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Manual de Procedimentos - Sistema de Protocolo Único – 2004

COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO 1

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

SISTEMA DE PROTOCOLO ÚNICORevisão 2 – junho/2004



APRESENTAÇÃO

O Sistema de Protocolo Único – SPU foi instituído por meio da Resolução SF 67, de 15 dedezembro de 1.999, e regulamentado pela Portaria CGA-01 de 30 de outubro de 2003 paraadministrar e controlar a entrada, tramitação, instrução, arquivamento e a destinação final dedocumentos no âmbito da SEFAZ.

Todas as ações citadas neste Manual serão operacionalizadas pela ferramenta de Gestão deDocumentos em vigor.

O Sistema de Gestão de Documentos – GDOC tem por objetivo armazenar e fornecer informaçõesque identifiquem a existência e localização de documentos que envolvam o registro de atos e fatosde natureza administrativa/jurídica na Secretaria da Fazenda.

Integram o SPU as seguintes Unidades:

- Núcleo de Protocolo e Arquivo – NPA

- Núcleo de Finanças, Suprimento e Atividades Complementares das Divisões Regionais deAdministração - NFSAC

- Demais Unidades Administrativas.

As atribuições e responsabilidades dos Núcleos acima referenciados encontram-se detalhadas nosartigos 2º a 8º da Portaria CGA 01 de 30 de outubro de 2003, bem como em seus parágrafosúnicos.

A coordenação geral do Sistema de Gestão de Documentos – GDOC é de responsabilidade daCoordenaria Geral de Administração e do Grupo de Trabalho integrado por representantes doGabinete do Secretário e das Coordenadorias , que deve orientar e definir procedimentos, deforma a garantir a adequada operação.



SUMÁRIO

1 Entrada de Documentos - Cadastro 4

1.1 Cadastro de Documento 4

1.2 Alteração dos Dados Cadastrais 5

2 Autuação 5

3 Movimentação de Documentos 6

4 Instrução de Documentos 7

5 Apensamento de Documentos 7

6 Desapensamento de Documentos 8

7 Juntada de Documentos 8

8 Desentramento de Folhas 8

9 Abertura de Volume de Documentos 9

10 Encerramento / Conclusão de Documentos 9

11 Arquivamento de Documentos 10

12 Consultas / Vistas a Documento 11

13 Reabertura de Documentos 11

13.1 Reabertura de Expedientes 11

13.2 Reabertura de Processos 11

14 Reconstituição de Documentos 11

15 Destinação de Documentos - Eliminação ou Transferência 12

15.1 Eliminação ou Expurgo 12

15.2 Recolhimento ao Arquivo do Estado 13

ANEXOS – Legislação 14



1 ENTRADA DE DOCUMENTOS - CADASTRO

Todo documento deve ser protocolado ao dar entrada na Secretaria da Fazenda.

Ao protocolar um documento, para procedimentos administrativos ou instrução de processos,deve-se verificar:

a) se a solicitação é documento original;

b) se a cópia é autenticada

c) se cópia reprográfica sem autenticação, apresentar o original para confrontação (leiestadual nº8.263 de 24 de março de 1993)

d) se há registro de entrada de documento anterior sobre o mesmo assunto e mesmointeressado; se houver cadastrar como expediente.

1.1 Cadastro de Documento

No cadastramento considerar:

a) interessado ou interessados - pessoa física, funcionário, pessoa jurídica ou UnidadeAdministrativa cujo assunto do documento lhe interessar diretamente; no caso em que osignatário do documento representar pessoa jurídica, considerar como “interessado” ainstituição que ele representa;

b) espécie de documento:

- processo - expediente autuado pelo NPA / NFSAC;

- processo externo - processos formados em outros órgãos que tramitam pela SEFAZpara providências e que devam retornar ao órgão de origem;

Obs.: processos de outras secretarias que fazem referência à vida funcional e, portantonão retornam ao órgão de origem, devem ser cadastrados como expediente para seremincorporados aos PUCTs já existentes no acervo da Secretaria da Fazenda.

- expedientes: cartas, memorandos, ofícios, requerimentos;

c) identificação do documento de origem: sigla do órgão de origem, número e ano

f) assunto - objeto do documento. Os assuntos estão agrupados por:

Grupo: representa a atividade geral das Coordenadorias;

Subgrupo: representa as atividades específicas das áreas responsáveis pelo assunto;

Assunto: assunto do documento

g) complemento do assunto – descrição mais detalhada do assunto;



i) solicitante - quando o mesmo for diferente do “Interessado”, deve constar o nome dapessoa que encaminhou o documento;

j) localidade – domicílio do interessado.

1.1.1 Comprovante de Protocolo

No ato do protocolo, a parte interessada ou o portador receberá um comprovante de entrega como mesmo número de registro dado ao documento.

1.1.2 Formação do expediente

1.1.2.1 Folha Líder

Concluído o registro, emitir a Folha Líder onde constem os dados de identificação do documento(interessado, assunto, complemento) que deve preceder ao documento ou conjunto dedocumentos, identificando-a como fls. 1.

1.1.2.2 Numeração de Folhas

Deve-se apor em todas as folhas, no canto superior direito, a numeração seqüencial e a rubrica doservidor responsável pelo protocolo. As páginas em branco devem ser INUTILIZADAS.

1.2 Alteração dos Dados Cadastrais

Para Processos, qualquer alteração no cadastro, só poderá ser feita, pelo NPA / NFSAC, mediantedespacho do solicitante que identificou a incorreção dos dados.

Para Expediente, as alterações só poderão ser realizadas pela unidade que efetuou ocadastramento, mediante despacho do solicitante que identificou a incorreção dos dados.

No ato da alteração a folha líder deve ser substituída.

2 AUTUAÇÃO

A autuação consiste na formação de um processo, a partir de um expediente, quando o assuntotratado exigir decisão.

2.1 A autuação é de competência exclusiva do NPA / NFSAC, atendendo à solicitação formal deautoridade competente.

2.2 São autoridades competentes para determinar a autuação de documento:

- Secretário de Estado;

- Secretário Adjunto;

- Chefe de Gabinete;

- Coordenador;



- Todas as autoridades até o nível hierárquico de Diretoria de Serviço e,

- outros casos em que houver delegação em norma interna.

2.3 Na autuação, o sistema conservará o mesmo número de identificação inicialmente recebido noexpediente; os documentos na SEFAZ terão um único número de identificação do cadastramentoao encerramento.

2.4 Os documentos que formam um Processo devem ser reunidos em um único conjunto, sendodesdobrados volumes, quando for o caso.

2.5 Na autuação se o NPA / NFSAC constatar que houve irregularidade no cumprimento dasnormas estabelecidas por este Manual, o expediente será restituído à unidade de origem parasaneamento.

2.6 Expedientes de outros órgãos autuados na SEFAZ receberão número SF e passarão a serconsiderados documentos SF.

3 MOVIMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS

3.1 Considera-se movimentação de um documento sua circulação pelas unidades da Secretaria daFazenda ou em outros Órgãos da Administração Pública Estadual, para manifestações e obtençãode subsídios necessários a sua solução final.

3.2 A movimentação dos documentos deve ser processada com a máxima rapidez e com rigorosaobservância dos prazos especiais que estiverem fixados para cada caso, pelas autoridadescompetentes, segundo a natureza da matéria.

3.3 À exceção dos assuntos que tenham prazos previstos em regulamentação legal específica, osdemais deverão ser observados os prazos determinados na Seção IV, Artigos 32 e 33, da Lei n. º10.177, de 30/12/98 que regula o processo administrativo no âmbito da Administração PúblicaEstadual.

3.4 A movimentação de documentos deve ser feita por meio de formulários próprios (Relação deRemessa ou Relação de Transferência) para enviar um ou mais processos ou expedientes de umaUnidade Administrativa para outra. Cabe às chefias a responsabilidade de exercer o controle damovimentação de documentos.

3.5 Nenhum processo deve ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamentenumeradas, rubricadas e os espaços em branco regularmente inutilizados.

3.6 Não é permitida a movimentação de processos com capas dilaceradas. As unidades devemencaminhá-los ao NPA / NFSAC para substituição.

3.7 Só podem movimentar temporariamente na contracapa dos Processos, os documentos paraassinatura, a saber: contratos, convênios, autorizações de pagamentos, certidões ou plantasfornecidas a terceiros e outros documentos que por sua natureza devam ser posteriormenteretirados.



3.8 É proibida a movimentação de documentos com mais de 200 folhas ou quando o manuseioestiver sendo prejudicado, em virtude da natureza dos documentos que os compõem (comoplantas, mapas, fotos, entre outros).

3.9 Processo SF apensado a Processo Externo não pode ser movimentado para Órgãos Externos.Deverão ser desapensados quando dessa movimentação.

3.10 Os Processos SEFAZ ficarão sob a responsabilidade do usuário que os enviou a órgãosexternos, até seu retorno;

3.11 Expediente: quando solucionado o assunto referente a uma solicitação externa, o expedientedeverá ser concluído; a resposta é que retorna ao solicitante.

4 INSTRUÇÃO DE DOCUMENTOS

4.1 Instrução de documento é a agregação de informações, manifestações e decisões a ele, deforma a contribuir para sua solução final.

4.2 As informações e os despachos devem ser redigidos, em folha de informação, com linguagemclara e precisa, fundamentados e conclusivos, em especial com relação à descrição dos fatos e doseu objetivo. Devem conter assinatura com identificação (NOME E RG) da autoridade responsável,seguido da designação do cargo ou função.

4.3 É proibido o despacho ou informação, bem como a aposição de “Visto” no verso e anverso dosOfícios e demais documentos constantes do processo e ou expediente.

5 APENSAMENTO DE DOCUMENTOS

5.1 Apensamento é o ato de anexar um documento a outro, quando estes devam servir deelemento elucidativo ou subsidiário para instrução daquele, continuando ambos com existênciaprópria e independente. É uma união de documentos em caráter temporário, e deve ser praticadopela Unidade que identificar a necessidade através do Termo de Apensamento.

5.2 Não se fará o apensamento quando desse ato resultar prejuízo para o andamento dosdocumentos que devam ser apensados ou quando a juntada de cópia de suas peças for suficiente

5.3 Termo de Apensamento – utilizar este termo para despacho no:

- Documento que receber o apenso

- Documento que for apensado

5.4 No caso de apensamento de processos de órgãos externos, serão lavrados, em ambos, osmesmos termos, salvo nos de processos judiciais.

5.5 Processos SF apensados a Processos Externos, não poderão ser movimentados para ÓrgãosExternos; deverão ser desapensados quando da movimentação.



6 DESAPENSAMENTO DE DOCUMENTOS

6.1 O desapensamento é o procedimento inverso ao apensamento. Consiste em desanexar um ouvários documentos do documento principal, independente se o assunto estiver ativo ou inativo.

6.2 Solucionado o assunto do documento principal, deve-se desapensar os demais documentos,por meio do Termo de Desapensamento, para que prossigam com tramitação independente. Osprocessos externos deverão ser devolvidos aos respectivos órgãos de origem.

6.3 O desapensamento deve ser feito pela mesma autoridade que procedeu ao apensamento.

6.4 O Termo de Desapensamento deve ser colocado:

- no processo a ser desapensado

- no processo do qual se desapensar outro

7 JUNTADA DE DOCUMENTOS

7.1 Entende-se por juntada o ato pelo qual, definitivamente, insere-se um documento a outroque, por sua natureza, dele deva ser parte integrante. Só é possível entre processos da mesmaprocedência.

7.2 O documento que receber a juntada é considerado documento piloto.

7.3 A juntada de documentos deve ser feita pela unidade de posse dos documentos a seremjuntados, emitindo-se o Termo de Juntada. Cabe às chefias a responsabilidade de exercer ocontrole pela juntada de processo a processo.

7.4 Este Termo deverá ser incorporado tanto no documento que receber a juntada, como nodocumento que for juntado, imediatamente após o documento incorporado.

7.5 Feita à juntada de quaisquer documentos, as informações, pareceres e despachos posterioresserão sempre dados na folha de informação que a eles se seguirem.

7.6 A juntada de documentos feita indevidamente, só pode ser anulada antes da primeiramovimentação do documento pela Unidade.

8 DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS

8.1 O Desentranhamento consiste na retirada de folhas de um documento para devolução apedido do interessado ou de seu representante legal ou para formar ou instruir novo expedienteou processo.

8.2 Deve ser feito à vista do requerimento, desde que devidamente autorizado por autoridadecompetente.



8.3 Os documentos indispensáveis ao processo, não podem ser desentranhados, podendo,entretanto, ser fornecida ao interessado certidão dos mesmos, mediante requerimento.

8.4 Quando da retirada de uma ou mais folhas de um processo, deverá ser emitido e juntadoneste o Termo de Desentranhamento constando à numeração da (s) folha (s) retirada (s) e seu (s)destino (s).

9 ABERTURA DE VOLUMES DE DOCUMENTOS

9.1. Sempre que o volume do documento atingir aproximadamente 200 páginas ou quando omanuseio estiver prejudicado, deve ser aberto um novo volume pela unidade de posse do mesmo.

9.2 A unidade deve emitir o Termo de Encerramento de Volume e nova Folha Líder para cadavolume a ser aberto.

9.3 Na abertura de um novo volume, será mantido o número e o ano do documento originário,independente do ano que se processar a abertura do novo volume. A numeração das folhas seráseqüencial à última folha do volume anterior.

9.4 O Termo de Encerramento de Volume e a Folha Líder devem ser numerados.

9.5 O processo, com todos os seus volumes, deve ser encaminhado ao NPA / NFSAC, paravalidação dos volumes abertos e colocação das respectivas capas.

10 ENCERRAMENTO / CONCLUSÃO – DOCUMENTOS

10.1 O encerramento do processo ou conclusão do expediente é o ato formal que atesta quetodas as decisões e providências esperadas em relação ao assunto objeto tenham sido tomadas eregistradas, considerando que:

- documentos apensados, não serão encerrados;

- nenhum documento deve ser encerrado, sem despacho conclusivo de autoridadecompetente.

- os expedientes serão concluídos na Unidade pelos usuários.

- documentos SEFAZ somente podem ser encerrados por usuário SEFAZ.

10.2 Após o encerramento / conclusão, a destinação do documento será de acordo com oscritérios estabelecidos pela Tabela de Temporalidade que determina os prazos para transferência,eliminação ou recolhimento dos documentos.

10.3 O Termo de Encerramento de Processo deve ser emitido com a mesma data constante nodespacho conclusivo da autoridade que determinou o arquivamento.



10.4 Estando o processo encerrado, não mais será permitida a juntada de novos documentos ouregistro de novas decisões ou providências. Ocorrendo essa necessidade, a unidade deverásolicitar a reabertura do mesmo, ao NPA / NFSAC.

10.5 Havendo reabertura, a contagem do prazo de guarda será cancelada, reiniciando-se porocasião de novo encerramento.

10.6 O expediente que cuida do pedido de vistas de documento encerrado não poderá ser juntadoa este, devendo se, depois de atendido, arquivado na Unidade que procedeu a “vista”.

10.7 Não se emite Termo de Encerramento para expedientes.

11 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

11.1 Arquivamento é o ato de classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentosproduzidos e acumulados pela SEFAZ no decurso das atividades, de modo a conservar e preservarinformações.

11.2 São responsáveis pelos danos causados a SEFAZ, as autoridades que determinarem oarquivamento de processos, ainda pendentes de solução administrativa.

11.3 A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), elaborada pela Comissão de Avaliação deDocumentos de Arquivo (CADA), aprovada pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo(SAESP) e homologada pelo Secretário da Fazenda determinará os prazos de arquivamento dosdocumentos bem como sua destinação final.

11.4 Na Tabela de Temporalidade de Documentos, constará o rol dos assuntos a serem atribuídosaos documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda.

11.5 Todo expediente deve ser arquivado na unidade, após despacho conclusivo.

11.6 Todo processo deve ser enviado para arquivamento no NPA / NFSAC, quando houver prazoprevisto na Tabela de Temporalidade de Documentos para guarda em arquivo intermediário.

11.7 Não deve ser encaminhado para arquivamento processos com documentos na contracapa. Éde responsabilidade da área detentora proceder à incorporação dos mesmos antes do envio aoNPA / NFSAC.

11.8 Processos de outros órgãos, inclusive os da Procuradoria Geral do Estado, não serãoarquivados no NPA / NFSAC, devendo depois de esgotada sua tramitação na Secretaria daFazenda, serem devolvidos ao órgão de origem.

11.9 Cabe aos Arquivos do NPA e dos NFSAC verificar a regularidade dos processos antes deproceder ao seu arquivamento, observando:

- a existência de despacho conclusivo;

- a existência do Termo de Encerramento;

- a regular numeração de todas as folhas;



- a inutilização de todos os espaços em branco;

- a inexistência de documentos apensados;

- a inexistência de documentos na contracapa.

A vista de qualquer irregularidade, o processo será devolvido à unidade para saneamento.

11.10 É terminantemente proibida a juntada de qualquer documento ao processo encerrado.

12 CONSULTAS/VISTAS A DOCUMENTO

12.1 O documento arquivado é passível de consulta cabendo a unidade detentora disponibilizá-lopara esse fim, conforme legislação vigente.

12.2 Cabe ao NPA / NFSAC disponibilizar para consulta, em local próprio para esse fim, osprocessos arquivados sob sua guarda, e às Unidades Administrativas os expedientes.

12.3 Ao interessado ou seu representante legal, que venha requerer vistas fora da repartição, deprocesso arquivado no NPA / NFSAC, a área responsável pelo assunto deverá solicitá-lo e procederconforme legislação vigente.

12.4 Quando da solicitação de cópia de qualquer folha (s) do documento, a unidade de possedeste providenciará as cópias solicitadas, observando:

- requerimento fundamentado do interessado;

- deferimento do pedido pelo dirigente;

- pagamento das taxas devidas.

12.5 Em se tratando de cópias de processos encerrados, o requerimento e a guia paga devem serarquivados em separado, como expediente na Unidade.

12.6 As cópias reprográficas de atos relativos à situação dos servidores públicos ativos e inativos,estão isentas do pagamento da taxa conforme disposto no inciso II, do artigo 3º da Lei n. º 7645de 1991.

13 REABERTURA DE DOCUMENTOS

13.1 Reabertura de Expediente

13.1.1 Os expedientes arquivados sempre no Arquivo da Unidade, podem ser reabertos edesarquivados pela unidade em poder dos mesmos.

13.2 Reabertura de Processos



13.2.1 O processo arquivado poderá ter sua tramitação reaberta mediante despacho exarado porautoridade indicada no Parágrafo Único do artigo 8º da Portaria CGA nº 01 de 30 de outubro de2003.

13.2.2 O Termo de Reabertura será emitido pelo usuário de posse do processo e será assinadopela autoridade que determinou sua reabertura, antes de ser encartado neste.

13.2.3 Após a reabertura de um processo, todas as juntadas de documentos ou folhas, ouqualquer despacho, serão obrigatoriamente lavrados na última folha do último volume, ainda quese refira a atos e fatos registrados nos volumes anteriores.

13.2.4 Os prazos de destinação final dos processos reabertos serão considerados a partir de umnovo encerramento.

13.2.5 O processo administrativo disciplinar só poderá ter sua tramitação reaberta comautorização expressa de autoridade competente para instaurá-lo.

14 RECONSTITUIÇÃO DE DOCUMENTO

14.1 Todo documento cujo original tenha sido roubado, extraviado, mutilado ou danificado emsinistro será obrigatoriamente reconstituído por determinação de autoridade competentedesignada para esse fim.

14.2 Se existirem certidões, cópias autenticadas do documento, informações constante em fichas,segundas vias de documentos ou demais assentamentos referentes ao assunto estes serãoconsiderados como original.

14.3 Quando da reconstituição de um documento, este terá um novo número de cadastromantidos o mesmo assunto e interessado.

14.4 Se aparecerem os autos originais, as peças faltantes no mesmo serão desentranhadas doprocesso reconstituído para juntada no processo original. O documento restaurado deverá serencerrado e arquivado.

15 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS - ELIMINAÇÃO OU TRANSFERÊNCIA

A destinação final dos documentos será dada pela Tabela de Temporalidade de Documentos, quedetermina os prazos de arquivamento, sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo do Estado deSão Paulo, conforme legislação vigente.

A Tabela de Temporalidade de Documentos é de responsabilidade da Comissão Permanente deAvaliação de Documentos, constituída pela Resolução SF n. º 06 de 28 de fevereiro de 2000 ealterada pela Resolução SF n. º 11 de 17 de abril de 2002.

15.1 Eliminação ou Expurgo



Vencido o prazo de guarda, a Unidade deve elaborar a Relação de Eliminação conforme modelo eenviar à Comissão Permanente de Avaliação para referendar os prazos e encaminhar ao Arquivodo Estado para aprovação.

Modelo:

Fundo: Secretaria da Fazenda

Grupo: denominação da unidade

Série Documental: assunto cadastrado

Data limite: data do 1º e do último documento

15.1.2 Após aprovação e publicação no Diário Oficial, a unidade deverá proceder à eliminação dosdocumentos, emitir o Termo de Eliminação e encaminhá-lo à Comissão com a cópia do ofício deenvio das aparas de papel ao Fundo Social de Solidariedade.

15.2 Recolhimento ao Arquivo do Estado

O Recolhimento dos documentos ao Arquivo do Estado deverá ser feito depois de cumpridos osprazos de guarda no Arquivo Intermediário, para as séries documentais consideradas de valorpermanente ou histórico.



Resolução SF-67, de 15-12-99 - D.O.E. de 16/12/1999

Institui o Sistema de Protocolo Único na Secretaria daFazenda e dá outras providências.

O Secretário da Fazenda resolve:

Artigo 1º - Fica instituído o Sistema de Protocolo Único (SPU), que terá aincumbência exclusiva de administrar e controlar a entrada, tramitação, instrução, arquivamento ea destinação final de documentos e processos no âmbito da Secretaria da Fazenda.

Parágrafo único - O Sistema, ora instituído, será operado por processamentoeletrônico de dados.

Artigo 2º - Integram o Sistema de Protocolo Único (SPU):I - o Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA), como órgão central;II - os Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares das

Divisões Regionais de Administração (NFSACs), como órgãos setoriais;III - as Unidades Administrativas até o nível hierárquico de diretoria de serviço,

como órgãos sub setoriais.

Artigo 3º - Ficam extintos todos os protocolos setorizados existentes naSecretaria da Fazenda, não integrados no Sistema de Protocolo Único (SPU).

Parágrafo único - Os processos em andamento, vinculados aos protocolos oraextintos serão cadastrados obrigatoriamente no Sistema de Protocolo Único (SPU).

Artigo 4º - Fica vinculado à Coordenadoria Geral da Administração (CGA) oSistema de Protocolo Único (SPU), que, através de Portaria Regulamentar, disciplinará a aplicação,as atribuições e o funcionamento regular do Sistema, bem como fixará critérios de temporalidadepara arquivamento de documentos e processos.

Artigo 5º - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação,revogando-se às disposições em contrário.

Parágrafo único - As disposições do Ato A-341/63 ficam expressamenterevogadas a partir da publicação da Portaria a que se refere o artigo 4º desta resolução.



Resolução SF 6, de 28 de fevereiro de 2000 - DOE em 29/02/2000

Institui Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria da Fazenda.

O Secretário da Fazenda, em cumprimento ao disposto no artigo 2º do Decreto 29.838, de 18 deabril de 1989, considerando a importância para a implantação do processo de avaliação e daTabela de Temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da Secretaria da Fazenda;considerando a urgente necessidade de liberar espaços, reduzindo ao mínimo essencial adocumentação acumulada, sem prejuízo à Administração e à comunidade; considerando anecessidade da agilização das comunicações administrativas, bem como racionalizar a produção dedocumentos e a normatização do fluxo dos mesmos; considerando a instituição do Sistema deProtocolo Único (SPU), através da Resolução SF n.º 67, de 15 de dezembro de 1999,regulamentado pela Portaria CGA n.º 02, de 16 de dezembro de 1999, especialmente na parte queprevê a elaboração de uma Tabela de Temporalidade;

Resolve:

Artigo 1º - Fica instituída, junto à Coordenadoria Geral de Administração - CGA, a Comissão deAvaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria da Fazenda, visando a implantação da Tabelade Temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos desta Pasta.

Artigo 2º - Ficam designados os servidores, abaixo indicados, para constituírem a Comissão deAvaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria da Fazenda, na seguinte conformidade:I - como representante do Gabinete do Secretário:Cassio Rampazzo Rosário - RG 2.829.539Assistente Técnico de Gabinete II;II - como representante da Coordenação da Administração Financeira:Arthur Corrêa de Mello Netto - RG 2.305.500 - Diretor Técnico de Departamento da FazendaEstadual;III - como representante da Coordenadoria da Administração Tributária:Emílio Bruno - RG 8.992.359 - Assistente Fiscal (DEAT);IV - como representante da Coordenadoria Estadual do Controle Interno:Maria de Fátima Alves Ferreira - RG 11.766.712-2 - Assistente Técnico de Coordenador da FazendaEstadual;V - como representante da Coordenadoria Geral de Administração:Enésio Mangerona - RG 2.632.109-9 - Assistente Fiscal (CAT)VI - como representante do Núcleo de Protocolo e Arquivo:Enoi Batista de Barros - RG 3.604.037 - Diretor de Serviço.

Artigo 3º - À Comissão instituída pelo artigo 1º, cabe:I - indicar representantes para comporem Grupos de Trabalho - Comissões Setoriais - para cadauma das áreas designadas na composição da Comissão - responsáveis pela execução dosseguintes procedimentos metodológicos:a) avaliar a proposta da Tabela de Temporalidade apresentada pela Coordenadoria Geral deAdministração;b) complementar o levantamento e a identificação das séries de documentos contemplada naTabela de Temporalidade;c) submeter à avaliação e a complementação da proposta da Tabela de Temporalidade dedocumentos à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, para referendar os prazos deguarda e destinação.



II - consolidar as propostas de complementação e avaliação encaminhadas pelas comissõessetoriais;III - analisar a proposta, sugerindo alterações ou aprovando-a na íntegra;IV - submeter à proposta à apreciação da Divisão de Arquivo do Estado;V - proceder à publicação da Tabela de Temporalidade mediante ato legal por 3 (três) diasconsecutivos, estabelecendo prazo máximo de 15 (quinze) dias para possíveis manifestações;VI - orientar a implantação e execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade;VII - referendar as eliminações de processos e documentos, recolhimentos ou transferências paraa Divisão de Arquivo do Estado de acordo com o estabelecido na Tabela de Temporalidade;VIII - aprovar a amostragem das séries de documentos que serão eliminados;IX - propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade atualizando-a sempre quenecessário.

Artigo 4º - O prazo para a apresentação da forma final da Tabela de Temporalidade é de 20(vinte) dias corridos, a partir da publicação desta resolução.

Artigo 5º - A Tabela de Temporalidade, em sua forma final, será submetida ao Secretário daFazenda para fins de homologação, cujo despacho será publicado no órgão oficial.

Artigo 6º - Os trabalhos desenvolvidos pelo Programa de Modernização ficarão disponíveis paraserem aproveitados pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Pasta.

Artigo 7º - As funções de membros da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo daSecretaria da Fazenda não serão remuneradas e serão prestadas sem prejuízo das atribuiçõespróprias dos cargos ou funções, consideradas, porém, de serviço público relevante.

Artigo 8º - A execução das determinações fixadas na Tabela de Temporalidade caberá às unidadesresponsáveis pelos arquivos da Secretaria da Fazenda.Artigo 9º - Esta resolução entra em vigor na data da sua publicação.



Portaria CGA-01, de 30-10-2003 – DOE em 1º de novembro de 2003

Regulamenta o Sistema de Protocolo Único (SPU) da Secretaria de Estado dos Negócios daFazenda, instituído pela Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999

O Coordenador Geral de Administração, com fundamento no artigo 4º da Resolução SF-67 de 15de dezembro de 1999, expede a seguinte Portaria:

Artigo 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU), instituído pela Resolução SF-67 de 15 dedezembro de 1999, tem suas disposições regulamentadas pela presente Portaria.§ 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU) será operacionalizado pela ferramenta informatizadadenominada Sistema de Gestão de Documentos (GDOC).§ 2º - O detalhamento dos procedimentos e instruções do Sistema de Protocolo Único (SPU) seráestabelecido em manuais, elaborados e divulgados sob a responsabilidade da Coordenadoria Geralde Administração (CGA), com apoio de Grupo de Trabalho constituído para este fim.§ 3º - O Grupo de Trabalho de que trata o parágrafo anterior será integrado por representantesindicados pelas demais áreas desta Secretaria.§ 4º - O Sistema de Gestão de Documentos (GDOC) estará sob a responsabilidade, para o seudesenvolvimento e manutenção, do Departamento de Tecnologia da Informação - D.T.I., emconformidade com o artigo 48 do Decreto n.º 43.473 de 22 de setembro de 1998.

Artigo 2º - São atribuições do Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) e dos Núcleos de Finanças,Suprimentos e Atividades Complementares (NFSAC), em relação ao Sistema de Protocolo Único(SPU):I - receber, registrar, autuar, expedir e controlar a distribuição de documentos;II - informar sobre a localização de documento em andamento;III - providenciar os serviços de classificação, organização e conservação de arquivos;IV - fornecer cópia do material arquivado sob sua guarda;V - arquivar e dar destinação final a processos;

Artigo 3º - São atribuições das demais unidades da Secretaria da Fazenda, em relação ao Sistemade Protocolo Único (SPU):I - receber, registrar, instruir e encaminhar documento, cumprindo os prazos estabelecidos emlegislação pertinente;II - informar sobre a localização de documento em andamento;III - concluir documento;IV - arquivar e dar destinação final a documento não autuado;V - fornecer cópia de documento sob sua guarda;VI - fiscalizar e controlar a tramitação de documento, especialmente no caso de remessa a órgãoexterno ao âmbito da Secretaria da Fazenda.

Parágrafo Único - Os dirigentes responderão por perda, extravio, rasura ou qualquer outrairregularidade praticada em documento, ocorrida no âmbito da sua respectiva Unidade.

Artigo 4º - A entrada de documentos na Secretaria da Fazenda far-se-á por qualquer de suasUnidades, devendo, obrigatoriamente, ser através do Sistema de Protocolo Único (SPU),devidamente registrada no Sistema de Gestão de Documentos (GDOC).

Artigo 5º - Na entrada de documento será providenciada:I -classificação da espécie de documento e identificação interessado;



II - enquadramento do assunto nele tratado;III - registro e atribuição de seu número no sistema informatizado;

Artigo 6º - Os documentos de outras Secretarias ou de outros Órgãos de Governo darão entradaatravés Sistema de Protocolo Único (SPU), devidamente registrada no Sistema de Gestão deDocumentos (GDOC) e terão seu encaminhamento segundo a destinação nele especificada.

Parágrafo único - Tratando-se de processo, não haverá reautuação e, após sua tramitação, seráobrigatoriamente devolvido ao órgão de origem, excetuado o processo que trata do assunto"Processo Único de Contagem de Tempo - PUCT" de funcionário inativo do Estado que integra oacervo desta Secretaria.

Artigo 7º - Sempre que o documento por seu conteúdo e objetivo exigir tramitação, por váriasunidades da Secretaria, para colher manifestação e/ou decisão será determinada sua autuação.

Parágrafo único - Quando da autuação de um documento seu número de identificação no sistemainformatizado será mantido.

Artigo 8º - A autuação será feita, exclusivamente, pelo Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) oupelos Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares das Divisões Regionais deAdministração (NFSACs), atendendo a despacho da autoridade competente.

Parágrafo Único - São autoridades competentes para determinar a autuação e reconstituição deum documento:I - Secretário de Estado;II - Secretário Adjunto;III - Chefe de Gabinete;IV - Coordenador;V - Diretor de Departamento, Divisão e de Serviço.Artigo 9º - Na instrução de um documento poderá ocorrer:I - juntada de outros documentos;II - desentranhamento de folhas de documento;III - apensamento e desapensamento de processos

Artigo 10 - Entende-se por juntada o ato pelo qual, definitivamente, insere-se um documento aoutro que, por sua natureza, dele deva ser parte integrante.

Artigo 11 - Entende-se por desentranhamento o ato pelo qual se procede à retirada de folhas deum documento para a devolução a pedido do interessado ou para instrução de novo documento.

Artigo 12 - Entende-se por apensamento a união, temporária, de um processo a outro, quandoaquele servir de elemento elucidativo e subsidiário para instrução deste.

Parágrafo único - Não se fará apensamento quando deste resultar prejuízo para o andamento dodocumento que deva ser apensado ou quando a juntada de cópias de suas peças for suficiente.

Artigo 13 - Como meio de facilitar a consulta e preservar as informações nele contidas, odocumento deverá ser desdobrado em volumes ao atingir cerca de 200 folhas.



Artigo 14 - Após a conclusão do assunto, os processos deverão ser encerrados mediante despachoconclusivo subscrito por uma das autoridades de que trata o parágrafo único do artigo 8º.Parágrafo Único - Os expedientes serão concluídos na Unidade pelos usuários.

Artigo 15 - Arquivamento é o ato de classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, osdocumentos produzidos e acumulados pela SEFAZ no decurso das atividades, de modo a conservare preservar informações. A destinação dos documentos, após prescrição dos prazos de guardaserá dada pela Tabela de Temporalidade de Documentos.

Parágrafo Único - Os expedientes concluídos serão arquivados na Unidade pelos usuários; osprocessos, após prazo de arquivamento na Unidade, segundo a Tabela de Temporalidade deDocumentos, serão encaminhados ao NPA / NFSACs.

Artigo 16 - A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), elaborada sob responsabilidade daComissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), aprovada pelo Sistema de Arquivos doEstado de São Paulo (SAESP) e homologada pelo Secretário da Fazenda, determinará os prazos dearquivamento dos documentos nas Unidades de que tratamos artigos 2º e 3º desta Portaria, bemcomo sua destinação final.

Parágrafo Único - Na Tabela de Temporalidade de Documentos constará o rol dos assuntos aserem atribuídos aos documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda.Artigo 17 - O documento arquivado é passível de consulta, cabendo a unidade detentoradisponibilizá-lo para esse fim, conforme legislação vigente.

Parágrafo único - A disponibilização de que trata o caput não acarretará sua reabertura.

Artigo 18 - Por motivo superveniente o processo arquivado poderá ter sua tramitação reabertamediante despacho exarado por autoridade indicada no Parágrafo Único do artigo 8º , ressalvadoo disposto no artigo 19.

Parágrafo Único - O prazo de destinação final do documento reaberto será considerado a partir donovo encerramento.

Artigo 19 - O Processo Administrativo Disciplinar só poderá ter sua tramitação reaberta comautorização expressa de autoridade competente para instaurá-lo.

Artigo 20 - Deve ser reconstituído o documento, cujo original tenha sido roubado, furtado,mutilado, danificado em sinistro ou extraviado.

Parágrafo Único - O documento reconstituído receberá um novo registro de protocolo, mantendo-se o mesmo interessado e assunto do documento extraviado.

Artigo 21 - Os casos omissos e as dúvidas, advindas da aplicação desta Portaria serão dirimidaspela CGA e pelo Grupo de Trabalho previsto no § 2º do artigo 1º supra.

Artigo 22 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação ficando revogada a PortariaCGA-02 de 16 de dezembro de 1999, publicada no DOE de 17 de dezembro de 1999.



Portaria CGA - 02, de 30-10-2003 – DOE em 31 de outubro de 2003

Dispõe sobre a composição do Grupo de Trabalho previsto no § 2º do Artigo 1º da Portaria CGA -01, de 30 de Outubro de 2003

O Coordenador Geral de Administração, com fundamento no disposto no § 2º do Artigo 1º daPortaria CGA - 01, de 30 de Outubro de 2003,considerando que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial adocumentos de seus arquivos;considerando constituir-se o documento público em elemento de prova e informação;considerando a necessidade da racionalização da produção de documentos e a normatização dofluxo dos mesmos, inclusive, das comunicações administrativas;considerando a necessidade de ser estabelecido efetivo controle sobre os documentos produzidose tramitados nesta Secretaria,expede a seguinte Portaria:

Artigo 1º - É de responsabilidade da Coordenadoria Geral de Administração (CGA), promover odetalhamento dos procedimentos e instruções do Sistema de Protocolo Único (SPU), previsto naResolução SF - 67 de 15 de dezembro de 1999, tendo como representante:Nome: Orlando Justino de Sousa - RG.: 14.026.826-1Cargo: Assistente Técnico de Coordenador da Fazenda Estaduale, suplente:Nome: Edenir Pedrini - RG. 15.141.445Cargo: Diretor de Serviço da Fazenda Estadual

Artigo 2º - Fica instituído, junto à Coordenadoria Geral da Administração - CGA, sob coordenaçãodo representante da CGA, o Grupo de Trabalho destinado a centralizar as demandas específicas desua área para subsidiar o detalhamento de procedimentos e instruções do Sistema de ProtocoloÚnico (SPU).

Artigo 3º - O Grupo de Trabalho, composto pelos servidores abaixo indicados, desenvolverá suasatividades sob a coordenação do representante da CGA, indicado no artigo 1º supra.I - como representante do Gabinete do Secretário:Nome: Maria José Machado - RG.: 8.221.995-3Cargo: SecretárioII - como representante da Coordenadoria da Administração Tributária:Nome: Nizabete Aparecida Alves de Mattos Martins - RG.: 5.191.374Cargo: Assistente FiscalIII - como representante da Coordenadoria da Administração Financeira:Nome: Rubens Peruzin - RG.: 13.725.920Cargo: Diretor Técnico de Divisão da Fazenda EstadualIV- como representante da Coordenadoria Estadual de Controle Interno:Nome: Maria Claricinda Mangini - RG.: 9.116.859-4Cargo: Diretor de Serviço da Fazenda Estadual

Artigo 4º - As funções dos integrantes do Grupo de Trabalho não serão remuneradas e serãoprestadas sem prejuízo das suas atribuições.

Artigo 5º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.



Portaria CGA-1, de 28-5-2004, DOE em 18 de junho de 2004.

Altera a redação do artigo 3º da Portaria CGA-02 de 30 de outubro de 2003, que dispõe sobre acomposição do Grupo de Trabalho previsto no § 2º do Artigo 1º da Portaria CGA - 01, de 30 deoutubro de 2003.

O Coordenador Geral de Administração, considerando:A criação da Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária e a alteraçãoda denominação da Coordenadoria Estadual de Controle Interno, em face de edição do Decreto nº48.471, de 22 de Janeiro de 2004, e,A indicação de novos representantes para o Gabinete do Secretário e para a Coordenação daAdministração Financeira expede a seguinte portaria:

Artigo 1º - Passa a vigorar com a seguinte redação o dispositivo adiante enumerado da PortariaCGA-02, de 30 de Outubro de 2003:I - artigo 3º:“Artigo 3º - O Grupo de Trabalho composto pelos servidores abaixo indicados, desenvolverá suasatividades sob a coordenação do representante da CGA, indicado no artigo 1º supra”.I - como representante do Gabinete do Secretário: Valdete Brito Calazans Reis - RG 16.665.410Cargo: Técnico de Apoio à Arrecadação Tributária 2DII - como representante da Coordenadoria da Administração Tributária: Nizabete Aparecida Alvesde Mattos Martins - RG 5.191.374Cargo: Assistente FiscalIII - como representante da Coordenação da Administração Financeira: Iracema Paes LandimNeves - RG 15.583.527Cargo: Assistente Técnico da Fazenda Estadual IIV-como representante da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de ContrataçõesEletrônicas: Maria Claricinda Mangini - RG 9.116.859-4Cargo: Diretor de Serviço da Fazenda EstadualV-como representante da Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária:Débora Conceição Dias da Silva - RG.: 26.804.499-5Cargo: Controlador de Pagamento de Pessoal I “(NR)”.

Artigo 2º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

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