidade de estabelecer metas e de fazer cumpri-las.

2. Administrador doTempo

Capacidade de gerenciar o prazo das atividades do projeto.

3. Negociador Capacidade em negociar com as várias entidades queparticipam do projeto.

4. Técnico Capacidade em definir o objetivo e escopo do projeto.

5. Comunicação Capacidade em estabelecer um sistema de informação no

projeto

6. Relação com Cliente Capacidade em contratar fornecedores e de se relacionar com

clientes

7. Relação Humana Capacidade em gerenciar as relações humanas, resolvendoconflitos e estimulando as pessoas.

8. Orçamento Capacidade em elaborar e gerenciar planos financeiros e dedesembolso do projeto.

Fonte: Shtub (1994)

Habilidades do Gerente de Projetos

Ciclo de Vida de Um Projeto

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Processos da Gerência de Projetos

O que é um projeto bem sucedido?

Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado. Se o projeto gastou menos recursos que o previsto, houve uma falha de

planejamento que permitiu que os recursos fossem superestimados, e não uma vitória ou economia.

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O MS Office Project 2013

O Microsoft Project é um dos mais populares programas existentes no segmento de gerenciamento de projetos. Dentre seus inúmeros recursos podemos destacar as seguintes facilidades:

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou Diagrama de Precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. O usuário especifica a duração estimada para cada atividade e em seguida informa as dependências entre elas, ou seja, como elas se relacionam. A partir daí o programa gera o cronograma do projeto calculando quando deve iniciar e terminar cada tarefa.

Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar as suas próprias tabelas utilizando também campos personalizados.

Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo” .

Permite o uso de sub-projetos.

Possui uma série de relatórios padrão e permite a criação pelo usuários de novos relatórios.

Permite que sejam definidos nosso calendário de trabalho, com horário, feriados, etc. Além de um calendário para o projeto podemos também definir calendários para tarefas e para recursos (funcionários) específicos.

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O Ambiente do MS Project O arquivo gerado pelo MS Project Standard possui a extensão .MPP. Sua estrutura interna é semelhante a um banco de dados dividido em 2 segmentos, como se fosse 2 grandes tabelas de informações: TAREFAS e RECURSOS. Cada tabela possui dezenas de campos (atributos) e destes campos apenas alguns poucos são utilizados para digitarmos informações ao MS Project, a maioria dos campos ele calcula através do que informamos a ele. ATENÇÃO: Durante o cadastro das tarefas a serem executadas no projeto, você não deve digitar o campo Início nem Término, pois estas datas serão geradas posteriormente pelo MS Project, levando em consideração os link (Predecessoras) e a duração das atividades. Se você digitar Início ou Término ele irá criar uma restrição e vai engessar a tarefa naquela data. Ai se uma tarefa qualquer antecipar, ou tiver sua duração alterada, ele não irá reagendar aquela que possui restrição! Ele fica presa naquela data!

TAREFAS . Nome . Duração . Predecessora . Início . Término . Anotações

. .

.

RECURSOS . Nome . Tipo . Grupo . Unid. Máxima . Taxa Padrão . Taxa Extra

. . .

Projeto.mpp

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O Gráfico de Gantt

O Gráfico de Gantt é a visão mais utilizada e mais comum no MS Project. Ela é composta da tabela Entrada (banco de dados de tarefas) e do Gráfico de Gantt a direita. Este gráfico representa as tarefas com o formato de uma barra em uma escala de tempo, simbolizando o início e término de cada atividade.

Tabela ENTRADA

Gráfico de Gantt

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ANOTAÇÕES:

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DEFINIÇÃO DE CALENDÁRIOS Um dos primeiros e mais importantes passos ao se iniciar um projeto é definirmos o Calendário de Trabalho, ou seja, o nosso horário de trabalho, folgas, etc. Isto é acessando a aba PROJETO e selecionando a opção Alterar Período de Trabalho. O MS Project já possui 3 calendários: o Padrão, o 24 Horas e o Noturno. Podemos alterá-los ou criarmos novos calendários:

Definição de feriados e exceções

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Para alteramos o horário de expediente em nosso calendário basta acessarmos a aba Semanas de Trabalho e acionarmos o botão Detalhes e na tela que se segue selecionar os dias da semana e ao lado direito definir o horário, como mostra a figura abaixo:

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Também é possível definirmos feriados ou folgas recorrentes. Por exemplo: toda primeira segunda-feira de cada mês será folga na empresa, faremos como mostra a figura abaixo:

Definir a periodicidade Definir quantidade de ocorrências

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CRIAÇÃO DE UM PROJETO (Cronograma)

O Modelo do Exercício Este é a EAP do projeto que será utilizado como exercício no curso:

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Definir Início ou Término do Projeto Na aba PROJETO utilizamos a opção Informações do Projeto para indicar quando deverá iniciar o projeto. O MS Project calculará posteriormente, baseado no caminho crítico, quando deverá terminar o projeto. Também podemos fazer de trás para a frente, ou seja, indicarmos quando queremos que termine o projeto e ele calculará quando deve começar. Para isto alteramos a opção Agendar á partir de.

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Descrevendo Atividades Devemos agora relacionar as tarefas do projeto especificando os seguintes atributos: Nome, Duração, Predecessora e Nível Hierárquico (WBS). Nível Hierárquico (EAP ou WBS) Após termos relacionados ás tarefas, selecionamos aquelas que serão subtarefas, ou seja, farão parte de uma fase ou resumo, e em seguida acionamos o ícone com uma seta verde para a direita (Recuo), como mostra a figura abaixo:

Duração das Tarefas A duração pode ser informada em horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (mês). Importante ressaltar que a duração é liquida, ou seja, dias úteis respeitando o calendário do projeto. Caso desejemos especificar uma duração cronológica, ou seja, que não respeite o calendário do projeto , podemos utilizar as seguintes opções: dias decorridos (dd), horas decorridas (hd) ou semanas decorridas (sd). Por exemplo, se nosso horário de trabalho é de segunda á sexta das 8:00 ás 17:00, se uma tarefa tem início na sexta ás 13:00 e sua duração for 8h, ela terminará na segunda ás 12:00. Caso fosse utilizada a duração 8hd ela terminaria na sexta ás 21:00 h.

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Predecessoras É a informação mais importante para o MS Project! Significa o relacionamento entre as tarefas e o que vai possibilitar o cálculo do caminho crítico, e portanto o cálculo da duração do projeto. Para definirmos as precedências basta informarmos, na coluna Predecessora, o número da tarefa que ela depende e qual o tipo de dependência. Existem os 4 tipos que são exemplificados abaixo:

TI (Término-Início)

TT (Término-Término)

II (Início-Início)

IT (Início-Término)

Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras

1 Tarefa A 5 dias 19/04/04 23/04/042 Tarefa B 5 dias 26/04/04 30/04/04 1

S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04

Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras

1 Tarefa A 5 dias 19/04/04 23/04/042 Tarefa B 5 dias 19/04/04 23/04/04 1TT

S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04

Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras

1 Tarefa A 5 dias 19/04/04 23/04/042 Tarefa B 5 dias 19/04/04 23/04/04 1II

S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04

Id Nome da tarefa Duração Início Término Predecessoras

1 Tarefa A 5 dias 19/04/04 23/04/042 Tarefa B 5 dias 12/04/04 19/04/04 1IT

S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

04/Abr/04 11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04

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Etapas ou Eventos (Milestones) São datas importantes no cronograma e são especificadas para o MS Project criando-se uma tarefa com duração igual a 0. A tarefa não terá horas de trabalho nem custo, apenas significa uma data importante como assinatura de um contrato, chegada de um material, data final do projeto, etc. São utilizadas por exemplo para se indicar as principais datas de entrega (delivery), como fases terminadas, etc. bem como os principais eventos no projeto. Veja o exemplo abaixo:

A tarefa Data de Entrega do Material está definida como etapa (símbolo de um losango preto).

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ANOTAÇÕES:

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Exercício: 1) Criar o seguinte projeto com data de início definida pelo instrutor:

ID NOME DURAÇÃO PREDECESSORA

0 PROJETO PRÉDIO

1 Fase 1

2 Realizar Levantamento Topografico 8 dias

3 Realizar Fundações 30 dias 2

4 Aprovar 2 dias 3

5 Comprar Material da Obra 1 sem 4

6 Data de Entrega do Material 0 dias 5TI

7 Fase 2

8 Construcão Básica

9 Realizar Alvenaria 45 dias 6

10 Realizar Telhado 25 dias 9

11 Realizar Inst. Hidráulicas 10 dias 9;10

12 Realizar Inst. Elétricas 12 dias 11II

13 Acabamentos

14 Colocar Pisos 2 sems 11;12

15 Realizar Pintura 6 dias 14

16 Realizar Decoração 1 sem 15

17 Fase 3

18 Fazer Acertos Finais 1 sem 14;15

19 Concluir Documentação 10 dias 11;12

20 Data de Entrega da Obra 0 dias 18

Duração do projeto: 148 dias OBS: Na aba FORMATO utilizamos a opção Tarefa de Resumo do Projeto para exibir a linha 0:

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Modo da Tarefa O campo Modo de Tarefa indica se uma tarefa foi agendada manualmente ou automáticamente, oferecendo a você a oportunidade de decidir quanto controle deseja ter sobre o agendamento de tarefas em um projeto. Por padrão, as tarefas são definidas como agendadas manualmente. Sugerimos que após a digitação das tarefas do cronograma, você selecione todas e altere para o Modo Automático na aba Tarefas. Desta forma o agendamento das atividades será automático respeitando as ligações de precedências (Predecessoras), ou seja, se uma atividade atrasar ou tiver sua duração aumentada, o MS Project automaticamente irá reagendar a atividade subsequente que depende dela.

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Agora se quiser informar a data que o projeto irá iniciar basta ir na aba Projeto e clicar no ícone Informações do Projeto:

Todas as datas de todas as tarefas serão atualizadas de acordo com o novo início do projeto.

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Datas Limites Você consegue também saber quais são as datas limites para iniciar ou terminar uma atividade sem que isso atrase o término do projeto. Vá na aba EXIBIÇÃO e acione o ícone Tabelas e selecione a tabela Cronograma:

Limite para Ínicio

Limite para Término

Quanto tem de folga de forma que não atrase a data final do projeto

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Impressão Após definir a escala de tempo que você quer no Gráfico de Gantt, você pode imprimir na aba ARQUIVO na opção Imprimir. Você pode inclusive especificar o período do cronograma que você deseja:

Na opção Configurar Página você também pode definir o Cabeçalho, Rodapé e Legenda, incluindo logo da empresa por exemplo:

Pronto! Você tem um cronograma do projeto no Gráfico de Gantt

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