Laboratório de Hemodinâmica - high-dimension.com · Programas de importação e integração de...

Cardiogest

Módulo

Laboratório de Hemodinâmica e Intervenção Cardiovascular

Manual (versão 3.2)

PMSM/08

Índice Descrição da solução ...................................................................................... 5

Esquema da solução apresentada ................................................................. 6

Programas de recolha de informação de outros sistemas .............................. 7

Recolha automática de análises ................................................................. 7

Recolha de dados, relatórios e imagens estáticas do sistema “Sensis” da

Siemens. ..................................................................................................... 7

Recolha dos filmes dos exames .................................................................. 7

Programa “Hemodinâmica” ............................................................................. 8

Programa “EnfermagemHemo” ....................................................................... 8

Programa “Hemodinâmica” ............................................................................. 9

Entrar no programa ......................................................................................... 9

Validação por utilizador e chave ................................................................. 9

Validação biométrica por impressão digital ................................................. 9

Procedimentos .............................................................................................. 10

Página Histórico ........................................................................................ 10

Criação de um novo documento ............................................................ 11

Fechar um documento ........................................................................... 12

Abrir de um documento ......................................................................... 12

Anular um documento ............................................................................ 12

Apagar um documento .......................................................................... 12

Página Material ......................................................................................... 13

Página Estado Actual ................................................................................ 17

Página Procedimentos .............................................................................. 18

Página Angiografia .................................................................................... 18

Ventriculografia ...................................................................................... 19

Coronariografia ...................................................................................... 20

Angiografia carotídea............................................................................. 21

Aortografia ............................................................................................. 22

Angiografia pulmonar............................................................................. 23

Página Registo Nacional de Cardiologia de Intervenção .......................... 24

Página Complicações................................................................................ 26

Página Imagens e Curvas ......................................................................... 27

Página Dados Hemodinâmicos e Relatórios ............................................. 28

Página Alta ................................................................................................ 29

Visualizador de filmes dos exames ........................................................... 32

Stock – Entradas / Saídas ............................................................................ 34

Página Histórico ........................................................................................ 34

Página Material ......................................................................................... 35

Métodos para a criação da ficha de um novo artigo: ............................. 36

Dar entrada de um artigo em stock ....................................................... 38

Estatísticas ................................................................................................... 40

Quadro ...................................................................................................... 41

Gráficos ..................................................................................................... 42

Extracção de dados .................................................................................. 43

Menu “Ficheiros” ........................................................................................... 46

Utilizadores (Programa) ............................................................................ 46

Utentes ...................................................................................................... 50

Médicos ..................................................................................................... 51

Enfermeiros ............................................................................................... 51

Técnicos .................................................................................................... 51

Fornecedores ............................................................................................ 52

Artigos ....................................................................................................... 53

Criação de um artigo ............................................................................. 53

Descrição dos objectos do formulário Artigos: ....................................... 54

Códigos de barras ................................................................................. 56

Compostos ............................................................................................ 57

Opções de pesquisa .............................................................................. 58

Opções disponíveis no menu ficheiro .................................................... 59

Tabelas diversas ....................................................................................... 61

Análises ..................................................................................................... 65

Listagens ...................................................................................................... 66

Histórico geral ........................................................................................... 66

Folhas do dia ............................................................................................. 67

Artigos ....................................................................................................... 68

Listagem de stents (entre datas) ........................................................... 68

Listagem resumida de stents (entre datas) ............................................ 69

Totais por grupo e família (entre datas) ................................................. 70

Detalhe de movimentos (entre datas) .................................................... 72

Existências / Inventário .......................................................................... 74

Requisições .................................................................................................. 76

Hemo Remote Acess ...................................................................................... 77

Hospitais Centrais ......................................................................................... 77

Clientes remotos ........................................................................................... 78

Requisições .................................................................................................... 81

Programa “EnfermagemHemo” .................................................................... 86

Entrar no programa ....................................................................................... 86

Validação por utilizador e chave ............................................................... 86

Formulário “Registos de Enfermagem” ......................................................... 88

Seleccionar Utente .................................................................................... 89

Criar um novo Registo............................................................................... 89

Aceder a um registo já criado .................................................................... 90

Preenchimento do Registo ........................................................................ 90

Notas de evolução ................................................................................. 90

Pré-Procedimento .................................................................................. 93

Intra-Procedimento ................................................................................ 96

Pós-Procedimento / Pré-Alta ................................................................. 97

Fechar um Registo .................................................................................... 98

Abrir um Registo ....................................................................................... 99

Anular um Registo ..................................................................................... 99

Apagar um Registo ................................................................................... 99

Particularidades ............................................................................................ 99

Exemplos dos formulários de impressão .................................................... 100

Estatísticas ................................................................................................. 101

Tabelas e configurações ............................................................................. 102

Utilizadores ............................................................................................. 102

Criar um utilizador................................................................................ 102

Registo de impressão digital ................................................................ 103

Histórico ...................................................................................................... 104

Seguranças ................................................................................................... 104

Módulo Arquivo ............................................................................................ 105

Descrição da solução O sistema informático instalado no “Laboratório de Hemodinâmica e Intervenção Cardiovascular”, bem como nas Enfermarias, é constituído por vários programas que alimentam uma base de dados, centralizando toda a informação que é recolhida automaticamente de outros sistemas ou manualmente pelos operadores. Pretende-se registar, de um modo simples e eficaz, a informação até então dispersa em vários locais. Sempre que possível recorre-se a sistemas de importação automática de dados, libertando os operadores do trabalho do registo dessa informação e minimizando a possibilidade de ocorrência de erros. Para além disso, a informação é introduzida apenas uma vez, sendo de seguida partilhada sempre que necessário. Uma preocupação sempre presente no desenvolvimento desta solução foi construir uma interface com o operador de muito simples utilização. O operador, sem necessidade de sair do mesmo formulário, tem acesso fácil a toda a informação que necessita para executar o seu trabalho. A segurança também foi uma preocupação presente. Os programas têm diversos níveis de acesso para os utilizadores, sistema biométrico (impressão digital) com graus de precisão distintos e configuráveis (ex. entrada no programa ou assinatura digital de documentos). No histórico é efectuado o registo de um grande número de operações. Alguns dados são arquivados encriptados e com algoritmos que permitem detectar tentativas de manipulação da informação, etc.

Esquema da solução apresentada

Programas de recolha de informação de outros sistemas

São programas que estão permanentemente activos e importam informação arquivada noutros sistemas.

Recolha automática de análises

Programa que efectua periodicamente, dentro de determinados períodos de tempo definidos, a recolha dos resultados das análises nos laboratórios de Hematologia e Patologia Clínica.

Recolha de dados, relatórios e imagens estáticas do sistema “Sensis” da Siemens.

Programas de importação e integração de relatórios, dados hemodinâmicos, imagens estáticas, curvas de pressões e programa de integração das importações na base de dados.

Recolha dos filmes dos exames

Programa de importação dos filmes do exame. Na ficha do Utente é possível visualizar todas as cenas registadas durante o exame.

Programa “Hemodinâmica”

Programa nuclear desta solução onde é registada toda a informação relativa aos procedimentos de diagnóstico e intervenção efectuados. De uma forma simples permite efectuar diversas parametrizações, registo de informação e consulta.

Programa “EnfermagemHemo”

Programa onde é registada toda a informação do doente desde a entrada na enfermaria até à alta (Notas de evolução, Pré-procedimento, Intra-procedimento e Pré-alta). O programa “Hemodinâmica” importa os dados já registados pela Enfermagem que são comuns às duas aplicações.

Programa “Hemodinâmica”

Entrar no programa

Existem dois métodos de efectuar a validação do utilizador para entrada no programa. Na ficha do utilizador são definidos os/o métodos quer pode utilizar.

Validação por utilizador e chave

Para entrar no programa o operador tem de introduzir o seu código de utilizador e a sua chave de acesso.

Validação biométrica por impressão digital

O operador coloca o dedo no leitor de impressão digital e o programa efectua a validação.

As funcionalidades que vão estar disponíveis dependem do tipo de acesso que foi definido na ficha de “Utilizadores”. O programa avisa o operador se, em datas anteriores, existirem documentos abertos ou procedimentos não associados a “Registos de Enfermagem”. Se o Utilizador já estiver a utilizar o programa num outro computador o programa avisa-nos dessa situação dando-nos a possibilidade de sair ou forçar a entrada. Se forçarmos a entrada o programa que estava anteriormente aberto avisa o operador que foi desactivado pela entrada do utilizador num outro posto e encerra o programa. Seguidamente temos acesso ao formulário geral do programa.

Procedimentos

Entra-se neste formulário através do botão “Procedimentos”. Se existirem Registos de Enfermagem abertos o programa apresenta-nos uma lista de selecção do Utente para o qual vamos criar um procedimento. Se não seleccionarmos nenhum o programa posiciona-se no Utente do último procedimento que foi criado. As linhas com fundo amarelo indicam os doentes a receber, a verde os que se encontram no Laboratório e a cinzento os que já efectuaram o procedimento mas que ainda não tiveram alta do Serviço. Quando o doente tem alta é retirado automaticamente desta lista.

Página Histórico

Esta é a página apresentada quando entramos no formulário “Procedimentos” e aqui podemos pesquisar o histórico dos Utentes, criar novos procedimentos, fechar documentos, visualizar filmes dos exames, etc. Ao seleccionarmos na grelha do histórico a linha de um procedimento do Utente, o programa vai apresentar as páginas que contêm informação relativa ao referido procedimento.

Criação de um novo documento

O programa está centrado no Utente pelo que o primeiro passo poderá ser posicionarmo-nos no histórico do Utente para o qual pretendemos registar um procedimento (botão procurar). Também podemos efectuar a pesquisa por nome ou nome parcial (com as diversas opções seleccionáveis nos botões rádio ao lado do botão “Procura”). Nesse caso em vez do número do utente colocamos o nome (ou nome parcial). O resultado da pesquisa é apresentado numa grelha onde com o rato seleccionamos a linha com o Utente pretendido (ainda temos a possibilidade de listar os Utentes com procedimentos entre duas datas). Clicando no botão “Novo documento” é aberto o formulário de criação, aparecendo pré-seleccionado o Utente cujo histórico estava activo.

Se não for este o Utente pretendido podemos pesquisar através do botão “Procura por nome” (que também possibilita a indicação por n.º do Utente). O programa vai actualizar na DB da Hemodinâmica e ficha do Utente com os dados existentes na BD do Hospital e posiciona-se no Utente indicado (se o número indicado for válido). Se o Utente já tiver registos anteriores os mesmos apareceram no histórico. Se existir um “Registo de Enfermagem” aberto para o Utente o programa permite-nos associar os documentos, sendo de imediato preenchidos alguns campos com informação já registada pela enfermagem. Passa neste caso a aparecer a página “Estado actual”.

Regista-se nesta página informação como a sala utilizada, tipo de admissão, proveniência, operador, ajudante, enfermeiros, técnicos, tipo de procedimento (diagnóstico ou intervenção), existência de complicações, alta, etc. Se assinalarmos que se trata de uma ICP passa a ser apresentada a página “Registo Nacional de Cardiologia de Intervenção”. Se assinalarmos a existência de complicações passa a ser apresentada a página “Complicações”. Se marcarmos a caixa “Alta” passa a ser apresentada a página “Alta”. Um documento fica associado ao utilizador que o criou que passa a ser o seu proprietário. Existem operações que só podem ser efectuadas pelo proprietário do documento. É possível alterar o proprietário do documento através da opção “Desbloquear documento” no menu “Ficheiro” (se o utilizador tiver permissões para tal).

Fechar um documento

O procedimento final a executar sobre um procedimento é o seu fecho que é

efectuado através do botão . Esta operação só será possível realizar se estiverem efectuados os preenchimentos e encerramentos obrigatórios (variam com o tipo de documento). Se não estiverem cumpridas as exigências necessárias para fecho do documento, o programa avisa-nos dessa situação e indica a razão porque não é possível fechar o documento.

Abrir de um documento

Após o fecho um documento só poderá ser aberto por um utilizador com

privilégios para tal através do botão .

Anular um documento

Se é necessário que um documento fique desactivado, é possível anula-lo através do da opção “Anular documento” no menu “Ficheiro” (se as permissões do utilizador e o estado do documento o permitirem).

Apagar um documento

É possível apagar um documento se estiverem satisfeitos alguns requisitos (ex. ser o último documento da série de numeração). Esta funcionalidade está na opção “Apagar documento” do menu “Ficheiro”.

Página Material

Nesta página é registado todo o material utilizado no procedimento.

A movimentação dos artigos é extremamente simples e com diversas opções. Exemplo de métodos possíveis de utilizar ao dar saída de material:

Código de barras – Ler o código com o leitor de códigos de barras. É registada uma unidade e fica o sistema pronto para o movimento seguinte.

Grupo/Fabricante e Família - Escolher na barra do lado esquerdo o artigo através da selecção do “Grupo/Fabricante e Família” e de seguida o artigo pretendido em “Insere artigo”. É registada uma unidade e fica o sistema pronto para o movimento seguinte.

Descrição parcial – Na coluna descrição escrever o texto que pretendemos pesquisar. Aparece uma seta do lado direito da célula que dá acesso à lista de todos os artigos cuja descrição inicia pelo texto escrito. Seleccionamos nessa lista o artigo pretendido. É registada uma unidade e fica o sistema pronto para o movimento seguinte.

Referência parcial – Procedimento idêntico ao anterior mas para a referência (o texto é escrito numa célula da coluna “Referência”).

Linhas com comentários ou alteração da descrição de um artigo:

Alterar a descrição de um artigo – Na coluna descrição da linha do artigo pretendido, escrever o texto pretendido e validar a alteração com a tecla <Enter> (não abrir a lista através da seta que aparece à direita do campo pois esse é o procedimento para inserção/alteração de um artigo).

Colocar texto numa linha sem artigo – procedimento idêntico ao anterior mas realizado numa linha vazia.

Eliminar uma linha:

Clicar com o botão do lado direito do rato sobre a linha com o artigo que se pretende eliminar. Aparece um menu que tem numa das opções “Apagar linha”. Seleccionar essa opção e confirmar o pedido de confirmação.

Podemos eliminar uma linha com um artigo colocando na referência um espaço e carregando de seguida na tecla <Enter>. Ter em atenção que neste caso não é pedida confirmação como acontece no anterior.

Inserir uma linha em branco

Clicar com o botão do lado direito do rato sobre uma linha. Aparece um menu que tem numa das opções “Inserir linha”. Seleccionar essa opção. É inserida uma linha em branco na posição imediatamente superior à linha seleccionada.

Artigos com mais do que uma linha de stock O programa diferencia o mesmo artigo por referência, fabricante, lote, armazém, fila e lugar. A validade está associada a esta informação. Se tivermos artigos em stock de lotes distintos e/ou armazenados em localizações distintas, ao darmos saída do artigo, o programa vai-nos apresentar uma lista com as várias linhas de stock permitindo-nos dar saída correcta do artigo. Se o lote seleccionado tiver a validade fora de prazo, o programa apresenta uma janela avisando o operador desta situação.

Nos artigos que têm códigos de barras para a referência e para o lote a movimentação é extremamente simples. É efectuada primeiro a leitura do código de barras com a referência (ou associado à referência) e se seguida, ainda com o leitor de código de barras, lê-se o código do lote e o artigo é correctamente movimentado (se na ficha do artigo o código de barras tiver associado o lote, o programa coloca-o automaticamente). Informação imediata sobre o artigo movimentado/seleccionado Na parte superior da barra do lado esquerdo é apresentada a seguinte informação referente ao artigo movimentado/seleccionado:

Imagem do artigo

Botão que dá acesso à ficha do artigo. No texto do botão aparece a referência e, entre parênteses, a quantidade existente em stock. (*)

Fabricante

Lote

Armazém

Fila

Lugar

Validade (*) Este botão ao dar acesso à ficha de artigos disponibiliza-nos todas as funcionalidades existentes nesse formulário (alterações, pesquisas, listagens, etc.). A ficha de Artigos será apresentada detalhadamente mais à frente neste manual.

Fecho da movimentação de artigos O programa através do botão “Fechar material” permite ao operador encerrar esta fase do procedimento, continuando o documento aberto para preenchimento das outras páginas. Ao confirmar o fecho o programa sugere a impressão da folha de stock. Podemos também efectuar a impressão posteriormente através do botão “Imprimir” que aparece após o fecho do material.

…..

Página Estado Actual

Esta página é apresentada quando o procedimento está associado a um registo de enfermagem. É apresentada informação, registada pela enfermagem no programa “EnfermagemHemo”, subdividida nas seguintes 4 páginas:

Antecedentes – Exames realizados enteriormente (Cateterismo, ACTP, CABG, etc.), factores de risco e patologias associadas.

Medicação – Terapêutica prévia e terapêutica no internamento.

Análises – Resultados das análises dos laboratórios de Hematologia e Patologia Clínica.

Estado geral – Sinais vitais, ventilação, estado geral, estado psicomotor, eliminação, visão, pulsos, locomoção, audição, observações.

Página Procedimentos

Registo dos procedimentos realizados e informação adicional (peso, altura, duração do procedimento, fracção de ejecção, fluoroscopia dose total e tempo) alguma da qual é importada do registo de enfermagem. O quadro de procedimentos apresenta procedimentos de diagnóstico se se trata de um diagnóstico e procedimentos de intervenção no caso da intervenção. Na intervenção apresenta um quadro adicional para efectuar o cálculo da fluoroscopia (dose e tempo) entre o diagnóstico e a intervenção.

Página Angiografia

Página disponível nos procedimentos de diagnóstico para registo dos seguintes exames angiográficos:

Ventriculografia

Coronariografia

Angiografia carotídea

Aortografia

Angiografia pulmonar Os exames angiográficos são registados numa grelha, sendo o segmento seleccionado no desenho. Ao seleccionar um segmento, no desenho, é aberto o respectivo formulário de preenchimento. Os dados seleccionados são colocados na grelha. Para alterar a informação de uma coluna já inserida na grelha basta clicar com o rato na coluna pretendida e seguir as instruções (para alteração ou eliminação).

Ventriculografia

É apresentada uma imagem do ventrículo dividido em diversos segmentos seleccionáveis com o rato. É registado o estado contráctil dos segmentos ântero-basal, ântero-lateral, apical, inferior, postero-basal e a existência ou não de insuficiência mitral.

Coronariografia

É apresentada a imagem das coronárias divididas em diversos segmentos seleccionáveis com o rato. É registada diversa informação sobre os segmentos. No caso de o diagnóstico dar origem a uma ICP a informação aqui registada que sirva para o preenchimento do “Registo Nacional de Cardiologia de Intervenção” será automaticamente importada para esse registo.

Angiografia carotídea

Registo para as carótidas com funcionamento semelhante aos anteriores.

Aortografia

Registo para a aorta com funcionamento semelhante aos anteriores.

Angiografia pulmonar

Registo para o pulmão com funcionamento semelhante aos anteriores.

Página Registo Nacional de Cardiologia de Intervenção

Ao ser marcado na página inicial as caixas “Intervenção” e “ICP”, é criado o “Registo Nacional de Cardiologia de Intervenção” e apresentada a respectiva página que está subdividida nas seguintes sub páginas:

Demografia, Histórico e Antecedentes

Avaliação Inicial

Resultados Angiográficos / ICP

Outros detalhes

Medicação

Evolução e Medicação à Alta

Fecho Ao entrarmos pela primeira vez nesta página o programa efectua de modo automático a importação de diversos dados já existentes no diagnóstico e registo de enfermagem (se existirem). O Médico responsável terá de completar os dados, fechar o registo e efectuar a sua transmissão através do botão “Envia para R.N.C.I” na página “Fecho” do RNCI.

Página Complicações

Ao ser marcado na página inicial a caixa “Complicações” é apresentada a respectiva página. Ao entrarmos nesta página o programa compara as complicações aqui registadas com as do registo de enfermagem (se existir). Se existirem diferenças o programa permite-nos importar as complicações assinaladas no registo de enfermagem.

Página Imagens e Curvas

A página “Imagens e curvas” aparece quando ao documento seleccionado estão associados este tipo de dados. Estas imagens e curvas são recebidas e integradas automaticamente na base de dados logo que recebidos do sistema de angiografia da Siemens.

Página Dados Hemodinâmicos e Relatórios

Esta página aparece quando ao documento seleccionado estão associados dados hemodinâmicos e relatórios que são integrados automaticamente na base de dados logo que recebidos do sistema de angiografia da Siemens.

Página Alta

Ao ser marcado na página inicial a caixa “Alta” é apresentada a respectiva página. Além do preenchimento de alguma informação (Médico responsável, Data alta, Diagnóstico definitivo, etc.) nesta página são emitidos os impressos de Alta, GDH, Terapêutica e Receita.

Exemplos de impresso emitidos na Alta: Folha de terapêutica

Receita GDHs

Folha de Alta

Visualizador de filmes dos exames

Quando existem filmes disponíveis num procedimento, aparece na página “Histórico” e “Imagens / curvas” o botão “Filme do exame” que abre o visualizador DICOM.

Do lado esquerdo do visualizador estão listadas as cenas disponíveis.

A barra superior apresenta diversos botões com as seguintes funcionalidades:

Comuta entre a apresentação da imagem e do texto

Activa ou desactiva o modo expandido da imagem

Coloca a imagem na sua dimensão original (100%)

Permite seleccionar “Preto & Branco”, “Branco & Preto” e “Metal incandescente”

Selecciona cena anterior ou cena seguinte

Pára ou inicia a apresentação do filme

Com o filme parado permite deslocar as imagens com o rato

etc…

Ao abrirmos uma cena o programa aplica-lhe as configurações (velocidade, contraste, etc.) existentes no ficheiro. É possível alterar a apresentação através dos menus, botões, rato e teclas. Exemplos úteis: Zoom – Com o filme parado, carregar na tecla <Shift> e o botão esquerdo do rato com o cursor sobre a zona da imagem que se pretende ampliar. Luminosidade - Com o filme parado, carregar no botão esquerdo do rato e deslocar o cursor para cima (mais claro) ou para baixo (mais escuro). Contraste - Com o filme parado, carregar no botão esquerdo do rato e deslocar o cursor para a esquerda (menos contraste) ou para a direita (mais contraste). Repor luminosidade e contraste original – Pressionar o botão

“Autobalanceamento do contraste” e “Contraste sugerido pelo ficheiro” . Existem cenas que embora tenham várias imagens, estas não fazem parte de um filme. Como são imagens isoladas o programa não acciona a animação, apresentando, quando se selecciona a cena, a primeira imagem da sequência. Para visualizar as imagens seguintes seleccionamo-las com o rato na barra de

progressão das imagens . No exemplo apresentado a seguir, a cena 2 é composta por 4 imagens estáticas.

Stock – Entradas / Saídas

Neste formulário são efectuadas as movimentações de stock que não têm a ver com as saídas de material nos procedimentos. Aqui é efectuada a gestão do stock como por exemplo as entradas de material recebido dos fornecedores e as devoluções.

Página Histórico

A apresentação é idêntica à da página Histórico dos “Procedimentos” sendo neste caso o histórico apresentado referente a fornecedores. Como o funcionamento é idêntico ao já anteriormente explicado para os procedimentos, vamos apenas focar alguns aspectos. Neste formulário temos dois tipos de documentos (é possível criar mais se necessário):

Entrada de Stock

Devolução a Fornecedor O funcionamento é idêntico, ambos os documentos se referem a fornecedores, mas enquanto o primeiro coloca os artigos em stock, o segundo retira-os.

Os passos para criação de um novo documento são os seguintes:

Seleccionar o fornecedor através do botão , indicando de seguida o número do fornecedor ou o nome parcial e escolhendo o fornecedor pretendido da lista apresentada.

Escolher o tipo de documento pretendido em “Documento” (“Entrada em Stock”, “Devolução”, etc.).

Clicar no botão e, salvo alguma exigência em contrário, aceitar o número sugerido.

O documento é criado e é aberta a página “Material” para iniciarmos a movimentação.

Página Material

Como o funcionamento é idêntico ao já anteriormente explicado para os procedimentos, vamos focar essencialmente as particularidades relacionadas com a entrada de material (“Entrada em Stock”).

As opções de pesquisa de artigos são as já anteriormente focadas que voltamos a apresentar:

Código de barras – Ler o código com o leitor de códigos de barras. É registada uma unidade e fica o sistema pronto para o movimento seguinte.

Grupo/Fabricante e Família - Escolher na barra do lado esquerdo o artigo através da selecção do “Grupo/Fabricante e Família” e de seguida o artigo pretendido em “Insere artigo”. É registada uma unidade e fica o sistema pronto para o movimento seguinte.

Descrição parcial – Na coluna descrição escrever o texto que pretendemos pesquisar. Aparece uma seta do lado direito da célula que dá acesso à lista de todos os artigos cuja descrição inicia pelo texto escrito. Seleccionamos nessa lista o artigo pretendido. É registada uma unidade e fica o sistema pronto para o movimento seguinte.

Referência parcial – Procedimento idêntico ao anterior mas para a referência.

Se estivermos a colocar em stock um artigo novo que ainda não tem ficha pode-mos cria-lo sem necessidade de abandonar o formulário.

Métodos para a criação da ficha de um novo artigo:

Método A

Criação de um novo artigo digitando a referência na respectiva coluna da grelha carregando de seguida na tecla <Enter>.

O programa não vai reconhecer a referência e sugere a criação de um novo artigo. Confirmar clicando no botão “Sim”.

É-nos dada a possibilidade de aceitar ou alterar a referência que escrevemos na grelha. Aceitar ou alterar e clicar no botão “OK”.

O programa agora pede-nos a designação do artigo. Preencher e confirmar com o botão “OK”.

É apresentada mais uma mensagem pedindo confirmação para a criação do artigo. Aceitar com a tecla “Sim”, o artigo é criado e é aberto o formulário do artigo para ser completado o seu preenchimento.

Exemplo das mensagens apresentadas pelo programa durante este processo de criação da ficha do Artigo.

Completar o preenchimento da ficha do artigo e no final fechar o formulário (botão “Sair”). (i)

O programa segue com a introdução do artigo no documento apresentando o formulário “Fabricante/Lote” que mais à frente iremos descrever.

Método B

Clicar com o rato no botão que dá acesso à ficha do artigo (está na barra do lado esquerdo, imediatamente por baixo do quadro para a imagem do artigo).

É aberta a ficha do artigo que permite, através do botão “Cria”, criar um novo artigo.

O programa pede a referência e depois a designação e é criado o artigo.

Completar o preenchimento da ficha do artigo e, no final, fechar o formulário (botão “Sair”). (i)

Agora já existe a ficha do artigo pelo que pode pesquisa-lo através dos diversos métodos disponíveis e já atrás referidos.

(i) A ficha “Artigos” está detalhadamente explicada mais à frente neste manual.

Dar entrada de um artigo em stock

No documento “Entrada em Stock” inserindo um artigo na grelha da página material (por qualquer um dos métodos já anteriormente referidos) o programa, após a aceitação do artigo, abre o formulário “Fabricante/Lote”.

É possível no stock distinguir o mesmo artigo através dos campos fabricante, lote, armazém, fila e lugar. Para cada combinação destes campos é criada uma linha se stock na ficha do artigo. Podemos deste modo controlar lotes, validades, local de armazenamento do artigo, etc. Se para um artigo não pretendemos fazer este tipo de distinção, basta carregar

no botão ou, se já existir uma linha com o lote em branco, seleccionar com o rato a linha de stock pretendida (que neste caso, possivelmente, será a única existente). Nota: Nos procedimentos, ao dar saída de artigos, só aparece o formulário de “Lotes” se o artigo movimentado tiver mais do que uma linha de stock.

Se o artigo tem fabricantes ou lotes ou armazenamento distintos então terá mais do que uma linha de stock. Neste caso ao dar entrada do artigo existem duas possibilidades:

Já existe a linha de stock pretendida – Seleccionar com o rato a linha.

Não existe a linha de stock pretendida – Preencher os campos necessários e carregar no botão

. Após esta operação é criada a linha de entrada do artigo na grelha do material. Agora podemos colocar na coluna “Quantidade” a quantidade a movimentar (colocar a quantidade e validar carregando na tecla <Enter>). Do mesmo modo podemos alterar o valor de outras colunas.

Estatísticas

No formulário de entrada do programa existe o botão “Estatísticas” que dá acesso ao formulário com o mesmo nome.

Ao entrarmos o programa posiciona-se na página “Estatísticas disponíveis” onde seleccionamos as datas para o intervalo que pretendemos processar e o tipo de consulta pretendida (escolher o “Grupo” e o “Resultado pretendido”). Algumas pesquisas podem ser resumidas ou detalhadas sendo a selecção feita através da caixa “Apresenta detalhes”. O botão “Processar resultado pretendido” dá início à criação da grelha com os resultados da consulta escolhida e abre a página “Resultados”. Esta página está subdividida em duas páginas (“Quadro” e “Gráfico”).

Quadro

Na página “Quadro” podemos consultar os resultados, imprimi-los, exporta-los para um ficheiro ou, tendo o “MS Excel” instalado, abrir os resultados em formato “Excel” dentro desta página. Abrindo o “Excel” dentro do programa com o botão

, temos em “Ficheiro” a possibilidade de gravar o quadro em formato XLS com as formatações apresentadas.

O botão permite-nos pré visualizar e/ou imprimir o quadro.

Gráficos

Se o resultado for susceptível de apresentar graficamente, o gráfico será apresentado na página “Gráfico” com as possibilidades de imprimir e gravar num ficheiro. Apresentação gráfica dos dados de uma coluna da grelha:

Clicar com o rato numa célula vazia da coluna pretendida.

O programa apresenta uma lista com as linhas disponíveis para apresentação no gráfico.

Se não pretende que algumas das linhas apresentadas sejam utilizadas na criação do gráfico desmarque-as.

Após confirmar com o botão “Aceita”, o gráfico é gerado sendo seguidamente aberta a página “Gráfico”.

Apresentação gráfica dos dados de uma linha da grelha:

Clicar com o rato numa célula da linha pretendida.

O programa apresenta uma lista com as colunas disponíveis para apresentação no gráfico.

Se não pretende que algumas das colunas apresentadas sejam utilizadas na criação do gráfico desmarque-as.

Após confirmar com o botão “Aceita”, o gráfico é gerado sendo seguidamente aberta a página “Gráfico”.

Lista de selecção de linhas/colunas Exemplo de um gráfico gerado pelo programa

O botão possibilita-nos a gravação do gráfico nos formatos JPEG, BMP, EMF ou WMF.

O botão abre o formulário de impressão do gráfico que disponibiliza diversas opções para configurar a apresentação do gráfico na impressão.

Extracção de dados

A página extracção de dados dá acesso à lista de extracções previamente elaboradas.

Seleccionando a pesquisa pretendida e clicando no botão “processar resultado pretendido” damos início ao processo de extracção através do formulário de pesquisa selectiva. Este formulário é interactivo. A interactividade está dependente das opções seleccionadas na criação da extracção.

Dando início ao processamento da pesquisa o programa pede as opções referentes aos filtros seleccionados.

etc. O resultado é apresentado no quadro já descrito anteriormente, tendo as mesmas possibilidades de tratamento (exportação, impressão, etc.).

Menu “Ficheiros”

Utilizadores (Programa)

Formulário para criação e manutenção de utilizadores do programa.

Campos da ficha do Utilizador

Utilizador – É o código que o programa utiliza para identificar o utilizador. Este código é preenchido quando da criação do utilizador e não pode ser alterado.

Chave de acesso – Chave que juntamente com o código do utilizador serve para efectuar validações de operador como a entrada no programa.

Nome completo, Morada, Código postal, Localidade, Telefone, Fax, Correio electrónico, N.º mecanográfico – Dados pessoais do Utilizador.

Quadro Fotografia – Quadro onde é apresentada a fotografia do Utilizador (se registada). Para alterar/inserir clicar com o rato no quadro e seleccionar uma nova imagem.

Acerto de impressão X e Y – Valores utilizados no preenchimento de formulários pré impressos (ex. Receitas).

Temporizador – Intervalo de tempo utilizado entre verificações (quando aplicável).

Pontuações mínimas para validar as impressões digitais – É o grau de exactidão necessário. Como valores predefinidos o programa coloca 50 para a verificação para entrada no programa e 100 para a assinatura digital (registo de autoria de informação arquivada).

Activo – Indica se o utilizador está ou não a trabalhar no programa.

Bloqueado (fora de uso) – Se estiver activado (S) o utilizador não pode entrar no programa. Utilizar quando se pretende que um utilizador não tenha temporariamente acesso ao programa ou mesmo para um Utilizador que não vai voltar a utilizar o sistema mas que pretendemos que continue identificado na base de dados (pode ser útil em consultas ao histórico ou outro tipo de listagens/verificações).

Supervisor – Utilizador com permissão para executar algumas configurações e alterações mais delicadas (Alteração de dados e permissões, criação/alteração do registo para validação de impressão digital, etc.).

Altera, Apaga, Cria, Imprime, Acesso Web, Stock, Medicina, Enfermagem – Permissões para executar funções que o próprio nome indica.

Validação utilizador / chave – Permite ou não ao utilizador poder entrar no programa pelo método tradicional de preenchimento do utilizador e respectiva chave de acesso.

Validação impressão digital – Permite ou não ao utilizador efectuar a entrada no programa através da validação biométrica da impressão digital.

Informação confidencial – Permite dar ou retirar acesso de um utilizador a informação de acesso restrito.

Nota: Após qualquer alteração é necessário carregar no botão para registar os novos dados. Impressão digital

Através do botão temos acesso ao formulário “Reconhecimento / Gravação” que permite:

Efectuar o registo de uma impressão digital

Eliminar o registo da impressão digital

Testar o reconhecimento

Efectuar o registo de uma impressão digital Esta operação só pode ser efectuada por um utilizador que seja “Supervisor” e

é activada carregando no botão . É apresentado um pedido de confirmação e, seguidamente, solicitada a introdução da chave de acesso do utilizador para o qual está a ser efectuada esta operação. Deste modo não é possível um utilizador, mesmo que “Supervisor”, falsificar o registo de uma impressão digital de outro Utilizador.

O programa vai registar a primeira leitura obtida de boa qualidade. À medida que vão sendo efectuadas leituras, vão sendo apresentados os resultados relativos à sua qualidade.

Eliminar o registo da impressão digital Esta operação só pode ser efectuada por um utilizador que seja “Supervisor” e

é activada carregando no botão . É apresentado um pedido de confirmação. Aceitando com o botão “Sim” é de imediato eliminado o registo da impressão digital do Utilizador

Testar o reconhecimento O Utilizador pode neste formulário efectuar leituras da sua impressão digital e verificar os resultados que vão sendo apresentados (assim como a imagem da impressão digital). Deste modo ficar a saber qual a melhor colocação do dedo no leitor para obter leituras mais coincidentes com o registo gravado.

Utentes

A ficha de Utentes é preenchida de modo automático com os dados existentes na base de dados do Hospital.

É possível efectuar alterações ou criar manualmente a ficha de um Utente. O modo de funcionamento é idêntico ao da ficha dos Utilizadores. Sempre que no formulário “Procedimentos” é efectuada a pesquisa de um Utente ou criado um novo documento, o programa efectua uma comparação dos dados da ficha do Utente com os existentes na base de dados do Hospital e, se necessário, actualiza-os. Se o Utente ainda não tem ficha criada, o programa cria-a de imediato utilizando os dados existentes na base de dados do Hospital. Para simplificar a utilização do programa, tanto esta ficha como muitas outras, estão também acessíveis no local onde a sua informação é utilizada. Se, por exemplo, estiver no formulário “Procedimentos” e pretender aceder à

ficha do Utente, basta carregar no botão que está a seguir ou nome do Utente para aceder à sua ficha.

Médicos

Ficha dos Médicos que têm intervenção nos procedimentos.

O funcionamento (criação e alteração) é idêntico ao dos outros formulários. A caixa “Desactivado” permite desactivar (e voltar a activar) a ficha de um médico que, temporária ou definitivamente, deixou de ter intervenção nos “procedimentos”.

Enfermeiros

Ficha dos Enfermeiros que têm intervenção nos procedimentos.

Funcionamento igual ao da ficha anterior.

Técnicos

Ficha dos Técnicos que têm intervenção nos procedimentos.

Funcionamento igual ao da ficha anterior.

Fornecedores

Ficha de fornecedores

Funcionamento idêntico ao da ficha “Utentes”.

Artigos

Este formulário contém a ficha do artigo, apresenta as linhas de stock, lista de componentes (se for um composto), dá acesso ao formulário “Códigos de barras do artigo”, e a formulários de listagens.

Criação de um artigo

Como nos outros formulários, a criação é iniciada através do botão . De seguida o programa pede a referência, a designação e confirmação par a sua criação.

O artigo fica criado, sendo necessário agora completar os dados e validá-los

através do botão .

Descrição dos objectos do formulário Artigos:

Referência – Identificador (não alterável) do Artigo.

Designação – Texto identificador do Artigo.

Grupo (Fabricante) / Família / Tipo – Definição do enquadramento do artigo dentro do universo dos artigos existentes. Esta configuração é essencial nas listagens de grupos de artigos. À frente de cada um

destes campos existe o botão que dá acesso à respectiva ficha.

Unidade – Unidade que é movimentada (caixa, frasco, Kg, etc.).

Quantidade a movimentar – Predefinição da quantidade utilizada ao movimentar o artigo.

Só inteiros – Se igual a “S” só permite valores inteiros na quantidade.

Código IVA – Código do IVA do artigo (isento, normal, reduzido, etc.).

Preço 1 – Preço do artigo sem IVA.

P.1 c/IVA – Este campo além de nos informar o valor final do artigo já com IVA, serve também para introduzir o valor pretendido já com IVA, sendo o preço sem IVA calculado pelo programa. Para utilizar esta funcionalidade dar um duplo clique com o rato sobre este campo, colocar o valor pretendido (já com IVA) no campo “Valor” da janela apresentada e confirmar com o botão “OK”.

Ref. Hospital – Referência utilizada pelo Hospital para o artigo.

Preço compra – Preço da última compra (Entrada em Stock).

Marg.P.% – Margem percentual é o valor utilizado para calcular o preço de venda do artigo com base no preço de compra.

Tolerân% – O programa só sugere a alteração do preço de venda quando, na entrada em stock, o valor calculado para o novo preço de compra diferir do preço de venda existente num valor percentual superior ao indicado em “Tolerância %”.

Stock – Quantidade total do artigo existente em stock.

Stock min. – Valor mínimo recomendado para o stock.

Stock máx. – Valor máximo indicado para o stock. Este valor juntamente com o stock mínimo são utilizados na verificação de material a encomendar (quando a quantidade de um artigo é menor ou igual ao stock mínimo, é sugerida a encomenda da quantidade necessária para atingir o stock máximo). Se o stock mínimo e o stock máximo forem zero o programa não considera o artigo quando sugere a encomenda.

Composto – Esta caixa se marcada indica que o artigo é um composto e activa a grelha “Componentes”. Um artigo composto é como o nome indica um composto de outros artigos. Quando se dá saída de um artigo “Composto”, o programa automaticamente movimenta também todos os componentes (artigos na lista de “Componentes”).

Componentes – Grelha com a lista dos componentes do artigo composto. Mais à frente é explicado o preenchimento desta grelha e o funcionamento do composto.

Linhas de stock – Grelha que apresenta as diversas linhas de stock do artigo. Como já anteriormente foi explicado, o programa diferencia o mesmo artigo por referência, fabricante, lote, armazém, fila e lugar (a validade está associada a esta informação). Para ser possível essa diferenciação é criada uma linha de stock para cada uma das combinações dos campos referidos.

Códigos de barras do artigo – Este botão dá acesso ao formulário com o mesmo nome onde é feita a gestão dos códigos de barras que identificam o artigo. Mais à frente é explicado o funcionamento deste formulário.

Artigo fora de uso – Se um artigo for marcado fora de uso, deixa de ser possível movimentá-lo e de aparecer nas pesquisas ao stock. Utilizar esta funcionalidade para artigos descontinuados em vez de os apagar.

Fornecedores – Lista de todos os fornecedores a quem já foi adquirido o artigo. Este registo é efectuado quando é fechado um documento de entrada em stock que movimentou o artigo.

Fabricantes – Lista de todos os fabricantes já indicados para o artigo. O fabricante é indicado no formulário de Lotes quando da entrada em stock do artigo.

Observações – Campo para preenchimento de observações. Serve apenas para informação neste formulário.

Texto para impressão – Útil quando se pretende colocar informação complementar à designação do artigo (instruções de utilização, publicidade, etc.). Se existir texto neste campo, será apresentado na impressão do documento nas linhas imediatamente a seguir à designação do artigo.

Listagens – Listagens diversas de movimentos e existências. Mais à frente no capítulo das listagens será feita a abordagem destes formulários.

Códigos de barras

É possível associar a um artigo diversos códigos de barras. Existem situações em que podemos ter em stock o mesmo com códigos de barras distintos (ex. fornecedores diferentes, produções diferentes, etc.). Para efectuar a manutenção dos códigos de barras acedemos ao respectivo

formulário através do botão . A um código de barras podemos, mas não é obrigatório, associar um lote e uma validade. Se for associado um lote, na saída de material o programa movimenta a linha de stock desse lote (se não existir, e houver mais do

que uma linha de stock, avisa o operador). Este formulário tem um modo de funcionamento um pouco diferente dos outros. Os botões “Alterar”, “Criar” e “Apagar” executam as respectivas operações sobre os campos “Código de barras”, “Lote” e “Validade”.

Criar novo código de barras: Preencher os campos “Código de barras”, “Lote” e “Validade”, carregar no botão “Criar” e confirmar no botão “Sim”.

Apagar código de barras: Seleccionar a linha da grelha que tem o código que se pretende apagar e, de seguida, carregar no botão “Apagar”. Confirmar no botão “Sim”.

Alterar código de barras: Seleccionar a linha da grelha que tem o código que se pretende alterar. Efectuar as alterações e carregar no botão “Alterar”. Confirmar no botão “Sim”.

As alterações efectuadas nos códigos de barras são de imediato registadas na base de dados (contrariamente às alterações na ficha de artigos que têm de ser confirmadas no botão “Grava”).

Compostos

Artigos compostos são artigos que quando movimentados dão origem ao lançamento de todos os artigos que são seus componentes. Particularidades no movimento de um artigo composto:

Se o preço do artigo composto for zero, o programa despreza-o, sendo os seus componentes movimentados com os preços constantes nas suas fichas.

Se o preço do artigo composto for diferente de zero, o programa utiliza-o, sendo os seus componentes movimentados com o preço zero.

Criação de um artigo composto:

Marcar a caixa “Composto” na ficha do artigo.

A grelha “Componentes” fica activa. Inserir um componente na grelha (por referência):

Clicar com o rato na célula pretendida da coluna “Referência”.

Preencher a referência pretendida e carregar no botão “OK”.

Para apagar uma linha, no passo anterior, em vez de preencher a referência, apague a referência existente, deixando o campo em branco, e carregue no botão “OK”.

Inserir um componente na grelha (por designação):

Colocar no quadro “opções de pesquisa” os filtros pretendidos.

Clicar com o rato na célula pretendida da coluna “Designação”.

Seleccionar na lista apresentada o artigo pretendido. Alterar a quantidade a movimentar de um componente:

Clicar com o rato na célula pretendida da coluna “Qtd.”.

Preencher a quantidade pretendida e carregar no botão “OK”.

Opções de pesquisa

No canto superior direito temos o quadro “Opções de pesquisa”. Estão disponíveis diversos filtros que permitem resumir o resultado das pesquisas. Nas opções de pesquisa não está incluída a “Referência” por bastar preenche-la nos respectivo campo. Filtros disponíveis:

Desig. … - Procura todos os artigos cuja designação inicia pelo texto preenchido no campo “Designação” (ex. Cateteres).

… Desig. … - Procura todos os artigos cuja designação contém o texto preenchido no campo “Designação” (ex. endovenosos).

… Desig. - Procura todos os artigos cuja designação termina com o texto preenchido no campo “Designação” (ex. 18G).

… D1 … D2 … - Procura todos os artigos cuja designação contém os dois conjuntos de caracteres preenchidos no campo “Designação” (ex. Cateteres c/agulha).

Grupo (Fab.) – Estando algum grupo seleccionado, a pesquisa só devolve artigos pertencentes ao grupo indicado (Ex. Enfermagem).

Família – Estando alguma família seleccionada, a pesquisa só devolve artigos pertencentes à família indicada (Ex. Cateteres Enfermagem).

Apresenta artigos fora de uso – Se a caixa estiver desmarcada, a pesquisa não apresenta artigos que estejam marcados “Fora de uso”.

Nota: Nos exemplos apresentados seria sempre encontrado o artigo com a designação “Cateteres endovenosos c/agulha p/veias perif.18G” que pertence ao Grupo “Enfermagem” e à Família “Cateteres Enfermagem”.

Opções disponíveis no menu ficheiro

O menu “Ficheiro” da ficha “Artigos” apresenta alguns procedimentos de manutenção que se destinam a ser usados em situações excepcionais e são acessíveis apenas a “Supervisores”. Algumas destas operações têm de percorrer todos os documentos existentes que movimentam artigos. Recomenda-se que sejam executadas após efectuar seguranças e de preferência sem estarem outros operadores a trabalhar no programa. Alterar referência do artigo para nova referência (não existente) Permite alterar na ficha do artigo, linhas de stock e todos os documentos que movimentam artigos a referência existente para uma outra. Alterar referência do artigo, juntando-o a uma referência já existente Permite juntar dois artigos distintos. A referência do artigo seleccionado deixa de existir, e as suas linhas de stock passam para o artigo cuja referência foi indicada (é a ficha deste artigo que prevalece). É efectuada também a alteração em todos os documentos que movimentam artigos.

Unificar artigos com designações repetidas O programa procura artigos com designações repetidas e existindo abre o formulário com o mesmo nome. Do lado esquerdo é apresenta a lista de designações que representam mais do que uma referência. Do lado direito são apresentadas as referências existentes para a designação que está seleccionada. Para unificar as diversas referências (após o estudo cuidado das fichas em questão) clicar com o rato na referência que pretendemos que se mantenha. O programa pede-nos a confirmação e, carregando no botão “Sim” efectua a unificação juntando todas as referências na referência seleccionada. É efectuada a alteração na tabela de antigos, linhas de stock e em todos os documentos que movimentam artigos.

Tabelas diversas

No menu do formulário de entrada no programa temos acesso em “Ficheiros / Tabelas diversas” à lista de tabelas apresentada do lado direito.

Tratam-se de tabelas utilizadas no programa para preenchimento de campos dos documentos.

O objectivo destas tabelas é evidente e o seu preenchimento intuitivo, pelo que apenas vamos abordar as tabelas que têm alguma particularidade no seu preenchimento.

Tabela “Fármacos” Tabela com os fármacos utilizados no preenchimento das terapêuticas. É possível importar dados de um ficheiro CSV compatível. São utilizador os botões “+” (acrescentar), “-“ (eliminar) e “V” (validar) da barra superior do formulário. O campo “Ordem” define a ordem de apresentação para o mesmo “Nome genérico”.

Tabela “Diagnósticos (procedimentos)” Nesta tabela introduzimos as designações dos diagnósticos e os respectivos códigos utilizados no preenchimento das folhas do GDH.

Este formulário tem as seguintes particularidades no seu preenchimento:

Código composto – Nos GDH’s existem códigos que aglutinam vários procedimentos. Para esses casos cria-se um diagnóstico composto que se distingue dos outros pelo código que é seguido do texto “Composto” e dos códigos dos diagnósticos aglutinados separados pelo sinal “+”. Estes diagnósticos compostos não aparecem na lista de diagnósticos dos procedimentos. Ao processar o impresso GDH, o programa efectua estas aglutinações automaticamente. A imagem da tabela “Diagnósticos” acima apresentada, tem na linha seleccionada um diagnóstico composto.

O sinal “_” no fim da designação, indica que, ao marcar esse diagnóstico, o programa deve pedir a quantidade.

Tabela “Intervenções (procedimentos)” Nesta tabela introduzimos as designações das intervenções e os respectivos códigos utilizados no preenchimento das folhas do GDH.

Este formulário tem as seguintes particularidades no seu preenchimento:

Código composto – Nos GDH’s existem códigos que aglutinam vários procedimentos. Para esses casos cria-se uma intervenção composta que se distingue das outras pelo código que é seguido do texto “Composto” e dos códigos das intervenções aglutinados separados pelo sinal “+”. Estas intervenções compostas não aparecem na lista de intervenções dos procedimentos. Ao processar o impresso GDH, o programa efectua estas aglutinações automaticamente.

O sinal “_” no fim da designação, indica que, ao marcar essa intervenção, o programa deve pedir a quantidade. A imagem da tabela “Intervenções” acima apresentada, tem na linha seleccionada um desses casos.

Análises

Os resultados das análises são recolhidos automaticamente pelo programa “AnálisesHemo”. Existem tabelas relacionadas que podem necessitar de alguma manutenção e que seguidamente descrevemos. Este meu dá acesso às tabelas “Equivalência Designação / código (análises)” e “Valores de referência para as análises”.

Na tabela “Equivalências análises” são apresentadas as designações das análises e respectivos códigos (inseridos automaticamente).

Na tabela “Valores de referência” são apresentados os códigos das análises e os respectivos valores de referência. Alguns destes valores são inseridos automaticamente. Para os laboratórios de onde não é possível recolher os valores de referência, é necessário cria-los manualmente nesta tabela.

Listagens

Histórico geral

No menu “Listagens/Histórico geral” do formulário principal temos acesso ao formulário “Histórico”. No histórico são registas operações como por exemplo entradas, saídas, criação de documentos, fechos, reaberturas, importações, etc. Para facilitar a pesquisa temos como elementos de filtragem a data inicial, data final o operador pretendido (ou todos os operadores), texto existente no campo “Descrição” e limite (n.º máximo) de movimentos (se o valor for 0 não limita).

Folhas do dia

Folha com a lista dos documentos emitidos num determinado dia. Escolher o data pretendida e o programa emite a folha do dia para a data seleccionada.

Artigos

Existem várias listagens de artigos. Listagens predefinidas, e formulários de listagens parametrizaveis.

Listagem de stents (entre datas)

É uma listagem predefinida. O programa pede as datas inicial e final e apresenta a listagem ordenada por grupo e família.

Listagem resumida de stents (entre datas)

É uma listagem predefinida. O programa pede as datas inicial e final e apresenta a listagem ordenada por grupo e família.

Totais por grupo e família (entre datas)

Listagem parametrizavel de Artigos. O resultado é agrupado por “Grupo (Fabricante)”, “Família” e “Tipo” (se esta opção estiver marcada).

Significado dos campos do formulário:

Data inicial e Data final – intervalos de tempo considerados para a pesquisa a efectuar.

Grupo (Fabricante) – Se tiver algum valor, só serão devolvidos resultados de movimentos de artigos do grupo indicado.

Família – Se tiver algum valor, só serão devolvidos resultados de movimentos de artigos da família indicada.

Considera Tipo – Se esta caixa estiver marcada considera o “Tipo” (passando a listagem a ser agrupada por Grupo, Família e Tipo), se não despreza-o.

Tipo – Se tiver algum valor, e estiver marcado “Considera Tipo”, só serão devolvidos resultados de movimentos de artigos do tipo indicado.

Designação – Se tiver algum valor considera o texto aqui colocado, aplicando-lhe o filtro de acordo com o que estiver seleccionado em “Opções designação”.

Referência – Se tiver algum valor, só devolve resultados do artigo cuja referência aqui foi colocada.

Utentes, Fornecedores, Todos – A opção seleccionada indica quais os documentos que vão ser considerados na pesquisa. Se estiver marcado

“Utentes” só considera documentos referentes a Utentes (Procedimentos). Se estiver marcado “Fornecedores” apenas considera documentos de Fornecedores (Entradas em Stock, Devoluções, etc). Se estiver marcado “Todos”, considera todos os documentos que movimentam stocks. Neste caso o resultado é a diferença entre os artigos que saíram de stock e os que entraram no período considerado (se saíram mais do que entraram o resultado será negativo).

Preços com IVA – Se marcado apresenta os preços com o IVA incluído, se não apresenta os preços sem IVA.

Botão “Normal” – Apresenta os resultados por artigo, tipo, família e grupo.

Botão “Resumo” – Apresenta os resultados por tipo, família e grupo. Exemplo de uma listagem “Normal”

Exemplo de uma listagem “Resumo”

Detalhe de movimentos (entre datas)

Listagem parametrizavel de Artigos. Esta listagem contrariamente à anterior, não efectua qualquer agrupamento. A sua finalidade é dar-nos o detalhe dos movimentos dos artigos.

Para obtermos o resultado pretendido temos diversas opções de parametrização que seguidamente descrevemos:

Data inicial e Data final – intervalos de tempo considerados para a pesquisa a efectuar.

Designação – Se tiver algum valor considera o texto aqui colocado, aplicando-lhe o filtro de acordo com o que estiver seleccionado em “Opções designação”.

Referência – Se tiver algum valor, só devolve resultados do artigo cuja referência aqui foi colocada. Podemos em alternativa à referência, efectuar aqui a leitura do artigo com o leitor de código de barras (ou escrever o código de barras e carregar na tecla <Enter>) que o programa encarrega-se de colocar a referência do artigo respectivo.

Grupo (Fabricante) – Se tiver algum valor, só serão devolvidos resultados de movimentos de artigos do grupo indicado.

Família – Se tiver algum valor, só serão devolvidos resultados de movimentos de artigos da família indicada.

Utentes, Fornecedores, Todos – A opção seleccionada indica quais os documentos que vão ser considerados na pesquisa. Se estiver marcado “Utentes” só considera documentos referentes a Utentes (Procedimentos). Se estiver marcado “Fornecedores” apenas considera documentos de Fornecedores (Entradas em Stock, Devoluções, etc). Se estiver marcado “Todos”, considera todos os documentos que movimentam stocks. Neste caso a quantidade aparece a negativo quando se trata de uma saída de stock e a positivo se for uma entrada.

Ordenação – O programa permite-nos seleccionar a ordenação do resultado por Data ou Referência ou Designação ou N.º Documento.

Exemplo de uma listagem de “Detalhe de movimentos”

Existências / Inventário

Listagem parametrizavel de Artigos. Esta listagem permite-nos pesquisar as existências em stock de artigos e obter o inventário em data indicada.

Para obtermos o resultado pretendido temos diversas opções de parametrização que seguidamente descrevemos:

Grupo (Fabricante) – Se tiver algum valor, só serão devolvidos artigos do grupo indicado.

Família – Se tiver algum valor, só serão devolvidos artigos da família indicada.

Quantidade existente – Selecção de filtragem por quantidade. Escolhe-se o tipo de filtro e a quantidade a considerar.

Filtra por referência – Se marcado efectua a filtragem devolvendo apenas os artigos cujas referências então entre os valores (alfanuméricos) indicados ( de … a … ).

Ordenação – Várias possibilidades de efectuar a ordenação do resultado.

O botão “Processar” executa a listagem e o botão “Artigo” dá acesso à ficha “Artigos”. Exemplo de uma listagem de “Existências”

...

Requisições

Formulário para gestão de requisições (locais e remotas) e criação de requisições (locais). Apresenta a lista de requisições desde a data indicada. Existem diversos filtros que permitem facilmente visualizar as requisições pretendidas.

Neste formulário são apresentadas as requisições recebidas das unidades de saúde clientes e as criadas (ou em criação) localmente. As requisições são criadas pelos utilizadores pertencentes ao grupo “Medicina” e são geridas pelos utilizadores do grupo “Requisições”. Os utilizadores com permissão para gerir requisições podem efectuar a marcação da data do exame, rejeitar requisições, alterar datas de exames, anular requisições, etc. O funcionamento do processo de criação de requisições é apresentado mais adiante no capítulo sobre o programa “Hemo Remote Client”.

Hemo Remote Acess Solução que permite a comunicação com unidades de saúdes externas (Hospitais, Centros de Saúde, Consultórios Médicos, etc.) que enviam doentes para os Hospitais centrais. Permite aos Clientes efectuar requisições de exames/intervenções com acompanhamento constante do desenrolar do processo. O programa instalado no Cliente dá acesso quase a totalidade da informação que é possível consultar no programa dos Hospitais Centrais (Relatórios, Angiografias, curvas de pressão, imagens, filmes, dados hemodinâmicos, etc.).

Hospitais Centrais

Programas para comunicação com o Servidor de Arquivo Internet (preparação de dados, conversão de formatos vídeo, envio de exames, recebimento/envio de requisições, etc.). Programa de preparação dos exames para exportação Recolha de informação, compactação e conversão de formatos das imagens, curvas e filmes.

Programa de comunicação (requisições e exportação de exames) Programa responsável pela recepção e envio de requisições e envio dos exames preparados pelo programa “Exportação de exames”. Toda a informação é compactada e encriptada antes do envio. As chaves de encriptação são independentes para cada Hospital Central e Unidade de saúde Cliente.

Clientes remotos

A solução Cliente Remoto é constituída por dois programas. Um serviço de comunicação com o Servidor Arquivo Internet, encarregue de receber os dados dos exames, enviados pelo Hospital Central, e gerir o processo de comunicação das requisições. Programa “HemoRemoteClient” que é uma versão muito semelhante (na apresentação da informação) ao programa “Hemodinâmica” do Hospital Central. Neste programa temos acesso a toda a informação demográfica, clínica (incluindo material, relatórios, filmes, imagens, curvas, etc.), etc. Estes programas são registados em cada um dos computadores onde são instalados de modo a não permitir o seu uso indevido fora das Unidades de Saúde a que se destinam.

A contabilização das licenças é efectuada pelo registo do programa de comunicação independentemente do n.º de programas clientes instalados na unidade de saúde. Nota: A sua simplicidade de instalação dos “Clientes Remotos” permite que seja efectuada por utilizadores com noções básicas de informática (sistema operativo e internet). Programa de comunicação (envio e recepção de requisições e importação de exames)

Programa de consulta “Hemo Remote Client”

Como as funcionalidades deste programa são muito semelhantes à versão do Hospital Central (embora só permitindo consulta) vamos apenas apresentar o formulário “Requisições”.

Requisições O formulário de requisições apresenta a lista de requisições desde a data indicada. Existem diversos filtros que permitem facilmente visualizar as requisições pretendidas.

Processo de criação de uma requisição Criar a requisição através do botão “Criar nova requisição”. Preencher as páginas “Dados doente”, “Antecedentes” e “Informação Clínica”. Em todas as estas páginas existem os botões “Validar página” e “Gravar página” que permitem ir verificando a validade do preenchimento e gravando a informação registada.

Dados do doente

Antecedentes

Informação clínica Página para preenchimento de informação clínica e conclusão da requisição.

Detalhe comunicação Esta página apresenta a informação do processo de comunicação da requisição com o Hospital Central. São ainda apresentados dados de autoria da requisição, marcação e avisos recebidos.

Impressão da requisição A Requisição pode ser impressa no menu principal ou na página “Informação clínica”.

Listagem das requisições

Programa “EnfermagemHemo”

Entrar no programa

Existem dois métodos de efectuar a validação do utilizador para entrada no programa. Na ficha do utilizador são definidos os/o métodos quer pode utilizar.

Validação por utilizador e chave

Para entrar no programa o operador tem de introduzir o seu código de utilizador e a sua chave de acesso. Validação biométrica por impressão digital O operador coloca o dedo no leitor de impressão digital e o programa efectua a validação.

As funcionalidades que vão estar disponíveis dependem do tipo de acesso que foi definido na ficha de “Utilizadores”. Seguidamente tem acesso ao formulário geral do programa.

Para aceder ao formulário que dá acesso aos registos de Enfermagem clique com o rato no botão “Registo de Enfermagem”.

Formulário “Registos de Enfermagem”

Ao entrar no registo de enfermagem, caso existam registos abertos, é apresentado um formulário com a lista dos referidos registos, permitindo deste modo seleccionar um registo que se pretenda actualizar. Se não pretender aceder a nenhum dos registos apresentados basta fechar o formulário apresentado.

De seguida dará entrada no formulário “Registos de Enfermagem”. Na página Histórico é apresentado o histórico de todos os internamentos do utente seleccionado.

Se não tivermos seleccionado nenhum registo o programa posiciona-nos no último registo criado.

Seleccionar Utente

O primeiro passo para criar um novo registo, ou consultar um histórico, é a selecção do Utente. Para posicionarmos o programa no Utente pretendido com o rato e clicamos no botão “Procura”.

Colocar o número do P.U. e carregar em “Aceita” ou <Enter>. O programa vai actualizar na DB da Hemodinâmica e ficha do Utente com os dados existentes na BD do Hospital e posiciona-se no Utente indicado (se o número indicado for válido). Se o Utente já tiver registos anteriores os mesmos apareceram no histórico. Também podemos efectuar a pesquisa por nome ou nome parcial (com as diversas opções seleccionáveis nos botões rádio ao lado do botão “Procura”).

Criar um novo Registo

Com o rato clicar no botão “Criar Documento”.

Aceitar de seguida o n.º indicado para o documento a ser criado (a não ser que tenha uma razão válida para alterar a sequência da numeração).

O novo registo é criado e o programa posiciona-se de imediato na primeira página do “Pré-Procedimento”.

Aceder a um registo já criado

Após a selecção do utente escolher na grelha do histórico o registo pretendido.

Preenchimento do Registo

O registo é constituído pelas “Notas de evolução” e 3 módulos referentes às diversas fases do internamento (pré-procedimento, intra-procedimento e pré-alta) que seguidamente apresentamos.

Notas de evolução

Acede-se ao formulário das “Notas de evolução” através do respectivo botão na página “Histórico”. Este formulário é a versão informática do processo com o mesmo nome que já era registado em papel mas com vantagens significativas.

O programa tem um editor de textos predefinidos onde é possível criar textos com várias opções seleccionáveis no preenchimento o que torna rápido e eficaz o processo de registo de informação.

Exemplo da utilização de um texto predefinido:

Etc… As notas de evolução podem ser assinadas digitalmente através da impressão digital do operador, garantido a autoria da informação registada.

Exemplo da folha impressa das “Notas de evolução”

Pré-Procedimento

Página “Antecedentes”

Página “Medicação”

Nesta página é registada a medicação prévia e no internamento

Página “Análises”

O programa de recolha de análises faz a leitura das análises existentes para os utentes com os registos abertos. Apresenta as análises com data desde 3 dias antes da data de entrada até à data da alta. Página “Plano de Acção”

Página “Estado geral”

Na última folha de cada módulo existe um botão para o respectivo fecho. Ao fechar fica registado como autor o utilizador que efectua esse fecho e o programa pergunta se pretende imprimir o formulário. Pode sempre posteriormente imprimir o formulário na página Histórico.

Intra-Procedimento

Página “Geral” Esta página tem para preenchimento o quadro “Plano de Acção”.

Ao colocar o cursor numa célula do quadro, se a coluna não tiver hora definida, é aberto o preenchimento da hora no título da coluna. Após preencher a hora carregue na tecla <Enter> para validar. Se colocar o cursor numa célula da linha “Medicação…” é aberto o preenchimento do fármaco. Seleccione a linha pretendida com o rato. Página “Procedimentos”

Página “Complicações”

Marque os campos pretendidos e carregue no botão de validação

Pós-Procedimento / Pré-Alta

Página “Plano de acção” Página com o plano de acção idêntico ao existente nos outros procedimentos. Página “Complicações”

Página “Medicação”

Nesta página é apresentada a medicação prescrita pelo Médico na Alta do programa “Hemodinâmica”. Tem ainda um campo para observações da “Pré-Alta” e botão de fecho do formulário.

Fechar um Registo

Após ter fechado os formulários Pré-Procedimento, Intra-procedimento e Pré-Alta pode efectuar o fecho do documento.

Na página histórico seleccionar o botão “Fechar docum.”. É fechado o documento e o programa pergunta se quer imprimir a folha de Alta Enfermagem. Pode posteriormente imprimir esta Alta e os restantes formulários através do botão de impressão na página Histórico.

Abrir um Registo

Após o fecho um Registo de Enfermagem só poderá ser aberto por um

utilizador com privilégios para tal, através do botão .

Anular um Registo

Se é necessário que um registo fique desactivado, é possível anula-lo através do da opção “Anular documento” no menu “Ficheiro” (se as permissões do utilizador e o estado do documento o permitirem).

Apagar um Registo

É possível apagar um documento se estiverem satisfeitos alguns requisitos (ex. ser o último documento da série de numeração). Esta funcionalidade está na opção “Apagar documento” do menu “Ficheiro”.

Particularidades

A propriedade de um documento é atribuída aquando da sua criação ao utilizador que executou esta operação. As alterações efectuadas num documento só são registadas na base de dados se o operador for o proprietário do documento. Se um operador se posicionar num documento aberto que é propriedade de outro utilizador, aparece no cimo do formulário, a seguir ao nome do Utente, um botão com um sinal de perigo.

Se clicar nesse botão surge uma mensagem a explicar o procedimento necessário para poder alterar o documento. Em “Ficheiro/Desbloquear documento” pode desbloquear o documento passando a propriedade para o seu código de utilizador.

Exemplos dos formulários de impressão

Estatísticas

No formulário de entrada do programa existe o botão “Estatísticas” que dá acesso ao formulário com o mesmo nome.

Ao entrarmos o programa posiciona-se na página “Estatísticas disponíveis” onde seleccionamos as datas para o intervalo que pretendemos processar e o tipo de consulta pretendida. O botão “Processar resultado pretendido” dá início à criação da grelha com os resultados da consulta escolhida e abre a página “Resultados”.

Esta página está subdividida em duas páginas (“Quadro” e Gráfico). Na página “Quadro” podemos consultar os resultados, imprimi-los, exporta-los para um ficheiro ou, tendo o “MS Excel” instalado, abrir os resultados em formato “Excel” dentro desta página. Se o resultado for susceptível de apresentar graficamente, o gráfico será apresentado na página “Gráfico” com as possibilidades de imprimir e gravar num ficheiro.

Tabelas e configurações

Através do menu “Ficheiro” temos acesso a vários formulários que nos permitem actualizar diversas tabelas e efectuar configurações do programa. Seguidamente iremos descrever as funcionalidades de cada um desses itens.

Utilizadores

Formulário para criação e manutenção dos utilizadores do programa base.

Criar um utilizador

A criação é efectuada através do botão “Cria”. É solicitado o código identificativo do utilizador e a confirmação da sua criação. Seguidamente é necessário preencher os restantes campos e efectuar a gravação das alterações. Significado/função de alguns campos:

Chave de acesso: Preencher sempre para garantir que o acesso ao programa só é efectuado por quem está autorizado.

Imagem: Se carregar no botão esquerdo do rato sobre o espaço reservado para a imagem, é possível colocar uma imagem na ficha do utilizador. Esta imagem vai aparecer no formulário principal (canto superior esquerdo).

Activo: Indica se o utilizador está activo (a trabalhar) ou não. Em caso de falha do sistema (corte na corrente eléctrica, computador desligado com o programa aberto, etc.) a base de dados pode ficar com a indicação

que o utilizador está activo e tal não corresponder à realidade. Como não é permitido que o mesmo utilizador tenha aberta mais do que uma sessão do programa, não vai ser possível um operador na situação apresentada voltar a entrar, a não ser que um supervisor altere esta indicação carregando com o rato na indicação “S” de activo para lhe alterar o estado. Como é óbvio esta alteração só deve ser efectuada havendo a certeza de que a indicação de activo é incorrecta.

Bloqueado: Permite impedir o acesso de um utilizador ao programa sem ser necessário apagar a ficha.

Supervisor: Privilégios máximos.

Registo de impressão digital

No formulário de gestão dos utilizadores existe o botão “Impressão digital” que dá acesso ao menu onde é efectuado o registo da impressão digital do utilizador. Só os utilizadores com permissão de “Administrador” podem criar/alterar o “template” da impressão digital registado para um utilizador e, para segurança adicional, é necessário o utilizador autorizar através da sua chave. O utilizador pode neste formulário ensaiar o posicionamento do dedo, determinando qual a melhor colocação para o reconhecimento ser o mais possível aproximado da informação registada na base de dados.

Histórico

No menu “Listagens/Histórico” do formulário principal temos acesso ao formulário “Histórico”. No histórico são regista todas as operações como por exemplo entradas, saídas, criação de documentos, fechos, reaberturas, importações, etc. Temos como elementos de filtragem a data inicial, data final o operador pretendido ou todos os operadores.

Seguranças As seguranças são efectuadas de modo automático no Servidor (para disco amovível, DVD/RW, ou outro sistema de arquivo compatível). Deverá existir um disco para cada dia da semana. É necessário providenciar para que exista sempre alguém encarregue de substituir o disco de arquivo de acordo com o plano estabelecido.

Módulo Arquivo Destina-se ao arquivo de documentos diversos. Está completamente integrado na aplicação, podendo seleccionar-se os documentos para os quais está disponível.

È constituído pelas páginas “Digitalizações”, “Documentos” e “Gravação voz” Digitalizações Esta página é destinada ao arquivo de imagens directamente de um digitalizador (ex. scanner). As imagens digitalizadas aparecem em páginas que têm o título atribuído quando do seu registo. Também é possível recolher imagens directamente de um ficheiro, exportar e imprimir.

Documentos

Página que permite arquivar todo o tipo de documentos. Os documentos arquivados podem ser exportados ou abertos dentro do programa. O programa dá indicação ao sistema operativo para abrir o ficheiro seleccionado e efectua o controlo do processo. O limite do tamanho do ficheiro (que é sempre compactado antes de ser arquivado) está dependente dos limites da base de dados.

Gravação de voz

Página que permite arquivar gravações de som. Permite, por exemplo, a gravação de relatórios ditados pelo Médico. A gravação após activada fica activa até ao limite de tempo definido ou até ser parada através do botão “Terminar”. Durante a gravação o operador não está limitado a esta página, podendo utilizar o programa livremente em simultâneo com o decorrer da gravação. As gravações arquivadas podem ser exportadas ou abertas dentro do programa. O programa dá indicação ao sistema operativo para abrir o ficheiro seleccionado e efectua o controlo do processo. O limite do tamanho da gravação (que é sempre compactado antes de ser arquivado) está dependente dos limites da base de dados.

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