LAYOUT

ESTUDO DE LAYOUTO arranjo físico deve ser estabelecido a partir do estudo planejado do sistema

de informações relacionado com a distribuição de móveis, equipamentos e pessoas pelo espaço disponível, da forma mais racional possível. O arranjo físico influi na motivação, gerando maior ou menor eficiência no trabalho.

Nos estudos de layout, as necessidades psicológicas devem ser estudadas tanto quanto as necessidades físicas. As pessoas necessitam de ambiente em que possam desenvolver suas habilidades e uma razoável medida de segurança social.

INDICADORES DE PROBLEMAS NO LAYOUTa) Demora excessiva: A análise de processos pode demonstrar deficiências da distribuição espacial. O gerente deve perceber, na demora, um indicador de que algo no ambiente precisa ser modificado. Podem ser postos de trabalho, ou deslocamentos de unidades inteiras, ou arquivos. Enfim, a demora acima de expectativas pode propiciar um indicador de falhas no uso do espaço físico;b) Fluxo confuso do trabalho: Às vezes, o fluxo indevido não causa somente demora no andamento burocrático, porém decisões errôneas, consultas desnecessárias a pessoas, só pelo fato de estarem próximas, além de demora excessiva em fluxos secundários. O fluxo confuso de trabalho pode ser de origem espacial e pode, também, estar afetando o trabalho de outras unidades da organização;

c) Excessiva acumulação: A má distribuição espacial pode gerar acúmulo de pessoas e documentos. As unidades crescem e fica difícil aumentar o espaço físico, pois esta decisão - aumentar o espaço físico - não depende da unidade que cresceu e. em muitas oportunidades, nem mesmo da própria organização. A função do gerente, nesse caso, é extremamente difícil e de resultados finais positivos pouco alcançáveis;d) Má projeção de locais de trabalho: Essa é uma deficiência ligada especificamente ao layout projetado para os postos ou locais de trabalho. Decorre, na maioria das vezes, do fato de a projeçâo ter sido elaborada por pessoal não qualificado, ou, então, ter sido elaborada segundo a vontade de cada grupo de pessoas destinadas a determinado espaço; ee) Perda de tempo no deslocamento de uma unidade a outra: Os desejos pessoais terminam por criar enormes prejuízos á organização, pois o posicionamento errado pode causar um grande lapso de tempo decorrido entre unidades da organização. A elaboração e análise de processos, embora não específicas para aproveitamento espacial, podem detectar esse tipo de deficiência.

OBJETIVOSa) Obter um fluxo eficiente de comunicações administrativas dentro da organizaçãob) Obter um fluxo de trabalho existentec) Facilitar a supervisãod) Reduzir a fadiga do empregado no desempenho de sua tarefa (isolar ruídos, reduzir

espaços desnecessários etc.);e) Impressionar favoravelmente clientes e visitantes; ef) Aumentar a flexibilidade para as variações necessárias.

COLETA DE INFORMAÇÕES• Detalhes do trabalho executado em cada unidade;• Quantidade de pessoal empregado;• Necessidade de comunicações entre as pessoas incluídas no campo da análise;• Necessidade de arquivamento e armazenagem;• Isolamento auditivo e visual;• Compartimentação (isolamento físico);• Intensidade de iluminação;• Portas e janelas;

• Status obtido pela localização de mesas e cadeiras; e

• Quantidade e tipos de máquinas e equipamentos.

ESTRATÉGIA PARA O ESTUDO DE LAYOUT1. Calcular a área necessária ou existente: Deve-se evitar os estudos de layout

baseados no olhar. Ex: "eu acho que", "não vai dar para colocar a mesa aqui”, e assim por diante;

2. Fazer a planta baixa: Elaborar a planta de situação real da área em análise. As plantas das salas de trabalho são facilmente encontradas nos arquivos relativos à construção ou compra do imóvel. O trabalho, então, é o de elaborar a planta com os arquivos, mesas, cadeiras, enfim, tudo o que dá vida aquele espaço.

3. Verificar o fluxo de pessoas e papéis: Identificar os fluxos principais e secundários e o trânsito de pessoas e documentos (formulários, correspondência etc.);

4. Determinar a quantidade e natureza dos móveis e equipamentos: Questionar sobre a utilização de móveis e equipamentos, já que as propostas de mudança deverão estar acompanhadas de informações ou de propostas de fornecedores que comprovem o conhecimento desses equipamentos. Naturalmente, essa especificação terá sua utilidade na proposição de troca do mobiário e de equipamentos;

5. Determinar a extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas:Essa fase depende apenas de uma rápida visualização na planta no próprio local onde está sendo realizado o estudo.

6. Preparar e dispor as miniaturas de móveis e equipamentos.7. Apresentar as alternativas do novo layout: O novo arranjo físico deverá.

necessariamente, ser discutido pelo maior número de pessoas envolvidas no estudo. A função do gerente da área é apontar opções, procurando explicar e tridimensionar seu trabalho; e

8. Implantar e acompanhar: E interessante apontar algumas especificações peculiares ao estudo do arranjo físico, como, por exemplo:

• O transtorno causado em função de mudanças físicas (pessoas, máquinas, arquivos);

• Adaptação do pessoal ao novo espaço;• Adaptação do corpo social (novas relações em virtude de novo posicionamento) no

espaço modificado; e• observação dos novos fluxos (principal e secundários) e das repercussões na

distribuição do trabalho, acertado em função das modificações ditadas pelo estudo.

LAYOUT EM CORREDOR LAYOUT EM ESPAÇO ABERTO

LAYOUT PANORÂMICO

DISTRIBUIÇÃO FÍSICA EM “C”

DISTRIBUIÇÃO FÍSICA EM CANTO

DISTRIBUIÇÃO FÍSICA ENVOLVENTE

EMPOWERMENT

EMPOWERMENT

Empowerment significa o fortalecimento ou a criação do poder decisório dos indivíduos da empresa. Aderindo ao empowerment, uma organização compreende que está em seus indivíduos o principal elemento gerador de competitividade.

OBJETIVO• Pretende conceder, aos funcionários maiores oportunidades de participarem do

processo de escolha dos caminhos a serem trilhados na eterna busca pela sobrevivência.

• Responsabilizando seu pessoal, demonstra que acredita e confia na capacidade daqueles que trabalham para ela, a empresa ganha em todos os sentidos, pois empregados dotados de empowerment são empregados mais atentos, comprometidos com as tarefas que desempenham, motivados, criativos, imbuídos do espírito de cooperação, de compartilhamento, de missão, de comunhão de objetivos e interesses.

• Esses indivíduos darão tudo de si à empresa, porque farão das metas organizacionais suas próprias metas.

POSICIONAMENTOS EMPRESARIAIS1. CUMPRIMENTO DE ORDENSEssa postura é determinada por dois fatores que conduzem a questão da gestão de pessoas:a) certeza de que somente a empresa está certa.b) a empresa conhece melhor do que ninguém o que o cliente deseja.

2. USO DO PRÓPRIO DISCERNIMENTOA postura organizacional defendida pelo empowerment constitui fatores associados à gestão de recursos humanos:a) Melhor forma de se realizar a missão - Indivíduos que detêm empowerment avaliam as situações vividas pela organização, confrontando-as com seus conhecimentos e experiências, na busca pelas melhores oportunidades e caminhos para a realização da missão da empresa;b) Melhor informação - Quando se responsabilizam indivíduos e promove-se a abertura à comunicação dentro da empresa, o nível de qualidade das informações circulantes aumenta sensivelmente. As pessoas, por conseguinte, trabalham com maior interaçâo e conseguem atingir melhor os objetivos organizacionais; ec) O que a empresa espera de seus indivíduos - As empresas querem pessoas dedicadas e realmente comprometidas com suas metas. Desse modo, as empresas querem possuir indivíduos que contribuam.

REQUISITOS NO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE EMPOWERMENT

1. Competência e experiência - Se uma empresa quer indivíduos responsáveis por suas ações e decisões e comprometidos com seus objetivos, deve estar atenta para o fato de que apenas indivíduos competentes, habilidosos, bem como experientes. fornecem contribuições valiosas;2. Informações necessárias - Não é concebível implementar a ferramenta em ambientes em que a circulação da informação de qualidade seja restrita a alguns níveis da empresa. Empowerment é a responsabilização de indivíduos, de sorte que a empresa possa aproveitar melhor o potencial dos mesmos.3. Recompensa adequada - A empresa que busca o comprometimento de seus indivíduos na conquista de suas metas precisa reconhecer os esforços de seus funcionários. Caso contrário, haverá frustração e desânimo. Afinal, é uma característica humana o desejo de ser parabenizado por uma atitude ou sugestão significativa.4. Conhecimento da missão - Indivíduos com empowerment precisam saber do que trata a missão organizacional. Para que eles alcancem as metas da empresa, é necessário que saibam onde, como, quando e por que suas decisões e ações podem impactar positivamente a realidade organizacional; e5. Tolerância a erros - A empresa que implementa o empowerment precisa tolerar erros, pois se a empresa espera que seus funcionários contribuam, deve estar predisposta a aceitar algumas falhas. Caso contrário, se punir feroz e exemplarmente aqueles que participam do processo de crescimento organizacional. incutirá o medo.

ETAPAS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DO EMPOWERMENTPasso l - Tolerância a erros• Se a empresa repreender seus funcionários, quando eles falharem na busca pela

excelência organizacional, a reação normal será a recusa em aceitar a responsabilização. Existe um limite entre o erro aceitável e o inadmissível. Exemplos de ocasiões nas quais a falha pode ser permitida pela organização:

a) Quando o erro não faz parte de um padrão - Quando é cometido pela primeira vez. Nada mais normal do que errar ao trilhar um caminho nunca antes percorrido. Funcionários com empowerment vêem-se ás voltas, muito comumente. com situações inéditas sobre as quais nunca tiveram poder decisório.

b) Quando se aprende com o erro - O importante ao falhar, em situações inéditas, é aprender com os erros, de sorte que a experiência enriqueça a capacidade de análise das pessoas em futuras decisões;

c) Quando ocorre na busca dás metas - A organização possui metas e espera que seus funcionários dotados de empowennent as alcancem. Contudo, eles nem sempre acertarão durante o processo. É absolutamente humano que se erre enquanto se tenta;

d) Quando o erro estiver dentro do escopo de autoridade - A empresa delega responsabilidades a seus funcionários e espera que eles ajam. Entretanto, inúmeras podem ser as ordens desconexas em relação aos objetivos empresariais, não por incompetência ou maldade, mas simplesmente por erro. Quando uma pessoa tem poder para agir, também tem para errar.

e) Quando o erro não contraria leis e princípios organizacionais - Quando a pessoa erra perseguindo metas, sem afrontar os valores que regem a empresa, a falha é permissível.

Passo 2 - Desenvolver confiançaEmpowerment, antes de tudo é uma questão de confiança. Os funcionários, normalmente, desejam contribuir e participar das escolhas organizacionais. Quando uma empresa aplica métodos rígidos de controle em seus funcionários, induz os mesmos á certeza de que não são merecedores de crédito, o que em nada favorece qualquer projeto de crescimento organizacional. Existem três níveis de confiança que uma empresa pode estabelecer em seu relacionamento com seus funcionários:

a) Nível 1 (previsibilidade) - Traz algum conforto para as pessoas no ambiente de trabalho, mas somente significa que a empresa age de forma consistente com seus próprios interesses. O funcionário, em muitas ocasiões, não compartilha ou concorda com tais interesses; contudo, pode prever que situações ocorrerão, o que garante alguma margem de estabilidade;

b) Nível 2 (confiabilidade) - A empresa que faz e cumpre suas promessas. Por conseguinte, seus funcionários acreditam que ela é confiável, o que é melhor que ser previsível;

c) Nível 3 (mutualidade) - Esse é o grau mais intenso de confiança que pode caracterizar o relacionamento empresa/funcionário. Implica convergência de interesses, cumplicidade, compromisso. Estabelece uma relação na qual as partes envolvidas importam-se umas com as outras.

Passo 3 - VisãoTodo projeto de empowerment, para gerar efeitos positivos, precisa estar alicerçado sobre uma visão. A técnica busca a melhoria dos resultados organizacionais, e para tanto estabelece que os objetivos da empresa precisam ser compartilhados pelos funcionários. A visão é o que inspira os objetivos organizacionais traçados. Visão é algo que alinha, motiva, une. compele todos à mesma direçâo. Assim, nada mais razoável do que o empowennent pautar-se por uma visão.

Passo 4 - Fixação de metasMetas devem ser estabelecidas, pois concentram os objetivos idealizados rumo à missão. Metas bem definidas para projeto de empowerment são guiadas pelos seguintes fatores:• clientes;• funcionários;• investidores; e• comunidade.As metas precisam expressar os valores da empresa, ser de fácil compreensão, amplas o bastante para apoiarem o projeto de implementação de empowerment; limitadas o suficiente a fim de possibilitarem a avaliação de resultados, incluírem uma dimensão temporal, serem alcançáveis, ou seja, não serem impossíveis de se realizar, e, finalmente, serem alinhadas com outras atividades da empresa.

Passo 5 - AvaliaçãoO feedback, oriundo da avaliação, corrige eventuais erros, mantendo os esforços no caminho correto. A avaliação relativa a um projeto de empowerment deve incluir:

• Avaliações financeiras - Que digam respeito a aspectos de lucros, vendas, investimentos e gastos;

• Avaliações voltadas para o mercado - Referentes ao índice de satisfação dos clientes internos e externos à organização;

• Avaliações operacionais - As relativas à produtividade, eficiência organizacional. qualidade de produção, cronogramas e orçamentos;

• Avaliações organizacionais - As que digam respeito à estrutura, ao desempenho e aos valores de trabalho.

Passo 6 - MotivaçãoEmpowerment é motivação e motivação é Empowerment, já que apenas funcionários motivados são capazes de se comprometer com a missão organizacional. A motivação passa pelo reconhecimento do trabalho do funcionário, este é um dos fatores que potencializam a motivação e pode ser feito de muitas maneiras:

• Estabelecimento de bons salários;• Tratar os funcionários com justiça, ou seja, dispensar aos mesmos um tratamento adequado;

• Oferecer oportunidades de crescimento profissional;• Oferecer atribuições interessantes que promovam o aprendizado no emprego;• Não esquecer de fornecer a já citada segurança no emprego; e• Promover a sensação de realização entre os funcionários, isto é, demonstrar o quanto o esforço de cada um foi determinante para o sucesso organizacional.