PREFEITURA DE JUIZ DE FORA

SECRETARIA DA FAZENDA SUBSECRETARIA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

DEPARTAMENTO DE NORMAS TÉCNICAS

Manual de

Execução de Despesa

2ª Edição

Juiz de Fora 2012

APRESENTAÇÃO

A Subsecretaria do Sistema do Controle Interno da Secretaria da Fazenda tem como objetivo principal proporcionar economicidade, eficiência,

eficácia, efetividade e equidade à Gestão Governamental, avaliando o cumprimento de metas, analisando a legalidade e legitimidade dos atos, e

pautando suas ações na prevenção e fiscalização dos atos e fatos administrativos, amparando-se sempre na ética e transparência com o

objetivo de garantir a otimização dos gastos públicos.

Mais especificamente, compete, ainda, a esta Subsecretaria, orientar e auxiliar os órgãos da Administração Pública na execução de despesas

financeiras, bem como disponibilizar elementos suficientes para que o

processo se desenvolva corretamente, sempre em conformidade com os princípios administrativos constitucionais.

Constituem fases do processo de execução de despesa, o empenhamento,

a liquidação e o posterior pagamento da mesma. Os procedimentos aqui definidos, com base nas Leis nos 4.320, de 17 de março de 1964, 8.666,

de 21 de junho de 1993, além da Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000, alcançam os órgãos da administração direta, as entidades

autárquicas e fundacionais, devendo ser observados pelos servidores que atuam na execução orçamentária, financeira, administrativa e patrimonial.

Neste sentido, a Subsecretaria do Sistema de Controle Interno da

Secretaria da Fazenda, ciente de sua elevada missão institucional de zelar pelo devido uso dos recursos públicos, objetiva, através do presente

manual, sistematizar passo a passo e elucidar os mecanismos necessários

para efetuar o processo da execução de despesas, definindo o rigor técnico com que deve ser tratado pelos agentes públicos incumbidos de

lhe dar andamento.

Maria Helena Leal Castro

Secretária da Fazenda

Marlene de Paula Bassoli

Subsecretaria do Sistema de Controle Interno

Douglas Alves Souza Departamento de Normas Técnicas

Instrução Normativa nº 24, de 10 de

dezembro de 2010

Aprova o Manual de Execução de Despesa a ser utilizado pela Administração Direta,

Autarquias e Fundações.

A SUBSECRETARIA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DA SECRETARIA DA FAZENDA, no uso de suas atribuições que lhe

conferem o Decreto nº 7.253, de 04 de fevereiro de 2002; e considerando os dispositivos contidos nas Leis nos 8.666, de 21 de junho de 1993,

4.320, de 17 de março de 1964, Lei Complementar nº 101, de 04 de maio

de 2000, e demais legislações pertinentes, todas dispondo sobre o procedimento a ser utilizado para execução de despesas no âmbito da

administração direta e indireta, estabelece as seguintes instruções:

1 – Aprovar o Manual de Execução de Despesa a ser utilizado pela Administração Direta, pelas Autarquias e Fundações, e disponibilizá-lo no

endereço eletrônico www.pjf.mg.gov.br/sf/subcontrole/info_tecnicas/legislação.php

2 – Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

3 – Registre-se, publique-se por afixação e cumpra-se.

4 – Revogam-se as Instruções Normativas nos 06, de 28 de Abril de 2004,

09, de 19 de Junho de 2006, e 14, de 19 de Março de 2009.

Juiz de Fora, 10 de dezembro de 2010

MARIA HELENA LEAL CASTRO

Secretária da Fazenda

MARLENE DE PAULA BASSOLI Subsecretaria do Sistema de Controle Interno

DOUGLAS ALVES SOUZA Departamento de Normas Técnicas

Sumário

I- Conceitos e Abrangências.................................................... 1 Introdução................................................................................. 1

Conceitos.................................................................................. 1

II- Empenho............................................................................ 3 Empenho Ordinário..................................................................... 3

Empenho Global......................................................................... 3 Empenho Estimativa................................................................... 4

Emissão da Nota de Empenho...................................................... 5 Especificação de Despesa na Nota de Empenho............................... 6

Descrição dos Serviços Contratados ou Bens Adquiridos................... 6 Alterações Contratuais................................................................. 7

Rescisão............................................................................. 7

Alteração do Valor Contratual................................................. 7 Prorrogação......................................................................... 9

Repactuação........................................................................ 10 Reajuste............................................................................. 11

III – Liquidação....................................................................... 12

Obrigações a cumprir.................................................................. 12 Requisitos.................................................................................. 12

Procedimentos........................................................................... 14 Nota Fiscal Eletrônica.................................................................. 14

Liquidação de Empenhos............................................................. 15 Liquidação de Empenho Ordinário........................................... 15

Liquidação de Empenho Global............................................... 15 Liquidação de Empenho Estimativa......................................... 16

Solicitação de Liquidação............................................................. 16

Emissão da Nota de Lançamento................................................... 17

IV – Pagamento....................................................................... 19 Procedimentos........................................................................... 19

Datas de Pagamento................................................................... 19 Atribuições Referentes ao Departamento de Gestão

Financeira/SSF/SF.......................................................................

20 Guarda de Documentos e Informações sobre Pagamentos................ 21

V – Eventos.............................................................................. 22

Procedimentos........................................................................... 23

VI – Anexos............................................................................. 24 Anexo 1 - Termo de Apostilamento

Anexo 2 - Documentos Relativos ao Pagamento

Anexo 3 – Tabela de Eventos

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I - CONCEITOS E ABRANGÊNCIAS

Introdução

As despesas públicas decorrentes da execução de obras e serviços e a aquisição de bens, quando contratadas com terceiros, serão

necessariamente precedidas de licitação, exceto os casos expressamente definidos na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

Além do processo licitatório, as despesas somente poderão ocorrer quando

houver previsão de recursos orçamentários e financeiros que assegurem o pagamento das obrigações a serem realizadas no exercício financeiro em

curso.

A despesa pública, na sua execução, possui os seguintes estágios a serem cumpridos:

I – Empenho;

II – Liquidação; e

III – Pagamento.

Conceitos

I - Despesa Pública: todos os gastos fixados na lei orçamentária ou em leis específicas e destinados à execução de obras, serviços e aquisição de

bens, com a finalidade de realizar os objetivos da Administração Pública.

II - Contrato: todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades

para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas.

III - Empenho: ato emanado de autoridade competente que cria para a Administração Pública obrigação de pagamento, condicionada ao

implemento de condição pelo fornecedor/prestador de serviços. Representa a garantia de que foi feita a necessária reserva orçamentária

para fazer face à despesa que está sendo contratada, importando tal ato na dedução do valor da despesa a ser executada da respectiva dotação

orçamentária.

IV - Nota de Empenho - NE: é o documento que se extrai do ato de

realização do empenho, constituindo-se em garantia de pagamento que se dá ao fornecedor, prestador de serviços, etc.

V - Liquidação: consiste na realização da despesa através da verificação

do empenho emitido e do documento fiscal do fornecedor/prestador de

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serviços. É a comprovação de que o credor cumpriu todas as obrigações

estabelecidas contratualmente ou através do empenho, quando este vier a

substituir o contrato.

VI - Nota de Liquidação – LI: registro da arrecadação/liquidação de despesas/diversos lançamentos.

VII – Unidade Gestora – UG: unidade orçamentária ou administrativa que

realiza atos de gestão orçamentária, financeira e/ou patrimonial.

VIII – SIAFEM: Sistema de Administração Financeira para Estados e Municípios utilizado pelo Município no processo de execução de despesa.

IX – Evento: registro de entrada no SIAFEM para transformar os atos e

fatos administrativos em registros contábeis.

X – Fontes de Recursos: constituem-se de agrupamentos de naturezas de

receitas e servem para indicar a origem ou a procedência dos recursos que devem ser gastos com uma determinada finalidade.

XI – Cota Financeira: a programação financeira é baseada na distribuição

de cotas, que limitam o montante a ser empenhado, adequando os gastos ao ingresso das receitas.

XII – Dotação Orçamentária: constitui-se no detalhamento da despesa

incluída no orçamento público, sob a forma de item do programa de trabalho de um segmento da administração direta ou indireta (unidade

orçamentária). Desta forma, o orçamento consigna dotações específicas para a realização de seu conjunto de projetos e/ou atividades, que

identificam as ações a serem realizadas pelas unidades orçamentárias.

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II- Empenho

O empenho deve ser efetuado após a conclusão do processo licitatório e

antes da lavratura e assinatura do contrato, antecedendo sempre à realização de qualquer despesa e não pode exceder o limite dos créditos

disponibilizados na respectiva dotação orçamentária prevista na Lei

Orçamentária Anual – LOA para o exercício em curso, bem como ser compatível com o Plano Plurianual – PPA e a Lei de Diretrizes

Orçamentárias – LDO.

Uma vez efetuado o empenho, surge a obrigação do pagamento, desde que o credor atenda a todas as obrigações a serem cumpridas, no que se

refere ao fornecimento de bens e serviços, para credenciá-lo como recebedor no momento da liquidação.

O empenho prévio deve, também, ser efetuado por ocasião de alterações

contratuais referentes a:

a) prorrogação de prazos;

b) aumento de quantitativos;

c) reajuste de valores.

Empenho Ordinário

O empenho ordinário somente poderá ser realizado para a despesa:

a) cujo valor seja considerado líquido e certo para o credor;

b) cujo valor seja previamente conhecido; e

c) cujo pagamento deva ocorrer de uma só vez.

O empenho ordinário poderá ser realizado, por exemplo, na aquisição de uma quantidade determinada de peças para veículos, onde o valor unitário

e o valor total são conhecidos, e o pagamento ocorrerá de uma só vez.

Empenho Global

O empenho global somente será realizado para atender às despesas cujo

pagamento ocorrerá parceladamente e, geralmente, em cada mês do exercício financeiro em curso, sendo o montante a ser pago

previamente conhecido.

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São exemplos de gastos que se utilizam do empenho global:

compra de materiais com entregas e correspondentes pagamentos de forma parcelada;

aluguel de máquinas, equipamentos e imóveis, cujo valor a ser pago,

mensalmente, seja conhecido, bem como o valor total, objeto do

contrato;

serviços de limpeza e conservação, cujo valor do pagamento mensal seja conhecido, bem como o valor total do contrato.

O empenho estimativa destina-se a atender a despesa de valor não

quantificável durante o exercício, ou seja, quando não se pode determinar previamente o montante exato a ser pago.

Para estimar os valores das despesas a serem realizadas, deve-se

proceder a um estudo de previsão que permita a maior proximidade possível da realidade.

São exemplos de despesas empenháveis por estimativa:

combustíveis;

energia elétrica;

telefone;

água;

adiantamentos, etc.

No caso de despesas empenhadas na modalidade estimativa, seu valor

exato somente será conhecido no final de sua execução, podendo ocorrer os seguintes casos:

a) se a estimativa for menor que o valor da despesa a ser realizada,

caberá efetuar empenho complementar (reforço de empenho) no valor estimado correspondente à diferença apurada;

b) se a estimativa empenhada for maior que o valor da despesa

realizada, caberá anulação da parte referente à diferença apurada, revertendo esta à dotação por onde correu a despesa.

O empenho complementar sempre será efetuado previamente à

Empenho Estimativa

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realização da despesa.

Emissão da Nota de Empenho

O empenho será processado mediante emissão de documento denominado “Nota de Empenho”, que deverá conter as seguintes

informações:

a) identificação do credor, onde deverá constar seu nome, endereço e CPF/CNPJ;

b) especificação da despesa (Plano Interno, Fonte de Recurso,

Natureza de Despesa, Licitação, Modalidade, Referência Legal, Número do Processo);

c) local de entrega dos materiais adquiridos ou da prestação dos

serviços contratados;

d) valor da despesa, em algarismos e por extenso;

e) cronograma de desembolso;

f) descrição dos materiais adquiridos ou dos serviços contratados;

g) declaração de que a importância empenhada foi abatida do saldo

da dotação através da qual se fez o empenho.

A Nota de Empenho deverá ser impressa em 3 (três) vias, sendo:

a) 1 (uma) via, assinada, para o respectivo processo administrativo;

b) 1 (uma) via, assinada e em ordem cronológica, para o

Departamento de Contadoria da Subsecretaria de Finanças da Secretaria da Fazenda – DC/SSF/SF, ou setor contábil

correspondente, tendo em vista a elaboração de aquivo específico para o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais - TCEMG;

c) 1 (uma) via para o fornecedor do bem ou serviço.

Credor: será a identificação da empresa que irá fornecer o bem ou

serviço.

No caso da empresa possuir várias sedes, matriz e filial(ais), no final do processo licitatório será(ão) definida(s) aquela(s) sede(s) que irá(ão)

forcecer o bem ou serviço. A definição deverá ocorrer antes da assinatura do contrato ou da emissão da nota de empenho, que possa vir a substituí-

lo.

O empenho será realizado, obrigatoriamente, no CNPJ da empresa

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matriz, quando as filiais forem fornecer bens ou serviços, devendo, ainda,

nestes casos, constar do instrumento contratual o CNPJ matriz da

empresa e as respectivas filiais que irão executar o contrato.

Quando uma empresa filial, única e exclusivamente, fornecer bem ou serviço, o empenho poderá ser realizado no CNPJ desta empresa.

Contrato: Constarão no instrumento contratual os CNPJ da empresa

matriz e das respectivas filiais que forem fornecer bens ou serviços para a Administração Pública. Caso haja alteração da sede fornecedora constante

do contrato, será efetuado “Termo de Apostilamento”, conforme modelo – Anexo 1, que integra este manual.

Especificação de Despesa na Nota de Empenho

A especificação da despesa constante na “Nota de Empenho” será

atendida mediante a discriminação completa, utilizando-se as seguintes

classificações:

a) Unidade Orçamentária (institucional);

b) Programa de Trabalho (funcional-programática);

c) Natureza da Despesa (econômica).

A informação relativa à descrição dos materiais adquiridos ou dos serviços prestados deverá corresponder à exata discriminação dos mesmos, com a

finalidade de não haver divergência entre a informação contida na Nota Fiscal ou Fatura, emitida pelo contratado, no empenho e no termo

contratual.

Na “Nota de Empenho”, especificamente no campo “descrição”, deverá

constar, ainda:

√ marca do produto que está sendo adquirido, quando for o caso;

√ data da autorização da despesa pelo respectivo ordenador;

√ número da folha do processo onde se encontra a autorização da despesa.

Descrição dos Serviços Contratados ou Bens Adquiridos

Deverá ser especificado, adequadamente, o objeto do contrato, evitando

utilizar siglas ou abreviaturas que dificultem o entendimento, bem como repetir informações constantes em outros campos, como: credor,

CNPJ/CPF, nº do processo, etc. A descrição do objeto irá variar em função

de cada caso.

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Exemplos de Descrição:

materiais destinados à reforma, ampliação ou construção de imóvel:

especificar os tipos de alterações que irão ocorrer, identificar o local e descrever sua utilização atual.

Ex: construção de um banheiro na Escola Municipal Cora Coralina, situada à Rua A, nº 100, Bairro Centro.

Materiais destinados à manutenção de imóvel: identificar local e descrever sua utilização atual.

Ex: substituição de azulejo em um banheiro na Escola Municipal Coralina, situada à Rua A, nº 100, Bairro Centro.

Alterações Contratuais

Rescisão

Quando se tratar de rescisões contratuais, deverá ser providenciada a

anulação do saldo de empenho existente para que o recurso, antes reservado a esta despesa, retorne à dotação orçamentária de origem e

seja disponibilizado para outros gastos.

A anulação do saldo do empenho será formalizada através da emissão de Nota de Cancelamento de Empenho própria, emitida através do Sistema

SIAFEM.

Alteração do Valor Contratual

A alteração do valor contratual, em razão de acréscimo ou supressão do valor global inicial, ocorrerá quando houver modificação do projeto ou das

suas especificações para melhor adequação aos objetivos do contrato, além da conveniência de alteração dos quantitativos para mais ou para

menos, nos casos em que o preço for vantajoso para o Município ou para diminuição de gastos públicos.

A mudança do valor global inicial do contrato decorrente de

acréscimos ou supressões implicará na alteração das despesas empenhadas.

O novo valor global será apurado através da “Planilha de Custos e Formação de Preços”, que integra o contrato vigente, mediante

multiplicação dos novos quantitativos estabelecidos pelos valores unitários originalmente contratados, os quais serão mantidos sem qualquer

alteração.

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Supressões:

As supressões a serem efetuadas no valor global do contrato em vigência serão permitidas somente nas seguintes hipóteses:

a) quando o preço pactuado no contrato original não for vantajoso

para o Município, visando a diminuição dos gastos públicos;

b) até o limite de 25% para obras, serviços e compras.

Entretanto, se houver acordo entre as partes, as supressões poderão ocorrer acima de 25%.

As supressões serão efetuadas através da emissão da NOTA DE

CANCELAMENTO DE EMPENHO, com a anulação do exato valor a ser cancelado.

Os valores anulados serão revertidos, automaticamente, através do sistema SIAFEM, para a respectiva dotação, cujo valor ficará disponível

para fazer face a outros gastos.

Acréscimos:

Os acréscimos a serem efetuados no valor global inicial do contrato em vigência serão permitidos, somente, nas seguintes hipóteses:

a) quando o preço pactuado no contrato original for vantajoso para o

Município;

b) até o limite de 25% para obras, serviços e compras;

c) até o limite de 50% no caso particular de reforma de edifício ou de

equipamento.

Os acréscimos serão efetuados após a verificação da disponibilidade orçamentária e financeira para fazer face à

respectiva despesa e através de empenho/reforço de empenho no valor correspondente à despesa a ser acrescida.

Cálculo das supressões e dos acréscimos:

Para verificação do percentual de alteração do valor global inicial do

contrato, decorrente das supressões ou dos acréscimos dos quantitativos efetuados, serão utilizados os seguintes cálculos:

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Exemplo

Supressão Acréscimo

Valor global inicial: 1.000 Novo valor global: 800

(planilha de custos e formação de preços)

800 ÷ 1000 = 0,8 1 – 0,8 = 0,2

0,2 × 100 = 20%

Valor global inicial: 850 Novo valor global: 1000

(planilha de custos e formação de preços)

1000 ÷ 850 = 1,17 1,17 - 1 = 0,17

0,17 × 100 = 17%

É vedada a supressão ou o acréscimo realizada(o) diretamente pelo valor

contratual, ou seja, aplicando-se 25% sobre o valor global inicial do contrato.

No exemplo de supressão contratual, se fosse realizado o cálculo

aplicando a supressão de 25% diretamento sobre o valor global inicial, o valor encontrado seria equivalente a R$ 750,00, ou seja, abaixo do valor

encontrado utilizando-se a planillha de custos e formação de preços.

No exemplo de acréscimo contratual, se fosse realizado o cálculo aplicando o acréscimo de 25% diretamente sobre o valor global inicial, o

valor encontrado seria equivalente a R$ 1.062,50, ou seja, superior ao valor encontrado utilizando-se a planilha de custos e formação de preços.

Prorrogação

A Prorrogação visa ampliar o prazo de execução da despesa inicialmente

previsto, podendo ser objeto da referida prorrogação:

a) os projetos cujos produtos estejam contemplados no Plano Plurianual;

b) a prestação de serviços a serem executados de forma contínua,

podendo ocorrer por iguais e sucessivos períodos, com vistas à

obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração, limitada a 60 (sessenta) meses;

c) o aluguel de equipamentos e a utilização de programas de

informática, podendo a duração estender-se pelo prazo de 48 (quarenta e oito) meses.

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Serviços contínuos: São aqueles de necessidade permanente da

administração, cuja paralisação afeta a normal prestação dos serviços públicos essenciais ou ocasiona prejuízos à administração.

Exs: Serviços de limpeza e conservação, manutenção, vigilância,

segurança, transporte de valores, cargas ou passageiros, etc..

A constatação de preços e condições mais vantajosas para a administração será efetuada através de:

a) pesquisa de mercado que comprove que o preço ofertado pelo

contratado é compatível com o preço de mercado;

b) análise das condições da prestação do serviço, devendo ser feita pesquisa junto aos usuários para avaliar a qualidade do serviço

prestado e a viabilidade de sua prorrogação;

c) análise das condições de pagamento estabelecidas entre o

contratado e a administração, devendo a mesma ser comparada com as condições oferecidas no mercado, quando será levado em

consideração:

prazo; nº de parcelas;

juros; atualizações;

descontos.

Prazo de prorrogação: As prorrogações serão efetuadas, impreterivelmente, dentro do prazo de vigência dos contratos.

A prorrogação ensejará:

a) a existência de dotação orçamentária e de cota financeira correspondente;

b) no empenho do valor correspondente à despesa gerada, o qual

será efetuado antes do término de vigência do contrato sendo, preferencialmente, antes da assinatura do termo aditivo ou,

obrigatoriamente, antes do inicio de sua execução.

Repactuação

A repactuação é uma modalidade de alteração contratual, aplicável aos contratos de serviços contínuos, que não se vincula a um índice específico

de correção, mas à variação dos custos do contrato.

Para repactuação de preços deve ser apresentada demonstração analítica

da variação dos componentes de custos do contrato, devidamente justificada:

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pela empresa contratada, tendo em vista a solicitação de

acréscimo contratual; ou

pelo Município, tendo em vista a solicitação de supressão contratual.

Reajuste

O reajuste tem lugar quando ocorrem previsíveis elevações nos valores

dos bens, serviços ou salários. Nesta hipótese, os fatos são previsíveis, devendo o reajuste estar vinculado a índice previamente definido no

contrato. No caso do Município, o índice utilizado é o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo – IPCA, calculado e divulgado pelo Instituto

Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE.

O reajuste contratual será efetuado mediante realização de empenho, no valor correspondente à despesa gerada, devendo ser observada a

existência de reserva orçamentária e cota financeira para fazer face à despesa.

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III - Liquidação

É o ato de credenciar o fornecedor como recebedor da quantia constante

da Nota Fiscal - NF, Fatura ou Recibo de Prestação de Serviço - RPS, tendo como condição o cumprimento integral do objeto do contrato celebrado

com o Município, ou seja, com a entrega do bem ou prestação do serviço.

Obrigações a Cumprir

No momento da liquidação é que se verifica se o fornecedor cumpriu suas

obrigações, descritas no respectivo empenho/contrato, de forma a credenciá-lo como recebedor.

Exemplo de obrigações a serem cumpridas:

Fornecimento de material: Os produtos devem ser entregues nas quantidades corretas, com as especificações adequadas e nas datas

desejadas, além de demais exigências previstas no empenho/contrato.

Prestação de serviço: Os objetivos da contratação do serviço devem ser atingidos, além dos critérios estabelecidos como: prazo, forma de

prestação do serviço, pessoal utilizado, e demais exigências previstas no empenho/contrato.

Requisitos

No momento da liquidação deverão ser identificadas:

a) a origem do objeto que se deve pagar;

b) a importância exata a ser paga;

c) a quem se deve pagar a importância para extinguir a obrigação.

Identificação da origem e do objeto a ser pago:

Consiste na verificação objetiva do cumprimento contratual, ou seja, através da verificação, “in loco,” pela Administração Pública, da obrigação

executada pelo contratado, como, por exemplo:

• se a obra foi construída de acordo com as especificações do contrato;

• se o material foi entregue (ou o serviço foi executado) dentro das especificações contratadas.

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Identificação do credor e da importância a ser paga:

Para se proceder a esta correta identificação, deverão ser observados o contrato, acordo, ajuste ou instrumento congênere, a Nota de Empenho e

o comprovante de despesa (NF, Fatura ou RPS), os quais devem apresentar consistências entre si.

Os comprovantes de despesas devem conter as seguintes informações:

a) razão social completa do fornecedor;

b) data de emissão; c) natureza da operação;

d) razão social completa da contratante; e) especificação detalhada do bem ou do serviço fornecido;

f) valores unitários e globais da despesa; g) destaque dos impostos devidos;

h) data de entrega do bem ou do serviço;

i) prazo de validade da NF, Fatura ou RPS; j) autorização do órgão competente (Município ou Estado, conforme o

caso), bem como a numeração do talonário.

A especificação da despesa não deve limitar-se a dizer que o bem foi entregue ou o serviço foi prestado, mas especificar, de acordo com a

realidade, o fornecimento do bem ou do serviço, levando em conta as condições estabelecidas no contrato e as especificações contidas na Nota

de Empenho.

Exemplo: No caso de realização de obra de construção civil, o documento de despesa deverá especificar quais os serviços foram efetivamente executados na medição efetuada, não devendo se limitar às seguintes

especificações: 3ª medição ou 1/3 (uma parcela de três).

Comprovação da entrega do bem ou do serviço:

A comprovação será realizada mediante aposição de carimbo na NF, Fatura ou RPS, o qual deverá conter a data de recebimento e assinatura do:

a) responsável pela Supervisão de Fornecimento e Controle de

Suprimentos do DEIN/UNEI;

b) servidores da Supervisão de Recebimento de Materiais do Departamento de Logística e Serviços de Transporte da Secretaria de

Administração e Recursos Humanos – SRM/DLOG/SARH; ou

c) servidor designado, formalmente, pelo titular da UG.

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Procedimentos

No ato de liquidação da despesa devem ser efetuadas as seguintes verificações:

a) se foram cumpridas as exigências estabelecidas no contrato,

convênio ou instrumento similar;

b) se a Nota Fiscal, Fatura ou RPS possui visto dos setores e servidores responsáveis;

c) se a Nota Fiscal, Fatura ou RPS está em conformidade com a Nota

de Empenho;

d) se a segunda via da Nota Fiscal consta do processo e não contém rasuras;

e) se a entrega do material ou a execução do serviço foi feita dentro do prazo e de acordo com as especificações contratadas.

No caso de extravio da primeira via do documento fiscal: somente poderá

ser dada autenticidade à cópia apresentada se a mesma for autenticada em cartório.

No caso da dispensa formal do credor de emissão da Nota Fiscal,

conforme previsões legais aplicáveis: poderão ser acatados Recibos e/ou Faturas, desde que contenham todos os dados necessários para a regular

liquidação (número do CNPJ da Prefeitura, Autarquia ou Fundação; declaração expressa do recebimento do material ou da prestação de

serviço; descrição detalhada do material ou do serviço, com especificação do número do inventário, no caso de concerto de equipamento ou

mobiliário permanente; valor unitário e total de cada item; valor total do

comprovante da despesa).

Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica – NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de

documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços das empresas. As NF-e substituem apenas

as Notas Fiscais Modelo 1 ou 1-A.

As NF-e autorizadas podem ser consultadas no Portal Nacional da Nota

Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br) e nos Portais Estaduais. Para a

vizualização das informações da NF-e, é necessário fornecer a chave de acesso impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica –

DANFE.

O DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como

funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e e acompanhar a mercadoria em trânsito. Esta chave é composta das

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seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e,

Código Numérico e dígito verificador.

As UG’s receberão o DANFE juntamente com a mercadoria e deverão verificar, mediante consulta eletrônica:

a) a validade da assinatura digital;

b) a autenticidade do arquivo digital da NF-e; e

c) a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

O DANFE poderá ser reimpresso pela empresa a qualquer momento,

para atender às obrigações tributárias das empresas envolvidas devendo, nestes casos, constar esta informação no referido documento. Cabe

destacar, ainda, que a informação de reimpressão contida no DANFE é fornecida eletronicamente pelo próprio sistema da NF-e.

Considerando que as UG’s devem possuir duas vias dos documentos

comprobatórios da despesa (uma via para processo e uma via para pagamento), torna-se necessário solicitar à empresa,

antecipadamente, que ela remeta as duas vias necessárias do DANFE, evitando o uso de cópias para pagamento ou instrução do

processo.

Liquidação de Empenhos

A liquidação ocorrerá sempre com base no empenho efetuado, o qual poderá ser: ordinário, global ou estimativa.

Liquidação de Empenho Ordinário

A liquidação da despesa será efetuada, neste caso, quando o valor total da despesa já for previamente conhecido, devendo a liquidação ser

efetuada de uma só vez, pelo valor total do empenho, não sendo permitido o seu parcelamento.

Caso ocorra desconto no valor do bem ou do serviço, que já tenha sido

objeto de empenho ordinário, a liquidação será efetuada pelo valor líquido

e o saldo deverá ser cancelado, não sendo permitida a utilização do mesmo para cobertura de outra despesa.

Liquidação de Empenho Global

A liquidação de empenhos globais será efetuada com base no valor

da despesa e de acordo com as parcelas estabelecidas no contrato, convênio ou instrumento congênere, bem como nas especificações

contidas na Nota de Empenho.

São exemplo de despesas com pagamentos previstos em parcelas mensais os serviços de natureza continuada: conservação e limpeza;

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locação de máquinas, imóveis e equipamentos.

Liquidação de Empenho Estimativa

A liquidação de empenhos, por estimativa, será efetuada com base no valor constante na Nota Fiscal, Fatura ou RPS, a qual poderá ser

inferior ou superior ao valor da despesa estimada, constante na respectiva Nota de Empenho.

Assim, a liquidação será processada após as seguintes verificações:

a) se o valor do bem ou serviço está de acordo com aquele

estabelecido contratualmente;

b) importância exata a ser paga e a necessidade de complementar

(reforçar) ou cancelar parte do valor do empenho, quando o mesmo for inferior ou superior ao valor do documento fiscal,

respectivamente.

Solicitação de Liquidação

O formulário “Solicitação de Liquidação” deverá conter as seguintes

informações:

a) identificação completa do credor;

b) valor bruto, fonte de recurso e natureza da despesa.

A especificação da natureza da despesa até o subelemento será efetuada mediante correta classificação contábil e de acordo com a natureza da

despesa constante da respectiva Nota de Empenho.

c) número da Nota de Empenho correspondente à despesa;

d) data de pagamento de acordo com o ajuste firmado;

e) descrição completa do histórico da despesa;

O histórico deverá conter a descrição do bem ou do serviço adquirido e do

período a que se refere além da data de autorização da liquidação com especificação do nº folhas constante no respectivo processo.

f) Unidade Gestora e gestão (fonte do recurso utilizado);

g) indicação do evento e da classificação completa da despesa

(natureza da despesa – vide item b acima);

h) número da LI e data de lançamento;

Os eventos a serem utilizados na liquidação deverão ser identificados

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mediante correta classificação contábil e serem consultados no Anexo 3 -

“Tabela de Eventos”, que faz parte deste manual.

i) destaque dos tributos de acordo com a legislação relacionada a

cada um deles: ISSQN; INSS; IRRF – PJ; IRRF – PF; SEST/SENAT e;

Retenções do ISSQN: vide Instrução Normativa Nº 27, de 26 de maio de 2011;

Retenção do INSS: vide Instruções Normativas nos 25, de 14 de março de

2011, 26, de 06 de abril de 2011, e 29, de 08 de agosto de 2011.

Retenções de IRRF: vide Manual de Orientação sobre Retenção do Imposto de Renda na Fonte.

j) assinatura do Supervisor de Fornecimento e Controle de

Suprimentos e do titular do DEIN/UNEI da Unidade Gestora;

k) assinatura do titular da Unidade Gestora.

O titular deverá autorizar a liquidação nos termos do artigo 11 do Decreto

Municipal nº 3.921, de 26 de fevereiro de 1988.

Emissão da Nota de Liquidação

A liquidação deverá ser processada através do sistema SIAFEM e mediante emissão de documento denominado “Nota de Liquidação” - LI, a qual

deverá ser emitida em conformidade com a “Solicitação de Liquidação”.

O n° da LI gerado por ocasião da emissão, através do sistema SIAFEM, deverá ser preenchido no campo DADOS DA LIQUIDAÇÃO, constante da

“Solicitação de Liquidação” correspondente.

A “Nota de Liquidação” somente deverá ser emitida após a certificação

da conformidade da despesa pelo responsável da Supervisão de Execução Orçamentária e Financeira do DEIN/UNEI, que levará em

conta a regularidade das seguintes informações:

a) descrição completa do histórico da despesa;

b) indicação do valor bruto da despesa;

c) dados do fornecedor de acordo com o documento comprobatório da despesa;

d) indicação do evento e da classificação completa da despesa,

inclusive subelemento;

e) destaque dos impostos de acordo com a legislação pertinente.

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Registro do nº do CNPJ na LI: Quando o nº do CNPJ a ser registrado na

LI for referente à filial e constar no empenho o nº da matriz, informar no campo “observação” que:

- “O CNPJ refere-se à filial da empresa, que está contido no instrumento

contratual”.

Nº de vias da LI: as LI deverão ser impressas nos órgãos de origem da ordenação da despesa, em duas vias, sem rasuras, e assinadas pelos

responsáveis, sendo:

a) a primeira via da LI anexada à 1ª via do documento fiscal, aos Documentos de Arrecadação – DAM relativos às retenções, se for o

caso, e encaminhados ao DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, que providenciará o levantamento de débito; a

Ordem Bancária (OB); a relação consolidada dos pagamentos e

liberação das OB para pagamento na rede bancária.

b) a segunda deverá ser anexada ao processo de execução da despesa.

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IV - Pagamento

O pagamento constitui-se no terceiro e último estágio do processo de execução da despesa e caracteriza-se pela emissão de ordem de

pagamento ou crédito a favor de credor, somente podendo ser efetuado após regular liquidação da despesa.

Procedimentos

O pagamento a fornecedores deve ser efetuado com estrita observância

das datas de vencimento da obrigação e da ordem cronológica de pagamento, tanto pelos DEINs/UNEIs, quanto pelo DGF/SSF/SF, ou setor

financeiro correspondente.

Programação de Desembolso (PD): Será elaborada pelos

DEINs/UNEIs, para cada pagamento a ser efetuado, e executada pelo DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, a qual deverá conter as

seguintes informações:

a) data de vencimento determinada no instrumento contratual; b) gestão (fonte do recurso utilizado)

c) nº da NL referente à PD; d) conta pagadora;

e) identificação do favorecido e conta credora; f) nº do processo;

g) finalidade da PD; h) valor líquido da PD após retenção dos tributos, quando for o caso;

i) código do “Evento”.

Datas de Pagamento

Os pagamentos ocorrerão nas datas abaixo indicadas, conforme data de

entrada dos documentos no DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente:

Data de entrada dos documentos

Data limite para pagamento

1 até 10 Até dia 20 ou último dia útil imediatamente anterior.

11 até 20 Até o último dia útil do mês.

21 até o último dia útil do mês

Até o dia 10 do mês seguinte ou último dia útil imediatamente anterior

Exceções:

Os pagamentos de faturas de energia elétrica, telefonia fixa e móvel deverão seguir as seguintes instruções:

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a) as faturas deverão ser remetidas aos DEINs/UNEIs pelo

Departamento de Manutenção Patrimonial da Subsecretaria de

Dinâmica Administrativa – DMAP/SSDA/SARH, ou setor administrativo correspondente, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis

contados da data do seu recebimento;

b) de posse das faturas, os DEINs/UNEIs deverão atestá-las e liquidá-las no prazo máximo de 4 (quatro) dias úteis e remetê-las ao

DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente para pagamento;

c) após a entrada da documentação no DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, com antecedência de, no mínimo, 5

(cinco) dias úteis da data de vencimento, o mesmo deverá providenciar o pagamento dentro do prazo estabelecido.

Nos casos excepcionais de faturas vencidas: Solicitar ao

DMAP/SSDA/SARH, ou setor administrativo correspondente, que seja

negociado novo prazo para pagamento, informando a referida prorrogação no expediente a ser encaminhado ao DGF/SSF/SF.

Outras providências a serem adotadas, visando o não pagamento

fora do prazo:

a) ajustarem com os fornecedores as datas de vencimento das Faturas/NF com o cronograma acima estabelecido;

b) constar na PD a data prevista para pagamento, ou seja, o prazo de

10(dez) dias corridos a partir da data de sua emissão, nos casos em que o instrumento contratual não estabelecer o prazo para

pagamento;

c) quando se tratar de pagamento de despesa de pessoal, os

relatórios do CETIL e SIAFEM deverão ser enviados pelos setores competentes (SARH, Autarquias e Fundações) ao DGF/SSF/SF, no

prazo mínimo de 5 (cinco) dias úteis anteriores ao último dia útil do mês.

Atribuições Referentes ao Departamento de Gestão

Financeira/SSF/SF

Compete à Supervisão de Registros da Arrecadação Municipal – SRAM:

a) registrar a entrada dos documentos relativos aos pagamentos;

b) efetuar o levantamento de débitos.

Compete à Supervisão de Acompanhamento da Despesa – SAD:

a) realizar o acompanhamento e controle dos pagamentos diários de

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acordo com fluxo financeiro previsto;

b) avaliação dos documentos de pagamento;

c) devolução, à Unidade Gestora de origem, quando for o caso de inconsistências nos procedimentos de liquidação, mediante utilização

do Anexo II – “Documentos Relativos ao Pagamento”, que integra este manual.

Ficarão sujeitos ao cumprimento dos prazos estabelecidos as liquidações

devolvidas por inconsistência.

Compete à Supervisão de Execução de Pagamentos – SEPA:

a) executar os pagamentos e as transferências bancárias referentes às liquidações liberadas pela SAD;

b) emitir Ordem Bancária – OB, mediante execução da PD gerada pela Unidade Gestora responsável pela despesa;

c) consolidar as OB’s na “Relação Consolidada de Pagamentos - RE”;

d) encaminhar os documentos devidamente assinados pelos titulares

da Subsecretaria de Finanças, do Departamento de Gestão Financeira e da Supervisão de Execução de Pagamentos às instituições

financeiras.

Guarda de Documentos e Informações sobre Pagamentos

As informações a fornecedores acerca de OB’s emitidas serão fornecidas pelos DEINs/UNEIs das Unidades Gestoras responsáveis pelas respectivas

despesas.

Os documentos de despesas, após pagamentos efetuados pelo

DGF/SSF/SF, ou setor financeiro correspondente, serão encaminhados ao DC/SSF/SF, ou setor contábil correspondente, para arquivo físico dos

documentos para fins de apresentação ao Tribunal de Contas/MG por ocasião de fiscalização no Município.

As cópias das Guias da Previdência Social - GPSs serão encaminhadas pelo

DC/SSF/SF às Unidades Gestoras responsáveis pelas despesas, para fins de arquivamento em processo administrativo próprio.

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V - Eventos

O código do evento compõe-se de 06 (seis) dígitos que identificam a

classe, o tipo de utilização e o código sequencial contendo, cada um, os respectivos conceitos e especificações.

Classe XX.Y.ZZZ Código Seqüencial

Tipo de Utilização

A classe dos eventos identifica todos aqueles que possuem a mesma natureza de registro, conforme demonstrado no quadro, a seguir.

O tipo de utilização identifica os eventos e estornos utilizados diretamente pelo operador do SIAFEM ou pelo próprio sistema.

Evento Tipo de Utilização

0 Evento utilizado diretamente pelo operador

1 Evento utilizado diretamente pelo sistema

5 Estorno de evento do operador

6 Estorno de evento do sistema

O código seqüencial serve para especificar o tipo de evento em cada transação, conforme Anexo 3 – “Tabela de Eventos”. Esta tabela contem a

relação dos eventos a serem utilizados pelas Unidades Gestoras no preenchimento das tabelas e/ou documentos de entrada no SIAFEM.

Evento Classe

10 Previsão da Receita

20 Dotação da Despesa

30 Movimentação de Crédito

40 Empenho da Despesa

51 Apropriações para Liquidação

52 Retenções de Obrigações

53 Liquidação de Obrigações para Baixa de

Obrigações

54 Registros Diversos

55 Apropriações de Direitos

56 Liquidações de Direitos

61 Liquidação de Restos a Pagar

70 Transferências Financeiras por PD/OB

80 Receita

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Procedimentos

Os eventos são utilizados quando do lançamento, no SIAFEM, da especificação da despesa. Cada evento lançado vai se corresponder com

outro, que deverá ser lançado na respectiva PD.

A correta identificação do evento é de suma importância, pois dela depende a correção dos dados registrados e das informações geradas pelo

SIAFEM, assegurando que a contabilidade seja fonte segura e real de informações contábeis e gerenciais para todas as Unidades Gestoras.

A manutenção e utilização da tabela de eventos é de responsabilidade do

DC/SSF/SF.

Quando a Unidade Gestora não identificar, na tabela de eventos, aquele que expresse com clareza a transação a ser processada, o DC/SSF/SF

deverá ser consultado para prestar esclarecimentos e, quando for o caso,

inserir um evento novo na referida tabela.

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VI - ANEXOS

Nº ASSUNTO

1 Termo de Apostilamento

2 Documentos Relativos ao Pagamento

3 Tabela de Eventos