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MANUAL DE TREINAMENTO

SPED-ECF

©2016 GVDASA SPED-ECF – Escrituração Contábil Fiscal - 2017 | 2

AVISO

O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA

Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Essas alterações também podem

ocorrer de acordo com as possíveis modificações realizadas pela RFB através do projeto

SPED-ECF.

Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em

qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas.

As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso e

referência para a geração da Escrituração Contábil Fiscal através do sistema da GVDASA,

e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins.


Sumário

71. Apresentação ......................................................................................................... 6

1.1. O que é o SPED? ................................................................................... 6

1.2. Legislação .............................................................................................. 6

1.3. Pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECF ................................... 7

1.4. Como funciona? .................................................................................... 7

1.5. Prazos para Apresentação dos Livros Digitais ................................. 11

1.6. Visão geral do processo de geração, importação, validação, assinatura e transmissão da SPED-ECF ......................................................................... 12

2. Pré-requisitos ....................................................................................................... 12

2.1 Procedimentos ..................................................................................... 13

2.1.1 Fechamento contábil do Exercício ..................................................... 13

2.1.2 Conferência e validação do fechamento contábil ............................. 15

2.1.3 Validação de saldos contas x Centro de custo ................................. 15

2.1.4 Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais 18

2.1.5 Definição dos demonstrativos ............................................................ 18

2.1.6 Aquisição e instalação do Certificado Digital .................................... 19

2.2 Sistemas ............................................................................................... 19

2.2.1 Instalação do PVA e Receitanet .......................................................... 19

2.2.2 Versão Mínima GvContábil ................................................................. 19

2.2.3 Versão mínima dos módulos envolvidos ........................................... 20

3. Cadastro e Geração do SPED-ECF ..................................................................... 20

3.1 Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED ............ 20

3.2 Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED ...................... 22

3.2.1 GvContábil ........................................................................................... 22

3.3 Importação do plano de contas referencial ....................................... 23

3.4 Cadastro do modelo de referência ..................................................... 26

3.5 Vínculo de contas contábeis x contas referenciais .......................... 28

3.6 Conferência dos vínculos ................................................................... 32

3.7 Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE) ............... 32

3.8 Cadastro Livro Digital ......................................................................... 36


3.8.1 Cadastro Geral ..................................................................................... 36

3.8.2 Unidades .............................................................................................. 37

3.8.3 Natureza ............................................................................................... 37

3.8.4 Demonstrações e Notas explicativas ................................................. 38

3.8.5 Signatários ........................................................................................... 41

3.8.6 ECF Configurações – Informações gerais ......................................... 42

3.8.7 ECF Configurações – Informações econômicas ............................... 43

3.8.8 ECF Configurações – Discriminação das receitas ............................ 43

3.9 Revisão dos dados cadastrais da unidade ........................................ 44

3.10 Geração do arquivo SPED .................................................................. 44

4. Importação, validação e transmissão do arquivo.................................................. 46

5. Ecossistema ECF ................................................................................................ 48

5.1. Visão geral do ecossistema SPED-ECF – Pré-requisitos e Conferências 48


Apresentação

Este manual contém instruções para a utilização da ferramenta de

extração de dados desenvolvida pela GVDASA, a qual tem como único objetivo a

extração, propriamente dita, dos dados cadastrados no sistema, não sendo

planejada para gerenciamento de informações do SPED-ECF-2016. As

consistências programadas na ferramenta em questão referem-se à

obrigatoriedade ou não das informações (ex.: campos obrigatórios, condicionais

e/ou optativos).

A ferramenta, nomeada “Gerador SPED-ECF/2017”, foi atualizada

conforme os leiautes de migração de dados, versão Leiaute 3, de maio de 2017 (a

partir do ano-calendário 2016) do SPED-ECF, disponível em

http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644, que irá gerar arquivo(s) para enviar à

RFB.

Dúvidas em relação ao preenchimento dos campos do SPED-ECF devem

ser esclarecidas diretamente na RFB, ou acessar sped.rfb.gov.br.

http://sped.rfb.gov.br/


1. Apresentação

Este manual contém instruções para a utilização da rotina “Geração do

SPED - ECF”, sendo baseado no leiaute 3, de maio de 2017.

Este tópico de apresentação traz informações de forma resumida baseadas

no “Capítulo 1 – Informações Gerais” do Manual de Orientação da ECF, de maio de

2017. Informações complementares deverão ser consultadas no próprio manual da

RFB, assim como atualizações que venham a ocorrer após a disponibilização deste

manual.

Informações atualizadas, assim como o manual do programa, arquivos para

validar e assinar a Escrituração Contábil Digital podem ser encontrados

diretamente no site da Receita Federal do Brasil, através do link

http://sped.rfb.gov.br/.

1.1. O que é o SPED?

É um “Instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,

armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a

escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias,

mediante fluxo único, computadorizado, de informações.”

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a Declaração de Informações

Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014, com

entrega prevista para o último dia útil do mês de junho do ano posterior ao do

período da escrituração no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital

(Sped). Portanto, a DIPJ está extinta a partir do ano-calendário 2014.

1.2. Legislação

Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e alterações posteriores –

Instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital − SPED.

Instrução Normativa RFB nº 1.420, de 19 de dezembro de 2013, e alterações

posteriores – Dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD).

Instrução Normativa RFB nº 1.422, de 19 de dezembro de 2013, e alterações

posteriores – Dispõe sobre a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).



Ato Declaratório Executivo Cofis nº 30, de 03 de maio de 2017 – Dispõe sobre

o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

1.3. Pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECF

São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas,

inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou

lucro presumido, exceto:

I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de

Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e

Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar

nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II - Os órgãos públicos, as autarquias e as fundações públicas;

III - As pessoas jurídicas que não tenham efetuado qualquer atividade

operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no

mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.

Uma das inovações da ECF corresponde, para as empresas obrigadas à

entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), à utilização dos saldos e contas da

ECD para preenchimento inicial da ECF.

Ademais, a ECF também recuperará os saldos finais das ECF anterior, a

partir do ano-calendário 2015. Na ECF haverá o preenchimento e controle, por

meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real

(e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs).

Todos os saldos informados nesses livros também serão controlados e, no caso da

parte B, haverá o abatimento de saldos de um ano para outro.

1.4. Como funciona?

A partir do sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no

formato especificado no anexo único da Instrução Normativa RFB nº 787/07.

Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria,

este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração

Contábil Fiscal – ECF, ou Escrituração Fiscal em forma eletrônica.

Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA

fornecido pelo Sped.


Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador

ligado à internet.

Por meio do PVA do Sped Fiscal, pode ser escolhido se deseja realizar a

importação e recuperação dos blocos do arquivo ECD somados à importação do

arquivo ECF, ou se deseja apenas realizar a importação e validação do arquivo

ECF gerado.

A recuperação de dados da ECD é obrigatória para empresas que são

obrigadas a entregar a ECD.

É possível o preenchimento da ECF no próprio programa gerador da ECF, em

virtude da funcionalidade de edição de campos.

Dentro do PVA, para realizar a importação e validação do arquivo ECF,

devem ser executados os seguintes passos:

I – Importação do arquivo;

II – Selecionar blocos para realizar a importação;

III – Pode ocorrer situação em que o validador solicite escolha se deseja ou

não atualizar campos referentes a transportes;


IV – Pode ocorrer situação em que o validador solicite escolha se deseja ou

não visualizar o relatório de visualização de linhas desprezadas na

importação de arquivo;

V – Deve ser escolhido se deseja ou não realizar a recuperação dos blocos

do arquivo ECD. O arquivo da ECD não é importado para a ECF e sim

recuperado. Primeiramente, deve ser criada uma ECF no próprio programa

ou deve ser importado um arquivo da ECF, para, aí sim, recuperar o arquivo

da ECD (recuperação de contas, saldos e mapeamento, caso tenha sido

realizado na ECD). A ECD recuperada deve estar validada, assinada e

transmitida;

VI – Deve ser escolhido se deseja ou não realizar a importação e

recuperação dos blocos do arquivo da ECF anterior;


VI – Validação das regras de negócio do arquivo conforme leiaute 2

disponibilizado pela RFB;

Após a validação do arquivo, e caso nenhum erro seja apresentado, o

validador permite que seja realizada a geração concretizada deste arquivo para

entrega, a assinatura e posterior transmissão.

A assinatura digital do livro dar-se-á pela(s) pessoa(s) que têm poderes para

assinar, de acordo com os registros da Receita Federal, Junta Comercial (se

houver) e pelo Contabilista.

Concluída a transmissão, será fornecido um recibo.

Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos

posteriores.

Ao receber a ECF, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de

Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial

competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no

ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal providência, ao consultar a situação,

a resposta obtida será "o livro digital foi recebido pelo Sped Fiscal, porém ainda

não foi encaminhado para a Junta Comercial".

Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do

preço para autenticação. Recebido o pagamento, a Junta Comercial analisará o

requerimento e o Livro Digital.

O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de

geração e recuperação de backup.

Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a

deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois

arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça,

também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega

(extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a

extensão.


1.5. Prazos para Apresentação dos Livros Digitais

Para as situações normais, a data-limite de entrega é até o último dia útil

do mês de julho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a

escrituração.

Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção):

I – Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a

data-limite de entrega é o último dia útil do mês de julho do ano da escrituração.

II – Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro,

a data-limite de entrega é o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao do

evento.


1.6. Visão geral do processo de geração, importação, validação, assinatura e

transmissão da SPED-ECF

A seguir uma visão sistêmica de todo o processo para a entrega da

declaração à RFB, que está detalhada nos demais capítulos deste manual.

2. Pré-requisitos

A seguir serão apresentados os pré-requisitos necessários para a geração

do arquivo SPED-ECF. Os pré-requisitos estão divididos em 2 grupos; o primeiro

grupo relacionado aos procedimentos e o segundo grupo relacionado aos

sistemas (GVdasa e RFB).


2.1 Procedimentos

2.1.1 Fechamento contábil do Exercício

É necessária a transferência de resultados (zeramento das contas de

resultado e apuração do lucro) para a geração da SPED-ECF visando o

fechamento do exercício.

Para esse procedimento, deve-se utilizar a rotina de Transferência de

Resultados, selecionando o grupo de contas que se refere às contas de resultado

e que devem ter o seu “zeramento” realizado no final do exercício.

Após selecionar as contas, deve-se selecionar o período (último mês do

exercício correspondente), assim como deve-se selecionar o histórico que será

gravado nos lançamentos de transferência. Caso o histórico não esteja visível para

seleção, deve-se cadastrá-lo na rotina de “Cadastro de histórico”.

Ao clicar no botão “Processar zeramento das contas”, será realizada uma

conferência nos dados do período selecionado. Essa verificação foi implementada

nesta versão, pois observou-se em anos anteriores ocorrência de diversas

inconsistências que têm origem em lançamentos.


Validando lançamentos contábeis: Verifica possíveis inconsistências

nos lançamentos contábeis, como: valores negativos, lançamentos

zerados, lançamentos sem histórico.

Validando centro de custos nos lançamentos: é realizada a verificação

de existência, quando necessário de centro de custo, bem como de

diferenças entre valor do lançamento e do centro de custo.

Validando saldos das contas contábeis: é realizada uma validação

entre o valor dos lançamentos e o consolidado (saldo da conta).

Validando conteúdo das capas: é realizada uma verificação com

relação às datas das capas.

Essas validações também foram implementadas no fechamento de período

mensal, é uma ação de antecipação das possíveis inconsistências.

Caso seja encontrado algum problema, será emitido um log com a

inconformidade e com atributos onde será possível localizar o lançamento e/ou

conta em questão. Enquanto esses problemas não forem sanados, não será

possível prosseguir.

Após processar o “zeramento”, o sistema irá apresentar o resultado do

exercício (Déficit ou Superávit), e será solicitada a seleção da conta para onde os

resultados serão transferidos.


Após esse processamento, será criada uma capa/lote com os lançamentos

que foram originados desta operação.

2.1.2 Conferência e validação do fechamento contábil

Ao concluir a transferência de resultados, é fundamental proceder a

conferência nos valores transferidos, nos saldos das contas, bem como nos

demonstrativos contábeis (Balanço Patrimonial e DRE). O mesmo processo de

conferência usual para a impressão do livro razão/diário deve ser adotado para a

geração do SPED-ECF.

2.1.3 Validação de saldos contas x Centro de custo

Apesar de na transferência de resultados já ser realizada uma validação,

essa validação contempla somente o mês selecionado. É fundamental realizar a


conferência em todo o exercício. Esta validação pode ser realizada de duas

formas:

a) Consulta Inconsistência Centro de Custo: esta é uma ferramenta

existente no sistema já de outras versões e auxilia na verificação de

inconsistências de lançamentos no período desejado.

a. Dt Lancto Inicial: Deve ser informada a data iniciar do período de

pesquisa.

b. Dt lancto Final: Deve ser informada a data final do período de

pesquisa.

c. Ordenar resultado por: (Data, Valor, Número de lançamento)

especifica a ordem de exibição dos resultados.

d. Apresentar Resultado em Ordem: Conforme a seleção do campo

“Ordenar resultado por”, este será apresentado na ordem

“Crescente” ou “Decrescente”.

e. Pesquisar:

i. Contas sem Centro de custo: Busca todos os lançamentos

do período selecionado cuja conta tenha exigência de

Centro de custo (Vínculo de conta x Centro de custo) mas

que não possuam lançamento(s) de centro de custo.


ii. Contas com Valor diferente no Centro de custo: Busca

todos os lançamentos do período selecionado cuja conta

tenha diferença entre o valor do lançamento contábil e o

valor informado no centro de custo, do período

selecionado.

iii. Lançamentos com divergência no vínculo de centro de

custo: Busca todos lançamentos do período selecionado

que possuam alguma divergência no vínculo com o centro

de custo.

f. Filtrar pela unidade logada: Quando marcado realiza a filtragem

pela unidade que o usuário está logado, se não por todas as

unidades.

g. Procurar: Realiza a busca de registro conforme as opções

escolhidas.

h. Botão de “Impressão”: Realiza a impressão do resultado da busca.

i. Botão “Excluir”: Habilitado somente quando pesquisado por

“Lançamentos com divergência no vínculo de centro de custo”,

neste caso realiza a exclusão do lançamento selecionado.

j. Botão “Corrigir”: Possibilita a correção (informar centros de custo)

no registro selecionado.

b) Abrir e fechar período: A validação fora implementada no fechamento

dos períodos contábeis. Caso se deseje executar esta validação, então

deve-se primeiramente, abrir o período contábil e salvar. Após, deve-se

fechar o período contábil e salvar. Ao proceder esta operação a mesma

validação citada no item “Fechamento contábil do Exercício” é

executada. Caso seja encontrada alguma inconsistência, será exibido

um log possibilitando a identificação para correção manual do registro

inconsistente e impedindo o fechamento do período contábil até a

correção das inconsistências apresentadas.


2.1.4 Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais

Apesar de ser facultativo, recomenda-se a utilização do plano referencial,

pois isso facilitará a recuperação dos dados da ECD na ECF.

Recomenda-se, por questões de agilidade, já ter ciência deste vínculo, bem

como das referências entre o plano de contas que é utilizado pela instituição e o

plano de contas referencial disponibilizado pela RFB. A questão do vínculo será

tratada no item Vínculo de contas contábeis x Contas Referenciais.

2.1.5 Definição dos demonstrativos

Antes de iniciar o preenchimento da declaração ECF, é necessário, a fim de

agilizar o preenchimento no sistema, já ter claro o demonstrativo que será

fornecido à RFB na Escrituração Contábil Digital.

Tanto o Balanço Patrimonial como o Demonstrativo do Resultado do

Exercício são passíveis de serem gerados a partir do plano de contas utilizado nas


instituições selecionando um determinado nível. Mesmo assim, é possível criar uma

estrutura completamente diferente do plano de contas. Essa estrutura já deverá

estar definida, bem como a relação/mapeamento das contas que compõe o saldo

desses demonstrativos. A configuração de demonstrativos no sistema será

trabalhada neste Manual no item Cadastro de modelos de demonstrativo

(Balanço e DRE) e Demonstrações e Notas explicativas.

2.1.6 Aquisição e instalação do Certificado Digital

Para a assinatura dos livros faz-se necessária a utilização dos certificados

digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima do tipo A3. A declaração deve ser

assinada pelo contador e pelo responsável legal da instituição. Não podem ser

utilizados os certificados de pessoa jurídica e-CNPJ ou e-PJ.

A aquisição deste certificado, bem como a instalação e/ou suporte do

mesmo, é de responsabilidade da instituição, assim como da empresa que

forneceu o certificado digital. Deve-se observar o prazo, pois este certificado em

média demora cerca de 5 dias úteis para ser liberado, o que pode impactar na

entrega desta declaração. Sem este cerificado não é possível assinar a

escrituração SPED-ECF, impossibilitando o envio.

Maiores informações sobre este assunto devem ser verificadas junto à RFB

ou no Manual disponibilizado, no item 1.13 Assinatura do Livro Digital.

2.2 Sistemas

2.2.1 Instalação do PVA e Receitanet

A Receita Federal disponibiliza um site especifico para o programa SPED.

Nesse site é possível encontrar as orientações necessárias para a instalação do

PVA e do Receitanet (necessário para transmissão).

Downloads, notícias e manuais sobre o programa SPED podem ser

encontrados sempre atualizados em sped.rfb.gov.br

2.2.2 Versão Mínima GvContábil

A geração do SPED-ECF 2017, leiaute 7, está disponível a partir da versão

3.8.0.021 do GvContábil. Além do GvContábil, caso não deseje atualizar o



GVCollege, faz-necessária a atualização do Serviço de geração do SPED

(ECD_GeradorSped.EXE, versão mínima 3.8.0.30).

2.2.3 Versão mínima dos módulos envolvidos

3. Cadastro e Geração do SPED-ECF

3.1 Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED

O item de configuração responsável pela gravação do arquivo SPED,

montagem do arquivo, é um serviço que deve ser instalado na infraestrutura do

cliente e deverá ter comunicação entre as estações de trabalho que irão trabalhar

na geração do SPED, bem como o SGBD do GvContábil. Pode-se inclusive instalar

esse serviço na estação de trabalho do contador ou mesmo no servidor. É

importante liberar o acesso no firewall, na porta 8098.

Após a atualização da versão, conforme descrito anteriormente, deve-se

proceder a instalação do serviço de geração do SPED – ECD_GeradorSPED.exe.

Para realizar essa instalação, deve-se:

a) Acessar o prompt de comando como administrador, na estação de

trabalho e/ou servidor em que se deseja instalar o serviço.


b) Ir até a pasta onde se encontra o executável “ECD_GeradorSped.exe”.

c) Executar o comando: “ECD_GeradorSped.exe /install”. Caso tenha

sucesso na instalação, então será exibida uma mensagem que o serviço

foi instalado.

d) Fechar o prompt de comando.

e) Acessar os serviços do Windows (services.msc).

f) Localizar o “Gerador SPED”.

g) Se desejar, pode alterar o tipo de Inicialização de Manual (Padrão) para

automático, evitando que, caso a estação onde foi instalado o serviço

seja desligada, não seja necessário iniciar novamente o serviço.

h) Iniciar o serviço “Gerador Sped”.


Deverão ser atribuídas permissão de leitura e escrita neste serviço, pois ao

ser iniciado serão gerados logs, bem como uma pasta que conterá todas as

consultas executadas pelo serviço.

Após a instalação do serviço de geração do SPED, faz-se necessário

configurar os arquivos de parametrização, que serão utilizados para acessar o

serviço.

Os arquivos .INI, descritos a seguir, deverão estar disponíveis e acessíveis na

raiz do diretório do GvContábil.

GeradorSPED.INI: Arquivo utilizado para rotear as requisições e a porta de

tráfego das informações. Neste arquivo haverá 3 linhas:

[Config]: Tag indicando a configuração

Porta=8098: Porta utilizada para comunicação

Host= 127.0.0.1: Endereço IP ou nome do host onde está instalado o serviço

de geração do SPED.

Devem ser verificadas questões de permissão no firewall, porque já

ocorreram situações que impossibilitaram a geração, pois a porta 8098 não estava

liberada.

3.2 Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED

Serão abordadas aqui rotinas específicas utilizadas para a geração ou

manutenção do SPED, outras rotinas que podem ser utilizadas como apoio,

fechamento de períodos, lançamentos contábeis, planos de contas, etc. não serão

abordadas, mas poderão ser referenciadas. Caso necessitar de maiores

esclarecimentos quanto ao uso das rotinas referenciadas, deverá ser consultado

o Manual do Sistema Contábil.

3.2.1 GvContábil

A seguir são apresentadas as rotinas que deverão estar cadastradas e com

permissões para que seja possível realizar a geração do arquivo SPED-ECF, no

âmbito do módulo contábil.

Cadastro de Conta Referencial (ECD_CadContaReferencial.dll):

Utilizado para realizar a importação do plano de contas Referencial.


Modelo de Referência (ECD_CadModeloReferencia.dll): utilizado para

vincular o plano referencial, plano de contas e as unidades que irão

utilizar este plano referencial.

Cadastro de Modelo de Demonstração

(ECD_CadModeloDemonstração.dll): Utilizado para criar os modelos

de demonstrativo, que poderão ser importados no livro digital.

Cadastro de Livro Digital (ECD_CadLivroDigital.dll): É a rotina

responsável por gerar os livros da ECD.

3.3 Importação do plano de contas referencial

Após ter escolhido e montado o arquivo do plano referencial, conforme

Manual do SPED-ECF, já referenciado no tópico Plano de contas Referencial e

Mapeamento de contas referenciais, pode-se então realizar a importação deste

plano no módulo de contabilidade. Este arquivo deverá ser no formato texto.

Através da Rotina de Importação do Plano referencial −

ECD_CadContaReferencial.dll −, deve-se proceder a importação do plano

referencial.

Ao acessar a rotina é possível pesquisar pelos planos de contas referenciais

já cadastradas. Na aba “Plano referencial” é utilizada para a importação do

arquivo texto, no formato txt ou csv.


Para realizar a importação do Plano referencial deve-se:

Iniciar a inserção do registro através do ícone que indica Novo ( ).

Selecionar uma opção na lista “Entidade mantenedora”. É importante

destacar que essa é uma lista disponibilizada pela RFB e não faz

validação com o conteúdo do arquivo importado, pois essa

informação não consta nos arquivos, por esse motivo deve-se ficar

atento a essa questão. As entidades mais utilizadas são:

o 1 – PJ em Geral (L100A + L300A da ECF);

o 2 – PJ em Geral | Lucro Presumido (P100 + P150 da ECF);

o 5 – Imunes e Isentas em Geral (U100A + U150A da ECF).

Observe que a referência que consta na descrição das entidades

Mantenedoras são as referências dos planos de contas que devem ser montados,

conforme sinalizado no item Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas

referenciais.


Versão: Indica a versão do Plano de contas. Não deve ser preenchido,

pois esta informação deverá ser importada junto com o arquivo do

Plano referencial e deve constar na primeira linha do arquivo.

(Sped/Fcont/Ambos): Indica para qual declaração o arquivo poderá

ser utilizado.

Tabela (grid) dos dados do arquivo:

o Conta: Código da conta referencial;

o Descrição: Descrição da conta referencial;

o Início Validade: Indica o início da validade da conta. Essa

informação é validada no PVA;

o Fim Validade: Indica o período máximo que a conta poderá ser

utilizada na declaração;

o Tipo: Indica se é sintética ou analítica.

o Natureza: Informa a Natureza da conta.

o Conta Superior: informa a conta superior da conta

selecionada.

o Nível: Indica o nível da conta selecionada.

Selecione o arquivo a importar: Deverá ser indicado o arquivo a ser

importado.

Botão “Importar”: Realiza a importação dos registros constantes no

arquivo selecionado.

Após a importação, na aba “Relacionamento de contas” é possível verificar

visualmente as contas contábeis do Plano de contas e os vínculos com o Plano

referencial. As contas analíticas, que estão sem vínculo, serão destacadas na cor

vermelha. As que já possuem vínculos, não serão destacadas.


3.4 Cadastro do modelo de referência

Após a importação do plano de contas referencial, deve-se cadastrar um

modelo de referência. O modelo de referência é utilizado para indicar o vínculo

entre Plano de contas, Plano referencial e quais unidades utilizarão esse plano

referencial.

Ao acessar a rotina “Cadastro de modelo de referência”

(ECD_CadMaodeloReferencia.dll), em modo de inclusão ou edição, é apresentada

a seguinte tela:


Descrição: É uma descrição livre utilizada para denominar a relação entre o

Plano de contas, Plano de contas referencial e o vínculo entre Unidades;

Ativo: define se o registro está ativo, possibilitando o uso do mesmo nas

rotinas do sistema;

Plano de contas: Serão apresentados os planos de contas contábeis

cadastrados/utilizados na base de dados;

Plano de contas referencial: Lista com os planos de contas referenciais já

importados na base de dados;

Unidades disponíveis: São listadas as unidades disponíveis para a

seleção/vínculo no modelo. Uma unidade não poderá ser selecionada em mais de

um modelo caso este modelo esteja ativo;

Unidades selecionadas: corresponde às unidades que farão parte deste

modelo de referência.


3.5 Vínculo de contas contábeis x contas referenciais

O vínculo entre as contas “Plano referencial” definido como ativo no modelo

de referência e as contas contábeis deve ser realizado via cadastro de contas

contábeis. Esse vínculo será factível inclusive para o centro de custos. O vínculo

somente é realizado em contas analíticas.

Vínculo individual:

Ao acessar o cadastro de conta contábil, deve-se:

1) Encontrar a conta contábil analítica que se deseja proceder o vínculo; é

possível realizar a navegação expandindo os níveis do plano de contas.

2) Ao encontrar a conta, deve-se editá-la, clicando com o botão direito no

registro que que deseja vincular à conta referencial e escolher a opção

“Editar Conta”.


3) No campo “Sped” estão as informações de vínculo da conta. Para

Incluir/Editar/Excluir, deve-se selecionar a opção correspondente.

4) Ao acessar a opção “incluir”, será exibida a opção de pesquisa do plano

referencial.


Conta/Descrição: é possível realizar uma pesquisa entre todas os

registros do plano referencial. A pesquisa é realizada sobre as colunas

“Conta” e “Descrição” da grid, conforme o critério utilizado.

Recomenda-se utilizar o critério “Contém”, pois irá realizar a busca

pela parte informada.

Opção de pesquisa ( ): Realiza a pesquisa com base no critério

informado, atualizando os registros da grid.

Registros do plano referencial: Apresenta os registros do plano

referencial, ou aos que atendem ao critério de pesquisa.

Vincular centro de custo: caso a conta contábil possua centro de

custo, serão exibidos os centros de custo vinculados a essa conta, da

unidade logada. Para realizar a replicação de centros de custo para

todas as unidades, deve-se, no cadastro de conta, assinalar a opção

“Vincular contas/centros de custo nas outras unidades”.

Após selecionar o registro da conta referencial e o centro de custo, caso

houver, clica-se no OK para proceder o vínculo e retornar ao cadastro de contas.

Vínculo de um grupo de analíticas:


É possível proceder o vínculo de todas as analíticas que estiverem abaixo

de uma determinada conta sintética. Pode ser um facilitador para o vínculo, por

exemplo, de contas que estão em um nível que correspondam a um mesmo registro

do plano referencial, podemos citar as contas Caixa, contas Banco, Clientes a

Receber, etc.

Para realizar este vínculo em lote, deve-se selecionar a conta Sintética em

que estão as contas analíticas em um nível inferior, e marcar a opção “Vincular

para contas analíticas” na edição da conta.

Realizando esse procedimento, apesar de a edição ser realizada da conta

sintética, o vínculo será realizado somente nas contas analíticas.

Replicando vínculo de centro de custo para todas as unidades

É possível, em contas que tenham centro de custo, realizar o vínculo do

centro de custo para todas as unidades. Esse vínculo é realizado quando se

escolhe a opção “Vincular contas/centros de custo nas outras unidades”, então,

ao editar/incluir um vínculo referencial os centros de custo disponíveis serão os de

todas as unidades correspondentes. Deverão ser selecionados os centros de custo

que se deseja realizar o vínculo.


3.6 Conferência dos vínculos

Para realizar a conferência das contas vinculadas, fora disponibilizado um

relatório para listar estes vínculos, bem como a exportação para CSV com a

finalidade de ser “trabalhado” no Excel.

O “Relatório de conta contábil x conta referencial”

(CTB_RelContaContabilContaReferencial.dll) apresenta a possibilidade de

verificar as contas que estão vinculadas, as contas em que ainda faltam vínculos

e também possibilita a impressão de todos os registros.

O modelo de relatório poderá ser configurado conforme a necessidade da

instituição. O formato que foi configurado é o formato que será

impresso/exportado para Excel. Somente serão exportadas as contas analíticas.

Contas contábeis já vinculadas: Exibe somente as contas contábeis que já

possuem vínculo com conta referencial.

Contas contábeis não vinculadas: Contas contábeis que não possuírem

vínculo com conta referencial.

Todos: Serão exibidos todos os registros, com ou sem vínculo

Exibir apenas contas contábeis vinculadas a mais de uma conta referencial:

Esta opção está disponível somente quando a opção “Contas Contábeis já

vinculadas” for escolhida e listará somente as contas contábeis que tenham mais

de uma conta referencial, balizada pelo centro de custo.

3.7 Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE)

O cadastro destes modelos de demonstração

(ECD_CadModeloDemonstracao.dll) possibilita a reutilização da estrutura criada

para cada declaração/ano em que foi necessário enviar a escrituração contábil.

É possível criar uma estrutura utilizando nível (assim como plano de contas) ou


criação de forma livre. Cabe salientar que nesta funcionalidade cadastra-se

apenas o modelo da demonstração, possibilitando a importação e configuração

de saldo na própria escrituração contábil.

Importação via plano (Balanço e DRE)

Ao incluir um modelo de demonstração, será exibida a tela a seguir:

Descrição: Deverá ser informado o nome que será dado ao modelo que está

sendo criado.

Tipo de modelo: Deve ser selecionada qual a demonstração que se deseja

criar (Balanço Patrimonial / Demonstração de Resultado de Exercício). Ao

selecionar o modelo, o usuário será questionado se deseja importar o modelo a

partir do plano de contas:

Caso a resposta seja afirmativa, então o campo “grau” será habilitado a fim

de que seja selecionado até qual o grau que se deseja realizar a importação.


Tipo de plano de contas: Deverá ser selecionado o plano de contas que será

utilizado como base para a criação do modelo e também para o vínculo da conta

contábil no item da aglutinação.

Grau: Deverá ser selecionado o grau máximo (nível do plano de contas) em

que será gerado o modelo.

Gerar aglutinações: Executa a ação de geração do modelo de aglutinações

a partir do plano de contas, conforme os parâmetros citados.

Após a criação dos modelos via plano de contas, é possível realizar edições

na estrutura assim como nas contas que foram informadas na estrutura. Essas

alterações não serão refletidas nas demonstrações já carregadas/utilizadas nos

livros digitais; as edições podem ser realizadas na estrutura criada, no conjunto

denominado “Itens”.

Criação manual do modelo

Caso se opte pela criação manual da demonstração, ao ser questionado

quanto a gerar automaticamente as aglutinações, basta responder que não, e

não deverá disparar a ação Gerar Aglutinações.

No conjunto denominado “Itens”, temos as opções de:

Incluir: Inclui um novo item.

Editar: Edita o item selecionado.

Excluir: Exclui o item selecionado.

Visualizar: Visualiza o item selecionado.

Seta para baixo: Movimenta o item selecionado uma posição para baixo a

cada clique.

Seta para cima: Movimenta o item selecionado uma posição para cima a

cada clique.


Ao incluir/editar ou visualizar um item, será apresentada a seguinte tela:

Código aglutinação: Identificação do item no Escrituração Digital. O sistema

gera automaticamente desta identificação, em que obedece a seguinte lógica:

prefixo: DRE, para o demonstrativo; BAL, para o balanço. Para ambos os tipos de

demonstração, o prefixo é sequenciado de forma incremental.

Nível: indica o nível do registro no demonstrativo.

Ordem: indica a posição sequencial (linha) em que será disponibilizado o

registro da demonstração.

Descrição: nomenclatura.

Tipo Valor: Indica o tipo de registro conforme manual da RFB quanto a cada

item da escrituração. Os valores possíveis são estabelecidos no referido manual.

Balanço:

Ativo: Indica que o registro é referente ao Ativo.

Passivo e Patrimônio líquido: Indica que o registro é referente

ao Ativo.

DRE:

Despesa ou redutor do Lucro: Indica que o registro se refere a

uma despesa ou redutor do lucro.

Receita ou incremento do lucro: Indica que o registro se refere

a uma receita ou incremento do lucro.

Subtotal ou Total Negativo: Indica que o registro se refere a um

totalizador negativo.


Subtotal ou Total Positivo: Indica que o registro se refere a um

totalizador positivo.

Contas: Corresponde às contas contáveis que deverão ser vinculadas ao

registro do demonstrativo. Essa vinculação não é obrigatória, conforme consta no

Manual da RFB, registro I052, contudo, caso não foi vinculada, serão geradas

advertências ao validar a escrituração. Quanto ao vínculo de contas, deverão ser

vinculadas as contas Analíticas.

3.8 Cadastro Livro Digital

O Livro Digital (ECD_CadLivroDigital.dll) é a configuração da escrituração

propriamente dita. A seguir serão apresentados os tópicos que devem ser

configurados bem como a orientação de configuração a fim de possibilitar a

geração da escrituração.

3.8.1 Cadastro Geral

Tipo arquivo: ECD: Escrituração Contábil Digital; ECF: Escrituração Contábil

Fiscal; FCONT: Para declarações do Fcont.


Situação especial: São apresentados os valores: Normal, Cisão, Fusão,

incorporação, Extinção e Transformação.

Nome do arquivo: Informação obrigatória para identificação do arquivo

gerado.

3.8.2 Unidades

Serão apresentadas todas as unidades da empresa em que se está logado.

Deverão ser selecionadas as unidades que deverão fazer parte da escrituração.

Ao selecionar as unidades, será realizada uma validação quanto ao plano de

contas. O plano de contas deverá ser o mesmo para todas as unidades

selecionadas, caso contrário será informado ao usuário e não será possível

prosseguir.

3.8.3 Natureza

Nesta aba deverá ser indicada a natureza das contas. Conforme o Manual

da Escrituração, as possibilidades são:


Natureza: Informação fixa, conforme lista disponibilizada pela RFB e

apresentada na tabela anterior.

Máscara da conta: Deverá ser informado o início do código estruturado que

corresponde à conta indicada. Por exemplo, se informado o valor 2, todas as

contas que iniciam com essa numeração terão essa classificação, no exemplo

acima, todas serão indicadas como pertencentes às Contas de passivo. Caso

houver um nível menor, no caso 2.3, então todas as contas que iniciam com 2 serão

do passivo, exceto as que iniciam com 2.3, estas serão classificadas como

Patrimônio Líquido.

Descrição: Corresponde à descrição, conforme a natureza selecionada.

Esta referência é obrigatória para todas as contas. A exclusão de algum

grupo de contas irá gerar erros impossibilitando o envio da escrituração.

3.8.4 Demonstrações e Notas explicativas

Na aba demonstrações serão cadastradas as demonstrações (Balanço e

DRE), bem como a identificação da demonstração e também as notas

explicativas.

Demonstrações:


As demonstrações deverão ser cadastradas por ano, e obrigatoriamente

deverão ter a demonstração para o Balanço Patrimonial e também para o DRE.

Importando demonstração a partir do modelo

Com o Livro Digital em modo de visualização, o botão “Importar” ficará

habilitado. Ao clicar nesse botão, será exibida a tela para seleção dos modelos de

demonstração que estão cadastrados na base de dados, conforme abordado no

item Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e DRE). É permitida somente

a seleção de um modelo por vez.

Ao avançar, será solicitado o ano que se deseja vincular esta demonstração.

Ao concluir o processo, será replicado o modelo selecionado vinculado ao

ano informado no livro digital.

Após a importação, pode-se realizar ajustes no demonstrativo.

Saldos

Na importação, os saldos do demonstrativo estarão zerados. Pode-se

preencher o saldo correspondente, ou então, em modelo de visualização de

demonstrativo, selecionar a opção “Calcular saldos”


Esta funcionalidade irá realizar o cálculo de saldos da demonstração com

base nas contas contábeis vinculadas em seus itens. Após calcular os saldos,

deve-se excluir as contas contábeis com saldo zerado, clicando no botão “Excluir

linhas sem saldo”.

Caso algum já tenha preenchido algum valor, ao realizar o cálculo de saldos,

os valores serão atualizados com base nas contas contábeis, no mês de dezembro

do referido ano. Esta apuração de saldos somente deverá ser efetuada após já ter

sido realizado o encerramento contábil.

Replicar

A opção replicar permite que seja realizada uma “Cópia” da demonstração

na própria escrituração.

Para utilizar essa opção o registro deve estar em modo de edição. Ao clicar

no botão replicar, será solicitado o ano de origem e o ano destino. Será realizada

uma cópia de todas as demonstrações do ano origem para o ano destino.


Cadastro manual das demonstrações

É possível realizar o cadastro manual das demonstrações. Para tal, pode-se

acessar a rotina em modo de edição e proceder a inclusão de registros, definir o

nível, o valor (se tiver conta contábil vinculada, então poderá ser apurado nos

saldos), descrição, DMPL/DLPA (para o DRE) e o tipo de valor. Maiores informações

podem ser consultadas no Cadastro de modelos de demonstrativo (Balanço e

DRE), que segue o mesmo procedimento.

3.8.5 Signatários

Conforme o Manual da RFB, o contador é um registro obrigatório. Os

signatários são quem irão assinar a declaração.

É disponibilizada uma tabela de qualificação do signatário, conforme segue:


Nesta aba “Signatários” poderão ser preenchidos diversos registros.

É obrigatória a identificação da qualificação do signatário. Para o

contabilista, é obrigatório o CRC, sem o preenchimento somente com o número do

certificado.

3.8.6 ECF Configurações – Informações gerais

Deverão ser configuradas as informações gerais de configuração para a

geração da ECF. Nessa aba são relacionadas as informações de enquadramento

tributário e averiguação de optantes por regimes de incentivos fiscais.


3.8.7 ECF Configurações – Informações econômicas

Deverão ser configuradas as informações econômicas para a geração da

ECF. Nesta aba deve ser identificada qual conta contábil irá compor o saldo para

cada uma das descrições referentes aos itens econômicos do bloco X. Após o

usuário selecionar as contas contábeis através da opção , basta clicar no

botão “Carregar valores” para que a coluna “Valor” seja alimentada com a devida

informação. É importante ressaltar que o usuário tem total permissão para realizar

qualquer alteração no valor calculado, para atender a sua necessidade, se for o

caso.

3.8.8 ECF Configurações – Discriminação das receitas

Deverão ser configuradas as informações referentes às receitas da

empresa/unidade envolvida no livro digital. Essas informações fazem parte do

bloco Y. Devem ser identificadas quais contas contábeis irão compor o valor

destinado a receitas de cada um dos CNPJ envolvidos no livro digital. O número

de registros que irão ser trabalhados nesta grade de informações está

diretamente relacionado à quantidade de unidades selecionadas na aba de

seleção de unidades. Basta o usuário selecionar uma linha, clicar no botão


“Selecionar contas”, para configurar quais contas contábeis estão envolvidas no

cálculo para as receitas, e após isso, clicar no botão “Carregar” para carregar o

valor destinado às receitas de acordo com a seleção das contas contábeis

selecionadas.

3.9 Revisão dos dados cadastrais da unidade

É importante uma revisão nos dados cadastrais da unidade. Questões como

endereço, CEP, código do IBGE do município e informação do porte da unidade. É

importante acessar o cadastro de empresa/unidade, bem como o cadastro de

Bairros, Cidades e Estados, a fim de evitar erros na validação do arquivo gerado

pelo PVA.

3.10 Geração do arquivo SPED

Para gerar o arquivo da escrituração, deve-se selecionar a registro

correspondente no cadastro de livro digital. Esse registro deve estar em modo de

visualização. Para iniciar a geração, deve-se clicar no botão “ECF”.


Ao clicar no botão ECF, será realizada uma verificação quanto aos dados

cadastrais obrigatórios. Caso houver inconsistência, será exibido no log e o

processo não poderá seguir. Caso as verificações forem atendidas, será

apresentada uma tela solicitando informações adicionais quanto à geração.


Finalidade escrituração: a geração padrão da escrituração é o formato

“Original”. Para o uso das demais opções, deve-se consultar o Manual da RFB.

Código hash para substituição: Caso ocorra a substituição da escrituração

auxiliar após transmissão.

Situação no início do período: Situação padrão deve ser “Normal”, as demais

devem ser consultadas no manual da ECF.

Mês inicial: Mês inicial do livro.

Mês final: Mês final do livro.

Ano: Ano calendário do livro.

Destino: Destino onde será gravada a escrituração. Neste ponto é

importante atenção, o caminho de referência é com base no Serviço, deve-se

considerar a estrutura em que o serviço de geração SPED está instalado.

Número livro: Número do livro que será gerado.

Versão: Versão do leiaute (somente consulta).

Patrimônio remanescente: Caso exista patrimônio remanescente, deve ser

selecionada essa opção e informado o percentual desse patrimônio.

Entregou ECD para quem entregou a ECD no período.

Gerar blocos (J, K, L, P, U): Para geração dos blocos J, K, L, P e U, conforme

configuração realizada na tela anterior ECF Configurações.

Registro K155 (Saldos periódico) () Busca saldo dos centros de custo:

Considera o centro de custo nos saldos periódicos.

Existem pagamentos ou remessas a título de serviços, juros ou dividendos a

beneficiários do Brasil e do Exterior? A pessoa jurídica que tiver recebido, durante o

ano-calendário, de pessoas físicas ou jurídicas, residentes ou domiciliadas no Brasil

ou no exterior, rendimentos relativos a: serviços de assistência técnica, científica,

administrativa e semelhantes que impliquem transferência de tecnologia; serviços

técnicos e de assistência que não impliquem transferência de tecnologia; juros

sobre capital próprio, bem como juros decorrentes de contratos de mútuo entre

empresas ligadas e juros decorrentes de contratos de financiamento; dividendos

decorrentes de participações em outras empresas, deve preencher este campo

com “Sim”.

4. Importação, validação e transmissão do arquivo


Informações em relação à importação, validação e transmissão do arquivo

devem ser verificadas diretamente no site da RFB que trata do SPED

(http://sped.rfb.gov.br/) e nos respectivos manuais disponibilizados.



5. Ecossistema ECF

5.1. Visão geral do ecossistema SPED-ECF – Pré-requisitos e Conferências

A seguir uma visão sistêmica dos pré-requisitos para a geração da ECF, as

rotinas que devem ser executadas e conferidas e os relatórios que podem ser

utilizados na conferência dos dados quando estão divergentes.

Ecossistema ECF

Este item tem por finalidade evidenciar os pré-requisitos e artefatos

envolvendo todo o ciclo de vida da ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Pré-requisitos

Este item tem por finalidade evidenciar os pré-requisitos para o ciclo de vida

da ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Cadastros

Pré-requisitos de cadastros.

O que deve estar cadastrado para realizar a geração da ECF.


Básicos

Dentre os cadastros necessários para a geração da ECF, existem alguns

cadastros básicos que fazem parte das informações padrão do sistema.

Estas informações precisam estar atualizadas para que não existam

inconsistências entre o esperado pelo validador PVA.

Dentre as validações básicas, destacam-se:

1. Informações da empresa/unidade (endereço, CNPJ, inscrição, etc);

2. Cadastro de cidade com código IBGE;

3. Cadastro de país.

Períodos

Deve ter período cadastrado para todos os meses/ano que forem

contemplados entre a data inicial e a data final na geração do arquivo digital.

Exemplo:

Caso esteja gerando um arquivo para o período 01/2016 a 12/2016, devem

ter cadastros de períodos para os meses janeiro do ano de 2016, fevereiro do ano

de 2016, março do ano de 2016, abril do ano de 2016, maio do ano de 2016, junho

do ano de 2016, julho do ano de 2016, agosto do ano de 2016, setembro do ano de

2016, outubro do ano de 2016, novembro do ano de 2016 e dezembro do ano de

2016.

Todos esses períodos cadastrados devem estar bloqueados no momento

da geração do ECF.

Durante o decorrer do exercício contábil, é importante que os períodos

sejam fechados, visto que a cada fechamento de período uma série de validações

são realizadas para manter a integridade dos registros.

Plano referencial

Deve ter um plano referencial cadastrado na rotina de cadastro de planos

referenciais.

O plano referencial deve respeitar o enquadramento tributário (lucro real,

lucro presumido, imune/isenta, etc.) da empresa/unidade.

O plano referencial deve possuir uma entidade mantenedora.


Modelo de referência

Deve ter um modelo de referência cadastrado.

No cadastro de modelo de referência deve ser informado a qual unidade

esse cadastro estará vinculado.

O modelo de referência faz a ligação entre o plano de contas da

empresa/unidade e o plano referencial disponibilizado pela entidade

mantenedora.

Apenas um cadastro de modelo de referência pode estar ativo para cada

versão e entidade mantenedora.

Contas contábeis

Deve ter um plano de contas contábeis cadastrado para a

empresa/unidade e todas as contas contábeis analíticas vinculadas com o plano

referencial da entidade mantenedora.

Caso a conta contábil da empresa/unidade possua vínculo com centros de

custo, todos os centros de custo devem ser vinculados às contas referenciais

vinculadas à conta contábil do plano de contas da empresa/unidade.

Livro digital

Deve ter um cadastro de livro digital para que seja realizada a geração da

ECF.

O livro digital é uma ferramenta destinada a configurar informações

necessárias para que seja possível a geração da ECF.

No cadastro do livro digital devem ser configurados:

1. Quais unidades fazem parte do livro digital;

2. Demonstrativos de resultados e balanço patrimonial;

3. Signatários da declaração;

4. Códigos de inscrição da empresa/unidade quando existir;

5. Informações econômicas.

Demonstrativo

Deve ter um cadastro de demonstrativo para as contas de resultado e um

cadastro de demonstrativo do balanço patrimonial.


Esses cadastros são responsáveis por manter as informações de

aglutinações na ECF.

É importante evidenciar que, caso não existam contas contábeis analíticas

nesses cadastros de demonstrações, algumas informações de aglutinações não

serão geradas na ECF e possivelmente algumas advertências podem ser geradas

para o cliente.

Rotinas

Pré-requisitos de rotinas.

O que deve ser mantido e configurado para realizar a geração da ECF.

Vínculo de contas contábeis x centros de custo

Caso a conta contábil do plano de contas da empresa/unidade possua

vínculo com centro de custo, então o cliente poderá gerenciar este vínculo através

da rotina de cadastro de conta x centro de custo.

Caso a conta contábil esteja erroneamente vinculada a um ou mais centros

de custo, então o cliente deve poder realizar o desvinculo através desta

ferramenta.

O desvínculo não pode ser realizado caso existam lançamentos para o

centro de custo vinculado; primeiramente deve ser realizada a exclusão do

lançamento, e após isso o sistema permitirá realizar o desvínculo.

Transferência de resultados

Deve ser realizada a transferência de resultados antes da geração da ECF.

A transferência de resultados serve para realizar o zeramento das contas

contábeis de resultado e o encerramento do período desejado.

Digitação de lançamentos

Deve ser realizada uma conferência nos lançamentos para que não existam

lançamentos fantasmas ou até mesmo lançamentos que não correspondem com

a realidade.

Consulta inconsistência de centro de custo


Deve ser realizada a verificação na rotina de consulta inconsistência de

centro de custo a fim de averiguar se alguma inconsistência entre os lançamentos

e seus respectivos centros de custo existe e com isso não condiz com a realidade.

Esta rotina evidencia se existe algum lançamento sem informação de centro

de custo ou se existe lançamento com divergência de valores nos centros de custo.

Para a geração da ECF esta rotina não pode apresentar nenhum registro,

representando assim que os lançamentos e seus centros de custo (quando houver)

estão todos de acordo.

Conferências

Este item tem por finalidade evidenciar os artefatos que podem ser

utilizados para realizar a conferência dos registros que comportam o ciclo de vida

da ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

Relatórios

Relatórios para conferência das informações.

Conta contábil e conta referencial

Através deste relatório, fica claro quais contas contábeis do plano de

contas da empresa/unidade estão vinculadas e quais faltam vincular.

Pode ser analisado todo e qualquer vínculo entre:

Conta contábil x centro de custo x conta referencial.

Conta contábil x centro de custo

Através deste relatório, fica claro quais contas contábeis possuem vínculo

com centros de custo e quais são estes centros de custo.

Balancete consolidado

Através deste relatório, o usuário tem conhecimento do total de débitos, o

total de créditos, o saldo inicial e o saldo final de determinadas contas contábeis

dentro do período escolhido.

Este relatório torna-se imprescindível na conferência de registros em que o

problema trata-se de saldos divergentes.


Existe a possibilidade de o usuário visualizar os saldos das contas contábeis

e/ou os saldos dos centros de custo.

Razão

Através deste relatório, o usuário tem conhecimento de todos os

lançamentos contábeis de determinadas contas contábeis dentro do período

escolhido.


problema se trata de partidas dos lançamentos.

Razão por centro de custo

Através deste relatório, o usuário tem conhecimento de todos os

lançamentos contábeis de determinadas contas contábeis e como foi a

distribuição de centros de custo dentro do período escolhido.


problema se trata de partidas dos lançamentos e está aberto por centro de custo.

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