Kick-Off Projeto Inovar – Bom Jesus

AGENDA

1. SOBRE A AGILE SOLUTIONS

2. OBJETIVOS DA IMPLEMENTAÇÂO SAP

3. ESCOPO DO PROJETO

4. MAPA DA IMPLEMENTAÇÂO

5. ORGANOGRAMA DO PROJETO

6. METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÂO

7. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÂO

8. PLANO DE COMUNICAÇÂO

9. PLANO DE GESTÂO

9. SITUAÇÂO ATUAL E SEGUINTES PASSOS

10. FATORES CRITICOS DE SUCESSO DO PROJETO

AGILE SOLUTIONS

A AGILE SOLUTIONS é uma empresa de serviços profissionais especializada na implementação de Soluções SAP por Industria.

Partner de Serviços da SAP desde 2001, com base em São Paulo, AGILE também tem escritórios no Brasil, Chile, Honduras e Estados Unidos.

Consultoria

Tecnologia

Outsourcing

Agríc

ola

Min

eraç

ão

Ener

gia

Recu

rsos

Nat

urai

s

Soluções por Indústria

Man

ufat

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O Projeto INOVAR – é um projeto que consiste na padronização e consolidação dos processos administrativos e produtivos das empresas do Grupo Bom

Jesus.

MISSÃO DO INOVAR

Padronizar e consolidar os processos administrativos e produtivos em todas as unidades do Grupo Bom Jesus, obedecendo as normas legais, os

requisitos de auditoria externa e o crescimento sustentável do negócio, buscando sempre a excelência na Gestão Corporativa e Operacional.

VISÃO DO INOVAR

Ser o instrumento de mudança através do qual o Grupo Bom Jesus possa estabelecer uma governança corporativa focada nas melhores práticas do

mercado mundial, afim de atender as demandas de crescimento sustentável do Grupo, traduzindo em melhoria da produtividade, em redução de custos

e em resultados operacionais muito melhores.

COMPROMISSO

O INOVAR demandará esforços adicionais de todos os colaboradores envolvidos. Dedicação e compromisso constantes serão necessários para que o

projeto tenha êxito. As novas habilidades adquiridas colocarão os colaboradores da Bom Jesus em um novo patamar de conhecimento profissional.

O PROJETO

OBJETIVOS DA IMPLEMENTAÇÂO

Melhora na Gestão de Negócios: Melhores níveis de controles internos, proporcionando uma eficaz rastreabilidade nas operações realizadas pela companhia, contribuindo ainda para a tomada de decisões mais rápidas. Exemplos: Gestão de Estoques, Gestão dos Contratos de Vendas, Gestão dos Contratos de Compras, entre outros.

Redução de Custos Operacionais: Eliminação de informações relacionadas à entrada e saída de documentos em duplicidade, mitigando e controlando os custos de grande impacto no negócio, tais como: Estoques obsoletos, Estoques de passagem Safra, Custos aplicados na produção, etc.

Padronização dos Processos de Negocio: Adequação aos processos de melhores práticas de mercado. A Bom Jesus utilizará esses processos padronizados para aprimorar a sinergia entre as diversas áreas de negócio e gestão. Esse aprimoramento virá através da diminuição de falhas humanas nos processos padronizados e sem a detenção do conhecimento humano centralizado.

Melhoria na Concordância Com a Normas (Compliance): Proporcionar à Companhia a imediata concordância com as diferentes normas regulatórias, como: Normas Contábeis (IFRS/CPCs); Sarbox (SOX), ISO, Normas Relacionadas ao Setor Produtivo, Atendimento à Auditorias Externa e Interna, e até uma possível Abertura de Capital (IPO).

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTAÇÂO

MAPA DA IMPLEMENTAÇÂO

Processos Financeiros Contabilidade Contas a Pagar e Receber

Tesouraria Ativo Fixo

Segregação de Funções Controle Acessos Perfil de usuários Segregação de Funções

Gestão Comercial Cotação Adm. de Vendas – Contratos e Pedidos

Faturamento e Impostos

Solução Agile Gestão de Contratos Gestão de Estoque de Grãos Gestão de Commodities

Outros Manutenção Automotiva Controle de Qualidade Sistema Fiscal SAP (SPED e

Obrigações Fiscais )

Transportes LES

Gestão de Estoque de Algodão

Fluxo de Caixa ProjetadoLP

Aplicações e Contratos Financeiros TRM

Gestão de documentos(DMS) Solution Manager

Compras e Logística Compras Gestão de Almoxarifado e Recebimento

Nota Fiscal Eletrônica NFEe-Inbound

Entrada de Faturas e Fiscal

Administração de Depósito WM

Nota Fiscal EletrônicaNF-e OutBound

MATRIZ DE PAPEIS E RESPONSABILIDADES

ORGANOGRAMA DO PROJETOSponsor BJ

Valdoir SlapakDiretorias BJ Sponsor AgileRoberto Lazari

Gerente BJCleverson Pasqualli

Gerente AgileRonaldo Camargo

PMO AgileHector Castillo

PMO BJLeonardo Vigolo

Infra/SistemaClécio Miquelotti

Basis BJ Abap BJ

Sérgio Reis

Kelly TerraClaudiano Avelar

Emerson Botelho

Juvenal Trajano

Marcilene Coutinho

Frente Transportes

Frente Vendas

Frente Logística

Frente Finanças e Contabilidade

Carlos Alberto

Claudinei Macedo

Fábio Copque

Kelly Terra

Jenifer Alves

Sandro Martins

Claudiano Avelar

Emerson Botelho

Carlos Andrade

Emerson Botelho

Marcilene Coutinho

Juvenal Trajano

Maicon Cavalcante

Juliano Figueiredo

Jair Pereira

Carlos Alberto

Claudinei Macedo

Financeiro /GL/AA/CS

Localização

Materiais / Contratos

Compras / Nfe In

Commodities

Insumos

Manut. Frotas

Fretes / Agenc.

Tiago

Marcel

Afonso

Kobata

Kobata

Flaviana

Taynara

Norberto

Noel

Basis

Abap

Funcionários em Vermelho terão participação no projeto sob demanda, os demais terão participação integral.

Ivan Monteiro

Rodrigo Simoes

Custos

Tony/Welington

Ernilio

Paulo Adriano Marcus Barbara

Carlos Andrade

Sérgio Reis

Rafael

Sandro Martins

TRM/Tesouraria

Financeiro /AP/AR/TR

Elen PereiraMaicon/Marcilene

Vendas / Nfe Out

João Batista

Jair Pereira

PM/QM/DMS

Juvenal Trajano

Sabrina

Ronison/Silvana

Fornecimento / Facilitação do acesso a Dados e Documentos relevantes;

Ser o ponto focal para o módulo ao qual estará assinalado.

Identificar e envolver pessoas chave para obtenção de informações sobre os processos.

Transmitir o conceito de negocio de sua área à equipe do projeto.

Garantir que as definições do projeto estejam alinhadas aos processos da Bom Jesus

Participação em reuniões de projeto e validação de produtos finais;

Envolvimento e aprendizado das ferramentas e metodologias;

Controlar a qualidade dos produtos e entregáveis próprios de sua equipe de trabalho.

Preparar e desenvolver as provas integrais do sistema.

Realização dos manuais de treinamento alem do treinamento para o usuários finais.

Disponibilizar os dados dos sistemas legados no layout necessário para a migração dos dados para o SAP.

Realizar Extração, Limpeza de dados do sistema legado e executar carga de dados no sistema SAP.

Apoiar as atividades de preparação para saída em vivo.

Apoiar os usuários uma vez o sistema em produção.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS USUÁRIO CHAVE

Importância de dedicação e participação:

Trazer a experiência real da operação para o sistema que será implementado.

Assegurar que nenhuma característica da empresa seja “esquecida”.

Comprometimento da equipe interna para o sucesso da implementação.

Assegurar a disponibilidade, com qualidade e oportunidade, dos recursos humanos e técnicos necessários para a execução das atividades.

Controlar a qualidade dos produtos da implementação (Bom Jesus ou Consultoria).

Transferência de conhecimento sobre o projeto para a organização.

Tempos de maior dedicação:

BluePrint – Definição e aprovação dos processos.

Testes Integrados – Assegurar que o sistema está funcionando da forma desenhada.

Carga de Dados – Preparar e validar os dados que serão carregados no novo sistema.

Capacitação Usuários Finais. (Manuais de treinamento e capacitações).

Suporte Usuários Finais – Pós Produção .

IMPORTANCIA DO KEY-USER

Detalhamento do Plano de trabalho e seu monitoramento / acompanhamento como por exemplo:

Compilar informação sobre os processos de negócio e da organização;

Adequar os modelos de processos e especificações funcionais;

Participar e/o facilitar sessões de trabalho (validação da solução, realização de provas integrais etc.).

Definir especificações para desenvolvimento ABAP relacionado com os módulos aos quais está atribuído.

Realizar as provas unitárias.

Preparar e adiantar provas integrais.

Apoiar a adequação dos manuais do usuário e capacitação ao usuário final.

Apoiar as atividades de preparação para entrada em produção do sistema.

Apoiar os usuários na entrada em produção.

Metodologias de trabalho para o desenvolvimento do projeto;

Transferência do conhecimento e experiências de outros projetos;

Parametrizações, customizações específicas e desenvolvimento de programas, se necessários, para implantação dos processos de negócio

validados;

Suporte técnico e funcional em operação assistida e suporte funcional ao 1º. Fechamento contábil após implantação.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS CONSULTOR

Possuir o domínio das deliberações do dia-a-dia do projeto .

Principal ligação com o Sponsor e o Gerente da Consultoria.

Gerenciar as equipes do projeto, garantindo:

Motivação, Comunicação aberta, franca e objetiva

Contínuo entendimento dos objetivos do projeto alinhados com a estratégia organizacional da Bom Jesus;

Transmitir o planejamento aos líderes, revisando-o em conjunto com estes e atualizando-o, caso necessário;

Participar de reuniões técnicas com a equipe para avaliação do projeto ;

Resolver eventuais conflitos com as equipes técnicas;

Acompanhar performance do projeto através das métricas;

Monitorar planos de riscos, performance, qualidade, comunicação e escopo;

Comunicar periodicamente o status do projeto ao Gestor do Projeto;

Aprovar em última instância, a qualidade dos produtos e entregáveis.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO GERENTE DE PROJETO (BJ E AGILE)

Garantir que a estratégia e metodologia definida em sejam utilizadas durante todo o projeto.

Garantir a estandardização e qualidade dos documentos do projeto.

Ser o centro de informação e controle do projeto.

Definição de métricas e avaliação do desempenho.

Gestão de riscos.

Auditoria e desenvolvimento de planos de recuperação.

Apoio administrativo.

Gestão da base de conhecimento (knowledge base) - para que os modelos e as estimativas possam ser usadas pelos gestores de projeto no

futuro.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO PMO DO PROJETO

Aprovar as direções e estratégias do Projeto.

Aprovar a inclusão, mudanças ou não aplicações de políticas de negócios relacionados com os processos ou organização impulsionadas pelo projeto.

Resolver em última instância as incidências e proposições de mudança de alcance do projeto.

Resolver em última instância assuntos relacionados com o contrato.

Avaliar e aprovar as mudanças de recursos do projeto .

Avaliar e aprovar a alocação de recursos logísticos, técnicos e de apoio.

Monitorar, em seu nível, o progresso do projeto e apoiar as medidas que são tomadas para mantê-lo dentro dos orçamentos concordados.

Resolver, em ultima hora, conflitos internos do projeto que chegam a seu nível.

Aprovar o Termo de Aceite de cada Fase.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO SPONSOR DO PROJETO

Entregáveis:

• Suporte da Solução• Suporte do primeiro fechamento contábil• Fechamento formal do projeto

Entregáveis:

• Execução do Plano de Cutover• Execução das Cargas de Dados• Treinamento de Usuários finais• Definição da Estratégia de Suporte• Sign-Off

Realização Preparação Final Go Live & Suporte

Entregáveis:

• Plano de Gestão do Projeto• Declaração do Escopo• Project Charter•Organograma do Projeto.•Cronograma Geral• Identificação de Risco•Landscape da Solução• Kickoff Inicial• Sign-Off

Preparação Projeto

Entregáveis:

• Configuração dos processos de Negócios.• Testes Unitários.• Business Process and Procedures (BPPs)• Carga de Dados.• Testes Integrados•Planejamento do treinamento usuários finais.•Definição da estratégia de suporte.• Planejamento de Cutover• Sign-Off

Blue Print

Entregáveis:

• Workshops de Processos de Negocio• Definir processos negócios (TO-BE).• Definição da Estrutura Organizacional.• Desenho Funcional da Solução (Blueprint).•Desenho da solução de gaps.• Revisão do Cronograma Geral• Sign-Off

METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÂO

ENTREGÁVEIS

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÂO

Treinamento

SITUAÇÂO ATUAL E SEGUINTES PASSOS

DEZOUT NOVMAIABRMAR JUN JUL AGO SET

Prep. Inicial

GO-LIVE

BluePrint

Realização

Prep. Final

Suporte

T. Integrados

Treinamento

PLANO DE COMUNICAÇÂO

Comitê do Projeto

Gerencia do Projeto

Líder de Frente/Usuários

Reunião Quinzenal (Terça Feira Manha) Sponsors e Gerencia do Projeto

Reunião de acompanhamento Semanal (Segunda Feira no final do dia). Participação de lideres/usuários se necessário.

Reuniões sob demanda

• Para toda reunião deverá ser realizada uma ata de reunião

Gerenciamento de Tempos de Projeto:

•O controle de apontamento de horas será será entregue de forma quinzenal no time timesheet do projeto. (Projeto GBJ-001 Grupo Bome

Jesus). \\192.168.1.230\MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\1. Modelos de documentos\timesheet

•O Controle do cronograma será feito por grades de atividades semanal que são as atividades semanais no cronograma. Todo inicio de semana

será enviado para os consultores e no final da semana será solicitado os avances relacionados a essa semana. \\192.168.1.230\MatrizBJS\

Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\3. Tempo\Grades

•Como regra geral, as atividades de projeto serão acompanhadas de acordo com a seguinte regra:

– 0% Não Iniciado

– 25% Tarefa recem iniciada

– 50% Tarefa em andamento

– 75% Tarefa aguardando aprovação / Validação (quando aplica)

– 100% Finalizado.

•Informações sobre o progresso do projeto será apresentado nas reuniões de líderes e gerentes, semanalmente, utilizando arquivo em

powerpoint com os seguintes itens:

• Atividades realizadas, atividades atrasadas e atividades planejadas para as próximas 2 semanas.

• Os itens de ação serão planejados com datas e responsáveis para resolver as pendências.

PLANO DE GESTÃO

Gerenciamento de Riscos:•Os riscos do projeto serão reportados e documentados nas reuniões semanais entre os líderes e gerentes do projeto;

•Estes riscos serão avaliados e serão criadas ações de mitigação do risco com responsável e data limite. Estas ações também serão

acompanhadas nas reuniões semanais. \\192.168.1.230\MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\2. Riscos

Gerenciamento da Mudança•O gerenciamento da mudança de escopo será realizado pelos Gerentes de Projeto com o principal objetivo de evitar impactos no Projeto, sob

uma ótica de visão estratégica, de prazo, de recursos, de qualidade, de custos e de processo. Em uma mudança de escopo, todas as necessidades

novas deverão ser consideradas, mas somente aquelas que realmente trazerem um diferencial competitivo à empresa e que não causarão

impactos significativos ao Projeto, serão implementadas, desde que devidamente aprovadas pelos respectivos responsáveis.

Gerenciamento de Logistica de Projeto•Ficha do Projeto – Informações sobre a logística do projeto;

Gestão da Documentação•Repositório de informação \\192.168.1.230\MatrizBJS\Projeto Inovar (Templates do projeto, BBP, BPP, Teste Integrado, etc.)

•Solution Manager para IMG, BBP, BPP, Teste Integrados.

•Será informado via email os documentos importantes que foram colocados no repositorio para conhecimento da equipe do projeto.

•Padrão de nome de documentos [aaammdd]-[numero]-[TIPO de doc: ex. BBP, BPP, GP]- Nome (Ex. 20140319-01-BBP-Compras)

PLANO DE GESTÂO

Gerenciamento da Qualidade

O gerenciamento de qualidade no projeto será utilizado nos seguintes temas:

Business BluePrint:

•Os Documentos Finais de BluePrint serão validados e assinados pelas equipes (usuário chave, funcional, líder e consultor, etc.);

•Especificações funcionais validados e assinados pelas equipes (usuário chave, funcional, líder e consultor, etc.);

Realização:

•Casos de Testes serão validados e assinados pela equipe usuário chave, funcional, líder e consultor;

•Teste Integrado realizado e controlado através do Solution Manager, com validação dos processos pela equipe e donos do processo;

•Os arquivos de carga de dados deverão ser validados pelo usuário chave e usuário final.

PMO:

•Agile utilizará o serviço de um PMO para revisar as documentações e revisões de cada documento e fases, sendo um recurso aliado ao gerente

de projetos na identificação de metodologias adequadas e melhores práticas. Além disso, servirá como referência no processo de

desenvolvimento do projeto e padrões de documentação;

PLANO DE GESTÂO

FATORES CRITICOS DE SUCESSO DO PROJETO

Patrocínio da Diretoria e Sponsors do Projeto e Apoio das áreas da Empresa.

Relacionamento de confiança e compreensão entre os membros da equipe.

Autonomia dos líderes para aprovação do desenho da solução.

Disponibilidade da equipe de projeto e infraestrutura.

Disponibilidade da Equipe do CORE e Tempo de resposta.

Evitar alterações de escopo original.

Qualidade na extração dos dados do legado.

Treinamento nas ferramentas.

Qual a importância do INOVAR para a Bom Jesus?

O INOVAR unificará os processos entre as áreas trazendo clareza, transparência e mais segurança na informação. Aliado a

isso, um software de gestão empresarial utilizado nas maiores empresas do mundo, o SAP, colocará a Bom Jesus em um

novo patamar tecnológico e profissional, agregando ainda mais valor à sua marca e ao mesmo tempo preparando para a

evolução em Governança Corporativa e o crescimento sustentável de seus negócios.

Qual a importância do INOVAR para os colaboradores?

O INOVAR envolverá e treinará todos os funcionários da empresa, especialmente aqueles que, de alguma forma, utilizam

os recursos sistêmicos. A utilização das novas ferramentas e a uniformização dos processos os tornarão altamente

capacitados e com elevado grau de conhecimento não só no software SAP, mas também no que existe de mais moderno

em regras e melhores práticas de negócio no mercado mundial.

IMPORTANCIA DO PROJETO INOVAR

O Projeto INOVAR, será o marco inicial para que a Bom Jesus crie uma plataforma para

crescimento sustentável, traduzido em melhoria da produtividade, em redução de custos e

em resultados operacionais muito melhores.

CONCLUSÃO